BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAAN
Setelah dilakukanya penelitian di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung peneliti memperoleh sejumlah data yang kemudian data tersebut dianalisis untuk mendapatkan jawaban berdasarkan tujuan penelitian. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahuai bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung.
Selanjutnya hasil dari penelitian akan diuraikan sebagai berikut :
4.1. Hasil Penelitian
4.1.1. Gambaran Umum Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
a. Visi
“Bersatu untuk maju dan sejahtera”
b. Misi
Memberdayakan perpustakaan sebagai sarana belajar sepanjang hayat. Menigkatkan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.
Menigkatkan dan menumbuhkembangkan minat dan budaya baca masyarakat.
Meningkatkan kesadaran terhadap esensi budaya, apresiasi pada kesenian serta hasil-hasil penemuan ilmiah.
Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan
Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur. Menyediakan arsip dan memberikan akses public untu kepentingan
pemerintah, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan demi kemaslahatan masyarakat.
Srtuktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung
Daftar Pejabat Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung
1. Kepala Kantor : Drs. Bambang Edhi Hartono 2. Kasubbag TU : Tri Ambarwati, BSc
3. Kasie Arsip : Suroso, BA
4. Kasie Dokumentasi : Tri Asmawi, SH
5. Kasie Perpustakaan : Herminati Kridanigsih, SH Pejabat Fungsional Pustakawan
1. Tasnig Hety Widiayanti, SE Kepala
Sub bagian Tata Usaha Kelompok jabatan fungsional Seksi kearsipan Seksi perpustakaan Seksi Dokumentasi
2. Latifa Khairani HS, AMd. 3. Widhiasih Dwi Warastuti, AMd. 4. Dwi Chandra Susanti, AMd.
Pejabat Fungsional Arsiparis 1. Muhamad Erwin Pranowo, AMd. 2. Asiyatun, AMd.
Tugas dan Fungsi Kantor Pepustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung
1. Perumusan kebbijakan teknis manajemen arsip, perpustakaan dan dokumentasi
2. Pemebirian dan dikungaan atas penyelenggaraan pemerintah daerah dibidang arsip, pepustakaan dan dokumentasi.
3. Pembinaan umum dan teknis bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi 4. Pembinaan perpustakaan dan kearsipan terhadap lembaga-lembaga
perangkat daerah swasta perorangan
5. Penyelenggara pelayanan umum dibidang arsip pepustakaan dan dokumentasi
6. Monitoring dan evaluasi terhadap pelksanaan tugas bidang arsip, perpustakaan dan dokumentasi.
7. Penyelenggara tata usaha kantor arsip, perpustakaan dan dokumentasi 8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan bupati sesuai tugas pokok dan
fungsinya.
1.2. Sistem pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
Pengelolaaan arsip yang diselenggarakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung Pada umunya mencangkup empat hal yaitu : Pengadaan, Pemeliharaan,
Pengunaan dan Penyusutan. Berukut adalah paparan data yang dipeoleh peneliti mengenai pengelolaan arsip.
1. Pengadaan
Arsip merupakan hasil dari kegiatan perkantoran . Hasil dari kegiatan tersebut yang nantinya akan dipergunakan untuk kegiatan administrasi sehingga perlu diadakannya pemeliharaan. Pemeliharaan dilakukan dengan tujuan untuk melindungi arsip. Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung merupakan salah satu lembaga yang didirikan oleh Pemerintah Kota Temanggung yang bertanggung jawab untuk mengeola arsip. Proses penciptaan arsip pada dasarnya mencangkup dua hal yaitu, penyerahan arsip dan pemindahan arsip.
Penyerahan arsip dilakukan untuk dikelola, artinya lembaga terkait menyerahkan arsip kepada Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk dikelola.Selain dari intasi pencipta arsip dari unit kerja sendiri juga dapat menyerahkan arsip untuk dikelola. Terdapat kriteria khusus untuk arsip yang diserahkan. Kriteria tersebut harus sesuai dengan JRA dan memiliki arsip tersebut harus memiliki nilai guna arsip. Kebanyakan arsip yang di terima bukan dari unit kerja melainkan dari intasi pemerintahan lain. Pengelolaan arsip disesuikan dengan prosedur yang telah ada. Arsip yang diterima biasanya tidak dilakukan pemilahan terlebih dahulu sebelum diserahkan, sehingga petugas kearsipan akan bekerja dua kali untuk melakukan pemilahan arsip. Arsip yang diterima oleh kantor terkait masih dalam bentuk arsip kacau. Artinya arsip tersebut masih tercampur antara arsip dan bukan non arsip. Arsip yang selesai dipilah akan dibuatkan sekema untuk mendapakan found dari intansi yang arsipnya ingin diolah. Dari found tersebut petugas kearsipan dapat melakukan pendeskripsian dari arsip aktif ke arsip nonaktif. Pendeskripsian arsip tersebut digunakan untuk memanufer arsip. Artinya arsip
yang sudah selesai si pilah-pilah akan disatukan dan di kumpulkan ke tim manufer. Seharusnya arsip yang ingin diserahkan untuk dikelola berdasarkan undang-undang harusnya sudah dipilah-pilah. Langkah selanjutnya petugas kearsipan melakukan pemilahan dan pengelompokan jenis arsip. Pengelompokan jenis arsip dilakukan supaya mendapatkan kemudahan saat melakukan proses penyimpanan arsip. Jenis arsip yang disimpan di kantor Perpustakaan dan Dokumntasi Daerah Kota Temanggung memiliki dua jenis yaitu arsip tekstual dan arsip nontekstual.
Jenis arsip tekstual yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yaitu, arsip keuangan, arsip sosial politik dan arsip umum. Arsip-arsip tersebut dering digunakan oleh pengguna untuk proses kegiatan administrasi. Arsip-arsip tersebut telah disimpan sejak tahun 1980 sampai dengan sekarang. Kebayakan yang sering menggunakan arsip tersebut dari kalangan intansi pemerintahan dan masyarakat umum. Arsip tersebut digunakan guna menunjang pelaksanaan kegiatan perkantoran seperti, perencanaan, penilaian dan pertanggung jawaban. Kondisi arsip tekstual cukup bagus. Sehingga arsip tersebut layak untuk digunakan.
Seiring dengan perkembangan ilmu teknologi dewasa kini memberikan dampak posifit bagi arsip. Arsip yang pada umumnya berbentuk tulisan saja kini bisa berbentuk audio visual. Arsip yang memiliki bentuk audio visual akan memberikan efek positif bagi penyimpanan arsip. Artinya arsip tersebut tidak memakan banyak tempat penyimpanan. Dengan demikian akan menghemat pengadaan tempat dan peralatan. Arsip visual yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung seperti, cesset, vcd, video dan filem reel. Arsip-arsip tersebut dikelompokan dan disimpan di dalam alamari yang telah disediakan khusus untuk arsip visual. Arsip –arsip tersebut memiliki nilai yang terkadung didalamnya. Nilai yang terkandung di dalam arsip tersebut akan memberikan informasi kepada pengguna arsip.
Intensitas pengunaan arsip juga berpengaruh pada arsip tersebut. penggunaan Arsip yang sering digunakan biasanya disimpan di unit kerja. Arsip yang intensitas penggunaannya sering disebut dengan arsip aktif. Arsip aktif biasnya terdapat di unit-unit kerja kantor suapaya lebih mudah dalam pengambilan apabila arsip tersebut akan digunakan. Arsip yang intensitas penggunaanya jarang disebut dengan arsip inaktif. Arsip inaktif akan disimpan di tempat penyimpanan arsip permanen. Arsip inaktif akan mendapatkan penanganan khusus, karena arsip tersebut disimpan dalam jangka waktu yang cukup lama maksimal 5 tahun sesui dengan JRA.
Arsip yang telah dipilah-pilah dan dikelompokan berdasarkan jenis dan bentuk arsip selanjutnya akan dipindahkan ke unit penyimpanan permanen. kegiatan ini dilakukan suapaya arsip yang telah selesai diolah tidak memenuhi tempat di unit kerja. Arsip merupakan tulang punggung dari organisasi. Semua kegiatan organisasi tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya arsip sehingga arsip sangat penting. Sampai saat ini pentingnya arsip belum bisa dirasakan di setiap unit kerja. Setiap unit kerja beranggapan bahwa arsip merupakan sampah. Perlu diketahui bahwa dengan arsip pengguna dapat mengetahui informasi tentang kejadian-kejadian yang berlansung pada waktu itu. Semua ini juga tidak luput dari perhatian pemimpin yang menciptakan arsip tersebut.
2. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan tindak lanjut dari kegitan pengadaan arsip. Arsip yang telah selesai diolah akan disimpan. Pemeliharaan arsip pada hakekatnya melakukan perlindungan supaya arsip yang disimpan tidak hilang atau rusak. Pemeliharaan arsip yang diselenggarakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah kota temanggung meliputi empat hal yaitu, penataan, penyimpanan, pemeliharaan peralatan dan pemeliharaan arsip. kegiatan tersebut
dilakukan guna memberikan kemudahan pada saat penemuan kembali arsip dan memberikan perlindungan kepada arsip.
Penataan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung menggunakan azaz. Azaz tersebut merupakan letak dimana kegiatan perkantoran tersebut dilakukan. Azaz yang dugunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung adalah azaz sentralisasi atau terpusat. Artinya semua kegiatan yang terjadi di kantor akan melalui pegawai tata usaha. Dimana pegawai tersebut akan mengurusi surat masuk dan surat keluar yang di lakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Kegiataan penataan arsip juga merupakan penentu dari terciptanya sistem kearsipan yang baik. Penataan arsip juga disesuaikan dengan jenis arsip. Sistem penataan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif adalah sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi ini dilakukan dengan memberikan kode yang berupa angka dari yang terkecil menuju yang terbesar. Kode klasifikasi tersebut sudah diatur didalam keputusan Pemerintah sehingga semua lembaga pengelola arsip akan menggunakan kode yang sama. Kode tersebut digunakan untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Sistem penataan yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif adalah sistem pokok masalah. Artinya penggunaan sistem ini didasarkan pada pokok-pokok masalah dan nama intansi yang terkandung didalam arsip tersebut. Pengkodean arsip dilakukan sesui dengan arsip yang masuk terlebih dahulu. Arsip yang masuk terlebih dahulu akan langsung dilakukanya pengkodean berdasarkan intansi terkait dan tahun penyerahan arsip. Petugas kearsipan melakukan pengkodean berdasarkan intansi terkait yang mana arsip nya lebih dulu datang. Pengkodean berdasarkan keputusan mentri juga memiliki kode tersendiri misalnya 500 untuk arsip perekonomian.
Penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan yang menindak lanjuti dari kegiatan penataan arsip. Sewaktu melakukan penyimpanan hendaknya memperhatikan prosedur yang telah ada supaya tujuan dari proses penyimpanan tersebut tercapai. Tujuan diadakanya penyimpanan arsip yaitu mendapatkan kemudahan penemuan kembali dan melindungi arsip dari kerusakan. Penemuan kembali arsip yang telah disimpan berdasarkan daftar pertelaan arsip. Semua arsip yang telah disimpan akan dideskripsikan dan dicatat di daftar pertelaan arsip. Dengan daftar pertelaan arsip petugas kearsipan akan mendapatkan kemudahan penemuan kembali arsip. Hanya dengan melihat kode yang tercantum pada arsip petugas sudah dapat menemukan arsip.
Penyimpanan arsip yang diselenggarakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung belum sepenuhnya dijalankan sesuai dengan prosedur yang ada. Kondisi lingkungan, tempat dan juga ruangan sangat berpengaruh terhadap penyimpanan arsip. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip masih jauh dari standar penyimpanan. Artinya tempat yang sempit dan arsip yang disimpanya tidak dapat tersimpan semua. Semakin lama arsip yang diciptakan semakin banyak sehingga tempat yang sempit tidak mungkin dapat menampung semua arsip sehingga arsip hanya diletakan di lantai tanpa ditata. Hal ini dapat berpengaruh terhadap proses penmuan kembali arsip. Selain itu atap-atap yang melindungi arsip dari panas dan hujan tidak mampu melindunginya dikarenakan atap yang boco sehingga mengakibatkan arsip tersebut rusak. Selain tempat, kontrol suhu dan kelembaban belum jauh dari pemeriksaan. Tempat yang jauh dari unit kerja arsip membuat pengontrolan suhu dan kelembaban tidak terkontrol sehigga petugas kearsipan membiarkan AC menyala setiap hari tanpa adanya pengechekan secara berkala. Hal ini dapat menyebabkan arsip yang disimpan menjadi lembab
dan mengakibatkan arsip rusak. Kurangnya petugas yang bekerja membuat pengelolaan arsip belum optimal.
Peralatan merupakan sarana dan prasarana pendukung terselenggaranya kearsipan yang baik dan benar. Dengan peralatan yang ada dan sesuai dengan standar akan memberikan perlindungan terhadap arsip. Jenis pealatan yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yaitu: roll opact, rak kayu, rak besi, dan almari arsip. Peralatan tersebut memiliki kuota penyimpanan yang berbeda-beda, sesuai dengan bahan yang digunakan untuk membuat pearalatan tersebut. Artinya peralatan yang dibuat dari besi akan mampu menampung lebih banyak boks arsip dibandingkan dengan pealatan yang terbuat dari kayu. Jumlah peralatan yang dimiliki oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung berjumlah 78 peralatan. peralatan tersebut terdari dari, 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak besi dan 1 almari audio visual. Kondisi peralatan tersebut cukup bagus. Artinya peralatan tersebut masih ada yang bisa digunakan dan ada yang perlu diadakan perbaikan. Penyebab kerusakan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip seperti rayap yang dapat melapukan rak yang terbuat dari kayu. Kerusakan peralatan tersebut membuat ketidak optimalan dalam pemanfataanya. Peralatan tersebut juga memilik manfaat perlindungan tersendiri. Peralatan yang terbuat dari besi akan memberikan perlindungan yang lebih terhadap bahaya benturan benda yang tajam dan bahaya api. Akan tetapi pealatan yang terbuat dari besi tidak bisa melindungi arsip dari air dan kelembaban, sehingga diperlukanya pengechekan.
Pengechekan tersebut dilakukan satu minggu sekali guna membersihkan peralatan dan ruangan tempat penyimpanan arsip. Kondisi ruangan yang bersih akan memberikan efek yang baik bagi arsip yang disimpanya. Artinya arsip yang disimpan akan terlindungi dari bahaya penyebab kerusakan arsip seperti serangga dan lain-lain. Sewaktu melakukan pembersihan arsip
petugas menggunakan vacum cleaner sebagai alat penyedot debu. Menggunakan vacum cleaner akan lebih efektif dibandingan dengan menggunakan kemoceng. Artinya menggunakan kemoceng hanya akan memindahkan debu dari arsip satu kearsip yang lainya. Petugas kearipan melakukan fumigasi untuk memusnahkan serangga yang dapat merusak arsip. fumigasi dilakukan secara berkala oleh petugas kearsipan. Petugas melakukan 3bulan sekali dalam satu tahun. Pengechekan terhadap fisik arsip juga dilakukan oleh petugas kearsipan. Pengchekan ini dilakukan guna melihat kondisi arsip apakah ada yang rusak atau tidak. Arsip yang kedapatan rusak akan segera dilakukan perbaikan. Peraikan arsip tersebut disesuaikan dengan penyebab rusaknya arsip. Kegiatan ini dilakukan supaya nilai yang terkandung didalam arsip tersebut utuh.
3. Penggunaan
Pemanfatan arsip yang ada harus dapat digunakan dengan efektif. Penggunaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung disesuaikan dengan kebutuhan pengguna arsip. Penggunaan arsip selama ini sudah berjalan sesuai dengan prosedur. Prosedur tersebut diberlakukan guna menjaga ketertiban dan keamanan arsip. Pengguna arsip yang akan meminjam arsip harus mengajukan permohonan peminjaman. Permohonan tersebut ditujukan kepada petugas kearsipan. Pengguna arsip mengajukan permohonan peminjaman kepada petugas arsip. permohonan tersebut disampaikan secara lisan. Pengajuan permohonan akan doproses dan pengguna arsip akan mendapatkan bon peminjam arsip. Bon tersebut berisi tentang keterangan pengguna arsip dan batas pengembalian arsip. Petugas kerasipan akan memberikan dua pelayanan kepada pengguna arsip yaitu, pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup. Artinya pelayanan terbuka petugas kearsipan akan mempersilakan pengguna arsip untuk mencari sendiri arsip yang dibutuhkan. Sedangkan pelayanan tertutup pengguna arsip dipersilahkan untuk
menunggu petugas kearsipan mengambilkan arsip tersebut di tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan yang jauh membuat petugas kearsipan harus menggunkan waktu yang lama untuk mencapai tempat penyimpanan arsip permanen. Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung juga menyediakan ruangan khusus untuk pengguna arsip yang ingin meminjam arsip, akan tetapi petugas yang khusus menangani peminjaman arsip belum ada. Hal ini dikarenakan Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung kekurangan tenaga yang berkerja di seksi kearsipan.
Prosedur penggunaan arsip menjadi tanggung jawab petugas kearsipan. Setiap peraturan mengenai peminjmana arsip dibuat oleh petugas karsipan. Artinya peraturan yang dibuat oleh petugas karsipan telah susuai dengan prosedur pemberlakuan aturan tersebut. Aturan tersebut ditujukan kepada pengguna arsip suapaya para pengguna arsip memiliki rasa tanggung jawab untuk memelihara arsip tersebut.
Proses peminjaman arsip akan dilayani selama jam kerja berlangsung. Penguna arsip harus menemui petugas kerasipan dari hari senin sampai dengan hari jumat dan pada jam-jam tertentu yaitu pada jam 08.00 sampai dengan jam 15.00.
4. Penyusutan
Arsip yang disimpan apabila sudah jatuh temponya maka arsip tersebut akan dimusnahkan. Pemusnahan arsip dilakukan guna mengurangi jumlah arsip yang disimpan. Selain pengurangan jumlah arsip pemusnahan arsip juga akan memberikan kelonggaran tempat. Akan tetapi pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan begitu saja. Hal ini terkait dengan prosedur pemusnahan arsip yang telah ditentukan. Sebelum pemusnahan arsip dilakukan petugas kearsipan harus membuat daftar pemusnahan arsip dan penyerahan berita acara setelah pemusnahan itu
berlangsung. Daftar arsip tersebut tentunya sudah sesuai dengan JRA atau jadwal retesi arsip. Berita acara pemusnahan arsip akan menerangakan bagaimana arsip tersebut dimusnahkan.
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung selama 10 tahun Kantor tersebut berdiri belum sama sekali melakukan pemusnahan arsip kerana terkendala biaya dan petugas. Sehingga berdampak pada tempat penyimpanan dan volume arsip yang disimpan semakin banyak.
4.2.Pembahasaan
4.2.1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung
1. Pengadaan
Arsip merupakan catatan-catatan atau dokumen yang menerangkan suatu keadaan yang terjadi didalamnya. Wujud dari proses kegiatan perkantoran menghasilkan arsip.Penciptaan arsip merupakan langkah awal dari proses pengelolaan arsip. menurut undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan –ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan arsip ialah :
a. “naskah-naskah yang dibuat oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dubuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggalatau kelompok dalam rangka elaksanaan kehidupan bangsa.”1
Proses penciptaan arsip pada dasarnya mencangkup dua hal yaitu, penyerahan arsip dan pemindahan arsip.
Penyerahan arsip dilakukan untuk dikelola, artinya lembaga terkait menyerahkan arsip kepada Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung untuk dikelola. Arsip yang diterima biasanya tidak dilakukan pemilahan terlebih dahulu sebelum diserahkan, sehingga petugas kearsipan akan bekerja dua kali untuk melakukan pemilahan arsip. Arsip yang diterima oleh kantor terkait masih dalam bentuk arsip kacau. Artinya arsip tersebut masih tercampur antara arsip dan bukan non arsip. pemilahan arsip dilakukan dengan cara manual. Penggunaan cara tersebut disesuaikan dengan jenis arsip yang diserahkan. Arsip yang berbetuk tekstual akan dipilah dengan cara manual. Arsip yang diterima harus sesui dengan kriteria yang telah ditentukan. Kriteria tersebut adalah nilai informasi arsip, bentuk arsip. kriteria-kriteria tersebut sudah ditentukan oleh unit kerja atau disesuikan dengan peraturan yang ada. Langkah selanjutnya petugas kearsipan melakukan pemilahan dan pengelompokan jenis arsip. Pengelompokan jenis arsip dilakukan supaya mendapatkan kemudahan saat melakukan proses penyimpanan arsip. Jenis arsip yang disimpan di kantor Perpustakaan dan Dokumntasi Daerah Kota Temanggung ada dua jenis yaitu arsip tekstual dan arsip nontekstual. Arsip tekstual merupakan arsip yang berbentuk tulisan. Jenis arsip yang berbentuk tekstual Sehingga hanya menerangkan kedaan subyek dalam bentuk tulisan saja. Arsip tersebut dikelompokan menjadi satu berdasarkan pokok permasalahan. Penelian terhadap arsip juga dilakukan guna menetukan
1
masa aktif arsip tersebut. peniilaian arsip didasarkan pada jenis arsip,kondisi arsip dan tanggal arsip. penilaian tersebut dilakukan guna mempermudah petugas dalam pemebrian kode dan penataan arsip.
Arsip tekstual yang diolah oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung adalah arsip keuangan, arsip sospol dan arsip umum. Ketiga arsip tersebut dikelompokan berdasarkan masalah yang terkandung didalam arsip tersebut. Dengan adanya pengelompokan jenis arsip akan memeberikan kemudahan bagi petugas kearsipan dalam mengelola arsip. Kondisi arsip yang disimpan di Kantor perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung cukup bagus, artinya arsip masih dapat digunakan untuk proses kegiatan administrasi. Seiring dengan berkembangnya ilmu teknologi berdampak pada jenis arsip yang diolah oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Ada tiga jenis arsip yang berbetuk audio visual yaitu, cesset, video dan filem reel. Jenis arsip yang disimpan dalam bentuk audio visual akan memberikan dampak positif bagi pemeliharaan arsip. selain penghematan tempat arsip yang berbentuk audio visual juga akan memberikan kemudahan penyimpanan. Arsip yang disimpan dalam bentuk casset berisi tentang sidang-sidang anggota DPR. Arsip tersebut berjumlah 150 arsip. selain itu arsip yang disimpan dalam bentuk video dan filem rell berjumlah 70 arsip yang terdiri dari 20 arsip yang berbentuk video dan 20 arsip yang berbentuk filem reel. Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung akan menghemat Tempat dengan adanya arsip yang berbentuk audio visual. Pengematan tersebut dapat membatu rancangan anggaran yang akan digunakan untuk pengadaan peralatan.
Arsip yang telah dipilah-pilah dan dikelompokan berdasarkan jenis arsip selanjutnya akan dipindahkan ke unit penyimpanan permanen. pemindahan arsip dari unit kerja ke unit penyimpanan permanen harus dijalankan sesuai dengan aturan yang ada. Aturan terseut dibuat
supaya di dalam pemindahan arsip tidak mengalami kendala yang berari. kegiatan ini dilakukan supaya arsip yang telah selesai diolah tidak memenuhi tempat di unit kerja. Dengan demikian unit kerja hanya menyipan deskripsi arsip saja. deskripsi tersebut akan digunakan untuk pencarian arsip jika ada yang ingin menggunakan arsip.
2. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip dilakukan guna melindungi arsip dari bahaya. Pemeliharaan arsip pada hakekatnya melakukan perlindungan supaya arsip yang disimpan tidak hilang atau rusak. Kehilangan dan kerusakan arsip akan memberikan dampak negative, artinya isi dan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut tidak akan bisa dipergunakan lagai atau dengan kata lainya isi yang terkandung didalam arsip tersebut telah hilang. Oleh karena itu perlu dilakukanya penataan dan pemeliharaan yang efektif supaya arsip tersebut tetap aman dan terjaga kelangsungan hidupnya. Sistem penataan merupakan kegiatan yang dilakukan petugas kearsipan untuk memberikan kode dan indeks arsip. Terdapat dua sistem penataan yang digunakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung. Sistem tersebut adalah sistem klasifikasi dan sistem pokok masalah. Sistem klasifikasi merupakn sebuah sistem penataan yang memiliki kode-kode yang dibuat olah Pemerintah, sedangkan sistem pokok masalah merupakan sistem yang digunakan berdasarkan masalah-masalah yang terdapat di dalam arsip tersebut. sistem pokok masalah biasanya di kelompokan berdasarkan intansi-intansi terkait sebai pencipta arsip. Sistem penataan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif adalah sistem klasifikasi.Sistem klasifikasi ini dilakukan dengan memberikan kode yang berupa angka dari yang terkecil menuju yang terbesar. Kode klasifikasi tersebut sudah diatur didalam keputusan Pemerintah sehingga semua lembaga pengelola arsip akan menggunakan kode yang sama Kode tersebut digunakan untuk mempermudah penemuan kembali arsip. Sistem penataan yang
digunakan untuk menyimpan arsip inaktif adalah sistem pokok masalah. Artinya penggunaan sistem ini didasarkan pada pokok-pokok masalah yang terkandung didalam arsip tersebut. Pokok-pokok masalah tersebut akan dikelompokan menjadi satu sesuai dengan intasi terkait sebai pencipta arsip. Arsip yang masuk terlebih dahulu akan langsung dilakukanya pengkodean dan pengindekkan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun penyerahan arsip. Petugas kearsipan melakukan pengkodean berdasarkan intansi terkait yang mana arsip nya lebih dulu datang. Pengkodean berdasarkan keputusan mentri juga memiliki kode tersendiri misalnya 500 untuk arsip perekonomian.
“sistem pokok masalah/ perihal/pokok soal
Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan ini, harus ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat harianya”2
Petugas kearsipan menggunakan sistem ini karena lebih efektif dan efisien. Menurut salah satu petugas kearsipan sistem ini mempunyai kelebihan dan kelemahan. Kelebihan menggunakan sistem ini adalah mudah dalam proses penemuan kembali arsip, arsip telah diberi kode dan indeks arsip. Sedangkan kelemahan nya adalah susah dalam pengkodeanya karena tidak semua petugas kearsipan mengetahuinya. Pengkodean arsip didasarkan pada arsip yang masuk terlebih dahulu dan nama intansi terkait. Untuk itu petugas kearsipan harus benar-benar mengusai tentang kearsipan. Untuk menjadi seorang petugas arsip tidaklah mudah banyak persyaratan yang harus dimiliki oleh calon petugas arsip. syarat harus dipenuhi sebagai petugas kearsipan yaitu, teliti, cekatan cerdas dan rapi.
2
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan guna melindungi arsip dari bahaya. Penyimpan arsip yang selama ini dilaksanakan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung belum berjalan dengan optimal Kondisi lingkungan, tempat dan juga ruangan sangat berpengaruh terhadap arsip yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip masih jauh dari standar penyimpanan. Artinya tempat yang sempit dan arsip yang disimpanya tidak dapat tersimpan semua. Mengingat arsip yang diciptakan semakin lama-semakin bertambah volumenya. Selain itu atap yang bocor dapat mengakibatkan arsip tersebut rusak. Atap yang seharusnya melindungi arsip dari bahaya malah sebaliknya menjadi penyebab keruskan arsip. Selain tempat, kontrol suhu dan kelembaban belum dioptimalkan. Tempat yang jauh dari unit kerja arsip membuat pengontrolan suhu dan kelembaban tidak terkontrol dengan baik, sehigga petugas kearsipan membiarkan AC menyala setiap hari tanpa adanya pengechekan secara berkala. Hal ini dapat menyebabkan arsip yang disimpan rusak.
Ruangan yang bagus untuk menyimpan arsip sebaiknya seperti ini :
a. “Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip jagan terlalu lembab. Ruangan harus tetap kering, supaya ruangan tidak terlalu lemba aturlah suhu udara dalam ruangan berkisar anatara 65ºF sampai dengan 75ºF.
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari. Senar matahari selain sebagai penerangan juga dapat membatu memusnahkan musuh-musuh kertas.
c. Ruangan harus diberi ventilasi yang secukupnya.ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu lembab.
d. Ruangan harus terhindar dari serangan api. e. Ruangan harus terhindar dari serangan banjir.
f. Dalam hal-hal tertentu ( hujan) periksalah ruang untuk mengetahui kemugkinan ada talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran segeralah perabiki pada saat iyu juga.
g. Ruangan hendaknya harus terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip.
h. Lokasi ruangan/ gedung hendaknya bebas dari tempat-tempat industry sebab polusi udara sangat berbahaya bagi kertas arsip
i. Ruangan arsip sebaiknya terpisah dengan ruang-ruangan kantor lain. j. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya disesuaikan dengan bentuk arsip
yang disimpan didalamnya”.3
Pengechekan tersebut dilakukan satu minggu sekali guna membersihkan peralatan dan ruangan tempat penyimpanan arsip. Kondisi ruangan yang bersih akan memberikan efek yang baik bagi arsip yang disimpanya. Artinya arsip yang disimpan akan terlindungi dari bahaya penyebab kerusakan arsip seperti serangga dan lain-lain. Sewaktu melakukan pembersihan arsip petugas menggunakan vacum cleaner sebagai alat penyedot debu. Menggunakan vacum cleaner akan lebih efektif dibandingan dengan menggunakan kemoceng. Artinya menggunakan kemoceng hanya akan memindahkan debu dari arsip satu kearsip yang lainya.
“sekurang-kurangnya satu minggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacum cleaner. Pada umunya ruangan dibersihkan dengan saputidak efektif karena debu malah berhamburan”4
Selain pembersihan ruangan petugas kearsipan juga memeriksa keadaan fisik arsip apakah ada yang rusak apa tidak. Hal ini dilakukan kerena mengingat arsip merupakan dokumen yang sangat penting sehingga perlu dilakukanya pemeliharaan. Saat ini setiap unit kerja belum menyadari betapa pentingnya akan kebutuhan arsip. Mereka beranggapan bahwa arsip merupakan sampah yang tidak memiliki nilai guna. Padahal dengan arsip kita dapat mengetahui informasi kejadian-kejadian yang berlangsung pada waktu itu.
Pemeliharaan arsip bukan hanya menjadi tanggung jawab petugas saja, akan tetapi bagi pengguna arsip juga harus ikut melakukan pemelihraan. Cara yang digunakan pengguna arsip dalam memelihara arsip adalah menjaga agar arsip tersebut tetap untuh dan tidak hilang. Dengan
3
Ig Wursanto, loc.cit. hal.221-223 4
demikian nilai yang terkandung di dalam arsip tersebut tetap utuh dan arsip terjaga kelangsungan hiupnya.
3. Pengunaan
Arsip yang telah diciptakan harus dioptimalkan dalam pengguananya. Pengelolaan arsip tidak hanya sebatas penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan. Pengunaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung pada umunya ada prosedurnya. Prosedur pengunaan arsip tersebut dilukan supaya pengguna arsip tetap menjaga arsip yang digunakan. Pengguna arsip harus mengajukan permohonan kepada petugas arsip. Petugas kearsipan akan memberikan pelayanan peminjaman arsip. Petugas arsip menyediakan ruanga tersendiri bagi para peminjam arsip yang ingin menggunakan arsip tersebut. Akan tetapi untuk petugasn yang khusus untuk melayani peminjaman arsip masih belum ada, sehingga petugas dibagian kearsipan harus merangkap pekerjaan juga melayani peminjaman arsip.
Prosedur penggunaan arsip merupakan tanggung jawab bersama antara petugas dan pengguna arsip. Penerapan sanksi juga diberlakukan guna melindungi penyalahgunaan arsip. sanksi yang diberikan kepada orang yang menyalah gunakan arsip berupa denda bahkan kurungan, upaya ini dilakukan suapaya pengguna arsip tetap waspada dan bertanggung jawab terhadap arsip yang dipinjamnya. Sesui dengan undang -undang yang berlaku.
Menurut undang-undang no 7 tahun 1971 pasal 11
“ barang siapa dengan sengaja melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana yang dimaksud pada pasal 1 undang-undang no 7 tahun 1971 ini dapat dipidanan dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.
Barang siapa menyimpan arsip sebagimana yang dimaksud dalam undang-undang no 7 tahun 1971 pasal 1 yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya
sedangkan ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidanakan dengan pidana penjara selam-lanya 20 tahun atau pidana seumur hidup”5
Dengan diberlakukanya peratturan tersebut pengguna tidak akan menyalah gunakan arsip. dengan demikian pengguna arsip akan menjaga arsip tersebut dengan penuh tanggung jawab.
4. Penyusutan
Pemusnahan arsip tidak dapat dilaksanakan begitu saja. oleh karena itu harus ada prosudur pemusnahan arsip. Alat yang digunakan sebagai tanda apakah arsip tersebut perlu dimusnahkan atau tidak adalah JRA atau jadwal retesi arsip.
“jadwal retesi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpan arsipyang digunakan sebagai pedoman. Peyusunan jadwal retesi arsip tidaklah mudah oleh sebab itu harus dilakukan oleh pegawai yang benar-benar mengetahui kerasipan.”6
Petugas kearsipan dapat melihat masa retesi araip yang disimpanya apakah sudah jatuh tempo atau belum. Jangka waktu penyimpanan arsip maksimal 5 tahun. Apabila sudah jatuh tempo 5 tahun maka arsip tersebut harus dimusnahkan. Sebelum pemusnahan arsip dilakukan petugas kearsipan harus membuat daftar pemusnahan arsip dan penyerahan berita acara setelah pemusnahan itu berlangsung. Daftar arsip tersebut tentunya sudah sesuai dengan JRA atau jadwal retesi arsip. Berita acara pemusnahan arsip akan menerangakan bagaimana arsip tersebut dimusnahkan. Keterangan berita acara tersebut akan digunakan sebagai bahan pertimbangan proses pemusnahan arsip. Selama proses pemusnahan tersebut terdapat pelarangan. Pelarangan tersebut diberlakukan guna menjaga ketertiban proses pemunsahan arsip. Proses pemusnahan
5
Undang-undang kearsipan, ibid. pasal 1. 6
arsip hanya dapat dihadiri oleh panitia pemusnahan arsip dan petugas kearsipan. Pihak lain yang bukan merupakan petugas dan panitian pemusnahan arsip dilarang menyaksikan proses pemusnahan tersbut. Pihak lain tersebut ditakutkan orang yang ingin menyalah gunakan arsip yang telah selesai dimusnahkan.
Menurut salah satu petugas kerasipan Kantor Pepustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung yang sudah menjadi pegawai kearsipan selama 10 tahun disana, Kantor Perpustakaan Dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung sama sekali belum pernah melekukan pemusnahan arsip. Alasan Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temnggung belum melakukan pemusnahan arsip kerana kendala biaya dan jumlah pegawai kerasipan yang kurang. Kekurangan biaya ini dikarenakan Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung mendapatkan biaya oprasional hanya sebatas digunakan untuk pengadaan peralatan dan pemeliharaan arsip. biaya tersbut terkadang belum cukup utuk pengaadan dan pemeliharaan arsip. Hal juga yang menyebabkan tempat penyimpanan arsip yang selalu tidak muat karena belum ada arsip yang sama sekeli dimusnahkan. Sewaktu melakuakan pengawasan arsip pihak Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung juga meminta bantuan dari BPAD atau badan pengawas arsip daerah. Bantuan tersebut dilakukan untuk membantu pengawasan arsip yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota Temanggung.
