9
SISTEM INFORMASI RESERVASI DATA TAMU UNTUK MEMPERMUDAH PROSES ADMINISTRASI
HOTEL SUNYARAGI CIREBON
========================Edi Wahyudin1, Pedro Iriano2======================
Abstraks
Pengolahan data tamu di Hotel Sunyaragi tidak sesuai dengan perkembangan teknologi dewasa ini. Dalam melakukan pengolahan data tamu, karyawan bagian front office masih menggunakan buku catatan untuk melakukan pencatatan data reservasi tamu dan untuk melakukan transaksi check in maupun check out bagi tamu hotel. Permasalahan yaitu belum mengetahui prosedur reservasi, check in mapun check out yang berlaku di Hotel Sunyaragi Cirebon. Belum mengetahui bagaimana perhitungan maupun pembayaran pemakaian fasilitas hotel yang dinikmati tamu selama menginap di hotel. Belum mengetahui bagaimana proses pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh hotel. Solusinya adalah membuat aplikasi pengolahan data tamu hotel yang akan mempermudah front office dalam melakukan pendataan reservasi, penginputan check in dan check out tamu hotel serta pendataan pemakaian fasilitas hotel oleh para tamu. Merancang suatu data base yang akan menampung semua data yang berhubungan dengan reservasi, check in dan check out tamu hotel serta beberapa fasilitas yang disediakan oleh hotel. Aplikasi pengolahan data tamu hotel dapat mempermudah dan mempercepat tugas front office dalam pendataan reservasi, check in dan check out tamu hotel serta dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pemilik maupun karyawan hotel. Dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian lebih lanjut mengenai pengolahan data tamu hotel. Manfaat memberi konstribusi terhadap perkembangan dan pengetahuan dalam bidang komputerisasi akuntansi Dapat menerapkan ilmu yang bersifat teoritis ke dalam kehidupan nyata secara operasional.
Kata kunci : Sistem informasi, Aplikasi, pengolahan, data tamu hotel, administrasi
A. Latar belakang penelitian
Kegiatan utama karyawan bagian front office dari sebuah hotel adalah melayani reservasi kamar calon tamu hotel check-in yang dilakukan oleh tamu dan juga proses check out, bagi tamu yang akan meninggalkan
hotel. Didalam menangani proses ini
biasanya dilakukan dengan cara manual atau masih menggunakan buku untuk mencatat transaksinya. Selain itu untuk melakukan
pencatatan dan pelaporan penggunaan
fasilitas hotel yang dinikmati tamu selama menginap juga dengan semakin majunya teknologi hal ini dapat dikelola dengan lebih mudah, cepat dan tentunya tepat.
Perhitungan data tamu hotel yang baik dan teratur tentunya mutlak diperlukan guna meningkatkan pelayanan hotel terhadap tamu yang nantinya berguna bagi kelancaran penyimpanan suatu data dan penyajian
informasi yang diperlukan dengan cepat dan mudah serta dapat memberikan keamanan terhadap data tersebut. Disamping itu dengan adanya data tersebut hal tersebut dia atas dapat memberikan kemudahan bagi setiap
karyawan bagian front office untuk
memberikan informasi yang benar dan tepat serta menyediakan pelayanan maksimal bagi para tamu hotel. Hotel Sunyaragi adalah salah satu hotel Melati di Kota Cirebon yang masih menerapkan pengolahan data tamu secara manual dan tanpa adanya aplikasi serta database yang akan menampung semua
data-data tamu dan data-data yang
menyangkut tentang hotel seperti no, tipe serta harga kamarnya dan juga beberapa fasilitas yang ada di hotel.
Sistem pengolahan data tamu di gunakan di Hotel Sunyaragi tidak sesuai dengan
10
perkembangan teknologi dewasa ini. Dalam melakukan pengolahan data tamu karyawan bagian front office masih menggunakan buku catatan untuk melakukan pencatatan data
reservasi tamu dan untuk melakukan
transaksi check in maupun check out bagi tamu hotel.
Dengan sistem yang ada sekarang ini, yang
masih menggunakan sistem manual
sebenarnya semua prosedur masih bisa dijalankan denga baik. Namun lebih baiknya lagi jika ada suatu sistem atau aplikasi yang
dapat memudahkan kinerja karyawan
khusunya bagian front office dan
meningkatkan pelayanan hotel terhadap para tamu maka hendaknya hal ini dapat dipertimbangkan untuk dipergunakan kelak. Dari uraian tersebut diatas maka penulis tertarik untuk mengambil judul “Sistem Informasi Reservasi Data Tamu
Untuk Mempermudah Proses Administrasi
Hotel Sunyaragi Cirebon.” Guna
memudahkan karyawan khususnya bagian front office dalam melayani reservasi, check in maupun check out tamu hotel dan juga
meningkatkan pelayanan dalam hal
pendataan dan pelaporan pemakaian fasilitas hotel.
B. Perumusan masalah
Hotel adalah seperti perusahaan pada umunya
yaitu mencari keuntungan keuntungan
diperoleh bila ada tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas yang ada dihotel. Untuk meningkatnkan pelayanan terhadap tamu maka diperlukan kemudahan dalam
pendataan terutama dalam proses
pengelolaan data tamu hotel. Dari hasil observasi di Hotel Sunyaragi Cirebon dapat diketahui bahwa belum adanya sebuah aplikasi yang digunakan untuk menangani pengolahan data tamu hotel yang akan
mempermudah dalam penginputan
pemrosesan dan pelaporan data tamu. Adapun perumusan masalah adalah sebagai berikut :
1. Belum mengetahui prosedur reservasi,
check in mapun check out yang berlaku di Hotel Sunyaragi Cirebon.
2. Belum adanya sistem perhitungan
maupun pembayaran pemakaian fasilitas hotel yang dinikmati tamu selama menginap di hotel.
3. Proses pembuatan laporan memerlukan
waktu lama
C. Tujuan penelitian
Tujuan yang ingin di capai oleh peneliti adalah
1. Membuat aplikasi pengolahan data tamu
hotel yang akan mempermudah front office dalam melakukan pendataan reservasi, penginputan check in dan check out tamu hotel serta pendataan pemakaian fasilitas hotel oleh para tamu.
2. Merancang suatu data base yang akan
menampung semua data yang
berhubungan dengan reservasi, check in dan check out tamu hotel serta beberapa fasilitas yang disediakan oleh hotel
D. Manfaat penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari hasil penelitian adalah sebagai berikut : Manfaat praktis
1. Apliksi pengolahan data tamu hotel
dapat mempermudah dan mempercepat tugas front office dalam pendataan resevasi, check in dan check out tamu hotel serta dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pemilik maupun karyawan hotel.
2. Dapat digunakan sebagai dasar untuk
penelitian lebih lanjut mengenai
pengolahan data tamu hotel. Manfaat teorits
1. Memberi konstribusi terhadap
perkmbangan dan pengetahuan dalam bidang komputerisasi akuntansi
11
2. Dapat merupakan ilmu yang didapat di
bangku kuliah yang bersifat teoritis ke dalam kehidupan nyata.
E. Tinjauan pustaka
Sistem manajemen database adalah : Program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi) (Krismiaji 2003:95). Setiap sistem manajemen database harus memiliki alat untuk melaksanakan tiga fungsi dasar yaitu
pembuatan (creating), pengubahan
(Changing) dan pengintograsian (Querying)
database (Krismiaji 2002:118). Sedangkan database yang digunakan dalam perencanaan proyek akhir ini adalah Microsoft Acces 2003).
Pengertian aplikasi
Aplikasi menurut Pandji, M (2006:21) Yaitu :
Jenis tugas atau pekerjaan yang dilakukan
suatu program atau sistem komputer
misalnya perencanaan teknik, sistem
pemesanan tiket pesawat terbang administrasi keuangan dan sebagainya.
Pengertian bahasa pemrograman visual basic 6.0
Perangkat lunak adalah program-program yang digunakan atau diperlukan untuk menjalankan perangkat kerasnya, diantaranya adalah bahasa pemrograman, sistem operasi dan program aplikasi (Adi Kurniadi),
1999:2). Perangkat lunak dapat juga
dikatakan sebagai rangkaian elektronik untuk menghsilkan data menjadi informasi, Adapun perangkat lunak yang digunakan pada laporan tugas akhir ini adalah Visual basic 6.0 pada sistem operasi windows Xp SP. Pengertian data base
Database adalah kumpulan file-file yang
membentuk satuan data yang besar
(Krismiaji, 2002:94) hal ini dilakukan agar koordinasi data menjadi lebih mudah
sehingga proses pembaruan menjadi lebih
mudah. Pengelolaan database sendiri
management system (DBMS). Istilah seputar dunia hotel
a. Hotel adalah bangunan yang dikelola
secara komersial dengan memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai
1. Jasa penginapan
2. Pelayanan makanan dan minuman
3. Pelayanan barang bawaan
4. Pencucian pakain
5. Penggunaan fasilitas perabotan dan
hiasan –hiasan yang ada di dadalamnya (endar Sri, 1996:8)
Sedangkan menurut keputusan menteri parpostel No. Km 94/HK103/MPPT 1987, Hotel dalah salah satu jenis akomodasi yang mempermudah dan atau
keseluruhan bagian untuk jasa
pelayanan penginapan penyedia
makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum yang dikelola secara komersil.
b. Hotel melati adalah usaha penyediaan
jasa pelayanan penginapan umum yang
dikelola secara komersial dengan
menggunakan sebagaian atau seluruh
bagian bangunan.
(http://www.budpar.goid)amu
c. Front office adalah departemen yang
menangani tamu yang akan
menggunakan kamar, mulai dari
reservasi, penyambutan (Receptionist)
tamu datang (check in) sampai
meninggalkan hotel (Check-out)
d. Reservasi adalah sebuah proses
perjanjian berupa pemesanan sebuah produk baik barang maupun jasa dimana pada sat itu telah terdapat kesepahaman antara konsumen dengan produsen mengenai produk tersebut namun antara konsumen dengan produsen mengenai produk tersebut namun belum ditutup oleh sebuah transaksi jual beli pada saat reservasi berlangsung biasanya ditandai dengan adanya porses tukar menukar
12
produsen agar kesempatan mengenai produk dapat terwujud.
Beberapa contoh dari reservasi adalah sebagai berikut :
1. Reservasi tiket penerbangan/pesawat
2. Reservasi kamar hotel
3. Reservasi tiket kereta api
4. Reservasi tiket bus dan lain-lain.
(Aisyah synthasite.com/.../qptc 20 bab 212 (Pengertian reservasi.doc)
e. Check in adalah tamu memasuki hotel
dan mulai mempergunakan kamar yang disewakan ataupun yang dipesannya, mulai saat inilah sewa kamar mulai diperhitungkan pula
(R.S Damardjati, 2001 Istilah istilah dunia pariwisata, PT. Pradnya Pramita, Jakarta)
f. Check out adalah saat tamu meninggalkan hotel dan mengakhiri sewa atas kamar yang telah ditempati dalam hotel yang bersangkutan, Tiap tiap hotel biasanya telah menetapkan check out time : misalnya jam 12:00 siang hingga setiap tamu yang mengalhiri sewa kamarnya pada seuatu hari yang dikehendaki pada jam 12.00 itu tamu tersebut harus telah mengonsongkan kamarnya. Apabila tamu belum berbuat demikian, maka dia bisa dikenakan sewa tambahanyang julahnya mungkin bisa diperhitungkan sebagai sewa satu hari/malam penuh (RS Damarjati, 2001 Istilah-istilah dunia Pariwisata, PT. Pradnya Paramita, Jakarta)
g. Restoran adalah suatu usaha komersial
yang menyediakan jasa pelayanan
makanan dan minuman bagi masyarakat
uum dan dikelola secara
profesional(soekresno, 2000, PP 16-17) h. Loundry adalah sebuah usaha dan bagian
dalam hotel yang tugasnya adalah
bertanggung jawab pada kebersihan
pakaian tamu hotel, seragam karyawan
yang diserahkan kepadanya
(http://digilib.perta.ac.id/laundry-chapter2.pdf)
F. Metode pengembangan
Untuk mengkaji dan mengembangkan
aplikasi pengolahan data Tamu Hotel Sunyaragi peneliti merasa senang dan mengembangkannya berdasarkan kerangka
acuan kerja System Development Life Cycle
(SDLC) dengan menggunakan waterfall Tahapan penelitian pada model waterfall meliputi metodologi berupa :
1) System engineering
2) Analisis
3) Design
4) Coding dan testing
5) Implementasi
6) Pemeliharaan
1. Metode penelitian yang digunakan
Metode yang digunakan dalam
penelitian ini adalah metode deskriptif umum. Model Menurut DR. Sugiono (2002:11), penelitian deskriftof adalah
penelitian yang dilakukan untuk
mengetahui nilai variable mandiri, baik
satu variable atau lebih (indevenden)
tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variable lain.
Sedangkan menurut Sumarjono
(1997:42) penelitian adalah proses penemuan kebenaran yang dijabarkan dalam bentuk kegiatan yang sistematis dan berencana dengan dilandasi metode ilmiah. Fenomena itu bisa berupa
bentuk, aktivitas, karakteristik,
perubahan, hubungan, kesamaan dan perbedaan antara fenomena yang satu dengan fenomena lainnya (Sukmadinata, 2006:72). Metode ini bertujuan untuk
menggambarkan, menganalisa dan
menarik kesimpulan mengenai keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta yang terdapat dalam perusahaan.
13
2. Kriteria penilaian deskriptif umum
Penelitian deskriptif umum mempunyai kriteria-kriteria sebagai berikut:
a. Masalah yang dirumuskan harus patut,
ada nilai ilmiah serta tidak terlalu luas.
b. Tujuan penelitian harus dinyatakan
dengan tegas dan tidak terlalu umum
c. Data yang digunakan harus fakta-fakta
yang terpercaya dan bukan merupakan opini
d. Standar yang digunakan untuk membuat
perbandingan harus mempunyai
validitas
e. Harus ada deskripsi yang terang tentang
tempat serta waktu penelitian dilakukan
f. Hasil penelitian harus berisi secara detail
yang digunakan, baik dalam
mengumpulkan data maupun dalam
menganalisa data serta study
kepustakaan yang dilakukan. Deduksi logis harus jelas hubungannya dengan kerangka teoritis yang digunakan jika
kerangka teoritis itu telah
dikembangkan.
3. Data atau informasi yang diperlukan
Data yang diperoleh dalam penelitian, dapat digolongkan sebagai berikut :
a. Data primer
Data primer adalah data yang diperoleh dari peninjauan secara langsung ke
perusahaan yang menjadi objek
penelitian yaitu dokumen biaya bahan baku dan wawanara langsung dengan staf yang berkaitan dengan penelitian ini.
b. Data skunder
c. Data skunder adalah data yang diperoleh
melalui studi kepustakaan dengan
mempelajari buku0buku dari berbagai lainnya yang berhubungan dengan topik yang dibahas atau data-data yang diperoleh dari instansi atau lembaga yang berkaitan dengan penelitian.
4. Sumber data dan informasi
a. Person
Merupakan orang menjadi narasumber untuk memperoleh informasi dan berkonsultasi yang berkatan dengan permasalahan yaitu :
a) Pimpinan perusahaan
b) Staff yang terkait
b. Paper
Paper adalah sumber tertulis yang berisi data atau informasi dengan cara membaca buku berupa kutipan dari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang akan di bahas khusunya biaya bahan baku
c. Place
Place adalah tempat dilakukannya penelitian. Tepatnya di PT. Ladang Mustika, yang beralamat di Jl. Tuparev No. 07 Cirebon, Telpon (0231)
248039-248037, e-mail:
ptlm@tekom.net
5. Teknik pengmpulan data
Teknik pengumbulan data yang
digunakan untuk memperoleh data dalam penyusunan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut:
Penelitian lapangan (field research)
Yaitu penelitian yang digunakan untuk memperoleh data primer melalui :
a. Peninjauan dan pengamatan
(Observation)
Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara meninjau atau mengunjungi
perusahaan secara langsung untuk
mencatat data maupun informasi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti khususnya yang berhubungan dengan biaya operasional.
b. Wawancara (interview)
Yaitu pertemuan antara 2 orang untuk bertukar informasi dan ide melalui
tanya jawab sehingga dapat
dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu (esterberg, 2002). Yang
menjadi narasumber di dalam
melakukan penelitian ini adalah
pimpinan perusahaan dan staf yang terkait.
c. Historis (longitudinal)
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara menggunakan data-data yang ada
14
pada masa lalu yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
d. Studi pustaka
Yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data sekunder dengan menggunakan informasi dari buku-buku ataupun sumber-sumber lainnya seperti dari internet dan CD referensi program
yang berhubungan dengan biaya
tersebut.
G. Hasil dan pembahasan
Diagram konteks
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Berikut ini adalah diagram kontek untuk sistem baru :
TAMU TAMU
ADMIN
ADMIN RESTORANRESTORAN
PEMILIK HOTEL PEMILIK HOTEL LAUNDRY LAUNDRY 0.0 Sistem Pengolahan Data Tamu 0.0 Sistem Pengolahan Data Tamu
Daftar tamu & harga Bill Restoran
Daftar tamu Orderrestoran Nota Checki in Bill Pembayaran Nota check out Identitas tamu Order fasilitas Bill Pembayaran Data operator Data kamar Data loundry Data restoran Data pengeluaran
Data pendapatan Lap. Data tamu
Lap. Order restoran Lap. Order loundry Lap Check in Lap. pengeluaran Lap. pendpatan Daftar tamu Order Laundry Bill Laundry Dafta tarif Laundry
Gambar 1: Diagram konteks
DDF Level 1 Entry data hotel
1.0 Admin 1.0 Admin 1.2 Entry Data laundry 1.2 Entry Data laundry 1.3 Entry Data Restoran 1.3 Entry Data Restoran 1.1 Entry Data kamar 1.1 Entry Data kamar 1.4 Entry Data Operator 1.4 Entry Data Operator Kamar Kamar Laundry Laundry Restoran
Restoran OperatorOperator Data operator valid Data menu restoran
Data item laundry valid Data kamar valid
Data kamar
Data item laundry
Data menu restoran
Data operator
Gambar 2: DDF Level 1 Entry data hotel
DFD Level 1 Reservasi & Check In Tamu Hotel Tamu/Calon tamu Tamu/Calon tamu 3.1 Check in 3.1 Check in 2.1 Reservasi 2.1 Reservasi 3.2 Cetak Nota Check in 3.2 Cetak Nota Check in Laundry Laundry Check Data Reservasi Data Reservasi 2.2 Cetak Nota Reservasi 2.2 Cetak Nota Reservasi Kamar Kamar
Data reservasi valid
Cek kamar Cek kamar
Data calon tamu Nota reservasi Data check in Data check in Data tamu Data tamu Data Reservasi
Data chek ini
Gambar 3: DFD Level 1 Reservasi & Check In Tamu Hotel
DFD Level 1 Transaksi Layanan Hotel
Tamu Tamu 4.1 Input Order fasilitas 4.1 Input Order fasilitas Laundry Laundry Transaksi laundry Transaksi laundry Item laundry
Data calon tamu
Restoran Restoran Laundry Laundry Transaksi restoran Transaksi restoran Restoran Restoran Order Fasilitas Order Restoran Order Laundry
Bill Laundry Bill Restoran
Menu Restoran
Gambar 4: DFD Level 1 Transaksi Layanan Hotel
DFD Level 1 Check out Tamu Hotel
Tamu Tamu 5.1 Perhitungan Bill Pembayaran 5.1 Perhitungan Bill Pembayaran Transaksi restauran Transaksi restauran Daftar Check in Daftar Check in Pendapatan restoran Pendapatan restoran Daftar Check out Daftar Check out 5.2 Cetak Nota Check in 5.2 Cetak Nota Check in 5.3 Pembayaran Dan Penyimpanan Data Pendapatan 5.3 Pembayaran Dan Penyimpanan Data Pendapatan Pend Sewa kamar Pend Sewa kamar Pend Laundry Pend Laundry Check data Simpan data Simpanan data Nota Check in Item laundry Item laundry Item laundry Simpanan data Check data Transaksi restauran Transaksi restauran Pembayaran Nota Checkout
15
Gambar 5: DFD Level 1 Check out Tamu Hotel
DFD Levl 1 Pembayaran laporan Hotel 1 Pembuatan Laporan Laundry 1 Pembuatan Laporan Laundry Check out Check out 2 Pembuatan Laporan Restoran 2 Pembuatan Laporan Restoran 3 Pembuatan Lap. Tamu 3 Pembuatan Lap. Tamu Data Check Out Data reservasi Daftar reservasi Daftar reservasi Transaksi Laundry Transaksi
Laundry Transaksi restauran Transaksi
restauran TamuTamu
Data Transaksi
restoran Data Tamu
Data transaksi Laundry Pemilik Pemilik 4 Pembuatan Lap Reservasi 4 Pembuatan Lap Reservasi 5 Pembuatan Lap Check in 5 Pembuatan Lap Check in 6 Pembuatan Lap Check Out 6 Pembuatan Lap Check Out Check in Check in Data check in Lap Check in Laparan Tamu Laparan Laundry Laparan Reservasi Laparan Check in
Gambar 6 : DFD Levl 1 Pembayaran laporan Hotel
H. Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penyusunan dan observasi yang dilakukan pada hotel sunyaragi cirebon terhadap, pembuatan aplikasi pengolahan data tamu hotel maka Penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah tugas front office
didalam melaksanakan tugasnya
diperlukan aplikasi yang dapat
membantu dan me minimalisir
kesalahan didalam pengolahan data tamu.
2. Dengan pembuatan aplikasi ini, akan
memperkecil kesalahan dalam
pencatatan pemesanan atau reservasi kamar karena kurang ketelitian dari pihak Front Office saat melakukan penginputan data.
3. Dengan aplikasi pengolahan data tamu
hotel akan mampu mnghasilkan informasi atau keluaran yang lebih repat dan guna membantu kelancaran tugas sehari –hari.
I. Daftar pustaka
1. Damardjati R.S., Istilah-istilah dunia
Pariwisata,. PT. Pradya Paramita,
Jakarta(2001)
2. Jogiyanto, HM; (1990), Analisis dan
design sistem informasi, pendekatan terstruktur teori dan praktek apliksi bisnis; Andi Offset, Yogyakarta
3. Sadeli muhamad, (2008), Aplikasi data
base Visual basic 6.0 untuk orang awam.Maxicom;Palembang
4. Dewobroto, wiryanto (2003), Aplikasi
Sain dan Teknik dengan Visal basic 6.0 PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
5. Irawati, Susan (2009), Akuntansi Biaya
(Cost accounting), Pustaka, Bandung
6. Jogiyanto Hartono, MBA, Akt, Ph.D :
(2003), Sistem informasi Akuntansi, Yogyakarta
7. Drs. Slamet Sugiri, MBA, dan Drs.
Bogat A.R, MSA; (2001), Akuntansi Sistem Baru, Yayasan Artha Bhakti, Jakarta
8. DKBM, Madcom; (2008), Aplikasi
pemrograman database dengan visual
basic 6.0 dan Crystal Report,
