PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN DAN ANGGARAN
Istilah sistem banyak dipergunakan dalam disiplin ilmu pengetahuan dan dlm berbagai kegiatan . Menurut Leon A. Youssef yaitu “a system can be defined as a set of interrelated element working within as established framework of steps to accomplish predetermined goals ). Sistem adalah merupakan suatu gabungan dari beberapa unit ( elemen atau unsur2 dari sistem ) yang saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen diartikan sebagai suatu ilmu dan seni untuk menyediakan : Perencanaan (Planning), Pengoorganisasian (Organizing), Pengarahan (Directing), Pengkoordinasian (Coordinating) dan Pengawasan (Controlling), terhadap orang dan barang untuk mencapai tujuan tertentu. 5 fungsi manajemen diatas dijelaskan sebagai berikut :
1. Menyusun rencana untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
2. Menyusun struktur organisasi kerja yang merupakan dasar pembagian wewenang dan tanggung jawab kepada para karyawan perusahaan.
3. Mengarahkan dan memberi petunjuk kepada para karyawan.
4. Menciptakan koordinasi dan kerjasama yang serasi diantara semua bagian yang ada dalam perusahaan.
5. Mengadakan pengawasan terhadap kerja para karyawan guna merealisasikan aa yang tertuang dalam rencana perusahaan dengan yang telah ditetapkan.
Fungsi pokok manajemen adalah merencanakan,mengkoordinasikan,dan melakukan pengawasan.Semakin terbatasnya sumber ekonomi milik perusahaan dan timbulnya permasalahan perusahaan,memaksa manajer untuk menggunakan sumber-sumber tersebut secara bijak,terarah dan terkendali.
Manajemen anggaran akan berhasil apabila memenuhi 4 syarat pokok,yaitu :
1. Organisasi yang sehat. Yang disusun berdasarkan sistem organisasi tertentu dapat mencerminkan pembagian tugas fungsi dengan jelas dan menentukan garis wewenang serta tanggung jawab dengan tegas
2. Sistem akuntansi yang memadai. Keberhasilan program anggaran harus didukung oleh sistem akuntansi yang memadai,antara lain meliputi :
a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasi yang akan dicatat oleh akuntansi,sehingga kelak antara anggaran dengan realisasi dapat diperbandingkan.
b. Laporan yang disajikan dibuat sesuai dengan tingkat pertanggung jawaban dari bagian atau individu didalam perusahaan
3. Penelitian dan analisis. Laporan penelitian dan analisis diperlukan untuk menetapkan alat mengukur prestasi berupa standar atau patokan,sehingga anggaran dapat dipakai sebagai dasar untuk mengukur prestasi.
Anggaran adalah rencana kerja organisasi di masa datang yang diwujudkan dalam bentuk kuantitatif, formal dan sistematis atau rencana kegiatan perusahaan ( Rudianto).
SYARAT PENYUSUNAN ANGGARAN a. Realistis: sangat mungkin untuk dicapai
b. Luwes: tidak kaku sehingga terdapat peluang untuk perubahan sesuai dengan situasi dan kondisi.
c. Kontinyu: memerlukan perhatian secara terus menerus dan bukan merupakan suatu usaha yang bersifat insidental.
Pengertian anggaran (business budget) menurut Glenn A Welsch mendefenisikan anggaran sebagai berikut: "Profit planning and control may be broadly as de fined as sistematic and formalized approach for accomplishing the planning, coordinating and control responsibility of management". Dari pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsi manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam badan usaha. Perencanaan anggaran merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
Anggaran adalah rencana kerja organisasi dimasa mendatang yang diwujudkan dalam bentuk kuantitatif, formal dan sistematis Jadi, pada dasarnya anggaran merupakan rencana kerja organisasi dimasa mendatang. Proses penyiapan anggaran disebut penganggaran. Penyusunan anggaran yang urutan yang baik adalah untuk mempermudah anggota organisasi memahami target yang harus dicapai oleh perusahaan dan untuk melihat hubungan antara satu bagian rencana kerja dengan bagian lainnya.
Tidak setiap rencana kerja organisasi dapat disebut sebagai anggaran. Karena anggaran memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya dengan sekadar rencana, antara lain :
1. Dinyatakan dalam satuan moneter. Penyusunan rencana kerja dalam satuan moneter, bertujuan untuk mempermudah membaca dan usaha untuk memahami rencana tersebut. 2. Umumnya mencakup kurun waktu 1 tahun. Batasan waktu di dalam penyusunan
anggaran akan berfungsi untuk memberikan batasan rencana kerja tersebut.
3. Mengandung komitmen manajemen. Oleh karena itu didalam menyusun anggaran, perusahaan harus mempertimbangkan dengan teliti sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk menjamin bahwa anggaran yang disusun adalah realistis.
4. Usulan anggaran disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi dari pelaksana anggaran. Anggaran tidak dapat disusun sendiri oleh setiap bagian organisasi tanpa persetujuan dari atasan pihak penyusun.
6. Harus dianalisis penyebabnya, jika terjadi penyimpangan di dalam pelaksanaanya. Tujuan analisis penyimpangan tersebut adalah untuk mencari penyebab penyimpangan, agar tidak terulang lagi dimasa mendatang dan agar penyusunan anggaran dikemudian hari menjadi lebih relevan dengan situasi yang ada.
Manajemen anggaran merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah/ pendidikan, sehingga kegiatan operasional pendidikan semakin efektif dan efisien, demi membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara garis besar kegiatannya meliputi pengumpulan/penerimaan dana, yang sah (dana rutin), SPP, sumbangan BP3, Donasi, dan usaha-usaha halal lainnya, penggunaan dana, dan pertanggungjawaban dana kepada pihak-pihak terkait yang berwenang.
Dalam sistem manajemen anggaran, dana yang datang/masuk itu disebut dana masukan(input) yang kemudian setelah dilakukan perencanaan anggaran (budgeting), lalu digunakan dalam pelaksanaan proses/operasional pendidikan (throughput), dan akhirnya dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan yang berlaku bersama hasil usaha (output) yang dihasilkannya.
Hubungan Anggaran dengan Manajemen :
a. Anggaran yg baik dan sempurna akan direalisasi tim manajer yang terampil dan berbakat dalam menjalankan fungsi-fungsimanajemennya.
b. Anggaran sebagai alat manajemen mempunyai kelemahan-kelemahan sbb. : c. Disusun atas dasar taksiran-taksiran (forecasting)
d. Taksiran didasarkan pada data, informasi dan faktor-2 yang controllable maupun uncontrollable
e. Keberhasilan pelaksanaan anggaran tergantung pada para pelaksananya
Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, fungsi (kegunaan) anggaran yang pokok adalah sebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja serta sebagai alat pengawasan kerja. Bilamana dibandingkan dengan fungsi-fungsi manajemen yaitu planning, organizing, directing, coordinating, controling maka anggaran mempunyai kaitan yang sangat erat. Khususnya yang berhubungan dengan penyusunan rencana (planning), pengkoordinasian kerja (coordinating) dan pengawasan kerja (controling).
Dengan demikian terlihatbahwa anggaran adalah alat bagi manajemen untukmembantu menjalankanfungsi-fungsinya
Dalam proses perencanaan anggaran, Polri memiliki badan staf yang disebut Staf Perencanaan dan Anggaran (Srena) untuk tingkat Polri dan Polda, sedangkan untuk tingkat Polwil perencanaan anggaran dikerjakan oleh Bagian Pembinaan (Bagbin) dan pada tingkat Polres dikerjakan oleh Bagian Administrasi (Bagmin).
anggaran Polri yang belum sepenuhnya dilakukan secara proaktif, cenderung reaktif dan formalitas, serta belum melibatkan seluruh fungsi secara optimal.
