LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BATANG NOMOR 1 TAHUN 2000 SERI: D NO: 1
PERATURAN DAERAH KABUPATEN BATANG NOMOR 1 TAHUN 2000
TENTANG
PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KEBUPATEN BATANG
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BATANG;
Menimbang : a. bahwa dalam rangka upaya peningkatan kelancaran penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasil guna dibidang kearsipan maka sesuai persetujuan Menteri Dalam Negeri tanggal 17 Juni 1999 Nomor 061 / 1403 / SJ perihal Pembentukan Organisasi dari Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Yabupaten/Kotamadia yang ditindaklanjuti Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 23 Juni 1999 Nomor 061 / 9431 perihal Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadia, maka dipandang perlu dibentuk Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a maka dipandang perlu menetapkan Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang dengan Peraturan Daerah.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 9 Tahun 1965 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II Batang (Lembaran Negara Tahun 1965 Nomor 52, Tambahan Lembaian Negara Nomor 2757);
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);
3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041);
4. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3839);
5. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1988 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadia Daerah Tingkat II Pekalongan, Kabupaten Daerah Tingkat II Pekalongan dan Kabupaten Daerah Tingkat II Batang (Lembaran Negara Tahun 1988 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3381);
8. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk Rancangan Undang-undang, Rancangan Peraturan Pemerintah dan Rancangan Keputusan Presiden (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 70);
9. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departemen Dalam Negeri);
10. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 1988 tentang Prosedur Penetapan Pokok-pokok Hukum di Lingkungan Departemen Datam Negeri; 11. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomar 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis;
12. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 84 Tahun 1993 tentang Bentuk Perda dan Perda Perubahan; 13. Keputusan menteri Dalam negeri Nomor 34 Tahun
1994 tentang Pedoman Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadia Daerah Tingkat II;
Dengan persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BATANG MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH KABUPATEN BATANG TENTANG PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BATANG.
BABI KETENTUAN UMUM Pasal 1
a. Daerah adalah Kabupaten Batang;
b. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Batang; c. Bupati adalah Bupati Batang;
d. Sekretaris Daerah adatah Sekretaris Daerah Batang;
e. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang; f. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang;
g. Kelompok Arsiparis adalah Kelompok Tenaga Arsiparis dalam Jabatan Fungsional;
BAB II PEMBENTUKAN Pasal 2
Dengan Peraturan Daerah ini dibentuk Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang.
BAB III KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI Pasal 3
(1) Kantor Arsip Daerah berkedudukan sebagai Unit Pelaksanaan Daerah yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati;
(2) Kantor Arsip Daerah dipimpin oleh seorang Kepala yang sehari-harinya secara administratif berada di bawah koordinasi Sekretaris Daerah.
(3) Kantor Arsip Daerah secara teknis fungsional dibina oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 4
Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas melaksanakari pengelolaan dan pelayanan kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah, berdasarkan kebijaksanaan Bupati sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 5
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada pasal 4, Kantor Arsip Daerah mempunyai fungsi :
a. penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah berdasarkan kebijaksanaan Bupati sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku;
b. pengumpulan dan pengelolaan Arsip inaktif Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah;
c. pelaksanaan bimbingan kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah;
d. pelaksanaan penilaian dan penyerahan Arsip Statis Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai Peraturan Perundang-undangan yang berlaku;
BAB IV ORGANISASI
Bagian Pertama Pola dan Susunan Organisasi Pasal 6
Organisasi Kantor Arsip Daerah ditetapkan dengan Pola Maksimal. Pasal 7
(1) Susunan Organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari : a. Kepala Kantor;
b. Sub Bagian Tata Usaha;
c. Seksi Program dan Pengembangan; d. Kelompok Arsiparis.
(2) Sub Bagian Tata Usaha dan Seksi Program dan Pengembangan masing-masing dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
Pasal 8
Bagan Organisasi Kantor Arsip Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Daerah ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Daerah ini.
Bagian Kedua Kepala Kantor Pasal 9
Kepala Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud Pasal 4 dan 5 Peraturan Daerah ini.
Bagian Ketiga Sub Bagian Tata Usaha Pasal 10
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan surat-menyurat, perlengkapan, rumah tangga, kepegawaian, keuangan, menyusun program dan evaluasi Kantor Arsip Daerah.
Pasal 11
Untuk melaksanakan tugas tersebut Pasal 10, Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
a. penyiapan rencana dan program kerja;
b. penyiapan surat menyurat, perjalanan dinas, rumah tangga, hubungan masyarakat dan protokol;
c. pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan pemeliharaan;
d. penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan;
Bagian Keempat Seksi Program dan Pengembangan Pasal 12
Seksi Program dan Pengembangan mempunyai tugas melakukan penyusunan dan perencanaan kegiatan kearsipan, perencanaan, pengembangan pendidikan dan latihan serta kerja sama teknik kearsipan.
Pasal 13
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Pasal 12, Seksi Program dan Pengembangan mempunyai fungsi :
a. penyusunan dan perencanaan kegiatan bimbingan kearsipan di Desa dan Kecamatan untuk para Arsiparis;
b. penyusunan rencana dan pengembangan peningkatan profesionalisme Arsiparis melalui pendidikan dan latihan formal serta kedinasan;
c. penyiapan bahan kerja sama teknik jaringan informasi kearsipan dengan lembaga/badan arsip di dalam/luar negeri;
d. penyiapan bahan untuk pelaksanaan tugas Kelompok Arsiparis;
Bagian Kelima Kelompok Arsiparis
Pasal 14
Kelompok Arsiparis mempunyai tugas mengembangkan, mengolah dan melakukan laporan kearsipan, menilai dan menyeleksi arsip serta melakukan pemasyarakatan kearsipan dan pengembangan profesi.
Pasal 15
(1) Kelompok Arsiparis terdiri atas sejumlah tenaga Arsiparis dalam Jabatan Fungsional.
(2) Kelompok Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.
(3) Kelompok Arsiparis dikoordinir seorang tenaga Arsiparis yang senior yang ditunjuk diantara tenaga Arsiparis.
(4) Jumlah tenaga Arsiparis sebagaimana dimaksud ayat (1) Pasal ini ditentukan sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja.
5) Jenjang tenaga Arsiparis tersebut pada ayat (2) Pasal ini diatur berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
BAB V TATA KERJA Pasal 16
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor Arsip Daerah, Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi dan Kelompok Arsiparis wajib menerapkan prinsipprinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal dan horisontal dalam lingkungan Kantor Arsip Daerah dan Instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
Pasal 17
Setiap Pimpinan satuan Organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan apabila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 18.
(1) Setiap pimpinan satuan organisasi dalam lingkungan Kantor Arsip Daerah bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
(2) Setiap pimpinan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab kepada Kepala Kantor Arsip Daerah serta menyiapkan dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
(3) Setiap laporan yang,diterima dari dalam organisasi bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.
Pasal 19
Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan kelompok Arsiparis menyampaikan laporan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah.
Pasal 20
Dalam melaksanakan tugasnya, setiap pimpinan satuan organisasi dibantu oleh satuan kerja bawahannya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing mengadakan rapat berkala.
BAB VI PENGANGKATAN DALAM JABATAN Pasal 21
Kepala Kantor dan Pejabat-pejabat lainnya dilingkungan Kantor Arsip Daerah diangkat dan diberhentikan oleh Pejabat yang berwenang sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 22
Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
BAB VII PEMBIAYAAN Pasal 23
Pembiayaan Kantor Arsip Daerah berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan sumber lain yang sah.
BAB VIII KETENTUAN PENUTUP Pasal 24
(1) Dengan dibentuknya Kantor Arsip Daerah maka tugas dan fungsi pengelolaan arsip Pemerintah Daerah yang berada pada Bagian Umum
Sekretariat Daerah Batang dihapus dan dialihkan menjadi tugas dan fungsi Kantor Arsip Daerah.
(2) Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Daerah ini sepanjang mengenai pelaksanaannya diatur lebih lanjut oleh Bupati.
(3) Segala Peraturan Daerah yang materinya bertentangan dengan Peraturan Daerah ini dinyatakan tidak berlaku lagi. Pasal 25 Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Batang.
Disahkan di Batang
pada tanggal 4 Januari 2000 BUPATI BATANG
dto
DJOKO POERNOMO Diundangkan di Batang
pada tanggal 17 Januari 2000
SEKRETARIS DAERAH BATANG
Dto
M. SUSIGIT KUSBANDRIJO
LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BATANG TAHUN 2000 NOMOR SERI: D NO.: 1
PENJELASAN ATAS
PERATURAN DAERAH KABUPATEN BATANG NOMOR 1 TAHUN 2000
TENTANG
PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BATANG
I. PENJELASAN UMUM
Peraturan Kearsipan sangat penting dalam rangka menunjang tertib administrasi Pemerintahan dan Pembangunan, karena arsip merupakan alat bukti otentik yang harus dirawat dan disimpan sebaik-baiknya, oleh karenanya perlu dibentuk lembaga yang secara khusus mengelola dan menangani arsip pada instansi/lembaga-lembaga pada Pemerintah Daerah. Bentuk lembaga tersebut adalah Kantor Arsip Daerah yang berkedudukan sebagai Unit Pelaksana Daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Bupati.
Dengan maksud tersebut di atas serta sesuai pula dengan Persetujuan Menteri Dalam Negeri dengan surat tanggal 17 Juni 1999 Nomor 061/1403/SJ perihal Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadia yang ditindaklanjuti Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 23 Juni 1999 Nomor 061/9431perihal Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten/Kotamadia, perlu ditetapkan Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Batang dengan Peraturan Daerah Kabupaten Batang.
II. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL Pasal 1 s/d 25 : Cukup jelas
