PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI
SIMPAN PINJAM
(STUDI KASUS : KUD INTAN MAKMUR)
Syahril, Watria, Bagus Sabdanu
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Muhammadiyah Riau
Abstrak --- Kebutuhan informasi saat ini semakin meningkat seiring dengan perkembangan teknologi, begitu pula kebutuhan informasi koperasi pada Unit Simpan Pinjam KUD Intan Makmur. Namun dalam pelaksanaannya system informasi koperasi pada Unit Simpan Pinjam KUD Intan Makmur ini masih mengalami kendala terutama dalam hal pengolahan data anggota, simpanan, pinjaman, pembayaran angsuran, dan penarikan simpanan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut sebagai judul skripsi : “Pengembangan Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Studi Kasus : KUD Intan Makmur)”.
Dalam penelitian skripsi ini, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif, sebagai upaya untuk mendapatkan gambaran dan penjelasan mengenai keadaan objek penelitian berdasarkan fakta-fakta yang tampak. Sedangkan untuk metode pengumpulan data penulis menggunakan metode studi kepustakaan, studi lapangan dan metode wawancara. Dalam pengembangan sistem, penulis menggunakan alat (tool) pemodelan system terstuktur dengan alat bantu perancangan yaitu Aliran Sistem Informasi (ASI), Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD).
Implementasi dan rancangan program menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 2008 dan database MySQL. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa sistem informasi koperasi pada Unit Simpan Pinjam KUD Intan Makmur masih mengalami kendala, dikarenakan seluruh kegiatan pengolahan data anggota, simpanan, pinjaman, pembayaran angsuran dan penarikan simpanan belum terintegrasi dan masih dilakukan secara manual. Hal ini
menyebabkan kurang optimalnya
penyampaian informasi karena waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi cukup lama. Pada akhirnya penulis berharap dengan dibuatnya
sistem informasi yang baru dapat membantu mempermudah Pengelola Unit Simpan Pinjam KUD Intan Makmur dalam menjalankan tugasnya sebagai penyedia informasi koperasi.
1. Pendahuluan
Kemajuan teknologi yang berkembang dengan cepat mendorong setiap instansi atau organisasi untuk tetap mengikuti perkembangan dan terus meningkatkan kemampuannya didalam mengolah data-data dan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, visi dan misi terutama mengenai masalah informasi yang berhubungan dengan kegiatan instansi atau organisasi tersebut. Suatu instansi atau organisasi memerlukan informasi yang tepat, cepat serta efisien, untuk itu suatu instansi akan sangat memerlukan manajemen sistem informasi yang baik dalam menciptakan efisiensi dan
efektivitas kerja instansi itu sendiri, serta dapat membantu dalam pengembangan sistem informasi di dalam instansi tersebut.
Koperasi merupakan suatu organisasi atau badan usaha yang memiliki peranan sangat penting dalam menumbuhkan dan mengembangkan potensi
ekonomi rakyat. Koperasi juga merupakan wadah demokrasi ekonomi dan sosial milik bersama para anggota, pengurus maupun pengelola. Salah satu ciri koperasi adalah sebagai usaha bersama kekeluargaan dan kegotongroyongan. Setiap anggota berkewajiban bekerja sama untuk mencapai tujuan yaitu kesejahteraan para anggota. (Siti Mirhani, 2001). “Untuk keperluan ini koperasi harus dapat melakukan berbagai macam usaha yang sesuai dengan kemajuan zaman” (Ninik Widiyati, 2010 : 137).
Kecamatan Kunto Darussalam Kabupaten Rokan Hulu. Sampai saat ini KUD Intan Makmur mempunyai anggota berjumlah 512 orang anggota yang terdiri dari 3 (tiga)
kelompok besar, yaitu : 360 orang anggota tergabung dalam Kelompok Tani, 142 orang anggota tergabung dalam Kelompok Ibu-ibu, dan 10 orang anggota tergabung dalam Kelompok Campuran.
Koperasi Unit Desa (KUD) Intan Makmur dalam menjalankan usahanya terutama dalam usaha Perkebunan Kelapa Sawit, membangun kemitraan atau bekerja sama dengan PT. Perkebunan Nusantara V (PTPN. V) Sei Intan Kabupaten Rokan Hulu (sebagai bapak angkat). Disamping itu Koperasi Unit
Desa (KUD) Intan Makmur juga menyelenggarakan kegiatan usaha anggota yang lain, yaitu berupa : simpan pinjam, waserda, saprotan, elektronik dan angkutan tandan buah segar (TBS).
Khususnya dalam kegiatan usaha simpan pinjam KUD Intan Makmur, dilihat dari banyaknya jumlah anggota yang melakukan kegiatan simpan pinjam koperasi, maka dibutuhkan strategi yang tepat untuk dapat memenuhi kegiatan tersebut, baik itu dalam memasukkan (input) data dan mengeluarkan
(output) data. Semua kegiatan tersebut membutuhkan proses yang cepat dan akurat, akan tetapi penunjang aktivitas di koperasi khususnya pada unit simpan pinjam masih menggunakan proses secara konvensional yang masih bersifat manual, hal ini dirasa tidak efektif dan kurang efisien.
Bidang usaha simpan pinjam yang dijalankan oleh KUD Intan Makmur melibatkan para anggotanya dan diatur atau dikelola oleh Unit Simpan Pinjam dengan beberapa orang petugas. Dimana kegiatan simpanan terdiri dari : simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan sukarela. Sistem informasi yang ada di koperasi ini dinilai masih belum efektif,
karena pada sistem ini seringkali ditemui berbagai masalah khususnya dalam hal pengolahan keluar masuknya data yang ada, terutama pengolahan data
pada Unit Simpan Pinjam. Pada akhirnya hal ini dapat memicu terjadinya manipulasi data khususnya dalam hal pelaporan keuangan pada Unit Simpan Pinjam.
Berdasarkan fakta permasalahan yang telah diuraikan sebelumnya maka perlu dibangun suatu sistem baru yang diharapkan mampu mengatasi permasalahan dalam pengolahan data anggota beserta simpanan dan pinjamannya.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi.
Menurut Jogiyanto (1999) Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada
manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Sutanta dalam Edhy Sutanta (2011 : 16) menyatakan bahwa : Sistem Informasi dalam arti luas dapat dipahami sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan bagian yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.
Sejalan dengan pengertian di atas, Abdul Kadir (2002 : 10) menyimpulkan bahwa “sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan”.
Pengertian simpan pinjam menurut Pasal 1 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1995 Tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi adalah :
a. Kegiatan usaha simpan pinjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun dana dan menyalurkannya melalui kegiatan usaha simpan pinjam dari dan untuk anggota koperasi yang bersangkutan, calon anggota koperasi yang bersangkutan, koperasi lain dan atau anggotanya.
b. Koperasi Simpan Pinjam adalah koperasi yang kegiatannya hanya usaha simpan pinjam.
c. Unit Simpan Pinjam adalah unit koperasi yang bergerak di bidang usaha simpan pinjam, sebagai bagian dari kegiatan usaha Koperasi yang bersangkutan.
Menurut Anoraga dan Widiyanti (1996) dalam Muhammad Ilyas Prakananda (2011) : Koperasi simpan pinjam memiliki pengertian sebagai koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggota secara teratur dan terus-menerus untuk kemudian dipinjamkan kepada para anggota dengan cara mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktif dan kesejahteraan.
3. Hasil Dan Pembahasan
3.1 Pemodelan Sistem.
Pemodelan dalam sistem informasi simpan pinjam dalam penelitian ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran dan model seputar proses yang terdapat dalam sistem ini. Pemodelan tersebut dapat disajikan sebagai berikut :
a. Context Diagram.
Context diagram dari sistem informasi ini terdiri dari 3 (tiga) entitas yaitu Anggota, Admin dan Pengurus. Anggota berinteraksi dengan sistem informasi koperasi simpan pinjam dengan memberikan data-data berupa data anggota, data simpanan, data pinjaman, data angsuran dan data penarikan, serta menerima laporan dari system berupa bukti simpanan dan bukti angsuran.
Admin berinteraksi dengan sistem informasi koperasi simpan pinjaman dalam hal entri data, masing-masing data anggota, data
simpanan, data pinjaman, data angsuran dan data penarikan, serta menerima arsip laporan data anggota, arsip laporan simpanan, arsip laporan pinjaman, arsip laporan angsuran dan arsip laporan penarikan dari sistem.
Pengurus berinteraksi dengan sistem informasi koperasi simpan pinjam dalam hal menerima laporan data anggota, laporan simpanan,
laporan pinjaman, laporan angsuran dan laporan penarikan. Rancangan context diagram tersebut disajikan pada Gambar 1.
Gambar 1. Context Diagram b. Data Flow Diagram (DFD).
Data Flow Diagram (DFD) dari sistem informasi ini terdiri dari 6 (enam) proses, antara lain : proses pertama adalah pengolahan data anggota yang disimpan pada tabel anggota. Proses kedua, pengolahan transaksi simpanan yang disimpan pada tabel simpanan, dari hasil pengolahan transaksi simpanan, didistribusikan bukti simpanan kepada anggota dan admin. Proses ketiga yaitu proses pengolahan transaksi pinjaman yang disimpan pada tabel pinjaman. Proses keempat adalah proses pengolahan transaksi angsuran yang disimpan pada table angsuran, dari hasil proses ini didistribusikan bukti angsuran kepada
anggota dan admin. Proses kelima, yaitu proses pengolahan transaksi penarikan yang disimpan pada tabel penarikan. Proses yang keenam adalah proses pembuatan laporan.
Data Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. DFD system
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
Untuk menghasilkan suatu struktur database, dilakukan perancangan database menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.
Entity Relationship Diagram (ERD) terdapat 5 (lima) entitas yang berelasi. Relasi pertama adalah ANGGOTA dengan SIMPANAN yang berelasi dengan nama Menyimpan, relasi ini memiliki tipe One to Many. Relasi kedua antara ANGGOTA dan PENARIKAN dengan nama Menarik, dengan tipe One to Many. Relasi ketiga antara ANGGOTA dengan PINJAMAN yang berelasi dengan nama Meminjam, relasi ini memiliki tipe One to Many. Relasi keempat antara PINJAMAN dan ANGSURAN dengan nama Mengangsur, yang memiliki tipe One toMany.
Gambar 3. ERD Sistem
2. Implementasi sistem a. Form Utama
Form utama merupakan form yang yang pertama kali dijalankan pada saat menggunakan sistem informasi koperasi simpan pinjam.
Gambar 4. Tampilan halaman utama
Table 1. Implementasi Form Utama
b. Implementasi Form Daftar Pinjaman dan Form Pinjaman.
Form Daftar Pinjaman digunakan untuk menampilkan daftar pinjaman anggota yang telah dimasukkan melalui form pinjaman. Form daftar pinjaman tersebut dijalankan dengan script visual basic 2008 sebagaimana Listing 4.7. Hasil pembuatan form daftar pinjaman dapat dilihat sebagaimana Gambar 4.41.
a. Implementasi Form Daftar Penarikan dan Form Penarikan.
Form daftar penarikan digunakan untuk menampilkan transaksi penarikan simpanan. Form daftar penarikan tersebut dijalankan dengan script visual basic 2008. Hasil pembuatan form daftar penarikan sebagaimana terlihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Form penarikan
Form penarikan digunakan untuk memasukkan transaksi penarikan simpanan ke dalam sistem. Form penarikan tersebut dijalankan dengan script visual basic 2008 .
4. Kesimpulan
Sistem informasi koperasi simpan pinjam KUD Intan Makmur dirancang dengan alat bantu pemodelan sistem terstruktur, berupa Aliran Sistem
Informasi (ASI), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationalship Diagram (ERD). Hasil dari perancangan diterapkan ke dalam DBMS MySQL dan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2008.
Berdasarkan hasil pembahasan selama melakukan penelitian pengembangan sistem informasi, diperoleh beberapa kesimpulan :
1. Sistem informasi yang dibangun telah berjalan sesuai dengan perencanaan. 2. Sistem informasi yang dibangun
menggunakan menu-menu yang sederhana sehingga mudah untuk dipahami dalam penggunaannya.
5. Daftar Pustaka
1. Abdul Kadir. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Yogyakarta.
2. Aji Supriyanto. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Salemba Infotek Jakarta.
3. Andri Kristanto. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media Yogyakarta.
4. Alexander F.K. Sibero. 2010. Dasar-dasar Visual Basic.NET. MediaKom. Yogyakarta. 5. Aunur Rofiq Mulyanto. 2008. Rekayasa Perangkat Lunak. Direktorat Pembinaan Sekolah
Menengah Kejuruan. Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.
6. Dwi Budiarti. 1999. Sistem Informasi Manajemen. Mondial Jakarta.
7. Dwi Gustia Ningsih. 2009. Skripsi Perancangan Sistem Informasi Data Simpan Pinjam Pada BMT Sinergi Medan. Program Studi S-1 Ilmu Komputer, Departemen Ilmu Komputer Fakultas Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Sumatera Utara. Medan. 8. Edhy Sutanta. 2011. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Andi. Yogyakarta.
9. Muhammad Ilyas Prakananda. 2011. Naskah Publikasi Skripsi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam Untuk Koperasi Guyub Rukun. Jurusan Sistem Informasi. Amikom. Yogyakarta.
10. Ninik Widiyati. 2010. Manajemen Koperasi. Penerbit Rineka Cipta. Jakarta.
11. Prof. Dr. Jogiyanto H.M, M.B.A., Akt. 1999. Pengenalan Komputer. Andi Yokyakarta. 12. Sholiq. 2010. Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek. Penerbit Muara Indah Bandung. 13. Siti Mirhani. 2001. Masalah Akuntansi Koperasi. Fakultas Ekonomi. Universitas Sumatera
Utara. Medan.
14. Stefanus. 2010. Paradigma Penelitian Teknik Informatika. Penerbit Andi. Yogyakarta.
