SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA KEPEGAWAIAN
DAN E-MARKETING PADA CV.BINTANG RAYA
PLASTIK BANDUNG
1Ir.Johni Setiady Pasaribu,M.T. , 2Dicki Setiawan
1,2 Sistem Informasi, Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Bandung
, jl.Soekarno Hatta 456 Bandung
1 johnipasaribu0106@gmail.com, 2 dickisetiawan.ds@gmail.com
Abstrak
Sistem informasi yaitu suatu media pengolahan data yang berkerja secara terstruktur, mengkoordinasikan berbagai sumber daya untuk menghasilkan informasi yang di perlukan oleh berbagai pemakainya terutama bagi menejemen dalam pengambilan keputusan dan menunjang keberhasilan operasional organisasi. Perancangan sistem informasi ini dimaksudkan untuk menunjang proses pemasaran produk, pengelolaan data produk dan kepegawaian pada CV. Bintang Raya Plastik.
Data kepegawaian merupakan data-data yang mencakup pegawai seperti profil, absensi, pinjaman, dan gaji pegawai. Pengolahan data kepegawaian tersebut menjadi tolak ukur dalam manajerial perusahaan atau sering disebut dengan manajemen kepegawaian. Pada perancangan sistem informasi ini manajemen kepegawaian dijadikan salah satu fungsi utama untuk meningkatkan efisiensi waktu dalam proses manajemen kepegawaian. Penerapan e-marketing atau internet marketing pada CV. Bintang Raya Plastik bertujuan untuk meningkatkan pemasaran produk. Pada perancangan sistem informasi ini e-marketing dijadikan sebagai fitur tambahan, dimana pelanggan dapat mengakses informasi produk dan memesan produk via website, namun pelanggan juga dapat memesan produk dengan metode sebelumnya yaitu via telepon, karena sistem informasi ini dibangun sebagai evaluasi dari sistem yang sedang berjalan. Pelanggan melakukan pembayaran seperti metode sebelumnya yaitu cash on delivery atau sesuai dengan ketentuan sebelumnya dari CV. Bintang Raya Plastik guna menjaga kepercayaan pelanggan dalam melakukan hubungan bisnis.
Kata kunci : Sistem Informasi, Manajemen Data Kepegawaian, E-Marketing
I Pendahuluan
I.1 Latar Belakang Masalah
CV. Bintang Raya Plastik merupakan perusahaan distributor yang bergerak di bidang penjualan produk berbahan plastik. Perusahaan tersebut masih memiliki beberapa permasalahan yaitu pemilik pabrik harus menunggu lama untuk mendapatkan laporan stok produk, penjualan, laba rugi, dan penggajian pegawai. Hal ini disebabkan karena data-data tersebut disimpan dengan metode pembukuan manual yang mengakibatkan saat penyusunan laporan pengelola pabrik harus melakukan perhitungan satu persatu untuk mendapatkan hasil per periode. Adapun
permasalahan lainnya yaitu pemilik pabrik
menginginkan pemasaran produknya lebih di tingkatkan untuk menarik minat pelanggan baru dengan harapan memperluas area penjualan.
I.2 Identifiksai Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang ada pada perusahaan CV. Bintang Raya Plastik yaitu :
1. Pengelolaan data kepegawaian, transaksi
penjualan dan pembelian, stok produk,
perhitungan dan pelaporan laba rugi dengan
metode pembukuan yang menyebabkan
penyusunan laporan memakan waktu yang lama.
2. Pemasaran produk yang kurang diperhatikan
mengakibatkan perluasan area penjualan produk belum terwujud.
I.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Sistem yang dirancang dalam penelitian ini adalah berbasis website yang melingkupi pengelolaan data pegawai, kehadiran pegawai, penggajian pegawai, stok produk, transaksi penjualan dan pembelian, perhitungan laba rugi, serta untuk pemasarannya yang mencakup informasi produk dan pemesanan dari website dan untuk pembayarannya dilakukan pada saat produk pesanan diterima oleh pelanggan.
I.4 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah :
1. Membangun sistem yang berfungsi untuk
mengelola data kepegawaian, data transaksi penjualan dan pembelian, stok barang, serta perhitungan laba rugi pada CV. Bintang Raya Plastik yang mempercepat penyusunan laporan dari data-data yang dikelola tersebut.
2. Membangun sistem yang menerapkan sistem
e-marketing atau pemasaran produk dengan memanfaatkan teknologi informasi, dimana konsumen dapat mengakses informasi mengenai spesifikasi produk, harga produk, dan layanan pemesanan produk langsung dari website, serta informasi lainnya mengenai CV. Bintang Raya Plastik.
II Dasar Teori
II.1 Data Kepegawaian Dan SIM Berbasis Komputer
Data kepegawaian merupakan suatu data yang mencakup data kepegawaian yang diolah menjadi suatu informasi dan menjadi suatu tolak ukur dalam manajerial suatu perusahaan. SIM berbasis komputer merupakan sistem informasi manajemen yang
terkomputerisasi sehingga gagasan tentang
komputerisasi di dalam organisasi swasta maupun publik yang sesungguhnya berkenaan dengan tujuan penyempurnaan sistem informasi itu sendiri terutama dalam hal pengolahan data. (Sutarbi, 2016)
II.2 Metodologi Penyelesaian Masalah II.2.1 Pemrograman Terstruktur
Gambar 2.1 Ilustrasi Pemrograman Terstruktur (Sumber : Rekayasa Perangkat Lunak, 2016)
II.2.1 Metode Pengembangan Sistem
Pada penelitian ini metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi berbasis
waterfall (air terjun). Metodologi berbasis waterfall
(air terjun) sering juga disebut model sekuensial linier (Sequential Liniear) atau alur hidup klasik (Classic Life Cycle) yang menyediakan pendekatan alur hidup sistem secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). (Rosa A.S, 2016)
Gambar 2.2 Tahapan Model Waterfall
(Sumber : Rekayasa Perangkat Lunak, 2016)
II.3 Bahasa Pemograman Yang Digunakan II.3.1 PHP Hypertext Preprocessor
PHP Hypertext Preprocessor adalah bahasa script
yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML. PHP banyak dipakai untuk melakukan pemrograman situs web dinamis. PHP dapat
digunakan untuk membangun sebuah Content
Management System (CMS). CMS adalah aplikasi web yang berisikan template untuk mengelola isi halaman web. (Hidayatullah, 2017)
III Analisis dan Perancangan III.1 Gambaran Perangkat Lunak
Gambar 3.1 Flowmap Data Kepegawaian Pada Sistem Baru
III.2 Analisis Data
Gambar 3.2 entity relationship diagram
III.3 Analisis Fungsional
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model untuk menggambarkan asal data, tujuan data serta
proses apa saja yang terjadi pada suatu sistem. Dengan menggunakan DFD diharapkan dapat memudahkan user untuk mengerti bentuk aplikasi yang diterapkan.
III.3.1 Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 dapat dilihat dari gambar dibawah ini. Pada DFD Level 0 menggambarkan proses-proses dan aliran data pada sistem secara keseluruhan.
Gambar 3.3 Dfd Level 0
III.3.1 Data Flow Diagram Level 1
DFD level 1 dapat dilihat dari gambar dibawah ini. Pada DFD ini diberikan gambaran yang lebih spesifik tentang sistem. DFD level 1 ini merupakan hasil pemecahan dari DFD level 0.
Gambar 3.4 data flow diagram level 1 DFD level 1 merupakan pengembangan dari DFD level 0. Didalam DFD level 1 terdapat 3 entitas yaitu entitas admin, pegawai, dan pelanggan dimana setiap entitas memiliki aliran data masing-masing. Pada DFD level 1 terdapat 21 proses dimana setiap layanan
proses memiliki aliran data input maupun output dari atau ke data store.
III.4 Data Dictionary
Tabel 3.1 Data Item
Data Dictionary : cetak laporan laba rugi
Nama : cetak laporan laba rugi
Alias : Laporan laba rugi
Penggunaan : Dihasilkan dari proses
mencari laba rugi (keluaran (output))
Isi Data : cetak laporan = *string*
Keterangan : Digunakan untuk mencetak
laporan laba rugi per periode
III.5 Perancangan Data III.5.1 Physical Data Model
Gambar 3.5 PDM(Physical Data Model)
III.5.2 Data Dictionary Data Store
Berikut adalah data dictionary data store dari sistem informasi manajemen data kepegawaian dan e-marketing CV. Bintang Raya Plastik :
Tabel 3.2 Data Dictionary Data Store
Nama Tabel : admin Nama Field Deskri psi Tipe Data Ukur an Format userna me Id yang dipakai untuk melaku kan login admin varc har 20 Karakter dapat berupa huruf, angka ataupun lainnya Passw ord Passwo rd yang dipakai untuk varc har 20 Karakter dapat berupa huruf, angka
melaku kan login admin ataupun lainnya Minimal karakter password adalah 7 (tujuh) karakter nama Nama lengka p admin varc har 50 Dapat berupa huruf, angka ataupun lainnya email Alamat email admin varc har 50 example@ma il.com Foto Foto admin varc har 100 JPG, PNG, GIF
III.6 Perancangan Antar Muka
III.6.1 Perancangan Antarmuka Admin
Gambar 3.6 Strukur Menu Admin
III.6.1.1 Dialog Screen Beranda Admin
Nama Dialog Screen
: Beranda Admin
Fungsi : Digunakan untuk mengelola
seluruh data-data yang ada pada website
Gambar 3.7 Dialog Screen Beranda Admin
III.6.2 Perancangan Antarmuka Pelanggan
Gambar 3.8 Struktur Menu Pelanggan
III.6.2.1 Dialog Screen Beranda Pelanggan
Nama Dialog Screen
: Beranda Pelanggan
Fungsi : Digunakan untuk mengakses
fitur-fitur pada halaman utama pelanggan
Gambar 3.9 Dialog Screen Beranda Pelanggan
III.6.3 Perancangan Antarmuka Pegawai
Nama Dialog Screen
: Absensi Pegawai
Fungsi : Digunakan untuk melakukan
absensi pegawai
III.6.3 Perancangan Antarmuka Pegawai
Gambar 3.10 Dialog Screen Halaman Absensi
III.7 Perancangan Arsitektural
III.8 Perancangan Prosedural
Nama Modul
: Hitung Jam Kerja dan Lembur
Kegunaan : Menghitung jam kerja dan jam
lembur apabila absensi yang dilakukan adalah jam keluar
Input : jam_masuk, jam_keluar
Output : jam_keluar, jam_kerja, lembur
Algoritma : Start
Get jam_masuk, jam_keluar jam_kerja = 480 menit (8 jam) If jam_keluar – jam_masuk > jam_kerja Then lembur = jam_kerja – (jam_keluar – jam_masuk) Else lembur = 0 End
IV Implementasi dan Pengujian IV.1 Implementasi
Table 4.1 Rencana Aktivitas
Kode Aktivita s Nama Aktivitas Waktu Mingg u Aktivitas Yang Mendahu lui A Persiapan tools yang akan digunakan 1 - B Pengumpula n data-data dan informasi mengenai proses bisnis keseluruhan dari perusahaan tersebut 1 - C Analisis deskripsi umum sistem 2 A,B D Perancangan antar muka sistem 2 C E Penulisan kode program (coding) 6 D F Pengetesan program 1 E G Evaluasi sistem 1 E H Implementas i sistem 1 F,G
Table 4.1 Gant Chart
IV 1.2 Kebutuhan Hardware
Untuk menjalankan sistem ini tidak harus menggunakan hardware yang spesifikasinya tinggi terutama untuk server, tetapi ada spesifikasi kebutuhan hardware minimal agar perangkat lunak tersebut dapat dijalankan dan dapat mengakses halaman web, spesifikasi hardware yang dibutuhkan diantaranya :
Table 4.3 spesifikasi
No. Perangkat Keras Keterangan
1. Seperangkat komputer atau laptop - Processor dual core - RAM 2GB - HDD 250 GB
2. Barcode scanner - Wired laser
- USB
IV.3 Implementasi Antarmuka
Nama Dialog Screen : Laporan Gaji
Fungsi : untuk mencetak laporan
dan slip gaji pegawai Bentuk
IV.2 Pengujian
Pengujian perangkat lunak yang digunakan yaitu metode black box. Pengujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang dibuat. Rencana pengujian program meliputi :
Table 4.2 Rencana Pengujian
Kelas Uji Butir Uji
Kelola data kehadiran Inputan kelola (Search)
Absensi kehadiran
pegawai
Inputan (Create, Update)
Table 4.3 Hasil Pengujian
Fungsi Yang Diuji Cara Penguj ian Hasil Yang Diharap kan Hasil Pengujian Pengujian input data kehadiran Scan kartu pegawa i Jika inputan data kehadira n valid Data kehadiran tersimpan Pengujian input data kehadiran Scan kartu pegawa i Jika inputan data kehadira n tidak valid Data kehadiran tidak tersimpan
V. Kesimpulan dan Saran V.1 Kesimpulan
Akhir dari pembuatan tugas akhir ini mencoba untuk menarik kesimpulan dan memberikan saran – saran. Kesimpulan diambil atas dasar hasil analisa secara keseluruhan. Sedangkan saran – saran disampaikan dengan harapan dapat berguna bagi CV. Bintang Raya Plastik terhadap aktivitasnya terutama yang berhubungan dengan teknologi informasi
terhadap manajemen data kepegawaian dan
pemasaran produk.
Adapun kesimpulan dari hasil penelitian yang
dilakukan atas penerapan sistem informasi
manajemen data kepegawaian dan e-marketing terhadap efektifitas pengelolaan data kepegawaian dan pemasaran produk pada CV. Bintang Raya Plastik yaitu :
1. Adanya pengaruh penggunaan teknologi
informasi terhadap efektifitas manajemen data kepegawaian dan pemasaran produk di CV. Bintang Raya Plastik.
2. Penggunaan teknologi di CV. Bintang Raya
Plastik yang sangat penting terutama dalam pengelolaan data-data administratif yang mencakup data kepegawaian dan produk perusahaan, serta peningkatan dalam hal
pemasaran produk dan layanan terhadap pelanggan.
3. Perpaduan antara teknologi informasi
dengan otak manusia (human brain) akan meningkatkan kinerja dari suatu pekerjaan. 4. Pengelolaan data-data administratif dengan
menggunakan teknologi informasi akan
meningkatkan efisiensi waktu dalam
pengerjaannya.
5. Pemasaran produk dengan menggunakan
teknologi informasi akan meningkatkan layanan terhadap pelanggan, baik dalam kebutuhan akan informasi produk maupun metode pemesanan produk yang dapat dilakukan pada website dan juga telepon.
V.2 Saran
Walaupun berdasarkan secara keseluruhan
penggunaan teknologi informasi terhadap manajemen data kepegawaian dan pemasaran produk sudah baik, namun peneliti berusaha mengajukan saran – saran sebagai berikut :
1. Memanfaatkan teknologi informasi secara
optimal untuk keperluan oprasional CV. Bintang Raya Plastik diberbagai bidang.
2. Penataan kembali infrastruktur jalur
komunikasi data di dalam pemasaran dan penjualan serta layanan terhadap pelanggan untuk memperlancar dan mempercepat komunikasi data internal.
3. Pengarahan kembali terhadap pengguna
sistem untuk dapat memanfaatkan sistem indormasi manajemen data kepegawaian dan e-marketing secara maksimal.
4. Aplikasi ini masih dapat dikembangkan
sehingga mendukung pengaksesan halaman pelanggan via mobile phone.
Daftar Pustaka
Hidayatullah, P. (2017). Pemrograman Web.
Bandung: INFORMATIKA.
Indyah Hartami Santi, A. Q. (2016). RANCANG
BANGUN E-MARKETING AHASS 05820. Jurnal Antivirus, 1-5.
Junaedi, F. (2005). Panduan Lengkap Pemrograman
HTML. Yogyakarta: Anindaya.
Paranginangin, K. (2013). Aplikasi Web dengan PHP
dan MySQL. Yogyakarta: Andi.
Rosa A.S. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak.
Bandung: INFORMATIKA.
Sutarbi, T. (2016). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.
