4.1 Kondisi Umum Perusahaan
Kecamatan Cibinong yang termasuk dalam Kabupaten Bogor dengan luas wilayah 42,49 km2 mencakup 12 desa dan termasuk klasifikasi desa swasembada dan desa kota. Kecamatan Cibinong mempunyai sebanyak 40.327 rumah tangga dan jumlah penduduk mencapai 182.844 jiwa yang terdiri dari 89.582 laki-laki dan 93.262 perempuan. Kepadatan penduduk 3.912 (jiwa / km2). Stasiun Pengisi Bahan Bakar (SPBU) berlokasi di Kecamatan Cibinong, Kabupaten Bogor, Provinsi Jawa Barat. Latar belakang berdirinya SPBU ini pada 3 Desember 1999 adalah atas gagasan pribadi pemilik dengan pertimbangan bahwa prospek usaha SPBU menjanjikan. SPBU didirikan dengan menggunakan modal awal dari pemilik sebesar Rp. 500 juta dan hingga saat ini modal awalnya telah mencapai Rp. 1 Milyar dan telah memiliki aset senilai Rp. 15 M. Pegawai yang dipekerjakan pada SPBU XYZ saat ini berjumlah 36 orang dengan rincian yang rinciannya disampaikan pada Lampiran 1. Jenis Bahan Bakar Minyak (BBM) yang dijual yaitu premium, solar dan pertamax sedangkan jenis non BBM yang dijual yaitu pelumas. Penghargaan yang telah diterima yaitu SPBU Pasti Pas 2009 dan SPBU Percontohan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) 2005.
4.2 Persedian BBM SPBU XYZ 4.2.1. Pemesanan BBM
Mekanisme transaksi pemesanan BBM Pertamina oleh SPBU XYZ dilakukan melalui Bank. Pemesanan dapat dilaksanakan lebih cepat, mudah dan aman karena menggunakan sistem host to host single entry yang akurat serta efisien.
Sistem ini memungkinkan pemilik SPBU tidak perlu datang untuk menebus Delivery Order (DO) ke kantor Pertamina tetapi cukup hanya melalui Bank. Rekening SPBU di Bank dapat langsung dipotong sesuai dengan permintaan pembelian dan DO akan tercetak di Depot pengiriman produk Pertamina, untuk pengiriman barang sesuai dengan keinginan pembeli. Transaksi berdasarkan sistem host to host ini merupakan fasilitas online payment banking
sistem. Sistem ini merupakan fasilitas kerjasama online payment Bank dengan sistem Pertamina.
Proses transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut : Nasabah SPBU menyetorkan sejumlah uang sesuai jumlah BBM yang ditebus. Kemudian dilakukan transaksi penebusan BBM melalui sistem H2H OPBS. Setelah transaksi terjadi dan diperoleh bukti berupa nomer SO (sales order) maka rekening giro SPBU akan dipotong dan akan dimasukkan ke rekening pertamina secara otomastis sesuai pembelian BBM. Pada saat itu juga akan tercatat secara on line jumlah pemesanan BBM di Pertamina dalam bentuk DO (delivery order) yang merupakan bukti perintah pengiriman BBM ke SPBU. Proses pengiriman BBM oleh Pertamina ke SPBU dilakukan paling cepat sehari setelah proses pemesanan melalui Bank. BBM akan dikirimkan menggunakan truk tangki pengangkut BBM.
4.2.2. Persediaan BBM
Penerimaan BBM dengan truk tangki BBM akan diperiksa setibanya di SPBU yaitu kesesuaian data SO dengan DO dari Pertamina yang mencakup jenis BBM, jumlah BBM, identitas truk tangki pengiriman, tanggal waktu pemesanan dan tanggal waktu pengiriman BBM. Jaminan kesesuaian jumlah pengiriman pesanan BBM dilakukan Pertamina melalui penyegelan pada truk tangki pengiriman BBM. Nilai toleransi yang berlaku sesuai aturan Pertamina mengenai jumlah kekurangan pengiriman pesanan BBM adalah pada batas jumlah kekurangan maksimal 10 lt per 8.000 lt pengiriman BBM. SPBU selanjutnya melakukan pengukuran kualitas BBM yang diterima dengan menggunakan alat pengukur kualitas BBM (dari Pertamina) pada sampel yang diambil per 8.000 lt. Setelah melalui pemeriksaan kualitas, kesesuaian pesanan dengan pengiriman BBM, kemudian BBM dimasukkan ke dalam tangki pendam persediaan BBM di SPBU. Sebelum dan sesudah proses pemasukan BBM dari truk tangki pengiriman ke tanki pendam, SPBU melakukan pemeriksaan jumlah BBM di dalam tangki pendam untuk menentukan jumlah BBM yang diterima di dalam tangki pendam.
Pengukuran persediaan stok BBM di dalam tangki pendam dilakukan SPBU setiap hari pada jam tujuh pagi. SPBU kemudian melakukan perbandingan nilai stok persediaan dengan hasil pencatatan nilai penjualan BBM melalui mesin
pompa BBM. Hasil pemeriksaan ini digunakan untuk melihat kesesuaian jumlah pengeluaran BBM dari tangki pendam dan hasil penjualan BBM.
4.3 Pengendalian persediaan SPBU XYZ
Pengendalian persediaan BBM di SPBU XYZ dilakukan secara sederhana berdasarkan data penjualan dan persediaan stok BBM. Pemesanan BBM dilakukan SPBU XYZ dalam satuan liter. Truk tangki pengiriman BBM Pertamina tersedia dengan kapasitas angkut 8.000 lt, 16.000 lt, 24.000 lt dan 32.000 lt.
Kriteria yang dilakukan SPBU XYZ dalam menentukan jumlah pemesanan BBM adalah pertama melalui prediksi penjualan, ke dua berdasarkan stok minimal yang harus ada di dalam tangki pendam dan ketiga adalah frekuensi maksimal pemesanan dalam waktu satu minggu. Dalam ssatu minggu maksimal dapat dilakukan 2 kali pemesanan. Perkiraan volume penjualan BBM didapatkan SPBU XYZ dari rata-rata penjualan hari sebelumnya dan berdasarkan pengalaman. Jumlah stok minimal persediaan BBM di dalam tangki pendam SPBU XYZ ditentukan sebesar minimal dua kali tingkat penjualan hari sebelumnya.
Tenggang waktu (lead time) pengiriman pesanan BBM dari saat pemesanan sampai pesanan diterima oleh SPBU membutuhkan waktu satu hari. Frekuensi pemesanan disesuaikan dengan tingkat penjualan per hari. SPBU XYZ cenderung meningkatkan frekuensi pemesanan untuk mengantisipasi jika suatu saat terjadi kelangkaan bahan baku BBM. Pengendalian persediaan bahan baku persediaan BBM penting bagi SPBU XYZ untuk kelancaran proses pelayanan. 4.3.1. Bahan Bakar Premium
Penentuan jumlah nilai penerimaan premium oleh SPBU XYZ mempertimbangkan terhadap nilai stok persediaan dan nilai penjualan. Fekuensi penerimaan premium yang sangat tinggi ditunjukkan oleh Tabel. 5, yaitu 305 penerimaan dalam setahun dengan rata-rata jumlah sekali penerimaan 24.630 l perhari dan rata-rata intensitas pemesanan dilakukan setiap hari. Jumlah
pemesanan penerimaan beragam seperti ditunjukkan pada Lampiran. 5 yaitu pada kapasitas 8.000 l, 16.000 l, 24.000 l, 32.000 l, 40.000 l dan 48.000 l.
Tabel 5. Data Ringkasan Bahan Bakar Premium Tahun 2008
PENERIMAAN JUMLAH
Frekuensi 305
Intensitas Tiap hari
Jumlah rata - rata 24.630 l
Stok rata - rata 51.233 l
Penjualan rata-rata 20.578
Keterangan : data harian
Hasil penjualan premium berpengaruh terhadap penerimaan premium oleh SPBU. Hasil ini menunjukkan bahwa penjualan premium berpengaruh terhadap keputusan SPBU dalam menentukan jumlah penerimaan premium.. Fenomena pengaruh hasil penjualan yang sangat besar ini diduga karena jumlah pemakai premium adalah dominan atau sebagian besar konsumen SPBU XYZ adalah pengguna premium. Penjualan rata-rata premium setiap hari adalah 20.578 l (Tabel 5).
Stok premium sangat berpengaruh terhadap penerimaan premium. Hal ini diduga karena banyaknya konsumen pengguna bahan bakar premium sehingga SPBU tidak mau beresiko dengan habisnya stok premium.
Stok premium rata-rata harian adalah pada 51.233 l (Tabel. 5). Pengusaha SPBU berani menimbun stok hampir mencapai kapasitas maksimum tangki penyimpanan premium (75.000 l). Pengusaha SPBU juga berusaha untuk memiliki stok premium diatas 50 % kapasitas tangki yaitu pada rata-rata 51.233 l atau hampir mencapai 68 % kapasitas tangki premium.
4.3.2. Bahan Bakar Solar
Tabel. 6 menunjukkan bahwa pemesanan persediaan bahan bakar solar SPBU XYZ setiap kali penebusan adalah sebesar 16.000 l. Frekuensi penebusan solar selama setahun cukup tinggi yaitu 109 kali penerimaan. Jumlah rata – rata hari pemesanan kembali adalah 2 hari.
Tabel 6. Data Ringkasan Bahan Bakar Solar Tahun 2008
PENERIMAAN JUMLAH
Frekuensi 109
Intensitas 2 hari
Jumlah rata - rata 16.000 l
Stok rata-rata 11.685 l
Penjualan rata-rata 4.933 l
*Keterangan : data harian
Kapasitas pemesanan kembali bahan bakar solar sebesar 16.000 lt ini bagi SPBU XYZ dianggap sebagai nilai pemesanan persediaan yang saat ini paling tepat. Alasan utama penentuan jumlah pemesanan solar SPBU XYZ jumlah rata – rata penjualan harian solar yang cukup tinggi yaitu 4.933 l (Tabel 6). Kapasitas angkut truk tangki pengiriman Pertamina yang saat ini tersedia adalah pada jumlah 16.000 l, merupakan jumlah yang saat ini dianggap sesuai. Hal ini menunjukkan bahwa penentuan jumlah nilai penerimaan solar oleh SPBU mempertimbangkan terhadap nilai stok persediaan dan hasil penjualan.
Penjualan solar juga merupakan salah satu faktor yang berpengaruh terhadap pertimbangan SPBU XYZ dalam menentukan nialai pemesanan penerimaan solar oleh SPBU. Pengaruh penjualan solar terhadap penerimaan solar ini diduga disebabkan konsumen bahan bakar solar dominan di SPBU XYZ yang terlihat dari rata – rata hasil penjualan solar per hari mencapai 4.933 l.
4.3.3. Bahan Bakar Pertamax
Pemesanan persediaan pada Tabel 7 untuk bahan bakar pertamax sangat rendah yaitu hanya 26 penerimaan dalam setahun dengan rata-rata jumlah sekali penerimaan 8.000 l dan jumlah rata-rata hari penebusan atau pemesanan kembali adalah 13 hari. SPBU XYZ melakukan pemesanan pertamax dengan jumlah tetap yaitu 8.000 l. Jumlah ini dianggap sebagai nilai pemesanan persediaan yang saat ini paling tepat bagi SPBU XYZ. Kapasitas tangki persediaan pertamax yang hanya dapat menampung maksimal 15.000 l menjadikan alasan SPBU XYZ menentukan nilai penebusan pertamax sejumlah 8.000 l. Kapasitas tangki pengiriman BBM Pertamina yang berkapasitas paling kecil adalah tangki pengiriman 8.000 l juga menjadi salah satu pertimbangan SPBU XYZ menentukan nilai pemesanan pertamax.
Tabel 7. Data Ringkasan Bahan Bakar Pertamax Tahun 2008
PENERIMAAN JUMLAH
Frekuensi 26
intensitas 13 hari
Jumlah rata - rata 8.000 l
Stok rata - rata 8.840 l
Penjualan rata - rata 604 l
Keterangan : data harian
Jumlah pemesanan yang rendah dan jumlah hari pesan kembali yang panjang disebabkan karena jumlah penjualan harian pertamax yang rendah yaitu pada nilai rata – rata penjualan harian adalah 604 l per hari (Tabel 7).
Pemesanan pertamax melalui penebusan pertamax oleh SPBU sangat dipengaruhi oleh sisa stok yang ada ditangki penampungan dengan kapasitas 15 Kl. SPBU akan berusaha mempertahankan persediaan di tangki stok pertamax pada kisaran rata-rata 8.840 l (Tabel 7) atau pada 58.93% dari kapasitas tangki persediaan pertamax yang dimiliki oleh SPBU.
4.4. Analisa biaya persediaan BBM SPBU XYZ
Secara umum biaya persediaan terdiri dari biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kehabisan bahan baku dan biaya penyiapan. Akan tetapi dari hasil wawancara didapatkan bahwa SPBU XYZ menggunakan tiga jenis biaya yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan persediaan.
44.1. Biaya Pemesanan
Biaya pemesanan BBM adalah total biaya yang dikeluarkan SPBU XYZ setiap kali melakukan pemesanan BBM ke Pertamina malalui bank. Biaya ini tidak dipengaruhi oleh jumlah BBM yang dipesan tetapi oleh frekuensi pemesanan. Pada Tabel 8 disajikan total biaya pemesanan BBM dan komponen biaya pemesanan untuk masing – masing BBM.
Tabel 8. Komponen Biaya Pemesanan BBM (per liter) SPBU XYZ
No Komponen Biaya Pesan Premium Solar Pertamax
1 Biaya Pesan Bank Rp. 1.700 1.700 1.700
2 Kebutuhan kantor Rp. 5.430 0 0
3 Biaya Aplikasi Rp. 2.000 2.000 2.000
4 Biaya telpon ke bank Rp. 3.000 0 0
5 Biaya parkir Rp. 1.000 0 0
6 Biaya pegawai Rp. 10.000 0 0
7 Biaya Kurir Rp. 1.000 0 0
8 Biaya telpon dan fax ke Pertamina Rp. 3.000 0 0 9 Materai Rp. 2.000 2.000 2.000 10 Fee Pertamina Rp. 1.600 1.600 0
11 Metrologi Rp. 1.000 1.000 0
12 Jasa sopir tangki Rp. 100.000 25.000 20.000 13 Penguapan Tangki Rp. 180.000 110.000 85.270
Jumlah Rp. 311.730 143.300 110.970
Biaya pemesanan dimulai dari awal proses persiapan pemesanan BBM, pemesanan melalui bank dan pengiriman pesanan BBM ke SPBU XYZ. Komponen biaya awal proses persiapan pemesanan yaitu biaya kebutuhan kantor. Biaya kebutuhan kantor ini hanya dibebankan pada pemesanan produk premium sedangkan untuk solar dan pertamax tidak dibebani. Hal ini disebabkan karena SPBU XYZ menganggap frekuensi pemesanan premium adalah paling tinggi dan dilakukan setiap hari, sehingga ada tidaknya pemesanan solar atau pertamax maka biaya kebutuhan kantor akan tetap ada karena frekuensi pemesanan premium dilakukan setiap hari.
Biaya pemesanan melalui bank meliputi biaya pesan melalui bank, biaya aplikasi, biaya telepon ke bank, biaya parkir, biaya pegawai, biaya kurir dan materai. Untuk produk premium terdapat semua biaya pemesanan melalui bank sedangkan untuk produk solar dan pertamax hanya tedapat komponen biaya pesan melalui bank,biaya aplikasi dan materai. Komponen biaya pemesanan melalui bank yang tidak terdapat pada produk solar dan pertamax dibebankan pada produk premium yaitu biaya telepon ke bank, biaya parkir,biaya pegawai dan biaya kurir. Frekuensi penebusan premium yang dilakukan tiap hari menyebabkan SPBU XYZ menganggap biaya-biaya tersebut akan tetap ada walaupun tidak dilakukan pemesanan solar dan pertamax.
Biaya pengiriman BBM meliputi biaya telpon dan fax ke Pertamina, fee Pertamina, jasa metrologi, jasa sopir tangki BBM dan penguapan tangki. Biaya telpon ke Pertamina hanya terdapat pada produk premium, sedangkan untuk fee Pertamina dan metrologi tidak terdapat pada produk pertamax. Tidak terdapatnya biaya fee Pertamina dan metrologi pada produk pertamax karena frekuensi pemesanan pertamax yang rendah yaitu 13 hari sekali, dianggap oleh SPBU XYZ tidak berpengaruh terhadap biaya pesan.
Biaya penguapan tangki pengiriman untuk masing-masing produk BBM berdasarkan perhitungan sebagai berikut, penguapan pengiriman truk tangki adalah 10 lt untuk setiap tangki pengiriman BBM. Perhitungan melalui persamaan: Penguapan Tangki BBM sama dengan rata-rata kapasitas tangki dibagi 8.000 l dikalikan 10 l kemudian dikalikan dengan harga jual BBM per liter. Kapasitas rata- rata tangki pengiriman adalah 24.000 l (premium), 16.000 l (solar) dan 8.000 l (pertamax) sehingga didapatkan nilai penguapan yang ditunjukkan pada Tabel. 8 yaitu Rp. 180.000,- (premium), Rp. 110.000,- (solar) dan Rp. 85.270,- (pertamax) pada harga jual rata-rata masing-masing yaitu Rp.6.000,- (premium), Rp.5.500,- (solar) dan Rp.8.527,- (pertamax). Harga jual pertamax per liter didapatkan dari nilai rata – rata terbobot.
Total biaya pesan BBM (Tabel 8) yang tertinggi adalah pada produk premium yaitu sebesar Rp. 311.730,- diikuti produk solar Rp. 143.300,- dan yang paling rendah adalah biaya pesan pertamax sebesar Rp. 110.970,-. Biaya pemesanan premium tertinggi karena komponen biaya yang menyertai pemesanan premium adalah paling banyak. Hal ini merupakan konsekuensi dari tingginya frekuensi pemesanan premium (dilakukan setiap hari) Biaya pemesanan BBM sangat tergantung pada frekuensi pemesanan, semakin sering memesan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar dan sebaliknya.
Biaya Penyimpanan
Biaya persediaan lainnya yang perlu diperhitungkan untuk menganalisis pengendalian persediaan bahan baku adalah biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan BBM merupakan biaya yang timbul akibat dilakukan penyimpanan untuk setiap liter BBM. Biaya simpan ini berhubungan langsung dengan kuantitas
persediaan BBM di dalam tangki persediaan BBM.Tabel y menyajikan data biaya penyimpanan BBM dan komponen biaya simpan untuk masing – masing produk BBM di SPBU XYZ.
Tabel 9. Komponen Biaya Peyimpanan BBM (per liter) SPBU XYZ
No Biaya Simpan per liter Premium Solar Pertamax
1 Biaya Penguapan Rp. 18,000 5,500 8,527 2 Biaya simpan tangki pendam Rp. 0,926 0,926 0,926 3 Keamanan Rp. 1,042 0,417 0,208 4 Asuransi Rp. 1,852 4,630 9,259
Jumlah Rp. 21,819 11,472 18,921
Biaya penguapan BBM merupakan biaya yang disebabkan karena penguapan persediaan BBM per satuan liter yang terjadi di dalam tangki pendam persediaan. SPBU XYZ menentukan besarnya nilai penguapan untuk masing- masing produk BBM berdasarkan pengalaman rutinitas harian data penyimpanan stok yang dipengaruhi oleh kapasitas tangki pendam, jumlah tangki dan kondisi cuaca saat itu. Berdasarkan pengalaman SPBU tersebut maka ditentukan nilai penguapan masing-masing produk BBM dalam bentuk persentase yaitu 0,3% untuk premium, serta 0,1% untuk solar dan pertamax. Komponen biaya penguapan diperhitungkan sebagai berikut. Biaya Penguapan adalah nilai penguapan BBM dikalikan harga jual per liter. Harga jual per liter rata-rata diketahui sebesar Rp.6.000,- (premium), Rp.5.500,- (solar) dan Rp.8.527,- (pertamax), sehingga didapatkan nilai biaya penguapan per liter sebesar Rp. 18,- , Rp. 5,5,- dan Rp. 8,527,- , masing-masing untuk produk premium, solar dan pertamax (Tabel 9).
Biaya simpan dalam tangki adalah biaya yang muncul sebagai akibat dari penggunaan tangki pendam persediaan BBM untuk tiap liter produk BBM selama satu hari penyimpanan. Nilai biaya simpan ini ditentukan dari, harga tangki pendam BBM dibagi dengan masa penggunaan tangki pendam yaitu selama dua puluh tahun dan dibagi dengan kapasitas tangki dan dibagi tiga puluh hari. Harga tangki pendam premium untuk kapasitas 75 kl ditentukan adalah Rp. 250 juta, solar dengan kapasitas 30 kl adalah Rp. 100 juta dan untuk pertamax sebesar Rp. 50 juta dengan kapasita 15 kl. Hasil perhitungan menghasilkan bahwa untuk
setiap liter produk BBM dikenakan biaya simpan sebesar Rp. 0,926,- untuk penyimpanan dalam jangka waktu sehari.
Perhitungan penentuan biaya keamanan setiap hari sebagai akibat adanya penjagaan tangki pendam BBM didapatkan dari gaji enam orang pegawai keamanan sebesar Rp 3.000.000,00 setiap bulan dibagi dengan rata – rata lama penyimpanan dalam tangki pendam dan dibagi tiga puluh hari.. Rata-rata lama penyimpanan dalam tangki pendam adalah nilai total kapasitas simpan tangki pendam untuk seluruh produk BBM yaitu 120 kl dibagi dua yaitu 60 kl. Biaya keamanan untuk ketiga produk BBM yang didapatkan dari perhitungan adalah Rp. 1,667,- per liter per hari. Setiap produk BBM mempunyai kapasitas tangki pendam berbeda sehingga biaya keamanan untuk masing – masing produk BBM didapatkan dari hasil pembagian antara kapasitas tangki pendam masing – masing produk dengan kapasitas tangki pendam seluruh produk BBM kemudian dikalikan dengan nilai biaya keamanan total Rp. 1,667,-. Dari perhitungan didapatkan nilai biaya keamanan masing – masing produk BBM dutunjukkan dalam Tabel 9 yaitu Rp. 1,042,- (pemium), Rp. 0,417,- (solar) dan Rp. 0,208,- (pertamax).
Salah satu komponen dalam biaya simpan BBM adalah biaya asuransi per hari. Biaya asuransi didapatkan dari perhitungan, lima per mil per tahun dikalikan dengan nilai aset produksi sebesar Rp. 10 Milyar dibagi dengan kapasitas masing-masing tangki produk BBM dan dibagi 360 hari. Tabel 9. menunjukkan bahwa biaya asuransi untuk setiap produk adalah Rp. 1,852,- (pemium), Rp. 4,630,- (solar) dan Rp. 9,259,- (pertamax). Tabel. 9 menunjukkan bahwa total biaya penyimpanan paling tinggi adalah untuk produk premium dan terendah adalah biaya penyimpanan solar. Nilai biaya penyimpanan masing-masing produk yaitu Rp. 21,819,- (premium), Rp. 11,472 (solar) dan Rp. 18,921,- (pertamax).
Biaya Kehabisan Persediaan
Biaya yang dperhitungkan dalam analisis biaya persediaan BBM adalah biaya kekurangan persediaan. Menurut Baroto (2002), secara umum biaya kehabisan persediaan dapat dihitung dengan dua metode. Pertama, kuantitas yang tidak dapat dipenuhi yang biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan. Kedua, waktu pemenuhan yang dihitung dari
lamanya gudang kosong sehingga proses produksi berhenti sehingga waktu mengganggur dihitung sebagai keuntungan yang hilang. Data biaya kehabisan persediaan BBM dan komponen biaya kehabisan persediaan untuk masing- masing produk BBM di SPBU XYZ disajikan pada Tabel 10.
Tabel 10. Komponen Biaya Kehabisan Perediaan BBM per liter
No Biaya Kehabisan Persediaan Premium Solar Pertamax
1 Cek tera mesin Rp. 0,011 0,009 0,018
2 Mesin Rp. 0,278 0,232 0,463 3 Pegawai Rp. 2,000 1,667 3,333 4 Keuntungan yg hilang Rp. 51,250 51,250 175,000
Jumlah Rp. 53,538 53,157 178,814
Biaya cek tera mesin pompa BBM merupakan salah satu komponen biaya kehabisan persediaan, karena biaya cek tera mesin pompa akan tetap ada walaupun mesin pompa tidak sedang beroperasi. Biaya cek tera mesin pompa ini dibebankan setiap bulan sekali, yaitu Rp. 20.000,- untuk lima buah mesin pompa yang dimiliki oleh SPBU XYZ. Perhitungan biaya cek tera mesin pompa BBM untuk setiap liter masing-masing produk BBM adalah, jumlah mesin pompa di bagi lima,dikalikan dengan Rp. 20.000,- , dibagi tiga puluh hari dan dibagi dengan kapasitas simpan tangki rata-rata. Jumlah mesin pompa yaitu tiga buah mesin pompa premium, satu buah mesin pompa solar dan satu buah mesin pompa pertamax. Biaya cek tera yang didapatkan yaitu Rp. 0,011,- (premium), Rp. 0,009 (solar) dan Rp. 0,018,- (pertamax).
Biaya operasional mesin pompa BBM akan tetap ada walaupun mesin tidak beroperasi, sehingga biaya mesin pompa termasuk dalam komponen biaya kehabisan persediaan. Harga mesin pompa adalah Rp. 10 juta untuk masa pakai delapan tahun. Perhitungan biaya mesin untuk masing-masing produk BBM adalah jumlah mesin pompa dikali Rp. 10 juta, dibagi delapan tahun,dibagi dengan tiga ratus enam puluh hari dan dikalikan dengan kapasitas rata-rata tangki pendam masing-masing produk BBM. Biaya mesin pompa untuk produk premium yaitu Rp. 0,278,-, Rp. 0,278 untuk biaya mesin solar dan Rp. 0,463,- untuk biaya mesin pertamax.
Pegawai yang tidak melakukan aktifitas pelayanan selama persedian habis akan dimasukkan ke dalam biaya kehabisan persediaan. Satu mesin pompa ditangani oleh dua orang pegawai dengan uapah seorang pegawai adalah Rp. 12.500,- per hari. Jumlah pegawai untuk premium adalah enam orang, solar dan pertamax menggunakan masing-masing dua pegawai. Biaya pegawai dihitung melalui perhitungan, jumlah pegawai masing-masing produk BBM dikalikan Rp. 12.500,- dibagi dengan kapasitas rata-rata tangki masing-masing produk BBM. Biaya pegawai untuk produk premium yaitu 2.000,-, solar sebesar Rp. 1,667,- dan pertamax sebesar Rp. 3,333,-.
Keuntungan yang hilang yang seharusnya didapatkan oleh SPBU akibat tidak beroperasionalnya pelayanan karena kehabisan persediaan juga termasuk dalam biaya kehabisan persediaan. Keuntungan yang hilang dihitung sebagai berikut, keuntungan penjualan masing-masing produk per liter dikalikan dengan persentase keuntungan yang didapakan dari masing-masing produk. Keuntungan penjualan untuk premium dan solar yaitu Rp. 205,- per liter sedangkan untuk produk pertamax yaitu Rp.350,- per liter. Persentase keuntungan untuk premium dan solar masingm-asing yaitu 25 % dan 50 % untuk pertamax.
Total biaya kehabisan persediaan yang paling besar ditunjukkan oleh produk premium yaitu sebesar Rp. 53,538,- per liter. Produk solar biaya kehabisan persediaannya sebesar Rp. 53,157,- per liter dan yang paling rendah adalah biaya kehabisan persediaan pertamax yaitu sebesar Rp. 178,814,- per liter.
4.5 Kondisi Usulan Pengendalian Persediaan 4.5.1. Bahan Bakar Premium
I. Harapan Pemakaian dalam Masa Pesan (HP)
Tenggang waktu pesan premium adalah satu hari, maka harapan pemakaian premium dalam masa tenggang waktu pesan atau HP adalah = 20.061,055 l per hari (Lampiran 6). Nilai ini menunjukkan bahwa selama masa tenggang pesan satu hari akan ada harapan pemakaian atau penjualan premium sebanyak 20.061,055 lt.
II. Pemesanan optimal (Q) dihitung dengan menggunakan :
Bila diasumsikan bahwa ∑(ki-SP)P(Ki)= 0 maka :
= 2 (20.061, 055) (311.730)
(21,819) = 23.941,916 lt
Nilai Economic Order Quantity (EOQ) sebesar 23.941,916 lt menunjukan bahwa pada jumlah penebusan premium sebesar 23.941,916 l akan didapatkan nilai biaya pesan yang tepat sama dengan biaya simpan dan biaya total persediaan ada pada kondisi minimum. Nilai ini merupakan nilai optimum pemesanan premium dalam setiap kali penebusan.
III. Peluang Kehabisan Persediaan P(KP) optimal dihitung berdasarkan : - Harapan pemakaian per hari = 20.061, 055 lt
- Q optimal = 23.941,916 lt
- Biaya penyimpanan (h) = Rp. 21,819
- Biaya kehabisan persediaan (BKP) = Rp.53,538,- Dengan demikian :
= (21,819) (23.941,916) (20.061, 0545) (53,538) = 0,4864
P (KP) = 0,4864
Hal ini menunjukkan bahwa nilai peluang kehabisan persediaan P (KP) premium yang akan memberikan tambahan biaya yang paling minimum adalah pada nilai 0,4864. Pada kurva normal(Lampiran 12), nilai P (KP) sebesar 0,4864. Hal ini menunjukkan bahwa nilai z atau faktor keamanan adalah sebesar 2,31.
Nilai faktor keamanan ini selanjutnya akan digunakan dalam analisis perhitungan persediaan cadangan premium.
IV. Persediaan cadangan dihitung berdasarkan : Persediaan Cadangan = Faktor keamanan X σ
Faktor keamanan sudah diketahui yaitu sebesar 2,31. Berdasasarkan data perhitungan persediaan cadangan premium pada Lampiran 9, dan dengan menggunakan persamaan nilai rata – rata adalah jumlah total permintaan di bagi dengan jumlah hari penjualan, maka
_
x = 6.917.605 = 20.649,57 lt 335
Nilai σ didapatkan dari perhitungan
σ = ∑ (Xi – X)2 n σ = (978.001.214,24) (335) = 1.708,627 σ = 1.708,627
Bila faktor keamanan adalah 2,31 maka :
Persediaan cadangan = 2,31 X 1.708,627 = 3.946,928 lt
V. Saat Pesan Ulang Ekonomis dihitung dengan :
Saat Pesan Ulang = Persediaan Cadangan + Harapan Pemakaian Persediaan Saat Pesan
= 3.946,928 lt + 20.061,055 lt = 24.007,983 lt
Berarti saat pesan ulang untuk premium adalah pada saat persediaan premium sebesar 24.007,983 lt.
Hasil penggunaan metode pengendalian EOQ probabilistik untuk premium diusulkan bahwa nilai pemesanan persrsediaan optimum setiap kali melakukan
penebusan adalah pada 23.941,916 lt. Sesuai dengan ketersediaan truk tangki pengangkut BBM, maka nilai jumlah penebusan BBM premium SPBU XYZ adalah sebesar 24.000 kl. Saat pemesanan ulang BBM SPBU XYZ yang tepat adalah pada saat ketersediaan stok di tangki pendam adalah pada kondisi ketersediaan sebesar 24.007,983 l.
4.5.2 Bahan Bakar Solar
I. Harapan Pemakaian dalam Masa Pesan (HP)
Hasil perhitungan nilai harapan pemakaian solar dalam masa tenggang ditunjukkan pada lampiran 7, dengan tenggang waktu pesan adalah sehari. Menunjukkan bahwa nilai harapan pemakaian dalam masa tenggang pesan atau HP adalah 4.784,374 l per hari. Selama masa tenggang pemesanan solar akan ada harapan pemakaian atau penjualan sebesar 4.784,374 lt.
II. Pemesanan optimal (Q) dihitung dengan menggunakan :
diasumsikan bahwa ∑(ki-SP)P(Ki)= 0 maka :
= 2 (4.784,3736) (143.300) (11,472)
= 10.932,681 lt
Nilai ini merupakan nilai optimum pemesanan solar dalam setiap kali penebusan. Nilai biaya pesan yang tepat sama dengan biaya simpan dan pada saat biaya total persediaan minimum akan didapatkan pada nilai pemesanan sebesar 10.932,681 lt.
III. Peluang Kehabisan Persediaan P (KP) optimal dihitung berdasarkan : - Harapan pemakaian per hari = 4.784,374 lt
- Q optimal = 10.932,681 lt
- Biaya penyimpanan (h) = Rp. 11,472,-
- Biaya kehabisan persediaan (BKP) = Rp. 53,157,- Dengan demikian :
= (11,472) (10.932,681) (4.784,3736) (53,15704) = 0,4932
Hal ini menunjukkan bahwa nilai peluang kehabisan persediaan P (KP) solar yang akan memberikan tambahan biaya yang paling minimum adalah pada nilai 0,4932. Nilai kurva normal pada (Lampiran 12) menunjukkan nilai z atau faktor keamanan adalah sebesar 2,47 untuk nilai P(KP) sebesar 0,4932. Selanjutnya nilai faktor keamanan ini akan digunakan dalam analisis perhitungan persediaan cadangan solar.
IV. Persediaan cadangan dihitung berdasarkan : Persediaan Cadangan = Faktor keamanan X σ
Faktor keamanan sudah diketahui yaitu sebesar 2,47. Berdasarkan data perhitungan persediaan cadangan solar pada Lampiran 10 dan dengan menggunakan persamaan nilai rata – rata adalah jumlah total permintaan di bagi dengan jumlah hari penjualan, maka
x¯ = 1.649.784 = 4.924,73l 335
Nilai σ didapatkan dari perhitungan : σ = ∑ (Xi – X)2
n
σ = (338.331.164,28)) = 1.004,959 (335)
Bila faktor keamanan adalah 2,47 maka :
V. Saat Pesan Ulang Ekonomis dihitung dengan :
Saat Pesan Ulang = Persediaan Cadangan + Harapan Pemakaian Persediaan Saat Pesan
= 2.482,250 lt + 4.784,374 lt = 7.266,6234 lt
Bearti nilai saat pesan ulang untuk solar adalah pada saat persediaan sebesar 7.266,624 lt.
Metode pengendalian EOQ probabilistik untuk produk solar menunjukkan bahwa nilai pemesanan persediaan optimum setiap kali melakukan penebusan adalah pada 10.932,681 lt. Sesuai dengan ketersediaan truk tangki pengangkut BBM, maka nilai jumlah penebusan solar SPBU XYZ yang tersedia adalah pada kapasitas sebesar 8,000 kl. Terjadi selisih kekurangan jumlah pemesanan sebesar 2.932,681 lt akibat terjadinya keterbatasan kapasitas tangki truk pengeriman BBM. Nilai kekurangan ini dapat ditambahkan pada nilai persediaan cadangan solar yaitu 2.482,250 lt + 2.932,681 lt sehingga nilai persediaan solar adalah pada nilai 5.414,931 lt. Nilai persediaan cadangan solar ini akan berpengaruh terhadap saat pesan ulang solar yang disarankan metode EOQ probabilistik yaitu pada nilai persediaan stok adalah 5.414,931 lt + 4.784,374 lt (harapan pemakaian saat pesan) sehingga didapatkan nilai saat pesan adalah sebesar 12.681,555 lt. Hasil perhitungan ini menunjukkan bahwa saat pemesanan ulang solar SPBU XYZ yang tepat adalah pada saat ketersediaan stok solar di tangki pendam sebesar 12.681,555 lt.
4.5.3 Bahan Bakar Pertamax
I. Harapan Pemakaian dalam Masa Pesan (HP)
Nilai harapan pemakaian pertamax dalam masa tenggang hasil perhitungan ditunjukkan pada Lampiran 8 dan tenggang waktu pesan adalah sehari. Perhitungan menunjukkan bahwa nilai harapan pemakaian dalam masa tenggang pesan atau HP adalah 526,162 lt per hari. Masa tenggang pesan pertamax selama sehari akan ada harapan pemakaian atau penjualan pertamax sebesar 526,162 lt.
II. Pemesanan optimal (Q) dihitung dengan menggunakan :
Bila diasumsikan bahwa ∑(ki-SP)P(Ki)= 0 maka :
= 2 (526,1615) (110.970) (18,921)
= 2.484,338 lt
Jumlah pemesanan kebutuhan pertamax yang optimum adalah sebanyak 2.484,338 l setiap kali pemesanan ke Pertamina. Pada nilai pemesanan optimum pertamax yang ditunjukkan oleh nilai Q sebesar 2.484,338 lt , biaya pesan pertamax tepat sama dengan biaya simpan dan biaya total ada pada persediaan minimum. Nilai ini merupakan nilai optimum pemesanan dalam setiap kali penebusan petamax.
III. Peluang Kehabisan Persediaan P (KP) dihitung berdasarkan : - Harapan pemakaian per hari = 526,162 lt
- Q optimal = 2.484,338 lt
- Biaya penyimpanan (h) = Rp. 18,921,-
- Biaya kehabisan persediaan (BKP) = Rp. 178,814,- Dengan demikian :
= (18,921) (2.484,338) = 0,499 (526,1615) (178,81407)
Hal ini menunjukkan bahwa nilai peluang kehabisan persediaan P (KP) pertamax yang akan memberikan tambahan biaya yang paling minimum adalah pada nilai 0,4996. Nilai kurva normal pada Lampiran 12 menunjukkan nilai z atau faktor keamanan adalah sebesar 3,35 untuk nilai P(KP) sebesar 0,4996. Nilai
faktor keamanan ini akan digunakan dalam analisis perhitungan persediaan cadangan pertamax.
IV. Persediaan cadangan dihitung berdasarkan :
Persediaan Cadangan = Faktor keamanan X σ
Faktor keamanan sudah diketahui yaitu sebesar 3,35. Berdasasarkan data perhitungan persediaan cadangan pertamax yang ditunjukkan pada lampiran 11, dan dengan menggunakan persamaan nilai rata – rata adalah jumlah total permintaan di bagi dengan jumlah hari penjualan, maka
_
x = 181.435 = 541,60l 335
Nilai σ didapatkan dari perhitungan σ = ∑ (Xi – X)2 n = (30.333.214,60) (335) σ = 300,910
Karena faktor keamanan adalah 3,35 maka nilai persediaan cadangan pertamax adalah
Persediaan cadangan = 3,35 X 300,910 = 1.008,049 lt
Nilai persediaan cadangan pertamax yang didapatkan dari persamaan analisis diatas didapatkan nilai persediaan cadangan sebesar 1.008,049 lt.
V. Saat Pesan Ulang Ekonomis
Saat Pesan Ulang = Persediaan Cadangan + Harapan Pemakaian Persediaan Saat Pesan
= 1.008,0489 lt + 526,162 lt = 1.534,210 lt
Dari persamaan di atas menunjukkan bahwa nilai saat pesan ulang untuk pertamax adalah pada saat persediaan berada pada nilai 1.534,210 lt. Pemesanan penebusan pertamax yang optimum dapat dilakukan pada saat nilai stok persediaan pertamax adalah 1.534 lt.
Hasil keseluruhan penggunaan metode pengendalian EOQ probabilistik untuk produk BBM pertamax diusulkan bahwa nilai pemesanan persediaan optimum setiap kali melakukan penebusan adalah pada 2.484,338 lt. Ketersediaan truk tangki pengangkut BBM terendah pada kapasitas 8.000 lt, sehingga terjadi kelebihan jumlah pemesanan sebesar 5.516 lt setiap kali penebusan pertamax. Kelebihan pemesanan ini akan berakibat pada tambahan biaya simpan persediaan pertamax. Biaya simpan persediaan untuk produk pertamax diketahui adalah Rp. 18,921 per liter, sehingga setiap kali penebusan pertamax SPBU XYZ akan mengalami tambahan biaya simpan sebesar Rp. 18,921 dikalikan 5.516 lt yaitu sebesar Rp. 104.361,841,-. Tambahan biaya ini merupakan konsekuensi yang harus diterima oleh SPBU XYZ yang disebabkan karena keterbatasan pada kapasitas angkut truk tangki BBM Pertamina.
