ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN
BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL
NUSANTARA SAKTI
NASKAH PUBLIKASI
Disusun oleh :
Winda Lukita Sari
08.02.7244
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN
BERBASIS KOMPUTER PADA BENGKEL
NUSANTARA SAKTI
ANALYSIS AND DESIGN COMPUTER BASED FINANCIAL INFORMATION
SYSTEM IN NUSANTARA SAKTI MACHINE SHOP
Winda Lukita Sari
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Along with the rapid technological developments, can not be denied that today has many government agencies and private, individual companies and groups large or small, utilizing computers as a tool in the work. That's because computers have advantages such as speed, accuracy, and efficiency in data processing as compared to manual systems.
Nusantara Sakti machine shop is a company that is engaged in servicing and sales of motor vehicle equipment. In the financial data processing still using manual system that takes a longer time. Therefore, it is necessary to computer-based financial information systems that can facilitate the processing of financial data and speed up the process of presenting financial statements so as to improve services for the needy.
1.
PendahuluanSeiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, tidak dapat dipungkiri
lagi bahwa saat ini telah banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta, perusahaan-perusahaan perorangan maupun kelompok yang berskala besar ataupun kecil yang sudah memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam pekerjaan. Hal itu dikarenakan komputer memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, dan keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual.
Bengkel Nusantara Sakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa servis dan penjualan perlengkapan kendaraan bermotor. Perusahaan ini di dalam pengolahan data-data khususnya yang berhubungan dengan keuangan sebaiknya dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan.
Di dalam praktiknya, pengolahan data–data keuangan pada bengkel nusantara sakti masih menggunakan sistem manual. Untuk membantu proses pengolahan data-data keuangan tersebut diperlukan adanya sebuah sistem yang terkomputerisasi yang dapat menghasilkan informasi yang akurat tepat waktu dan relevan.
Dengan adanya kondisi tersebut maka penyusun menjadikannya sebagai objek penelitian untuk tugas akhir dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan Berbasis Komputer pada Bengkel Nusantara Sakti” yang diharapkan dengan adanya sistem terkomputerisasi dapat membantu mempermudah proses pengolahan data-data keuangan sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat,tepat waktu dan relevan.
2.
Landasan Teori2.1 Konsep Dasar Analisis,Sistem, Informasi, dan Sistem Informasi
2.1.1 Konsep Dasar Analisis
Analisis didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikkan
dengan detail apa yang harus dilakukan. Dengan kata lain, analisis adalah mendefinisikan masalah.
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja
sama untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan1. Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem meliputi : a. Tujuan Sistem b. Batasan Sistem c. Kontrol Sistem d. Input e. Proses f. Output g. Umpan Balik
2.1.3 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan, yaitu:
a. Akurat b. Tepat waktu c. Relevan
2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut2.
2.2 Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan
yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan.
1 Ibid,hal 2.
2 Andri Kristanto,2003. Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya. Yogyakarta:Gava Media,hal 11.
2.3 Sistem Basis Data
“sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang mengunakan basis data secara bersama-sama,personal-personal yang merancang dan mengelola basis data,teknik-teknik untuk merancang dan megelola basis data serta sistem computer yang mendukungnya”.(Sutanta 1996). Basis data adalah suatu susunan atau kelompok data operasional yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakaiannya.
2.4 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh Microsoft, digunakan untuk membangun program aplikasi yang berbasis Ms Windows. File penyusun aplikasi dalam visual basic:
a. File Project (*.vbp) b. File Interface/Forn (*.frm)
2.5 Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL adalah sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsiterktur Client/Server, di mana database terdapat pada komputer pusat yang disebut sebagai Server dan informasi digunakan dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam computer lokal yang di sebut dengan Client3.
3.
Tinjauan Masalah3.1 Gambaran Umum Bengkel Nusantara Sakti 3.1.1 Sejarah Umum
Bengkel Nusantara Sakti berdiri sekitar tahun 1997, beralamatkan di Jalan Gedong
Kuning Selatan 14 Yogyakarta. Pendiri sekaligus pemiliknya adalah Dra Siti Istiqomah. Bengkel ini menyediakan jasa servis motor, cuci mobil dan motor, servis kenteng, dan penjualan berbagai macam perlengkapan kendaraan bermotor.
3.1.2 Visi dan Misi
Visi bengkel nusantara sakti adalah “kepuasan pelanggan adalah prioritas utama”. Untuk menjalankan visi tersebut maka misi yang diterapkan adalah:
a. Menerima kritik dan saran dari para pelanggan.
b. Memberi kebebasan kepada pelanggan untuk melakukan komplain jika pelayanan yang diberikan tidak sesuai dengan yang diharapkan.
c. Memberikan ruang tunggu yang nyaman bagi pelanggan. d. Meningkatkan kinerja karyawan.
e. Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi
3.2 Sistem Pembukuan yang Telah Berjalan
Bengkel Nusantara Sakti di dalam proses pengadministrasian masih menggunakan sistem manual sehingga menggunakan berbagai macam buku,diantaranya:
1. Buku Kas Harian
2. Buku Cuci Motor dan Mobil 3. Buku Servis/Mekanik 4. Buku Kenteng
5. Buku Barang Dagangan 6. Buku Laporan Rugi/Laba
Pimpinan
Accounting
Bagian
Mekanik
Bagian
Cuci
Bagian
Kenteng
3.3 Flowchart Sistem Keuangan yang Berjalan Bukti transaksi tunai/kredit Pencatatan data cuci Pencatatan data servis Pencatatan data kenteng Pencatatan data penjualan Buku cuci Buku mekanik/servis Buku barang dagang Buku kenteng Bukti pengeluaran
kas
Bukti pembelian barang dagang Pencatatan pengeluaran kas Pencatatan utang Pencatatan akumulasi pendapatan/piutangBuku Kas Harian
Pembuatan Laporan Laba/Rugi
Laporan Laba/Rugi
4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahap untuk menentukan basis data yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang dibuat.
4.1.1 Pemodelan Proses
Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana sistem
beroperasi.
1. Perancangan Flowchart Sistem Keterangan symbol flowchart :
Simbol untuk dokumen
Simbol untuk keyboard
Simbol untuk menunjukkan proses
Simbol untuk database
Simbol untuk arus data
Supplier data supplier Pengolahan data supplier db.supplier Pembuatan laporan supplier Laporan supplier Pelanggan tetap data pelanggan tetap Pengolahan data pelanggan tetap db.pelanggan kredit Pembuatan laporan pelanggan kredit Laporan pelanggan kredit A A Bukti Pengeluaran Kas data pengeluaran kas Pengolahan data pengeluaran kas db.pengeluaran kas Bukti pembelian barang dagang data pembelian barang dagang Pengolahan data hutang db.hutang Bukti transaksi Penjualan barang dan jasa tunai
Bukti transaksi Penjualan barang
dan jasa kredit
data penjualan barang dan jasa
tunai
data penjualan barang dan jasa
kredit
Pengolahan data penjualan barang dan jasa
tunai
Pengolahan data penjualan barang dan jasa
kredit db.pendapatan tunai db.piutang Proses Jurnal Transaksi db.Jurnal Pembuatan laporan laba/rugi Pembuatan laporan piutang Pembuatan laporan hutang Pembuatan laporan neraca Laporan laba/rugi Laporan piutang Laporan hutang Laporan Neraca B B C C D D Barang dagang dan jasa data barang dagang dan jasa Pengolahan data barang dagang dan jasa db.barang dagang dan jasa
Pembuatan laporan barang
dagang dan jasa
Laporan barang dagang dan jasa
2. Perancangan Diagram Konteks ilustrasi konteks diagram sistem :
Gambar 4.3 DFD level 0
Pimpinan
Proses pengolahan
data dalam sistem
informasi keuangan
bengkel
Accounting
Data pendapatan tunai Data piutang
Data barang dagang dan jasa Data supplier
Data pelanggan kredit Data pengeluaran kas
Data pembelian barang dagang Data jurnal umum
Laporan barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan supplier Laporan hutang Laporan piutang Laporan neraca Laporan laba/bugi
Laporan Barang dagang dan jasa Laporan pelanggan kredit Laporan supplier Laporan hutang Laporan piutang Laporan neraca Laporan laba/rugi Data pendapatan tunai
Data piutang
Data barang dagang dan jasa Data supplier
Data pelanggan kredit Data pengeluaran kas
Data pembelian barang dagang Data jurnal umum
Accounting
Pimpinan
1 Data penjualan barang dan jasa tunai 2 Data penjualan barang dan jasa kredit 3 Data pengeluaran kas 4 Data pembelian barang dagang 5 Data barang dagang dan jasa 6 Data pelanggan kredit 7 Data supplier Data penjualan barang dan jasatunai
Data penjualan barang dan jasa
kredit Data pengeluaran kas Data pembelian barang dagang Data pelanggan tetap Data supplier Data barang dagang Pendapatan tunai Piutang Pengeluaran kas
hutang Barang dagang dan jasa Pelanggan kredit supplier 9 Pembuatan laporan keuangan Laporan laba/rugi Laporan piutang Laporan Hutang Laporan Neraca Laporan Barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan Supplier
Laporan Barang dagang Laporan pelanggan kredit Laporan Supplier Laporan laba/rugi Laporan piutang Laporan Hutang Laporan Neraca 8 Data pengguna Data pengguna pengguna Gambar 4.4 DFD level 1
4.1.2 Perancangan Tabel 4.1.2.1 Normalisasi
1. Bentuk Normal Tahap Pertama ( 1st Normal Form )
Sebuah tabel dapat dikatakan dalam bentuk normal tahap pertama jika atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.
Kode_Barang Nama_Barang Stok Harga_Beli Harga_Jual Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat_Pemasok No_TelpPemasok Id_Pelanggan Nama_Pelanggan Alamat_Pelanggan No_TelpPelanggan Kode_Pengeluaran Tanggal_TPengeluaran Keterangan Total Kode_Pendapatan Tanggal_TPendapatan Harga Satuan Jumlah No_Transaksi Tanggal_TPiutang Jatuh_Tempo No_Bukti Tanggal_Hutang Jml_Hutang Tanggal_Transaksi No_Bukti Keterangan Id Akun Debet Kredit NIK Nama_Karyawan Password Status
2. Bentuk Normal Tahap Kedua ( 2nd Normal Form )
Untuk membentuk normal kedua telah ditentukan primary key. Primary key dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggota.
Gambar 4.6 Bentuk Normal Tahap Kedua
3. Bentuk Normal Tahap Ketiga( 3rd Normal Form )
Bentuk normalisasi ketiga adalah pengembangan dari bentuk normalisasi kedua,berupa tabel yang saling berhubungan berdasarkan pengelompokan data.
Tabel Pelanggan Id_Pelanggan * Nama_Pelanggan Alamat No_Telp Tabel Pemasok Kode_Pemasok * Nama_Pemasok Alamat No_Telp
Tabel Pengeluaran Kas
Kode_Pengeluaran * Tanggal_TPengeluaran Keterangan
Total
Tabel Jurnal Umum
Tanggal_Transaksi Id No_Bukti * Keterangan Akun Debet Kredit
Tabel Pendapatan Tunai
Kode_Pendapatan * Tanggal_TPendapatan Kode_Barang Harga Satuan Jumlah Tabel Hutang No_Bukti * Tanggal_Hutang Kode_Pemasok Jumlah_hutang Tabel Piutang No_Transaksi * Tanggal_TPiutang Id_Pelanggan Kode_Barang Harga Satuan Jumlah Jatuh_Tempo Tabel Pengguna NIK * Nama_Karyawan Password Status Keterangan : * : primary key
Tabel Pengeluaran Kas
Kode_Pengeluaran * Tanggal_TPengeluaran Keterangan Total Tabel Pemasok Kode_Pemasok * Nama_Pemasok Alamat No_Telp Tabel Pelanggan Id_Pelanggan * Nama_Pelanggan Alamat No_Telp
Tabel Barang Dagang
Kode_Barang * Nama_Barang Stok Harga_Beli Harga_Jual Tabel Hutang No_Bukti * Tanggal_Hutang Kode_Pemasok ** Jumlah_hutang Keterangan Tanggal_Pelunasan Tabel Piutang No_Transaksi * Tanggal_TPiutang Id_Pelanggan ** Kode_Barang ** Harga Satuan Jumlah Jatuh_Tempo
Tabel Pendapatan Tunai
Kode_Pendapatan * Tanggal_TPendapatan Kode_Barang ** Harga Satuan Jumlah
Tabel Jurnal Umum
Tanggal_Transaksi No_Bukti * Keterangan Ref Debet Kredit Tabel Pengguna NIK * Nama_Karyawan Password
Gambar 4.7 Bentuk Normal Tahap Ketiga
Keterangan :
* : Primary Key
** : Foreign Key
4.1.3 Relasi Antar Tabel
4.1.4 Manual Program
Pada bagian ini, penyusun hanya akan membahas beberapa form yang merupakan bagian dari program aplikasi yang dibuat.
4.1.4.1 Form Log in
Gambar 4.9 Form Log In
Form ini adalah form yang pertama kali muncul ketika program aplikasi dijalankan. User harus mengetikkan NIK,password,dan status agar dapat menggunakan aplikasi. User dibedakan menjadi dua yaitu accounting dan manajer.
4.1.4.2 Form Menu Utama
Gambar 4.10 Form Menu Utama
Form menu utama merupakan tampilan awal yang muncul ketika pengguna telah log in. Di sini terdapat menu-menu dan sub-sub menu yang merupakan isi dari program aplikasi. Menu-menu yang ada yaitu menu file,data,transaksi,dan laporan.
a. File
Terdapat sub menu log out digunakan untuk keluar dari user yang masuk, sub menu pengguna digunakan untuk data pengguna dan hanya manajer yang berhak mengakses form ini, sub menu keluar digunakan untuk keluar dari aplikasi.
b. Data
Terdapat sub menu data barang dagang dan jasa yang digunakan untuk olah data barang dan jasa, sub menu data pelanggan digunakan untuk olah data pelanggan kredit,sub menu supplier untuk olah data supplier, sub menu jurnal umum untuk olah data jurnal umum yang nantinya akan menghasilkan laporan neraca dan rugi/laba. c. Transaksi
Terdapat sub menu pengeluaran kas yang digunakan untuk olah data yang berhubungan dengan pengeluaran kas, sub menu pendapatan tunai untuk olah data pendapatan dari penjualan barang dan jasa yang didapatkan secara tunai, sub menu hutang untuk olah data hutang, dan sub menu piutang untuk olah data pendapatan yang didapatkan dari penjualan barang dan jasa secara kredit. Olah data yang dilakukan di dalam form pengeluaran kas,pendapatan tunai, dan piutang
akan otomatis tersimpan juga di dalam jurnal umum yang nantinya akan digunakan untuk pembuatan laporan rugi/laba dan neraca.
d. Laporan
Terdapat sub menu laporan barang dagang dan jasa, laporan pelanggan kredit, laporan supplier, laporan hutang, laporan piutang, laporan neraca, dan laporan rugi laba. Laporan-laporan tersebut merupakan output dari aplikasi yang dibuat.
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi dari bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan pada Bengkel Nusantara Sakti” maka penyusun mengambil kesimpulan
1. Hal-hal yang harus dipersiapkan dengan matang dalam membangun sebuah sistem informasi adalah alur kerja sistem yang diusulkan, perancangan tabel dan relasi antar tabel yang dibutuhkan, beserta desain dan tampilan yang akan dibuat.
2. Ketelitian dan ketekunan dalam pembuatan program menggunakan software Micosoft Visual Basic 6.0 karena sebuah kesalahan kecil akan sangat berpengaruh.
5.2 Saran
Untuk mengunakan sistem ini pengguna diharapkan memahami dan mendalami terlebih dahulu seluk-beluk sistem sebelum mengoperasikan dan menerapkannya untuk pengolahan data-data keuangan.
DAFTAR PUSTAKA
Fatansyah.”Basis Data”.1999.Bandung:Informatika Bandung
Isroi, arief ramadhan.” Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0”. 2004.Jakarta:Elex Media Komputindo
Kadir,Abdul.”Pengenalan Sistem Informasi”.2003.Yogyakarta:Andi
Kusrini,Andri Koniyo.”Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan
Visual Basic dan Microsoft SQL Server “.2007. Yogyakarta:Andi
Kristanto,Andri.”Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”. 2008. Yogyakarta:Gavamedia
Kristanto,Harianto.”Konsep dan Perancangan Database”.1999.Yogyakarta:Andi
Nugroho,Andi.”Konsep Pengembangan Basis Data”.2004.Bandung:Informatika Bandung Kusrini.”Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”.2007. Yogyakarta:Andi Sunyoto,Andi.”Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL”.2007.Yogyakarta:Andi
