iii
ABSTRAK
Aplikasi yang sudah diterapkan di hotel X untuk kegiatan operasional mencakup kegiatan reservasi, checkin, checkout dan pembayaran. Untuk menunjang kegiatan operasional diperlukan tambahan fitur reservasi group / perusahaan, housekeeping dan promosi untuk meningkatkan layanan dan pemberian informasi promosi kepada pelanggan. Sistem yang baru yaitu SISTEM RESERVASI HOTEL DITUNJANG DENGAN PROMOSI MELALUI SHORT MESSAGES SERVICES DAN EMAIL merupakan pengembangan dari sistem sebelumnya. Penambahan fitur pada aplikasi yang dikembangkan adalah fitur reservasi group untuk menangani reservasi secara group yang dapat memusatkan tagihan pembayaran kepada perusahaan secara otomatis, fitur housekeeping yang berfungsi dalam pengontrolan room availability dan pencatatan history cleaning services serta fitur promosi yang berfungsi sebagai media promosi kepada pelanggan. Dalam mengembangkan fitur promosi diterapkan Campaign Management CRM (Customer Relationship Management) yang berfungsi untuk pembentukan grup target berdasarkan criteria pemilihan pelanggan dan mengirimkan materi yang berhubungan dengan iklan menggunakan kanal – kanal yang bervariasi seperti e-mail (Electronic Mail) dan SMS (Short Messages Services). Dari hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat membantu dalam mengelola kegiatan reservasi secara perorangan dan group. Selain itu memiliki fitur housekeeping yang dapat membantu pengontrolan room availability dan history cleaning services, serta membantu kegiatan pemasaran dengan fitur promosi yang menggunakan media elektronik berupa SMS dan e-mail.
iv
ABSRACT
Applications that have been implemented in X hotel for operational activities include reservations, checkin, checkout and payment. To support the operations required additional features group / company, housekeeping and promotion to improve services and distribute promotional information to customers. The new system that is SISTEM RESERVASI HOTEL DITUNJANG DENGAN PROMOSI MELALUI SHORT MESSAGES SERVICES DAN EMAIL is a development of the previous system. Features that added to the new application is group reservation features, with the group reservation bill payment can be centralize to the company's automatically. Housekeeping features that serve to control room availability and listing history cleaning services. And promotional features that useful as media for promotion to customers. In developing promotional features, applied Campaign Management CRM (Customer Relationship Management) that serves to classify the target based on customer selection criteria and submit materials related to advertising using a variety of channels such as e-mail (Electronic Mail) and SMS (Short Messages Services). From the test results it can be concluded that this application can help in managing individual and group reservations. Besides housekeeping features that can help control room availability and listing cleaning services history, and help marketing activities with promotion features that use electronic media such as SMS and e-mail.
v
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 3
1.5 Sistematika Pembahasan ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 5
2.1 CRM (Customer Relationship Management) ... 5
2.1.1 Collaborative CRM ... 5
2.1.2 Operational CRM ... 6
2.1.3 Analytical CRM ... 6
2.1.4 Sales Intelligence CRM ... 7
2.1.5 Campaign Management ... 7
2.1.6 Consumer Relationship System ... 8
2.2 SMS Gateway ... 8
2.3 Electronic Mail ... 8
2.3.1 Keunggulan e-mail ... 9
2.3.2 Kerugian Penggunaan e-mail ... 9
2.3.3 Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ... 9
2.3.4 POP (Post Office Protocol) ... 10
2.4 Flowchart ... 10
2.4.1 Flowchart Sistem ... 12
2.4.2 Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen ... 12
2.4.3 Flowchart Skematik... 13
vi
2.4.5 Flowchart Proses ... 14
2.5 Basis Data ... 14
2.5.1 Data, Informasi dan Basis Data ... 14
2.5.2 Database Management System (DBMS) ... 15
2.5.3 Model Data ... 16
2.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 17
2.7 Process Specification (PSPEC) ... 18
2.8 Kamus Data ... 19
2.9 Blackbox Testing... 20
2.10 JDBC (Java Database Connectivity) ... 20
2.10.1 Arsitektur JDBC ... 21
2.10.2 JDBC API... 22
BAB III ANALISIS DAN DESAIN ... 23
3.1 Analisis... 23
3.1.1 Proses Bisnis Booking Kamar ... 23
3.1.2 Proses Bisnis Check-in ... 24
3.1.3 Proses Bisnis Check-out ... 25
3.2 Desain ... 26
3.2.1 Proses Bisnis Booking Kamar ... 26
3.2.2 Proses Bisnis Check-in ... 27
3.2.3 Proses Bisnis Check-out ... 28
3.2.4 Proses Bisnis Layanan Perbaikan ... 30
3.2.5 Proses Bisnis Perawatan Rutin ... 31
3.2.6 Proses Bisnis Transfer Tagihan ... 32
3.2.7 Proses Bisnis Pengiriman Pesan Promosi ... 33
3.3 Gambaran Keseluruhan ... 34
3.3.1 Persyaratan Antarmuka Eksternal ... 34
3.3.2 Antarmuka dengan Pengguna ... 34
3.3.3 Antarmuka Perangkat Keras... 34
3.3.4 Antarmuka Perangkat Lunak ... 35
3.3.5 Antarmuka Komunikasi ... 35
3.3.6 Fitur - fitur Produk Perangkat Lunak ... 35
3.4 Desain Perangkat Lunak ... 42
3.4.1 Pemodelan Perangkat Lunak ... 42
3.4.2 Desain Penyimpanan Data ... 68
vii
BAB IV PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK ... 81
4.1 Implemantasi Class / Modul ... 81
4.2 Implementasi Penyimpanan Data ... 84
4.3 Implementasi Antarmuka ... 87
BAB VTESTING DAN EVALUASI ... 97
5.1 Rencana Pengujian... 97
5.1.1 Test Case Form Login... 97
5.1.2 Test Case Room ... 98
5.1.3 Test Case Room Rate ... 99
5.1.4 Test Case Reservasi Personal ... 101
5.1.5 Test Case Reservasi Group ... 102
5.1.6 Test Case Inventory ... 103
5.1.7 Test Case Cashier ... 103
5.1.8 Test Case Housekeeping ... 104
5.1.9 Test case Email ... 104
5.1.10 Test case SMS Promo ... 105
5.2 Pelaksanaan Pengujian ... 106
5.2.1 Testing Form Login ... 106
5.2.2 Testing Room ... 106
5.2.3 Testing Room Rate ... 106
5.2.4 Testing Reservasi Personal ... 107
5.2.5 Testing Reservasi Group ... 107
5.2.6 Testing Inventory ... 108
5.2.7 Testing Cashier ... 108
5.2.8 Testing Housekeeping ... 109
5.2.9 Testing Email ... 109
5.2.10 Testing SMS Promo ... 109
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 110
6.1 Kesimpulan... 110
6.2 Saran ... 110
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Simple Mail Transfer Protocol (Kristanto, 2003) ... 10
Gambar 2.2 Flowchart Sistem (Soeherman & Pinontoa, 2011:136) ... 12
Gambar 2.3 Arsitektur JDBC (Susanto, 2007:118) ... 21
Gambar 3.1 Flowchart Booking Kamar ... 23
Gambar 3.2 Flowchart Check-in ... 24
Gambar 3.3 Flowchart Check-out ... 25
Gambar 3.4 Flowchart Booking Kamar ... 27
Gambar 3.5 Flowchart Check-in ... 28
Gambar 3.6 Flowchart Checkout ... 29
Gambar 3.7 Flowchart Layanan Perbaikan... 30
Gambar 3.8 Flowchart Perawatan Rutin ... 31
Gambar 3.9 Flowchart Transfer Tagihan... 32
Gambar 3.10 Flowchart Mengirim Pesan Promosi ... 33
Gambar 3.11 DFD Level 0 ... 42
Gambar 3.18 DFD Level 3 Proses 5.1... 47
Gambar 3.19 DFD Level 3 Proses 5.2... 48
Gambar 3.20 DFD Level 3 Proses 5.3... 48
Gambar 3.21 DFD Level 3 Proses 5.4 ... 49
Gambar 3.22 DFD Level 3 Proses 6.1... 49
Gambar 3.23 DFD Level 3 Proses 6.2... 50
Gambar 3.24 ERD... 68
Gambar 3.25 Login Form ... 74
Gambar 3.26 Master Form ... 75
Gambar 3.27 Room Form ... 75
Gambar 3.28 Room Rate Form ... 76
Gambar 3.29 Reservation Form ... 76
Gambar 3.30 Reservation Group Form ... 77
Gambar 3.31 Cashier Form... 78
Gambar 3.32 Housekeeping Form ... 78
Gambar 3.33 Inventory Form ... 79
Gambar 3.34 Email Promo Form ... 80
ix
Gambar 4.1 Implementasi Basis Data Sistem Hotel ... 84
Gambar 4.2 Implementasi Form Login ... 87
Gambar 4.3 Implementasi Form Master Administrator ... 87
Gambar 4.4 Implementasi Form User ... 88
Gambar 4.5 Implementasi Form Master Marketing ... 88
Gambar 4.6 Implementasi Form Room ... 89
Gambar 4.7 Implementasi Form Room Rate ... 89
Gambar 4.8 Implementasi Form Email... 90
Gambar 4.9 Implementasi Form Promosi SMS ... 91
Gambar 4.10 Implementasi Form Report Outbox SMS Promo ... 91
Gambar 4.11 Implementasi Master Form Front Office ... 92
Gambar 4.12 Implementasi Form View Available Room ... 92
Gambar 4.13 Implementasi Form Reservation ... 93
Gambar 4.14 Implementasi Form Group Reservation ... 94
Gambar 4.15 Implementasi Form Cashier ... 94
Gambar 4.16 Implementasi Master Form Housekeeping ... 95
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Spesifikasi Proses (Puntambekar, 2008:31) ... 19
Tabel 3.1 Insert Reservasi Personal ... 50
Tabel 3.2 Edit Reservasi Personal ... 51
Tabel 3.3 Cancel Reservasi Personal ... 51
Tabel 3.4 View Reservasi Personal ... 52
Tabel 3.5 Add Addtional ... 52
Tabel 3.6 Check in Reservasi Personal ... 53
Tabel 3.7 Check Avaibility Room ... 53
Tabel 3.8 Insert Reservasi Group ... 54
Tabel 3.9 Edit Reservasi Group ... 54
Tabel 3.10 Cancel Reservasi Group ... 55
Tabel 3.11 View Reservasi Group ... 55
Tabel 3.12 Add Member ... 56
Tabel 3.13 Charge Posting... 56
Tabel 3.14 Credit Posting ... 56
Tabel 3.15 Check Out ... 57
Tabel 3.16 Transfer Transaction ... 57
Tabel 3.17 Login ... 58
Tabel 3.18 Insert Room ... 58
Tabel 3.19 Edit Room ... 59
Tabel 3.20 Delete Room ... 59
Tabel 3.21 View Room ... 59
Tabel 3.22 Insert Room Rate ... 60
Tabel 3.23 Edit Room Rate ... 60
Tabel 3.24 Delete Room Rate ... 61
Tabel 3.25 View Room Rate ... 61
Tabel 3.26 Insert User ... 61
Tabel 3.27 Reset Password ... 62
Tabel 3.28 Delete User ... 62
Tabel 3.29 View User ... 63
Tabel 3.30 Update Cleaning ... 63
Tabel 3.31 View History ... 63
Tabel 3.32 Repair Room ... 64
Tabel 3.33 Insert User ... 64
Tabel 3.34 Reset Password ... 65
Tabel 3.35 Delete User ... 65
Tabel 3.36 View User ... 65
xi
Tabel 3.38 Reset Password ... 66
Tabel 3.39 Delete User ... 67
Tabel 3.40 View User ... 67
Tabel 3.41 Tabel User ... 69
Tabel 3.42 Tabel Kategori ... 69
Tabel 3.43 Tabel Transaksi ... 69
Tabel 3.44 Tabel Rate ... 70
Tabel 3.45 Tabel TipeKamar ... 70
Tabel 3.46 Tabel Rate kamar ... 70
Tabel 3.47 Tabel Tamu ... 70
Tabel 3.48 Tabel Group ... 71
Tabel 3.49 Tabel Reservasi Group ... 71
Tabel 3.50 Tabel Kamar ... 72
Tabel 3.51 Tabel Reservasi ... 72
Tabel 3.52 Tabel Housekeeping ... 73
Tabel 3.53 Tabel Direction ... 73
Tabel 4.1 Modul Reservasi Personal ... 81
Tabel 4.2 Modul Reservasi Group... 82
Tabel 4.3 Modul Kasir ... 82
Tabel 4.4 Modul Kelola Data ... 83
Tabel 4.5 Modul Promosi ... 83
Tabel 5.1 Test Case Form Login ... 97
Tabel 5.2 Test Case Room ... 98
Tabel 5.3 Test Case Room Rate ... 99
Tabel 5.4 Test Case Form Reservasi Personal ... 101
Tabel 5.5 Test Case Form Reservasi Group ... 102
Tabel 5.6 Test Case Form Inventory ... 103
Tabel 5.7 Test Case Form Cashier ... 103
Tabel 5.8 Test Case Form Housekeeping ... 104
Tabel 5.9 Test Case Form Email ... 104
Tabel 5.10 Test Case Form SMS Promo ... 105
Tabel 5.11 Testing Form Login ... 106
Tabel 5.12 Testing Form Room ... 106
Tabel 5.13 Testing Form Room Rate ... 106
Tabel 5.14 Testing Form Reservasi Personal ... 107
Tabel 5.15 Testing Form Reservasi Group ... 107
Tabel 5.16 Testing Form Inventory ... 108
Tabel 5.17 Testing Form Cashier ... 108
Tabel 5.18 Testing Form Housekeeping ... 109
Tabel 5.19 Testing Form e-mail ... 109
xii
DAFTAR SIMBOL
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Bisnis pada bidang perhotelan merupakan bisnis yang menjanjikan. Berdasarkan data dari Dinas Pariwisata dan Budaya (Disparbud) Kota Bandung, jumlah hotel yang telah berdiri mencapai 250 unit dengan total 11.000 kamar. Pemkot akan menambah kebutuhan tersebut hingga 270 unit atau menambah 14.000 kamar hotel. (Pratiwi, 2012)
Hotel X adalah hotel yang baru berdiri pada awal tahun 2012, kegiatan operasional yang ada pada hotel yaitu : room reservation, housekeeping, room services, dan billing. Semua kegiatan operasional, bila dilakukan secara manual akan memerlukan banyak sumber daya manusia, waktu yang kurang efisien dan biaya operasional yang lebih tinggi. Selain kegiatan operasional tersebut adapun proses pemasaran yang masih dilakukan secara manual yaitu, dengan cara menghubungi pelanggan via telepon dan media cetak berupa brosur untuk kepentingan promosi. Aplikasi yang sudah diterapkan di hotel X untuk kegiatan operasional mencakup kegiatan reservasi, checkin, checkout dan pembayaran. Untuk menunjang kegiatan operasional diperlukan tambahan fitur reservasi group / perusahaan, housekeeping dan promosi untuk meningkatkan layanan dan pemberian informasi promosi kepada pelanggan. Dalam melakukan kegiatan promosi ada beberapa jenis media yang dapat digunakan yaitu media cetak dan elektronik. Adapun yang termasuk dalam media elektronik yaitu : TV, radio, telepon, internet, SMS (Short Messages Services), dan e-mail (Electronic Mail). (Shimp, 2003)
2
promosi dapat dilakukan melalui SMS ataupun melalui e-mail. Pesan promosi yang dikirim dapat ditujukan kepada target yang spesifik secara langsung. Seperti, ucapan selamat dan informasi diskon kepada pelanggan yang berulang tahun. Dengan demikian proses promosi dapat dilakukan dengan sasaran yang tepat. Biaya yang dibutuhkan untuk pemasaran juga dapat diminimalisasi. (Greenberg, 2004)
Dari masalah yang didapat, maka dibuatlah suatu sistem yang terkomputerisasi untuk mengelola kegiatan operasional sebuah hotel dan penerapan CRM dalam kegiatan promosi yang diberi judul “SISTEM RESERVASI HOTEL DITUNJANG DENGAN PROMOSI MELALUI SHORT MESSAGES SERVICES DAN EMAIL STUDI KASUS DI HOTEL X”. Dengan adanya Aplikasi ini diharapkan dapat membantu proses pengelolaan kegiatan operasional di hotel X.
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana agar aplikasi dapat mengorganisasi kegiatan reservasi hotel? 2. Bagaimana agar aplikasi dapat mengelola tagihan fasilitas hotel dan
pembayaran dari customer?
3. Bagaimana agar aplikasi dapat mengelola proses pemasaran dalam kepentingan promosi?
1.3Tujuan
Dengan diuraikannya masalah yang ada maka dapat dirumuskan tujuan sebagai berikut :
1. Membuat aplikasi yang dapat mengelola kegiatan reservasi personal dan group.
2. Membuat aplikasi yang memiliki fitur kasir yang dapat mengelola tagihan fasilitas hotel dan pembayaran dari customer.
3
1.4Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pembuatan aplikasi sebagai berikut : 1. Aplikasi yang akan dibuat mencakup fitur – fitur :
a) Reservation, Registration for Individual and Group. b) Room Availibility Control.
c) Cashiering.
d) Room Rate Management. e) Reporting.
f) Broadcast promotion : SMS Promosi dan e-mail promosi.
2. Apilikasi ini menggunakan penerapan Campaign Management CRM dalam fitur promosi.
3. Aplikasi belum dapat menangani kasus pergantian jam kerja kasir.
1.5Sistematika Pembahasan
Sistematika penulisan dari penyusunan laporan kerja praktek ini direncanakan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi uraian garis besar yang meliputi latar belakang, perumusan masalah, tujuan, batasan masalah, sumber data, dan sistematika penulisan.
BAB II KAJIAN TEORI
Berisi dasar teori yang dipergunakan dalam menyusun laporan seminar tugas akhir ini.
BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM
Dalam bab Analisis dan Desain berisi tentang semua secara lengkap mengenai analisis pemecahan masalah, perancangan desain aplikasi, dan penjelasan sistem.
BAB IV HASIL PENELITIAN
Pada bab ini berisi kumpulan screenshot dari proyek yang dibuat beserta penjelasan dari tiap fungsi (method) utama yang dibuat.
4
Laporan dari pengujian tiap class/fungsi/method yang dibuat menjadi testing berupa blackbox testing.
BAB VI PENUTUP
110
Universitas Kristen Maranatha
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Berdasarkan tujuan yang terdapat dalam BAB I dan hasil pembuatan aplikasi reservasi hotel dapat ditarik kesimpulan, berikut adalah kesimpulan dari pembuatan aplikasi reservasi hotel :
1. Aplikasi ini sudah memiliki fitur reservasi yang dapat mengelola kegiatan reservasi personal dan group.
2. Aplikasi ini sudah memiliki fitur kasir yang dapat mencatat semua tagihan layanan hotel dan penerimaan pembayaran dari customer.
3. Aplikasi sudah disertai fitur sms promosi dan e-mail promosi yang dapat digunakan dalam kepentingan promosi.
6.2 Saran
Beberapa hal yang dapat dipakai untuk mengembangkan aplikasi reservasi hotel ini, antara lain :
1. Aplikasi belum bisa menangani pergantian jam kerja kasir, lebih baik apabila aplikasi dikembangankan lebih lanjut sehingga dapat menangani pergantian jam kerja kasir.
111
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Aswandi. (2003). Membuat SMS Gateway dengan. Dipetik Juni 22, 2012, dari
The Universe has its Secrets:
http://nyoman.staf.narotama.ac.id/files/2012/01/aswandi-sms-gateway-smslib.pdf
Dzacko, H. (2007). Basis Data (Database). Mangosoft All rights reserved. Fathansyah. (2007). Basis Data. Bandung: Informatika.
Greenberg, P. (2004). CRM at the Speed of light, Third Edition: Essential Customer Strategies for the 21st Century. McGraw-Hill.
Imbar, R. V., & Adi, D. (2007). Perangkat Lunak Pengelolaan Informasi Data Pelatihan dan Aplikasi Untuk Rekomendasi Nama Peserta Pelatihan dengan Studi Kasus di BPP-BSDM. Universitas Kristen Maranatha .
Kadir, A. (2003). Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi. Kristanto, A. (2003). Jaringan Komputer. Jakarta : Graha Ilmu.
Kumalasari, E. (2008, April 24). Proses Bisnis dalam Perusahaan. Dipetik Mei 14, 2012, dari Midas - Knowledge Space: http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,26,proses-bisnis-dalam-perusahaan Kusrini, S. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi
dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi.
Pratiwi, G. (2012, Januari 29). Berita DISBUDPAR. Dipetik Februari 14, 2013, dari Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Provinsi Jawa Barat: http://disparbud.jabarprov.go.id/applications/frontend/index.php?mod=news &act=showdetail&id=740
Pressman, R. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktis (Buku I). Yogyakarta: Andi.
Puntambekar, A. A. (2008). Software Engineering. Technical Publications Pune. Shimp, T. A. (2003). Periklanan dan Promosi, edisi 5, jilid 1. Erlangga.
112
Universitas Kristen Maranatha Supriadi, Y. (2010). Semua Bisa Menjadi Programer Java Case Study. Jakarta:
Elex Media Komputindo.
