P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
0
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
JANUARI 2014
DECISION SUPPORT SYSTEM
UNTUK PENILAIAN
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
1
LATAR BELAKANG
Persaingan bisnis yang semakin kompetitif memacu perusahaan untuk lebih inovatif dalam meningkatkan kualitas. Salah satu cara untuk meningkatkan kualitas perusahaan adalah dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia diperlukan suatu cara ataupun teknik yang akan digunakan. Salah satu teknik yang digunakan manajemen perusahaan dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia adalah dengan melakukan penilaian kinerja. Penilaian terhadap karyawan diharapkan dapat mengetahui secara tepat keberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan. Penilaian kinerja pegawai ini juga berguna bagi perusahaan dalam memberi umpan balik kepada pegawai dan dapat dijadikan dasar perusahaan untuk melakukan pelatihan, mutasi, rotasi serta promosi terhadap karyawan.
Subyektifitas dalam pengambilan keputusan menjadi kelemahan dalam melakukan penilaian kinerja, selain itu semakin banyaknya jumlah karyawan sudah tidak mungkin lagi penilaian dilakukan dengan cara manual hal ini akan memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya. Salah satu upaya untuk mengatasi permasalahan di atas adalah pengembangan sistem berbasis teknologi dan sistem informasi, yaitu Decision Support System (DSS) yang dirancang untuk membantu pihak-pihak yang berkepentingan dalam hal pengambilan keputusan daalam kasus ini adalah penilaian kinerja sehingga tidak terjadi subyektifitas dan proses penilaian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Decision Support System (DSS) – Sistem Pendukung Keputusan
Decision Support System (DSS) dapat didefinisikan sebagai sebuah program komputer yang menyediakan informasi dalam suatu domain aplikasi dengan model analisa keputusan dan akses ke dalam database, untuk mendukung seorang pembuat keputusan (decision maker) dalam membuat keputusan secara efektif dalam permasalahan yang kompleks dan tidak terstruktur (Klein, 1995).
Sprague dan Carlson juga telah mendefinisikan DSS , sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague, 1993):
1. Sistem yang berbasis komputer.
2. Sistem yang digunakan untuk membantu para decision maker.
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual.
4. Melalui cara simulasi yang interaktif.
5. Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
23 2 SM Specialist
22 1 Jr.SM
Perusahaan yang diobservasi adalah sebuah perusahaan yang memproduksi komponen kendaraan bermotor berlokasi disalah satu kawasan industri di Indonesia. Di awal tahun 2014, perusahaan ini baru saja meresmikan pabriknya yang ke-3, tercatat 5000 orang sebagai karyawan pada perusahaan yang telah mulai beroperasi sejak tahun 1978 .
Dalam menjalankan aktifitas bisnisnya, perusahaan dipimpin oleh Bord Of Director dan ditetapkan pelaksana sebagai berikut :
DIREKTORAT DIVISI DEPARTMENT
Administration HR-GA HRGA
Information system IS Plan & Dev &IS Support
Corporate Finance & Accounting Finance & Accounting
Business Planning Business Planning
Cost Management
Procurement Procurement
Production Center Production Engineering 1, 2, 3,4 dan 5
Production 1,2,3 dan 4
Factory Engineering 1 dan 2
Quality Assurance QA & Inspection
Design
Production Control Finished Goods & Part
Maintenance 1 dan 2
Factory Support Machinery Machining & Design
Facility 1 dan 2
Distribution Distribution & Exim
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
3
Mengelola karyawan yang jumlahnya tidak sedikit dan dengan grading system yang tidak sederhana itu kendala yang muncul adalah bagaimana data – data karyawan tersebut terkumpul dalam satu database. Database tersebut memuat profil karyawan sampai data kehadiran karyawan tersebut setiap harinya.
Human Resource Department (HRD) melakukan penilaian kerja yang disebut sebagai
Performance Evaluation [PE] setiap setahun sekali [akhir tahun]. Kriteria dalam PE ini dibagi kedalam tiga bagian yaitu :
1. Achievement 2. Process
3. Attitude & Dicipline
Hasil dari PE ini adalah rank S, A, B, C, atau E yang akan menentukan siapa pada pertengahan tahun berikutnya akan dipromosikan untuk naik grade atau bahan naik jabatan [title]. Hasil dari PE ini juga akan mempengaruhi jumlah reward akhir tahun dan persentase kenaikan gaji setiap tahunnya. Oleh karena PE ini sangat ditunggu – tunggu oleh setiap karyawan. Namun ini seakan menjadi bumerang bagi para pimpinan yang diharuskan menilai secara objektif masing – masing anggota direktorat yang dipimpinnya. Oleh karena itu dibuatlah sebuah sistem pendukung keputusan agar keputusan yang dihasilkan dari PE ini objektif berdasarkan data – data yang ada . Sehingga tidak ada lagi penilaian berdasarkan like or dislike atau dekat atau tidak dekat dengan atasan, semua penilaian harus terukur dan dapat dipertanggung jawabkan.
ANALISA DOMAIN PERSOALAN
Salah satu upaya untuk mengatasi permasalahan di atas adalah pengembangan sistem berbasis teknologi dan sistem informasi, yaitu Decision Support System (DSS) yang dirancang untuk membantu para pimpinan [Departement Manager – Direktur] dalam hal pengambilan keputusan penilaian kinerja sehingga tidak terjadi subyektifitas dan proses penilaian dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Elemen DSS 1. User :
a. Manajemen [Department Manager – Direktur] b. Staff HRD
2. System
Aplikasi DSS terintegrasi berbasis jaringan yang dapat digunakan oleh multi user serta dapat diatur hak aksesnya. Aplikasi DSS menggunakan perangkat keras berupa komputer server, komputer client, perangkat komunikasi data seperti LAN card, kabel data, switch untuk routing jaringan, dll
3. Builder
Pembangun sistem DSS bisa berasal dari pihak internal perusahaan maupun menggunakan jasa developer eksternal sebagai konsultan sistem.
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
4
Performance Evaluation (PE) Criteria
Achieved 85% - 100% Work result has good quality, but ever made NG Some tasks can't be finished on time, 3-5 tasks are not done on schedule
Targets are always achieved (100%) The job result are good quality, refer to target (Tsukuranai) Tasks finished on time, on schedule
Always achieved around 10% - 20% from Targets Work result always has very good quality. (Tsukuranai & Nagasanai) Tasks are always finished on time Always satisfy customer / next
Always achieved over than 20% from Targets Show excellent Work result always , perfect quality. (Tsukuranai, Nagasanai, Yokotenkai) Tasks are always finished before the due date Always satisfy customer / next process
Achieved < 85% Work result has poor quality.
Perception: POOR NEED IMPROVE SUCCESS EXCEEDS OUTSTANDING
Score: ≤80 81-90 91-100 101-110 111-120
1. Job Result
2. Job Process
Willing to follow SOP, but not understand Has ever not
follow SOP, has
Follow SOP
Has creativity and implement kaizen spirit and could motivate
Perception: POOR NEED IMPROVE SUCCESS EXCEEDS OUTSTANDING
Score: ≤80 81-90 91-100 101-110 111-120
1. Job Result
2. Job Process
3. Attitude
Come late 1-3 times in a year Never absent and attendance is 100% in a year Never break the rule / company rule
Come late more than 20 times in a Has been Absent <Un-Authorized>
Come late around 10 - 20 times in a year
Never absent <Un-Authorized>, but the absence because of sickness around 5% to 10% in a year
Come late 4-10 times in a year
Never come late Never absent and attendance is the importance of rule, ethics and working norm Become as reference and motivate team
Perception: POOR NEED IMPROVE SUCCESS EXCEEDS OUTSTANDING
Score: ≤80 81-90 91-100 101-110 111-120
Never break the rule / company rule
2. Job Process
3. Attitude
P056132852.49E - 2014 | Maulia Eka Riani
5
Sedangkan untuk bobot masing – masing kriteria dan ranking adalah seperti pada tabel berikut :
Tabel 1. Bobot untuk masing – masing kriteria
Tabel 1. Bobot untuk masing – masing Ranking
Setiap [Department Manager – Direktur] yang berwenang untuk melakukan penilaian akan mendapatkan akses dengan password untuk mengisi form penilaian sedangkan hasil dari penilaian akan secara otomatis terhitung oleh sistem.
Dari hasil pembuatan aplikasi decision support system penilaian kinerja karyawan tersebut, dapat disimpulkan bahawa perhitungan nilai kerja yang dilakukan sudah cukup valid hasilnya dan sesuai dengan perhitungan nilai kerja yang dilakukan secara manual. Hal ini sangat membantu perusahaan dalam melakukan penilaian kerja yang lebih efektif.
REFERENSI
Armstrong, Michael. (1990). Manajemen sumber daya manusia. Jakarata: PT. Elex Media Komputindo
Klein, Michael R. (1995). Knowledge-based decision support systems with applications in business (2nd ed). England: John Wiley & Sons Ltd.
Sprague, R. H. and H. J. Watson. (1993). Decision support systems : Putting theory into practice. N.J.: Prentice Hall, Englewood Clifts.
A S L A S L TOTAL RANK TOTAL RANK TOTAL RANK 2013 ACHI. PROC. ATTD. ACHI. PROC.ATTD. ( A X B ) RANK
1 871204 SUKASNO SOWIYONO T.I.E SPV V-2 0 11 0 0 5 0 110,30 B 95,60 C 95,00 C SG 2013 100 100 100 40% 30% 30% 100,00 B 2 810403 S E L A M E T T.I.E Sr.TECHNIC V-1 0 0 5 0 0 10 98,90 C 99,30 C 95,00 C G 2013 90 100 90 30% 30% 40% 93,00 B 3 790607 M A R S U D I T.I.E Sr.TECHNIC V-1 0 0 12 0 1 13 98,50 C 98,50 C 92,00 C - 2012 110 110 87 30% 30% 40% 100,80 A
2011 2012 PE RECORD
GRADE TITLE
CURRENT STATUS ATTENDANCE
NAME 2010 PROMOTION SCORE (A) WEIGHT (%) (B) TOTAL
EVALUATION CRITERIA 2013 SECTION
NO. NPK OCT`11-SEP`12 OCT`12-AUG`13 LAST
PROMOTION
Database Input
oleh manager
