ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
"-PEDOMAN
UMUM
UNTUK MENENTUKAN NllAIGUNA ARSIP
I
II
'I°.J
SURATEDARAN KEPALA ARSJP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA'
NOMOR : SE{02{1983
ARSIP NASIONAL REPUBLDC INDONESIA
Jakarta, 16 Mei 1983
Kepada
yth. 1. Para Menteri 2. Jaksa Agung
3. Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi(ringgi Negara 4. Para Pimpinan Lembaga Pemerintah
Non Departemen
5. Para Gubemur Kepala Daerah Tingkat I .
SURATEDARAN
Nomor : SE/02/1983
ten tang
PEOOMAN UMUM UNfUK MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP
I.
PENDAHULUAN
A. U m II m
1. Dengan Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 (Lembaran Negara tahun 1979 nomor 51, Tarnbahan Lembaran Negara Nomor 3151) telah ditetapkan keten-.tuan-ketentuan mengenai° penyusutan arsip.
t
2. Untuk melaksanakan ketentuan tersebut dalam ayat (2)
I maka pasal 4 dikeluarkan Peraturan pedoman Pemerintah yang nomor dapat digunakan 34 tahun sebagai1979:
petunjuk dalam menentukan nilaiguna arsip.
-B Khusus
Penentuan nilaiguna arsip merupakan faktor yang sangat me-nentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilaiguna meru-pakan kegiatan untuk merni1ahkan arsip-arsip ke dalam dua
katagori :
a. arsip yang bernilaiguna pemlanen yang harus terus di-simpan.
b. arsip yang bemilaiguna semen tara yang dapat dimus. nahkan dengan segera atau di kemudian hari.
Kegunaan arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan
peng-.gunaannya dan fungsi penggunaannya.
Perubahan ini mengakibatkan pula perubahan nilai arsip serta masa/jangka waktu penyimpanannya.
Penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis, melainkan diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk menyerap dan menangkap berbagai kegunaan arsip dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaannya baik di waktu sekarang
maupun di masa yang akan datang.
Keberhasilan penilaian tersebut tergan tung kepada:
-kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan
bagaimana kegiatan instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya;
-pengertian dan kesadaran akan iungsi kegunaan arsip bagi
penggunanya serta kepentingan penyelamatan arsip sebagal
, bahan bukti daD bahan pertan~ung)awaban nasional. i'
Adalah tidak mungkin untuk merumuskan hal-hal terse but di
'.
..
atas ke dalam ketentuan.ketentuan yang mutlak dan eksak,
[
maka Surat Edaran ini hanya memuat prinsip-prinsip umum ...
yang harus digunakan secara bijaksana dengan disertai penalaran , .
dan wawasan yang luas.
-., C. Dasar Hokum "
1. Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan- .
ketentuan Pokok Kearsipan (lembaran N'egara tahun 1971 .1
I
nomor 32, Tambahan Lembaran Negara nomor 2964) l
\
2. Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 ten tang Pe-nyusutan Arsip (Lembaran Negara tahun 1979 nomor 51. Tambahan Lembaran Negara nomor 3151).
3. Keputusan Presiden RI nomor 26 tahun 1974 ten tang
Arsip Nasional RI. D. T u j u a n
Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk bagi pejabat yang berkepentingan dalarn
me-nentukan nilaiguna arsip. I
ll. NILAIGUNA ARSIP i
1. Nilaiguna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada keguna-annya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepen-tingan pengguna arsip. nilaiguna arsip dapat dibedakan menjadi nilaiguna primer dan nilaiguna sekunder.
2. Nilaiguna primer.
Nilaiguna primer adalah nilai arsip didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip.
Penentuan nilaiguna primer tidak hanya didasarkan pada kegu. naannya dalarn menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. tetapi juga kegunaannya bagi lembaga/
instansi pencipta arsip tersebut di waktu yang akan datang. Nilaiguna primer meliputi:
-nilalguna admmlStrasi. -nilaJguna hukum. -nilaJguna keuangan,
-nilaiguna ilmiah dan teknologi.
(a) Nilaiguna administrasi ialah nilaigWla arsip yang dida-sarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
t Arsip-arsip yang berisikan hal-hat yang berkaitan dengan
perumusan dan pelaksanaan kebijaksanaan umumnya mempun.yai nilai yang tinggi dan perlu disimpan lebih lama daripada arsip-arsip yang sifatnya hanya untuk menunjang kegiatan rutin sehari-hari.
(b)
Nilaiguna Hukum
Arsip mempWlyai nilaiguna hukurn apabUa berisikan buk-ti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warganegara dan pemerintah.
Arsip-arsip yang mempunyai nilajguna hukum, antara lain adalah arsip-arsip yang berisikan Keputusan{Ketetapan, Perjanjian, Bahan-bahan bukti peradilan dan lain sebagai~ nya.
J angka waktu penyimpanan arsip-arsip yang bemilaiguna hukum tergantung pada hal/urusan yang diperikan. Kegu-naannya akan berakhir apabila urusannya telah selesai,
telah kadaluwarsa atau oleh karena suatu ketentuan dalam peraturan perundangan.
(c) Nilaiguna Keuangan
A rsip yang mempunyai nilaiguna keuangan berisikan segala hal-ikhwal yang menyangkut transaksi dan pertang-gWlgjawaban keuangan, misalnya arsip-arsip tentang ren-cana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan ke-uangan dan lain sebagainya.
Hendaknya jangan dikacaukan antara arsip yang berisikan
kebijaksanaan di bidang keuangan dengan arsip yang ber- J
isikan tentang hal-ikhwal mengenai transaksi keuangan. Arsip yang memuat kebijaksanaan di bidang keuangan
pada umumnya ~mpWlyai jangka waktu penyirnpananl
retensi yang pa3:l~ng.
(d) Nilaiguna Dmi:i.h dan Teknologi
AlSip be~!,una i1miah dan teknologi mengandung data
iliniah dan te!mologi sebagai akibat/hasil penelitian murni
I
atau penelit.in terapan. Apabila data tersebut tidak
di-1 manfaatka I.. secara lai1~Wlg atau hasil penelitian itu tidak
diterbitkan, maka arsip-anip ini ~mpunyai jangka waktu penyimpanan/rekclsi yang panjang.
Tidak mudah untJk ~nentuk.an nilajguna daTi arsip yang
yang lama tidak dibiraukan lagi mungkin uoa-uoa bisa menpdi matarantai y~g penting bagi suatu penemuan baru. Hal-hal semacam itu sukar untuk diramalkan. Olea karena itu dalam ~nentukan nilaiguna ilmiah dan tek-nologi ini perlu bimbingan dan pe~rta dari para ilmu-wan dan/atau peneliti yang bersangkutaQ.
3. Nilaiguna Sekunder.
.Nilaiguna ~kunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada ke-gunaan amp ba~ kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan wnum di luar lembaga/instansi pencipta anip da.n kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan
pertan~ungjawab-an nasional.
Nilaiguna sekunder diberlakukan apabila arsip-arsip tidak lagi ada kegunaannya bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Arsip yang bernilaiguna ~kunder diserahkan ke Arsip Nasiona! daD disimpan di/oleh Arsip Nasionai. ~hingga pihak lain di luar pencipta aISip dapat II¥:manfaatkan dan
~nggu-nakannya. M~pun penentuan nilaiguna ~kunder ini
merupa-kan bagian tugas dari A~ip Nasional, namun pejabat instansi pencipta amp II¥:mpunyai peran~rta dalam II¥:mberikan terangan-keterangan yang berharga tentang terciptanya dan ke-gunaan arsip-a~ipnya itu. Nilajguna sekunder ~liputi :
-Nilaiguna kebuktian. -nilaiguna infomUSlOnal. (a). Nilaiguna Kebuktian.
Arsip II¥:mpunyai nilaiguna kebuktian apabila II¥:ngan-dung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu ill., ciptakan, dikembang:,..an, diatur, fun~i dan kegiatan-') kegiatan yang dilaksanakan serta hasil/akibat ngiatannya
itu. Alsip-arsip semacam ini diperlukan bagi pemerintah
karena dapat digunakan ~bagai panduan untuk ~nyele.
saikan masalah-masalah yang serupa dan bagi mereka yang berminat di bidang administrasi negara.
(b). Nilaiguna lnformasional.
Nilai anip pada &Rip yang mempunyai nilaiguna infor-masional ditentubn oleh isi atau 1nfonnasi yang terkan-dung dalam anip itu bagi Kegooaan berbagai kepentingan penelitian dan kese,prahan tanpa dikai~ dengan lemba-ga/instansi penciptanya. yaitu informasi rnengenai orang, tempat, benda, feno~na, rnasa1ah dan sejenisnya. 4. Arsip tidak selalu hanya rnemiliki nilaiguna tunggal, tetapi dapat
~ memiliki nilaiguna ganda. Pada arsip yang mempunyai
nilaiguna ganda, apabila nilaiguna yang satu berakhir masih berlaku nilaiguna yang lain. Kegunaan yang ganda ini rnenentu-kE1 pula nilai arsip sehubungan dengan jangka waktu penyim-panan/retensinya.
m.
PEN~'"T1.JAN NILAIGUNA ARSIP
Penenn:a.n nilaiguna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk rnenentubn jangka waktu penyirnpanan/retensi arsip yang didasarkan alas pe:'lgkajian terhadap isi arsip, penatailnnyu dan hubungann}.a dengan iIsip-arsip lainnya.
Isi amp atau inforrnasi yang terkandung dalam arsip merupakan unsur yang p:1ling rnenentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip da.?at memudahkan/rnembantu dalam menentukan jangka waktu penyim?anan/retensi arsip. TJranan arsip berupa berkas yang disusun alas dasar kesarnaan urusan atau kegiatan (dosir) umumnya mempu. nyai jar_gk.1 waktu pen~impananiretensi yang lebih Jarnajpanjang dari-pad:! berkas-berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri) atal~ ke-sa.maan masalah (rubrik). Telaah terhadap hubungannya de-n~t1 am-arsip lain diperJukan pula, karena kegunaan suatu arsip
ser!ngkali sukar untuk dinilai apabila tidak dikaitkan/dihubungkan
, de/lgan ~p lainnya.
.:iendakr3ya 'selalu diingat bahwa arsip tidak dapat dinilai secara
ter-It pas dm/atau dipisahkan daTi konteks adrninistrasi daTi organisa-si/ill:'t'".-t$i penciptanya.
PenilaJ;;n barns didasarkan alas suatu analisa yang seksama dan luas
I
\,,~~t~
;
--tentang semua arsip yang dihasilkan/diciptakan oleh lembaga/instansi itu dan tentang hubungannya dengan arsip-arsip lainnya. Untuk itu perlu dilakukan pendaftaran arsip dan dibuat suatu Daftar Arsip. Yang didaftar bukan lembar-lembar ataupun berkas-berkas arsip, me-~I lainkan kelompok berkas arsip.U
Pembuatan Oaf tar Arsip
a. Bagi instansi yang belum rnenata arsipnya atas dasar taU-berkas sehingga belum terdapat pemtaU-berkasan yang baik, maka sebelum membuat Daftar Arsip atau daftar dart kelompok arsip itu, terlebih dahulu hams membuat daftar pertelaan dart setiap berkas arsip (Daftar Pertelaan Arsip). Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip ini hendaknya dilaksanakan berdasarkan petun-juk sebagai yang telah ditentukan dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional, nomor SE/Ol/1981 Bab III, humf B, angka 2 a butir (3) dan (6) at au ~gka 2 b.
Atas dasar Daftar Pertelaan Arsip itu lalu diadakan penge-lompokan berkas dan baru dibuat Daftar Arsip, yaitu daftar dari kelompok berkas.
b. Bagi instansi yang sudah melaksanakan tata-berkas dengan baik.
untuk membuat Daftar Arsip tidak perlu rnelalui tahap pem-buatan daftar pertelaan berkas arsip, melainkan dengan melaku-kan uji-petik (sampling) terhadap berkas-berkas yang tersimpan di Unit-unit Pengolah. Karena arsip sudah disusun berdasarkan sistem pengelompokan (klasifikasi) tert~ntu. maka dengan
UJ!-I petik itu sudah akan mungkin untuk membuat Daftar Arslp
l
yang diperlukan.
An~ Arsip.
...Arsip barn dapat dinilai hanya setelah dianalisa. Analisa terhadapI!
arsip dilaku~n melalui Daftar Pertelaan Arsip atau uji-petik dan
t )Daftar Arsip yang dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari
..pejabat-pejabat Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
Dari basil analisa ini dapat ditentukan nilaiguna arsip dan jangka Vlaktu penyimpanan/retensinya, yang kemudian dapat dituangkall ke dalam suatu Rancangan ladwal Retensi Arsip.
.
I
I
IV.
PEN
U T U P
1.
Apabila dalam melaksanakan
Surat Edaran ini dijumpai kesu.
titan, supaya ~nghubungi Arsip N asional RI untuk memper.
oleh kejelasan.
y
2. Harap maksud Surat Edaran ini dilaksanakan dengan sebaik- :
baiknya. (
KFP ALA ARSlP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA,
DRA.SOEMARTINI
N lP. 3 600000o7
Temb~ Surat Edaran ini disampaikan dengan hormat kepada :
I. Bapak Presiden Republik Indonesia, sebagai laporan 2. Ketua Badan Pemeriksa Keuangan
3. Menteri/Sekretaris Negara, sebagai laporan
4. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara, sebagai laporan.
,
I
1
!1\
'! "I " c " ..";
;
.
Cootoh
Lampiran Surat Edaran
Kepala Arsip Nasional RJ
Nornor : 5E/02/1983
Tanggal : 16 Mei 1983
,
DAFTAR ARSIP (DAFfAR
KELOMPOK
ARSIP)
Instansi :
rr:" .
c,,'i Alamat .
Telepon :
Nomor Pemerian Kelompok Arsip Penataan Nilaiguna Keterangan
1 2 3 4 5 t c
r
; .
..
i )utatan : Formulir disesuaikan den~ kebiasaan standar atau kebu- Panitia Penilai Amptanggal
tuhan instansi rnaSngmasing.~
Petunjuk Pengisian
DAFfAR ARSIP (DAFfAR KELOMPOK ARSIP) 1
1. Nomor : Nomor urut kelompok arsip
2. Pemerian Kelompok Arsip : Deskripsi yang meliputi judul dan
isi dari setiap kelompok arsip.
3. Penataan : Periataan arsip/berkas daTi setiap
kelompok arslp, apakah secara seri, rubrik atau dosir.
4. Nilaiguna arsip : Nilaiguna yang dipunyai/dirniloo
oleh setiap kelompok arsip.
5. Keterangan : Diisi menurut kebutuhan,
rnisaJ-nya dirnusnahkan setelah transaksi selesai, pennanen dan sebagainya.
