TUGAS AKHIR
PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAHAN DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH :
CHAIRUL RIZKI 082102025
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahiroman Nirrohim
Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya untuk menyelesaikan Tugas Akhir yang
berjudul
ini dengan baik, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik moril maupun materil dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini dengan tulus dan ikhlas penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Yang teristimewa saya persembahkan untuk kedua orang tua dan keluarga yang selalu memberikan dukungan dan motivasi. H. M. Nasiruddin dan Hj. Ratna Juwita. Semoga diberikan kesehatan, keharmonisan dan umur yang panjang sehingga bisa melihat langsung penulis sebagai anak mereka yang terakhir (ke-8) sukses dan membanggakan mereka dan keluarga.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, Msi, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 5. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang telah memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.
6. Teman – teman satu kelompok magang ( kelompok 4 ) yang penulis pimpin, Shinta Ramadhani, Dwischa Febrina, Grace N. Gultom, Indah Permata Sari, Imran Karokaro.
Semoga Allah SWT yang dapat membalas semua kebaikan yang penulis dapatkan baik pada waktu mengalami kesulitan maupun rintangan berupa amal dan pahala di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian tugas akhir ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi perbaikan-perbaikan dimasa yang akan datang.
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR... ii
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah... 1
B.Permasalahan... 3
C.Tujuan dan Manfaat... 3
1. Tujuan penelitian... 3
2. Manfaat Penelitian... 4
D.Rencana Penelitian... 4
1. Survey Observatif... 4
2. Rencana Isi... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas... 7
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi... 11
E. Jaringan Kegiatan... 21 F. Kinerja Kegiatan Terkini... 22 G. Rencana Kegiatan... 23
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi... 25 B. Sitem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara... 26 C. Penerapan Komputerisasi dalam Pengelolahan Data Akuntansi
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 29 D. Penerapan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara ... 30 E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap
Fungsi Akuntansi... 35
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan... 38 B. Saran... 39
DARTAR GAMBAR
Gambar Hal
DARTAR TABEL
Tabel Hal
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan informasi dewasa ini semakin maju dan pesat, sehingga setiap orang dituntun untuk peka terhadap arus perkembangan zaman, ini mendorong setiap individu yang berkecimpung di dunia bisnis untuk berlomba meningkatkan mutu dan kualitas yang dimiliki perusahaannya. Komputer atau electronic data processing merupakan salah satu contoh hasil dari kemajuan teknologi. Komputer mampu membantu dalam
pengelolaan data yang bersifat rutin, karena mempunyai kemampuan yang tinggi
dalam hal ketelitian, kecepatan proses yang tinggi, kapasitas penyimpan data yang
besar sehingga lebih efisien terhadap biaya, waktu, dan tenaga.
Salah satu karya manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuan ialah teknologi komputer. Komputer ialah mesin yang memproses data fakta secara elektronis. Secara umum, pemrosesan data (data processing – DP) dapat didefenisikan sebagai satu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data, 2. Memanipulasi atau menangani data, 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk tujuan tertentu.
Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat. Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya manajemen dan pimpina perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta dalam pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.
B. Permasalahan
Adapun rumusan masalah yang menjadi fokus penelitian penulis adalah sebagai berikut :
1. Apakah Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan komputerisasi akuntansi untuk mengolah data keuangan?
2. Seberapa besar kebutuhan Fakultas Ekonomi USU pada sistem komputerisasi sebagai pengolah data keungan?
C. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penelitian
Suatu penelitian pada umunya dilaksanakan untuk menghasilkan atau memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul permasalahan penelitian.
a. Untuk mengetahui penerapan komputer akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU sebagai pengolah data keuangan.
b. Mengaplikasikan secara langsung program software yang telah dirancang guna membantu mengoptimalkan tugas bagian-bagian tertentu.
2. Manfaat Penelitian
a. Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemampuan berpikir peneliti tentang penerapan komputer dalam pengelolahan data akuntansi.
b. Bagi peneliti, sebagai bahan perbandingan bagi peneliti dalam memahami praktek yang dilakukan perusahaan
c. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan aplikasi komputer akuntansi yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja pada Fakultas Ekonomi USU
D. Rencana Penelitian
Dalam penyusun tugas akhir ini, peneliti mempunyai sistematika penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.
1. Survey Observasi
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
2. Rencana Isi
Penelitian suatu perincian sederhana tentang isi dari masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu penelitian membagi pokok pembahasan dalam 4 (empat) bab yaitu sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab pemulaan yang menguraikan mengenai latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelitian serta rencana penulisan akan dijelaskan mengenai jadwal survei/observasi dan rencana isi.
No. Kegiatan
Februari 2011
Maret 2011
Minggu Minggu
III IV III
1. Persiapan Penelitian 2. Pelaksanaa Penelitian
3. Pelaporan untuk penulisan tugas akhir 4. Bimbingan tahap akhir dalam
penyusunan tugas akhir
BAB II : PROFIL INSTANSI
Bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha tekini serta rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian mengenai penerapan aplikasi komputer, dalam bab ini penelitian akan menejlaskan sistem koputerisasi dalam perusahaan, penerapan komputerisasi dalam pengolahaan data akuntansi pada perusahaan, penerapan akuntansi berbasis komputer terhadap aktivitas perusahaan, kendala dan dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi.
BAB IV : PENUTUPAN
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala Pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi, Fakultas Psikologi pada tahun 2007 serta Fakultas Keperawatan pada tahun 2008 USU telah memiliki 13 fakultas.
Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara Visi :
University for Industry Misi :
a. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan kemampuan akademik dan/atau profesioanl dan/atau vokasional untuk menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
kompetisi global melalui pengelolaan secara professional sumber daya manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara pembelajaran.
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987.
Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP Universitas Sumatera Utara kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP Universitas Sumatera Utara.
Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu.
Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu, berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Gambar
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI USU
1. PIMPINAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H. M.Sc(CTM). SP.A(K) Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
2. PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, Mec Pudek I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak Pudek II : Drs. Arifin Lubis, MM
Pudek III : Drs. Ami Dilham, MSi
3. DEWAN PERTIMBANGAN FE USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec ANGGOTA :
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, MSi
Prof. Dr Azhar Maksum, SE, MEc.Ac Prof. Dr. Ramli, MS
4. DEPARTEMEN FE USU a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc Sekretaris : Dr. Syahrir Hakim Nasution, M.Si b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si c. Akuntansi
Pl. Ketua : Dr. Syafrudiin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
5. PROGRAM STUDI SARJANA (S-1) FE USU Ekonomi Pembangunan
Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc, Phd Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M, Si
Manajemen
Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si Akuntansi
PROGRAM DIPLOMA III FE USU Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, MSi Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, MSi, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, Msi, Ak Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
D. Uraian Tugas ( Job Description ) Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni Fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan Fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
Rincian Tugas Sub Bagian Akademik :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKTA Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/Pelayanan kepada masyarakat
3. Melaksanakan administrasi akademik
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilimiah dilingkungan falkultas
Rincian Tugas Sub Bagian Umum dan Keuangan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersipkan penyusunan laporan Bagian
Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangktan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin, dan cuti
7. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai 8. Memproses SK jabatan structural da fungsional 9. Memproses pelanggaran disiplin pegawai 10.Memproses asuransi pegawai
11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
Rincian Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan
mahasiswa
12.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
Rincian Tugas Sub Bagian Perlengkapan :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan 6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
E. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu: Penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
F. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai semua itu, begitu juga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester ganjil/genap 2. Perkuliahan semester ganjil/genap
3. Ujian Mid semester, Ujian semester ganjil/genap 4. Wisuda Mahasiswa
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut :
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang diadakan Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Sistem Akuntansi dan Sistem Komputerisasi
Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian khusus dari akuntasni yang berkaitan dengan pronsedur-prosedur pengumpulan, pengklasifikasikan, pengikhtisarkan, pencatatan dan pelaporkan informasi data akuntansi (keuangan) yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Definisi sistem adalah “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.” (James, 2007 : 6)
Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya.
bisa memodifikasi instruksi dalam kegiatan-kegiatan pada perusahaan. Dlam hal ini perusahaan menggunakan suatu alat yang sekarang disebut komputer.
Berdasarkan definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem [engolahan data secara elektronik (EDP) merupakan bagian untuk melaksanakan proses pengolahan data non-finansial seperti data-dataa pegawai, literature buku di perpustakaan dan lain-lain. Proses akuntansi merupakan proses data, dimana dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntasni secara manual dan koputerisasi pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual pengunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada sistem komputerisasi menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum begitu banyak, tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan untuk menggantikan metode proses data dengan Elektronik Data Processing (EDP).
B. Sistem Komputerisasi dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut:
1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebgai besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,
2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronic Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.
Dimana kedua sistem pengolahan data yang digunakan oleh perusahaan ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau lokal. Dalam perusahaan sejenis ini, mungkian tidak satu orang pun yang ditugaskan secara khusus untuk menangani pegolahan data akuntansi. Adapun sebgai gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.
khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa berbentuk; mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.
Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisr kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.
C. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara
Peranan Electronik Data processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU memiliki kedudukan yang cukup penting, ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusuanan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilakan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai yang juga merupakan sistem yang berfungsi kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efesien dan efektif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.
D. Penerapan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Fakultas Universitas Sumatera Utara
manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban perlindungan kekayaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
1. Bagian administrasi dan keuangan 2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data processing (EDP)
Gambar:
Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer
DATA AKUNTANSI
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI
Data disusun, dikelompokan dan dimasukan melalui keyboard
PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi
PENYIMPANAN DATA Dalam Floppy
Disk/Hardisk
PENAMPILAN DATA Melalui Monitor
dan Printer INFORMASI KEUANGAN
Laporan Rencana Anggaran, Laporan Pertanggungjawaban,
dll
INTERN PERUSAHAAN Pimpinan Perusahaan
dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Exel. Proses data akuntansi dalam perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari:
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama.
Fakultas Ekonomi USU dalam menyusun sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang terjadi tujuan penyusunan:
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.
3. Prinsip Murah
Sistem akuntansi disusun dengan biaya relatif murah dalam arti manfaat akan diprolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan mengunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersam-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarka, ini menunjukan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan, 3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat. Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasl dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akunatsni tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keuanggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak lepas dari sebagaia macam berbagai aktivitasnya juga mengalami kendala-kendala (khsususnya dibidang akuntansi) yaitu:
1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan Ini dikarenakan terlalu banyaknya kombonasi angka dari akun yang diinput, dimana kesalahan ditemukkan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.
dan dihapus. Dengan catatatn yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.
3. Komputer terkena virus
Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagai terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau pemrosesan data.
Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang ada diperusahaan. Kesalahan pada pengimputan kode akun, kemacetan komputer dan komputer terken avirus menyebabkan pemrosesan data terjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencaan anngaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan. Dima na, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka akemungkinan dat aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasisan perusahaan, pengambialn keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Pengunaan komputer dalm sistem pengolahan dan akuntansi dilingkunagn fakultas ekonomi belum sepenuhnya sempurna, walaupun jumlaha hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah memadai tetapi belum beralih kepada system on-line processing.
2. Walaupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer, kurangnya keahlian dalam penmnggunaan komputer dan hal-hal diluar dugaan manusia.
B. Saran
1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber daya manusia. 2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti meningkatkan efesien waktu
serta mengurangi biaya operasional. Namun, haarus dibarengi dengana perawatan internsif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilita perusahaan.
3. Pada bagian EDP sebaiknya harus tetdapat pemisahan yang jelas dalam fungsi pengolahan data dan juga anta sistem manajer dengan operator. 4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas
DAFTAR PUSTAKA
Education, Pearson, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Penerbit Andi, Jakarta
Garrison, H Ray, 2000, Akuntansi Manajerial, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Hall A. James, 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Rama, Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi I, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B, Staibart, John Pal, 2003, Accounting Information System,
Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Sumardi, Mulyadi, Sucipto Toto, Suyipto, Komputer Akuntansi, Yudistira, Jakarta.
Lampiran I
PEMROSESAN DATA AKUNTANSI DENGAN KOMPUTER
SUMBER : KOMPUTER AKUNTANSI, SUMARDI, 2001: 96 PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI
DATA AKUNTANSI
PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE
PENYIMPANAN DATA DALAM HARD DISK
PENAMPILAN DATA MELALUI MONITOR
INFORMASI RENCANA ANGGARAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN
PENGGUNA INTERN PERUSAHAAN
