55
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Paroki Santo Matheus
Depok Tengah merupakan pemukiman baru, yang dibangun oleh pemerintah melalui perum perumnas. Kawasan Depok Tengah mulai dihuni sekitar april 1979, penghuninya dari Jakarta, dan 90% dari pegawai negeri dan angkatan bersenjata.
Sekitar bulan Mei-Juni 1979 umat katholik mulai berdatangan. Semuanya saling mencari-cari gereja yang terdekat, ternyata diseluruh kawasan Depok ini hanya satu gereja katholik yaitu Gereja Santo Paulus di Jalan Melati Depok Lama. Maka umat katholik Depok Tengah pun mengikuti perayaan Ekaristi di Paroki Santo Paulus di Jalan Melati Depok Lama itu.
Dengan sering nya umat katholik Depok Tengah bertemu di Gereja Santo Paulus, maka dalam kesempatan tersebut, mereka saling memikirkan untuk menghimpun umat katholik Depok Tengah.
Atas saran-saran dan dorongan Romo R.J. Koesnen, OFM pada bulan Juli 1979 diselengarakan pertemuan di rumah Bapak RJ. Suhardji Jalan Rebab I No. 232 Depok Tengah. Pertemuan dihadiri oleh enambelas untuk membentuk pengurus sementara sebagai wadah untuk menampung umat katholik yang baru datang/pindah.
Pertama kali umat katholik Depok Tengah menyelenggarakan perayaan Ekaristi dirumah Bapak R.J. suhardji yang dipimpin oleh Romo R.J. Koesnen, OMF. Saat itu
hadir pula Romo j.Suparman, PR dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong. Perayaan ekaristi yang kedua kalinya dilaksanakan di rumah Bapak Sukoco di Jalan Beringin dan dipimpin oleh Romo J.Suparman, PR sebagai Pastor pembantu Paroki Keluarga Kudus Cibinong dan sebagai vikjen keuskupan bogor.
Dengan telah terbentuknya pengurus, melalui pengumuman di Gereja Santo Paulus Jalan Melati Depok Lama, diumumkan agar umat katholik Depok Tengah yang baru pindah agar mendaftarkan diri kepada pengurus sementara dan dalam waktu kurang lebih satu bulan telah tercatat 42 kepala keluarga.
Atas inisiatif pribadi umat dan untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan, pada tanggal 21 September 1979 diadakan pertemuan umat katholik penghuni perumnas bertempat diruang pertemuan perum perumnas dengan dihadiri oleh Romo R.J. Koesnen, OFM.(alm) dan Romo B.Sudjarwo, PR(alm).
Rapat dipimpin oleh Bapak RJ. Suhardji dan mereka bersepakat membagi wilayah Depok Tengah dibagi didalam 4 kelompok berdasarkan blok rumah. Kelompok I terdiri dari daerah jalan dengan nama kerajaan dan tarian, kelompok II terdiri dari daerah jalan dengan nama alat musik, kelompok III terdiri dari daerah dengan nama pohon dan kelompok IV terdiri dari daerah jalan dengan nama wayang. Pada masa lalu. Sebelum memiliki gedung gereja sendiri, disamping mengikuti perayaan ekaristi di Gereja Paroki Santo Paulus Depok lama. Paroki terdekat, mereka juga melaksanakan perayaan Ekaristi di rumah-rumah antara lain dirumah Bapak M. Ruswanto dan Bapak Muryanto dijalan kolintang II dan sesekali mengikuti perayaan Ekaristi di Paroki Keluarga Kudus Cibinong dengan menyewa kendaraan truk. Reksa Pastoral umat
perdana Stasi Santo Matheus dilayani oleh Romo R.J. Koesnen, OFM, Pastor Paroki Santo Paulus
Sesuai dengan letak geografisnya, Depok Tengah termasuk Paroki Keluarga Kudus, Cibinong, dan mengingat perkembangan umat Katholik, maka pengurus sementara memandang perlu mengadakan pemilihan pengurus yang tetap. Dalam pemilihan pengurus tersebut dihadiri oleh Romo J. Suparman, PR dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong dan Romo R.J. Koesnen,OFM dari Paroki Santo Paulus Depok lama dan Bapak St. Yos sutardjo terpilih menjadi ketua.
Pada tanggal 29 November 1979, gereja perdana di Depok Tengah dinyatakan oleh Pastor Paroki Keluarga Kudus Cibinong Romo B. Sudjarwo, PR, sebagai lingkungan dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong dengan nama Lingkungan Santo Matheus. Lingkungan Santo Matheus memiliki 4(empat) kelompok yaitu kelompok I Santo Petrus, Kelompok II Santo Paulus, Kelompok III Santo Ignatius dan kelompok IV Santo Yohanes. Reksa Pastoral dilayani dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong dibantu beberapa Pastor antara lain Romo J. Suparman, PR sebagai Pastor Pembina lingkungan Santo Matheus, Romo brotowiratmo, PR dan Romo R.J Koesnen, OFM.
Kita bersyukur bahwa diantara penghuni perumnas Depok Tengah ini terdapat sejumlah warga katholik yang menjadi “cikal bakal” berdirinya gereja Santo Matheus Depok Tengah yang diawali berhimpunnya 42 keluarga Katholik penghuni perumnas tersebut diatas, menandai adanya gereja katholik Depok Tengah.
Walaupun status lingkungan Santo Matheus berada dibawah Reksa Pastoral Paroki Keluarga Kudus Cibinong, umat Lingkungan Santo Matheus cenderung
mengikuti kegiatan peribadatan ke Paroki Santo Paulus Depok lama, dikarenakan transportasi lebih mudah dan jaraknya lebih dekat, sementara jarak dari Depok Tengah ke Paroki Cibinong sangat jauh dan sarana transportasi waktu itu sangat sulit. Tetapi pembinaan iman terus berjalan antara lain, Pembabtisan Pelajaran Agama, Perkawinan, Orang meninggal dan semua ini dilaporkan ke Paroki Keluarga Kudus Cibinong.
Dengan semakin tambahnya umat, maka pengurus memandang perlu untuk membangun sebuah gedung gereja maka dibentuklah panitia pembangunan Gereja Katholik Depok Tengah. Dengan modal kepercayaan. Panitia pembangunan gereja diketuai oleh Bapak S.Parnoto berusaha keras untuk membangun gedung gereja, maka tanggal 11 Januari 1981 dimulai dengan peletakan batu pertama oleh Romo J. Suparman, PR.
Pembangunan Gereja Santo Matheus dilaksanakan diatas seluas tanan 1000meter persegi, terletak di Jalan Sadewa Raya No. 1. tanah ini merupakan tanah fasilitas social yang dihibahkan dari perum perumnas. Pembangunan Gereja dengan dana swadaya umat dan bantuan keuskupan. Romo B. Sudjarwo, PR selaku Pastor Paroki cukup berperan dalam proses awal pembangunan gedung Gereja. Sebagai Pastor Paroki Romo B. Sudjarwo, PR banyak membantu dalam mungusahakan dana dan perizinan.
Bulan Januari 1981, lingkungan Santo Matheus dikembangkan menjadi sebuah Stasi dari Paroki Keluarga Kudus Cibinong. Maka diadakan juga pemilihan pengurus yang baru dan terbentuklah pengurus Stasi Santo Matheus Depok Tengah dengan ketua Bapak R.J, Suhardji, sekertaris Bapak J.H Sjarief dan bendahara Bapak G. Sudibjo.
Kelompok-kelompok yang adapun ditingkatkan menjadi Lingkungan I Santo Pertrus, Lingkungan II Santo Paulus,Lingkungan III Santo Ignatius, Lingkungan IV Santo Yohanes dan Lingkungan V Santo Gregoris Agung. Lingkungan V Santo Gregoris Agung adalah perkembangan dari Lingkungan I dipecah menjadi 2 menjadi Lingkungan Santo Pertrus dan Lingkungan Santo Gregorius Agung.
3.2 Visi Misi Paroki Santo Matheus
Visi dan Misi sangat diperlukan oleh setiap organisasi, hal ini bertujuan untuk mengarahkan organisasi tersebut agar menjadi lebih jelas, terarah, terukur dan terpadu.
3.2.1 Visi Paroki Santo Matheus
Menjadi communion dari aneka komunitas basis yang beriman mendalam, solider dan dialogal, memasyarakat dan missioner.
Communio Yaitu suatu persekutuan, paguyuban, dan persaudaraan yang :
1. Memelihara hubungan kesatuan dengan Allah, melalui Yesus Kristus dalam Roh Kudus.
2. Memelihara hubungan kesatuan dengan Gereja Universal, Gereja Partikular, dan antar umat sendiri.
3. Memelihara hubungan kesatuan dengan orang-orang lain, dengan kebudayaan dan agama-agama lain.
Komunitas Basis Yaitu satuan umat yang :
1. Relatif kecil dan mudah berkumpul secara berkala untuk mendengarkan Sabda Tuhan.
2. Berbagi pengalaman dan masalah hidup sehari-hari dan mencari pemecahannya dalam terang Kitab Suci.
3. Berusaha mengambil bagian dalam mewujudkan misi Yesus Kristus.
Beriman Mendalam Umat Paroki Santo Matheus yang beriman mendalam adalah umat yang mempunyai hubungan akrab dengan Allah.
Hidupnya selalu meneladan hidup Yesus dan dijiwai oleh Roh Kudus. Iman yang mendalam adalah iman yang merasuk dalam hati dan budi,
mendarah daging dalam diri pribadi serta nampak dalam sikap dan perilaku. Solider Umat Paroki Matheus berusaha :
1. Memiliki kepekaan dan melibatkan diri dalam keprihatinan masyarakat, terutama terhadap kaum yang lemah dan tersisih dalam perjuangan mencapai kehidupan yang lebih baik.
2. Memiliki kepedulian terhadap kelestarian dan keutuhan lingkungan hidup. 3. Turut merasakan kegembiraan dan kecemasan sesama.
Dialogal Umat Paroki Santo Matheus menyadari bahwa Gereja bagaikan sakramen keselamatan. Ia diutus untuk membangun relasi dengan sesama yang berbeda budaya, suku, asal, dan agama/keyakinan dalam usaha menciptakan kerukunan dan persaudaraan yang sejati.
Dengan demikian ia bersama seluruh anggota masyarakat berusaha membangun tatanan masyarakat yang lebih bersatu dan bersaudara, serta melihat orang lain sebagai teman seperjalanan menuju dunia yang lebih baik.
Memasyarakat Umat Paroki Santo Matheus yang memasyarakat adalah umat yang hadir, melibatkan diri, dan berperan aktif dalam membangun masyarakat. Imannya bertumbuh dan berakar dalam budaya setempat, diperkaya dan memperkaya budaya setempat. Kehadirannya tidak menjadi orang asing bagi masyarakat di sekelilingnya.
Ia mampu menjadi garam dan terang dunia, menjadi saksi Kristus di tengah masyarakat, diterima dan disenangi orang lain karena sifatnya yang baik dan terpuji. Misioner Umat Paroki Santo Matheus yang misioner adalah umat yang siap sedia diutus mewartakan Kabar Gembira dan membagikan cinta kasih, tidak saja di daerah Jawa Barat dan Banten, tetapi juga mau ikut bertanggungjawab secara nyata terhadap perkembangan Gereja di seluruh dunia.
3.2.2 Misi Paroki Santo Matheus
Paroki Santo Matheus menghadirkan Kerajaan Allah, dengan mengabdikan diri secara aktif dalam meningkatkan keimanan dan martabat manusia melalui pemberdayaan semua potensi.
Keuskupan Paroki Santo Matheus Hal ini menunjuk pada persekutuan umat beriman (awam, lembaga hidup bakti, dan klerus) yang reksa Pastoralnya dipercayakan kepada uskup sebagai gembalanya dengan dibantu oleh imam-imamnya.
Oleh uskup itu, semua disatukan dalam Roh Kudus melalui Sabda dan Perayaan Ekaristi, sehingga terbentuk Gereja Partikular yang di dalamnya Gereja Kristus yang satu, kudus, katolik dan apostolik sungguh sungguh hadir dan berkarya (bdk. KHK 1983, kan. 369).
Menghadirkan Kerajaan Allah Paroki Santo Matheus berusaha untuk menjadikan nilai-nilai kristiani sungguh-sungguh terwujud, dan secara nyata dihayati sebagai dasar, pedoman, dan tujuan dalam hidup dan karya sehari-hari oleh Gereja itu sendiri dan masyarakat sekitarnya.
Mengabdikan diri secara aktif Menjadikan hidup dan karyanya sebagai pelayanan bagi orang lain dalam pengembangan hidup, iman, dan penghayatannya.
Pelayanan tersebut dilaksanakan bukan dengan menunggu adanya permintaan, anjuran, atau paksaan, tetapi atas inisiatif sendiri, bersifat mendatangi dan menawarkan, serta terdorong oleh gerakan hati yang tulus. Prinsipnya, hanya dengan melayani dan memberikan diri kepada sesama, dirinya sendiri semakin berkembang ke arah kepenuhannya.
Meningkatkan keimanan dan martabat manusia Pusat perhatiannya adalah manusia: perkembangan pribadi dan imannya.
Hak dan kewajiban asasi bukan hanya dipertahankan dan dibela dari berbagai tantangan yang menghambat atau merusaknya, tetapi didukung dan dipRomosikan dengan menciptakan atau mengadakan apa yang perlu untuk perkembangannya.
Melalui pemberdayaan semua potensi, Potensi yang dimaksud adalah semua sumber daya. Cara yang ditempuh adalah menjaga, merawat, dan mengatur agar sumber
daya itu tidak segera terkuras habis tetapi tetap ada dan menghasilkan. Diupayakan juga agar sumber daya itu semakin meningkat dalam jumlah dan mutunya.
Belajar terus-menerus dan sikap kreatif harus terus diupayakan agar sumber daya sungguh-sungguh relevan, mendukung, dan berdaya guna bagi hidup, kelangsungan, serta perkembangan pribadi dan iman manusia yang semakin lama semakin banyak jumlahnya
3.3 Stuktur Organisasi Paroki Santo Matheus
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.Struktur organisasi merupakan hal yang penting dalam rangka mencapai tujuan utama dari organisasi tersebut.
3.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai struktur Paroki Santo Matheus Depok, tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada dalam Paroki Santo Matheus Depok diuraikan sebagai berikut :
1. Ketua
a. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Uskup dan Dewan Pastoral Paroki Pleno.
b. Memimpin, melakukan pengawasan umum dan memutuskan hal-hal yang prinsip/penting.
c. Bertanggung jawab atas koordinasi, pengarahan, penyelenggaraan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan keuangan, penyusunan anggaran pendapatan dan belanja tahunan Paroki, pembukuan dan penyusunan laporan keuangan.
d. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan di bidang umum yang meliputi perolehan, penggunaan, peminjaman, pemeliharaan, penyimpanan dan pengawasan dari barang-barang tak bergerak maupun barang-barang bergerak yang dibutuhkan atau dimiliki Paroki.
e. Mengangkat dan memberhentikan karyawan yang bekerja pada badan ini. 2. Wakil Ketua
a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.
b. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan pengelolaan keuangan, harta benda dan kekayaan Paroki.
c. Mendampingi atau mewakili ketua, apabila ketua berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugas.
d. Bersama-sama ketua bertanggung jawab atas semua kegiatan Dewan Pastoral Paroki.
3. Sekertaris
Sekretaris Dijabat oleh Sekretaris I Dewan Pastoral Paroki Harian a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.
b. Bertanggung jawab atas pelayanan kesekretariatan yang diperlukan oleh dan untuk kepentingan badan Seperti :
1) Surat-menyurat, pengetikan dan pengarsipan surat-surat/dokumen-dokumen bidang umum dan bidang diakonia.
2) Pengiriman surat, fax.
3) Mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat serta pekerjaan kesekretariatan lainnya antara lain menyusun dan memelihara data umat/data status animarum serta menyusun direktori.
4) Dalam hal tertentu mendampingi atau mewakili ketua. Sekretaris II Dewan Pastoral Paroki
a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.
b. Bertanggung jawab atas pelayanan kesekretariatan yang diperlukan oleh dan untuk kepentingan badan, seperti :
1) Surat-menyurat, pengetikan dan pengarsipan surat-surat/dokumen-dokumen Bidang Liturgia, Bidang Koinonia dan Bidang Kerugma
2) Pengiriman surat, fax.
3) Mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat serta pekerjaan kesekretariatan lainnya antara lain menyusun dan memelihara data umat/data status animarum serta menyusun direktori.
4) Secara berkala setiap 3(tiga) bulan melaporkan kegiatannya kepada Ketua Dewan Pastoral Paroki.
4. Ketua Bidang Administrasi Keuangan Dijabat Oleh Bendahara I Dewan Pastoral Paroki
a. Dalam pelasksanaan tugas bertanggung jawab kepada ketua.
b. Bertanggung jawab atas pelaksanaan Kebijakan dibidang Administrasi Keuangan :
1) Penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan uang sesuai dengan sistem dan prosedur pembukuan yang berlaku.
2) Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja tahunan Paroki.
3) Membuat laporan keuangan Paroki baik untuk kepentingan Paroki maupun Keuskupan.
4) Tata-tertib penerimaan dan pengeluaran keuangan Paroki Penerimaan Keuangan Paroki :
A. Kolekte
1) Pengumpulan kolekte Gereja dilaksanakan oleh petugas dari lingkungan, kelompok organisasi Katolik, yang diberi tugas sebagai petugas
persembahan/kolektan pada misa yang telah ditentukan oleh seksi Liturgi Dewan Pastoral Paroki.
2) Hasil perhitungan diserahkan kepada petugas tata tertib oleh petugas kolektan.
3) Petugas tata tertib yang bertugas sebagai pengawas pada saat perhitungan, menerima hasil perhitungan kolekte dari petugas kolektan. 4) Petugas tata tertib memastikan kebenaran jumlah hasil penghitungan
yang dilaporkan oleh petugas kolektan, membukukan dalam buku penerimaan kolekte yang ditandatangani oleh petugas kolektan dan petugas tata tertib.
5) Petugas tata tertib menerima hasil kolekte dan menyerahkan kepada bendahara setelah Misa.
B. Penerimaan Kartu Partisipasi Umat
1) Bendahara Dewan Pastoral Paroki menyediakan, menyiapkan, mendistribusikan amplop/kartu partisipasi umat kepada Kepala Keluarga Paroki melalui Pengurus Lingkungan.
2) Bendahara Dewan Pastoral Paroki menentukan kode KPU, yang menunjukkan kode wilayah, Lingkungan dan nomor Urut KPU
berdasarkan nomor urut kartu keluarga dan diberitahu kepada pengurus lingkungan.
3) Pengurus lingkungan memberi kode yang telah ditetapkan dan membagikan/mendistribusikan KPU kepada warga lingkungan yang bersangkutan.
4) Ketua lingkungan menerima, mengumpulkan, menghitung dan mencatat sumbangan partisipasi umat kedalam KPU sesuai dengan kolom jenis sumbangan yang ada dalam KPU dan membuat Daftar Rekapitulasi nama umat di lingkungannya beserta jenis dan jumlah sumbangan yang harus untuk kemudian disetorkan kepada Bendahara Paroki.
C. Penerimaan dan sumber keuangan lainnya.
1) Bendahara dalam mengadakan kegiatan untuk mencari sumber keuangan lainnya dapat membentuk Panitia Pelaksana yang disetujui oleh Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.
2) Panitia pelaksana hanya boleh melaksanakan kegiatannya sesuai dengan proposal yang telah disetujui dan disahkan oleh Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.
3) Panitia pelaksana membuat laporan pertanggung jawaban atas hasil kegiatannya dan menyerahkan kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.
4) Bagi setiap pihak yang berusaha di lingkungan Paroki Santo Matheus Depok yang akan menghasilkan keuntungan wajib memberikan sumbangan kepada Dewan Pastoral Paroki yang besar kecilnya dibicarakan dengan Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki.
Pengeluaran Keuangan :
1) Seksi atau organisasi yang membuat permintaan pengeluaran keuangan agar melampirkan rincian rencana kebutuhan dana dan harus mendapat persetujuan Koordinator Bidang yang bersangkutan sebagai penanggung jawab.
2) Koordinator Bidang/Penanggung jawab memeriksa dan meneliti kewajaran permintaan pengeluaran terebut, dan memberi catatan atau tanda tangan persetujuaan pada memorandum permintaan pengeluaran keuangan tersebut. Apabila ada catatan harus diperbaiki, harus diperbaiki terlebih dahulu baru kemudian diajukan kepada Bendahara Dewan Pastoral Paroki.
3) Bendahara membuat/menyiapkan bukti pengeluaran uang, mengajukan kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki sebagai pemegang hak otoritas persetujuan pembayaran.
4) Setelah mendapat persetujuan pembayaran, Bendahara melakukan pembayaran kepada Seksi, kelompok yang membutuhkan, penerima uang memberi/menandatangani tanda terima pada bukti pengeluaran dengan mencantumkan nama terang.
Pengadaan Barang Keperluan Paroki :
1) Seksi yang membutuhkan, membuat permintaan pembelian barang dengan melampirkan rencana kebutuhan barang, atas persetujuan Koordinator Bidang.
2) Koordinator Bidang yang bersangkutan meneliti, memeriksa jumlah barang yang diminta dan kewajaran atas permintaan barang tersebut disesuaikan dengan tingkat kebutuhannya. Bila disetujui agar diberikan tanda tangan persetujuan. Baru kemudian diajukan kepada Ketua/Wakil Ketua Dewan Pastoral Paroki sebagai pemegang hak otoritas persetujuan pembayaran untuk kemudian disampaikan kepada Bagian Perawatan Gedung, Penangan dan Pengadaan Barang.
3) Setelah menerima permintaan barang, Bagian Perawatan Gedung, Penanganan dan Pengadaan Barang melakukan negoisasi kepada rekanan dan memilih yang paling menguntungkan bagi Paroki, baru kemudian mengajukan permintaan uang muka pembelian kepada Bendahara Dewan Pastoral Paroki.
4) Bagian Perawatan Gedung, Penanganan, Pengadaan Barang melakukan pembelian dan menyerahkan barang yang dibeli kepada seksi yang membutuhkan.
5) Bagian Perawatan Gedung, Penanganan, Pengadaan Barang mempertanggung jawabkan uang muka pembelian kepada Bendahara.
Bendahara I Dewan Pastoral Paroki Bertugas
1) Menyimpan penerimaan uang yang bersumber dari kolekte, Kartu Partisipasi Umat (KPU), dan sumber-sumber dana lainnya.
2) Melaksanakan pembayaran yang berkaitan dengan kebutuhan Bidang Umum dan Bidang Diakonia.
Bendahara II Dewan Pastoral Paroki bertugas :
1) Menyimpan penerimaan yang yang bersumber dari Bendahara I sebagai kas kecil.
2) Melaksanakan pembayaran yang berkaitan dengan Bidang Liturgia, Bidang Koinonia dan Bidang Kerugma.
3) Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan kegiatannya kepada Ketua Dewan Pastoral Paroki.
5. Bidang Perawatan Gedung, Penanganan dan Pengadaan Barang Dijabat Oleh a. Koordinator Bidang Umum.
Koordinator Bidang Umum mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan penanganan harta benda Gerejawi antara lain melalui kegiatan-kegiatan perawatan gedung Gereja Penanganan dan Pengadaan Barang, pengelolaan dan mengurusi rumah tangga dan karyawan Pastoral dan Keamanan Gereja dan Lingkungan.
Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan tersebut kepada Ketua Dewan Pastoral Paroki.
Dalam Pelaksanaan tugas dibantu oleh :
1) Bagian Perawatan Gedung, Penaganan Barang bertugas :
a) Memelihara dan merawat gedung dan Pastoral serta lingkungannya. b) Mengkoordinasi berbagai kegiatan dalam rangka perawatan dan
c) Melaksanakan inventarisasi kekayaan/asset milik Paroki Matheus Depok, melaksanakan administrasi secara tertib atas asset Gereja dan membuat daftar inventaris atas asset gereja yang berada di tiap-tiap ruangan Gereja atau Pastoral dan melaksanakan pengadaan barang keperluan gereja
Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan tersebut kepada Koordinator Bidang umum.
2) Bagian Rumah Tangga Pastoral bertugas :
a) Memperhatikan terpenuhinya kebutuhan pokok rumah tangga Pastoral, membantu pengadaan perlengkapan rumah tangga Pastoral, membantu perawatan peralatan rumah tangga Pastoral.
b) Melaksanakan pembayaran listrik dan telepon setiap bulan.
Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan tersebut kepada Koordinator Bidang umum.
3) Bagian Keamanan Gereja dan Lingkungan sekitar Gereja bertugas : Mengkoordinir keamanan gereja dan lingkungan gereja dan lingkungan sekitar gereja. Secara berkala setiap 3 (tiga) bulan melaporkan segala kegiatan tersebut kepada Koordinator Bidang umum.
3.5 Tata Laksana Sistem
Saat ini sistem yang berjalan di Paroki Santo Matheus belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi, semua proses kegiatan dilakukan secara manual. Pertukaran informasi antar pelaku pelaksana sistem dengan cara face to face atau menggunakan telepon. Seluruh proses kegiatan yang ada berada di bawah pengawasan Paroki Santo Matheus.
3.5.1 Tata Laksana Sistem yang Sedang Berjalan
Setiap proses kegiatan memiliki prosedurnya masing-masing, prosedur ini telah dijalankan semenjak Paroki Santo Matheus berdiri.
1. Prosedur Pendaftaran Kartu Keluarga
Prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah, ketua dari tiap-tiap lingkungan menyerahkan form kartu keluarga baru yang telah diisi oleh calon warga paroki. Dan diserahkan kepada Staff Paroki yang bertanggungjawab terhadap dokumen warga. Lalu dilakukan proses pengecekan kelengkapan dokumen, bila semua telah valid maka keluar Kartu Keluarga Paroki Santo Mateus baru yang akan menjadi dokumen milik warga.
2. Prosedur Pendaftaran Surat Pindah Paroki
Prosedur saat ini yaitu, ketua lingkungan menyerahkan form pendaftaran surat pindah paroki yang telah diisi oleh warga paroki. Dan diserahkan kepada Staff Paroki yang bertanggungjawab terhadap dokumen warga. Lalu dilakukan proses pengecekan kelengkapan dokumen, bila semua telah valid maka keluar Surat
Pindah Paroki yang nantinya akan diserahkan kepada warga paroki melalui ketua lingkungan.
3. Prosedur Permohonan Sakramen
Prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah, warga paroki pendaftar sakramen menyerahkan form permohonan sakramen kepada ketua lingkungannya masing-masing. Ketua lingkungan menyerahkan pada staff yang bertugas, dilakukan pengecekan kelengkapan dokumen persyaratan sakramen, setelah persyaratan valid maka dilaksanakan sakramen yang dimohonkan. Pelaksanaan selesai, maka keluar surat sakramen yang akan diserahkan kepada warga paroki melalui ketua lingkungannya masing-masing.
3.5.2. Diagram Aliran Dokumen
Proses-proses kegiatan Paroki Santo Matheus dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah bagan alir dokumen sistem yang sedang berjalan sekarang pada Paroki Santo Matheus.
1. Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Kartu Keluarga Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki
Formulir Kartu Keluarga Pengisian Formulir Formulir Kartu Keluarga Formulir Kartu Keluarga Formulir Kartu Keluarga Validasi Data Kartu Keluarga Kartu Keluarga Kartu Keluarga Mulai Berakhir
2. Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Surat Pindah Paroki Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki
Formulir Surat Pindah Paroki Pengisian Formulir Formulir Surat Pindah Paroki Formulir Surat Pindah Paroki Formulir Surat Pindah Paroki Validasi Data
Surat Pindah Paroki Surat Pindah Paroki
Surat Pindah Paroki Mulai
Berakhir
3. Diagram Aliran Dokumen Permohonan Sakramen Warga Paroki Ketua Lingkungan Staff Paroki
Formulir Permohonan Sakramen Pengisian Formulir Formulir Permohonan Sakramen Formulir Permohonan Sakramen Formulir Permohonan Sakramen Validasi Data Surat Sakramen Surat Sakramen Surat Sakramen Pelaksanaan Sakramen Mulai Berakhir
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Masalah-masalah yang dihadapi Paroki Santo Matheus Depok meliputi :
a. Data warga paroki hanya disimpan dalam buku besar, sehingga proses update data warga paroki dilakukan secara manual yaitu dengan membuka buku besar. b. Pencarian data dokumen anggota warga pada Paroki Santo Matius sulit karena
data belum terpusat dan proses pencariannya satu persatu.
c. Data sering berulang (redudansi data) dikarenakan ada beberapa nama yang sama tanpa memiliki identitas yang unik.
d. Data sering hilang karena karena sistem belum bekerja secara komputerisasi, penyimpanan masih menggunakan kertas.
e. Mekanisme dalam mendapatkan surat-surat masih lambat karena belum ada sistem yang mengaturnya.
f. Laporan tidak bisa ditampilkan berdasarkan kategori-kategori tertentu.
g. Keamanan data kurang terjamin karena siapapun bisa mengubah data tanpa dibatasi hak akses.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Usulan Pemecahan masalah :
a. Penulis mengusulkan untuk membuat suatu basis data sebagai tempat penyimpanan data warga paroki yang mampu untuk menyimpan data dalam jumlah banyak dan memudahkan dalam meng-update data warga paroki.
b. Dengan penggunaan basis data pencarian data akan lebih mudah karena data-data sudah tersimpan dalam bentuk yang lebih teratur dan terpusat dalam satu basis data.
c. Dengan penggunaan basis data, masing-masing data akan mendapatkan identitas yang unik, sehingga tidak terjadi redudansi data.
d. Dengan penyimpanan data secara komputerisasi di dalam basis data yang terpusat, data akan lebih terjaga dan tidak hilang.
e. Penulis mengusulkan agar mekanisme dalam pembuatan atau pun pembuatan surat-surat dilakukan secara komputerisasi dan berbasis web, sehingga memudahkan warga paroki untuk mengurus surat-surat dan menghemat waktu. f. Penggunaan sistem yang memungkinkan laporan bisa ditampilkan berdasarkan
kategori-kartegori tertentu.
g. Untuk keamanan data bisa diatasi dengan memberikan hak akses yang berbeda sesuai dengan kedudukan di dalam paroki.
