BAB II
LANDASAN TEORI A. Surat Menyurat
Surat-menyurat merupakan suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain kepada pembaca surat. Oleh karena itu, surat-menyurat dapat pula dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis bagi masyarakat. Sehubungan dengan surat-menyurat ini ada beberapa hal penting yang perlu diketahui, yaitu:
1. Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia (Subagyo, 1997: 1).
Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang memgemukakan maksud dan tujuanya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya demikian pula di dalam surat (Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 1).
Berbeda halnya jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami
perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, miskipun mungkin tidak disadari (Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 1).
Melengkapi dari beberapa pendapat tersebut, surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan lain sebagainya (Triharjanto, 2008: 1).
Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang berupa pemberitahuan, laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari satu pihak ke pihak lain.
2. Fungsi Surat
Menurut Soedjito dan Solchan Tw (2004: 2), surat dapat memenuhi fungsi-fungsi berikut:
a. Alat komunikasi, yaitu suatu alat untuk menyampaikan bahan komunikasi yang berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukan, permohonan, dan lain-lain. b. Alat bukti tertulis, yaitu sebagai bukti nyata yang sah yang lazimnya dikenal
sebagai “hitam di atas putih”. Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat resmi, seperti : surat perjanjian, surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat jual beli, dan surat kuasa. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang dapat dipakai sebagai “bukti tertulis” dalam perkara dipengadilan.
c. Alat bukti historis, yaitu dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahuai dan menggali informasi mengenai bagaimana keadaan, cara dan pengelolahan administrasi, dan cara pelaksanaan berbagai kegiatan pada masa lalu.
d. Alat pengingat, yaitu dapat dipakai untuk mengingat dan mengetahui surat-surat yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.
e. Duta organisasi, yaitu dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat/ jawatan/ atau kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dalam berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan.
f. Pedoman kerja, yaitu dapat dipakai sebagai pola yang harus dipedomani dan diikuti oleh lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi kesekretariatan tersebut, antara lain, dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis surat yang dikehendaki. Misalnya surat keterangan tidak sama dengan surat kuasa, dan surat penunjukan tidak sama dengan surat edaran.
3. Surat Sebagai Sarana Komunikasi
Surat-menyurat berperan penting dalam kehidupan masyarakat dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif dan efesien melalui surat-menyurat. Bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian, surat- menyurat sangat menunjang kelancaran kegiatan administrasi. Misalnya, seorang karyawan ingin mengelola dana pensiun. Agar pengelolaan tersebut berjalan dengan lancar, dibutuhkan surat persetujuan dari direktur keuangan sebagai tanda bukti administrasi bahwa pengelolaan dana pensiun yang dilakukan karyawan tersebut telah mendapatkan persetujuan dari direktur keuangan. Oleh
karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat-menyurat, maka mereka akan mengalami kerugian besar.
Kegiatan surat-menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen, yaitu penulis, pembaca, dan pesan yang disampaikan melalui bahasa Indonesia secara tertulis. Karena itu, surat juga merupakan salah satu bentuk karangan. Karenanya, ketentuan penulisan karangan juga berlaku dalam penulisan surat. Ketentuan tersebut meliputi, penggunaan ejaan yang disempurnakan (EYD), penyusunan kalimat dengan tepat dan sebagainya.
Kegiatan surat-menyurat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang banyak dilakukan orang, sebab surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Biaya relatif murah.
2. Tidak terkait waktu dan tempat. 3. Jangkaunnya lebih luas.
4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti.
5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya.
6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang (Arifin, 1987: 17-18).
Oleh karena kemudahan itulah pada akhirnya surat-menyurat merupakan kegiatan penting dalam berkomunikasi.
Namun kenyataannya dalam berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemukan kesulitan yang umumnya dialami penulis surat, antara lain:
1. Bagaimana menggunakan bentuk surat yang tepat
2. Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat. 3. Bagaimana penggunan EYD dalam surat (Arifin, 1987:19).
Dari kesulitan-kesulitan tersebut, sebaiknya dalam menyusun surat harus diperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal itu mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam menyusun bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.
4. Syarat Surat
Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut: a. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:
1) Menyusun letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan;
2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi;
3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis, warna
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:
1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu;
2) Pengirim memperoleh jawaban secara tepat apa yang dikehendakinya (Soedjito dan Solchan Tw, 2004: 3-4).
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/ baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin harus dihindari gaya keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
5. Jenis Surat
Dari beberapa surat yang dikenal dewasa ini terdapat beraneka ragam atau jenis surat, maka dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Aneka macam jenis surat itu dapat ditinjau dari berbagai segi (Soedjito dan Solchan Tw, 1994: 14-17), sehingga surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu:
a. Berdasarkan Isinya
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga surat, yaitu:
1) Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga, teman atau kenalan.
2) Surat dinas/ resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
3) Surat niaga/ dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dibedakan atas empat jenis, yaitu:
1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
2) Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).
3) Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
4) Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.
c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
Berdasarkan derajat penyelesaiannya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu: 1) Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin
diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.
2) Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
3) Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi. Miskipun demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar komunikasi dapat berjalan lancar. Contohnya, yaitu surat permohonan sumbangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan surat pengumuman biasa.
d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
Berdasarkan jangkauan penggunaannya, surat dibedakan atas dua jenis, yaitu:
1) Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak diluar kantor/instansi yang bersangkutan.
e. Berdasarkan Jumlah Penerimanya
Berdasarkan jumlah penerima yang dituju, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu: 1) Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
2) Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
3) Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.
Kustiawan (2003: 9-13) membedakan surat berdasarkan wujudnya, tujuannya, sifat isinya, jumlah penerima, keamana isinya, dan urgensi pengirimannya.
a. Jenis surat berdasarkan wujudnya dapat dibedakan menjadi: (1) Kartu pos, (2) Warkat pos, (3) Warkat pos, (4) Surat bersampul, (5)Memorandum atau nota.
b. Berdasarkan tujuanya dapat dibedakan menjadi:
(1) Surat pemberitahuan, (2) Surat perintah, (3) Surat permintaan atau permohonan, (4) Surat peringatan atau teguran, (5) Surat susulan, (6) Surat panggilan
(7) Surat pengantar, (8) Surat keputusan, (9) Surat laporan, (10) Surat perjanjian dan sebagainya
c . Berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi
(1) Surat dinas, (2) Surat pribadi, (3) Surat niaga, (4) Surat sosial, (5) Telegram, (6) Surat pengantar
d. Berdasarkan jumlah penerimaan dapat dibedakan menjadi: (1) Surat biasa, (2) Surat edaran, (3 Surat pengumuman e. Berdasarkan keamana isinya dapat dibedakan menjadi:
(1) Surat rahasia, (2) Surat rahasia yang ditandai dengan RHS atau R saja, (3)Surat biasa
Berdasarkan jenis surat tersebut secara keseluruhan dapat diambil kesimpulan bahwa surat yang diteliti termasuk surat dinas/resmi, surat biasa, surat intern, surat
ekstern, surat edaran, surat pengumuman, surat pemberitahuan, surat perintah, surat pengantar, dan surat laporan.
6. Bahasa Surat
Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam surat, terutama dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda-tanda baca, maupun pemakaian alinea/paragraf (Badudu, JS. 1983: 92).
Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam tersendiri, tergantung jenis surat. Pada jenis surat dinas bahasa yang digunakan harus bahasa yang benar/ baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasanya haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat harus bersifat jelas, singkat, logis, sopan, dan menarik.
Bahasa yang digunakan pada surat dinas/resmi biasanya tidak sama dengan bahasa yang digunakan pada surat-surat yang tidak resmi atau surat pribadi (Soedjito dan Solchan Tw, 1994: 3).
Bahasa resmi yang digunakan pada surat-surat resmi, mempunyai dua ragam, yaitu ragam kaku (frozen stlye) dan bahasa resmi ragam baku (formal stlye). Bahasa resmi ragam baku adalah bahasa resmi yang bentuk dan pemakainya pada surat secara tetap dan singkat. Sementara itu, bahasa resmi ragam kaku adalah bahasa resmi yang tidak dibakukan pemakaiannya termasuk untuk komunikasi tertulis pada surat. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya surat dinas/resmi haruslah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari 1) ejaan, 2) pemakaian kata, 3) bentuk kata, dan 4) kalimat.
Bahasa resmi ragam kaku pada surat, biasanya digunakan untuk menulis kepala surat, pembuka surat, dan penutup surat. Sedangkan bahasa resmi ragam baku digunakan untuk menuliskan isi surat pada tubuh surat. Oleh karena itu surat juga termasuk karangan, maka semua yang meliputi penataan paragraf, kalimat, pemilihan kata, pembentukan kata, istilah singkatan dan ejaan juga berlaku untuk surat.
Bahasa yang digunakan pada surat pribadi bersifat tidak resmi karena sifatnya yang personal. Jadi, bahasa yang digunakannya pun lebih bebas atau tidak terikat aturan dan boleh saja menggunakan bahasa percakapan sehari-hari asalkan kedua belah pihak, baik si pengirim maupun si penerima sama-sama memahami isi pesan yang disampaikan. Misalnya, menulis surat kepada guru berbeda bahasanya dengan menulis surat kepada sahabat. Apabila menulis surat kepada guru, sebaiknya menggunakan bahasa baku atau formal. Sebaliknya, penulisan untuk sahabat, tidak harus menggunakan bahasa baku, tetapi dapat memakai bahasa santai atau bahasa yang biasa dipakai dalam pergaulan sehari-hari.
Bahasa dalam surat harus berupa kalimat-kalimat efektif, yaitu kalimat yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Sederhana/wajar, bararti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.
b. Ringkas, berarti kalimat yang ringkas pada umumnya lebih tegas dan mudah dipahami. Sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
c. Jelas, berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.
d. Sopan, berarti hormat dengan takzim, tertip menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
a. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus; b. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti;
c. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari).
e. Menarik, berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan:
1. Kalimat bervariasi; 2. Paragraf induktif; 3. Gaya bahasa.
Sebaiknya kekurangcermatan dapat dihindari, terutama dalam membuat surat-surat dinas/ resmi. Untuk itu, perhatikanlah beberapa dari bagian pedoman umum ejaan yang disempurnakan yang berhubungan dengan keperluan surat. Misalnya penulisan tanda titik, tanda koma, dan sebagainya.
7. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat-surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya: pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, perpindahan pegawai, keputusan pemberhentikan karyawan dan lain-lain.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dinas, diantaranya adalah: a. Surat dinas ditulis atas nama instansi, lembaga atau Negara.
b. Bagian kepala surat biasanya ditempatkan di bagian kiri, kecuali bila kepala suratnya panjang dapat ditulis di bagian tengah-tengah.
c. Alamat bagian surat biasanya diletakkan atau ditempatkan di bagian kanan atas, di bawah nama tempat dan tanggal surat.
d. Tidak terdapat kalimat pembuka surat dan kalimat penutup surat.
e. Menggunakan kata ganti kami, tidak terdapat inisial pengetik maupun pembuat konsep surat di dalamnya namun biasanya dicantumkan paraf dari pejabat atau staf yang jabatannya atau kedudukannya lebih rendah dibandingkan pejabat penandatangan surat tersebut.
f. Nama penandatangan di tulis dengan huruf besar tanpa tanda kurung dan di bawahnya dicantumkan NIP, NIK, kecuali untuk jabatan menteri.
Contoh-contoh surat dinas (Triharjanto, 2008: 126) diantaranya sebagai berikut: a. Surat dinas/ resmi
b. Surat pengangkatan c. Surat keputusan d. Surat perintah e. Surat perintah kerja f. Surat tugas
g. Surat kuasa
Perbedaan surat dinas atau surat resmi atau surat jabatan, surat niaga atau surat perniagaan dan surat peribadi atau surat keluarga berdasarkan isinya telah dilakukan oleh beberapa ahli.
Kustiawan (2003:11) menjelaskan bahwa surat dinas adalah surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah.
Menurut Soedjito (dan Solchan Tw,1994:14), surat dinas berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/ resmi hanya dibuat oleh
instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat dinas harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragan resmi. Contoh surat dinas/resmi dintaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat dinas adalah surat yang berisi permasalahan kedinasan, surat dinas sama dengan surat resmi, pembuat surat dinas dapat instansi pemerintah dan dapat pula perorangan.
8. Bagian-bagian Surat
Dalam kaitannya dengan membuat surat dinas/ resmi, maka diperlukan pengenalan bagian-bagian surat. Tanpa memahami hal itu, maka kita tidak akan mampu membuat surat yang baik dan benar. Penempatan bagian-bagian itu berhubungan dengan bentuk surat yang digunakan. Artinya jika bagian-bagian surat itu diletakkan pada margin kiri, terbentuklah bentuk lurus. Jika bagian-bagian surat itu tidak diletakkan pada margin kiri, dapat terbentuk bentuk surat setengah lurus atau Indonesia baru. Hal itulah yang membedakan komposisi surat dengan komposisi-komposisi yang lain, seperti novel, cerpen, dan roman.
Surat terdiri dari beberapa bagian yaitu 1) kepala surat, 2) nama tempat dan tanggal, 3) nomor, 4) lampiran, 5) hal/ perihal, 6) alamat, 7) salam pembuka, 8) isi, 9) salam penutup, 10) tembusan (Nanang Kustiawan, 2003: 46). Penjelasannya bagian-bagian tersebut sebagai berikut.
a. Kepala surat
Kepala surat disebut pula kop surat. Surat yang ada kopnya biasanya surat-surat instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penulisan kepala surat
untuk memberikan informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya. Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan: 1) nama kantor/ jawatan/ perusahaan dan sebagainya,
2) alamat,
3) nomor telepon, 4) nomor kotak pos, 5) faksimile atau e-mail.
Kepala surat berfungsi untuk mempermudah pembaca mengetahui nama dan alamat kantor atau instansi serta keterangan lain mengenai organisasi yang mengirim surat.
Contoh penulisan kepala surat: Contoh 1
DEPARTEMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Jalan Mayjen Haryono 163 A, Malang, Telepon: 7396 Pesawat 37-38 Contoh 2
DEPARTEMAN AGAMA
WILAYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Jalan Sukonansi 8, Yogyakarta 55166 Telepon 516030 Contoh 3
DEPARTEMAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG
(Institute of Teacher Training and Education) Jalan Surabaya 6, Malang 65112, Telepon: 0341 513i2, 51921
b. Tanggal Surat
Surat dinas atau surat resmi harus disertai dengan tanggal. Tanggal yang ditulis menginformasikan kapan surat itu dibuat. Apabila surat itu menggunakan kop
Logo Logo Logo lolo goo GO
atau kepala surat, maka penulisan tanggal tidak perlu dengan nama tempat atau kota, sebab pada kop surat sudah tercantum alamat. Lain halnya dengan surat pribadi yang biasanya menggunakan kertas polos (tanpa kepala surat).
Contoh penulisan benar: (1) 12 Agustus 2002 (2) 21 Oktober 2008 (3) 16 Maret 1997 (4) 22 Nopember 1997 Contoh penulisan salah:
(1) 12-7-02
(2) Tangal 12-7-2002 (3) 10 Juli „89
(4) 18 Agustus 1997.
Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah kepala surat dengan garis pemisah kepala surat. Pada akhir surat tidak dibubuhkan tanda baca. Spasinya tidak dijarang-jarangkan. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital. Tanggal surat tidak perlu ditulis tanggal. Angka tahun ditulis lengkap.
c. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar selalu diberi kode yang berupa nomor. Nomor tersebut berguna untuk mempermudah pengaturan penyimpanan arsip, memudahkan mencari surat itu kembali, dan untuk mengetahui jumlah surat yang telah keluar dalam setiap waktu.
Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun, jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran.
(1) No. 450/PD-GK/02, berarti bahwa nomor urut surat tersebut adalah 450, sedangkan PD singkatan dari pengajuan dana, GK artinya Gunung Krinci (nama lembaga atau perusahan). 02 artinya tahun surat itu dibuat.
(2) Nomor: 157/F8/1994 Contoh penulisan yang belum benar
1) Nomer: 778/BI/1998 2) No : 411.11/104
d. Lampiran
Kata lampiran bermakna “tambahan”. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, foto kopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, kuitansi, dan sebagainya. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata Lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat lain. Bilamana kata lampiran sudah tercetak pada surat kertas yang diterbitkan tanpa dilampiri sesuatu, bagian surat itu harus diisi dengan tanda yang menyatakan bahwa surat diterbitkan tanpa lampiran agar orang lain tidak mengisinya untuk mengacaukan permasalahan. Dalam hal ini, tanda yang umum untuk mengisi itu adalah tanda (-) hubung.
Contohnya sebagai berikut: (1) Lampiran : satu berkas (2) Lampiran : empat bendel (3) Lamp. : dua eksemplar
Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran diikuti tanda (-) hubung seperti: Lampiran : -
Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa lampiran surat merupakan bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat. Jumlah lampiran pada setiap surat tentu berbeda, tergantung kebutuhan atau urgensi pada setiap surat.
Penulisan kata lampiran disingkat lamp. Kemudian diikuti tanda titik (:) disertai jumlah barang yang dilampirkan.
Ada kaidah yang menyatakan bahwa lambang bilangan yang dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf kecuali jika beberapa lambang bilangan dipakai secara berurutan (Pedoman Umum EYD). Berdasarkan kaidah itu maka bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua kata, bilangan tersebut ditulis lebih dari dua kata, penulisannya dengan angka. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu ditulis. Kesimpulan penulisan lampiran adalah sebagai berikut:
(1) Lampiran : satu berkas (2) Lamp. : satu berkas (3) Lampiran : 234 eksemplar
e. Hal/ perihal surat
Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang ditemukan pada hal surat adalah isi atau inti surat yang jelas. Dengan membaca hal atau perihal surat, pembaca akan segera mengetahui surat yang hendak dibacanya. Hendaknya hal atau perihal ditulis secara ringkas dan jelas.
Contohnya sebagai berikut: (1) Hal: jadwal ujuan ulangan (2) Hal: bantuan tenaga pengajar (3) Hal: pemilihan mahasiswa teladan (4) Hal: panggilan kerja
(5) Hal: Pengusulan calon pegawai
f. Alamat surat
Pada surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan. Biasanya alamat tujuan ini ditulis di dua tempat, yaitu di amplop dan di dalam surat itu sendiri.
Hendaknya alamat yang ditulis di amplop dan yang ada di dalam harus sama agar tidak membingungkan penerimanya.
Dalam menulis surat hendaknya dijaga kesopanan dan diperhatikan derajat penerima. Surat yang ditujukan kepada teman atau bawahan tentu berbeda dengan surat yang ditujukan kepada atasan atau seorang pejabat. Karena itu perlu dijaga kesopanan kalimatnya. Di samping itu, alamat tujuan harus ditulis selengkap-lengkapnya, terutama yang berada di amplop. Sebab, jika tidak lengkap maka surat akan dikembalikan. Perhatikanlah nama, alamat, nomor rumah, gang, kelurahan, kota, jalan dan negara tujuan.
1) Alamat luar
Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai petunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerima surat.
Contoh alamat luar:
a. Yth. Kepada Balai Penelitian Bahasa Jalan 1 Dewa Nyonya Oka 34
Yogyakarta 55444
b. Yth. Kepala Direktorat Jendral Bea dan Cukai Jalan cendana 9, Yogyakarta 5516
2) Alamat Dalam
Alamat (alamat dalam) berguna sebagai alat bagi penerima surat. Bagi pengirim surat, alamat berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemrosesan surat ke dalam amplop. Oleh karena itu penulisan alamat dalam dapat seperti penulisan alat luar.
Contohnya sebagai berikut:
(1) Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Rawangmangu, Jakarta 13220 (2) Yth. Sdr. Imam Santoso
Jalan Galunggung 100 Malang
(3) Yth. Kepala Bagian Pemesaran PT. DUTA SARANA
Jalan Kusuma Bangsa NO. 8 Jakarta Selatan.
g. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat dinas/ resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainya. Salam pembuka biasanya menggunakan kalimat:
(1) Dengan hormat,
(2) Saudara …yang terhormat, (3) Ibu…yang terhormat, (4) Bapak…yang terhormat,
Disamping itu, terdapat pula salam pembuka yang bersifat khusus, seperti: (1) Assalamualaikum, wr.wb,
(2) Salam pramuka, (3) Salam perjuangan,
h. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Isi surat harus singkat, jelas, hormat, dan sopan.
Secara umum bahasa yang digunakan dalam bagian isi surat harus benar. Kebenaran itu diukur dengan ketepatan pemilihan kata, struktur kalimat sesuai kaidah dan ejaannya benar. Isi surat yang lengkap terdiri atas 1) alinea pembuka, 2) alinea isi, 3) alinea penutup.
1) Alinea Pembuka
Alinea pembuka disebut juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah salam pembuka. Tujuanya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena, itu gunakan kalimat yang dapat menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya untuk mengetahui dengan segera maksud kita. Dengan demikian maka pembaca akan terarik dan memiliki minat untuk mempelajari surat kita sampai selesai.
Contohnya sebagai berikut:
(1) Dengan ini kami beritahukan bahwa…… (2) Dengan ini kami sampaikan bahwa…….. (3) Dengan ini kami terangkan bahwa……...
(4) Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada saudara bahwa… (5) Dengan ini kami tawarkan…..
2) Alinea Isi
Alinea isi memuat sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, diminta dan lain sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus jelas, singkat, hormat, dan sopan.
Contohnya sebagai berikut: (1) Akan tetapi,..
(2) Oleh sebab itu,…
(3) Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih.
Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah diperhatikan pedoman-pedoman sebagai berikut:
1) Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, dimintai, dan sebagainya secara jelas.
2) Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis. 3) Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
4) Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
5) Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, logis, sopan, dan menarik.
6) Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul.
7) Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketikan yang bertumpuk-tumpuk. 8) Hindarkan pemakaian kata-kata yang asing/ kata-kata daerah sehingga terasa
keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
9) Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat, cocok dan menarik. 3) Alinea Penutup
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Contohnya sebagai berikut:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih (2) Atas bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih (3) Atas kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih
Kata-kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, dan wassalam.
Contohnya sebagai berikut:
(1) Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih Wassalam,
(2) Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih Hormat kami,
j. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi nama yang mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini di margin sebelah kiri, lurus vertikal dengan bagian isi surat.
Contohnya sebagai berikut: (1) Tembusan:
a. Kepala Dinas Tenaga Kerja Propinsi Jawa Barat b. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa c. Rektor
(2) Tembusan:
a. Ketua Jurusan Bahasa Indonesia b. Drs. Soedjito
c. Pembantu Rektor 1
B. Kesalahan- Kesalahan Berbahasa
Kesalahan berbahasa dapat dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, yakni berdasarkan komponen ketatabahasanya. Berdasarkan komponen ketatabahasanya kesalahan meliputi: kesalahan bidang ortografi, dan kesalahan bidang leksikal.
1. Bidang ortografi
Menurut Soeparno (2002:26) ortografi adalah subdisiplin linguistik yang mempelajari ejaan. Oleh karena itu subdisiplin ini juga disebut sebagai ilmu ejaan. Hal-hal yang dipelajari meliputi bagaimana mewujudkan bentuk bunyi ke dalam
bentuk huruf dan sekaligus menyusun hutuf-huruf konstruksi yang lebih besar, yakni kata.
Untuk itu, bidang ortografi dalam penelitian ini dibatasi pada: a. pemakaian huruf kapital
b. penulisan kata c. tanda baca.
Peneliti membatasi pada bidang ortografi tersebut karena pada surat dinas yang diteliti secara keseluruhan, sejauh pengamatan peneliti, hanya ditemukan kesalahan pemakaian huruf kapital, penulisan kata, dan kesalahan tanda baca.
2. Bidang leksikal
Leksikal atau yang disebut juga dengan perbendaharan kata adalah kekayaan kata suatu bahasa. Kekayaan kata yang dimaksud adalah kekayaan kata yang dimiliki seorang pembicara, penulis, atau kata-kata yang banyak dimiliki suatu bahasa (Verhaar,2001:1). Dalam penelitian ini, pembahasan bidang leksikal hanya meliputi:
1) Ketidaktepatan pemilihan kata 2) Ketidakhematan pemilihan kata
Peneliti membatasi pada bidang leksikal tersebut karena pada surat dinas yang diteliti secara keseluruhan, sejauh pengamatan peneliti, hanya ditemukan kesalahan yang berupa ketidaktepatan pemilihan kata dan ketidakhematan pemilihan kata. Padahal pilihan kata dalam penulisan surat dinas harus mengandalkan kedua hal tersebut.
