Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya 7542
Pemetaan User Journey untuk Sistem Informasi Praktik Kerja Lapangan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya
Annisa Nurfitri1, Ismiarta Aknuranda2, Hanifah Muslimah Az-Zahra3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1[email protected], 2 [email protected], 3[email protected]
Abstrak
Fakultas Ilmu Komputer (Filkom) Universitas Brawijaya merupakan salah satu instansi pendidikan yang sudah memiliki sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan untuk merekam, mengolah dan menyediakan informasi untuk mempermudah penyebaran informasi terkait kegiatan belajar mengajar hingga membantu dalam pelayanan akademik. Namun, ada beberapa historis kegiatan akademik yang masih di dokumentasi secara manual, salah satunya Praktik Kerja Lapangan. Berdasarkan hasil tanya jawab kepada mahasiswa ditemukan bahwa kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang belum terkomputerisasi menyebabkan proses menjadi tidak efektif dan efisien sehingga mempengaruhi pengalaman pengguna. Penelitian ini menggunakan metode User Journey Mapping yang dapat menggali permasalahan lebih dalam berdasarkan pengalaman pengguna dan dapat memberikan ide solusi untuk permasalah yang ditemukan. Tahapan yang dilakukan pada penelitian ini yaitu identifikasi aktor, identifikasi aktivitas dan dipetakan ke dalam User Journey Retrospective, memetakan konten pikiran, emosi, dan ide solusi, lalu melakukan pengecekan peta User Journey Retrospective, dan tahap akhir yaitu memetakan User Journey Prospective berdasarkan hasil dari ide solusi yang didapat dari peta User Journey Retrospective. Pemetaan User Journey Prospective dilakukan dengan membuat skenario sistem Praktik Kerja Lapangan terintegrasi dengan sistem informasi Filkom Apps. Hasil akhir dari penelitian menunjukkan bahwa peta User Journey Prospective sesuai dengan ide solusi yang diberikan atas permasalahan yang ada dalam peta User Journey Retrospective.
Kata kunci: praktik kerja lapangan, user journey mapping, prospective, retrospective Abstract
Faculty of Computer Science (Filkom) Universitas Brawijaya is one of the educational institutions that already has a web-based information systems that can be used to record, process and provide informations to facilitate the deployment of information related to teaching and learning activities up to academic services. However, there are several formerly documents of academic activities that are still documented manually, one of them is Field Work Practice activities. Based on the interview with the students, it was found that the activites of Field Work Practice that has not been computerized well caused its process become ineffective and inefficient, which also affected the user experience. This study uses the User Journey Mapping method that can dig deeper the problems based on the user experience and provide the ideas of solutions towards the problems. The stages that carried out in this study are identification of the actors, identification of the activities then mapping it to the User Journey Retrospective, mapping the thoughts, emotions, and ideas of solutions, and then checking the User Journey Retrospective map, and finally mapping the Prospective User Journey based on the ideas of solution which obtained by the User Journey Retrospective map. Mapping of User Journey Prospective is done by creating a scenario of the Field Work Practice which integrated with the Filkom Apps information systems. The final results of the study indicate that the User Journey Prospective map is accordance with the idea of solution given towards the problems that are available on the User Journey Retrospective map.
Keywords: field work practices, user journey mapping, prospective, retrospective
1. PENDAHULUAN
Di zaman ini, perkembangan teknologi mendorong berbagai instansi kerja dan organisasi untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dalam melakukan pengolahan data serta dapat menunjang kegiatan operasional dan proses bisnis sehari-hari sehingga instansi kerja dan organisasi tersebut dapat mencapai tujuan serta visi misinya.
Instansi pendidikan juga telah menerapkan teknologi informasi, salah satunya adalah Fakultas Ilmu Komputer (Filkom) Universitas Brawijaya. Filkom memiliki situs web yang dapat mempermudah penyebaran informasi terkait kegiatan belajar mengajar, informasi prestasi mahasiswa, hingga berita terkini terkait Filkom. Selain itu, Fakultas Ilmu Komputer juga memiliki Filkom Apps. Filkom Apps merupakan sebuah sistem informasi berbasis web yang dimiliki oleh Filkom dan hanya dapat diakses oleh civitas akademika Filkom, berbeda dengan situts web yang dapat diakses oleh seluruh civitas akademika Universitas Brawijaya maupun khalayak umum. Filkom Apps dapat digunakan untuk merekam, mengolah dan menyediakan informasi seperti misalnya sistem informasi Skripsi Mahasiswa. Walaupun demikian, masih terdapat beberapa kegiatan akademik pada Filkom yang masih didokumentasikan secara manual, salah satunya kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
Berdasarkan hasil survei berupa tanya jawab yang dilakukan kepada lima mahasiswa yang telah melakukan pengajuan PKL, ditemukan beberapa kendala. Kendala pertama yaitu informasi mengenai alur pengajuan yang didapatkan oleh mahasiswa masih kurang jelas dan belum lengkap. Kedua, mahasiswa mengalami kendala ketika menemui dosen untuk meminta tanda tangan karena kehadiran dosen di ruangan dosen tidak dapat dipastikan sesuai dengan keterangan yang terdapat pada situs web Filkom. Ketiga, mahasiswa mengalami kendala ketika pengajuan tidak diterima oleh pihak perusahaan. Keempat, mahasiswa mengalami kendala pada fase pelaporan PKL. Mahasiswa merasa kebingungan ketika ingin mendaftarkan diri untuk pelaksanaan Seminar Hasil PKL karena informasi yang didapatkan belum jelas dan berubah-ubah.
Secara garis besar, kendala yang dialami oleh mahasiswa tersebut merupakan penemuan kendala secara umum yang berkaitan dengan
kegiatan PKL pada Fakultas Ilmu Komputer saat ini dan menjadi awal mula perlu dilakukannya penggalian masalah lebih dalam untuk menemukan masalah yang lebih spesifik khususnya dari sisi pengguna, yaitu mahasiswa.
Setelah menemukan masalah yang lebih spesifik maka selanjutnya perlu dilakukan pembuatan solusi. Pembuatan solusi dari masalah yang lebih spesifik dapat mendukung solusi yang dibuat menjadi tepat sasaran dan sesuai dengan kebutuhan serta keinginan mahasiswa.
Agar tercipta solusi akhir yang dapat diterima dengan baik oleh pengguna, diperlukan suatu metode untuk evaluasi dan perbaikan pengalaman pengguna dalam melalui proses tertentu. Oleh karena itu, penelitian ini menerapkan metode User Journey Mapping untuk evaluasi dan perbaikan pengalaman pengguna ketika mereka melalui kegiatan PKL.
Metode User Journey Mapping memiliki kemampuan menggali masalah lebih dalam yang terdapat pada suatu kegiatan atau prosedur yang melibatkan pengguna bahkan para pemangku kepentingan terkait. Pemetaan dilakukan berdasarkan prosedur operasi standar Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah tersedia saat ini. User Journey Mapping adalah suatu cara untuk melakukan dekonstruksi pengalaman pengguna terhadap suatu produk atau layanan sebagai serangkaian langkah perbaikan (Brignull, 2016). Pemetaan User Journey dilakukan untuk mendapatkan ide solusi dari permasalahan yang ada berdasarkan apa yang dipikirkan dan dirasakan pengguna ketika melakukan kegiatan PKL dan diharapkan dapat meningkatkan pengalaman pengguna.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
User Journey Map merupakan visualisasi dari suatu proses yang dilalui pengguna untuk mencapai tujuan yang terkait dengan bisnis atau produk tertentu (Gibbons, 2017). Terdapat dua jenis User Journey Map yaitu, Retrospective Map dan Prospective Map (Brignull, 2016).
Retrospective Map yaitu pemetaan di mana pengguna saat ini melakukan suatu hal (as-is) dan biasanya berdasarkan hasil temuan penelitian. Sedangkan Prospective Map adalah di mana anda memetakan, bagaimana anda mengharapkan pengguna berperilaku atau bersikap dengan ide produk baru (to-be).
Menurut Callabreta, G. & Gerda, G., langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pemetaan User Journey yaitu:
1. Menentukan subyek dari perjalanan secara khusus.
2. Gunakan timeline horizontal untuk memetakan secara kronologis semua aktivitas yang dilalui pelanggan saat menggunakan layanan atau ketika menyelesaikan tugas tertentu. Mengambil sudut pandang pengguna sangat penting untuk menjaga fokus pada kegiatan daripada touch points fisik.
3. Menggolongkan aktivitas yang diidentifikasi dengan menggambarkan tujuan, emosi, frustasi, serta tantangan dan kepuasan pengguna. Karakterisasi dan pemetaan dapat didukung oleh wawancara yang mendalam dengan pengguna.
4. Mendiskusikan User Journey dengan stakeholder dan pengguna untuk mengidentifikasi peluang yang terkait dengan kegiatan yang telah dipetakan.
3. METODOLOGI
Berdasarkan Gambar 1 mengenai alur metodologi penelitian, penelitian ini memiliki beberapa tahapan yang diawali dengan melakukan pengumpulan data yaitu dengan melakukan wawancara, observasi dan studi dokumen mengenai prosedur Praktik Kerja
Lapangan (PKL) saat ini.
Tahap selanjutnya adalah tahapan dari metode User Journey Mapping yang terdiri dari lima tahapan. Tahapan pertama yaitu identifikasi aktor. Pada tahapan identifikasi aktor, peneliti melakukan penentuan pihak yang terlibat pada kegiatan Praktik Kerja Lapangan. Data yang didapat berdasarkan dari hasil studi dokumen dan wawancara yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuan dari identifikasi aktor adalah untuk menghasilkan deskripsi dari pengguna yang dijadikan acuan pendekatan dalam pemetaan User Journey.
Selanjutnya tahapan kedua yaitu identifikasi aktivitas. Pada tahapan identifikasi aktivitas, peneliti melakukan pembuatan flowchart terkait alur kegiatan Praktik Kerja Lapangan Fakultas Ilmu Komputer. Data yang digunakan untuk pembuatan flowchart yaitu berdasarkan data yang didapat dari hasil wawancara, observasi, dan studi dokumen yang telah diselaraskan dengan kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang sebenarnya dilakukan oleh aktor terkait. Tujuan dari identifikasi aktivitas dengan membuat flowchart yaitu untuk mempermudah peneliti dalam melakukan pemetaan User Journey. Pada tahapan ini, pemetaan User Journey dapat dimulai. Peneliti memetakan tahapan dan aktivitas dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan dimulai dari komponen stages untuk memetakan tahapan Praktik Kerja Lapangan dan komponen doing untuk memetakan rangkaian aktivitas pada masing-masing tahapan. Peneliti menggunakan flowchart yang telah dibuat pada tahapan identifikasi aktivitas sebagai panduan dalam memetakan rangkaian aktivitas.
Kemudian tahapan ketiga yaitu identifikasi pikiran, emosi, dan ide solusi. Menetapkan pikiran, emosi dan ide solusi dilakukan setelah konten dari komponen stages dan doing dipetakan kedalam peta User Journey Retrospective (Keadaan saat ini). Data yang didapat untuk memetakan pikiran, emosi, dan ide solusi bersumber dari data pada tahap wawancara yang telah dilakukan sebelumnya.
Hasil wawancara tersebut dialokasikan sesuai dengan komponen yang terdapat pada journey map. Peneliti memetakan pertanyaan yang muncul saat melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan pada komponen thinking. Emosi menandakan hal positif dan negatif yang muncul pada pengalaman selama perjalanan pengguna (Gibbons, 2018). Pada penelitian ini, peneliti membagi emosi mejadi dua, yaitu hal yang menggangu sehingga merusak pengalaman aktor Gambar 1. Alur Metodologi Penelitian
Mulai
Identifikasi Aktor
Identifikasi Pikiran, Emosi, dan Ide Solusi
Pemetaan User Journey Prospective Identifikasi Aktivitas
Pengecekan Hasil Peta User Journey Retrospective
Selesai Tahapan User Journey
dipetakan pada komponen pain points, dan hal- hal yang positif atau menyenangkan dipetakan pada komponen happy moments.
Setelah konten pada komponen thinking, happy moments, dan pain points telah dipetakan, peneliti mulai memberikan ide solusi berdasarkan data yang sudah dipetakan. Ide solusi diberikan agar pengalaman pengguna dapat dioptimalkan. Ide solusi yang dipetakan, memungkinkan untuk dijadikan sebagai acuan perbaikan pada kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
Kemudian tahapan keempat yaitu pengecekan hasil peta User Journey Retrospective. Pengecekan hasil peta User Journey Retrospective dapat dilakukan ketika konten pada setiap komponen telah dipetakan.
Pengecekan dilakukan untuk memastikan proses yang mana yang terdapat indikasi masalah penggunaan, di dalam proses penggunaan mana terdapat informasi yang hilang. Dengan cara tersebut peneliti mengidentifikasi di proses mana penelitian pengguna diperlukan (Endmann &
Kebner, 2016). Pengecekan lebih lanjut dilakukan oleh aktor yang telah diidentifikasi dan terlibat pada kegiatan Praktik Kerja Lapangan Filkom. Saat pengecekan hasil peta User Journey, jika aktor menemukan ada data yang kurang, maka aktor dapat menambahkan data tersebut sesuai dengan lokasi komponen data yang dimaksud.
Kemudian tahap terakhir dalam metode User Journey Mapping adalah pemetaan User Journey Prospective. Pemetaan User Journey Prospective dilakukan dengan membuat skenario yang mengintegrasikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan dengan sistem informasi Filkom Apps. Dikarenakan Filkom Apps merupakan salah satu layanan yang disediakan oleh Filkom untuk membantu pelaksanaan kegiatan akademik secara online. Pemetaan User Journey Prospective dilakukan berdasarkan hasil dari ideas for improvement yang muncul pada peta User Journey Retrospective. Stages yang terdapat pada User Journey prospective disesuaikan dengan alur yang terdapat pada buku panduan Praktik Kerja Lapangan Filkom UB, sedangkan aktivitas atau komponen doing di peroleh dari hasil ideas for improvement peta retrospective. Pemetaan aktivitas disesuaikan dengan ide yang memungkinkan untuk di implementasi dalam sistem informasi. Tujuan dari pemetaan User Journey Prospective adalah untuk memberikan rekomendasi peta User Journey untuk sistem informasi prosedur PKL
yang akan dikembangkan nantinya.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari tahapan identifikasi aktor menunjukkan bahwa terdapat lima orang aktor yang saling terlibat dalam proses kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Dari lima aktor yang telah diidentifikasi, terdapat satu pengguna, yaitu mahasiswa. Empat aktor lainnya merupakan pemangku kepentingan, seperti akademik program studi, ketua jurusan, ketua program studi, dan dosen pembimbing.
Rangkuman hasil identifikasi aktor dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Rangkuman Hasil Identifikasi Aktor
Aktor Deskripsi
Mahasiswa Pihak yang ingin mencari informasi terkait PKL, melakukan pengajuan PKL, dan melihat tahapan yang telah ditempuh dalam pelaksanaan PKL.
Akademik Prodi Pihak yang dapat melihat daftar mahasiswa yang sedang atau telah menyelesaikan PKL, dapat menerima pengajuan PKL.
Ketua Jurusan Pihak yang dapat melihat daftar mahasiswa yang sedang atau telah menyelesaikan PKL, dapat memberikan keputusan terkait pengajuan dosen pembimbing PKL, dapat menerima pengajuan PKL.
Ketua Program Studi
Pihak yang dapat melihat daftar mahasiswa yang sedang atau telah menyelesaikan PKL, dapat memberikan keputusan terkait pengajuan dosen pembimbing PKL, dapat menerima pengajuan PKL.
Dosen Pembimbing
Pihak yang dapat melihat data mahasiswa yang dibimbingnya, memberikan konsultasi PKL, dapat memberikan keputusan terkait pengajuan dosen pembimbing PKL.
Selanjutnya pada tahapan identifikasi aktivitas, terdapat tiga fase dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Ketiga fase tersebut ialah fase pengajuan, fase pelaksanaan, dan fase pelaporan. Untuk flowchart fase pengajuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2. Kemudian untuk flowchart fase pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3. Sedangkan untuk flowchart fase
pelaporam Praktik Kerja Lapangn (PKL) lebih jelasnya dapat diluhat pada Gambar 4.
Pada fase pengajuan PKL, Aktor yang terlibat adalah Mahasiswa, Ketua Program Studi, Ketua Jurusan, Akademik Prodi, Dosen Pembimbing, dan Wakil Dekan III. Fase pengajuan dimulai dari pengajuan PKL sampai tahap konfirmasi dari perusahaan.
Gambar 2. Flowchart Fase Pengajuan Pada fase pelaksanaan PKL, Aktor yang terlibat adalah Mahasiswa, Ketua Jurusan, Akademik Prodi, dan Pembimbing Lapangan.
Fase pelaksanaan dimulai dari tahap klarifikasi topik sampai tahap validasi kegiatan PKL.
Gambar 3. Flowchart Fase Pelaksanaan Pada fase pelaporan PKL, aktor yang terlibat adalah Mahasiswa, Ketua Program Studi, Ketua Jurusan, Pihak Akademik Jurusan, dan Dosen Pembimbing.
Gambar 4. Flowchart Fase Pelaporan Selanjutnya pada tahapan pemetaan User Journey saat ini (User Journey Retrospective),
User Journey yang dipetakan sesuai dengan fase yang terdapat pada kegiatan PKL, yaitu fase pengajuan, fase pelaksanaan, dan fase pelaporan.
Pada fase pengajuan, terdapat dua skenario jalur yang dapat dilakukan oleh mahasiswa yaitu jalur lomba dan pengajuan praktik kerja di perusahaan. User Journey yang dipetakan sesuai
dengan apa yang dikerjakan oleh masing-masing aktor. Pada fase pengajuan PKL, terdapat pemetaan User Journey berdasarkan dari lima aktor yang terlibat yaitu mahasiswa, ketua program studi, ketua jurusan, bagian akademik dan dosen pembimbing. Kemudian untuk fase pelaksanaan terdapat dua User Journey Map Gambar 5. User Journey Mapping Fase Pengajuan oleh Mahasiswa (Praktik Kerja)
Gambar 6. User Journey Mapping Prospective Fase Pengajuan oleh Mahasiswa
yaitu dari sisi mahasiswa dan penanggung jawab lapangan. Selanjutnya untuk fase pelaporan terdapat lima User Journey Map yaitu dari aktor mahasiswa, dosen pembimbing, bagian akademik prodi, ketua prodi dan ketua jurusan.
Salah satu pemetaan User Journey saat ini (Retrospective) oleh mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 5.
Kemudian pada pemetaan User Journey Prospective, User Journey yang dipetakan sesuai dengan fase yang terdapat pada kegiatan PKL, yaitu fase pengajuan, fase pelaksanaan, dan fase pelaporan. Pada fase pengajuan dan fase pelaporan, aktor yang terlibat sama seperti aktor yang ada pada peta User Journey Retrospective.
Sedangkan untuk fase pelaksanaan tidak terdapat perubahan peta. Salah satu pemetaan User Journey Prospective oleh mahasiswa dapat dilihat pada Gambar 6.
5. PENUTUP
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat dibuat kesimpulan sebagai berikut :
1. Hasil identifikasi permasalahan pengguna dengan menggunakan metode User Jouney Map ketika melaksanakan prosedur kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada Fakultas Ilmu Komputer, menunjukkan bahwa sebagian besar permasalahan mengarah pada bagian administrasi yang terdapat pada fase pengajuan dan pelaporan untuk prosedur kegiatan Praktik Kerja Lapangan
2. Ide solusi yang di dapat dari hasil peta User Journey Retrospective adalah sebanyak dua puluh empat rekomendasi ide solusi untuk fase pengajuan, satu rekomendasi ide solusi untuk fase pelaksanaan, dan tujuh belas rekomendasi ide solusi untuk fase pelaporan.
Ide solusi tersebut mengarah pada ide fitur untuk implementasi sistem informasi Praktik Kerja Lapangan pada Filkom Apps.
3. Pemetaan User Journey Prospective dilakukan dengan membuat skenario yaitu mengintegrasikan prosedur administrasi PKL dengan sistem informasi Filkom Apps.
Pemetaan diambil dari ide solusi User Journey Retrospective, yang kemudian dibuat skenario aktivitas dengan penyelarasan berdasarkan aktivitas yang sudah ada. Hasil peta belum dapat diuji karena sistem belum di implementasi.
6. DAFTAR PUSTAKA
Brignull, H., 2016. How to Run an Empathy &
User Journey Mapping Workshop.
Tersedia di:
https://medium.com/@harrybr/how-to- run-an-empathy-userjourney-mapping- workshop-813f3737067 [Diakses 18 Oktober 2018]
Calabretta, G. & Gemser, G, 2016. Integrating Design into Fuzzy Front End of the Innovation Process. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Endmann, A. & Keßner, D., 2016. User Journey Mapping – A Method in User Experience Design. I-Com.
Gibbons, S., 2017. UX Mapping Methods Compared: A Cheat Sheet. Nielsen Norman Group, [online] Tersedia di: <
https://www.nngroup.com/articles/ux- mapping-cheat-sheet/> [Diakses ]
Gibbons, S., 2018. Journey Mapping 101.
Nielsen Norman Group, [online] Tersedia di:
<https://www.nngroup.com/articles/custo mer-journey-mapping/> [Diakses 27 Juni 2019]
Norman, D. & Nielsen, J., 2013. The Definition of User Experience (UX). Tersedia di:
https://www.nngroup.com/articles/definit ion-user-experience/ [Diakses 05 Desember 2018]
