Pengawalan Order Connectivity
Project AlfaGroup di Era Digital
2
2
2
23
3
3
3 APRIL
APRIL
APRIL
APRIL
2018
2018
2018
2018
Senior Expert Project ManagementHari Mulya / 710170ILUSTRASI
Di era digital saat ini, dengan adanya gadget maka semua orang dengan mudah
melakukan order / pesan barang sampai dengan proses delivery / antar jemput
barang dengan mudah ke tempat tujuan yang diinginkan melalui aplikasi seperti
Gojek, Grab, blibli, lazada dan lainnya, yang tujuannya supaya permintaan /
keinginannya bisa cepat terlayani dan pengguna gadget juga dapat memonitor
progress deliveynya setiap saat / waktu.
Latar Belakang
Formula Permasalahan
Penyelesaian Masalah & Eviden Project Connectivity
Kesimpulan & Saran
Latar Belakang
1. Kontrak berlangganan PT Telkom dengan PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT) : Permintaan line telepon, Upgrade VPN ke 512 Kbps (toko existing), new link VPN.IP 512 Kbps (Toko Baru ) untuk toko-toko alfamart, alfamidi dan Lawson 6000 toko 2. Reporting tiap Senin seminggu sekali by email ke IT HO (Head Office) SAT
3. Meeting mingguan dilakukan tiap hari selasa untuk review update progress link di Kantor HO SAT Tangerang 4. Distribusi Channel SAT ada 31 kantor Cabang 31 Manager IT SAT
5. Kesepakatan Waktu Delivery sejak pengajuan order (sudah diinput di CRM dan masuk ke Tenoss) sebagai berikut : Alpro FO Ready : 14 hk
Alpro Not Ready & harus JT FO : 45 hk
Integrasi (pemasangan perangkat mikrotik) by mitra PINS : 7 hk setelah link UP by Telkom 6. Delivery layanan VPN IP dinyatakan Online sebagai berikut :
Link sudah terinstall sampai di toko (dekat PC Kasir) Closed SO (Service Order)
Pemasangan Mirotik (by mitra PINS) Teringrasi baik & bisa E-Trans (Elecktronic Transaksi)
7. Koordinasi terkait pemenuhan & progress link via Whatsapp : room “New SAT” utk toko Alfamart dan room “Integrasi Telkom-Midi” utk toko Alfamidi & Lawson
SDM
Process
Tools
Aplikasi new CRM & GDoc
Dashboard Speed input 1 order > 30 Jam
IT Alfa tidak bisa monitor progress Order tiap hari / tiap waktu Email tiap Senin
Formula Permasalahan
Sumber Alfaria Trijaya (SAT) memiliki 31 Distribusi Channel (DC) masing2 DC ada Manager IT nya menginginkan update update progress tiap waktu
Order Permintaan new link, metro, upgrade speed, line telepon, migrasi link existing (cooper) ke Optic untuk semua layanan VPN IP harus termonitor dan update progressnya
Input Order di aplikasi CRM memakan waktu > 30 menit dan dalam 1 hari dan order yang masuk ke tenoss : 3 - 4 WO (work order) per hari berdasarkan pengamatan Project management (PM)
Project management / PM memonitor order yang sudah masuk ke tenoss via Dasboard speed dan download data update tiap 3 jam sekali 1 hari 4x : jam 9, 12, 15 & 18
Mitra Pins baru bisa melakukan seting plan jadwal pelaksanaan / integrasi pemasangan router (mikrotik) setelah
mendapatkan laporan mingguan dari PM untuk link-link yang sudah berstatus Closed SO (Service Order). Dan PM juga menunggu laporan mingguan update progress toko-toko yang sudah berhasil di integrasi dari mitra Pins.
Inputer / support AM merasa telah input order > 6 WO di aplikasi CRM sedang data yang masuk di
dashboard speed berdasarkan pengecekan PM hanya < 6 WO inputer tidak tahu order yang mana saja yang kendala / belum berhasil nyeberang ke tenoss atau di cancel dari witel karena wrong STO/ salah atribut dll.
PM atau rekans di witel di uber-uber oleh IT DC SAT karena pengajuan sudah 5 hari tapi belum ada progress tindak
lanjutnya, sedangkan posisi IT DC SAT di sini tidak mengetahui kalo ordernya tersebut belum masuk ke tenoss (belum SO / belum ada nomor SO nya). Atau kendala nomor AO (Aktifasi Order) nya belum keluar di tenoss (tidak otomatis)
Sesuai kesepakatan waktu delivery maka pihak IT DC SAT berhak mengajukan cancel pengajuan linknya bila batas waktu deliverynya sudah terpenuhi dan posisi belum Online
IT DC SAT menginginkan report rekap progress PSB link @ DC SAT yang diajukan tiap waktu secara harian PM harus bisa menyiapkan report rekap progress order link @ DC SAT & diinformasikan PM di chat WA tiap pagi
Format order pengajuan new link dari masing-masing IT SAT via email belum standart / berbeda-beda / tidak seragam Jumlah kecepatan Closed SO link telkom tidak sebanding dengan kecepatan jumlah closed integrase mitra Pins
Penyelesaian Masalah
1. VPN ( Virtual Private Network) : Koneksi Jaringan Private Virtual Untuk Koneksi Jarak Jauh atau Koneksi Remote Lewat Jaringan Public Internet
2. Semua list order Alfamart dan alfamidi/lawson di upload ke Google Document (Gdoc) 3. Link Gdoc di share ke semua pic sesuai otoritas/ profil contohnya
a. Edit(bisa input, delet, update data) diberikan kepada Pic :
Petugas inputer, yang tugasnya mengisi kolom data nomor Service Order (hasil input di CRM co/ 1-30157896) Petugas Pins, yang tugasnya mengisi kolom data : IP WAN & VRF
Koordinator Integrasi (Mitra Pins) yang tugasnya mengupdate data Closed SO menjadi Online ( integrasi done) Eos : menghandle kendala integrasi, seperti salah IP WAN, salah VRF, P2P NOK, & ONT LOS
PM/support PM : update No TQ, task, WG (Workgroup), servo, input datek & VRF hasil P2P s/d tgl IKG/closed SO, dan note/ keterangan
b. Melihat(hanya bisa melihat update progress deliverynya dan tidak bisa melakukan edit data) diberikan kepada IT Alfa area, AM segmen, PMO (Project Management Office)
4. Dibuatkan sheet report :
a. Rekap total progress harian dan deviasi / perubahan data harian (tambah / kurang) b. Report list order per area SAT (Sumber Alfamaria Trijaya)
c. PM Menyiapkan kolom “Report HO” dan diberikan guiden cara membaca status order antara lain :
BELUM AO [CLOSED JAR FO] : Jaringan kabel dan ONT sudah ready di toko dan menunggu nomor AO (Activity Order)
Belum SO : Order belum masuk nomor Service Ordernya / belum di input
Cancel Pengajuan: Order di cancel dari pihak IT HO SAT Alfamart/Alfamidi / Mgr IT SAT
Cancel Telkom (JT FO) : Cancel JT FO dari Telkom dikarenakan BoQ/AKI tidak Layak Close SO (Telkom) : Jaringan kabel dan ONT sudah ready di toko dan menunggu jadwal integrasi
OGP(On Going Progress) : Order masih berjalan
ONLINE (PINS) : sudah selesai integrasi (pemasangan perangkat mikrotik) dan toko alfamart sudah siap jual pulsa/ bayar tiket dll
Pending (Ijin BM/ Toko Belum Siap) : Order di pending dikarenakan kendala bangunan belum selesai, / belum ada ijinny PM menyiapkan Kolom “Update Progress tanggal dd-mm-yyyy” yang berisikan Task di Tenoss
Penyelesaian Masalah
6. Dengan adanya link Gdoc ini semua IT Alfamart di tiap cabang dapat memonitor progress order link tokonya, dan
reporting mingguan progress link via email sudah tidak ada lagi juga pertemuan mingguan bisa di lakukan sebulan / per Tri wulan. 7. Dibuatkan standarisasi format untuk pengajuan new link VPN dari IT SAT ke Telkom, antara lain data yang harus disiapkan :
kode took / store,
Keterangan / ijin GO (Grand Opening) Link Existing
Regional Alfa
Pic Alfa & kontak personnya
8. Aplikasi CRM dirasakan PM masih belum stabil, order masih ditemui kendala belum nyeberang ke tenoss dan sehari rata-rata order hanya masuk 2 sampai 4 order ke tenoss harus segera ditemukenali problemnya untuk mengantisipasi cancel pengajuan dari pihak IT SAT 9. Koordinator Integrasi PINS menyusun jadwal pelaksanaan Integrasi sejak link telkom sudah ready / berstatus Closed SO
10. Eos alfa melakukan pengecekan link yang berstatus Closed SO pada H-3 dan memastikan link harus OK sebelum di lakukan proses integrasi oleh engineer PINS
11. Link kendala ONT Los, IP WAN/VRF salah Eos Follow up Open ticket dan memastikan link P2P (Poin to Point) sudah lurus
Eviden pengawalan Project Connectivity
Link Gdoc :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1f-KBInmZLXbgWdaMQrDRdKDnT0ufYYWNiurd14hIYf4/edit?usp=sharing
1. Upload data Order ke Google Document
2. Penambahan kolom : IP WAN, VRF, Tgl SO Create, Tgl H.I/End, Report HO,
Update Tgl dd/mm/yyyy dst
Inputer mengisi no SO (Service Order)
PM / support PM mengisi no TQ, Tgl, Report HO & Update order, Koord Pins mengisi data Online PINS mengisi
Eviden pengawalan Project Connectivity
Rekap Order sd BI
Update Progress Harian
Deviasi
Harian
Eviden pengawalan Project Connectivity
Rekap Order sd BI
Update Progress Harian
