v
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________ Jurusan Teknik Informatika
Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT BERBASIS WEB PADA PT.MAYORA INDAH TBK
Bayu Ardhi Kuncoro 0700714905 Tryvo Velix Sianturi 0700713096
Felix Richard 0700714376
Kelas/Kelompok : 07PCT / 01
Abstrak
Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui bagaimana proses atau sistem yang selama ini sudah berjalan pada PT Mayora Indah Tbk. dan mempermudah analisa sistem agar dapat diubah atau dikembangkan lagi untuk mendapat hasil yang memberikan manfaat bagi PT Mayora Indah Tbk. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kuisioner dan metode wawancara yang diterapkan secara langsung pada PT Mayora Indah Tbk. Setelah dilakukan analisa terhadap hasil wawancara dan kuisioner, maka dapat dilihat bahwa sistem penyebaran SOP yang selama ini berjalan, berlangsung dengan kurang efisien dan mengakibatkan banyaknya biaya redundant yang seharusnya dapat dihapuskan . Karena itu diusulkan sebuah sistem yang memfasilitasi penanganan dokumen SOP berbasiskan web yang berfungsi untuk mendistribusikan SOP secara efisien dan akurat dengan membatasi hak akses user terhadap SOP melalui penggunaan metode login yang merupakan fitur utama dari sistem ini. Selain itu juga diterapkan beberapa fitur tambahan yang berguna untuk meningkatkan komunikasi antar pekerja, seperti Forum dan juga fitur Employee Profile yang berguna untuk mengetahui identitas karyawan lain sehingga mempermudah komunikasi karyawan, terutama karyawan dinas luar. Selain keuntungan yang telah disebutkan, terdapat juga intangible benefit dengan diterapkannya sistem distribusi digital ini, yaitu kemudahan akses user terhadap SOP yang relevan dengan divisi masing-masing dan peningkatan kinerja karena tidak lagi dibutuhkan waktu untuk meminta pencetakan ulang dokumen SOP
Kata Kunci
vi PRAKATA
Kami mengucapkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dengan terselesaikannya tugas skripsi ini. Kami menyadari bahwa skripsi ini tidak sempurna. Dan oleh karena ketidaksempurnaan tersebut penulis memohon maaf yang sebesar-besarnya. Sehubungan dengan terselesaikannya skripsi ini , penulis ingin juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Orang tua dan keluarga kami
2. Bapak Prof. Gerardus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 3. Bapak H.M Subekti, BE., M.Sc selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika
4. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika
5. Bapak Syaeful Karim, Ir., M.Sc. selaku dosen pembimbing kelompok kami pada kelas E-Application 07PCT
6. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Bina Nusantara
7. Bapak Yohanes Edwin selaku Kepala Bagian Sistem Prosedur dari PT.Mayora Indah Tbk.
8. Staff dan Karyawan dari PT.Mayora Indah Tbk.
9. Seluruh rekan-rekan mahasiswa Universitas Bina Nusantara 10.Seluru pihak yang telah membantu selesainya tugas skripsi ini.
Demikianlah sedikit kata dari kami sebagai ucapan terimakasih. Semoga tugas skripsi yang telah selesai ini dapat berguna bagi kita semua.
vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar... i
Halaman Judul Dalam... ii
Halaman Persetujuan... iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv
Abstrak... v
Prakata... vi
Daftar Isi... vii
Daftar Tabel... xi
Daftar Gambar... xii
Daftar Lampiran... xxi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Ruang Lingkup... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat... 5
1.4 Metodologi... 5
1.5 Sistematika Penulisan... 6
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Software Engineering... 9
2.1.1 Custom Software... 11
2.1.2 The Prototyping Model... 12
2.2 Alat-alat Perancangan... 13
2.2.1 Servlet... 13
viii
2.2.3 Hypertext Markup Language... 18
2.2.4 Unified Modeling Language... 19
2.3 Database... 22
2.3.1 Percancangan Database... 22
2.3.2 Database Management System... 23
2.4 Jaringan... 23
2.4.1 Pengertian Jaringan... 23
2.4.2 Intranet... 24
2.4.3 WAN... 24
2.5 Interaksi Manusia dan Komputer... 25
2.5.1 Delapan Aturan Emas untuk Design Interface... 26
2.6 Manajemen Dokumen... 28
2.6.1 Dokumen... 28
2.6.2 Manajemen... 29
2.6.3 Pengertian Sistem Manajemen Dokumen... 29
2.6.4 Komponen Manajemen Dokumen... 30
BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem... 32
3.1.1 Riwayat Perusahaan... 32
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 33
3.1.3 Tata laksana prosedur yang sedang berjalan... 35
3.1.4 Analisa Kuisioner... 35
3.1.5 Analisa Wawancara... 44
ix
3.1.7 Alternatif Penyelesaian Masalah... 47
3.2 Perancangan Sistem... 48
3.2.1 Diagram UML... 48
3.2.2 Sistem Data... 114
3.2.3 Struktur Menu... 119
3.2.4 Spesifikasi Modul... 121
3.2.5 Perancangan Layar... 224
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1 Spesifikasi Sistem... 249
4.1.1 Spesifikasi Hardware... 249
4.1.2 Spesifikasi Software... 250
4.2 Prosedur Operasional... 251
4.2.1 Petunjuk operasional secara umum yang diberikan untuk Client... 251
4.2.2 Petunjuk operasional secara umum yang diberikan untuk Admin... 292
4.3 Rencana Jadwal Implementasi Sistem... 357
4.4 Evaluasi Hasil Percobaan... 360
4.4.1 Evaluasi Internal... 360
4.4.2 Evaluasi Eksternal... 363
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 370
5.2 Saran... 370
x
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Tabel DBEmployee... 113
Tabel 3. 2 Tabel DBMessage... 113
Tabel 3. 3 Tabel DBNews... 114
Tabel 3. 4 Tabel DBSOP... 114
Tabel 3. 5 Tabel DBTopik... 115
Tabel 3. 6 Tabel DBUser... 116
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Prototyping Model... 12
Gambar 2.3 Diagram Dasar Alur Servlet... 14
Gambar 2.4 Diagram Alur Servlet... 17
Gambar 3. 1 Diagram Struktur Organisasi... 34
Gambar 3.2 Use Case Diagram Subsistem News... 48
Gambar 3.3 Use Case Diagram Subsistem Employee... 49
Gambar 3.4 Use Case Diagram Subsistem Forum... 50
Gambar 3.5 Use Case Diagram Subsistem Member... 51
Gambar 3.6 Use Case Diagram Subsistem SOP... 52
Gambar 3.7 Use Case Diagram Subsistem User Management... 53
Gambar 3.8 Class Diagram... 54
Gambar 3.9 Diagram Sequence Add Employee... 55
Gambar 3.10 Diagram Sequence Add News... 55
Gambar 3.11 Diagram Sequence Add SOP... 56
Gambar 3.12 Diagram Sequence Add Topik... 57
Gambar 3.13 Diagram Sequence Add User... 58
Gambar 3.14 Diagram Sequence Add UserType... 59
Gambar 3.15 Diagram Sequence Change Password... 59
Gambar 3.16 Diagram Sequence CloseTopik... 60
Gambar 3.17 Diagram Sequence Delete Employee... 60
Gambar 3.18 Diagram Sequence Delete Message... 61
Gambar 3.19 Diagram Sequence Delete News... 61
xiii
Gambar 3.21 Diagram Sequence Delete Topik... 62
Gambar 3.22 Diagram Sequence Delete User... 63
Gambar 3.23 Diagram Sequence Edit Employee... 63
Gambar 3.24 Diagram Sequence Edit Message... 64
Gambar 3.25 Diagram Sequence Edit News... 64
Gambar 3.26 Diagram Seuquence Edit SOP... 65
Gambar 3.27 Diagram Sequence Edit Topik... 66
Gambar 3.28 Diagram Sequence Edit User... 67
Gambar 3.29 Diagram Sequence Edit User Type... 68
Gambar 3.30 Diagram Sequence ForgetPassword... 68
Gambar 3.31 Diagram Sequence Insert Security Question... 69
Gambar 3.32 Diagram Sequence Login... 70
Gambar 3.33 Diagram Sequence Logout... 71
Gambar 3.34 Diagram Sequence Open Topik... 71
Gambar 3.35 Diagram Sequence Quote Message... 72
Gambar 3.36 Diagram Sequence Reply Message... 72
Gambar 3.37 Diagram Sequence Search Employee... 73
Gambar 3.38 Diagram Sequence Search News... 73
Gambar 3.39 Diagram Sequence Search SOP... 74
Gambar 3.40 Diagram Sequence Search Topik... 74
Gambar 3.41 Diagram Sequence Search User... 75
Gambar 3.42 Diagram Sequence Search Usertype... 75
Gambar 3.43 Diagram Sequence View Employee... 76
xiv
Gambar 3.45 Diagram Sequence View News ... 77
Gambar 3.46 Diagram Sequence View Profile... 77
Gambar 3.47 Diagram Sequence View SOP... 78
Gambar 3.48 Diagram Sequence View Topik... 78
Gambar 3.49 Diagram Sequence View User... 79
Gambar 3.50 Diagram Sequence View Usertype... 79
Gambar 3.51 Diagram Activity AddEmployee... 80
Gambar 3.52 Diagram Activity AddNews... 81
Gambar 3.53 Diagram Activity AddSOP... 82
Gambar 3.54 Diagram Activity AddTopik... 83
Gambar 3.55 Diagram Activity AddUser... 84
Gambar 3.56 Diagram Activity Add UserType... 85
Gambar 3.57 Diagram Activity Change Password... 86
Gambar 3.58 Diagram Activity Close Topik... 87
Gambar 3.59 Diagram Activity Delete Employee... 88
Gambar 3.60 Diagram Activity Delete Message... 89
Gambar 3.61 Diagram Activity Delete News... 90
Gambar 3.62 Diagram Activity Delete SOP... 90
Gambar 3.63 Diagram Activity Delete Topik... 92
Gambar 3.64 Diagram Activity Delete User... 93
Gambar 3.65 Diagram Activity Edit Employee... 94
Gambar 3.66 Diagram Activity Edit Message... 95
Gambar 3.67 Diagram Activity Edit News... 96
xv
Gambar 3.69 Diagram Activity Edit Topik... 98
Gambar 3.70 Diagram Activity Edit User... 99
Gambar 3.71 Diagram Activity Edit UserType... 100
Gambar 3.72 Diagram Activity Open Topik... 101
Gambar 3.73 Diagram Activity Forget Password... 102
Gambar 3.74 Diagram Activity Insert Security Question... 103
Gambar 3.75 Diagram Activity Login... 104
Gambar 3.76 Diagram Activity Logout... 104
Gambar 3.77 Diagram Activity Quote Message... 105
Gambar 3.78 Diagram Activity Reply Message... 106
Gambar 3.79 Diagram Activity Search Employee... 107
Gambar 3.80 Diagram Activity Search News... 107
Gambar 3.81 Diagram Activity Search SOP... 108
Gambar 3.82 Diagram Activity Search Topik... 108
Gambar 3.83 Diagram Activity Search User... 109
Gambar 3.84 Diagram Activity Search User Type... 109
Gambar 3.85 Diagram Activity View Employee... 110
Gambar 3.86 Diagram Activity View Message... 110
Gambar 3.87 Diagram Activity View News... 111
Gambar 3.88 Diagram Activity View Profile... 111
Gambar 3.89 Diagram Activity View SOP... 112
Gambar 3.90 Diagram Activity View Topik... 112
Gambar 3.91 Diagram Activity View User... 113
xvi
Gambar 3.93 Rancangan layar login... 224
Gambar 3.94 Rancangan layar forget password... 225
Gambar 3.95 Rancangan layar fotget password 2... 225
Gambar 3.96 Rancangan layar konfirmasi forget password... 226
Gambar 3.97 Rancangan layar home user... 227
Gambar 3.98 Rancangan layar view news... 228
Gambar 3.99 Rancangan layar home user dengan selected paper... 228
Gambar 3.100 Rancangan layar view selected paper... 229
Gambar 3.101 Rancangan layar SOP user... 230
Gambar 3.102 Rancangan layar forum user... 231
Gambar 3.103 Rancangan layar create topik... 232
Gambar 3.104 Rancangan layar employee profile user... 233
Gambar 3.105 Rancangan layar my profile... 234
Gambar 3.106 Rancangan layar login... 235
Gambar 3.107 Rancangan layar forget password... 236
Gambar 3.108 Rancangan layar forget password 2... 236
Gambar 3.109 Rancangan layar konfirmasi forget password... 237
Gambar 3.110 Rancangan layar home admin... 237
Gambar 3.111 Rancangan layar add news / selected paper admin... 238
Gambar 3.112 Rancangan layar edit news admin... 239
Gambar 3.113 Rancangan layar SOP admin... 240
Gambar 3.114 Rancangan layar add SOP admin... 241
Gambar 3.115 Rancangan layar edit SOP admin... 242
xvii
Gambar 3.117 Rancangan layar employee profile admin... 244
Gambar 3.118 Rancangan layar add employee profile... 245
Gambar 3.119 Rancangan layar my profile... 245
Gambar 3.120 Rancangan layar user management admin... 246
Gambar 3.121 Rancangan layar edit user admin... 247
Gambar 3.122 Rancangan layar add user admin... 247
Gambar 3.123 Rancangan layar user management admin... 248
Gambar 4.1 index.jsp... 251
Gambar 4.2 Tampilan error login... 252
Gambar 4.3 Session habis... 253
Gambar 4.4 Authentifikasi gagal... 254
Gambar 4.5 Tampilan home.jsp sebagai user... 256
Gambar 4.6 home.jsp dengan selected paper... 258
Gambar 4.7 Notification... 259
Gambar 4.8 Contoh isi news... 260
Gambar 4.9 Tampilan sop.jsp... 261
Gambar 4.10 Tampilan Forum.jsp... 264
Gambar 4.11 Contoh topik forum... 265
Gambar 4.12 Tampilan Reply topik forum... 266
Gambar 4.13 Tampilan Edit reply topic... 267
Gambar 4.14 Error edit reply... 268
Gambar 4.15 Tampilan Edit topik... 268
Gambar 4.16 Pesan error pada edit topik... 269
xviii
Gambar 4.18 Pesan error pada reply topic... 271
Gambar 4.19 Tampilan New topic... 272
Gambar 4.20 Pesan error new topic... 274
Gambar 4.21 Tampilan konfirmasi perubahan data forum.jsp... 275
Gambar 4.22 Tampilan employee.jsp... 276
Gambar 4.23 Tampilan myprofile.jsp... 278
Gambar 4.24 Pesan error myprofile.jsp... 281
Gambar 4.25 Tampilan konfirmasi myprofile.jsp... 282
Gambar 4.26 Tampilan security.jsp... 283
Gambar 4.27 Pesan error security.jsp... 284
Gambar 4.28 Tampilan konfirmasi security.jsp... 285
Gambar 4.29 Tampilan forgetPassword.jsp... 286
Gambar 4.30 Pesan error user id pada forgetPassword.jsp... 287
Gambar 4.31 Tampilan forgetPassword2.jsp... 288
Gambar 4.32 Tampilan password sementara... 289
Gambar 4.33 Tampilan untuk merubah temporary password... 290
Gambar 4.34 Tampilan konfirmasi perubahan password... 291
Gambar 4.35 Tampilan Log in... 292
Gambar 4.36 Error log in... 294
Gambar 4.37 Session habis... 295
Gambar 4.38 Tampilan authentification failed... 296
Gambar 4.39 Tampilan home.jsp bagi admin... 297
Gambar 4.40 Tampilan home.jsp bagi admin tanpa selected paper... 298
xix
Gambar 4.42 Notifikasi untuk anggota baru... 300
Gambar 4.43 Contoh isi news untuk admin... 301
Gambar 4.44 Edit selected paper dan news... 302
Gambar 4.45 Tampilan sop.jsp... 305
Gambar 4.46 Tampilan add business system... 306
Gambar 4.47 Error add business system... 307
Gambar 4.48 Edit business system... 308
Gambar 4.49 Error edit business system... 309
Gambar 4.50 Delete business system... 310
Gambar 4.51 Tampilan konfirmasi perubahan data... 311
Gambar 4.52 Tampilan forum.jsp... 314
Gambar 4.53 Tampilan new topic... 315
Gambar 4.54 Tampilan error pada new topic... 316
Gambar 4.55 Tampilan isi salah satu dari topic... 317
Gambar 4.56 Tampilan forum Close... 319
Gambar 4.57 Tampilan edit topic... 320
Gambar 4.58 Tampilan error edit topic... 321
Gambar 4.59 Tampilan reply topic forum... 322
Gambar 4.60 Tampilan edit reply topic... 323
Gambar 4.61 Tampilan reply with quote... 324
Gambar 4.62 Error reply dan quote topic... 325
Gambar 4.63 Error edit reply topic... 326
Gambar 4.64 Konfirmasi delete reply message... 327
xx
Gambar 4.66 Tampilan employee.jsp... 330
Gambar 4.67 Tampilan dari addEmployee.jsp... 331
Gambar 4.68 Tampilan pesan error addemployee.jsp... 332
Gambar 4.69 Edit employee... 333
Gambar 4.70 Error edit employee... 334
Gambar 4.71 Konfirmasi delete employee profile... 335
Gambar 4.72 Tampilan myprofile.jsp... 337
Gambar 4.73 Tampilan pesan error myprofile.jsp... 338
Gambar 4.74 Tampilan security question... 339
Gambar 4.75 Pesan error pada security question... 340
Gambar 4.76 Konfirmasi data telah di update... 341
Gambar 4.77 Tampilan user management sub menu view user... 345
Gambar 4.78 Tampilan user management sub menu add user ... 346
Gambar 4.79 Tampilan fitur edit user... 347
Gambar 4.80 Tampilan pesan error pada fitur edit user... 348
Gambar 4.81 Pesan error pada tampilan add user... 349
Gambar 4.82 Tampilan konfirmasi fitur delete... 350
Gambar 4.83 Tampilan untuk link add user type... 351
Gambar 4.84 Pesan error tidak ada isi input... 352
Gambar 4.85 Pesan error untuk input user type yang sudah ada... 353
Gambar 4.86 Tampilan edit user type... 354
Gambar 4.87 Tampilan pesan error edit user type... 355
xxi
