Evaluasi Hasil Pelatihan Arsip Dinamis di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara

(1)

63

Lampiran -1

Nomor Kuesioner :

Kuesioner Penelitian

Dengan Hormat,

Dalam rangka penulisan skripsi di Program Studi Ilmu Perpustakaan USU,

maka dengan ini saya memohon kesediaan Bapak/Ibu untu berpartisipasi dalam

mengisi kuesioner berikut ini.Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima

kasih.

Petunjuk Pengisian

1. Sudilah kiranya Bapak/Ibu memberikan jawaban atas pertanyaan pada

kuesioner ini dengan benar.

2. Bapak/Ibu cukup memberikan tanda silang (X) pada jawaban yang tersedia

menurut Bapak/Ibu Paling benar.

3. Atas perhatian dan kerjasama Bpak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

IDENTITAS RESPONDEN

1. Nama SKPD :

2. Tingkat Pendidikan : a. SMU/SLTA

b. Diploma (DI s/d DIII)

c. StraraI (SI)

d. Strata II (S2)

3. Jabatan : a. Sekretaris

b. Kepala Sub.Bagian Tata Usaha

c. Kepala Sub.Bagian/

dKepala Sub. Bidang

e. Kepala Seksi

f. Staf Bagian Tata Usaha/Arsip

(2)

64

A. Tanggapan pada Pelatih/Narasumber

1. Apakah narasumber dapat mengubah pola pikir Bapak/Ibu, akan manfaat dan

tujuan arsip?

a). sangat mengubah pola pikir saya

b). mengubah pola pikir saya

c). kurang mengubah pola pikir saya

d). tidak menngubah pola pikir saya

2. Apakah narasumber benar-benar menguasai materi Pelatihan yang diajarkan

kepada Bapak/Ibu?

a). sangat menguasai

b). menguasai

c). kurang menguasai

d). tidak menguasai

3. Apakah narasumber menyampaikan materi dengan media komunikasi yang

mudah dimengerti?

a). sangat mudah dimengerti

b). mudah dimengerti

c). kurang mudah dimengerti

d). tidak mudah dimengerti

B. Materi

4. Apakah materi pelatihan yang diberikan oleh narasumber sesuai dengan

kebutuhan dalam mengelola arsipdinamis ?

a). sangat sesuai

b). sesuai

c). kurang sesuai

(3)

65

5. Apakah materi yang Bapak/Ibu dapat selama mengikuti Pelatihan dapat

meningkatkan kemampuan dan keterampilan Bapak/Ibu di dalam

menyelesaikan pekerjaan pengolahan arsip dinamis?

a). sangat meningkatkan.

b). menigkatkan

c). kurang meningkatkan

d). tidak meningkatkan

C. Metode pelatihan

6. Apakah metode pelatihan dengan cara teknik-teknik presentasi dalam

pelatihan telah sesuai dengan cara Bapak/Ibu menerima materi dari

narasumber?

a). sangat sesuai

b). sesuai

c). kurang sesuai

d). tidak sesuai

D. Peserta Pelatihan

7. Berapa kali Bapak/Ibu mengikuti pelatihan kearsipan yang diadakan oleh

KPAD?

a). Kali

b). 2 kali

c). 1 kali

E. Sarana dan Prasarana

8. Segala peralatan, perlengkapan, yang tersedia selama pelatihan berlangsung

sesuai dengan pelaksanaan pelatihan ?

a). sangat sesuai

b). sesuai

c). kurang sesuai

(4)

66

9. Sarana dan prasarana mempengaruhi proses pelatihan Bapak/ibu?

a). sangat mempengaruhi

b). mempengaruhi

c). kurang mempengaruhi

d). tidak mempengaruhi

10.Sarana dan prasarana yang mendukung pengelolaan arsip sudah lengkap di

SKPD?

a). sangat lengkap

b). lengkap

c). kurang lengkap

(5)

67

PERTANYAAN TERBUKA

1. Setelah Bapak/Ibu kembali ke SKPD masing-masing, apa saja yang sudah

andalakukan dalam mengelola arsip dinamis?

………..

2. Sistem penataan yang manakah yang Bapak/Ibu terapkan di SKPD? Pilih salah

satu dan mengapa?

a. Angka b. wilayah c. Abjad

3. Bagaimana sistem temu kembali bapak/Ibu dalam menemukan arsip dinamis?

………..

4. Apakah kendala Bapak/Ibu dalam mengelola arsip dinamis di SKPD ?

………..

(6)

68

Lampiran-2

GAMBARAN UMUM KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

KABUPATEN TAPANULI UTARA

1.1Sejarah singkat Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli

Utara

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Tapanuli

Utara yang beralamat di Jalan Sisingamangaraja no. 198 Tarutung, yang berada di

pusat kota atau berada di lokasi pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD

Tapanuli Utara merupakan lembaga pemerintah yang merupakan sumbangan dari

keluarga Tan keturunanTionghoa pada tahun 1999, dimana mulai dari lokasi

bangunan dan semua isi perpustakaan baik buku dan sarana prasarana merupakan

bantuan kepada Pemerintahan Kabupaten Tapanuli Utara. KPAD sudah beberapa

kali berpindah naungan, sebelum berdiri menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip

berada di bawah naungan Dinas Pendidikan, Ortala, Hukum dan organisasi dan

pada tahun 2008 kantor perpustakaan berdiri sendiri menjadi Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara.

KPAD mulai melakukan kegiatan-kegiatan mulai tahun 2010, tetapi

kegiatan arsip mulai dari sosialisai sampai pelatihan dimulai pada tahun 2012 –

2014.Awal dari KPAD melakukan Pelatihan arsip dimulai dari undangan dari

BPAD Provinsi mengikuti sosialisasi arsip untuk semua Kabupaten/Kota di

Sumatera Utara. Sejak dari undangan tersebut KPAD melakukan sosialisasi dan

(7)

69

sesuai dengan tugasnya Melaksanakan pembinaan perpustakaan, perbaikan sistem

administrasi kearsipan penyelamatan dokumen dan arsip daerah serta

pengembangan budaya baca dan peningkatan kualitas pelayanan informasi

perpustakaan.

1.2Visi danMisi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli

Utara

KPAD merupakan salah satu SKPD di Tapanuli Utara yang berperan

dalam meningkatkan kecerdasan bangsa, sedangkan kearsipan merupakan

Pembina arsip di Lingkungan pemerintahan dalam penyelamatan dokumen

dan perbaikan system administrasi. KPAD berpedeman kepada Misi dan Visi

dalam menjalankan tugas, pokok da fungsinya sebagai berikut :

1.2.1 Visi

” Perpustakaan dan Arsip Daerah Menjadi Pusat Informasi dan Sarana belajar

Sepanjang Hayat”

1.2.2 Misi

1. Layanan prima jasa perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan

guna pengembangan kualitas sumber daya manusia

2. Pembinaan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi

Pemerintah dan swasta

3. Pelestarian karya cetak dan karya rekam serta Dokumen penyelenggaraan

(8)

70

1.3Tugas, Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Tapanuli Utara

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara dalam

melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, diatur berdasarkan Peraturan Bupati

Tapanuli Utara Nomor 48 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Kepala Kantor,

Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Tapanuli Utara.

Kedudukan, tugas, fungsi dan kewenangan Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Tapanuli Utara Kabupaten Tapanuli Utara diuraikan sebagai

berikut :

Kedudukan : sebagai lembaga teknis yang dipimpin oleh seorang Kepala

Kantor yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati

melalui Sekretaris Daerah.

Tugas : menyelesaikan sebagian kewenangan Daerah dalam menyusun dan

merumuskan kebijakan pembinaan, pengelolaan dan pengembangan

Perpustakaan dan Arsip Daerah

Fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan dan arsip daerah.

2. Menyelenggarakan pembinaan perpustakaan dan perbaikan sistem administrasi

kearsipan.

3. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga kantor.

(9)

71

a. Menyusun dan merumuskan kebijakan pembinaan, pengelolaan perpustakaan

dan arsip daerah.

b. Melaksanakan pembinaan perpustakaan, perbaikan sistem administrasi

kearsipan penyelamatan dokumen dan arsip daerah serta pengembangan

budaya baca dan peningkatan kualitas pelayanan informasi perpustakaan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Bupati.

1.4TUJUAN

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Tapanuli Utara mengacu

pada misinya bertujuan :

1. Meningkatkan sumber daya manusiapengelola perpustakaan dan kearsipan

2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan

3. Meningkatkan minat baca masyarakat

4. Meningkatkan kualitas pengelolaan informasi dan dokumen penyelenggaraan

pemerintah

5. Mengembangkan kualitas dan kuantitas sistem pembinaan perpustakaan dan

kearsipan yang baik

6. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi

7. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak terekam.

1.5SASARAN

Sasaran yang direncanakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

(10)

72

1. Untuk mewujudkan tujuan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di

bidang perpustakaan dan arsip, sasaran yang akan dicapai adalah :

a. Sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan dan arsip sesuai

dengan kaidah yang berlaku secara nasional maupun internasional.

b. Meningkatkan kemampuan profesional pustakawan dan arsiparis sebagai

profesi yang dibutuhkan masyarakat dalam bidang informasi.

2. Untuk meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan

dan arsip, sasaran yang akan dicapai aalah :

a. Meningkatkan jumlah bahan pustaka dan arsip

b. Dijadikannya perpustakaan dan arsip sebagai rujukan dalam memperoleh

informasi untuk proses belajar dan pengambilan keputusan yang akurat dan

dapat dipertanggungjawabkan

c. Terwujudnya perpustakaan digital dan ketersediaan informasi melalui

jaringan informasi global (internet).

d. Ketersediaan alat-alat penelusuran informasi baik manual maupun berbasis

komputer untuk memudahkan proses temu kembali informasi.

e. Meningkatkan sarana dan prasarana layanan publik dalam bidang ilmu

pengetahuan dan teknologi.

f. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnal-jurnal

(11)

73

3. Untuk mewujudkan tujuan meningkatkan kualitas sistem pembinaan

perpustakaan dan kearsipan yang baik,sasaran yang ingin dicapai adalah :

a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk

belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten Tapanuli Utara sampai

tingkat perdesaan.

b. Tertatanya kearsipan yang ada di kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Tapanuli Utara, sebagai bahan bukti pertanggungjawaban

pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.

4. Untuk mewujudkan tujuan Meningkatkan minat baca masyarakat baik di

perkotaan maupun di pedesaan, sasaran yang ingin dicapai adalah :

a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca, sehingga

membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar / mengajar bagi

masyarakat.

b. Tingkat kecerdasan, pengetahuan dan wawasan masyarakat meningkat

sehingga mampu bersaing di Era Kesejagatan dan Pasar bebas.

5. Untuk mewujudkan tujuan meningkatkan jaringan kerjasama informasi baik

lokal, regional maupun internasional, sasaran yang akan dicapai adalah :

a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintah maupun swasta

(12)

74

b. Terjalinnya kerjasama di bidang informasi baik secara manual maupun

berbasis komputer sehingga memudahkan dalam proses transfer

pengetahuan dan teknologi.

c. Adanya kesamaan gerak dalam pengelolaan perpustakaan dan Arsip daerah.

d. Beragamnya sumber-smber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya,

sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi

6. Untuk mewujudkan tujuan melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam

bentuk tercetak dan terekam, sasaran yang akan dicapai adalah :

a. Meningkatnya jumlah koleksi bacaan dan koleksi tentang Kabupaten

Tapanuli Utara

b. Terealisasinya UU No. 4 Tahun 1990, PP No. 70 Tahun 1991 dan PP No.

23 Tahun 1999 tentang serah simpan karya cetak dan Karya Rekam.

c. Terealisasinya pelaksanaan UU No.7 Tahun 1971 tentang

ketentuan-ketentuan Pokok kearsipan.

d. Terealisasinya pelaksanaan UU No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

e. Terpeliharanya bahan pustaka dan Arsip Sebagai bukti sejarah dari hasil

karya budaya bangsa.

1.6Struktur Organisasi Kantor Perustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

(13)

75

Dalam suatau organisasi atau instansi terdapat struktur organisasi dalam

menjalankan proses pekerjaan di lingkungan organisasi itu. Pada KPAD bagan

struktur organisasi sebagai berikut :

1.7 Tugas Pokok dan Fungsi Program dan Pengembangan

1. Menyiapkan rencana dan program kerja sesuai dengan tugas;

2. Melaksanakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in-aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta pelaksanaan tugas-tugas kantor;

3. Melaksanakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang pembinaan arsip daerah sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan;

KEPALA KANTOR SIASEP MANALU

SUB.BAGIAN TATA USAHA ARRIANIS SIANTURI, SH

KA. PROGRAM & PENGEMBANGAN GOKMARUHUM SIMAMORA, S.Pd

KA. SEKSI PENATAAN & INVENTARIS

SELAMAT SIMANUNGKALIT KA. PELAYANAN &

(14)

76

4. Pelaksanaan pengkoordinasian, pengelolaan arsip in-aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan;

5. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepala kantor;

(15)

1 Lampiran -3

TABULASI JAWABAN REPONDEN

RespresResponden P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10

1 4 3 4 4 4 4 1 2 4 3

2 4 4 4 4 4 4 3 2 4 4

3 3 3 3 2 2 4 3 3 3 3

4 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2

5 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

6 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2

7 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4

8 4 4 4 4 4 4 2 2 4 3

9 2 2 2 2 2 2 1 3 2 2

10 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4

11 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

12 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

13 3 3 3 3 3 3 1 3 3 3

14 4 4 4 4 4 4 3 2 4 4

15 4 4 4 4 4 4 3 3 3 3

(16)

(17)

(18)

4

61 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3

62 4 4 4 4 4 4 2 2 4 2

63 4 4 4 3 3 4 3 3 4 2

64 4 3 3 4 3 3 3 3 3 3

65 4 4 4 4 4 4 2 2 4 2

66 4 3 4 4 4 4 1 2 4 3

67 4 4 4 3 3 4 2 2 3 3

68 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

69 4 3 3 3 3 3 2 3 3 3

70 3 3 3 3 3 3 2 2 3 3

71 4 4 4 4 4 4 2 2 4 2

72 4 4 4 3 3 4 2 2 3 3

73 4 4 4 3 3 4 2 2 3 3

74 4 3 3 4 3 3 3 3 3 3

75 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3

76 4 4 4 3 3 4 2 2 3 3

77 4 3 3 4 3 3 3 3 3 3

78 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2

79 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4

(19)

5 Lampiran - 5

TABULASI JABATAN YANG MENGIKUTI PELATIHAN ARSIP DINAMIS

NO. NAMA SKPD JABATAN TINGKAT PENDIDIKAN

1 SEKRETARIAT DPRD 1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

2. STAF BAGIAN TATA USAHA/ARSIP

1. STRATA II

2. DIPLOMA (DI S/D DIII)

2 BADAN PEMERINTAHAN DESA 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

2. SMU/SLTA

3 INSPEKTORAT DAERAH 1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA II

4 BADAN KB DAN PKS 1.KEPALA SUB.BIDANG

2.STAF BAGIAN TATA USAHA/ARSIP

1. STRATA I

5 BADAN PERENCANAAN

PEMBANGUNAN DESA

1.KEPALA SEKSI

2.STAF BAGAIAN TATA USAHA/ARSIP

1. STRATA I

2. STRATA I

6 BADAN PEMERINTAH DAERAH 1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

2. STRATA I

7 BADAN PENANGGULANGAN BENCANA

DAERAH

1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

2. SMU/SLTA

8 BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 1.SKRETARIS

1. STRATA II

9 DINAS PENDIDIKAN 1.KEPALA SUB.BAGIAN

1. STRATA II

2. STRATA I

10 SEKRETARIAT DAERAH 1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

2.STAF BAGIAN TATA USAHA/ARSIP

1. STRATA I

2. DIPLOMA (DI S/DDII)

11 DINAS KESEHATAN 1.KEPALA SUB.BAGIAN

2.STAF BAGIAN TATA USAHA/ARSIP

1. STRATA II

12 RSU SWADANA TARUTUNG 1.KEPALA SUB. BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

2. DIPLOMA (DI S/D III)

13 AKADEMI KEBIDANAN 1.KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

(20)

6

14 DINAS PUK 1.SEKRETARIS

2.STAF BAGIAN IRIGASI

1. STRATA II

15 DINAS CIPTA KARYA DAN

PERUMAHAN

1.KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

2. DIPLOMA (DI S/D DIII) 3.

16 DINAS PARIWISATA DAN

KEBUDAYAAN

1.KEPALA SUB BIDANG

1. STRATA I

2. DIPLOMA (DI S/D DII)

17 DINAS PENDAPATAN, PENGELOLAAN

KEUANGAN DAN ASET

1.KEPALA SUB BAGIAN

1. STRATA I

2. STRATA I

18 DINAS PERIKANAN DAN PETERNAKAN 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

2. STRATA I

19 DINAS KEHUTANAN 1.KEPALA SUB BIDANG

1. STRATA I

2. STRATA I

20 DINAS KOPERINDAG 1.KEPALA SUB.BAGIAN TATA USAHA

1. STRATA I

2. STRATA I

21 DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA DAN

TRANSMIGRASI

1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

22 DINAS PERTAMBANGAN 1.KEPALA BIDANG

1. STRATA I

23 DINAS PASAR, KEBERSIHAN DAN

PERTAMANAN

1.SEKRETARIS

1. STRATA II

2. STRATA I

24 DINAS KEPENDUDUKAN DAN

CATATAN SIPIL

1.SEKRETARIS

1. STRATA I

2. STRATA I

25 DINASPERHUBUNGAN, KOMUNIKASI

DAN INFORMATIKA

1.KEPALA SUB BAGIAN

1. STRATA I

2. STRATA I

26 KANTOR LINGKUNGAN HIDUP 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

27 KANTOR KESBANG, POLITIK DAN

PERLINDUNGAN MASYARAKAT

1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

2. STRATA I

28 KANTOR SATPOL PP 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

2. STRATA I

29 KANTOR KETAHANAN PANGAN 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

(21)

7

30 KANTOR PELAYANAN PERIZINAN

TERPADU

1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

31 KANTOR KECAMATAN TARUTUNG 1.KEPALA SEKSI

1. DIPLOMA (DI S/D DIII)

2. SMU/SLTA

32 KANTOR KECAMATAN SIPOHOLON 1.KEPALA SEKSI

1. SMU/SLTA

2. STRATA I

33 KANTOR KECAMATAN SIPAHUTAR 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

34 KANTOR KECAMATAN PAGARAN 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

35 KANTOR KECAMATAN

SIBORONG-BORONG

1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

36 KANTOR KECAMATAN PAHAE JAE 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

37 KANTOR KECAMATAN PAHAE JULU 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

38 KANTOR KECAMATAN MUARA 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

39 KANTOR KECAMATAN PURBATUA 1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

40 KANTOR KECAMATAN

PARMONANGAN

1.KEPALA SEKSI

1. STRATA I

(22)

1 GAMBAR

SUBJEK DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN TAPANULI UTARA

LEMARI KARTU KENDALI SEKRETARIAT DAERAH

(23)

(24)

(25)