Aplikasi Document Management untuk E-Kemas di PT. Sucofindo Jakarta.

(1)

vi

Abstrak

Ekemas is a Management Knowledge Enterprise which functions as an application that manages all documents in Sucofindo Jakarta. Hopefully, this tool could help staff in sharing general knowledge within the company.

The use of PHP and MYSQL as the media or program used in the making of this local-hosted Website application can help achieve the purpose of Ekemas application.

The method that was used to gather information in order to create a useful application on this project consists of three factor such as the use of PHP and MYSQL, guidance book about the two as the supporting document in the making of this application, as well as discussion with the management.

(2)

vii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN _{……… i}

PRAKATA _{……… ii}

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI _……….. _iv

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA_………... _v

ABSTRAK _……… _vi

DAFTAR ISI _{……… vii}

DAFTAR GAMBAR _……… _x

DAFTAR TABEL _……… _xiv

DAFTAR ISTILAH _……… _xvii

BAB I PENDAHULUAN ₁ 1.1. Latar Belakang ………. 1

1.2. Perumusan Masalah ……… 2

1.3. Tujuan ……… 2

1.4. Batasan Masalah ……… 2

1.5. Sumber Data ……… 3

1.6. Sistematika Penulisan ……… 3

BAB II KAJIAN TEORI II.1. Sistem Informasi ……… 5

II.2. Knowledge Management ……….. 5

II.3. ERD ………. 9

II.4. DFD ………. 11

II.5. Kamus Data ………. 12

(3)

viii BAB III. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

III.1. Proses Bisnis ……….. 13

III.2. ERD ( Entity Relationship Diagram ) ……… 14

III.3. ER Diagram To Relationship ……… 16

III.4. Event List ……….. 22

III.5. DFD ( Data Flow Diagram ) ………. 24

III.5.1. DFD Level 0 ……….. 24

III.5.2. DFD Level 1 ……….. 28

III.5.3. DFD Level 2 ……….. 32

III.6. Kamus Data ……….……….. 45

III.7. PSPEC ……….……….. 49

III.7.1 Proses Login ………. 49

III.7.2 Proses Pengelolaan User ……… 49

III.7.3 Proses Pengelolaan Case ……… 50

III.7.4 Proses Pengelolaan Knowledge/E-book ………. 51

III.7.5 Proses Pengelolaan Project ……… 52

III.7.6 Proses Pengelolaan News ……… 54

III.7.7 Proses Pengelolaan Event ……… 55

III.7.8 Proses Pengelolaan Forum ……… 56

III.7.9 Proses Pengelolaan Report ……… 56

III.7.10. Proses Pencarian Data ……… 58

III.7.11. Proses Pengelolaan E-Book ……….. 60

III.8. Desain Antar Muka ………. 61

III.8.1 Aplikasi Utama ………. 61

III.8.2 Tampilan Home PBK ……… 62

III.8.3 Tampilan Home CoP ………... 62

III.8.4 Tampilan Case ……… 63

(4)

ix

III.8.6 Tampilan Project ……… 65

III.8.7 Tampilan News ……… 65

III.8.8 Tampilan Event ……… 66

BAB IV. HASIL PENELITIAN IV.1. Aplikasi pada PBK ………. 68

VI.1.1 Case ………. 69

VI.1.2 Knowledge ………. 70

VI.1.3 Project ……… 72

VI.1.4 E-Book ……… 73

VI.1.5 User Management ……….. 74

VI.1.6 News ……… 75

VI.1.7 Event ……… 77

VI.1.8 Menu Knowledge ………. 79

IV.2. Aplikasi pada CoP ……… 80

IV.2.1 Search ……… 81

IV.2.2 Discussion Board ……….. 81

BAB V. PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN V.1 Test Case ………. 84

V.1.1 Testcase pada PBK/Admin ………. 84

V.1.2 Testcase pada CoP/User ………. 89

V.2 Error Handling ……… 89

V.2.1 Error pada PBK dan COP ………. 90

BAB VI. SIMPULAN DAN SARAN 6.1. Simpulan ……… 101

6.2. Saran ……… 101

(5)

x

DAFTAR TABEL

Tabel I ER Diagram to Relation – Entity User ………. 16

Tabel II ER Diagram to Relation – Entity Divisi ………. 16

Tabel III ER Diagram to Relation – Entity Case ………. 17

Tabel IV ER Diagram to Relation – Entity Knowledge ………. 17

Tabel V ER Diagram to Relation – Entity E-Book ………... 18

Tabel VI ER Diagram to Relation – Entity Project ……….. 18

Tabel VII ER Diagram to Relation – Entity Event ……… 19

Tabel VIII ER Diagram to Relation – Entity News ……… 20

Tabel IX ER Diagram to Relation – Entity forum_boards ……….. 20

Tabel X ER Diagram to Relation – Entity forum_threads ………... 21

Tabel XI ER Diagram to Relation – Entity forum_posts ……… 21

Tabel XII ER Diagram to Relation – Entity MenuKw ……….. 22

Tabel XIII Kamus Data Tabel user ……… 45

Tabel XIV Kamus Data Tabel Case ……… 45

Tabel XV Kamus Data Tabel Knowledge ……… 45

Tabel XVI Kamus Data Tabel Project ……… 46

Tabel XVII Kamus Data Tabel News ……… 46

Tabel XVIII Kamus Data Tabel Event ……… 46

Tabel XIX Kamus Data Tabel Divisi ……… 47

Tabel XX Kamus Data Tabel Menu Knowledge ……… 47

Tabel XXI Kamus Data Tabel board_forums ……… 47

Tabel XXII Kamus Data Tabel Board_threads ……… 48

(6)

xi

Tabel XXIV Kamus Data Tabel E-book ……… 48

Tabel XXV PSPEC Login ………. 49

Tabel XXVI PSPEC Tambah Data User ……… 49

Tabel XXVII PSPEC Ubah Data User ……… 49

Tabel XXVIII PSPEC Hapus Data User ……… 50

Tabel XXIX PSPEC Tambah Data Case ……… 50

Tabel XXX PSPEC Ubah Data Case ………... 51

Tabel XXXI PSPEC Hapus Data Case ……… 51

Tabel XXXII PSPEC Tambah Data Knowledge ……….. 51

Tabel XXXIII PSPEC Ubah Data Knowledge ……… 52

Tabel XXXIV PSPEC Hapus data Knowledge ………. 52

Tabel XXXV PSPEC Tambah Data Project ……… 52

Tabel XXXVI PSPEC Ubah Data Project ………... 53

Tabel XXXVII PSPEC Hapus Data Project ……… 53

Tabel XXXVIII PSPEC Tambah Data News ……… 54

Tabel XXXIX PSPEC Ubah Data News ……… 54

Tabel XL PSPEC Hapus Data News ……… 54

Tabel XLI PSPEC Tambah Data Event ……… 55

Tabel XLII PSPEC Ubah Data Event ……… 55

Tabel XLIII PSPEC Hapus Data Event ……… 55

Tabel XLIV PSPEC Tambah Data Forum ………. 56

Tabel XLV PSPEC Replay data forum ………... 56

Tabel XLVI PSPEC Report User ……… 56

Tabel XLVII PSPEC Report Case ……… 57

Tabel XLVIII PSPEC Report Knowledge ……….. 57

(7)

xii

Tabel L PSPEC Report News ……… 58

Tabel LI PSPEC Report Event ……… 58

Tabel LII PSPEC Report E-Book ……… 58

Tabel LIII PSPEC Cari_case ………... 58

Tabel LIV PSPEC cari knowledge ……….. 59

Tabel LV PSPEC cari project ……… 59

Tabel LVI PSPEC cari news ……… 59

Tabel LVII PSPEC cari event ……… 59

Tabel LVIII PSPEC cari ebook ………. 59

Tabel LIX PSPEC Cari semua ………. 60

Tabel LX PSPEC Tambah Data E-Book ……… 60

Tabel LXI PSPEC Ubah Data E-Book ……… 60

Tabel LXII PSPEC Hapus Data E-Book ……… 60

Tabel LXIII Test Case Login ……… 84

Tabel LXIV Test Case Cases ……… 85

Tabel LXV Test Case Knowledge ……… 86

Tabel LXVI Test Case project ……….. 86

Tabel LXVII Test Case E-Book ………. 87

Tabel LXVIII Test Case Admin ………. 88

Tabel LXIX Test Case Menu Knowledge ……… 88

(8)

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Kesinambungan orang, teknologi dan proses ……… 6

Gambar 2. Siklus/Aliran pengetahuan ……….. 7

Gambar 3 ERD E-Kemas ……….. 15

Gambar 4. DFD Level 0 ……….. 24

Gambar 5. DFD Level 1 ……….. 28

Gambar 6 DFD Level 2 Proses 2 ………. 32

Gambar 17 Tampilan Home ………. 62

Gambar 18 Tampilan Home PBK ………. 62

Gambar 19 Tampilan Home CoP ………. 63

Gambar 20 Tampilan Case ………. 63

Gambar 21 Tampilan input knowledge ……… 64

Gambar 22 Tampilan List Knowledge ……… 64

Gambar 23 Tampilan Input Project ……..……… 65

Gambar 24 Tampilan List Project ………. 65

Gambar 25 Tampilan Input news ……… 66

(9)

xiv

Gambar 27 Tampilan Input Event ……….. 66

Gambar 28 Tampilan List Event ……….. 67

Gambar 29 Tampilan Login ……….. 68

Gambar 30 Tampilan Home PBK ……….. 68

Gambar 31 Tampilan Document Management ………. 69

Gambar 32 Tampilan Add Case ………... 69

Gambar 33 Tampilan List Case ………... 70

Gambar 34 Tampilan Report Case ……… 70

Gambar 35 Tampilan Add Knowledge ……….. 71

Gambar 36 Tampilan List Knowledge ……….. 71

Gambar 37 Tampilan Report Knowledge ……….. 71

Gambar 38 Tampilan Add Project ………. 72

Gambar 39 Tampilan List Project ……….. 72

Gambar 40 Tampilan Report Project ……… 72

Gambar 41 Tampilan Add E-Book ……… 73

Gambar 42 Tampilan List E-Book ……… 73

Gambar 43 Tampilan Report E-Book ……….. 73

Gambar 44 Tampilan Add User ……… 74

Gambar 45 Tampilan Change Password ……….. 74

Gambar 46 Tampilan Report User ………. 75

Gambar 47 Tampilan Add News ……… 75

Gambar 48 Tampilan List News ……… 76

Gambar 49 Tampilan Detail News ……….. 76

Gambar 50 Tampilan Report News ……… 76

Gambar 51 Tampilan Add Event ………... 77

Gambar 52 Tampilan List Event ………... 78

Gambar 53 Tampilan Detail Event ……… 78

(10)

xv

Gambar 55 Tampilan Add Menu Knowledge ….………. 79

Gambar 56 Tampilan List Menu Knowledge ……….. 80

Gambar 57 Tampilan Home pada CoP ………. 80

Gambar 58 Tampilan Search ………. 81

Gambar 59 Tampilan data yang di cari ………. 81

Gambar 60 Tampilan Forum master ……….. 82

Gambar 61 Tampilan Forum Board ……… 82

Gambar 62 Tampilan Add Kategori ………. 83

Gambar 63 Tampilan Add Forum ……….. 83

Gambar 64 Tampilan Isi Forum ……… 83

Gambar 66 Message Box Username/Password Kosong ……… 90

Gambar 67 Message Box Username/Password Salah ……… 90

Gambar 68 Message Box berhasil ………. 90

Gambar 69 Message Box Case sudah ada ………. 91

Gambar 70 Message Box Case Update ………. 91

Gambar 71 Message Box Case Hapus ………. 91

Gambar 72 Message Box Case berhasil di hapus ………. 91

Gambar 73 Message Box Case yang belum terisi ………. 92

Gambar 74 Message Box title knowledge kosong ……….. 92

Gambar 75 Message Box Knowledge yang berhasil ……….. 92

Gambar 76 Message Box Knowledge yang dihapus ………. 93

Gambar 77 Message Box Knowledge berhasil di update ………. 93

Gambar 78 Message Box Knowledge yang telah ada ……… 93

Gambar 79 Message Box Password yang diganti ………. 93

Gambar 80 Message Box User/Admin hapus ………. 94

Gambar 81 Message Box User/Admin berhasil hapus ……… 94

Gambar 82 Message Box Project berhasil ……….. 94

(11)

xvi

Gambar 84 Message Box Data Project update ………. 95

Gambar 85 Message Box Project dihapus ……….. 95

Gambar 86 Message Box Project nerhasil dihapus ……… 95

Gambar 87 Message Box Project nama sama ………. 96

Gambar 88 Message Box E-Book berhasil ………. 96

Gambar 89 Message Box E-Book kosong ……….. 96

Gambar 90 Message Box E-Book yang telah ada ………. 96

Gambar 91 Message Box E-Book berhasil di update ……… 97

Gambar 92 Message Box E-Book yang dihapus ………. 97

Gambar 93 Message Box E-Book berhasil dihapus ………... 97

Gambar 94 Message Box Add News ……….. 97

Gambar 95 Message Box data news yang kosong ……… 98

Gambar 96 Message Box title news yang sama ……… 98

Gambar 97 Message Box News yang berhasil diupdate ……… 98

Gambar 98 Message Box News yang dihapus ………. 98

Gambar 99 Message Box News berhasil dihapus ……… 99

Gambar 100 Message Box Event berhasil diinput ……….. 99

Gambar 101 Message Box Event yang tidak terisi ……… 99

Gambar 102 Message Box Event yang sudah ada ……… 99

Gambar 103 Message Box Event yang berhasil diupdate ………. 100

Gambar 104 Message Box Event yang dihapus ……….. 100

Gambar 105 Message Box Event yang berhasil dihapus ………. 100

Gambar 106 Message Box Location Event yang kosong ………. 100

(12)

xvii

DAFTAR ISTILAH

CoP (Community Of Practices )

Adalah seseorang yang telah ditentukan oleh PBK dan memiliki hak khusus untuk mengirimkan dokumen berupa Case, Knowledge, Project, E-book maupun Forum

PBK ( Pengembangan Bisnis Koorporat )

(13)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sejak didirikan pada tanggal 22 Oktober 1956 PT.

Superintending Company of Indonesia (Persero), atau disingkat

SUCOFINDO

, telah tumbuh menjadi sebuah BUMN Indonesia yang

unggul dalam bidang pemeriksaan, pengawasan, pengujian dan

pengkajian.

Sejalan dengan perkembangan perusahaan, PT. Sucofindo

(Persero) diharuskan memiliki keunggulan kompetitif yang dapat

dipertahankan dengan menjadi organisasi yang tanggap akan

perubahan dan terus berinovasi. Ini menuntut Sucofindo untuk menjadi

organisasi pembelajar (learning organization) yang akan tercipta

melalui kesadaran setiap karyawan Sucofindo untuk menjadi insan

pembelajar. Oleh karena itu, untuk menjawab tuntutan diatas maka PT.

Sucofindo (Persero) melakukan inisiatif melalui program

Enterprise

Knowledge

Management

System

(e-Kemas)

yang

intinya

menyelaraskan pengetahuan perusahaan dengan misi dan visi

perusahaan, yang kemudian dipadukan dengan tingkat kreatifitas dan

inovasi yang tinggi dalam pelaksanaannya.

Enterprise

Knowledge

Management

System

(e-Kemas)

merupakan bagian aktifitas yang meliputi faktor manusia (kompetensi),

pemahaman atas proses aliran pengetahuan didalam organisasi yang

didukung oleh teknologi sebagai pendukung utama.

Enterprise

Knowledge

Management

System

(e-Kemas)

mengunakan metode pertukaran pengetahuan

(sharing knowledge)

yang merupakan salah satu metode dalam Manajemen Pengetahuan

yang digunakan untuk memberikan kesempatan pada anggota

kelompok, organisasi, instansi, atau perusahaan untuk berbagi ilmu

pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang merupakan milik

anggota lainnya. Berbagi pengetahuan hanya dapat dilakukan

(14)

2

menyampaikan pendapat, ide, kritikan, dan komentarnya kepada

anggota lainnya.

1.2 Rumusan Masalah

Dari Latar Belakang di atas ditemukan permasalahan :

• Bagaimana user ( CoP dan PBK) dapat berbagi pengetahuan

dalam bentuk dokumen kepada seluruh karyawan di

PT.SUCOFINDO ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Aplikasi ini bertujuan untuk :

•

Membangun

aplikasi

untuk

mengelola

dokumen

di

PT.SUCOFINDO

1.4 Ruang Lingkup Kajian

a

. Batasan-batasan perangkat Lunak

• Sistem Operasi : Microsoft Windows XP Profesional

• Sistem Basis Data : XAMPP(MySql)

• Bahasa Scripting : PHP

• Editor Pemrograman : Macromedia Dreamweaver dan Adobe

Photoshop, Corel Draw 12

b. Batasan-batasan perangkat keras

•

Harddisk 40 Gb

•

Keyboard dan Mouse

c. Batasan minimal Server untuk web hosting aplikasi

• PHP

• MySQL Database

•

Disk Space 25Mb

d. Batasan-batasan aplikasi

• Aplikasi ini berupa website pada desktop

(15)

3

• User harus mempunyai program Adobe Reader atau Pdf

• Tidak membahas masalah jaringan yang digunakan

e. Kegiatannya meliputi :

• Jenis pegetahuan yang dikelola berupa :

Case, Knowledge,

E-book, dan project

• Aplikasi ini terdapat forum atau Discussion Board

• Hanya ada 1 user yaitu PBK yang mengerjakan keseluruhan

dari aplikasi ini

•

News dan

Event akan berada pada

desktop berdasarkan

tanggalan yang baru

• Hanya CoP yang telah ditentukan oleh PBK yang dapat

mengirimkan dokumen.

1.5 Sumber Kajian

Sumber bahan dari laporan ini, antara lain dari Website tentang

php, desain

website serta MySql, buku panduan PHP dan MySql,

diskusi dengan tim dari perusahaan SUCOFINDO tentang E-Kemas

ini, serta pembelajaran selama mengikuti studi pada saat mengikuti

mata kuliah.

1.6 Sistematika Penyajian

Penulisan Laporan Tugas Akhir ini disusun dalam enam bab

yang disusun sebagai berikut :

•

Bab I Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan,

batasan masalah dan sistematika penulisan yang digunakan

dalam pembuatan laporan Tugas Akhir dan aplikasi.

•

Bab II Kajian Teori

Bab ini berisi landasan-landasan teori yang digunakan dalam

pembuatan aplikasi dan laporan Tugas Akhir

(16)

4

Bab ini berisi analisis dan perancangan yang digunakan dalam

pembuatan aplikasi.

•

Bab IV Hasil Penelitian

Bab ini berisi tampilan dari aplikasi yang dicapai dari analisis

dan perancangan

•

Bab V Pembahasan dan Uji Coba Hasil Penelitian

Bab ini berisi evaluasi yang didapat dari beberapa pengguna

aplikasi

•

Bab VI Simpulan dan Saran

Bab ini berisi kesimpulan-kesimpulan dari aplikasi yang dibuat,

hasil evaluasi yang di dapat. Selain kesimpulan bab ini juga

berisi saran-saran yang dapat diberikan untuk aplikasi dan

(17)

101

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Dari pembahasan di bab sebelumnya, dapat diambil kesimpulan bahwa

karyawan dari PT.SUCOFINDO dapat berbagi pengetahun dengan cara :

1. Mengirimkan pengetahuan dalam bentuk dokumen

2. Melakukan pencarian pengetahuan atau dokumen yang ada di

perusahaan PT.SUCOFINDO

3. Melakukan diskusi antar karyawan yang ada di PT.SUCOFINDO

6.2 Saran-saran

Berdasarkan hasil evaluasi terdapat beberapa saran untuk mengembangkan

aplikasi ini, yaitu :

1. Penambahan jenis dokumen yang bias untuk berbagi dengan yang lain

2. Penambahan tampilan yang lebih menarik lagi, misalnya menambah

animasi

(18)

xv

DAFTAR PUSTAKA

1.

Awad,Elias M & Hassan M Ghaziri.

Knowledge Management

, 2004, New

Jersey:Pearson Education,Inc

2.

Chipmunk Script – Discussion Boards

untuk PHP, 2007, from

:http://www.chipmunk-scripts.com/page.php?ID=8

3. Edi, Doro (2007).

Alat Pemodelan

, 12-13

4. Edi, Doro (2007).

Alat Pemodelan

,18-26

5. Elizabeth.

Model-Entity Relationship

, 2005, hal 16-19

6.

FriendsofED - Dreamweaver CS3 with CSS, Ajax, and PHP

, 2005

7. Herlambang, Ferry.

Desain Web Cantik dengan Flash

, 2006, Jakarta :

PT ElexMedia Komputindo

8. Institut Teknologi Bandung,. Teknik Informatika.2003, Bandung. From :

http://kur2003.if.itb.ac.id/file/Bag%202%20-%20Pemodelan%20Analisis-

scr.pdf

9. Institut Teknik Surabaya. Teknik Informatika,2008, Surabaya. From :

http://daniel.its-sby.edu/ADT/BahanUAS/KelasX/KelX1_MSA.ppt

10.

Jova, FN.

Panduan Praktis Membuat Web dengan PHP

, 2007,

Tangerang : MediaKita

11.

Kadir, Abdul.

Penuntun praktis belajar SQL

, 2002, Yogyakarta :

Penerbit Andi

12.

Leitch, Robert A & Davis, K.Roscoe(1983).

Accounting Information

System

13.

Nugroho, Bunafit.

Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan

MySql

, 2004, Yogyakarta : Gava Media

14.

Nugroho, Bunafit. Pengembangan program WAP dengan WML & PHP,

2005, Yogyakarta : Gava Media

15.

Peranginangin, Kasiman.

Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL

, 2006,

Yogyakarta : Penerbit Andi

16.

Renald Suteja, Bernard.

Pemrograman Web

, 2005, Bandung :

Informatika

17.

Suproansyah, Haris.

30 Menit menjadi Webmaster

, 2007, Bandung :

Oase Media

18.

Victor

Imbar,

Radiant.

Pemrograman

Web-Commerce

dengan

Oracle&ASP

, 2006, Bandung : Penerbit Informatika

19.

Universitas Islam Indonesia.Teknik Informatika Retrieved April

27-28,2007.from :