BAB III
ANALISIS SISTEM
Bab ini akan menjelaskan analisis masalah, analisis penyelesaian masalah dan analisis sistem yang akan dibangun. Dari latar belakang analisis masalah absensi yang ada di PT Putra Maju Lestari, sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan masalah tersebut. Merancang aplikasi untuk memudahkan karyawan dalam menyampaikan kehadirannya saat bekerja. Dengan aplikasi ini admin lebih mudah dalam mengkoordinir absensi karyawan. Untuk mencapai hasil yang di inginkan penulis menganalisa berbagai aspek yang menjadi masalah dan bagaimana menyelesaikan.
Beberapa hal yang menjadi point analisis, sebagai berikut :
3.1 Struktur Organisasi
Untuk membuat roda perusahaan berjalan efisien, efektif dan optimal, maka perusahaan telah mempekerjakan sejumlah tenaga kerja tertentu. akan membagi sumber daya manusia tersebut dalam bagian-bagian yang sesuai dengan keahliannya, sehingga masing-masing individu memiliki gambaran yang jelas tentang posisi, fungsi dan kewajibannya.
Ghani (2013:I) menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi memfokuskan diferensiasi berbagai posisi, perumusan berbagai peraturan dan prosedur serta penetapan wewenang. Struktur organisasi bertujuan mengatur pembagian tugas didalam sebuah organisasi
Gambar 0.1 Struktur organisasi PT Putra maju lestari
Gambar struktur organisasi di atas menggambarkan tugas dan tanggungjawab masing-masing orang dalam menjalankan tugas sesuai keahlian masing-masing. Dalam hal ini penulis hanya akan membahas absensi karyawan dan orang bertanggungjawab dalam mengkoordinir absensi tersebut.
3.1.1 Uraian Tugas Masing-masing Bagian
Uraian tugas yang terdapat dalam perusahaan tersebut, namun tidak bahas semua untuk memfokuskan masalah sesuai dengan yang dibahas dalam laporan tugas akhir ini. Penulis hanya akan membahas tugas dari masing-masing orang yang bertanggungjawab atau menjadi objek dalam penulisan laporan tugas akhir ini. 1. Project Team (Karyawan lapangan)
Project team atau yang lebih familiar di sebut sebagai tukang adalah karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan sesuai dengan SPK (Surat Perintah Kerja) sesuai dengan keahlian masing-masing. Dan dari karyawan lapangan tersebut masih di bagi lagi menjadi 3 level, yaitu :
a. Skill (Tukang/ahli) adalah karyawan yang sudah mempunyai keahlian khusus dan pengalaman lebih banyak.
b. Semi skill adalah karyawan yang sudah mempunyai pengalaman dan keahlian khusus namun secara keahlian belum bisa dipercaya untuk menyelesaikan pekerjaan sendiri, masih dalam pengawasan dan bimbingan leader/site manager.
c. Helper adalah karyawan yang belum mempunyai keahlian dan pengalaman. Tugasnya membantu pekerjaan tukang/semi.
2. Site manager
Site manager adalah orang bertanggungjawab dan mengatur suatu proyek yang di tugaskan oleh project manager kepadanya. Tugas site manager yaitu mengkoordinir tukang untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan SPK yang di terbitkan. Melakukan koordinasi dengan pelanggan mengenai pekerjaan yang dilakukan. Membuat laporan pekerjaan mingguan dan menyusun absensi karyawan.
3. Administrasi
Administrasi adalah orang yang bertanggungjawab merekap semua kegiatan dari perusahaan, mulai dari pengadaan barang, pengiriman barang, melalukan pembukuan laporan pekerjaan dan absensi karyawan.
4. Finance
Finance adalah orang yang bertanggungjawab dalam pelaporan keuangan perusahaan. Semua kegiatan keuangan perusahaan akan dilakukan pembukuan oleh finance termasuk pembayaran gaji karyawan mingguan.
3.1.2 Alir data absensi 3.1.2.1 Flowmap
Flowmap adalah bagan alir yang menunjukan arus data dari laporan dan form termasuk urut-urutan proses pada sistem. Flowmap menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan pada bagan alir sistem (Hartono, 2001:800).
Alir data absensi yang berjalan saat ini akan dijelaskan menggunakan folwmap seperti di bawah ini :
Gambar 0.2 Flowmap absensi konvensional
Penjelasan :
1. Karyawan mengisi formulir absensi yang disediakan site manager. Absensi tersebut di isi untuk kurun waktu satu minggu. Absensi di mulai di hari
jumat dan akan di setorkan ke site manager pada hari kamis malam atau setelah selesai bekerja pada hari kamis.
2. Site manager mengecek absensi masing-masing karyawan dalam kurun waktu satu minggu, bila sudah sesuai maka akan disahkan/verifikasi dan di kirimkan ke kantor untuk di lakukan proses hitung oleh admin.
3. Admin menerima absensi yang sudah di sahkan oleh site manager kemudian dilakukan perhitungan gaji untuk masing-masing karyawan dengan formula khusus sehingga keluar jumlah nilai gaji. Di rekap dan buatkan Cash Advance atau laporan rincian gaji yang harus di bayar oleh finance.
4. Finance menerima Cash Advance dari admin dan kemudian dibuatkan PV (Payment Voucher) untuk di ajukan persetujuan ke Direktur. Setelah mendapat tanda tangan Direktur dilakukan pembayaran gaji tersebut. Gaji akan di transfer ke rekening masing-masing karyawan tersebut.
3.2 Analisis Sistem
Tahapan analisis ini adalah tahapan awal dalam pembuatan aplikasi. Analisis sistem merupakan sebuah tahapan dalam pengembangan sistem yang akan menghasilkan berbagai dokumen yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mengembangakan sistem tersebut (Mulyadi, 2001:40). Pada tahapan ini penulis menganalisa kebutuhan-kebutuhan dalam pembuatan aplikasi E-Absensi. Meliputi Analisa kebutuhan aplikasi, Analisa kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras, identifikasi kebutuhan pemakai. Analisisa dilakukan pada data-data yang dibutuhkan. Sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh pemakai. Pada saat ini penggunaan smartphone sudah menjadi bagian terpenting dalam kehidupan sehari-hari.
Absensi adalah kegiatan pengambilan data guna mengetahui jumlah kehadiran pada suatu acara. Setiap kegiatan yang membutuhkan informasi mengenai peserta tentu akan melakukan absensi. Absensi atau pencatatan waktu
hadir dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir karyawan dalam periode pembayaran upah pekerja.
Dilihat dari data sebelumnya bahwa PT Putra Maju Lestari masih menerapkan cara absensi konvensional. Absensi dengan cara konvesional kurang efektif, dimana proses untuk melakukan sekali absensi membutuhkan beberapa tahap yang memakan waktu. Dari berbagai masalah tersebut penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Penulis membuat aplikasi yang dapat digunakan oleh karyawan untuk alat absensi secara mudah dan efisien. Sistem yang digunakan sebagai alat absensi ini berbasis android. Aplikasi yang tersemat di smartphone masing-masing karyawan terhubung dengan server perusahaan sehingga data akan tersinkronisasi. Admin yang bertugas mengelola absensi dapat mengambil data absensi dari server. Proses hitung gaji sudah di selesaikan oleh sistem sehingga admin tidak perlu lagi untuk menghitung gaji karyawan. Sistem menyelesaikan beberapa proses sekaligus sehingga mempermudah pekerjaan admin project dalam mengkoordinir absensi karyawan.
3.2.1 Alir Dokumen
Alir dokumen dari karyawan input absensi sampai pada proses terakhir karyawan menerima e-slip gaji akan di jelaskan dengan gambar di bawah ini.
Proses alir data dokumen absensi, meliputi :
1. Karyawan memberikan biodata karyawan kepada Admin
2. Admin menerima biodata karyawan dan memproses memasukan data ke dalam sistem. Menentukan nomor induk karyawan, mengimput jabatan, menentukan nilai gaji perhari dll.
3. Setelah karyawan mendapat nomor induk, karyawan dapat membuat akun di aplikasi E-absensi. Sehingga karyawan dapat menginput absensi harian.
4. Site manager bertugas mengecek dan me-verifikasi dan menyatakan apakah absensi sah atau tidak.
5. Absensi sah akan di proses oleh admin untuk dibuatkan Payment voucher untuk diajukan ke finance.
6. Payment voucher adalah rincian gaji yang harus di bayar oleh Finance, proses pembayaran gaji di transfer langsung ke rekening masing-masing karyawan tersebut.
3.3 Analisa Kebutuhan
Masalah utama yang perlu diselesaikan dalam aplikasi ini, bagaimana karyawan dapat absensi dengan mudah dan admin project bisa mendapatkan data absensi karyawan dengan cepat dan akurat. Dalam melakukan penelitian ini dibutuhkan beberapa komponen yang mendukung terhadap keberhasilan penelitian ini.
1. Kebutuhan Fungsional.
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem harus dapat memberikan informasi tentang laporan absensi karyawan, monitoring lokasi input absensi dan E-slip.
2. Adanya integrasi data untuk semua laporan dan data disimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah.
3. Pengembangan sistem informasi yang menyediakan fasilitas informasi rincian gaji karyawan. Berbentuk E-slip gaji sehingga mengurangi penggunaan kertas.
2. Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan data berikut :
Tabel 0.1 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan Nonfungsional Penjelasan
Performance Sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu dalam penyelesaian setiap pengolahan pengolahan data untuk laporan absensi karyawan dan serta perhitungan gaji secara otomatis.
Information Adanya integrasi data untuk semua laporan dan Data disimpan dalam basis data sehingga pemanggilan dan pemrosesan data menjadi lebih mudah.
Economic Sistem yang baru diharapkan dapat
mengurangi biaya operasional seperti pemakaian kertas dalam pencetakan laporan. Control Sistem diharapkan memiliki hak akses oleh
setiap penggunanya, sehingga tidak setiap orang berhak untuk mengelola semua data dan mempergunakannya secara leluasa.
Eficiency Sistem diharapkan dapat membuat laporan secara terotomatisasi.
Service Sistem diharapkan memberikan tampilan yang lebih mudah dipahami oleh orang awam sekalipun sehingga memudahkan penggunanya untuk menggunakan sistem ini.
3.4 Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan hal yang sangat penting dan harus dilakukan dalam penelitian. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhakn dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Instrument pengumpulan
data adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh peneliti dalam kegiatan mengumpulkan data agar kegiatan tersebut menjadi sistematis dan dipermudah.
Data yang dikumpul ditentukan oleh variabel-variabel yang ada dalam hipotensis. Variabel-variabel yang di teliti terhadap unit analisis yang bersangkutan dan sampel penelitan. Data yang dikumpulkan dari setiap variabel ditentukan oleh definisi operasional variabel yang bersangkutan. Difinisi operasional itu menunjuk pada dua hal yang penting dalam hubungan dengan pengumpulan data, yaitu indikator empiris dan pengukuran. Indikator empiris menunjuk pada yang diamati dari variabel yang bersangkutan, dan pengukuran menunjuk pada kualitas yang diamati. Sehubungan dengan masalah pengukuran ini, harus disadari bahwa kita menghadapi obyek yang berbeda-beda yang mengakibatkan adanya variasi pengukuran.
Dalam penelitian kuantitatif tekhnik analisis data yang digunakan sudah jelas, yaitu diarahkan untuk menjawab rumusan masalah atau menguji hipotesis yang telah dirumuskan proposal. dalam penelitian kualitatif data diperoleh dari berbagai sumber dengan menggunakan tekhnik pengumpulan data yang bermacam-macam yang paling serius dan sulit dalam analisis data kualitatif adalah melakukan analisis adalah pekerjaan yang sulit, memerlukan kerja intelektual yang tinggi.(
http://racanastkipta1304.blogspot.co.id/2013/11/tugas-makalah-teknikpengumpulan-data.html)
3.4.1 Analisis Data
Menurut kamus Bahasa Indonesia (Suharto dan Iryanto, 1996), analisa yaitu uraian, kupasan dan data yaitu fakta atau fenomena yang sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama dan sebagainya. Data merupakan kumpulan dari nilai-nilai yang mencerminkan karakteristik dari individu-individu dari suatu populasi. Data bisa berupa angka, huruf, suara maupun gambar. Dari data ini diharapkan akan diperoleh informasi sebesar-besarnya tentang populasi. Dengan demikian, diperlukan pengetahuan dan penguasaan metode analisis sebagai upaya untuk mengeluarkan informasi yang terkandung dalam data yang dimiliki.
Data diperlukan untuk menyelesaian masalah dalam penelitian ini. Data-data yang dikumpulkan tersebut diambil pada rentang waktu tertentu yang ditetapkan penulis. Data-data yang di perlukan diperoleh dengan wawancara langsung ke sumbernya dan studi kepustakaan (literature perpustakaan). Untuk mendapat data yang akurat penulis melakukan wawancara dengan beberapa karyawan (objek penelitian). Dan untuk mendukung teori-teori yang digunakan dalam penelitian ini penulis mencari data dari studi kepustakaan yang bersumber dari karya ilmiah yang sudah di lalukan oleh orang lain, e-book, buku-buku dan artikel online (google scholar).
3.4.1.1 Studi Kepustakaan
Dalam penelitian ini acuan yang digunakan mengambil referensi yang di ambil dari judul tugas akhir “ ANALISA PERANCANGAN APLIKASI ABSENSI MENGGUNAKAN GPS PADA PERANGKAT ANDROID (STUDI KASUS PEKERJA LAPANGAN)” yang di susun oleh Muhammad Yudha Nur Lintang Buana, mahasiswa UNIVERSITAS MERCUBUANA JAKARTA. Aplikasi ini memberikan alternative solusi masalah absensi yang sering terjadi, mengurangi kecurangan dalam absensi dan lupa absensi. Aplikasi melakukan absensi secara otomatis sehingga walaupun sedang diluar kotapun tetap dapat melakukan absensi.
3.4.1.2 Observasi Langsung dan Wawancara
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab antara pewancara dengan responden. Nazir (1988). Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan jalan Tanya jawab sepihak yang dilakukan secara sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian (Lerbin, 1992 dan Hadi, 2007).
Dalam penelitian ini penulis melakukan pengumpulan data dengan metode wawancara langsung ke sumber yang bersangkutan. Wawancara di lakukan langsung ke beberapa sumber, meliputi :
1. Direktur sebagai pimpinan tertinggi perusahaan. Menggali informasi tentang sejarah perusahaan dan penerapan manajemen yang dijalankan oleh perusahaan.
2. Admin project merupakan orang yang bertanggungjawab atas adminstrasi kegiatan perusahaan. Tugas admin yaitu mencatat semua kegiatan karyawan. Termasuk menginput absensi karyawan.
3. Karyawan perusahaan, karyawan merupakan objek dari penelitian ini, aplikasi E-absensi ini di peruntukan untuk mengganti sistem absensi konvensianal yang melalui tahap terlalu panjang. Dengan E-absensi karyawan lebih cepat dan mudah dalam menyampaikan absensi ke perusahaan.
3.5 Metode Pengembangan Sistem
Metode yang akan digunakan untuk rekayasa perangkat lunak menggunakan metode waterfall. Adapun langkah langkahnya, sebagai berikut :
1. analisis kebutuhan, proses mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi.
2. Desain, melakukan perancangan aplikasi sesuai dengan hasil analisis yang dilakukan sebelumnya.
3. Coding, merupakan proses memulai pembuatan aplikasi sesuai dengan desain yang telah dibuat sebelumnya.
4. Testing aplikasi, adalah proses implementasi dari aplikasi yang telah di buat.
5. Dokumentasi adalah sebuah cara yang dilalukan untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi. Dokumentasi dari proses penelitian ini yaitu penulisan karya ilmiah sebagai laporan tugas akhir ini.
Tabel 0.1 Gantchart pengembangan sistem
Kegiatan dan waktu pelaksanaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Analisis kebutuhan Desain Coding Testing Dokumentasi
Gant chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gant chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.
Metode pengembangan sistem yang dirancang tertuang didalam gant chart di atas. Gant chart digunakan untuk di menganalisis proses dari analisis kebutuhan sampai dengan implementasi aplikasi yang sudah dibuat apakah aplikasi sudah menyelesaikan masalah yang diteliti. Apakah proses penelitian selesai sesuai dengan waktu yang telah di tentukan. apa saja yang menjadi kendala dalam analisis penelitian ini, dapat digambarkan prosesnya dalam gant chart tersebut
