Standar Operating Procedure (SOP)
PENGERTIAN PROSEDUR• Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja yang dilakukan sebagai pegangan bila terjadi perubahan staff serta dapat digunakan utk menilai efektivitas system.
• Melalui penerapan prosedur secara konsisten & dilakukan penilaian secara berkesinambungan akan dapat dideteksi kelemahan sistem apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam system pelayanan.
SOP :
• Suatu perangkat instruksi/langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu;
• Memberikan langkah-langkah yang benar & terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan & fungsi pelayanan;
• Membantu mengurangi kesalahan & pelayanan sub standar dng memberikan langkah-2 yang sdh diuji & disetujui dlm melaksanakan berbagai kegiatan.
BEBERAPA ISTILAH YANG DIGUNAKAN : Standard operating procedure (SOP); Prosedur Tetap (Protap); Prosedur kerja; Prosedur tindakan; Prosedur penatalaksanaan; Petunjuk pelaksanaan; Petunjuk teknis
JENIS SOP
1. SOP Profesi :
SOP memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/teknis tertentu untuk Diagnosa, Terapi, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.
o Pelayanan Medik :
• Standar Therapi : Untuk menangani penyakit tertentu (standar yanmed), contoh : SOP perdarahan antepartum, SOP apendisitis akut,dll
• Standar Pelayanan Medis : Untuk Dx/Tx : SOP lumbal punksi, SOP pemberian obat kejang demam,dll
• Uraian Tugas dokter
• dan lain-lain
o Pelayanan Keperawatan :
• SOP persiapan pasien operasi,dsb o Pelayanan Profesi lain :
• meliputi lab, radiologi, rehab medis, farmasi dsb 2. SOP Pelayanan :
Memuat proses kerja yang bersifat manajerial/adminsitratif dlm yanmed, keperawatan & penunjang medik yang berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasien
Contoh : SOP dokter jaga ruangan, SOP konsultasi medis, SOP rujukan kelaur RS.
3. SOP Administrasi :
Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-kegiatan, umumnya kegiatan non medis.
Contoh : SOP pendaftaran pasien, SOP petunjuk teknis penyelenggaraan RM, SOP perencanaan program/proyek/kegiatan, SOP keuangan (billing system, akutansi,dll)
TUJUAN UMUM
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dg efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS
TUJUAN KHUSUS
1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi ttt suatu kegiatan secara optimal
2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor dsb
3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan
4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif,
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait,
7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya,
8. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih. MANFAAT PROSEDUR
o Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS o Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS o Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya o Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada o Memastikan tidak adanya daerah abu-abu
o Overlapping & underlapping wewenang tidak ada o Bukti adanya manajemen mutu di RS
PROSEDUR YANG BAIK
o Jangan menggunakan kalimat majemuk
o Kenali dg jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan & mengapa o Harus menggunakan bahasa yang dikenal pemakai
Prinsip SOP
o
SOP memuat segala indikasi dan syarat yang hrs dipenuhi pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanano
SOP memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak langsung berhubungan dengan pasieno Gunakan bahasa sehari-hari, hrs memudahkan pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak bermakna ganda
o Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebijakan dan peraturan formal.
o Harus selalu didokumentasikan.
TATA CARA PENGELOLAAN SOP
o
Ketua tim akreditasi RS --> orang yang berwenang utk mengelola SOPo Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SOP RS
o Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SOP
TATA CARA PENYUSUNAN SOP
o
Format SOP menggunakan format dari KARS o Siapa yang menyusun,o
Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yang menandatangani bukan Direktur agar dibuatkan SK pelimpahan tugas,o
Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum ditandatangani pimpinan utk menghindari tumpang tindih dokumen antar unit kerja.PROSES PENYUSUNAN SOP
o Sebaiknya dikelola oleh suatu Tim/Panitia, dengan masukan dari Unit Kerja ybs
o Identifikasi kebutuhan SOP
o Sebagian SOP-SOP memerlukan uji coba
o
Sumber materi SOP dapat diperoleh dari...YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENYUSUNAN SOP
o
Ada staf yang mampu & mau aspek pekerjaan & aspek psikologis o Ada target waktuo Ada komitmen pimpinan o Ada anggaran
o Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen
TATA CARA PENOMORAN
o
Semua SOP harus diberi nomor, tetapkan siapa yang melakukan penomoran susun tata cara penomoran,o Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun pedoman,
o Judul & nomor dokmut agar dibuatkan indeks, o Indeks dibuat sentral .
CONTOH PENOMORAN YANG DILAKUKAN DI SUATU RS : Penomoran dipakai 3 bag. penomoran/3 bag digit penomoran
o Digit awal utk jenis pelayanan : o 01 : admin, 02 : yanmed,dst o Digit tengah utk kebijakan :
o 01 : falsafah & tujuan; 02 : administrasi & pengelolaan,dst o Digit akhir utk prosedur :
o 01 : pros identifikasi pasien dewasa; 02 : pros identifikasi pasien bayi :
Contoh: Nomor untuk prosedur identifikasi pasien bayi : 01 01 02
PENDISTRIBUSIAN SOP
o
Yang dimaksud dng distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada seluruh karyawan atau staf yang memerlukan SOP tsb sebagai panduan utk melaksanakan pekerjaano
Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen sentralisasi atau desentralisasio
Jenis SOP yang didistribusikan• SOP hanya utk unit kerja tertentu
• SOP utk seluruh unit kerja
o
SOP yang di lapangan adalah yang berlaku, SOP lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di sekretaris Tim akreditasi/Tata usahao
Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dengan formulir tanda terimaPENYIMPANAN
o
Yang dimaksud dengan penyimpanan disini adalah bagaimana SOP tersebut disimpano
Semua SOP harus tersimpan pada Tim akreditasi o Tata cara penyimpana perlu disusuno
Unit kerja hanya menyimpan SOP yang sah sesuai jenis kegiatan yang saat ini dilakukan SOP yang sudah tidak dipakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha tergantung SOP yang ada di RSo
Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan Tim akreditasi atau tata usahao Lama penyimpanan SOP yang sudah tidak berlaku
o
Penyimpanan di unit kerja diletakkan ditempat yang mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksanaEVALUASI
berkala, maksimal 3 th sekali
sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut o Tetapkan pelaksana evaluasi
o Buat protap tata cara evaluasi SOP o Kembangkan format/check list evaluasi o Hasil evaluasi
PERUBAHAN atau REVISI
o
Yang dimaksud dng revisi adalah keg. Atau usaha utk memperbaiki suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOPo Revisi perlu dilakukan bila :
Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dng keadaan yang ada adanya perkembangan ilmu & teknologi
adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru o Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi
FORMAT SOP
o
Sesuai dengan lampiran Surat Edaran dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOPo Mulai diberlakukan Januari 2002
o
Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yang berlaku di RS jbs, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkaitKOTAK HEADING
o Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman
o
Kotak RS diberi nama RS, dapat diberi logoo Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi,dsb
o
No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yang beralku di RS ybs yang dibuat sistematis agar ada keseragamano No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
o
Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dng 5 halaman halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dsto
Prosedur Tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsbo
Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yang harus sesuai dng tanggal diberlakukannya SOP tersebuto
Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halamanISI SOP
1.
Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yangmungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2.
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik3.
Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yangmenjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait denagn) bbrp kebijakan yang mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yang “dipayungi”
4.
Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yang menguarikanlangkah-2 kegiaatn utk menyelesaikan proses kerja ttt, & staf/petugas yang berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA, KAPAN & BAGAIMANA
(Who, what, where, when, how)
5.
Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait & atau prosedur terkaitdalam proses kerja tsb
