Panduan Operasional Baku Pendistribusian Material Printing

(1)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₁

Panduan Operasional Baku Pendistribusian Material Printing

(Media Pelatihan dan Media Sosialisasi)

A. Latar Belakang :

Dalam berbagai kegiatan pelatihan dan sosialisasi baik ditingkat Konsultan, Pemda, dan

masyarakat, tentunya dibutuhkan media pelatihan dan sosialisasi seperti modul, pedoman,

poster, spanduk, booklet, leaflet, dll. yang dapat memudahkan pelaku (konsultan, aparat

pemeritah, dan masyarakat) untuk memahami pesan-pesan substansi yang disampaikan.

Proses Pengadaan media ini memiliki pengertian mulai dari 1) proses persiapan materi

cetakan, 2) proses pencetakan media, dan 3) proses pendistribusian materi cetakan baik

media training maupun media sosialisasi di lokasi tertentu dan 4) proses pengendalian.

Sehubungan dengan begitu pentingnya pengadaan media tersebut, maka melalui POB ini

memiliki harapan terjadi pengadaan media pelatihan dan sosialisasi yang lebih efektif dan

efisien.

B. Tujuan :

1. Supaya media dapat bermanfaat untuk pelaku dalam melaksanakan pendampingan di

tingkat masyarakat, konsultan, Pemerintah Kota / Kabupaten.

2. Supaya media dapat bermanfaat dalam membangun pemahaman pelaku mengenai

substansi, siklus, teknis pelaksanakaan Program.

3. Supaya media dapat menjadi salah satu bahan bacaan, petunjuk, dalam melaksanakan

kegiatan pelatihan, coaching, pendampingan di tingkat Pemda dan Masyarakat.

C. Prorses penyediaan materi cetakan :

Materi untuk media pelatihan dan sosialiasi baik yang bersifat substansi maupun teknis, dan

juga rancangan desain dibuat / disediakan oleh Konsultan Manajemen Pusat, melalui diskusi

dengan berbagai pihak (advisory, KMP, dan Proyek). Tahapan penyediaan media pelatihan

dan sosialisasi adalah sebagai berikut :

No

Langkah Penyediaan

Materi

Pelaku

Output

Penanggung

Jawab

1 Penyusunan Draft media

pelatihan dan sosialisasi Masscomm, Pelatihan, Infrastruktur, MK, KM, Monev, SIM, PPM, Mass Com, Saveguard, HRM

Draft Modul, Pedoman, Booklet, Poster, Leaflet, dll

USK CB

2 Pembahasan Draft media

pelatihan dan sosialisasi Masscomm, Pelatihan, Infrastruktur, MK, KM, Monev, SIM, PPM, Mass Com, Saveguard, HRM dengan Advisory dan Proyek

Modul, Pedoman, Booklet, Poster, Leaflet, dll final

(2)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₂ 3 Media pelatihan dan sosialisasi

final

KMP dan Proyek Penyetujuan media final

D. Proses pencetakan media :

Proses pencetakan media ini tentunya perlu ada jenis media pelatihan dan sosialisasi yang

akan dicetak yang telah sesuai dengan kebutuhan lapangan dan sesuai dengan spesifikasi

yang telah disepakati pada waktu tender. Jenis dan spesifikasi yang dapat dijadikan acuan

atau rujukan adalah sebagai berikut :

SPESIFIKASI MEDIA BANTU SOSIALISASI (MATERI CETAKAN)

NO JENIS MEDIA SPEK

1 2

1 Poster Ukuran : 50 x 70 cm; 4/0, Artpaper 210 gr, Vernis 2 Poster Tahapan Kegiatan Ukuran : 80 x 100 cm; 4/0, Artpaper 210 gr, Dop 3 Stiker Kecil Ukuran 15 cm x 8 cm (Chromo/Full Colour 4/0) 4 Stiker Besar Ukuran 20 cm x 10 cm (Chromo/Full Colour 4/0)

5 Booklet Ukuran : 14 x 20 cm; Cover: 4/0, Artpaper 210 gr, Vernis, Isi: 4/4, HVS 100 gr

6 Petunjuk Teknis Cover : A4, 4/0, Artpaper 210 gr UV Vernis, Isi: B/W, HVS 100 gr 7 Pedoman Teknis Cover : A4, 4/0, Artpaper 210 gr UV Vernis, Isi : B/W, HVS 100 gr

E. Proses Pendistribusian :

JAKARTA

OUT SOURCING KORKOT / ASKOT

PROYEK

KMP TIM FASKEL FASKEL

MASYARAKAT RELAWAN PEMDA KOTA w w w 4 2 3 1

KIRIM BAST (BERITA ACARA SERAH TERIMA)

K Keetteerraannggaann:: = =DDiissttrriibbuussii = =PPeellaappoorraann((BBeerriittaaAAccaarraaSSeerraahhTTeerriimmaa ( (BBAASSTT)))) = =KKoooorrddiinnaassii W W==wwaakkttuuyyaannggddiisseessuuaaiikkaannddeennggaannkkeebbuuttuuhhaann KELURAHAN / PJOK 5

(3)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₃

Penjelasan tahapan Pendistribusian :

NO

LANGKAH

PELAKU

PENANGGUNG

_JAWAB

OUTPUT

1 Proses pencetakan media pelatihan

dan sosialisasi _ Proyek _KMP  Perusahan percetakan pemenang tender dan  KMP (Substansi dan Sesuai dengan Specifikasi)  Perusahan percetakan pemenang tender dan -Dummy (proses persetujuan dari KMP dan Proyek)

-Media pelatihan dan

sosialisasi sesuai dengan spesifikasi / ketentuan yang telah disepakati dalam tender

2 Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi ke tk. Kota / Kabupaten  Perusahan percetakan pemenang tender dan  ekspedisi  Korkot Perusahan percetakan pemenang tender -Mendistribusikan

Media pelatihan dan sosialisasi yang sudah disetujui oleh KMP dan Proyek

-Apabila media

pelatihan dan sosialisasi sudah sampai di tingkat korkot, maka korkot berkewajiban untuk menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) dan mengirimnya kembali copyannya via faks atau scan email ke KMP

3 Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi :

Dari Korkot ke Pemda Kota dan Tim Faskel  Korkot  Pemda Kota  Tim Faskel  Masyarakat  Korkot  KMW -Apabila Korkot sudah mendistribusikan media pelatihan atau sosialisasi ke tk. Pemda Kota dan Tim Faskel diharuskan memakai tanda terima tanda terima dan diarsipkan sebagai bukti

-Korkot berkewajiban

untuk berkoordinasi dengan KMW

4 Proses pendistribusian media pelatihan dan sosialisasi :

Dari Tim Faskel ke Masyarakat, Kelurahan / PJOK Kecamatan

 Tim Faskel  Masyarakat  Kelurahan / PJOK

Kecamatan

 Tim Faskel -Media pelatihan dan

sosialisasi yang sudah disetujui oleh KMP dan Proyek

-Apabila media

(4)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₄ sosialisasi sudah sampai di tingkat masyarakat , kelurahan/ PJOK maka Tim Faskel diharuskan memakai tanda terima dan diarsipkan sebagai bukti

5 Pelaporan bukti distribusi dari Tim

Faskel ke tk. Korkot Korkot Tim Faskel

Tim Faskel Rekap bukti distribusi tingkat masyarakat (kelurahan dan Kecamatan)

F. Proses Pengendalian :

Proses pengendalian pembuatan material printing melibatkan seluruh pelaku yang ada di Proyek, KMP,

KMW, Korkot, Tim Fasilitator dan pihak perusahaan pemenang tender dilakukan secara berjenjang dan

mulai dari tahap sebelum cetak, proses cetak, distribusi, dan pelaporan.

I. TAHAP PRA-CETAK

I A. Tingkat Pusat.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Penyiapan Materi Material Printing (Modul, Pedoman, Booklet, Leaflet, Poster, Sticker, Spanduk, Umbul-umbul)

Masscomm, Pelatihan, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev,

CB, Masscom

2 Perencanaan Design Material Printing (design graphic ; illustasi ; Lay-out & Spesifikasi Cetakan)

Pelatihan, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev,

Commedi

3 Evaluasi Materi Printing RND, TL, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev,

CB, Masscom

4 Revisi / Penyempurnaan Materi Material

Printing Pelatihan, MassCom, Commedi, commedi

5 Approval Materi Material Printing (Final) TL KMP, RND, SNVT commedi

6 Update data & alamat korkot

(Nama Korkot, Alamat kantor korkot, No Telephone , Fax , HP & alamat e-mail korkot)

HRM, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot, Askot, Faskel,

HRM

7 Penghitungan peruntukan Pelatihan, Masscom,

Commedi, SiM, HRM CB

8 Penjadwalan Rencana Pendistribusian Pelatihan, Masscom, commedi, percetakan pemenang tender, ekspedisi.

commedi

9 Sosialisasi Rencana Pendistribusian Material Printing (MediaPelatihan & Media

Sosialisasi)

WeB, CB, Masscom,

(5)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₅

I B. Tingkat OSP/ KMW

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Update data & alamat korkot

(Nama Korkot, Alamat kantor korkot, No Telephone , Fax , HP & alamat e-mail Korkot)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot, Faskel, BKM, KSM

TL KMW / OC

2 Sosialisasi Rencana Pendistribusian Material Printing (MediaPelatihan & Media

Sosialisasi)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot, Faskel, BKM, KSM

II. TAHAP PRODUKSI / CETAK

II A. Tingkat Pusat.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Serah terima Raw Material Printing

(Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Commedi ; Percetakan Pemenang Tender commedi 2 Print Out Dummy 1

(Dummy Media Pelatihan & Media Sosialisasi)

Percetakan Pemenang Tender commedi

3 Review / evaluasi Dummy 1 RND, CB, MassCom, Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT

CB, Masscom

4 Revisi Dummy 1 Commedi ; Percetakan

Pemenang Tender commedi 5 Review / evaluasi Dummy 2 RND, CB, MassCom,

Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT

CB, Masscom

6 Revisi Dummy 2 Commedi ; percetakan commedi

7 Review Final Dummy RND, CB, MassCom,

Commedi, MK, KM, iNfra, Sosial Safeguard, PPM, SiM, Monev, SNVT

CB, Masscom

8 Approval Dummy TA, TL KMP, RND, SNVT commedi

9 Cetak Media Pelatihan & Media Sosialisasi Percetakan Pemenang Tender commedi 10 Pemantauan proses pencetakan Commedi, SNVT commedi 11 Pemantauan proses packaging Commedi , SNVT commedi 12 Sosialisasi schedule Pendistribusian &

Peruntukan Commedi , Masscom , WeB MASSCOMM

(6)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₆

II B. Tingkat OSP / KMW.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Sosialisasi schedule Pendistribusian &

Peruntukan TL OC / KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot Mandiri, Faskel Infra, Faskel Ekonomi, Faskel Sosial, BKM, KSM

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW

2 Sosialisasi Pengisian & Pengembalian BaST TL OC / KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN, Korkot, Askot Mandiri, Faskel Infra, Faskel Ekonomi, Faskel Sosial, BKM, KSM

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW

III. TAHAP DISTRIBUSI

III A. Tingkat Pusat.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Koordinasi dengan OC/KMW – Korkot tentang jadwal pasti distribusi Material Printing

KMP, Commedi, TL OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

MASSCOMM

2 Proses pendistribusian material printing

(Media Pelatihan & Media Sosialisasi) Percetakan Pemenang Tender & Expedisi Percetakan Pemenang Tender 3 Pemantauan proses pendistribusian material

printing ke alamat tujuan Korkot / Askot Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

MASSCOMM

4 Pemantauan jumlah peruntukan &

penerimaan material printing Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

MASSCOMM

5 Pengendalian pengembalian BaST Material

Printing Commedi, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

MASSCOMM

III B. Tingkat OC / KMW.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Koordinasi dengan Korkot / Askot tentang

jadwal pasti distribusi Material Printing TL OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW,

2 Pemantauan proses pendistribusian material

printing ke Lokasi tujuan (Korkot) TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot , Askot

(7)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₇ 3 Pemantauan jumlah peruntukan &

penerimaan material printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, 4 Pengendalian pengembalian BaST Material

Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi)

TA SOSIALISASI DAN TA

PELATIHAN OC/KMW, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW,

III C. Tingkat Korkot.

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Proses Serah Terima pendistribusian material printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) di lokasi Korkot / Askot

Korkot / Askot, Ekspedisi Percetakan, Ekspedisi

2 Pengisian Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi)

Korkot / Askot Korkot / Askot

3 Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) ke alamat email KMP :

[email protected] CC: TA

SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW atau Fax KMP :021-5794 0662

Commedi , TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

Korkot / Askot

4 Penghitungan jumlah penerimaan Material Printing berbanding jumlah peruntukan

Korkot / Askot Korkot / Askot 5 Distribusi Material Printing dari Korkot ke

Pemda berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Pemda

Korkot / Askot ; Pemda Korkot / Askot

6 Distribusi Material Printing dari Korkot ke BKM berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan BKM

Korkot / Askot ; BKM Korkot / Askot

7 Distribusi Material Printing dari Korkot ke Fasilitator berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Fasilitator

Korkot / Askot ; Fasilitator Korkot / Askot

8 Distribusi Material Printing dari Korkot ke UP-UP berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan UP-UP

Korkot / Askot ; UP-UP Korkot / Askot

9 Distribusi Material Printing dari Korkot ke Relawan berikut pengisian dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Relawan

Korkot / Askot ; Relawan Korkot / Askot

10 Distribusi Material Printing dari Korkot ke

(8)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₈ Acara Serah Terima (BaST) Material Printing

(Media Pelatihan & Media Sosialisasi) antara Korkot dengan Masyarakat

IV. Pelaporan

IV A. Tingkat Pusat

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Melaporkan hasil Rekap Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing (Media Pelatihan & Media Sosialisasi) dari seluruh Korkot kepada SNVT

MASSCOMM, TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

MASSCOMM

2 Menerima & menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korot,

MASSCOMM

IV B. Tingkat OC / KMW

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Melaporkan hasil Rekap Pengiriman Balik copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari seluruh Korkot,( meliputi BaST dengan Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan, KSM) kepada KMP / commedi KMP

2 Menerima & menyimpan seluruh copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korot, Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan & KSM)

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

IV C. Tingkat Korkot

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Melaporkan & mengirimkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari percetakan & BaST dengan Pemda, BKM, Fasilitator, Relawan, KSM) kepada Commedi KMP & OC/KMW

TA SOSIALISASI DAN TA PELATIHAN OC/KMW, Korkot / Askot

Korkot / Askot

2 Menyimpan seluruh copy/ scanning

(9)

PoB | PENDISTRIBUSIAN MATERIAL PRINTING ₉ Material Printing dari Percetakan, Pemda,

BKM, Fasilitator, Relawan & KSM

IV D. Tingkat BKM

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Melaporkan & menyerahkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korkot kepada korkot / Askot

Korkot / Askot ; BKM,

Relawan, KSM BKM

Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari BKM, Relawan, KSM

Korkot / Askot ; BKM, Relawan, KSM

IV E. Tingkat Faskel

no

Kegiatan

Pelaku

Penanggungjawab

1 Melaporkan & menyerahkan copy/ scanning Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari korkot, Fasilitator, UP-UP kepada Korkot/ Askot

Faskel ; UP-UP Fasilitator,

Dokumen Berita Acara Serah Terima (BaST) Material Printing dari Fasilitator, UP-UP