Prosedur dan Daftar Periksa Evaluasi Laporan
Penilaian Nilai Konservasi Tinggi
HCV Resource Network (HCVRN), Skema Lisensi Penilai,
Panel Mutu
1Prosedur dan daftar periksa ini digunakan oleh Manajer Mutu (QM) dan Panel Mutu (QP) Skema Lisensi Penilai (ALS) untuk mengevaluasi laporan penilaian NKT dan dokumen pendukungnya (disebut di sini sebagai paket laporan) yang diajukan oleh penilai berlisensi. Tujuan utama evaluasi paket laporan adalah untuk merespon hal-hal sebagai berikut: 1. Apakah laporan penilaian dan dokumen pendukungnya dalam format yang disetujui? 2. Apakah laporan penilaian dan dokumen pendukungnya mencakup seluruh informasi
yang diwajibkan dalam hal isi?
3. Apakah isinya sesuai dengan panduan HCVRN (Pedoman Penilaian NKT dan Panduan Umum HCVRN)?
Hanya laporan, dan dokumen pendukung, yang sesuai dengan panduan HCVRN dalam hal struktur dan isi, yang akan diterima sebagai memuaskan oleh QP. QM dan QP bertanggung jawab atas evaluasi keseluruhan paket laporan dalam hal struktur, format dan isi secara umum. Hal ini berbeda dengan kajian sejawat yang merupakan evaluasi teknis menyeluruh terhadap penilaian lengkap NKT.
Prosedur evaluasi laporan penilaian NKT
Langkah-langkah evaluasi laporan penilaian NKT dan dokumen pendukung
Diterimanya paket laporan
Pra-pemeriksaan: Apakah paket laporan siap untuk dievaluasi?
Paket laporan dialokasikan
kepada Anggota Panel Mutu
untuk Dievaluasi
Dikembalikan kepada
penilai dengan permintaan
Klarifikasi atau informasi
yang hilang
Hasil disampaikan kepada
Manajer Mutu
Manajer Mutu memberitahu
penilai mengenai hasilnya
Ya Tidak
1. Diterimanya laporan dan dokumen pendukung
Manajer Mutu menerima pemberitahuan bahwa paket laporan baru telah diunggah oleh penilai berlisensi. Begitu penilai mengunggah paket laporan dan membayar biayanya, penilai akan menerima pesan otomatis bahwa paket laporan dan biayanya telah berhasil diterima.
2. Pra-pemeriksaan oleh Manajer Mutu: apakah dokumen siap untuk
dievaluasi?
Manajer Mutu, atau seseorang yang ditunjuk olehnya, akan memverifikasi hal-hal berikut ini: • Status lisensi penilai (Sementara atau Penuh? Apakah biaya tahunan telah dibayarkan?) • Pakar sejawat tidak bekerja untuk penilai atau pengguna akhir yang meminta
dilakukannya penilaian NKT tersebut
• Jika penilaian Tier 2, memastikannya berada dalam skema sertifikasi
• Apakah laporan dan dokumen pendukungnya lengkap dan mudah dibaca dan apakah biayanya telah dibayarkan?
Dokumen Catatan panduan pra-pemeriksaan Laporan penilaian NKT Diwajibkan dalam templat HCVRN
Ringkasan publik Diwajibkan dalam templat HCVRN
Laporan kajian sejawat dan surat persetujuan
Diwajibkan untuk seluruh penilaian Tier 1. Jika ada kekhawatiran mengenai laporan kajian sejawat atau suratnya, Manajer Mutu harus menghubungi pakar sejawat secara langsung. Lembar sampul untuk laporan penilaian NKT
non-standar
Harus digunakan jika mengajukan laporan non-standar, namun memerlukan persetujuan sebelumnya dari Manajer Mutu.
Materi lampiran
(jika ukuran laporan melebihi 20 MB)
Jika ada tautan ke platform pembagian berkas (misalnya Dropbox), unduh seluruh berkas dan simpan sebagai bagian dari paket laporan.
Tabel 1: Dokumen yang disertakan dalam paket laporan yang diunggah ke platform web ALS
Manajer Mutu akan memeriksa apakah seluruh dokumen yang diwajibkan telah dikirim. Jika ada yang hilang atau tidak menggunakan templat standar, Manajer Mutu akan menghubungi penilai dan meminta informasi yang hilang atau pengiriman ulang menggunakan templat standar, jika berlaku. Evaluasi paket laporan hanya dapat berlanjut jika paket telah lengkap.
Begitu paket telah menjalani pra-pemeriksaan dan siap untuk dievaluasi, pesan otomatis akan dikirim kepada penilai yang mengonfirmasi bahwa paket laporan telah lengkap dan proses evaluasi akan berlanjut. Pada titik ini, Manajer Mutu memposting judul laporan ringkasan publik di situs web ALS HCVRN.
3. Manajer Mutu mengalokasikan laporan kepada anggota Panel Mutu
Manajer Mutu mengalokasikan bagian yang relevan dari paket laporan kepada anggota QP untuk dievaluasi; hal ini termasuk laporan penilaian lengkap NKT dan ringkasan publik. Alokasi ini utamanya didasarkan pada ketersediaan anggota QP dan pada kemampuan bahasa yang relevan.
Sesuai dengan Kode Perlaku QP, anggota QP mengonfirmasi secara tertulis kepada QM bahwa mereka tidak memiliki konflik kepentingan dengan penilaian. Jika terdapat konflik kepentingan yang menurut penilaian QM tidak dapat dikelola maka QM akan memerintahkan anggota QP untuk tidak mengevaluasi laporan.
4. Evaluasi laporan oleh anggota Panel Mutu
Memeriksa apakah struktur dan isi laporan sesuai dengan prosedur ALS HCVRN dan Pedoman Penilaian NKT. Hal ini mengharuskan anggota QP untuk familiar dengan seluruh pendekatan NKT termasuk penafsiran sejumlah istilah kunci seperti signifikan dan kritis. Seiring dengan bertambahnya pengalaman anggota QP dalam mengevaluasi laporan, kemampuan ini diasumsikan akan meningkat.
Hal ini tidak dimaksudkan untuk sama mendalam dan teknisnya seperti kajian sejawat namun anggota QP harus mampu memberikan komentar mengenai:
• Mutu pembenaran mengapa NKT ada atau tidak ada.
• Apakah Penilai menyediakan bukti yang memadai untuk mendukung keputusan mereka mengenai kehadiran/ketidakhadiran NKT.
Evaluasi laporan akan berlangsung di platform web ALS. Penilai dapat mengharapkan hasilnya (memuaskan atau tidak memuaskan) dalam waktu 30 hari.
Panduan evaluasi Laporan Penilaian NKT dan Ringkasan Publik disediakan di bawah: 4.1 Laporan Penilaian NKT
Evaluasi laporan penilaian NKT mencakup: • Isi lembar sampul
• Struktur dan panjang laporan secara keseluruhan • Isi dan temuan laporan
Apakah unsurnya ada dan berada di lokasi yang tepat? Ya atau Tidak
Jika Tidak, terangkan dengan singkat
masalahnya (misalnya hilang atau tidak lengkap)
Tanggal laporan Nama penilai kepala
Informasi kontak penilai kepala (organisasi, alamat)
Lisensi ALS Jenis: (sementara atau penuh)
Organisasi yang meminta dilakukannya penilaian NKT (nama & rincian kontak)
Lokasi penilaian
misalnya negara, wilayah/provinsi, kabupaten/kota, kota2 terdekat (jika berlaku)
Tanggal penilaian (bulan/tahun)
Luas wilayah penilaian (ha)
Jumlah keseluruhan hektar yang dialokasikan sebagai wilayah pengelolaan NKT (ha)
Tata guna lahan wilayah penilaian saat ini atau rencana (misalnya kehutanan, perkebunan kelapa sawit, kedelai, gula)
Skema sertifikasi
(terangkan skema sertifikasi atau N/A jika berlangsung di luar skema sertifikasi yang diakui secara luas, jika di luar skema, apa motivasi penilaiannya?)
Peringkat Tier3
(1 atau 2) dengan keterangan singkat. Sebutkan apakah dilakukan kajian sejawat
Jumlah halaman
45 (jika jumlah halaman melebihi 45, catat jumlah halaman dan berikan masukan kepada penilai)
2 Jika terdapat beberapa kota di sekitar unit pengelolaan, koordinat UTM untuk pusatnya mungkin lebih tepat. Lihat Pedoman Penilaian NKT untuk mengetahui rinciannya
3 Lihat Pedoman Penilaian NKT untuk mengetahui rinciannya.
Struktur dan format Apakah laporan mengikuti format templat laporan penilaian NKT? Tandai “memuaskan” – jika tidak, terangkan dengan singkat bagian mana yang tidak sesuai (misalnya hilang, dalam urutan yang salah, atau melebihi batas halaman)
Mutu Isi4
Tandai sebagai memuaskan atau tidak memuaskan dan berikan penjelasan singkat mengenai nilai
Masalah utama Beberapa bagian dianggap sebagai masalah utama, dan harus mendapat nilai “memuaskan” agar laporan dapat diluluskan
Pendahuluan dan latar belakang Keterangan lokasi
Konteks lanskap
Konteks nasional dan/atau regional Tim penilaian NKT Metode TEMUAN NKT5 NKT 1 Masalah Utama NKT 2 Masalah Utama NKT 3 Masalah Utama NKT 4 Masalah Utama NKT 5 Masalah Utama NKT 6 Masalah Utama Konsultasi pemangku
kepentingan6 Masalah Utama
Penilaian ancaman
Rekomendasi pengelolaan dan pemantauan
Sintesis
Peta7 NKT dan peta wilayah
pengelolaan NKT Masalah Utama
Referensi Lampiran
4 Lihat di atas untuk mengetahui panduan cara mengevaluasi isi. Kotak-kotak ini harus menyertakan catatan singkat dari anggota QP. 5 Jika ada temuan NKT yang kurang dapat dibenarkan atau kurang didukung dengan bukti, tandai sebagai tidak memuaskan. 6 Catatan: jika dokumentasi hilang atau tidak memadai, tandai sebagai tidak memuaskan.
7 Peta harus diberi skala yang tepat, jelas dan mudah dibaca, serta menyertakan judul, tanggal, koordinat GPS dan legenda. Jika hal ini tidak dilakukan, tandai
Memuaskan Tidak Memuaskan
Struktur/format laporan • • Ada bagian laporanBagian mengikuti urutan templat dan batas halaman yang disarankan
• Bagian hilang dari laporan • Bagian tidak sesuai urutan atau
melebihi batas halaman yang disarankan.
Isi
• Isi sesuai dengan panduan HCVRN • Hasil atau temuan dapat dibenarkan
dan didukung dengan bukti secara memadai (misalnya penelitian meja atau lapangan, konsultasi)
• Isi tidak sesuai dengan panduan HCVRN
• Pembenaran temuan/rekomendasi tidak didukung dengan bukti
Tabel 4: Keterangan penilaian laporan sebagai memuaskan atau tidak memuaskan, hal ini harus dipertimbangkan secara terpisah untuk masing-masing bagian pada Tabel 3
4.2 Ringkasan Publik
Penilai yang berlisensi harus menyusun ringkasan publik sesuai dengan laporan lengkapnya.
Ringkasan publik merupakan bagian penting laporan NKT – seringkali satu-satunya bagian laporan yang akan dibaca oleh khalayak umum. Karenanya ringkasan publik harus disajikan agar masyarakat umum tanpa latar belakang NKT atau proyek dapat memahami hasil penting penilaian dan meneruskan pendapat hasil pertimbangan mengenai nilai-nilai sosial dan lingkungan yang dipresentasikan. Untuk tujuan ini, ringkasan publik harus: • singkat dan padat (hingga 15 halaman, tidak termasuk tabel, gambar, peta dan
referensi) tanpa terlalu menyederhanakan atau menutupi fakta;
• mampu ‘berdiri sendiri’ tanpa memerlukan referensi pada sisa laporannya;
• mencakup secara ringkas semua masalah yang relevan dan informasi penting proyek, khususnya menyediakan tinjauan NKT yang teridentifikasi;
• memberitahu pembaca tentang faktor-faktor utama yang dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan, termasuk temuan utama dan kesimpulan penilaian serta menerangkan ketidakpastian atau masalah yang belum diselesaikan.
• memasukkan kekhawatiran utama dari konsultasi pemangku kepentingan • memasukkan peta NKT dan wilayah pengelolaan NKT
• Pernyataan penerimaan tanggung jawab serta tanda tangan perusahaan dan penilai (diwajibkan untuk penilaian Prosedur Penanaman Baru RSPO saja).
Apakah unsurnya ada dan berada di lokasi yang tepat? Ya atau Tidak. Jika Tidak, terangkan dengan singkat masalahnya (misalnya hilang atau tidak lengkap)
Tanggal laporan
Nama dan rincian kontak penilai kepala
Lokasi penilaian misalnya kota, provinsi, negara (juga dapat memasukkan koordinat geografis jika lebih relevan)
Luas wilayah penilaian (ha)
Jumlah keseluruhan hektar yang dialokasikan sebagai wilayah pengelolaan NKT (ha)
Tata guna lahan wilayah penilaian saat ini atau rencana (misalnya kehutanan, perkebunan kelapa sawit,
kedelai, gula, dsb)
Skema sertifikasi (terangkan skema sertifikasi atau sebutkan jika berlangsung di luar skema sertifikasi yang diakui secara luas)
Beri nilai sebagai:
Memuaskan: Sesuai dengan laporan lengkap, seluruh informasi kunci disajikan, peta sesuai dengan panduan HCVRN
Tidak Memuaskan: Tidak sesuai dengan laporan lengkap – informasi penting hilang Dengan penjelasan sngkat tentang pemberian nilai
Pendahuluan dan latar belakang
Keterangan lokasi Konteks lanskap Konteks nasional dan/ atau regional
Tim penilaian NKT Metode
Hasil dan pembenaran NKT NKT 1 NKT 2 NKT 3 NKT 4 NKT 5 NKT 6 Hasil konsultasi pemangku kepentingan
Pengelolaan dan pemantauan NKT Penilaian ancaman Rekomendasi pengelolaan dan pemantauan Peta8 Referensi Pernyataan penerimaan tanggung jawab serta tanda tangan perusahaan dan penilai
8 Peta harus diberi skala yang tepat, jelas dan mudah dibaca, serta menyertakan judul, tanggal, koordinat GPS dan legenda.
5. Manajer Mutu memberitahu Penilai tentang hasil evaluasi
Begitu anggota QP telah selesai mengevaluasi laporan penilaian NKT dan ringkasan publiknya, temuan mereka akan diajukan kepada Manajer Mutu melalui platform web. Manajer Mutu selanjutnya akan mempertimbangkan seluruh paket laporan: Laporan penilaian NKT, ringkasan publik, dokumen kajian sejawat (jika berlaku) dan menghubungi Penilai dengan salah satu hasil berikut:
• Paket laporan diterima dan mendapatkan tanda memuaskan dari evaluasi QP. ATAU
• Paket laporan tidak lolos, yakni mendapatkan tanda tidak memuaskan dari evaluasi QP. ATAU
• Manajer Mutu dan atau anggota QP tidak dapat membuat keputusan akhir tentang laporan; anggota QP lain dilibatkan, dikoordinasikan oleh Manajer Mutu; hal ini dapat menambah kerangka waktu evaluasi paket laporan menjadi tiga bulan.
