UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ii KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas mandiri terpat pada
waktunya. Penulis sangat tertarik untuk membuat karya tulis ilmiah dengan
judul Sistem Informasi Akuntansi. Tujuan tugas mandiri ini diajukan untuk
memenuhi syarat mengikuti ujian tengah semester 6, mata kuliah system
informasi akuntansi Fakultas Ekonomi Program Studi Ekonomi Akuntansi
Univeristas Pamulang. Penulis menghadapi hambatan dalam menyelesaikan
tugas mandiri ini, tetapi dengan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak
sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas mandiri ini. Oleh karena itu
Penulis mengucapkan terima kasih kepada :
- Bapak Juli Ismanto Selaku dosen pembimbing mata kuliah Sistem informasi
akuntansi
- Orang tua dan teman-teman yang selalu memberikan Motivasi dan semangat,
serta do’a
Penulis menyimpulkan bahwa tugas ini masih belum sempurna. Untuk
itu Penulis menerima kritik serta saran guna kesempurnaan tugas mandiri
ini yang mudah-mudahan bermanfaat khususnya bagi Penulis serta Pembaca
pada umumnya.
Pamulang, 20 Maret 2017
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI iii
2.1 Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi ... 4
2.1.1 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Sebuah Keputusan 3 2.1.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Bisnis ... 3
2.1.3 Informasi yang Berkualitas ... 5
2.2 Elemen dan Prosedur dalam Sistem Informasi Akuntansi ... 6
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Manajerial ... 8
2.3.1 Top-Down Information Flow... 8
2.3.2 Bottom-Up Information Flow ... 9
2.3.3 Pengumpulan Data Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban... 10
3.3.4 Pelaporan Keuangan Dan Akuntansi Pertanggungjawaban ... 11
2.4 Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem ... 11
2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) ... 11
2.4.2 Flowcharts (Bagan Alir) ... 11
2.4.3 Perbedaan Diagaram Arus Data dengan Bagan Alir ... 12
2.5 Siklus Pengolahan Data ... 13
2.5.1 Jenis-Jenis File... 14
2.5.2 Database ... 14
2.5.3 Pemrosesan Data ... 15
2.5.4 Menghasilkan Informasi ... 16
2.6 Sistem Database ... 17
2.6.1 Kamus Data ... 17
2.6.2 Bahasa Sistem Manajemen Database ... 18
2.6.3 Database Relasional ... 18
2.6.4 Database Berorientasi Obyek (Object Oriented Database)... 20
BAB III PENUTUP ... 22
3.1 Kesimpulan... 22
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Informasi dari suatu perusahaan, terutama Informasi keuangan dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak-pihak diluar perusahaan, seperti kreditur, calon investor, kantor pajak, dan lain-lain memerlukan Informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Di samping itu, pihak intern yaitu manajemen juga memerlukan Informasi untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan Informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan Informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) atau proses dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai denagn computer. Sistem Informasi akuntansi salah satu sistem Informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem ini merupakan subsistem Informasi manajemen yang mengelola data keuangan menjadi Informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun pemakai ekstern
1.2 Tujuan Penulisan
a. Untuk Mengetahui ruang lingkup Sistem Informasi akuntansi b. Memperbanyak wawasan tentang system informasi akuntansi
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dari transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut : a. Mengumpulkan transaksi dan data lain, serta memasukkan kedalam
sistem.
b. Memproses data transaksi.
c. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang.
d. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan.
e. Mengendalikan seluruh proses, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Informasi akuntansi merupakan jenis sistem yang tertutup, karena sistem ini mengubah input menjadi input dengan memanfaatkan pengendalian internal untuk membatasi dampak lingkungan. Input sebuah sistem informasi akuntansi adalah transaksi atau kejadian ekonomi, sedangkan output sistem informasi akuntansi adalah berupa laporan keuangan dan laporan manajemen.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 3 dapat berupa kombinasi antara keduanya. Pada umumnya organisasi perusahaan melaksanakan serangkaian transaksi yang berulang, seperti: a. Membeli dan membayar bahan baku dan barang jadi.
b. Mengangkat dan menggaji karyawan.
c. Mengubah bahan baku dan tenaga kerja menjadi barang jadi atau jasa. d. Menjual barang atau jasa dan menerima kas.
e. Memproses transaksi dan menghasilkan berbagai laporan untuk manajemen, pemegang saham, dan kreditur.
Kelima transaksi tersebut merupakan siklus pokok dalam sebuah sistem informasi akuntansi, oleh karena itu kelima transaksi tersebut disebut juga subsistem dari sistem informasi akuntansi.
2.1.1 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Sebuah Keputusan
Sistem informasi akuntansi merupakan komponen kunci dalam proses pembuatan keputusan. Keputusan yang dibuat berdasarkan dengan jenis kegiatan masing-masing manajemen.
Pada dasarnya organisasi bisnis sangat kompleks, dari kegiatan yang mencakup perekayasaan dan pengembangan produk baru, sampai dengan mencatat berbagai macam transaksi akuntansi. Dalam hal ini sistem informasi akuntansi memainkan perannya dengan melaksanakan kegiatan menghasilkan informasi tentang transaksi yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi. Sistem informasi akuntansi menghasilkan informasi yang ditujukan kepada para pemakai ekstern dan para pemakai intern. Informasi yang diberikan kepada para pemakai intern adalah informasi yang digunakan oleh manajemen untuk membuat keputusan.
2.1.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Bisnis
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 4 a. Aktivitas Utama
1. Logistik masuk (Inbound Logistic), merupakan kegiatan penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian bahan baku yang merupakan input bagi perusahaan.
2. Operasi (Operation), merupakan aktivitasn mengubah input menjadi produk atau jasa.
3. Logistik Keluar (Outbound Logistic), merupakan aktivitas memudahkan distribusi produk atau jasa ke pelanggan.
4. Pemasaran dan Penjualan (Marketing and Sales), merupakan aktivitas menyediakan kemudahan penjualan produk atau jasa ke pelanggan.
5. Pelayanan Purna Jual (Service Activities), merupakan aktivitas penyediaan fungsi reparasi dan pemeliharaan untuk memperkuat dan mempertahankan nilai produk.
b. Aktivitas Pendukung
1. Infrasturktur Perusahaan (Firm Infrastructure), merupakan kegiatan dan fungsi yang mendukung rantai nilai seperti, sistem informasi akuntansi, akuntansi, dan manajemen umum.
2. Sumber Daya Manusia (Human Resource), merupakan kegiatan penyeleksian karyawan baru, pelatihan, dan penetuan gaji serta insentif lainnya.
3. Teknologi (Technology), merupakan aktivitas yang meningkatkan (kualitas) produk atau jasa, seperti riset dan pengembangan.
4. Pembelian (Purchasing), merupakan aktivitas pembelian bahan baku mesin ataupun gedung untuk mendukung kegiatan utama perusahaan.
Pada dasarnya sebuah sistem informasi akuntansi dapat menambah nilai bagi bisnis dengan cara sebagai berikut:
a. Dapat memperbaiki produk atau jasa dengan meningkatkan kualitas, mengurangi biaya, atau menambah atribut yang diinginkan konsumen.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 5 c. Dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat untuk memperbaiki pembuatan
keputusan.
d. Dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. e. Dapat memperbaiki komunikasi dan penggunaan pengetahuan.
2.1.3 Informasi yang Berkualitas
Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Semakin tinggi kualitas informasi yang tersedia semakin baik keputusan yang dihasilkan. Berikut tujuh karakteristik informais yang berkualitas:
a. Relevan, merupakan menambah pengetahuan pembuat keputusan dengan cara mengurangi ketidakpastian.
b. Dapat Dipercaya, merupakan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi.
c. Lengkap, merupakan tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan pemakai. d. Tepat Waktu, merupakan disajikan pada saat yang tepat untuk mrmprngaruhi proses
pembuatan keputusan.
e. Mudah Dipahami, merupakan disajikan dalam format yang mudah dimengerti.
f. Dapat di Uji Kebenarannya, merupakan memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independen.
Sistem informasi adalah cara-cara organisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengelola serta menyimpan data guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Komponen sistem informasi terdiri dari tujuan, input, output, penyimapanan data, pemroses, intruksi dan prosedur, pemakai, dan pengamanan serta pengawasan. Sitem informasi terbagi menjadi beberapa jenis sebagai berikut:
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 6 b. Executive Information System (EIS), sebuah sistem informasi yang dirancang untuk
memberikan informasi yang mudah dipahamidan diakses oleh para eksekutif dan manajer guna membuat berbagai keputusan.
c. Decision Support System (DSS), sebuah sistem informasi yang dibangun untuk membantu para pemakai pembuat keputusan dalam lingkungan yang tidak terstruktur.
d. Expert System (ES), sebuah sistem yang berisi keahlian para pakar dengan disiplin ilmunya masing-masing.
e. End-User System (EUS), sebuah sistem informasi yang dibangun oleh para pemakai untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka sendiri.
2.2 Elemen dan Prosedur dalam Sistem Informasi Akuntansi
Sebuah sistem informasi memainkan tiga peran penting dalam sebuah organisasi, yaitu :
a. Pengumpulan dan penyimpanan data tentang organisasi.
b. Pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pembuat keputusan.
c. Menyelenggarakan prosedur pengendalian itern untuk menjamin daya andal informasi yang dihasilkan dan untuk menajga aktiva organisasi.
Untuk dapat memankan ketiga peran ini, maka sistem informasi akuntansi menggunakan dokumen, jurnal, dan rekening buku besar. Untuk menerapkan sebuah SIA, terhadap pertama yang harus dilakukan adalah memahami aktivitas bisnis yang akan dilaksanakan oleh sebuah organisasi dan keputusan kunci dalam melaksanakan aktivitas tersebut. Kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan dagang mencakup lima siklus transaksi sebagai berikut:
a. Siklus pendapatan, yang mencakup transaksi penjualan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerima kas dari hasil penjualan tersebut.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 7 c. Siklus sumberdaya manusia, yang mencangkup seluruh transaksi yang berhubungan
dengan seleksi, pengangkatan, pelatihan, penempatan, dan pembayaran gaji karyawan.
d. Siklus keuangan, yang mencangkup seluruh transaksi yang berhubungan dengan investasi modal dalam perusahaan, peminjaman uang, pembayaran,dividendan bunga, dan pelunasan pinjaman.
e. Siklus buku besar dan pelaporan, yang mencangkup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan penyusunan laporan keuangan dan laporan manajerial lainnya, baik untuk transaksi rutin, transaksi nonrutin, maupun transaksi penyesuaian.
Perusahaan dapat menggunakan pengetahuan tentang siklus transaksi untuk mengidentifikasi data yang perlu dikumpulkan untuk setiap transaksi. Selanjutnya perusahaan dapat mengikuti perinsip untuk perancangan formulir untuk merancang dokumen sumber guna mempermudah penangkapan dan perekaman data transaksi bisnis. Selain itu, perusahaan juga dapat merancang serangkaian jurnal dan rekening buku besar untuk mencatat dan mengorganisasi data.
Tahap yang penting dalam perancangan instrumen pencatat adalah perancangan bagan rekening. Bagan rekening yang telah diberi nomor bukan saja mempermudah penyusunan laporan keuangan, namun juga mempermudah penyusunan berbagai macam laporan manajerial lainnya. Salah satu hal yang dipertimbangkan dalam perancangan bagan rekening adalah bahwa bagan tersebut harus fleksibel, dalam arti dapat diperluas sejalan dengan pertumbuhan organisasi, tanpa mengubah struktur dasarnya.
Sistem pengendalian intern juga perlu diperhitungkan dalam proses pencatatan. Sistem persetu juan dan sistem penandatatanganan cek merupakan contoh prosedur pengendalian yang mampu mendukung tujuan utama sistem informasi akutansi. Refensi posting dalam berbagai jurnal dan
buku besar secara kolektif dan penggunaan dokumen sumber bernomer urut tercetak memberikan jejak audit yang memadai. Penggunaan jurnal khusus juga mempurmudah proses pencatatan. Rekonsiliasian periodk antara jumlah rekening pembantu dan saldo rekening kontrol dapat meningkatkan akurasi pemrosesan transaksi.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 8 perusahaan mengalami pertumbuhan dna jumlah transaksi meningkat, maka sistem informasi akuntansi perusahaan juga harus dikomputerkan. Untuk itu perusahaan perlu mengumpulkan informasi guna menghadapi masa transisi dari sistem manual ke sistem berbasis komputer (komputerisasi)
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Manajerial
Sistem informasi akuntansi manajerial, merupakan informasi yang mengalir menuju ke-dua arah, yaitu sebagai berikut:
a. Top-Down Flow, merupakan sistem yang mencatat dan meringkas transaksi dan kejadian ekonomi yang terjadi di jenjang manajemen puncak dalam sebuah organisasi dan meneruskan serta mendistribusikan informasi kejenjang organisasi yang lebih rendah.
b. Bottom-Up Flow, merupakan sistem yang mencatat dan meringkas transaksi dan kejadian ekonomi yang terjadi pada jenjang organisasi paling bawah, kemudian secara terstruktur melaporkan informasi kepada manajemen puncak.
2.3.1 Top-Down Information Flow
Sistem ini menghasilkan anggaran periodik yang memberikan informasi kepada para manajer tentang recana kuantitatif organisasi untuk periode mendatang. Sistem penganggaran yang efektif dirancang untuk diterapkan dalam struktur organisasi, untuk itu manajemen puncak perlu menetapkan kebijakan tentang organisasi, mengkomunikasikan kebijakan dengan menggunakan pernyataan kebijakan dan menetapkan tujuan kinerja untuk organisasi.
a. Struktur Organisasi
Agar sistem penganggaran dapat berfungsi secara tepat, lingkungan tersebut harus memiliki karakteristik-karakteristik sebagai berikut:
1. Organisasi harus menetapkan sebuah struktur yang membedakan setiap segmen. 2. Organisasi arus memiliki ketentuan yang jelas mengenai wewenang dan tanggung
jawab setiap manajer segmen.
3. Setiap karyawan ahrus memberikan laporan hanya kepada atasan langsungnya. 4. Manajemen puncak harus menetapkan secara jelas hubungan antara atasan dan
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 9 b. Pernyataan Kebijakan (Policy Steatment)
Salah satu jenis pernyataan kebijakan adalah standar perilaku (code of conduct), yaitu sebuah dokumen yang menguraikan standar perilaku yang diharapkan untuk diikuti oleh para karyawan. Berikut ini adalah contoh standar perilaku yang dipakai oleh beberapa perusahaan besar, yang dikelompokkan kedalam enam kelompok, yaitu:
1. Kepatuhan terhadap hukumb dan peraturan yang berlaku. 2. Hubungan dengan institusi pemerintah.
3. Pencatatan yang benar terhadap dana, aset, dan pengeluaran kas.
4. Kegiatan diluar tugas yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan. 5. Perusahaan anak dan perusahaan afiasi.
6. Laporan-laporan dan jaminan. c. Tujuan Kinerja (Performance Goals)
Manajemen puncak mengkomunikasikan tujuan kesetiap manajer segmen dengan mengeluarkan anggaran periodik. Sistem ini disebut dengan sistem penganggaran kinerja, yang mengkoordinasikan kinerja setiap segmen, sehingga jika setiap segmen mencapai tujuannya maka tujuan organisasi keseluruhan dapat dicapai.
d. Tujuan Organisasi dan Tujuan Departemen
Umumnya perusahaan menetapkan tujuannya dengan menggunakan ukuran beruparesidual income atau return on invested capital. Sistem penganggaran kinerja menjabarkan tujuan perusahaan kedalam tujuan yang lebih rinci dan spesifik untuk jenjang yang lebsih bawah.
2.3.2 Bottom-Up Information Flow
Sistem yang mencatat transaksi, memprosesnya, dan melaporkan kepada manajer yang lebih atas disebut sistem pelaporan pertanggungjawaban (responsibility reporting system). Jika perusahaan menerapkan sistem ini bersama dengan sistem peranggaran kinerja, maka berarti perusahaan menerapkan sistem akuntansi pertanggungjawaban (responsbility accounting system). Sistem pelaporan pertanggungjawaban mencatat realisasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh setiap segmen organisasi.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 10 Sistem akuntansi pertanggungjawaban mengumpuikan informasi tentang realisasi kegiatan dan tujuan kinerja pada jenjang organisasi yang paling rendah dalam hirarki organisasi. Segmen dalam organisasi yang digunakan untuk mengumpulkan data ini disebut dengan pusat pertanggungjawaban.
b. Pusat Biaya
Pusat Biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang kinerjanya dinilai berdasarrkan jumlah biaya yang pengeluarannya menjadi tanggung jawab manajer pusat biaya tersebut. c. Pusat Laba
Pusat laba adalah pusat pertanggungjawaban yang kinerjanya dinilai berdasarkan laba unit tersebut.
d. Pusat Investasi
Pusat investasi adalah pusat pertanggungjawaban yang kinerjanya dinilai berdasarkan perbandingan antara laba yang diperoleh dan investasi yang digunakan untuk memperoleh laba tersebut.
e. Laporan Kinerja (Performance Report)
Laporan kinerja ini berisi informasi tentang realisasi, anggaran, dan selisih antara realisasi dan anggaran, untuk setiap pusat pertanggungjawaban.
2.3.3 Pengumpulan Data Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban
Untuk mengumpulkan data,perusahaan menggunakan kode pertanggugjawaban (responsibility codes ). Dengan demikian sistem ini mengklasifikasikan trasaksi berdasarkan pusat pertanggungjawaban dan berdasarkan rekening dalam bagan rekening sekaligus.
a. Kode Pertanggungjawaban (Responsibility Codes)
Kode ini digunakan untuk mencatat tempat terjadinya transaksi. b. Kode Rekening (Account Codes)
Untuk keperluan pencatatan dan pelaporan informasi. Demikian struktur kode rekening dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban.
c. Kode Anggaran (Budget Code)
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 11 3.3.4 Pelaporan Keuangan Dan Akuntansi Pertanggungjawaban
Pada dasarnya laporan kinerja yang dihasilkan oleh sistem informasi akutansi pertanggungjawaban hanya bermanfaat untuk keperluan intern (manajemen). Oleh kerena itu, bentuk dan isi laporan kinerja tersebut sangat spesifik, dan tidak bisa langsung di konversi untuk menghasilkan laporan keuangan untuk kepentingan eksteren. Dengan demikan sitem informasi akuntasi harus menyusun kembali laporan keuangan sesuai dengan standar akutansi keuangan dengan menggunakan data yang dihimpun oleh sistem akutansi pertanggungjawaban.
2.4 Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Paling tidak seseorang harus memahami dokumentasi pada salah satu tingkatan atau derajat pemahaman sebagai berikut:
a. Mampu membaca. Dengan memilik kemampuan semacam ini,maka seseorang akan dapat mengetahui cara kerja sistem.
b. Mangevaluasi. Dengan kemampuan semacam ini, maka seseorang dapat mengetauhui kelebihan- kelebihan dan kelemahan-kelemahan sebuah sistem, dan mengesulkan. c. Menyiapkan / membuat. Merupakan kemampuan tertinggi yang sangat diperlukan
jika seseorang menjadi anggota tim.
2.4.1 Data Flow Diagram (DFD)
Sebuah DFD secara grafis menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru.
2.4.2 Flowcharts (Bagan Alir)
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 12 Secara garis besar, simbol dapat dikelompokan kedalam empat kelompok sebagai berikut:
a. Input / output. Yaitu simbol yang menggambarkan alat atau media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data.
b. Processing. Merupakan simbol yang menunjukan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual).
c. Storage. Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem.
d. Lain-lain. Simbol yang menunjukan arus data dan barang. Simbol ini juga menggambarkan saat mulai dan berakhirnya bagan alir, serta penjelasan-penjelasan tambahan pada bagan alir tersebut.
Bagan alir terdiri dari beberapa jenis sebagai berikut:
a. Bagan Alir Dokumen (Document Flowcharts), menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi yang bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan sebuah sistem, seperti internal check dan pemisahan fungsi.
b. Bagan Alir Sistem (System Flowcharts), menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi untuk menganalisis, mendesain dan mengevaluasi sebuah sistem.
c. Bagan Alir Program (Program Flowcharts), menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalan sebuah program.
d. Bagan Konfigurasi Komputer (Computer Configuration Charts), digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer.
e. Bagan Struktur (Structure Charts), digunakan untuk merancang program komputer yang menggunakan pendekatan modul.
2.4.3 Perbedaan Diagaram Arus Data dengan Bagan Alir
Secara ringkas perbedaan antara diagram arus dengan bagan alir adalah sebagai berikut:
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 13 b. Bagan alir digunakan terutama untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada
karena menjelaskan tentang pengolahan dan penyimpanan data, sedangkan bagan arus data digunakan untuk mendesain sistem baru.
c. Bagan arus data hanya menggunakan empat simbol, sedangkan bagan alir menggunakan lebih banyak simbol.
d. Bagan alir menunjukkan urutan proses, dokumen yang terlibat, pihak-pihak yang terkait, dan aliran data, sedangkan bagan arus data hanya menggambarkan aliran data saja.
2.5 Siklus Pengolahan Data
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi yang membantu para pemakai melakukan aktivitasnya. Sistem akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. Setelah diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, dan kemudian di konversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan ini disebut siklus pengolahan data. Untuk memudahkan pemrosesan input data, perlu persiapan sebagai berikut:
a. Klasifikasi, dengan memberi kode kepada data berdasar sistem yang ada. b. Verifikais, untuk menjamin akurasi data.
c. Pengiriman data (Transmittal) dari satu lokasi kelokasi lainnya. Ada beberapa konsep dasar penyimpanan data, sebagai berikut: a. Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. b. Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. c. Characters, adalah huruf atau angka.
d. Data Velue, adalah kombinasi karakter yang memiliki makna.
Sistem pengolahan data secara elektronik menyimpan data dengan cara mengorganisasi unit data yang lebih kecil kedalam unit yang lebih besar secara terstruktur dan hirarkis, yang mencakup sebagai berikut:
a. Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah ruang.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 14 c. File, yaitu sekumpulan record yang sejeni, seperti seluruh record piutang pelanggan
dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.
d. Database, yaitu kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Dengan dikumpulkannya data perusahaan kedalam database, maka koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan dan akses data menjadi lebih mudah.
2.5.1 Jenis-Jenis File
Perusahaan menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan data, yaitu sebagai berikut:
a. File Induk (Master File), yaitu file yang bersifat permanen.
b. File Transaksi (Transactiion File), yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat sementara.
c. File Tabel (Table File), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.
d. File Sejarah (History File), yaitu file yang berisi transaksi yang telah diproses.
e. File Cadangan (Backup File), yaitu file yang berisi duplikat sebuah file dengan tujuan untuk mengatasi kemungkinan data hilang atau rusak.
f. Suspense File, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data reguler dengan tujuan untuk diinvestigasi dan diperbaiki. g. Report File, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal
berikutnya.
2.5.2 Database
Istilah-istilah umum dalam konsep database, sebagai berikut:
a. Pendekatan Database (Database Approach), pendekatan ini memandang data sebagai sebuah sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi.
b. Sistem Manajemen Database (Database Management System / DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi)
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 15 d. Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
database.
e. Data Warehouses, adalah database besar yang dimiliki sebuah perusahaan untuk memanfaatkan teknologi.
Beberapa keuntungan penggunaan system database, sebagai berikut: a. Integrasi Data, yaitu informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.
b. Fleksibilitas Laporan, yaitu laporan dapat direvisi secara mudah dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadual pembuatan laporan reguler.
c. Meminimumkan Pengulangan dan Ketidakkonsistenan Data, karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali.
d. Independensi Data, karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing data dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.
e. Manajemen Data Terpusat, manajemen data menjadi lebih efisien karena administrator database bertanggungjawab untuk mengkoordinasi, mengendalikan, dan mengelola database.
f. Keamanan, perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat yang membantu menjamin integritas data.
Analisis Lintas Fungsi, hubungan antarelemen data seperti misalnya hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat didefinisikan secara eksplisit dan digunakan untuk pembuatan lalporan manajemen.
2.5.3 Pemrosesan Data
Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu pemrosesan transaksi periodeik untuk memperbarui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data, sebagai berikut:
a. Penambahan (Additions), yaitu memasukkan data (record) baru kedalam file. b. Penghapusan (Deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file.
c. Pembaruan (Updates), yaitu merevisi saldo. Umumnya dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 16 Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Perhitungan (Calculating), yaitu melakukan berbagai macam manipulasi (operasi) matematik.
b. Pembandingan (Comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data, seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan persediaan untuk menentukan kualitasnya.
c. Peringkasan (Summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka jumlah. d. Pemilahan (Filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya.
e. Pemanggilan (Retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan untuk pemrosesan atau pembuatan laporan.
2.5.4 Menghasilkan Informasi
Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya disajikan dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut:
a. Dokumen yang berisi transaksi atau data perusahaan lain, misalnya cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Dokumen dihasilkan pada akhir kegiatan pengolahan transaksi disebut dokumen operasional, yang membedakannya dengan dokumen sumber yang dilakukan pada awal dan proses.
b. Laporan yang dibuat untuk keperluan intrn dan ekstern. Laporan ini biasnaya digunakan oleh para karyawan untuk mengawasi kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang strategi untuk perusahaan.
c. Query merupakan informasi yang diberikan oleh sistem karena sistem merespon permintaan data secara spesifik baik bentuk, isi maupun waktu yang dihasilkannya informasi tersebut.
Tujuan dihasilkan informasi pada dasarnya ada dua, yaitu sebagai berikut: a. Tujuan Keluar (Eksternal)
Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan untk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 17 Informasi untuk pemakai internal ditujukan untuk memenuhi kebutuhan informasi oleh manajemen guna membantu melaksanakna tugas-tugas manajerial, seperti perencanaan kegiatan (planning), pengarahan dan motivasi karyawan (directing & motivating), pengendalian (controlling), dan pembuatan keputusan (decision making).
2.6 Sistem Database
Data yang dimiliki oleh sebuah organisasi merupakan salah satu aset yang paling berharga. Oleh karena itu, penyimpanan dan manajemen data yang efektif merupakan fungsi penting bagi sebuah sistem informasi akuntansi. Sistem manajemen database yaitu software yang memanipulasi dan mengakses database. Kemudian juga akan didiskusikan struktur dan mekanisme sebuah data relasional.
Sebuah skema menjelaskan struktur logis sebuah database. Terdapat tiga tingkatan skema, yaitu:
a. Tingkat Konsep (Conceptual Level) adalah cara pandang sebuah organisasi terhadap database, mencakup seluruh elemen data dan hubungan antarelemen data.
b. Tingkat Eksternal (External Level), adalah serangkaian pandangan logis (sub-schema) database oleh setiap pemakai.
c. Tingkat Internal (Internal Level), adalah rincian penyimpanan data, seperti layout, definisi, alamat, indeks record.
2.6.1 Kamus Data
Kamus data berisi informasi terstruktur tentang database. Untuk setiap elemen data yang disimpan dalam database seperti misalnya nomor pelanggan diuraikan secara lengkap mulai dari nama, tempat penyimpanan, program komputer yang berhubungan, dan lain-lain.
Input bagi kamus dapat berupa elemen data baru atau data yang telah dihapus, sedangkat outputnya berupa berbagai macam laporan yang bermanfaat bagi para program, perancang database, dan para pemakai lainnya.
Contoh laporan mencakup sebagai berikut:
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 18 c. Daftar seluruh elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu.
d. Daftar seluruh laporan output yang memakai elemen data.
Laporan tersebut sangan bermanfaat dalam perancangan dan pengimplementasian sebuah sistem database, sebagai dokumentasi sistem, dan sebagai sebuah jejak audit.
2.6.2 Bahasa Sistem Manajemen Database
Setiap sistem manajemen database harus memiliki alat untuk melaksanakan tiga fungsi dasar yaitu pembuatan (creating), pengubahan (charging), dan penginterogasian (querying).
a. Bahasa Definisi Data (Data Definition Language / DDL) digunakan untuk membangun kamus data, membuat database, menguraikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau pemrogram, dan menetapkan berbagai keterbatasan atau kendala penerapan pengamanan terhadap record atau field database.
b. Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Leanguage / DML) digunakan untuk pemeliharaan data mencakup pembaruan (updating), penyisipan (inserting), dan penghapusan (deleting) sebagian database.
c. Bahasa Interogasi Data (Data Query Leanguage / DQL) digunakan untuk menginterogasi database. Jika bahasa manipulasi data digunakan untuk mengubah isi database, bahasa interogasi data hanya memanggil (retrieve), mengurutkan (sort), dan menyajikan (present) sebagian database untuk merespon permintaan para pemakai. Fungsi administrasi dan pemrogaman dalam sistem database adalah sebagai berikut:
a. Administrator Data (Data Administrator / DA), bertanggungjawab untuk penyusunan prosedur dan kebijakan umum untuk seluruh data tidak hanya menyangkut tentang data yang disimpan dalam database.
b. Administrator Database (Database Administrator / DBA), bertanggungjawab untuk melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengelolaan database.
2.6.3 Database Relasional
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 19 a. Primary key harus unik. Primary key adalah atribut atau kombinasi beberapa atribut
yang secara unik mengidentifikasikan sebuah baris dalam sebuah table.
b. Setiap foreign key harus memiliki nilai yang berkaitan dengan nilai sebuah primary key dilokasi lain. Foreign key adalah sebuah attribute dalam sebuah table yang menjadi primary key di table lain.
c. Setiap kolom dalam table harus menjelaskan karakteristik obyek yang diidentifikasi oleh primary key.
d. Setiap kolom dalam sebuah baris harus bernilai tunggal.
e. Nilai sebuah baris pada sebuah kolom harus berjenis data sama, kolom kode barang memiliki nilai bulat untuk setiap baris.
f. Urutan baris atau kolom tidak penting, penyusunan kembali urutan baris atau kolom tidak akan mengubah informasi yang disajikan.
Model data relasional memungkinkan dilaksanakannya tiga operasi dasar dalam table data, yaitu:
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 20 b. Restrict, yaitu membuat table baru dengan cara memilih kolom tertentu dari sebuah
table yang sudah ada yang memenuhi kondisi tertentu.
c. Join, yaitu membuat table dengan memilih kolom-kolom tertentu dari beberapa table kemudian memilih baris yang memenuhi konsisi tertentu.
Secara ringkas keuntungan yang dimiliki oleh model data relasional ada dua, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Meningkatkan kecepatan dan kemudahan pengaksesan data secara signifikan.
b. Memudahkan perancangan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lain untuk memenuhi kebutuhan unit-unit dalam organisasi.
Berikut juga terdapat beberapa kelemahan model data relasional:
a. Tidak efisien dalam pengolahan transaksi dan memerlukan memory yang lebih besar disbanding file-based DBMS.
b. Tidak mudah mengakomodasi integrasi jenis data yang kompleks (grafik, suara, peta) dengan text dan data numeric yang terkait dengan pengolahan transaksi.
2.6.4 Database Berorientasi Obyek (Object Oriented Database)
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 21 Model data yang berorientasi obyek memiliki beberapa kelebihan sebagai berikut: a. Mampu menangani jenis data yang kompleks seperti grafik, peta, suara, dan gambar,
sebagai pelengkap dari jenis data text dan angka yang dimanipulasi dan disimpan oleh model data relasional.
b. Model data ini bermanfaat khususnya untuk proyek telekonikasi dan sejenisnya. c. Dapat digunakan kembali sebuah obyek lama untuk membangun sistem baru, akan
mempercepat penyusunan sistem database yang baru. Sifat ini terutama penting untuk lingkungan yang berubah secara cepat, seperti pada industry keuangan.
Beberapa kelemahan model data berorientasi obyek sebagai berikut:
a. Encapsulation memungkinkan sebuah object digunakan kembali dalam aplikasi baru. Hal ini akan meningkatkan efisiensi pemrograman, namun jika terlalu ekstrim maka konsep ini dapat menghilangkan kemampuan untuk melakukan query—khusus karena adanya pembatasan terhadap metode akses dan manipulasi object yang telah ditetapkan oleh perancang sistem ketika membuat obyek tersebut.
b. Penggunaan pointer pada sistem manajemen database akan memkasa para pemakai untuk secara eksplisit mengarahkan database keinformasi yang sudah matang. Ini merupakan kemunduran karena hanya memfokuskan pada kebutuhan pemakai saja. c. Tidak ada standard query yang mudah digunakan sebagaimana pada bahasa query
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 22 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
UNIVERSITAS PAMULANG | MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 23 DAFTAR PUSTAKA
