ATURAN PELAKSANAAN SERTIFIKASI
SISTEM MANAJEMEN DAN EKOLABEL
1. DEFINISI
1.1. MUTU CERTIFICATION INTERNATIONAL (PT. MUTUAGUNG LESTARI)
Adalah perusahaan jasa sertifikasi sistem manajemen dan ekolabel yang beralamat Jalan Raya Bogor Km. 33.5 Nomor 19, Cimanggis, Depok, Jawa Barat (nomor telepon 021-8740202, nomor fax 021-87740745/87740746, dan alamat emai [email protected]). Sebagai yang menangani jasa sertifikasi sistem manajemen mutu, lingkungan, dan ekolabel adalah Sub Divisi Operasional II SBU Sertifikasi Pertanian, Industri, dan Jasa Publik.
1.2. KLIEN
Pihak yang menjalin kerjasama secara tertulis melalui kontrak /surat perjanjian kerjasama (SPK) dengan MUTU CERTIFICATION dalam bidang sertifikasi sistem manajemen
1.3. AKREDITASI
Pengakuan yang diberikan oleh KOMITE AKREDITASI NASIONAL (selanjutnya ditulis “KAN”) kepada MUTU CERTIFICATION terhadap kegiatan sertifikasi MUTU CERTIFICATION
1.4. Audit
Kegiatan penilaian kesesuaian sistem manajemen dan ekolabel yang dilakukan oleh personil auditor Mutu Certification International kepada kliennya.
1.5. ISO 17021
Adalah persyaratan bagi Mutu Certification International selaku lembaga sertifikasi sistem manajemen dalam melakukan oeprasional kegiatan sertifikasinya, mengacu kepada standar ISO 17021:2015.
2. PENGANTAR Maksud penyusunan dokumen ini yaitu:
a. Untuk memenuhi persyaratan yang diberikan oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) kepada Mutu Certification International yang mewajibkan lembaga sertifikasi menginformasikan mengenai mekanisme sertifikasi yang dijalankan.
b. Memberikan gambaran mekanisme sertifikasi kepada pihak calon klien maupun klien MMM
c. Bersama dengan aplikasi, dokumen penawaran, dan aturan penggunaan logo yang diterbitkan dan disyaratkan oleh Mutu Certification International menjadi bentuk syarat dan ketentuan Surat Perjanjian Kerja (SPK) antara Mutu Certification International dengan pihak-pihak terkait.
d. Menerangkan hak, tanggung jawab, tugas dan lingkup bisnis Mutu Certification International
Mutu Certification International memperhatikan peningkatan kinerjanya secara berkelanjutan dan bertekad untuk: - Menyediakan layanan sertifikasi sistem manajemen lingkup nasional dan juga internasional.
- Menyediakan layanan yang cepat, akurat, efisien, dan taat aturan
- Mengutamakan kepuasan klien, konsumen, dan pihak lain yang berkepentingan - Mengutamakan kelestarian lingkungan
- Memfasilitasi dan mendukung peningkatan produktifitas, perbaikan kualitas barang dan jasa, dan perlindungan lingkungan.
- Menjunjung tinggi ketidakberpihakan, objektifitas, dan bebas konflik kepentingan dalam melakukan kegiatan sertifikasi sistem manajemen
- Meningkatkan kemampuan karyawan secara terus menerus dan menyediakan sumber daya lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan di atas
3. SERTIFIKASI DAN AKREDITASI
3.1. Jasa sertifikasi yang dilakukan Mutu Certification International telah diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dengan nomor akreditasi sebagai berikut:
- LSMM-008-IDN untuk sertifikasi sistem manajemen mutu (ISO 9001),
- LSML-002-IDN untuk sertifikasi sistem manajemen lingkungan (ISO 14001), dan - LSE 001 IDN untuk sertifikasi Ekolabel.
3.2. Jenis bidang usaha yang mendapatkan akreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dirincikan pada tabel di bawah ini. Mutu Certification International dapat memberikan jasa layanan sertifikasi selain bidang usaha diluar dari yang tercantum pada tabel di bawah ini namun sertifikasi yang dilakukan adalah di luar lingkup akreditasi.
EA CODE BIDANG USAHA
A. SISTEM MANAJEMEN MUTU
1 Agriculture, forestry, and Fishing 2 Mining and quarrying
3 Food products, beverages and tobacco 4 Textiles and textile products
5 Leather and leather products 6 Wood and wood products 7 Pulp, paper and paper products 9 Printing companies
12 Chemicals, chemical products and fibres 14 Rubber and plastic products
17 Basic metals and fabricated metal products 19 Electrical and optical equipment
20 Shipbuilding
22 Other transport equipment
23 Manufacturing not elsewhere classified 25 Electricity supply
28 Konstruksi
29 Wholesale and retail trade; Repair of motor vehicles,motorcycles and personal and household goods 30 Hotel and restaurant
31 Transport, storage and communication 32 Financial intermediation; real estate; renting 34 Engineering services
35 Jasa lain (Khusus Nace Code L.74017 - business and management consultancy activities) 36 Public Administration
37 Education
38 Health and social work
B. SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN
1 Pertanian & Perikanan
3 Produk makanan, minuman, dan tembakau 4 Tekstil dan produk tekstil
6 Kayu dan produk kayu 7 Pulp kertas, dan produk kertas 12 Kimia, produk kimia dan serat 14 Produk karet dan plastik 15 Produk mineral non logam
17 Logam dasar dan produk terbuat dari logam 19 Peralatan listrik dan peralatan optil 22 Peralatan transpor lain
25 Penyediaan kelistrikan 34 Jasa engineering 35 Jasa lain
38 Kesehatan dan tugas social
C. EKOLABEL
Kertas Cetak Tanpa Salut Tissue
Tekstil dan produk tekstil
4. URUTAN PROSES SERTIFIKASI
Urutan proses kegiatan sertifikasi sistem manajemen secara umum dijelaskan di bawah ini dan secara lebih rinci dijelaskan dalam masing-masing bagian dalam dokumen aturan pelaksanaan ini.
a. Pengisian aplikasi oleh calon klien, tinjauan aplikasi oleh Mutu Certification International, persetujuan biaya, dan pembuatan kontrak / SPK sertifikasi antara Mutu Certification International dan klien.
b. Audit awal, terdiri dari audit awal tahap 1 dan tahap 2
c. Pengambilan keputusan sertifikasi oleh Mutu Certification International d. Penerbitan sertifikat oleh Mutu Certification International
e. Audit surveillance pertama oleh Mutu Certification International f. Audit surveillance kedua oleh Mutu Certification International g. Audit resertifikasi oleh Mutu Certification International
5. AUDIT AWAL 5.1. Audit awal terdiri dari audit awal tahap 1 dan audit awal tahap 2.
5.2. Audit awal tahap 1 bertujuan melihat kesiapan klien sebelum dilakukan audit awal tahap 2. Tujuan audit tahap 2 adalah untuk menilai kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu, lingkungan, atau ekolabel, agar Mutu Certification International dapat menerbitkan sertifikat sesuai jenis sertifikasi.
5.3. Apabila tidak diminta oleh klien, audit awal tahap 1 akan dilakukan MMM secara off site, yaitu auditor melakukakn audit tahap 1 tidak dengan kunjungan ke lokasi klien namun melakukan kajian terhadap dokumen yang dimiliki klien.
5.4. Jarak antara audit awal tahap 1 dan tahap 2 adalah sedemikian rupa sehingga klien dapat terlebih dahulu menindaklanjuti hasil audit awal tahap 1 yang wajib diselesaikan sebelum pelaksanaan audit tahap 2.
5.5. Audit awal tahap 2 wajib dilakukan on-site (auditor berkunjung ke lokasi klien) dengan waktu audit sesuai hasil tinjauan aplikasi oleh Mutu Certification International.
5.6. Mutu Certification International wajib menyampaikan hasil audit tahap 1 kepada klien sebelum dilakukan audit tahap 2, dan akan mendistribusikan laporan audit tahap 2 kepada klien setelah selesainya audit, proses pembuatan laporan, dan dengan mempertimbangkan penyelesaian pembayaran oleh klien.
5.7. Apabila dari audit awal tahap 2 ditemukan adanya ketidaksesuaian terhadap standar audit, maka klien dipersyaratkan untuk melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut sampai dengan dinyatakan selesai (closed) oleh auditor dengan jangka waktu maksimal 4 bulan sejak pelaksanaan audit dan jika hal tersebut tidak dapat terpenuhi maka sertifikat tidak akan diterbitkan dan klien dapat mengajukan untuk mengulangi audit awal tahap 2 dengan sebelumnya memperbarui kontrak / SPK sertifikasi.
5.8. Ketidaksesuaian audit dikategorikan menjadi ketidaksesuaian kategori mayor dan minor dengan perbedaan sebagai berikut:
Ketidaksesuaian kategori mayor adalah ketidaksesuaian yang berdampak kepada kemampuan klien mencapai tujuan sistem manajemen dan persyaratan ekolabel.
Catatan:
Beberapa contoh kondisi terjadinya ketidaksesuaian kategori mayor adalah sebagai berikut
- Sistem / persyaratan standar audit sama sekali tidak berjalan
- Pengulangan ketidaksesuaian minor audit sebelumnya
- Lebih dari 90% persyaratan standar yang relevan pada suatu area kerja tidak berjalan pada
area tersebut
- Khusus sertifikasi sistem manajemen mutu: adanya kondisi pada klien yang dipastikan
akan mempengaruhi kemampuan klien menghasilkan produk atau jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
- Khusus sertifikasi sistem manajemen mutu: adanya pengiriman produk / jasa yang tidak
sesuai dengan kriteria / spesifikasi / kualitas kepada pelanggan tanpa melalui langkah-langkah yang diatur dalam prosedur terkait.
- Khusus sertifikasi sistem manajemen lingkungan: adanya kegiatan pencemaran
lingkungan yang telah diketahui organisasi namun tidak ditemukan tindakan perbaikan lebih lanjut oleh organisasi.
- Khusus sertifikasi sistem manajemen lingkungan: adanya kondisi pada klien yang
dipastikan akan mempengaruhi kemampuan klien meningkatkan kinerja lingkungan dan mematuhi peraturan perundangan lingkungan.
- Khusus sertifikasi ekolabel: adanya persyaratan standar ekolabel yang tidak dipenuhi
sementara terdapat logo ramah lingkungan yang sudah digunakan pada produk yang dipasarkan.
Ketidaksesuaian kategori minor adalah ketidaksesuaian yang tidak berdampak kepada kemampuan klien mencapai tujuan sistem manajemen dan persyaratan ekolabel.
Mutu Certification International juga akan mengenakan ketidaksesuaian jika pada saat audit ditemukan penggunaan logo sertifikasi yang tidak sesuai aturan penggunaan logo sertifikasi. Lebih lanjut mengenai hal ini diterangkan pada butir 15.3.
6. PENGAMBILAN KEPUTUSAN SERTIFIKASI
sertifikat yang diterbitkan ulang karena kegiatan audit resertifikasi, audit perubahan lingkup sertifikasi, atau kegiatan audit khusus lainnya yang memerlukan penerbitan sertifikat.
6.2. Pengambilan keputusan sertifikasi dilakukan setelah seluruh ketidaksesuaian audit telah selesai diperbaiki oleh klien dan dinyatakan selesai (closed) oleh auditor.
7. SERTIFIKAT
7.1. Sertifikat sistem manajemen dan ekolabel yang diterbitkan Mutu Certification International berlaku selama 3 tahun sejak tanggal keputusan sertifikasi, tetapi akan berlaku lebih panjang atau lebih singkat pada saat penerbitan ulang sertifikat resertifikasi 3 tahun berikutnya tergantung kepada selesainya rangkaian kegiatan resertifikasi.
8. AUDIT SURVEILLANCE
8.1. Audit surveillance merupakan kewajiban bersama antara Mutu Certification International dan klien setelah diterbitkan sertifikat sebagai bentuk pemeliharaan sertifikat dan pengawasan berkala kesesuaian sistem manajemen yang berjalan.
8.2. Audit surveillance wajib dilakukan secara on-site sekurang-kurangnya 2 kali selama masa berlaku sertifikat. 8.3. Audit surveillance pertama dilakukan tidak lebih dari 12 bulan sejak tanggal terbit sertifikat.
8.4. Audit surveillance kedua dilakukan dalam rentang waktu 6-12 bulan sejak audit surveillance pertama.
8.5. Mutu Certification International akan mendistribusikan laporan audit surveillance kepada klien setelah selesainya kegiatan audit, proses pembuatan laporan, dan dengan mempertimbangkan penyelesaian pembayaran oleh klien.
8.6. Apabila dari audit surveillance ditemukan adanya ketidaksesuaian terhadap standar audit, maka klien dipersyaratkan untuk melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut sampai dengan dinyatakan selesai (closed) oleh auditor maksimal 1 bulan untuk ketidaksesuaian kategori mayor dan 2 bulan untuk ketidaksesuaian kategori minor. Jika hal tersebut tidak dapat terpenuhi maka Mutu Certification International berhak untuk membekukan sertifikat milik klien.
8.7. Kategori ketidaksesuaian major dan minor tidak berbeda dari yang dijelaskan pada butir 5.8 untuk audit sertifikasi awal.
9. AUDIT RESERTIFIKASI
9.1. Audit resertifikasi adalah audit secara on-site untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat yang akan berakhir, diawali dengan mengisi kembali formulir aplikasi dan memperbarui kontrak / SPK sertifikasi. Audit resertifikasi dapat diawali dengan audit tahap 1 apabila terjadi salah satu atau semua hal berikut ini:
Perubahan standar sistem manajemen yang disertifikasi
Perubahan mendasar pada organisasi klien yang menyebabkan tidak siap untuk diaudit resertifikasi Penambahan lingkup sertifikasi
Dan lain-lain
9.2. Apabila dari audit resertifikasi ditemukan adanya ketidaksesuaian terhadap standar audit, maka klien
dipersyaratkan untuk melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut sampai dengan dinyatakan selesai (closed) oleh auditor maksimal sampai dengan tanggal terakhir berlakunya sertifikat. Jika hal tersebut tidak dapat terpenuhi maka klien akan memiliki sertifikat yang sudah kadaluarsa.
9.3. Rangkaian audit resertifikasi, yaitu pelaksanaan audit sampai dengan pengambilan keputusan sertifikasi, wajib dilaksanakan sebelum masa berakhir sertifikat. Jika tidak demikian maka klien akan memiliki sertifikat yang sudah kadaluarsa.
9.4. Setelah sertifikat kadaluarsa, klien masih diberikan kesempatan untuk menyelesaikan rangkaian audit resertifikasi dalam waktu 6 bulan untuk dilaksanakan audit, penyelesaian tindakan perbaikan, sampai dengan pengambilan keputusan sertifikasi. Namun demikian jika hal ini terjadi maka sertifikat yang akan diterbitkan berlaku kurang dari 3 tahun dikarenakan menyambung masa berlaku sertifikat sebelumnya. Apabila rangkaian audit resertifikasi masih belum diselesaikan sampai dengan 6 bulan sejak sertifikat kadaluarsa, maka klien diwajibkan mengulangi audit awal tahap 2.
10. AUDIT KHUSUS
10.1. Audit khusus adalah audit tambahan di luar audit awal, surveillance, maupun resertifikasi, yang dilakukan jika terjadi satu atau beberapa hal di bawah ini:
Permohonan klien untuk perubahan ruang lingkup sertifikasi
Terdapat keluhan dari konsumen klien atau masyarakat yang berefek kepada sertifikasi klien. Terdapat perubahan di organisasi klien yang yang berefek kepada sertifikasi klien.
Terdapat ketidaksesuaian audit kategori major yang memerlukan kunjungan ke lokasi klien dalam rangka auditor melakukan verifikasi atas tindak lanjut perbaikan.
10.2. Biaya yang muncul dari audit khusus menjadi tanggungan klien yang besarnya diatur dalam kontrak / SPK sertifikasi.
11. PEMBEKUAN DAN PENARIKAN SERTIFIKAT
11.1. Mutu Certification International berhak melakukan pembekuan sertifikasi dan penarikan sertifikat dikarenakan beberapa kondisi yang terjadi seperti:
Klien menolak menerima Mutu Certification International untuk melakukan audit surveillance Klien tidak melaksanakan pembayaran kegiatan audit surveillance
Masih adanya ketidaksesuaian audit surveillance yang belum dinyatakan selesai (close) melewati batas waktu perbaikan sebagaimana yang dijelaskan pada butir 8.6.
11.2. Masa pembekuan sertifikat adalah 6 bulan dan dalam masa tersebut hak-hak sertifikasi klien, seperti penggunaan logo dan pernyataan sertifikasi, untuk sementara tidak dapat dipergunakan.
11.3. Apabila klien tidak menindaklanjuti kondisi yang menyebabkan sertifikatnya dibekukan, maka Mutu Certification International akan melakukan penarikan sertifikat.
11.4. MUTU CERTIFICATION akan mempublikasikan perihal pembekuan dan penarikan sertifikat melalui situs www.mutucertification.com.
11.5. Penarikan sertifikat juga dilakukan oleh Mutu Certification International kepada sertifiakt klien yang sudah tidak berlaku karena telah diterbitkan sertifikat baru dengan pengurangan ruang lingkup sertifikasi.
11.6. Apabila sertifikat klien ditarik, maka klien berkewajiban mengembalikan sertifikat kepada Mutu Certification International.
12. PERUBAHAN LINGKUP SERTIFIKASI
12.1. Klien memiliki hak untuk menambah atau mengurangi lingkup sertifikasinya. Informasi terkait penambahan atau pengurangan lingkup sertifikasi wajib diinformasikan kepada Mutu Certification International secara tertulis ke alamat email [email protected].
12.2. Mutu Certification International akan meninjau informasi yang diterimanya, untuk mengetahui permohonan perubahan lingkup apakah menyebabkan penambahan durasi audit, dan mengkalkulasi ulang biaya sertifikasi untuk diinformasikan kepada klien.
12.3. Sertifikat klien akan disesuaikan dengan lingkup yang dirubah setelah dilakukan audit yang bertujuan untuk meninjau pemenuhan persyaratan standar audit pada lingkup yang berubah dan setelah dilakukan keputusan sertifikasi yang menghasilkan keputusan positif.
13. KERAHASIAAN DAN KETIDAKBERPIHAKAN
13.1. Seluruh personil karyawan dan/atau yang bekerja atas nama Mutu Certification International akan menjaga kerahasiaan terhadap proses sertifikasi sistem manajemen yang dilakukan kepada organisasi klien mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
Buki audit, mencakup data-data pengamatan audit, keterangan hasil wawancara audit, foto yang diambil auditor pada saat audit, salinan dokumen yang diberikan klien kepada auditor ketika audit, dan lain-lain
Hasil audit
Catatan lain terkait keputusan sertifikasi
Komunikasi antara MUTU CERTIFICATION dengan klien
13.3. Kewajiban terkait kerahasiaan akan tetap berlaku meskipun setelah pemutusan kontrak.
13.4. Kegiatan sertifikasi yang dilakukan oleh Mutu Certification International tidak memihak salah satu pihak, bebas dari ancaman konflik kepentingan, opini pribadi, kekeluargaan, dan ancaman intimidasi untuk memberi sertifikasi yang meyakinkan.
13.5. Untuk menjaga ketidakberpihakan, putusan lembaga sertifikasi mendasari pada bukti objektif pengamatan di lapangan dan putusan tidak dipengaruhi oleh kepentingan lain
14. BANDING DAN KELUHAN
14.1. Banding adalah proses yang dilakukan oleh klien kepada Mutu Certification International apabila keberatan terhadap hasil audit yang dilakukan auditor Mutu Certification International. Banding diajukan secara tertulis dalam waktu selambat-lambatnya 3 hari kerja sejak hari audit terakhir oleh Mutu Certification International melalui email ke alamat email [email protected].
14.2. Informasi banding yang diterima Mutu Certification International akan ditindaklanjuti dengan membentuk komite ad-hoc untuk meninjau informasi banding. Komite ad-hoc berisi personil-personil yang tidak terlibat dalam kegiatan audit ataupun keputusan sertifikasi. Hasil dari penanganan banding akan disampaikan Mutu Certification International kepada klien.
14.3. Keluhan adalah informasi yang diterima Mutu Certification International dari klien atau pihak yang berkepentingan lainnya terhadap kinerja Mutu Certification International dalam melaksanakan sertifikasi sistem manajemen dan ekolabel. Keluhan diajukan secara tertulis oleh klien kepada Mutu Certification International melalui email ke alamat email [email protected]
15. PUBLIKASI
15.1. Publikasi terkait sertifikat dapat dilakukan oleh Mutu Certification International maupun klien.
15.2. Publikasi yang dilakukan oleh Mutu Certification International dilakukan dengan cara menampilkan nama klien yang sudah mendapatkan sertifikat di situs www.mutucertification.com, bersama dengan lingkup sertifikasinya. 15.3. Publikasi yang dapat dilakukan oleh klien mencakup penggunaan logo sertifikasi maupun pernyataan (klaim)
sertifikasi yang dilakukan sendiri. Penggunaan logo sertifikasi dan pernyataan sertifikasi oleh klien mengacu kepada aturan penggunaan logo sertifikasi yang diterbitkan Mutu Certification International dan diberikan kepada kliennya bersamaan ketika diterbitkannya sertifikat. Penggunaan logo sertifikasi yang menyalahi aturan penggunaan logo sertifikasi dianggap sebagai sebuah ketidaksesuaian yang harus diperbaiki oleh klien. Mengenai jenis ketidaksesuaian terkait penggunaan logo diterangkan lebih lanjut dalam aturan penggunaan logo sertifikasi yang dapat diminta langsung kepada MMM ataupun mengunduh pada website www.mutucertification.com.
16. PEMINDAHAN SERTIFIKASI
16.1. Mutu Certification International dapat melanjutkan sertifikasi sistem manajemen dari lembaga sertifikasi lain dengan beberapa persyaratan.
16.2. Hanya sertifikasi dari lembaga sertifikasi sistem manajemen yang mendapatkan akreditasi dari lembaga akreditasi yang tergabung dalam International Accreditation Forum (IAF) yang dapat dilanjutkan oleh Mutu Certification International.
16.3. Informasi permohonan pemindahan sertifikasi kepada Mutu Certification International dilakukan oleh calon klien dengan beberapa informasi pendukung.
16.4. Tinjauan pra-pemindahan
Mutu Certification International akan melakukan tinjauan terhadap permohonan pemindahan yang mencakup aspek-aspek:
- Alasan permohonan pemindahan
- Keaslian, status, dan masa berlaku sertifikat calon klien pemindahan
- Laporan audit terakhir dari lembaga sertifikasi yang akan memindahkan proses sertifikasi - Keluhan terhadap sistem manajemen calon pemindahan
- Status hukum organisasi calon pemindahan
- Sertifikat dikeluarkan oleh lembaga sertifikasi yang diakui oleh lembaga akreditasi, tidak sedang dalam masa pembekuan, dan masih dalam masa berlaku.
- Ketidaksesuaian dari hasil audit terakhir telah ditindaklanjuti dan dinyatakan selesai. - Organisasi calon pemindahan tidak sedang dalam proses penyelesaian hukum
- Organisasi calon pemindahan tidak sedang dalam penanganan keluhan dari pihak berkepentingan.
16.5. Apabila persyaratan dalam butir 16.4 terpenuhi, Mutu Certification International dapat melanjutkan proses sertifikasi sesuai siklus normal klien ketika disertifikasi oleh lembaga sertifikasi terdahulunya.
17. PENARIKAN PRODUK DARI PASAR (KHUSUS SERTIFIKASI EKOLABEL)
Klien yang dari hasil auditnya didapati ketidaksesuaian terhadap persyaratan ekolabel wajib melaksanakan penarikan produk dari pasar sesuai kondisi ketidaksesuaian yang terjadi.
