PROSEDUR PENYELENGGARAAN UJIAN SARINGAN MASUK MAHASISWA BARU (COMPUTER BASED TEST)

(1)

PENGESAHAN DOKUMEN

SEJARAH REVISI DOKUMEN

NO. _{NO. REVISI} _{TANGGAL REVISI} _{RINCIAN REVISI}

1. 01 12 April 2017 - Perubahan Tujuan;

- Perubahan Ruang Lingkup; - Perubahan Catatan Mutu; - Perubahan Definisi;

- Penambahan Uraian Umum; - Perubahan Rincian Prosedur; - Penambahan lampiran-lampiran.

AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN

Penyusun Koordinator Administrasi Humas Shania

Pemeriksa 1. Ka. Biro Humas Listia Nurjanah

2. Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto

3. Ka.Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Sihombing Persetujuan

Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document Please contact DC for authorized controlled copy document

(2)

1. Tujuan

Sebagai pedoman bagi Humas dan unit-unit terkait dalam melaksanakan proses penyelenggaraan Ujian Saringan Masuk mahasiswa baru dengan mekanisme computer based test.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mengatur mengenai penyelenggaraan Ujian Saringan Masuk dengan mekanisme computer based test yang meliputi: 2.1 Pendaftaran calon mahasiswa baru;

2.2 Persiapan pelaksanaan USM computer based test;

2.3 Pelaksanaan USM computer based test dan tes wawancara; 2.4 Pengumuman hasil USM computer based test.

3. Catatan Mutu

3.1 Formulir pendaftaran;

3.2 Kwitansi Ujian Saringan Masuk; 3.3 Absensi peserta ujian;

3.4 Absensi panitia ujian; 3.5 Kartu ujian;

3.6 Purchase Request; 3.7 LoA;

3.8 Ketentuan administrasi daftar ulang; 3.9 Surat pernyataan cicilan biaya kuliah; 3.10 Surat pernyataan mematuhi peraturan; 3.11 Formulir pendaftaran ulang.

4. Definisi

4.1 USM CBT (Ujian Saringan Masuk Computer Based Test) adalah Ujian Saringan Masuk yang dilaksanakan di ruang lab UIB dengan mekanisme pelaksanaan ujian tes potensi akademik (matematika, bahasa inggris dan pengetahuan umum ) menggunakan komputer yang telah terhubung ke dalam sistem GTOnline;

4.2 gtOTest adalah sebuah software yang digunakan dalam pelaksanaan ujian tes potensi akademik (TPA);

4.3 Test Interview atau ujian wawancara adalah ujian yang berisi pertanyaan-pertanyaan umum seputar latar belakang pendidikan, keluarga dan prestasi dari calon mahasiswa baru;

4.4 Panitia USM adalah pelaksana Ujian Saringan Masuk yang terdiri dari staf Humas, pengawas ujian, pewawancara, bagian perlengkapan (staf BAUK) dan staf IT Center;

4.5 Letter of Acceptance (LoA) atau surat penerimaan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pihak UIB yang menandakan seseorang telah diterima sebagai mahasiswa UIB;

4.6 Purchase Request adalah sebuah formulir yang digunakan untuk melakukan permintaan terhadap pengadaan suatu barang.

(3)

5. Uraian Umum

5.1 Ujian Saringan Masuk (USM) dengan mekanisme Computer Based Test (CBT) diselenggarakan hanya untuk calon mahasiswa UIB yang mengikuti ujian di kota Batam. Ujian dengan mekanisme Computer Based Test diselenggarakan di ruang lab UIB yang proses pelaksanaannya hanya pada gelombang reguler (bukan gelombang beasiswa).

(4)

6. Rincian Prosedur

Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen

Pendukung

Aliran

Dokumen Hal Penting

Waktu Pelaksanaan

Calon Mahasiswa Baru

1. Humas UIB menjelaskan mengenai prosedur pendaftaran bagi mahasiswa baru dan menyerahkan formulir pendaftaran.

1. Formulir pendaftaran.

Humas 1. Bagi calon mahasiswa baru yang tidak melakukan pendaftaran secara langsung ke Humas UIB (melalui social media Humas UIB) maka staf Humas akan memberikan formulir pendaftaran dalam bentuk soft copy dan mengarahkan mahasiswa untuk menyerahkan formulir yang telah diisi dalam bentuk hard copy secara langsung ke Humas dan melakukan pembayaran pendaftaran;

2. Pengambilan formulir paling lama H-3 USM.

Tentatif

Calon

Mahasiswa Baru

1. Calon mahasiswa baru melakukan pembayaran formulir pendaftaran; 2. Staf Humas memastikan

bahwa formulir pendaftaran telah diisi dengan lengkap oleh calon mahasiswa baru; 3. Staf Humas menginformasikan jadwal USM. 1. Formulir pendaftaran; 2. Kwitansi Ujian Saringan Masuk.

Humas 1. Pembayaran pendaftaran dilakukan secara tunai; 2. Untuk persyaratan dari

formulir pendaftaran yang belum lengkap maksimal telah dilengkapi pada saat pelaksanaan USM. 5 menit Mulai Melakukan pendaftaran Menyerahkan formulir pendaftaran dan melakukan pembayaran pendaftaran 2

(5)

Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung

Aliran

Waktu Pelaksanaan 1. Staf Humas; 2. Staf BAUK

1. Staf Humas mengisi form PR yang disediakan oleh BAUK; 2. Staf Humas meminta

persetujuan Ka.Biro Humas; 3. Staf BAUK meminta

persetujuan PR kepadaWR III, dan WR II.

1. PR USM. 1. Ka.Biro Humas; 2. WR II; 3. WR III; 4. BAUK. 1. Pengurusan PR maksimal H-7 pelaksanaan USM; 2. Jika WR sedang

tidak ditempat maka penandatangan PR maksimal 3 hari.

1- 3 hari

Staf Humas 1. Staf Humas mempersiapkan; a. Absensi peserta ujian; b. Daftar hadir panitia; c. Kartu ujian;

d. Formulir pendaftaran yang sudah dilengkapi calon mahasiswa; e. Kertas coret-coret. 1. Absensi peserta ujian; 2. Daftar hadir panitia; 3. Kartu ujian; 4. Formulir pendaftaran; 5. Kertas coret-coret. Humas. 1. Kesiapan administrasi yang diperlukan saat USM maksimal sudah dilakukan H-2 USM. 30 enit 1. Bagian Perlengk apan; 2. Staf IT Center

1. Panitia USM bagian perlengkapan mengecek kesiapan ruangan lab yang akan digunakan untuk USM; 2. Staf IT memastikan komputer

dan aplikasi gtOTest dapat digunakan dengan baik; 3. Staf IT mempersiapkan

laptop yang akan digunakan oleh pewawancara. - - 1. Pengecekan dilakukan H-2 USM. 30 menit 2 Mengajukan PR (Purchase Request) Mempersiapkan keperluan administrasi USM CBT Melakukan pengecekan ruangan ujian dan

komputer

3

(6)

Aliran

Waktu Pelaksanaan 1. Panitia USM; 2. Peserta Ujian.

1. Panitia USM bagian registrasi memastikan setiap peserta ujian mengisi absensi;

2. Panitia USM menyerahkan kartu ujian kepada peserta ujian;

3. Seluruh panitia mengisi absensi panitian. 1. Absensi peserta ujian; 2. Kartu ujian; 3. Absensi panitia. 1. Peserta ujian; 2. Panitia USM. 1. Panitia USM memastikan identitas peserta ujian sesuai dengan kartu identitas yang dimiliki peserta ujian; 2. Panitia USM memastikan peserta ujian dapat menunjukkan bukti pembayaran formulir pendaftaran. 30 menit 1. Pengawas Ujian; 2. Staf IT Center; 3. Peserta Ujian 1. Pengawas ujian

mengarahkan peserta ujian untuk log in kedalam sistem gtOTest dengan

menggunakan username dan password yang tertera di kartu ujian;

2. Pengawas ujian memastikan USM berjalan lancar dan sesuai jadwal.

1. Kartu ujian. 1. Peserta ujian. - 120 menit 1. Panitia USM; 2. Peserta ujian

1. Panitia memastikan seluruh peserta ujian mendapatkan makan siang;

2. Panitia mempersilakan bagi peserta ujian yang muslim untuk melaksanakan sholat.

- - - 60 menit 3 Mengisi daftar hadir Melaksanakan ujian TPA gtOTest Ishoma 4

(7)

Aliran

Waktu Pelaksanaan 1. Peserta ujian; 2. Pewawanca ra

1. Panitia memastikan seluruh peserta ujian mengisi absensi interview;

2. Panitia menyerahkan formulir pendaftaran kepada peserta ujian untuk

kemudian peserta ujian serahkan kepada pewawancara.

1. Formulir Pendaftaran.

Pewawancara. 1. Pada tahap ini pewawancara wajib menginformasikan kepada peserta ujian bahwa hasil USM dapat diketahui pada H+3 USM di kantor Humas UIB. Tentatif 1. Ka. Biro Humas; 2. WR III

1. Ka. Biro Humas dan WR III merekap hasil ujian TPA dan Interview serta menentukan peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB.

1. Rekapan peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB.

Staf Humas. - 1 hari

Staf Humas 1. Staf Humas mencetak; a. LoA;

b. Ketentuan admnistrasi daftar ulang;

c. Surat pernyataan cicilan biaya kuliah; d. Surat pernyataan mematuhi peraturan; e. Formulir pendaftaran ulang. 1. LoA; 2. Ketentuan admnistrasi daftar ulang; 3. Surat pernyataan cicilan bayar kuliah; 4. Surat pernyataan mematuhi peraturan; 5. Formulir pendaftaran ulang.

Humas. 1.Hasil USM

diumumkan H+3 setelah USM. 1 jam 4 Melaksanakan test interview Melakukan rapat internal mengenai hasil USM Mencetak LoA beserta lampiran - lampirannya 5

(8)

Aliran

Waktu Pelaksanaan

Staf Humas 1. Staf humas menginformasikan mengenai prosedur daftar ulang kepada peserta ujian yang lulus. 1. LoA; 2. Ketentuan admnistrasi daftar ulang; 3. Surat pernyataan cicilan bayar kuliah; 4. Surat pernyataan mematuhi peraturan; 5. Formulir pendaftaran ulang. Peserta ujian yang diterima sebagai mahasiswa UIB. 1. Calon mahasiswa baru mengecek hasil USM dengan mendatangi kantor Humas UIB. Tentatif Selesai 5 Pengumuman hasil USM

(9)

7. Lampiran

7.1 Formulir Pendaftaran

(10)

(11)

(12)

7.2 Absensi Peserta Ujian dan Absensi Panitia

(13)

7.3 Kwitansi Ujian Saringan Masuk

(14)

7.4 Letter of Acceptance (LoA)

(15)

7.5 Kartu Ujian

(16)

7.6 Purchase Request

(17)

7.7 Lampiran Ketentuan Administrasi Daftar Ulang

(18)

7.8 Surat Pernyataan Cicilan Biaya Kuliah

(19)

7.9 Surat Pernyataan Mematuhi Peraturan

(20)

7.10 Formulir Pendaftaran Ulang

(21)

7.11 Tampilan gtOTest