ANALISA KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI MANAJ

(1)

ANALISA KEBUTUHAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADUAN

MASYARAKAT ONLINE

DI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Kresno Aji

1

, Harry Eko UAB

2

, Abdullah Ardi

3

, Waris Pramono

4

, dan Ema Utami

5 PT. Tresnamuda Sejati1

, PT. INDOTECH MEDIALINK2

, CMYK Creatia4

, STMIK AMIKOM3

,5

Jl. Usman Janatin No. 18/V-VI, Semarang 502411

Perum Tirta Buana A-5 Jl. Wonosari Km. 9 Cepor, Sendangtirto Kec. Berbah Kab. Sleman DIY 55573 Jl. Kurma Nio 1, Leles, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta4

Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Sleman, Yogyakarta 55285,5

(Email: [email protected]

, [email protected]

)

(Received Apr. 18th, 2016; revised and accepted ...., 2016)

✦

Abstract

Pelayanan publik oleh aparatur pemerintah dewasa ini belum dapat memenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat. Hal ini ditandai dengan masih adanya berbagai keluhan masyarakat yang belum tersalurkan dengan baik dan lebih banyak disampaikan melalui media masa. Masyarakat memiliki keberanian untuk menggunakan hak bertanya dan klarifikasi atas permasalahan yang di hadapinya sehari-hari, khususnya jika menyangkut kenyamanan dan keamanan pribadi atau kelompoknya. Untuk menerobos kebuntuan tersebut, maka perlu dibangun Sistem Informasi Manajemen (SIM) aduan masyarakat online, dengan menggunakan jalur internt. Sehingga Masyarakat bisa mengrimkan aduan / keluham secara cepat dan tepat sasaran disertai lampiran bukti terkait keluhan tersebut.

Penelitian Analisa Kebutuhan dan Desain Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pengaduan Masyarakat online ini menggunakan metode Fishbone Diagram. Hasil Analisa Sistem informasi ini menghasilkan beberapa proses kebutuhan antara lain pencatatan aduan layanan masyarakat, pencatatan penangganan aduan layanan masyarakat, pencataan distribusi penangaanan aduan layanan masyarakat, pencatatan penyelesaian aduan masyarakat dan laporan aduan layanan masyarakat. Penelitian ini menghasilkan informasi data aduan online yang memberikan kemudahan kepada pimpinan daerah dan Pejabat Pengelola Informasi Daerah (PPID) dalam hal mengelola data aduan masyarakat secara online.

Keywords:Fishbone Diagram, Aduan masyarakat, Berbasis Online.

1 PENDAHULUAN

Dewasa ini, perkembangan teknologi komunikasi sudah mengubah pola hidup masyarakat, terutama di daerah perkotaan. Berawal dari telpon kabel yang berkembang menjadi wireless phone / telpon nir kabel, sampai dengan perkembangan telpon seluler, yang memungkinkan untuk melakukan kegiatan di manapun dalam posisi bergerak / mobile dalam satu waktu.

Perkembangan teknologi seluler, membuat pengguna tidak hanya bisa berkomunikasi secara bergerak dan men-girimkan sms, namun bisa juga memanfaatkan penggunaan internet. Dari mulai berselancar, menerima / mengirim email sampai dengan melakukan pembelanjaan dan mendapatkan layanan bergerak / mobile.

Dengan adanya aturan pemerintah tentang layanan publik, maka masyarakat bisa mengadukan segala hal yang berkaitan dengan layanan pemerintah melalui sarana yang ada. Dengan pesatnya perkembangan teknologi seluler, permintaan informasi dan pengiriman aduan bisa dilakukan

dengan menggunakan aplikasi bergerak / mobile dengan fitur tambahan berupa rekaman suara dan foto, yang memungkinkan masyarakat bisa mengirimkan informasi pengaduan secara lebih mudah dan terintegrasi.

Telah banyak penelitian yang dilakukan di bidang pen-gaduan online yang berbasis android, diantaranya meliputi beberapa metode dan teknik pengaduan yang diterapkan berbasis online, Andi dan sadly [1] menerapkan konsep Smart Alert System yang dapat memberikan pemberitahuan langusng terhadap suatu pemantauan kepada pihak tertentu, agar pengaduan online mampu mendeteksi dan membaca lokasi yang diterapkan pada mobile. Lain halnya dengan Budi Yanto [2] menerapkan konsep sistem pelayanan satu pintu berupa aplikasi dimaksudkan untuk memberikan informasi dan pelayanan perizian meliputi persyaratan dan layanan pendaftaran, prosedur memperoleh izin dengan fitur berbasis penyampaian text.

(2)

namun terdapat perbedaan yang positif sebagai kontribusi yang membedakan dengan penelitian sebelumnya.

1) Penelitian ini menerapkan sarana tracking GPS sebagai penanda lokasi

2) Melakukan proses upload foto/video/sound sebagai bukti aduan masyarakat.

Tahap selanjutnya menghasilkan analisa kebutuhan SIM Aduan Masyarakat yang dibatasi pada:

1) Hal-hal yang terkait dengan infrastruktur, seperti:

• Jalan rusak,

• Gangguan lampu lalu lintas,

• Gangguan penerangan jalan dan lain-lain yang terkait

dengan hal-hal tersebut di atas. 2) Pelayanan masyarakat, meliputi:

• Pengurusan KTP, • Pengurusan perijinan,

• Pengurusan akta kelahiran, dan • Pengurusan BPJS.

Penelitian ini bertujuan untuk membuat analisa kebu-tuhan sistem informasi manajemen aduan masyarakat online di daerah istimewa yogyakarta. Batasan dan tujuan dari anal-isa kebutuhan sistem informasi layanan aduan masyarakat akan dituangkan dalam Roadmap Implementasi. Hal ini untuk mengakomodasi tahapan-tahapan implementasi yang membutuhkan waktu serta biaya yang cukup besar. Dengan roadmap, Pemerintah DIY dapat menyusunan perencanaan keuangan serta kesiapan Sumber Daya Manusia termasuk Standar Operating Procedure (SOP) penanganan keluhan masyarakat berdasarkan peraturan perundang-undangan yang terkait.

2 METODE PENELITIAN

Penelitian ini ditujukan membangun aplikasi SIM Aduan Masyarakat Online. Dengan adanya penelitian ini dihara-pkan bisa memberi solusi tambahan kepada masyarakat dalam menyalurkan keluhannya kepada pemerintah dalam pelaksanaan pembangunan yang berkesinambungan secara lebih mudah dan cepat. Dari hasil penelitian yang dilakukan, masalah yang dihadapi dalam penyusunan Sistem Informasi Aduan Masyarakat Online ini digambarkan dalam diagram tulang ikan (Fishbone Diagram), seperti ditunjukkan pada figur 1.

Fig. 1: Diagram Fishbone.[3]

Penelitian kami mencoba mengurai 4 faktor penyebab masalah dalam bentuk 7 tahapan fishbone sebagai berikut :

1) Menentukan latar belakang masalah:

• Saat ini di Pemerintah Daerah DIY belum ada SIM

Aduan masyarakat untuk wilayah propinsi, namun khusus untuk wilayah Kota Yogyakarta sudah mener-apkan UPIK sejak tahun 2001.

• Masyarakat DIY menyampaikan masalah sampai

tahun 2015 ke lembaga negara ORI Perwakilan Jateng DIY

2) Identifikasi masalah utama dalam kepala ikan:

• Masalah utama adalah Belum Ada Sistem Layanan

Aduan Masyarakat.

3) Identifikasi factor-faktor primer penyebab masalah:

• Eksternal, berupa tuntutan masyarakat atas

penyele-saian masalah secara cepat dan tepat,

• Terbitnya UU, Peraturan Pemerintah, Peraturan

Menteri, Perda dan Pergub yang menjelaskan tugas pokok dan fungsi aparatur pemerintah, termasuk pedoman penanganan keluhan masyarakat.

4) Identifikasi faktor-faktor sekunder yang mempengaruhi faktor primer:

• Faktor Internal Pemda DIY berupa SDM belum

disi-apkan untuk menangani keluhan masyarakat,

• Insfratruktur teknologi informasi baik private

maupun publik sudah cukup merata di DIY.

5) Identifikasi faktor-faktor tersier yang mempengaruhi faktor sekunder:

• Peraturan gubernur yang mengatur Tupoksi Dinas

Kominfo baru ada januari 2016,

• Sistem aplikasi berbasis mobile untuk keluhahan

masyarakat DIY belum ada,

• Sistem Aplikasi khusus layanan kesehatan sudah ada

di websites Pemda DIY,

• Sistem Informasi pengelolaan keluhan/aduan

masyarakat belum ada,

• Prototype aplikasi dan sistem informasi penanganan

aduan masyarakat belum ada

6) Menentukan item-item yang penting dalam setiap fak-tor:

• Penanganan sistem informasi Aduan Masyarakat

seharusnya mendukung program Muatan Minimal dalam Standar Pelayanan prima berdasarkan Kemen-pan (Kep.MENPAN No. 63.KEP/M.PAN/2004),

• Muatan minimal Standar Pelayanan Prima terdiri

atas : Prosedur pelayanan, Waktu pelayanan, Biaya pelayanan, Produk pelayanan, Sarana dan prasarana pelayanan.

7) Menyimpulkan beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menangani masalah Utama:

• Membuat Sistem Informasi berbasis Aplikasi untuk

Aduan Masyarakat Online baik mobile maupun web base,

• Perlu sosialisasi Pergub yang mengatur Tugas dan

Funngsi Diskominfo,

• Perlu segera membentuk Standar Operating

Proce-dure (SOP) penanganan keluhan masyarakat,

• Perlu segera dilakukan Pelatihan terhadap aparatur

pemerintah dan masyarakat umum untuk penan-ganan Aduan/Keluhan,

• Perlu segera dilakukan Sosialiasi terhadap Aplikasi

penanganan Aduan/Keluhan,

• Perlu segera menerapkan Road Map pembuatan

(3)

(4)

TABLE 1: Perbandingan Penelitian Berdasarkan Fishbone Analysis

No. Item Penelitian

Penelitian Andi dan Sadly (Smart Alert System Berbasis Android Untuk Pelayanan Publik Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Makassar)

Penelitian Budi Yanto (Perancangan Aplikasi Online Jogja Peduli Berbasis Mobile Untuk Penjaringan Aspirasi

Publik Terhadap

Infrastruktur Sarana Dan Prasarana Jalan Dalam Perkotaan Daerah Istimewa Yogyakarta)

Penelitian Kami (Analisa Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Aduan Masyarakat Online Di Daerah Istimewa Yogyakarta)

layanan publik yang telah disediakan belum maksimal dikarenakan

minimnya sarana

komunikasi yang

disediakan

kebijakan penting yang perlu dilakukan oleh Pemda dalam pengembangan teknologi informasi adalah dengan membentuk lembaga yang berperan sebagai satuan penggerak kearah otomatisasi data bagi seluruh jajaran administrasi dan pelayanan Pemerintah Daerah

Online berbasis mobile cepat penanganan dan distribusi informasinya. Hemat biaya transportasi. Produknya bebas dan variatif

Waktu pelayanan, Bi-aya pelBi-ayanan, Pro-duk pelayanan

2 People Perlu mengembangkan me-dia penyampaian yang ada dengan membangun sebuah aplikasi android yang dapat mempermudah masyarakat.

Bagi Masyarakat: dapat memberikan saran dan kritik untuk forum dan sebagai media untuk memberitahukan perbaikan terhadap sarana dan prasarana yang rusak,

Perlu adanya SOP, waktu pelayanan diatur dibatasi oleh SOP, biaya pelayanan murah karena online

Prosedur pelayanan, Waktu pelayanan, Bi-aya pelBi-ayanan

3 Process Pengujian perangkat lunak menggunakan metode White box dan fungsional sistem menggunakan metode blackbox dengan membangikan kuisioner pada 20 responden.

Dibentuk sebuah rancan-gan sistem denrancan-gan meng-gunakan DFD (Data Flow Diagram), sehingga da-pat membentuk sebuah jaringan Sistem Informasi Terpadu.

Waktu pelayanan real time karena berbasis mobile communication

Waktu pelayanan, Pro-duk pelayanan

4 Equipment Sistem yang sedang berjalan pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Makassar dalam hal media yang digunakan dalam penyampain informasi tentang terjadinya kerusakan jalan atau drainase menggunakan telepon.

Dalam administrasi Pemer-intahan Provinsi DIY ter-dapat banyak sistem yang akan digabungkan seperti Website Dinas Pemerintah. Untuk itu diperlukan suatu desain sistem yang akan menjadi pedoman dalam membangun sistem infor-masi terpadu Pemerintah PemProv DIY.

Sudah ada server di Diskominfo dan ada Mobile Application di gadget Masyarakat

Sarana dan prasarana pelayanan

5 Material Hasil pengujian

menggunakan metode black box dengan membuat kuisioner untuk 20 responden ditemukan kelemahan-kelemahan aplikasi yaitu tidak semua handphone dapat mengaksesnya.

Sudah ada server, jaringan internet, jaringan intranet dan call center di Diskom-info DIY

Sarana

6 Environment Adanya aplikasi Smart Alert Sistem untuk pelayanan publik pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Makassar diharapkan

dapat membantu

memaksimalkan peran masyarakat dalam berpartisipasi melaporkan permasalahan publik yang terjadi

Kebijakan penting yang perlu dilakukan oleh Pemda dalam pengembangan teknologi informasi adalah dengan membentuk lembaga yang berperan sebagai satuan penggerak kearah otomatisasi data bagi seluruh jajaran administrasi dan pelayanan Pemerintah Daerah

Tuntutan peraturan perundang-undangan untuk pelayanan aduan masyarakat serta SPM Masyarakat

Prasarana pelayanan

7 Management Penelitian ini bertujuan untuk menciptakan me-dia komunikasi sebagai sarana penyampaian infor-masi kepada Dinas Peker-jaan Umum (PU) kota Makassar

Diperlukan suatu desain sistem yang akan menjadi pedoman dalam memban-gun sistem informasi ter-padu Pemerintah PemProv DIY

Membutuhan Decision Suport System (DSS)untuk penanganann keluhan masyarakat

(5)

3 HASIL DAN PEMBAHASAN

Pemerintah Daerah DIY saat ini belum memiliki unit kerja layanan aduan masyarakat, selama ini aduan masyarkat prip-insi DIY dilayani oleh kantor Ombudsman Republik Indone-sia (ORI) Perwakilan Yogyakarta. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen (SIM) layanan aduan berbasis Mobile communication, diharapkan Pemerintah DIY memberikan wadah untuk menampung informasi, keluhan, aduan, kritik, saran, opini, atau bahkan pertanyaan dari warga DIY. Untuk pemerintah DIY, keluhan online masyarakat baru terwadahi di sektor tertentu.

Pemerintah DIY melalui website pemerintah propinsi baru menyediakan layanan aduan online masyarakat secara umum untuk bidang kesehatan. Layanan aduan khusus kesehatan tersebut di website http://www.jogjaprov.go.id/ dimana portal tersebut boleh diakses oleh masyarakat di http://komisi-informasi.jogjaprov.go.id/.

Selain itu Kantor Komisi Informasi Publik DIY sudah mengembangkan layanan informasi manajemen sengketa informasi masyarakat DIY di http://simsi.komisiinformasi.go.id/. Namun ini terbatas pada penanganan keluhan kesulitan masyarakat atas hak mendapatkan informasi publik dan tidak bersifat rahasia negara yang sulit. Namun komisi informasi ini spesifik hanya menangani keluhan atas hambatan penerimaan informasi kebijakan negara dan pemerintah. KIP tidak menangani keluhan masyarakat atas layanan serta infrastruktur daerah.

Berdasarkan Undang-undang Keistimewaan daerah Is-timewa Yogyakarta Nomor 12 Tahun 2012 yang diturunkan dengan Pergub DIY Nomor 69 Tahun 2015 Tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika yang memiliki tugas dan fungsi pokok sesuai Pasal 3 Ayat 2, point g. Pengembangan sistem penyelenggaraan Pemerintah Daerah secara elektronik (e-government) dan point i. yakni menjadi penyelenggara diseminasi informasi dan layanan informasi publik[3].

Sistem Aduan yang ada sudah ada saat ini adalah Laporan Aduan Kesehatan. Sedangkan mengacu pada statis-tik keluhan berdasarkan rangkuman ORI Perwakilan DIY-Jateng dimana Kesehatan dan Pendidikan merupakan aduan terbanyak pertama dan kedua di DIY pada tahun 2015. Namun sistem penanganan aduan yang dilakukan ORI belum maksimal karena bersifat koordinatif dengan lem-baga teknis pemerintahan daerah. Sehingga tidak optimal penanganan keluhan yang ada saat ini. Sistem Aduan Online DIY yang kami analisa sebaiknya dibangun secara utuh dengan mempertimbangan berbagai jenis keluhan yang bisa diakomodasikan, termasuk keluhan bidang kesehatan dan bidang pendidikan yang menjadi prioritas saat ini.

Untuk sementara ini aduan masyarakat DIY penanganan serta penyelesaiannya selain oleh ORI perwakilan Jateng DIY juga banyak di lakukan oleh Lembaga Ombudsman Swasta Jateng melalui website dan surat/surat elektronik. Pemer-intah Daerah Istimewa (DI) Yogyakarta bersama Lembaga Ombudsman Swasta setempat membuka layanan melalui short service message atau SMS Gateway untuk menampung pengaduan berbagai masalah di bidang kesehatan. SMS Gate-way untuk pengaduan masalah kesehatan dengan nomor 08112741000 itu secara resmi diluncurkan di Gedung Induk

Mekanisme Tahun

2016 2017 2018

Iniasi dan pembangunan sistem informasi layanan aduan bidang infrastruktur dan layanan berba-sis mobile android dan windows phone, dengan pertimbangan be-sarnya penggunaan gadget terse-but di DIY dan densitas penggu-naan internet DIY

Sosialisasi kepada masyarakat dan pelatihan SDM Pemprop DIY untuk optimalisasi berbasis online untuk mang-hasilkan re-desain penyempur-naannya.

Parasamya kompleks perkantoran Pemerintah Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta tahun 2013.

Seiring dengan hal tersebut diatas serta adanya Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika DIY berdasarkan Pergub No. 69 Tahun 2015, maka penelitian ini disajikan sampai tahap analisa kebutuhan aplikasi yang disajikan dalam bentuk tabel analisa. Sedangkan usulan rencana implementasi berupa Road Map akan disajikan dalam bentuk time line implementasi dan pengembangan. Mengingat penyelenggaraan pelayanan publik oleh pemer-intahsudah diatur sedemikian rupa dalam UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik serta Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Repub-lik Indonesia Nomor 118 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah, maka yang mesti menjadi perhatian dan prior-itas utama adalahtersedianya unit pengelolaan pengaduan masyarakat[4].

Selain unit pengelola pengaduan masyarat juga diatur tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) di setiap instansi pemerintahan berdasarkan Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 15 tahun 2014 tentang Pedo-man Standar Pelayanan. Permenpan RB tersebut mengatur tentang lamanya waktu pelayanan, prosedur dan tata cara sebuah pelayanan publik dilakukan, kepastian besarnya biaya yang harus ditanggung oleh masyarakat selaku peng-guna layanan publik, serta lebih mengoptimalkan fungsi pengawasan internal yang selama ini belum berjalan dengan baik[4].

Untuk menerapkan aplikasi sistem aduan masyarakat on-line, tentunya tidak bisa sembarangan. Namun perlu dibahas pentahapannya dalam bentuk Roadmap, dimana menurut kami sistem layanan aduan ini harus segera direalisasikan karena amanat undang-undang dan kebutuhan masyarakat. Roadmap perencanaan yang akan dilakukan dapat dilihat pada tabel 2.

4 KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

1) Dengan menggunakan metode analisa fishbone, dapat membantu dalam proses analisa kebutuhan aplikasi sistem informasi aduan online.

(6)

3) Dapat membantu pegawai dibagian pengelola layanan aduan masyarakat yang ada untuk memiliki sebuah sistem pengelolaan data berbasis web.

4.2 SARAN

1) Diperlukannya orang yang bisa mengerti untuk da-pat menjalankan sistem informasi layanan aduan ini, khususnya dibagian pelayanan aduan.

2) Diperlukannya komputer dan jaringan komunikasi data antar dinas dan satuan kerja yang mampu menjalankan dan mengimplementasikan sistem yang dirancang ini 1) Kresno Aji Pernah berperan di CV. ATLANTIS

IN-DONESIA, yang bergerak di bidang Konsultan IT, den-gan produk antara lain: SIM Pajak Kendaraan Bermotor, SIM Kereta Api, SIM Pengujian Jembatan Timbang, SIM Traffic. Selain itu, pernah menulis bukum antara lain: Linux untu Warnet, Linux, Tips Perintah Dasar & Trik Jaringan, Optimasi PC Tua dengan Diskless System, Kejahatan Internet, Trik Aplikasi dan Tip Pence-gahannya, Membuat Warung Internet Sendiri dengan Server Linux, Panduan Mudah, System Administering RedHat Linux, Panduan Mudah Membuat Diskless System dengan K12LTSP Berbasis Linux RedHad 9. Aktif menulis di majalah InfoLinux, periode 2006 -2007. Pernah menjadi konsultan di beberapa instansi pemerintah dan swasta, seperti: PT. Telkom, Perum Perhutani dan PT. Tresnamuda Sejati.

2) Harry Eko UAB Merupakan pemilik dari PT. IN-DOTECH MEDIALINK, yang berpengalaman dalam melayani institusi swasta dan pemerintah di bidang layanan Programming Solution. Program yang dikem-bangkan banyak digunakan oleh instansi pemerintah D.I Yogyakarta dan di luar DIY. Selain itu, juga menawarkan sistem monitoring jaringan Hybrid Fiber Coax (HFC) dan Monitoring Trafik Data Internet serta monitoring trafik pelanggan VoIP (Internet Teleponi), baik internal maupun keperluan publik.

3) Abdullah ArdiMemiliki spesialisasi di bidang pemro-graman Java dan arsitektur database serta suka dengan paradigma ekonomi. Saat ini sedang menempuh S2 MTI dan S1 ekonomi.

4) Waris PramonoMemiliki pengalaman kerja di Even Or-gabizer, selain itu sebagai Web Designer. Pemrograman yang dikuasai:PHP, HTML, CSS, Adobe Photoshop, Adobe After Effect, Adobe Premiere, Corel Draw, Autodesk Maya. 5) Emma Utami

R

EFERENCES

[1] anonymous, “”keputusan menteri negara pendayagunaan aparatur negara republik indonesia nomor 118 tahun 2004 tentang pedoman umum penanganan pengaduan masyarakat bagi instansi pemerin-tah”,” Tech. Rep., 2004.

[2] ——, “”undang-undang keistimewaan daerah istimewa yogyakarta nomor 12 tahun 2012 ”,” 2012.

[3] A. d. S. S. Irmayana, “”smart alert system berbasis android untuk pelayanan publik pada dinas pekerjaan umum kota makassar.”,” 2016.