19 In Create – Vol. 5 / 2018
Tata Kelola TI dalam Pemanfaatan Sistem E-campuz Berbasis Cloud Computing Pada Universitas Nusa Nipa Maumere
Margaretha P.N. Rozady Universitas Nusa Nipa Maumere e-mail : novirozady@gmail.com Abstrak
Universitas Nusa Nipa Maumere, sebagai salah satu Universitas yang sedang berkembang memanfaatkan kemajuan dari internet, salah satunya adalah penggunaan E-campuz yang merupakan sebuah sistem informasi yang berbasis Cloud Computing. Dengan adanya aplikasi ecampuz yang bebasis Cloud Computing sangat membantu dalam kegiatan proses belajar mengajar dan juga urusan akademik. Universitas Nusa Nipa belum memiliki suatu prosedur tata kelola TI yang mengatur kegiatan pengembangan dari ecampuz untuk dosen dan mahasiswa.Pengembangan aplikasi ecampuz memerlukan biaya sehingga perlu terdapat tata kelola TI yang baik supaya investasi yang telah dikeluarkan tidak terbuang secara sia-sia Tata kelola TI yang baik harus didukung dengan adanya suatu komite TI, untuk mencapai tata kelola TI yang baik diperlukan juga penyusunan perencanaan strategis TI
Kata Kunci : Tata kelola TI, E-campuz, Universitas Nusa Nipa, Cloud Computing
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Internet merupakan singkatan dari interconnection and networking, untuk dapat menggunakan internet diperlukan sebuah komputer yang memadai, harddisk yang cukup, modem, sambungan telepon, ada program windows, dan sedikit banyak tahu mengoperasikannya [5]. Perkembangan pemanfaatan internet membawa perubahan yang signifikan terhadap dimensi bidang pendidikan. Dalam proses pembelajaran yang baik, dibutuhkan media penunjang yang maksimal karena dengan adanya media pembelajaran akan lebih memudahkan para pengajar untuk memberikan pengertian dan pemahaman yang baik kepada peserta didik [1].
Internet memiliki dampak negatif dan positif bagi penggunannya. Jika dimanfaatkan dengan baik maka akan memberikan dampak positif, sedangkan jika digunakan untuk hal yang salah akan memberikan dampak negatif pula. Sebagian besar mahasiswa sudah menggunakan internet sesuai dengan kebutuhannya sebagai peserta didik yaitu untuk browsing, resourcing, searching, e-mail,dan milis (mailing list) [8].
Universitas Nusa Nipa Maumere, sebagai salah satu Universitas yang sedang berkembang memanfaatkan kemajuan dari internet, salah satunya adalah penggunaan E-campuz yang merupakan sebuah sistem informasi yang berbasis Cloud Computing. E-campuz mengelola proses admisi, registrasi, pembayaran, akademik, pelaporan PD Dikti dan portal mahasiswa. Yang dinilai sangat membantu dalam proses pengurusan akademik kampus. Penggunaan E-campuz ini sudah berjalan 2 tahun, oleh karena itu perlu di ketahui tata kelola IT pada penggunaan sistem E-campuz ini yang berbasis Cloud Computing.
Saat ini kemajuan IT telah memunculkan berbagai macam konsep, diantaranya konsep pengembangan sistem berbasis Cloud Computing yang merupakan paradigma baru di dunia IT dalam memberikan IT services [6]. Perkembangan Cloud Computing tentang teknologi masa depan hal ini tentu saja akan berbicara tentang kehidupan manusia di masa mendatang atau dalam beberapa tahun yang akan datang baik untuk kehidupan orang banyak ataupun dari sisi teknologi agar bermanfaat seperti yang di harapkan.Sistem ecampuz menerapkan Cloud Computing model SaaS. Penggunaan sistem ini tidak membutuhkan adanya pembelian server atau pembuatan aplikasi yang begitu rumit dan membutuhkan keahlian dan biaya oprasional yang sangat mahal. Pengguna juga tidak perlu memikirkan atau mengeluarkan biaya yang besar untuk pemeliharaan server dan aplikasi cukup ada koneksi internet kita sudah bisa masuk ke ecampuz tersebut.
20 In Create – Vol. 5 / 2018
Dengan demikian, penerapan Cloud Computing dapat dijadikan sebagai salah satu solusi bagi institusi pendidikan untuk meningkatkan mutu pendidikan dengan biaya yang murah [2].
Berdasarkan uraian di atas maka dirumuskan permasalahan yang nantinya akan diuraikan solusinya sebagai berikut:
1.Bagaimana pemanfaatan sistem E-campuz berbasis Cloud Computing di Universitas Nusa Nipa Maumere.
2.Apakah Universitas Nusa Nipa Maumere sudah menerapkan tata kelola IT 2.LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Tata Kelola TI
Definisi tata kelola TI menurut Weill & Ross [7] adalah kerangka kerja yang spesifik terkait hak dan akuntabilitas pengambilan keputusan untuk men-dorong perilaku yang konsisten dengan prinsip dan strategi organisasi dalam penggunaan TI. Berdasarkan definisi tersebut dapat dilihat bahwa tata kelola menekankan pada siapa-siapa yang terlibat dan berhak dalam pembuatan keputusan serta proses-proses yang menjamin agar penggunaan sumber daya TI optimal dan sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi. Penelitian dari Sallé tahun 2004 menyebutkan bahwa sasaran dari tata kelola TI adalah penyelarasan dengan tujuan organisasi yang dijadikan sebagai input untuk mengarahkan sasaran, tujuan dan ukuran performa untuk mengelola TI secara efektif. Pengembangan model tata kelola harus mempertimbangkan kemungkinan untuk mengakomodasi kebijakan, prosedur dan struktur peran yang ada saat ini untuk mempermudah proses implementasinya [4].
COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan salah satu kerangka kerja best practice dalam penerapan tata kelola TI yang telah digunakan secara luas [3]. COBIT dirancang sebagai alat bantu tata kelola TI bagi manajemen dalam memahami dan mengelola resiko dan manfaat yang berhubungan dengan informasi dan teknologi terkait. COBIT dikembangkan oleh organisasi non profit ISACA (Information System Audit and Control Association).
2.2.Pemanfaatan E-campuz di Universitas Nusa Nipa
Universitas Nusa Nipa memiliki sebuah unit atau biro Akademik yaitu BAAK, yang mengurusi segala hal yang menyangkut mahasiswa, dosen, mata kuliah, urusan cuti kuliah, dll. Untuk memperlancar segala urusan ini maka dipakailah sebuah aplikasi E-campuz yang berbasis
Cloud Computing. Pemanfaatan E-campuz ini dijelaskan pada tingkat Program Studi dalam 2 level yaitu pada level Dosen dan Level Mahasiswa.
2.3.Penggunaan Aplikasi E-campuz pada Dosen
Pembahasan mengenai penggunaan E-campuz pada level ini yang di terapkan pada Dosen.Sebagai seorang dosen memiliki kewajiban mejadi seorang dosen perwalian terhadap mahasiswa,selain itu juga mempunyai mata kuliah yang diampu, pengelolaan nilai, pengelolan presensi dan juga informasi lainnya.
21 In Create – Vol. 5 / 2018
Gambar 1.halaman akademik untuk dosen
Dosen juga dapat mengirimkan materi kuliah kepada mahasiswa, memeriksa tugas, melakukan diskusi online pada setiap materi kuliah, dan juga memounyai agenda kelas dan agenda pribadi, dan informasi lainnya.
22 In Create – Vol. 5 / 2018
2.4.Penggunaan Aplikasi E-campuz pada Mahasiswa.
Pembahasan pada level ini diterapkan pada seorang mahasiswa. Sebagai mahasiswa wajib untuk mengisi Kartu Rencana Studi dan melihat Kartu Hasil Studi pada setiap semester. Adapula Fasilitas Transkip nilai untuk melihat setiap niai yang telah di dapat secara keseluruhan. Terdapat pula fasilitas akan informasi tagihan dan pembayaran sehingga dapat pula mencetak kartu ujian. Mahasiswa pun dapat melihat informasi mata kuliah yang di tawarkan di setiap semester.
Gambar 3. halaman akademik untuk mahasiswa
Sama halnya seperti seorang dosen, mahasiswa pun dapat melihat dan mendownload setiap materi kuliah yang diberikan, menginput tugas yang diberikan dan juga informasi dari diskusi yang ada disetiap matakuliah dan secara umum ada forum diskusi.
Gambar 4. halaman virtual class untuk mahasiswa
3. Pembahasan
23 In Create – Vol. 5 / 2018
Universitas Nusa Nipa belum memiliki suatu prosedur tata kelola yang mengatur kegiatan pengembangan dari ecampuz untuk dosen. Pada bagian Mata kuliah yang ditawarkan, belum di inputkan prasyarat untuk sebuah mata kuliah yang akan di ambil oleh seorang mahasiswa, Dosen tidak dapat melihat berita acara yang dinputkan pada setiap pertemuan yang telah diisi pada saat presensi, karena data presensi ini akan dicetak dan dibuatkan laporan untuk setiap semesternya. Hingga saat ini laporan akan permasalahan yang ditemukan di teruskan ke BAAK, ada beberapa perbaikan yang dilakukan namun belum semua ditindaklanjuti.
Ecampuz sangat membantu dalam pelaporan dikti dalam hal ini input data ke Feeder. Setelah dosen mengisi nilai untuk setiap mahasiswa maka operator Program Studi wajiba melakukan input data ke Feeder. Melakukan pelaporan ke Dikti adalah kewajiban semua perguruan tinggi. Melalui pelaporan secara berkala inilah Dikti dapat melakukan kontrol terhadap seluruh perguruan tinggi di Indonesia demi menjaga kualitas pendidikan tinggi di negeri ini. Pemberlakuan PD DIKTI Feeder telah dimulai sejak periode pelaporan tahun ajaran 2014/2015 semester genap. Menggantikan metode pelaporan Dikti sebelumnya yang dikenal dengan EPSBED.
PD DIKTI Feeder dapat melakukan sinkronisasi ke server Forlap dengan lebih realtime. Meskipun realtime, input data dapat dilakukan secara offline. Karenanya PD DIKTI Feeder dapat diinstall pada komputer lokal. Koneksi internet dibutuhkan ketika hendak sinkronisasi ke server Forlap. Kemudahan ini membuat efektivitas pelaporan Dikti meningkat karena pengiriman data ke server Forlap menjadi lebih cepat. Dengan kemudahan akses tersebut, namun tetap ada hambatan dalam penggunaan PD DIKTI. Aplikasi ini tidak menyediakan fitur import/ export data berupa file excel .xls maupun .csv. Tentunya bermasalah bagi operator di setiap Program Studi .Fitur hapus pun hanya bisa dilakukan satu demi satu. Itu artinya, operator perguruan tinggi harus memindahkan data dari sistem akademik kampus ke sistem PD DIKTI Feeder secara manual. Padahal data di sistem akademik kampus bukan lah data yang sedikit mengingat jumlah civitas akademik perguruan tinggi yang bahkan ribuan jumlahnya. Dengan ecampuz dapat membantu kesulitan operator-operator di setiap Program Studi dalam mengintegrasikan data dari sistem akademik ke Forlap DIKTI.
3.2. Model Tata Kelola TI dalam Pemanfaatan E-campuz di Level Mahasiswa
Pemanfaatan ecampuz oleh mahasiswa sangat membantu dalam melihat nilai ujian maupun hasil akhir studi, keuangan melalui internet atau perangkat telepon genggam yang dimilikinya namun belum memiliki tata kelola IT. Mahasiswa tidak dapat melihat jumlah kehadirannya pada mata kuliah sedangkan absensi sudah dilaksanakan secara online. Dalam pengumpulan tugas, file yang dikirim sering tidak masuk ke dalam aplikasi ecampuz namun tidak ada pemberitahuan, mahasiswa pun tidak dapat mengecek kembali file yang dikirim.
Mahasiswa baru perlu dilakukan sosialisasi mengenai penggunaan ecampuz karena sebagian mahasiswa belum dapat menggunakan internet dan belum seluruhnya mempunyai laptop atau hp yang mendukung andriod. Untuk pengurusan cuti mahasiswa, secara administrasi belum sesuai yaitu belum ada fasilitas untuk penginputan pengurusan cuti. Belum ada pula informasi mengenai kelulusan, wisuda dan alumni.
24 In Create – Vol. 5 / 2018
Proses kegiatan belajar mengajar merupakan salah satu proses yang memegang peranan sangat penting di Universitas Nusa Nipa. Dengan adanya aplikasi E-campuz yang bebasis Cloud Computing sangat membantu dalam kegiatan proses belajar mengajar dan juga urusan akademik. Pengembangan aplikasi ecampuz memerlukan biaya sehingga perlu terdapat tata kelola TI yang baik supaya investasi yang telah dikeluarkan tidak terbuang secara sia-sia. Masih banyak pengembangan yang harus dilakukan yaitu menyangkut seleksi dan registrasi mahasiswa baru, kurikulum dan bidang studi, perkuliahan, tugas, ujian, pengelolaan dan pengembangan dosen, kelulusan, wisuda dan alumni.
Tata kelola TI yang baik harus didukung dengan adanya suatu komite TI, untuk mencapai tata kelola TI yang baik diperlukan juga penyusunan perencanaan strategis TI, pendefinisian kebijakan/prosedur/mekanisme terkait rencana strategis TI yang telah disusun sebelumnya serta standarisasi kebutuhan fungsional maupun nonfungsional untuk proses kegiatan belajar mengajar dan akademik.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Arief Ardian, Pramudya Cahyandaru JURNAL TAMAN CENDEKIA VOL. 02 NO. 01 JUNI 2018, IMPLEMENTASI MEDIA E-LEARNING UNTUK PENDIDIKAN KARAKTER BAGI PESERTA DIDIK
[2]. Husain , Muhammad Zarlis, Zulkifli Nasution, Hengki Tamado Sihotang, Sri Wahyuni Volume 2, No. 2 Desember 2018 15 Jurnal Mantik Penusa Vol. 2, No. 2 Desember 2018, pp.15-21 Terakreditasi DIKTI No.SK 21/E/KPT/2018 e-ISSN 2580-9741 p-ISSN 2088-3943 FILSAFAT ILMU KOMPUTER DAN Cloud Computing SECARA ETIMOLOGIS
[3]. Information Technology Governance Institute, Control Objectives for Information-related
1 Technology, versi 4.1, 2007.
[4]. M. Sallé, “IT Service Management and IT Gov: Review, Comparative Analysis and theirImpact on
Utiliting Computing”, 2004, diakses dari www.CIOIndex.com
[5]. Rusman. 2012. Model-model Pembelajaran Mengembangkan Profesionalisme Guru. Jakarta: Rajawali Pers.
[6]. Sutedi, Arman Suryadi Karim. Perancangan Prototype Sistem Informasi Layanan Akademis Sekolah Berbasis Cloud Computing. Jurnal Ilmiah ESAI Volume 8, No.2, April 2014 ISSN No. 1978-6034 [7] P. Weill & J. Ross, “IT Governance: How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior
Results”, Harvard Business School Press, Boston, 2004.
[8]Yunelti, F., Marjohan, & Nurfarhanah. 2013. “Penggunaan Internet di Kalangan MahasiswaJurusan Bimbingan dan Konseling Fakultas Ilmu Pendidikan di Universitas Negeri Padang”. Jurnal
