BAB I
Pengujian dan Seleksi Karyawan
Pengertian Seleksi
Proses seleksi dimulai setelah para pelamar yang memenuhi syarat didapatkan melalui penarikan. Proses ini melibatkan serangkaian tahap yang menambah kompleksitas dan waktu sebelum keputusan pengadaan personalia di ambil. Jadi, seleksi adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan Sumber Daya Manusia organisasi atau perusahaan atau serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemaduan kebutuhan-kebutuhan kerja pelamar dan organisasi. Dalam banyak departemen personalia, penarikan dan seleksi digabungkan dan disebut
Employment Function.
Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yang paling tepat. Meskipun demikian masalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksi pun perlu diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan (forecast) akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan sebagainya.
Proses Seleksi
Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena Karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang diseleksi meliputi :
Pendidikan Pengalaman Pengetahuan Kecerdasan Kesehatan Umur Bakat Kepribadian
Jenis kelamin, dan lain sebagainya.
Analisa jabatan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.
Sebenarnya analisan jabatan adalah juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:
Deskripsi jabatan /job description Syarat-syarat jabatan/job specification
Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya. Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta double pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.
Analisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas, maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:
Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi
Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi
Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :
Seleksi harus efektif dan efisien
Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah yang berlaku Petugas seleksi harus jujur dan efektif
Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan
Pengertian "orang yang tepat pada tempat yang tepat" harus diartikan secara dinamis
Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul. Langkah-langkah dalam proses seleksi
Penerimaan pendahuluan pelamar Tes-tes penerimaan
Wawancara seleksi
Pemeriksaan referensi-refernsi Evaluasi medis (tes kesehatan)
Wawancara oleh penyelia Keputusan penerimaan
Langkah 1 : Penerimaan Pendahuluan
Proses seleksi merupakan jalur dua arah, Organisasi memilih para karyawan dan para pelamar memilih perusahaan. Seleksi di mulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi. Bagaimana penerimaan pertama ditangani telah mulai memebentuk pendapatan tentang perusahaan
Bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat dilakukan. Ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalah pahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi (jalan belakang) langkah selanjutnya memeriksa kebenaran informasi lamaran
Langkah 2 : Tes-tes Penerimaan
Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relative objektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainya dan para karyawan. Sekarang tes-tes penerimaan merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar persyaratan jabatan.
Berbagai peralatan tes
Ada bermacam-macam jenis tes penerimaan. Setiap tipe tes mempunyai kegunaan yang terbatas dan mempunyai tujuan yang berbeda secara ringkas, beberapa tipe tes dapat di uraikan sebagai berikut ini :
Tes-tes psikologi. Yaitu berbagai peralatan tes yang mengukur atau menguji kepribadian atau tempramen, minat, kecerdasan dan keinginan berprestasi. Bentuk-bentuk ini mencakup :
Tes kecerdasan. Yang menguji kemampuan mental pelamar dalam hal daya pikir secara menyeluruh dan logis.
Tes keribadian. Di mana hasilnya akan mencerminkan kesediaan bekerjasama, sifat kepemimpinan dan unsur-unsur kepribadian lainya.
dikembangkan.
Tes minat. Yang mengukur antusiasme pelamar terhadap suatu jenis pekerjaan.
Tes presentasi. Yang mengukur kemampuan pelamar sekarang.
Tes-tes pengetahuan. Yaitu bentuk tes yang menguji informasi atau pengetahuan yang dimiliki para pelamar. Pengetahuan yang diujikan harus sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan pekerjaan.
Performance Tests. Yaitu bentuk tes yang mengukur kemampuan para pelamar untuk melaksanaan beberapa bagian pekerjaan yang akan dipegangnya. Sebagai contoh, tes mengetik untuk calon pengetik.
Langkah 3 : Wawancara Seleksi
Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang di lakukan untuk mengevaluasi hal data diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar. Pewawancara (interviewer) mencari jawaban dua pertanyaan umum. Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan? Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan pelamar lain?
Wawancara merupakan teknik seleksi yang paling luas digunakan. Suatu studi melaporkan bahwa 90 persen perusahaan yang disurvei lebih mempercayai hasil wawancara daripada sumber-sumber informasi seleksi lainnya. Di samping itu, wawancara mempunyai tingkat fleksibililitas tinggi, karena dapat diterapkan baik terhadap para calon karyawan manajerial atau operasional, keterampilan tinggi atau rendah, maupun staf. Teknik ini juga memungkinkan pertukaran informasi dua arah: pewawancara mempelajari pelamar dan sebaliknya pelamar mempelajari perusahaan.
Wawancara seleksi memiliki dua kelemahan utama : Realibilitas dan Validitas. Pelaksanaan wawancara sering menghasilkan informasi yang bervariasi dari satu pewawancara dengan pewawancara lain. Realibilitas dapat ditingkatkan bila perusahaan menggunakan pertanyaan-pertanyaan identik yang telah ditentukan sebelumnya dan pewawancara dilatih untuk melaporkan tanggapan-tanggapan pelamar secara sistematik. Di pihak lain, hasil wawancara sering tidak sepenuhnya valid atau tidak dapat mengungkap potensi pelamar yang sebenarnya. Bagaimanapun juga teknik wawancara penting dilakukan dalam proses seleksi karena efektivitasnya dapat dipercaya dan mempunyai fleksibilitas.
Tipe-tipe Wawancara
Wawancara pada umumnya diselanggarakan antara pewawancara dan pelamar, atas dasar satu dengan satu. Wawancara kelompok kadang-kadang juga digunakan. Berbagai tipe wawancara kelompok ditunjukan dalam gambar di bawah ini.
Wawancara individual atau kelompok dapat dilaksanakan dengan menggunakan berbagai format wawancara yang berbeda. Masing-masing menggunakan tipe pertanyaan-pertanyaan yang berbeda. Pertanyaan-pertanyaan-pertanyaan ini dapat terstruktur , tidak terstruktur, campuran, bersifat pemecahan masalah atau berupa wawancara stress.
Tipe Wawancara Jumlah Pewawancara
Jumlah Pelamar
Wawancara Individual 1 1
Wawancara Kelompok 2 atau lebih 1 2 atau lebih 1 2 atau lebih 2 atau lebih Proses Wawancara
Lima tahap dalam proses wawancara penerimaan karyawan ditunjukan dalam gambar di bawah ini :
Tahap-tahap tersebut meliputi pewawancara, pengarahan atau penciptaan hubungan, pertukaran informasi, terminasi dan evalusai. Setiap tahap harus dijalani agar wawancara berhasil. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas tahap-tahap proses wawancara.
Persiapan Pewawancara. Jelas, sebelum wawancara dimulai, pewawancara perlu untuk melakukan persiapan. Kegiatan persiapan ini mencakup penentuan sasaran wawancara,
pengembangan berbagai pertanyaan spesifik yang akan diajukan dalam proses wawancara, penetapan tipe wawancara dan format pertanyaan, serta pengenalan awal tentang pelamar dengan mempelajari blanko lamaran. Di samping itu, pewawancara harus mampu menjelaskan tugas-tugas pekerjaan, standar prestasi, upah dan tunjangan-tunjangan lain dan bidang-bidang pekerjaan lainnya.
Pengarahan. Setelah wawancara dimulai, pewawancara perlu menciptakan hubungan yang relaks dengan pelamar dan suasana yang ‘enak’. Tanpa kondisi ini, pewawancara mungkin tidak memeperoleh gambaran yang lengkap dan jelas tentang potensi pelamar. Penciptaan hubungan dapat dimulai dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tidak membuat suasana tegang dan ‘menakutkan’ atau berbasa-basi terlebih dahulu dan sebagainya. Di samping itu, pewawancara bisa menggunakan bahasa non-verbal atau gerak tubuh untuk membuat relaks pelamar. Senyuman, jabat tangan, sikap duduk yang relaks atau memindahkan kertas-kertas merupakan cara berkomunikasi tanpa kata-kata, yang dapat memelihara suasana selama periode wawancara.
Pertukaran Inormasi. Inti proses wawancara adalah pertukaran informasi. Untuk membantu pencipataan hubungan, banyak pewawancara mulai dengan bertanya kepada pelamar bila ada pertanyaan-pertanyaan yang ingin diajukan. Ini menimbulkan komunikasi dua-arah dan memungkinkan pewawancara mulai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pelamar. Agar pertukaran informasi berlangsung dengan baik, pewawancara hendaknya mendengarkan jawaban-jawaban dengan penuh perhatian (active listening), besikap ramah dan menunjukan perhatian terhadap orang lain.
Terminasi. Bila waktu wawancara yang tersedia habis, pewawancara perlu memberi isyarat bahwa wawancara akan segera di akhiri. Dalam hal ini, sekali lagi, komunikasi non-verbal sangat berguna. Menarik kursi, memandang pintu atau melihat jam tangan atau jam dinding, semuanya merupakan tanda bagi pelamar bahwa proses wawancara akan segera berakhir. Pewawancara juga dapat menutup wawancara dengan mengajukan pertanyaan, ”apakah saudara masih mempunyai pertanyaan?” Akhirnya, pewawancara perlu memberitahukan langkah berikut dalam proses seleksi atau menyebutkan kapan keputusan penerimaan akan di ambil. Pewawancara mungkin meminta pelamar untuk menunggu panggilan atau pemberitahuan lewat surat.
Evaluasi. Segera setelah wawancara berakhir, pewawancara harus mencatat jawaban-jawaban tertentu dan kesan-kesan umum mengenai pelamar. Penilaian ini dapat menggunakan
catatan yang telah disiapkan secara standar. Penggunaan catatan atau daftar standar akan meningkataan realibilitas wawancara sebagai teknik seleksi.
Kesalahan-kesalahan Wawancara.
Ada berbagai penyebab kesalahan atau perangkap dalam proses wawancara. Kegagalan untuk mengatasi penyebab-penyebab kesalahan wawancara akan menurunkan efektivitas wawancara. Bila Pelamar di nilai atas dasar halo effect atau personal biases, hasil-hasil wawancara akan ditafsirkan salah. Para pelamar diterima atau ditolak untuk alasan-alasan yang tidak ada hubungannya dengan potensi pelaksanaan kerja. Begitu juga, pertanyaan-pertanyaan yang mengarahkan (Leading Question) dan dominasi pewawancara mempelajari potensi pelamar secara benar, kesalahan-kesalahan tersebut akan menurunkan reliabilitas dan validitas wawancara, karena penilaian tersebut pelamar hanya didasarkan pada perkiraan dengan sedikit atau tanpa dukungan yang kuat. Lebih lanjut, kesalahan-kesalahan wawancara berarti pemborosan sumber daya - sumber daya organisasional dan waktu pelamar. Berbagai bentuk kesalahan pewawancara:
Halo effect. Kesalahan ini terjadi bila wawancara menggunakan informasi terbatas tentang pelamar untuk berprasangka dalam evaluasi terhadap karakteristik-karakteristik pelamar. Sebagai contoh:
Seorang pelamar yang memepunyai senyuman yang menarik (apalagi kalau cantik dan ganteng) dan simpatik diperlakukan sebagai calon unggul sebelum wawancara dimulai.
Seorang pelamar yang menggunakan blue jeans dalam wawancara ditolak secara mental.
Leading Question. Kesalahan ini akibat pewawancara mengirimkan “Telegram” jawaban yang diinginkan dengan cara membeli arah pertanyaan-pertanyaan wawancara.
Personal biases. Kesalahan ini merupakan hasil prasangka pribadi pewawancara terhadap kelompok-kelompok tertentu.
Domonasi pewawancara. Kesalahan ini akibat pewawancara menggunakan waktu wawancara untuk “membual” kepada pelamar, menyombongkan keberhasilan atau
melakukan percakapan sosial.
Langkah 4 : Pemeriksaan Referensi.
Bagaimana tipe pelamar? Apakah pelamar adalah pekerja yang dapat dipercaya? Bagaimana sifat-sifat kepribadian pelamar? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Departemen Personalia menggunakan berbagai referensi.
Personal References – tentang karakter pelamar – biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-teman terdekat baik yang ditunjuk oleh pelamar sendiri atau diminta oleh perusahaan. Bila referensi diserahkan secara tertulis, pemberi referensi biasanya hanya menekankan hal-hal positif. Oleh karena itu, referensi pribadi pada umumnya jarang digunakan.
Employment References berbeda dengan Referensi Pribadi karena mencakup latar belakang atau pengalaman kerja pelamar. Banyak spesialis personalia bersikap skeptis terhadap referensi-referensi tersebut, karena dalam kenyataannya organisasi sangat jarang mendapatkan referensi yang benar. Keadaan tersebut menyebabkan banyak organisasi menghilangkan langkah ini dari proses seleksi. Organisasi-organisasi lain mengganti referensi tertulis dengan melalui telepon. Bagaimanapun juga, referensi yang bisa dijamin kebenarannya akan bermanfaat sebagai informasi pelengkap bagi hasil tes dan wawancara.
Langkah 5 : Evaluasi Medis.
Proses seleksi juga mencakup pemeriksaan kesehatan pelamar sebelum keputusan penerimaan karyawan dibuat. Pada umumnya, evaluasi ini mengharuskan pelamar untuk menunjukan informasi kesehatannya. Pemeriksaan kesehatan dapat dilakukan baik oleh dokter diluar perusahaan maupun oleh tenaga medis perusahaan sendiri. Evalusai medis memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya perawatan kesehatan karyawan dan asuransi jiwa, mendapatkan karyawan yang memenuhi persyaratan kesehatan fisik untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu atau memperoleh karyawan yang dapat mengatasi stress fisik dan mental suatu pekerjaan.
Langkah 6 : Wawancara Atasan Langsung.
Atasan langsung (penyelia) pada akhirnya merupakan orang yang bertanggung jawab atas karyawan baru yang diterima. Oleh karena itu, pendapat dan persetujuan mereka harus diperhatikan untuk keputusan penerimaan final. Penyelia sering mempunyai kemampuan untuk
mengevaluasi kecakapan teknis pelamar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelamar tentang pekerjaan tertentu secara lebih tepat. Atas dasar alasan ini, banyak organisasi yang memberikan wewenang kepada penyelia untuk mengambil keputusan penerimaan final.
Apabila penyelia yang mengambil keputusan final, peranan Departemen Personalia adalah menyediakan data-data tentang para pelamar yang lolos tahap-tahap seleksi sebelumnya selengkap mungkin. Mungkin pula, organisasi tetap memberikan wewenang kepada Departemen Personalia untuk mengambil keputusan penerimaan, terutama bila pelamar ditarik untuk dimasukan kedalam suatu program latihan, bukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
Komitmen para penyelia pada umunya akan semakin besar bila mereka diajak berpartisipasi dalam proses seleksi. Partisipasi mereka paling baik diperoleh melalui
Supervisory Interview. Dengan mengajukan serangkaian pertanyaan, penyelia menilai kecakapan teknis, potensi, kesediaan bekerja sama dan seluruh kecocokan pelamar. Wawancara ini berguna sebagai suatu cara efektif untuk meminimumkan perputaran karyawan, karena karyawan telah dapat memahami perusahaan dan pekerjanya sebelum mereka menggambil keputusan untuk bekerja pada perusahaan.
Lebih lanjut, bila penyelia memberikan rekomendasi untuk menerima calon karyawan tertentu, maka ini akan menciptakan komitmen psikologis dalam diri untuk membantu karyawan baru.
Langkah 7 : Keputusan Penerimaan.
Apakah diputuskan oleh atasan langsung atau Departemen Personalia, keputusan penerimaam menandai berakhirnya proses seleksi. Dari sudut pandang hubungan masyarakat (Public Relation), para pelamar lain yang tidak terpilih harus diberitahu. Departemen personalia dapat mempertimbangkan lagi para pelamar yang ditolak untuk lowongan-lowongan pekerjaan lainya karena mereka telah melewati berbagai macam tahap proses seleksi.
Blanko lamaran para pelamar yang diterima merupakan data awal file personalia dan berisi informasi yang berguna bagi kegiatan-kegiatan Personalia selanjutnya. Bila pelamar bekerja tidak memuaskan setelah dia diterima.sebagai contoh, Departemen Personalia dapat melakukan rekonstruksi proses seleksi. Dalam rekonstruksi mungkin akan ditemukan tes-tes yang tidak valid, wawancara tidak tepat atau kesalahan lain dalam proses seleksi.
Pertama, prestasi perusahaan sebagian selalu bergantung pada bawahan. Karyawan dalam keterampilan dan kemampuan yang tepat akan melakukan pekerjaan yang lebih baik bagi Anda dan perusahaan. Karyawan tanpa keterampil, kasar atau pengganggu tidak akan berprestasi secara efektif. Prestasi Anda dan perusahaan akan menderita. Waktu untuk menyaring calon yang tidak diinginkan adalah sebelum mereka di dalam bukan setelahnya.
Kedua, hal ini penting karena akan ada dampak hukum dari mempekerjakan orang yang tidak kompeten. Sebagai contoh dalam sebuah kasus, Ponticas V. K.M.S. Investment, seorang Manajer Apartemen yang memiliki kunci cadangan memasuki apartemen seorang wanita dan menyerang wanita itu. Pengadilan memutuskan pemilik komplek apartemen dan operatornya lalai karena tidak memeriksa latar belakang manajer itu dengan baik sebelum mempekerjakannya.
Kesalahan mempekerjakan perlu digaris bawahi sebagai kebutuhan untuk memikirkan apa sebenarnya persyaratan dari pekerjaan.
Pengusaha terlindung dari tuntutan mempekerjakan yang sembrono bila :
Secara teliti memperhatikan semua informasi yang diberikan oleh pelamar pada aplikasi pekerjaan orang tersebut. Sebagai contoh, carilah celah yang tidak dapat dijelaskan dalam pekerjaan.
Dapatkan Otorisasi tertulis dari si pelamar untuk pemeriksaan referensi dan secara teliti memeriksa referensi.
Menyimpan semua catatan dan informasi yang anda dapatkan tentang pelamar.
Menolak pelamar yang membuat pernyataan palsu dari fakta material atau yang memiliki catatan hukuman untuk pelanggaran yang langsung berhubungan dan penting untuk pekerjaan tersebut.
Mengingat kebutuhan untuk menyeimbangkan hak privasi pelamar dengan ‘hal yang perlu diketahui’ lainnya, khususnya saat anda menemukan informasi yang merusak.
Menerapkan tindakan disiplin dengan segera bila masalahnya berkembang.
Konsep Pengujian Dasar
Keandalan (reliability) karakteristik pertama dari ujian dan mengacu pada konsistensinya ujian yang handal adalah ujian yang menghasilkan sekornya saat seorang melakukan dua alternatif bentuk ujian tersebut atau ketika melakukan tes yang sama pada dua atau lebih waktu yang berbeda.
Validitas.
Reliabilitas meskipun sangat penting, hanya menginformasikan pada Anda bahwa uji mengukur satu hal secara konsisten, Reliabilitas/keandalan tidak membuktikan bahwa Anda sedang mengukur apa yang memang akan Anda ukur.
Validitas ujian
Akurasi di mana ujian, wawancara dan lainya mengukur apa yang seharusnya diukur atau sesuai dengan fungsi yang di rancang
Validitas kriteria
Validitas yang memperlihatkan bahwa nilai pada ujian (alat prediksi) berhubungan dengan prestasi pekerjaan (kriteria)
Validitas isi
Ujian yang sah isinya adalah yang berisi contoh dari tugas dan keterampilan yang besar-besar dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut
Bagaimana Mensahkan Ujian.
Tahap menganalisis pekerjaan dengan membuat dan menuliskan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Di sini, Anda harus menyebut ciri dan keterampilan manusia yang di butuhkan untuk memenuhi syarat prestasi pekerjaan.
Tahap berikutnya, pilihlah yang menurut anda dapat mengukur atribut (Alat Prediksi) yang penting untuk keberhasilan pekerjaan. Biasanya pengusaha mendasari pilihan ini pada pengalaman, riset sebelumnya dan “dugaan terbaik”. Biasanya mereka tidak memulai hanya dengan satu ujian. Malahan mereka memilih beberapa ujian dan mengkombinasikanya menjadi deretan ujian.
Tahap melakukan ujian yang dipilih. Di sini Anda memiliki dua pilihan, pilihan yang pertama melakukan ujian itu kepada karyawan yang saat ini melakukan pekerjaan
tersbut. Kemudian, Anda bandingkan nilai ujian mereka dengan prestasi mereka saat ini. Tahap menentukan apakah ada hubungan antara nilai (alat prediksi) dan prestasi (kriteria).
Biasanya digunakan penentuan hubungan statistik antara (1) Nilai ujian dan (2) Prestasi kerja melalui analisis korelasi yang memperlihatkan derajat hubungan statistik
Tahap Validasi-silang dan Validasi-ulang sebelum menggunakan ujian tersebut, mungkin anda ingin memeriksakannya dengan melakukan Validasi-silang dan sekali lagi melakukan 3 dan 4 pada sampel karyawan baru. Paling tidak seorang ahli harus menvalidasi-ulang ujian itu secara periodik
Pedoman Program Pengujian.
Gunakan ujian sebagai tambahan. Jangan jadikan ujian yang Anda lakukan sebagai satu-satunya alat seleksi. Gunakan ujian sebagai tambahan perangkat lain seperti wawancara dan pengecekan latar belakang.
Validasilah ujian tersebut. Paling baik adalah melakukan validasi dalam perusahaan Anda sendiri, meskipun fakta menyatakan bahwa tes yang sama terbukti valid dalam organisasi yang serupa – (dinamakan generalisasi validitas ) selalu dapat diterima.
Monitor program pengujian atau seleksi Anda. Ajukan pertanyaan-pertanyaan, ”Seberapa besar proporsi pelamar dari kelompok minoritas dan nonminoritas yang ditolak pada setiap tahap proses memperkerjakan?”
“Mengapa saya menggunakan ujian ini – Apa artinya berkaitan dengan perilaku actual dalam pekerjaan?”
Simpan catatan yang akurat. Catat mengapa Anda menolak setiap pelamar. Catatan yang umum seperti “tidak cukup memuaskan” tidaklah cukup. Alasan Anda menolak seorang pelamar dapat berkaitan dengan validasi di kemudian hari.
Gunakanlah psikolog yang memiliki sertifikasi. Menyusun, memvalidasi dan menggunakan standar-standar seleksi secara umum membutuhkan psikolog yang berkualitas. Hampir semua mengkondisikan orang yang menawarkan jasa pelayanan psikologi pada publik agar disertivikasi dan diberi lisensi. Gelar Doctor (gelar sarjana tidaklah cukup) biasanya merupakan salah satu kualifikasi. Konsultan potensial harus memberikan bukti pekerjaan serupa dan pengalaman dalam melakukan validasi ujian dan menujukan familiaritas terhadap hukum kesetaraan hak dan peraturan-peraturan federal.
Mengelola kondisi ujian. Melaksanakan ujian diwilayah privat, tenang, dengan penerangan dan ventilasi yang cukup dan memastikan semua pelamar melakukan ujian dalam kondisi yang sama. Saat selesai, jagalah kerahasiaan hasil ujian. Berikan hasil tersebut hanya pada orang yang memilki legitimasi kebutuhan terhadap informasi tersebut dan kemampuan untuk memahami dan menginterpretasikan nilai ujian tersebut (termasuk pelamar).
Validasi kembali secara periodik. Kebutuhan pengusaha dan kecenderungan pelamar akan berubah dari waktu ke waktu. Anda harus melakukan validasi kembali program pengujian anda secara periodik.
Beberapa Pertimbangan Etis dan Sah dalam Pengujian
Menganalisis pekerjaan.Menganalisis pekerjaan dengan membuat dan menuliskan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Di sini harus menyebutkan ciri dan keterampilan manusia yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat prestasi pekerjaan. Persyaratan ini menjadi alat prediksi.
Memilih Ujian
Pilih ujian yang menurut Anda dapat mengukur atribut (alat prediksi) yang penting untuk keberhasilan pekerjaan. Biasanya pengusaha mendasari pilihan ini pada pengalaman, riset sebelumnya dan “dugaan terbaik”. Biasanya mereka tidak memulai dengan satu ujian. Malahan mereka memilih beberapa ujian dan mengkombinasikan menjadi deretan ujian. Deretan ujian memiliki sasaran untuk mengukur sederetan alat prediksi yang mungkin, seperti agresivitas, siasat ekstrover dan kemampuan berhitung.
Melakukan Ujian.
Melakukan ujian yang dipilih. Di sini Anda memiliki dua pilihan, pilihan pertama adalah melakukan ujian itu kepada karyawan yang saat ini melakukan pekerjaan tersebut. Kemudian, Anda validasi bersamaan. Validasi prediktif adalah cara kedua dan yang lebih dapat diandalkan untuk memvalidasi ujian. Di sini Anda mempekerjakan pelamar sebelum mereka dipekerjakan. Kemudian, mempekerjakan pelamar ini hanya dengan menggunakan teknik seleksi yang ada, bukanlah hasil dari ujian baru yang sedang Anda kembangkan. Setelah mereka telah bekerja beberapa lama, ukurlah prestasi mereka dan
bandingkan dengan nilai ujian mereka terdahulu. Kemudian Anda dapat menentukan apakah Anda dapat menggunakan prestasi mereka untuk memprediksikan prestasi kerja mereka berikutnya.
Hubungkan nilai ujian anda dengan kriteria.
Menentukan apakah ada hubungan antara nilai (alat prediksi) dan prestasi (kriteria). Biasanya digunakan penentuan hubungan statistik antara (1) Nilai ujian dan (2) Prestasi kerja melalui analisis korelasi, yang memperlihatkan derajat hubungan statistik.
Validasi-silang dan validasi-ulang
Sebelum menggunakan ujian tersebut, mungkin Anda ingin memeriksanya dengan melakukan validasi-silang, dengan sekali lagi melakukan langkah (c) dan (d) pada sampel karyawan baru. Paling tidak, seorang ahli harus memvalidasi ulang ujian itu secara periodik.
Jenis-Jenis ujian dalam Seleksi Karyawan.
Dengan mudah kita dapat menggolongkan ujian menurut apakah mereka mengukur Kemampuan kognitif (mental), Kemampuan motorik dan fisik, kepribadian dan minat atau pencapaian
Ujian Kemampuan kognitif
Ujian kognitif termasuk ujian kemampuan pemahaman umum (inteligensia) dan ujian kemempuan mental khusus seperti memori dan pemahaman induktif.
Ujian inteligensia
Adalah kemampuan ujian intelektual umum. Mereka bukan hanya mengukur ciri tunggal, tetepi lebih ke kisaran kemamapuan, termasuk memori, kosakata, kefasihan bicara dan kemampuan berhitung.
Kemampuan kognitif khusus
deduktif, pemahaman verbal, memori dan kmampuan berhitung. Ujian kemampuan Motorik dan Fisik
Mungkin Anda juga ingin mengukur kemamapuan motorik, seperti ketangkasan jemari, ketangkasan manual dan waktu reaksi.
Mengukur kepribadian dan minat
Kemampuan kognitif dan fisik seseorang saja belum tentu menjelaskan prestasi kerja seseorang. Faktor lain seperti motivasi dan keterampilan antar individu adalah sangat penting. Seperti yang dikatakan seorang konsultan baru-baru ini, kebanyakan orang yang dipekerjakan berdasarkan pada kualifikasi tertentu tetapi paling banyak di berhentikan karena tidak berprestasi.
Efektifitas
Meski dengan adanya kesulitan tersebut, ujian kepribadian dapat membantu organisasi melakukan pekerjaan penyaringan yang lebih baik, seperti contoh para peneliti melakukan skala tanggung jawab, sosialisasi dan pengendalian diri dari California Psychologocal Inventory (Daftar Psikologis California) untuk memprediksikan perilaku pekerjaan disfungsional secara sukses di antara para petugas penegak hukum pada perusahaan multinasional, kestabilan emosional, sifat Ekstrover dan sifat menyenangkan telah memprediksikan apakah seorang Ekspatriat akan meninggalkan tugas lebih awal pada perusahaan lain.
Daftar minat
Membandingkan minat Anda dengan orang lain dalam beragam pekerjaan. Jadi, sesorang yang menjalankan Ujian Strong-Campbell Inventory akan membandingkan minat orang itu dengan orang lain yang telah bekerja di bagian akunting, teknik manajemen atau teknik medis.
Ujian keberhasilan
Ujian keberhasilan mengukur apa yang telah di pelajari seseorang. Kebanyakkan dari ujian yang Anda laksanakan saat sekolah adalah ujian keberhasilan. Ujian ini mengukur “pengetahuan dalam bidang pekerjaan” seperti ekonomi, pemasaran atau personalia. Pengujian berbasis Web
Perusahaan banyak menggunakan Web untuk menguji dan menyaring pelamar.
Pemeriksaan Latar Belakang.
Pengujian biasanya hanya merupakan bagian dari proses seleksi seorang pengusaha. Perangkat lain dapat meliputi pemeriksaan latar belakang dan pemeriksaan referensi, layanan informasi pra pekerjaan, pengujian kejujuran, grafologi dan penyaringan penyalah gunaan isi.
Pemeriksaan latar belakang dan Pemeriksaan referensi
Sebagian besar pengusaha berusaha untuk memeriksa dan melakukan verifikasi informasi latar belakang dan referensi pelamar pekerjaan. Dalam suatu survey pada sekitar 700 manajer SDM, 87% menyatakan bahwa mereka melakukan pemeriksaan referensi, 69% melakukan pemeriksaan latar belakang pekerjaan, 61% melakukan pengecekan catatan kriminal karyawan, 56% memeriksa catatan mengemudi karyawan dan 35% kadang kala atau selalu memeriksa kredit dari calon karyawan itu data yang umumnya di verifikasi adalah memenuhi syarat secara hukum untuk pekerjaan (sesuai undang-undang imigrasi), tanggal-tanggal pekerjaan sebelumnya, tugas militer (termasuk status pemberhentian), pendidikan dan identifikasi (termasuk tanggal lahir dan alamat untuk mengonfirmasikan identitas), catatan kriminal pemerintah kota (tempat tinggal saat ini dan sebelumnya), catatan kendaraan bermotor, kredit, verifikasi lisensi, nomor jaminan sosial dan pemeriksaan reverensi.
Ada dua alasan utama untuk melakukan pemeriksaan latar belakang prapekerjaan dan/atau pemeriksaan referensi yaitu melakukan verifikasi informasi factual yang sebelumnya diberikan oleh pelamar dan untuk menyingkapkan informasi yang tidak di inginkan seperti catatan kriminal dan SIM yang di tahan. Pemeriksaan latar belakang dan pemeriksaan referensi sebenarnya dapat mengambil banyak bentuk. Kebanyakan pengusaha paling tidak berusaa untuk memverifikasi posisi sekarang (posisi terdahulu).
Layanan Informasi Prapekerjaan.
Ada suatu waktu dimana satu-satunya sumber informasi latar belakang adalah apa yang diberikan calon itu pada formulir aplikasi dan apa yang dapat diperoleh pengusaha melalui penyelidik swasta. Saat ini, layanan informasi prapekerjaan menggunakan database untuk mengumpulkan informasi tentang hal-hal seperti kompensasi pekerjaan dan sejarah kredit dan tuduhan hukum dan catatan pengemudi.
Beberapa perusahaan masih menggunakan poligraf (penditeksi kebohongan) untuk menguji kejujuran, walaupun hukum saat ini sangat membatasi penggunaannya. Poligraf adalah alat yang mengukur perubahaan psiologis seperti meningkatnya keringat. Asumsinya adalah perubahan demikian mencerminkan perubahan keadaan emosional saat orang berbohong.
Setelah tes poligraf dilarang, kemudian berkembang pesat perangkat pengujian kejujuran yang lain. Uji kejujuran tertulis merupakan uji psikologis yang dirancang untuk memprediksikan kecenderungan pelamar terhadap kebohongan dan jenis kontra produktifitas lain. Kebanyakan dari ujian seperti ini mengukur prilaku yang berkaitan dengan toleransi kepada orang yang mencuri, menerima secara rasional pencurian dan menerima aktifitas yang berhubungan dengan pencurian. Para psikolog awalnya mulai mengkhawatirkan perkembangan uji kejujuran tertulis tetapi study baru-baru ini mendukung Validitas dari perangkat seleksi ini. Setelah adanya ujian kejujuran tertulis muncul juga ujian fisik. Ada beberapa alasan untuk ujian fisik atau kesehatan prapekerjaan salah satunya adalah untuk memverifikasi bahwa pelamar itu memenuhi persyaratan fisik posisi pekerjaan itu dan menemukan adanya batasan kesehatan yang harus dipertimbangkan dalam menempatkan si pelamar. Ujian fisik juga akan menerbitkan sebuah catatan dan dasar dari kesehatan si pelamar untuk tuntutan asuransi atau kompensasi di masa mendatang. Dengan mengenali masalah kesehatan, ujian fisik juga dapat mengurangi jumlah absen dan kecelakaan dan tentu saja mendeteksi penyakit yang dapat ditularkan yang mungkin tidak diketahui oleh pelamar tersebut. Pada perusahaan besar, bagian kesehatan perusahaan tersebut yang melakukan pengujian itu sedangkan perusahaan yang lebih kecil menggunakan pelayanan dokter umum untuk konsultasi.
Penyaringan penyalahgunaan obat.
Banyak perusahaan melakukan penyaringan penyalahgunaan obat. Praktik yang paling umum adalah dengan menguji calon sebelum mereka dipekerjakan secara resmi. Juga banyak perusahaan yang menguji karyawan yang telah bekerja diperusahaan mereka bila ada alasan untuk yakin bahwa orang itu telah menggunakan obat-obatan. Setelah kecelakaan kerja atau adanya kehadiran gejala perilaku yang jelas, misalnya keterlambatan yang terus menerus atau tingkat absen yang tinggi. Beberapa perusahaan secara rutin menjalankan ujian penyalahgunaan obat secara acak atau periodik. Sementara perusahaan lain meminta ujian penyalahgunaan obat saat karyawan itu dipindahkan atau dipromosikan keposisi yang baru.
Pertanyaan Diskusi
Jelaskan perbedaan keandalan (Realibilitas) dan validitas dalam aspek apa kedua hal itu sama?
Jawab :
Keandalan adalah konsistensi nilai yang diperoleh oleh orang yang sama saat diuji kembali dengan ujian yang sejenis atau setara.
Validitas adalah persyaratan utama kedua ujian yang menginformasikan apakah ujian tersebut mengukur sesuai dengan yang ingin diukur.
Persamaan keandalan dan validitas dilihat bahwa keduanya merupakan konsep pengujian dasar untuk melakukan seleksi yang efektif.
Jelaskan bagaimana Anda memvalidasi ujian bagaimana informasi ini dapat berguna bagi seorang manajer?
Jawab :
Memvalidasi ujian terdapat dua cara yaitu :
Validitas kriteria yaitu validitas yang memperlihatkan bahwa nilai pada ujian berhubungan dengan prestasi pekerjaan.
Validitas isi yaitu ujian yang sah isinya adalah yang berisi contoh dari tugas dan keterampilan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
Validitas ini berguna bagi manajer karena memberikan informasi yang memperlihatkan bahwa tugas yang dilakukan orang tersebut pada ujian adalah benar-benar contoh komprehensif dan acak dari tugas yang dilakukannya pada pekerjaan, kondisi dimana orang itu menjalankan ujian yang menyerupai situasi pekerjaan.
Jelaskan mengapa Anda pikir seorang psikolog bersertifikat yang khusus terlatih dalam pembuatan ujian harus selalu (tidak boleh) digunakan oleh perusahaan kecil yang membutuhkan serangkaian ujian?
Jawab :
Karena mungkin seorang psikolog bersertifikat tidak di berlakukan untuk semua kategori, tidak seimbang atau setara dengan perusahaan kecil, ada perbedaan psikologis yang tidak dapat diukur di antara pelanggaran-pelanggaran.
Berikan beberapa contoh tentang bagaimana menggunakan daftar minat untuk meningkatkan seleksi karyawan. Dalam melakukannya, berikan saran beberapa contoh dari minat pekerjaan yang Anda yakin akan memprediksikan keberhasilan dalam beragam pekerjaan, termasuk professor dari universitas, akuntan dan pemprograman komputer. Jawab :
Membandingkan minat sendiri dengan orang lain dalam beragam pekerjaan. Jadi, seseorang yang menjalankan ujian strong-campbell inventory akan menerima laporan yang membandingkan minat orang itu dengan orang lain yang telah bekerja dibagian akunting, teknik manajemen atau teknologi medis.
Mengapa pemeriksaan latar belakang pekerjaan penting untuk dilakukan? Bagaimana cara Anda melakukannya?
Jawab :
Untuk melakukan verifikasi informasi factual yang sebelumnya diberlakukan oleh pelamar dan untuk menyingkapkan informasi yang tidak di dinginkan seperti catatan kriminal.
Beberapa cara melakukan pemeriksaan latar belakang :
Mendapatkan laporan dari perusahaan rating kredit komersil sehingga dapat memberikan informasi tentang tunggakan kredit, reputasi, karakter.
Meminta referensi tertulis.
Jelaska cara Anda menghadapi mantan pengusaha yang segan memberikan referensi buruk untuk mantan karyawan mereka.
Jawab :
Dengan melakukan pemeriksaan referensi melalui telepon dan berhati-hati mengajukan pertanyaan yang benar dan kita harus berusaha menilai apakah jawaban orang yang memberikan referensi tersebut bersiat mengelak.
Bagaimana perusahaan dapat melindungi diri mereka terhadap tuntutan mepekerjakan yang sembrono?
Jawab :
Pengusaha terlindung dari tuntutan mempekerjakan yang sembrono bila :
Secara teliti memperhatikan semua informasi yang diberikan oleh pelamar pada aplikasi pekerjaan orang tersebut. Sebagai contoh, carilah celah yang tidak dapat dijelaskan dalam pekerjaan.
Dapatkan Otorisasi tertulis dari si pelamar untuk pemeriksaan referensi dan secara teliti memeriksa referensi.
Menyimpan semua catatan dan informasi yang Anda dapatkan tentang pelamar.
Menolak pelamar yang membuat pernyataan palsu dari fakta material atau yang memiliki catatan hukuman untuk pelanggaran yang langsung berhubungan dan penting untuk pekerjaan tersebut.
Mengingat kebutuhan untuk menyeimbangkan hak privasi pelamar dengan ‘hal yang perlu diketahui’ lainnya, khususnya saat anda menemukan informasi yang merusak.
Istilah-istilah Kunci
Kesalahan Mempekerjakan adalah Mempekerjakan pekerja dengan latar belakang yang dipertanyakan tanpa perlindungan yang tepat.
Keandalan/reabilitas adalah Keandalan adalah konsistensi nilai yang diperoleh oleh orang yang sama saat diuji kembali dengan ujian yang sejenis atau setara.
Validitas Ujian adalah Akurasi dimana ujian,wawancara dan lainnya mengukur apa yang seharusnya diukur atau sesuai dengan fungsi yang dirancang.
Validitas Kriteria adalah Validitas yang memperlihatkan bahwa nilai pada ujian
( alat prediksi ) berhubungan dengan prestasi pekerjaan ( criteria ).
Validitas isi adalah ujian yang sah isinya adalah yang berisi contoh dari tugas dan keterampilan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
Bagan Harapan adalah bagan yang memperlihatkan hubungan antara nilai ujian dan prestasi kerja secara grafis.
Daftar Minat adalah alat untuk mengembangkan dan menyeleksi personel yang minatnya dibandingkan dengan seseorang yang sekarang berada dalam berbagai jenis pekerjaan untuk menentukan jenis pekerjaan yang lebih disukai orang tersebut.
Contoh Pekerjaan adalah Tugas pekerjaan sebenarnya digunakan dalam menguji prestasi pelamar.
Teknik contoh pekerjaan adalah Metode pengujian berdasarkan pada mengukur prestasi atas tugas pekerjaan dasar yang sebenarnya.
Pusat penilaian manajemen adalah simulasi yang mengharuskan kandidat manajemen melakukan tugas-tugas yang sesuai dengan realita dalam situasi hipotesis dan mereka dinilai berdasarkan kinerjanya.Simulasi ini juga melibatkan ujian dan permainan manajemen
