4. ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Umum
Setelah melakukan beberapa studi literatur, peneliti mendapatkan data- data dan informasi penting yang mendasar dari sistem administrasi shop drawing.
Berdasarkan literatur yang peneliti peroleh, terdapat dua alur shop drawing yang berbeda. Masing-masing literatur memiliki bentuk diagram yang berbeda seperti yang terdapat pada bab sebelumnya. Dimana dari studi literatur yang telah peneliti dapat, peneliti mencoba melakukan analisa pada kenyataan sebenarnya dilapangan dengan melakukan wawancara secara personal kepada beberapa pihak construction management (CM). Dari hasil wawancara tersebut, peneliti mendapatkan diagram alur shop drawing menurut kenyataan dilapangan yang disebut Standard Operation Procedure (SOP). Setelah menganalisa hasil dari wawancara tersebut, peneliti melakukan pengembangan sistem administrasi shop drawing yang dilakukan pada periode bulan Juli 2008 sampai pada bulan Desember 2008.
4.2 Standard Operation Procedure (SOP) Shop Drawing
Dari hasil wawancara, peneliti memperoleh pengetahuan distribusi shop drawing yang terjadi di proyek pada saat ini. Gambar 4.1 merupakan Flow Chart Standard Operation Procedure (SOP) Shop Drawing yang dipakai di dalam proyek pada umumnya pada saat ini. Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat dilihat bahwa antara studi literatur dengan kenyataan di lapangan ada sedikit perbedaan. Dimana pada studi literatur hanya menunjukkan diagram alur shop drawing secara sederhana (umum). Namun pada hasil wawancara, peneliti mendapatkan hasil yang lebih spesifik dari diagram alur shop drawing.
4.2.1 For Construction Drawing
Dari flow chart tersebut, Konsultan membuat gambar yang disebut for construction drawing. Yang dimaksud for construction drawing adalah gambar yang dibuat oleh konsultan sebagai gambar tender. Namun for construction drawing tidak bisa langsung dipakai di lapangan karena masih dibutuhkan gambar
17
Owner
1 set For Construction Drawing
1 set For Construction Drawing
Shop Drawing didistribusikan di lapangan Kontraktor
NOT OK Memeriksa Shop Drawing
Owner
Memeriksa Shop Drawing Konsultan
OK
Membuat Laporan Construction Management
For Construction Drawing
Distribusi For Construction Drawing yang disetujui Konsultan
Gambar 4.1. Flow Chart Standard Operation Procedure (SOP) Shop Drawing
yang lebih detail lagi yang disebut shop drawing. Konsultan membuat 5 set for construction drawing yang dibagikan 1 set untuk owner, 2 set untuk construction management, 1 set untuk quantity surveyor, 1 set untuk konsultan, dan 1 set untuk kontraktor.
4.2.2 Schedule Pembuatan Shop Drawing
Setelah kontraktor dan construction management menerima for construction drawing, maka kontraktor dan construction management langsung membuat schedule pembuatan shop drawing berdasarkan for construction drawing dan selanjutnya shop drawing dibuat/diproduksi. Biasanya durasi yang
2 set For Construction Drawing Construction Management
1 set For Construction Drawing Quantiity Surveyor
Kontraktor
1 set For Construction Drawing Konsultan
Membuat schedule produksi Shop Drawing Kontraktor & Construction Management
Memeriksa Shop Drawing & menyimpan tanggal aktual Construction Management
Memproduksi Shop Drawing Kontraktor
1 set Shop Drawing yg disetujui Quantity Surveyor Owner
Persetujuan For Construction Drawing Constructian Management
diberikan bagi kontraktor untuk mempersiapkan shop drawing sekitar 6 sampai 8 minggu sebelum pekerjaan di lapangan dilakukan. Selanjutnya pihak contruction management menerima shop drawing dari pihak kontraktor dan melakukan pemeriksaan singkat. Shop drawing yang disetujui oleh construction management maka shop drawing dikirim ke pihak owner/konsultan untuk diperiksa dengan durasi sekitar 2 hari. Apabila shop drawing yang diperiksa tidak disetujui oleh construction management, maka shop drawing dapat langsung dikembalikan ke kontraktor untuk direvisi tanpa harus meminta persetujuan owner/konsultan.
Selanjutnya shop drawing dikembalikan kepada pihak construction management untuk diperiksa secara total. Setelah melalui pemeriksaan dari pihak owner/konsultan dan construction management maka construction management menyerahkan kembali shop drawing kepada pihak kontraktor. Durasi yang biasanya diberikan oleh kontraktor untuk construction management mengembalikan shop drawing yaitu sekitar 7 hari dari tanggal shop drawing dikirim kontraktor ke construction management.
4.2.3 Proses Persetujuan Shop Drawing
Ketika shop drawing telah dibuat, shop drawing dikirim ke construction management untuk diperiksa terlebih dahulu. Apabila construction management menyetujui shop drawing tersebut maka shop drawing akan dikirim oleh construction management ke owner maupun konsultan untuk mendapatkan persetujuan. Namun apabila shop drawing diperiksa oleh construction management dan terdapat ketidak cocokan, maka shop drawing tidak perlu dikirim ke owner maupun konsultan, tapi shop drawing bisa langsung dikembalikan ke kontraktor untuk di revisi. Semua tanggal aktual yang diperoleh oleh construction management dicatat dan disimpan, sehingga pada akhirnya construction management dapat membuat laporan.
Apabila shop drawing telah disetujui oleh owner, konsultan maupun construction management, maka shop drawing dikembalikan ke kontraktor untuk digunakan di lapangan.
19
4.3 Konsep Program Sistem Administrasi Shop Drawing
Yang menjadi konsep dasar dalam pembuatan program ini ada dua. Yang pertama, perencanaan dan pengendalian pembuatan shop drawing. Dan yang kedua, sistem administrasi shop drawing. Dimana data-data yang diperlukan berupa tanggal dan status shop drawing.
Ada dua jenis tanggal yang digunakan sebagai dasar program sistem administrasi shop drawing yaitu tanggal rencana/plan dan tanggal aktual. Di dalam suatu sistem administrasi, tanggal merupakan faktor utama sehingga dapat dijadikan sebagai dasar pertanggung jawaban masing-masing pihak, yaitu pihak kontraktor, pihak construction management, maupun pihak owner/konsultan dalam pendistribusian shop drawing. Tanggal juga digunakan sebagai perencanaan atau patokan dalam pembuatan shop drawing. Untuk mengendalikan jadwal produksi shop drawing, tanggal juga merupakan faktor yang utama.
Sedangkan status merupakan faktor utama pada laporan administrasi.
Status memberikan tanda persetujuan untuk shop drawing apakah shop drawing dapat digunakan, direvisi atau ditolak sebelum dipakai di lapangan.
Dan sebagai ouput dari sistem administarsi shop drawing ini adalah laporan yang dapat menunjukkan tanggal-tanggal yang diperlukan construction management.
4.3.1 Tanggal Rencana/Plan
Tanggal rencana/plan diperlukan sebagai acuan bagi construction management dalam membuat jadwal shop drawing agar pekerjaan di lapangan tidak sampai terlambat. Construction management membuat jadwal tersebut berdasarkan dari for construction drawing yang diterima. Selain itu jadwal ini juga dapat digunakan construction management untuk mengingatkan kontraktor dalam mempersiapkan shop drawing sebelum pekerjaan di lapangan di lakukan.
Tanggal rencana pelaksanaan pekerjaan di lapangan digunakan sebagai langkah awal pihak construction management untuk menentukan tanggal-tanggal yang lain pada tahap perencanaan seperti tanggal kapan pihak construction management menerima gambar shop drawing dari kontraktor, tanggal kapan pihak construction management menyerahkan gambar shop drawing pada
owner/konsultan, tanggal kapan pihak owner/konsultan harus mengembalikan gambar shop drawing pada pihak construction management, dan pihak construction management harus menyerahkannya kembali kepada pihak kontraktor agar dapat digunakan di lapangan. Pada tahap perencanaan/plan, tanggal-tanggal tersebut ditentukan dari durasi yang diberikan oleh pihak construction management agar tidak terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan proyek.
4.3.2 Tanggal Aktual
Yang dimaksud tanggal aktual adalah tanggal yang sebenarnya terjadi di lapangan seperti tanggal kontraktor mengirim shop drawing kepada construction management, tanggal construction management mengirim shop drawing ke owner/konsultan, tanggal construction management menerima kembali shop drawing dari owner/konsultan serta tanggal construction management mengembalikan shop drawing ke kontraktor. Tanggal aktual bisa sama dan juga bisa tidak dengan tanggal rencana.
Status dari gambar shop drawing diterima setelah pihak construction management melakukan pemeriksaan terhadap gambar shop drawing. Dimana status yang diterima menentukkan apakah gambar shop drawing dapat digunakan di lapangan atau tidak. Status yang dicantumkan biasanya diterima, diperbaiki, atau ditolak.
4.3.3 Laporan
Di dalam sistem administrasi shop drawing diperlukan output berupa laporan. Laporan berfungsi untuk memberikan summary/ringkasan tanggal yang ada di dalam sistem administrasi shop drawing.
4.4 Kerangka Kerja Program Sistem Administrasi Shop Drawing
Kerangka kerja (Gambar 4.2) ini dibutuhkan untuk membantu dalam memakai program sistem administrasi shop drawing. Dimana dalam kerangka kerja ini berisi bab-bab dan sub-bab yang menjelaskan tiap-tiap bagian dalam program sistem administrasi shop drawing. Dalam kerangka kerja ini dibagi
21
INFORMASI UMUM
PLAN AKTUAL
Input durasi yang dibutuhkan
Kontraktor untuk menyiapkan shop drawing sebelum pekerjaan di lapangan dilakukan
• Durasi terima dari kontraktor
• Durasi pemeriksaan shop drawing di pihak Owner/Konsultan
• Durasi CM melakukan pemeriksaan total shop drawing
• Durasi CM mengembalikan shop drawing ke pihak Kontraktor
Input tanggal aktual:
Input jenis pekerjaan yg akan dilakukan Terima dari Kontraktor
(For Construction Drawing Title) Terima dari Owner/Konsultan
CM selesai pemeriksaan total
Input tanggal pekerjaan dilakukan Kembali ke Kontraktor
Output tanggal:
• Terima dari Kontraktor
• Terima dari Owner/Konsultan
• CM selesai pemeriksaan total
• Kembali ke Kontraktor
Input tanggal revisi ke…
Terima dari Kontraktor
Terima dari Owner/Konsultan
CM selesai pemeriksaan total
Kembali ke Kontraktor
JENIS LAPORAN
Gambar 4.2. Kerangka Kerja Program Sistem Administrasi Shop Drawing
dalam empat bagian besar yaitu informasi umum, tahap rencana/plan, tahap aktual, dan laporan.
NAMA KONTRAKTOR
WORKPACKAGE
NO DOKUMEN
REFERENSI DOKUMEN
NO SHOP DRAWING
JUDUL SHOP DRAWING
NO COMMENT MINOR COMMENT REVISE NO ACCEPTABLE
TANGGAL DISETUJUI
KOMENTAR
LAPORAN PLAN LAPORAN LOG LAPORAN DETAIL
NAMA PROYEK
PERSETUJUAN DETAIL UMUM SHOP DRAWING
REVISI
N/A
4.4.1 Informasi Umum
Informasi umum diperlukan sebagai identitas proyek yang dikerjakan.
Dengan adanya informasi umum ini diharapkan dapat mempermudah dalam penyimpanan data-data proyek.
4.4.1.1 Nama Proyek
Dalam nama proyek berisi tentang nama dari proyek yang sedang dikerjakan. Nama proyek ini berfungsi untuk mengetahui identitas dari proyek yang sedang dikerjakan. Nama proyek harus diinput oleh construction management sesuai dengan proyek yang sedang dikerjakan.
4.4.1.2 Nama Kontraktor
Nama kontraktor berisi siapa kontraktor yang mengerjakan proyek yang sedang berlangsung. Nama kontraktor berfungsi untuk mengetahui siapa kontraktor yang bertanggung jawab dalam proyek yang sedang berlangsung.
4.4.1.3 Workpackage
Workpackage berisi tentang penjelasan jenis pekerjaan yang sedang dilakukan. Dalam workpackage dibagi menjadi empat jenis pekerjaan utama yaitu pekerjaan Struktur, pekerjaan MEP, pekerjaan Finishing, dan pekerjaan Interior.
Empat jenis pekerjaan ini merupakan pekerjaan utama dalam sebuah proyek.
Dimana tiap-tiap jenis pekerjaan dibagi menurut bagianya masing-masing.
Dalam workpackage ini kita dapat memilih salah satu pekerjaan utama dari empat pekerjaan utama yang telah disediakan lewat tabel yang telah disediakan.
• Pekerjaan Struktur
Pekerjaan struktur ini mencakup pekerjaan struktur dari bangunan seluruhnya mulai dari pekerjaan pondasi hingga pekerjaan atap.
• Pekerjaan MEP
23
Kepanjangan dari MEP adalah Mechanical Electrical and Plumbing. Bagian ini biasanya mengurusi pemasangan listrik dan bagian-bagian lain dibidang kelistrikan. Pekerjaan MEP biasanya juga mengurusi pembangunan sistem plumbing dari suatu proyek baik pendistribusian air bersih, pembuangan air kotor, dan juga pemasangan sprinkler dan hidrant untuk mengatasi kebakaran.
• Pekerjaan Finishing
Pekerjaan finishing biasanya dilakukan setelah pekerjaan struktur dan pekerjaan MEP selesai dikerjakan. Pekerjaan finishing mencakup pekerjaan plesteran, pengecatan, pemasangan keramik, dll.
• Pekerjaan Interior
Pekerjaan interior biasanya dilakukan setelah ketiga pekerjaan utama telah dilakukan, jadi pekerjaan ini merupakan jenis pekerjaan yang terakhir dalam sebuah proyek. Pekerjaan ini mencakup pekerjaan keseluruhan isi bangunan yang telah dibuat dari pekerjaan pemasangan mebel hingga dekorasi yang terdapat di dalam bangunan.
4.4.2 Plan/Rencana (Tahap Rencana)
Tahap ini merupakan tahap perencanaan awal. Pada tahap ini pihak construction management menginput durasi yang diperlukan dalam pendistribusian shop drawing. Yang dimaksud durasi adalah selang waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan shop drawing sebelum didistribusikan untuk mendapat persetujuan. Durasi di dapat berdasarkan persyaratan yang tertera di dalam standard operation procedure (SOP) shop drawing. Syarat-syarat durasi yang perlu diinput adalah :
• Durasi terima dari Kontraktor yaitu berapa lama durasi yang diperlukan construction management untuk menerima shop drawing dari kontraktor untuk diperiksa sebelum pekerjaan di lapangan dilakukan.
• Durasi pemeriksaan shop drawing di pihak owner/konsultan yaitu berapa lama durasi yang dibutuhkan owner/konsultan untuk melakukan
pengecekan shop drawing untuk mendapat persetujuan sebelum pekerjaan dimulai.
• Durasi construction management melakukan pemeriksaan total shop drawing yaitu durasi yang dibutuhkan construction management untuk memeriksa total shop drawing yang telah diperiksa dari owner/konsultan sebelum shop drawing dikembalikan kepada kontraktor.
• Durasi total construction management harus mengembalikan shop drawing yang telah diperiksa ke kontraktoryaitu durasi yang diperlukan construction management untuk mengembalikan shop drawing yang telah diperiksa oleh construction management, owner/konsultan ke kontraktor sebelum pekerjaan di lapangan dilakukan.
Selanjutnya yang perlu diinputkan adalah for construction drawing title dan tanggal rencana pekerjaan di lapangan dilakukan. Apabila semua input telah diisi maka akan tampil tanggal rencana terima dari kontraktor, terima dari owner/konsultan, tanggal CM selesai melakukan pemeriksaan total shop drawing, tanggal kembali ke kontraktor
Pada tahap ini data yang dimasukkan merupakan data perencanaan sebelum sebuah pekerjaan dilakukan. Jadi pada tahap ini setiap data yang dimasukkan hanya menjadi sebuah acuan dalam pelaksanaan yang akan dikerjakan di lapangan. Yang menjadi dasar dalam menginput waktu yang diperlukan dalam mempersiapkan shop drawing adalah tanggal pekerjaan di lapangan akan dilaksanakan.
4.4.3 Aktual (Tahap Pelaksanaan)
Tahap pelaksanaan merupakan tahap setelah tahap perencanaan. Pada tahap ini data yang dimasukkan merupakan data sesungguhnya yang terjadi di lapangan. Pada tahap aktual dibagi dalam 4 bagian yaitu detail umum shop drawing, tanggal aktual shop drawing, persetujuan shop drawing dan revisi shop drawing.
25
4.4.3.1 Detail Umum Shop Drawing
Dalam detail shop drawing biasanya dicantumkan beberapa bagian penting yang berfungsi untuk menentukan detail dari gambar shop drawing yang diterima seperti nomer dokumen, referensi dokumen, nomer shop drawing, dan judul shop drawing. Hal-hal tersebut berguna pada waktu memasukkan data dari shop drawing. Dengan melihat data-data di atas maka dapat dengan mudah menemukan shop drawing yang akan dicari.
• Nomer Dokumen
Nomer dokumen berfungsi untuk menunjukkan nomer surat pengantar paket shop drawing yang akan didistribusikan kepada pihak construction management serta owner/consultant untuk mendapatkan persetujuan sebelum digunakan di lapangan. Nomer dokumen ini dikeluarkan oleh pihak kontraktor.
• Referensi Dokumen
Referensi dokumen ini merupakan dokumen acuan yang digunakan di dalam membuat sebuah shop drawing. Dokumen acuan yang dimaksud bisa berupa for construction drawing maupun site instruction. Yang dimaksud site instruction adalah adanya pesan/permintaan dari owner untuk mengubah maupun menambahkan jenis pekerjaan di lapangan.
• Nomer Shop Drawing
Setiap gambar shop drawing harus diberi kode/ nomer. Banyak skema penomeran yang berbeda digunakan untuk berbagai bagian nomer gambar yang menandakan hal yang berbeda. Umumnya adalah hal yang terbaik untuk menggunakan sistem penomeran sederhana dan tidak membebani nomer tersebut dengan terlalu banyak penandaan. Nomer dokumen diperoleh dari kontraktor. Penomeran pada shop drawing juga tidak kalah pentingnya hal ini dikarenakan untuk mempermudah dalam proses pencariannya. Jika dengan menggunakan nomer, pada saat diperlukan maka shop drawing yang dicari dapat dengan segera ditemukan.
• Judul Shop Drawing
Judul shop drawing ini berfungsi untuk memberikan nama pada shop drawing yang telah dibuat. Judul shop drawing juga sama pentingnya dengan nomer gambar, karena sebuah gambar akan dengan mudah dapat ditemukan lewat judulnya. Untuk judul shop drawing juga diperoleh dari kontraktor.
4.4.3.2 Tanggal Aktual Shop Drawing
Ada empat tanggal aktual yang dapat diinput yaitu tanggal shop drawing diterima dari Kontraktor, tanggal shop drawing dikirim ke Owner/Konsultan, tanggal shop drawing diterima dari Owner/Konsultan, tanggal shop drawing dikembalikan ke Kontraktor. Tanggal-tanggal yang diinput adalah:
• Terima dari Kontraktor yaitu tanggal aktual shop drawing diterima oleh construction management dari kontraktor untuk diperiksa.
• Terima dari Owner/Konsultan yaitu tanggal aktual shop drawing diterima oleh construction management setelah shop drawing diperiksa oleh Owner/Konsultan.
• CM selesai pemeriksaan total yaitu input tanggal aktual shop drawing construction management melkuakn pemeriksaan total shop drawing yang telah diperiksa oleh Owner/Konsultan.
• Kembali ke Kontraktor yaitu input tanggal aktual shop drawing dikembalikan oleh construction management kepada kontraktor untuk dilihat kembali dan diperhatikan komentar yang ada.
4.4.3.3 Persetujuan Shop Drawing
Dalam persetujuan shop drawing ada 4 status shop drawing yang digunakan yaitu N/A (Not Applicable), No Comment, Minor Comments Work May Proceed, Revise & Resubmit As per Comments, dan No Acceptable.
• N/A (Not Applicable) yaitu status yang digunakan apabila ada tanggal aktual yang belum terisi.
27
• No Comment berarti bahwa shop drawing yang dibuat oleh kontraktor sudah tidak ada masalah, sehingga shop drawing tersebut dapat digunakan di lapangan.
• Minor Comments Work May Proceed yaitu bahwa dalam shop drawing itu ada sedikit comments yang harus diperhatikan namun shop drawing tersebut sudah bisa digunakan di lapangan.
• Revise & Resubmit As per Comments yaitu shop drawing tersebut memiliki banyak sekali kesalahan dan ketidak sesuaian dengan spesifikasi yang ditentukan, sehingga pihak kontraktor harus merevisi shop drawing tersebut.
• No Acceptable berarti shop drawing tersebut tidak dapat diterima dan pihak kontraktor harus merevisi dan mengganti dengan shop drawing yang baru.
Apabila shop drawing berstatus no comment atau minor comment, maka yang selanjutnya yang harus diinput adalah tanggal disetujui dan komentar.
• Tanggal disetujui adalah tanggal yang digunakan sebagai acuan bahwa shop drawing tersebut telah disetujui dari pihak kontraktor, construction management serta owner/konsultan sehingga shop drawing dapat segera digunakan di lapangan.
• Komentar dapat diberikan pada semua shop drawing meskipun status shop drawing tersebut no comments atau minor comments work may proceed karena kadang ada catatan-catatan tambahan yang perlu ditambahkan dalam shop drawing tersebut.
4.4.3.4 Revisi
Revisi terjadi apabila shop drawing berstatus revise & resubmit as per comments dan no acceptable. Di dalam revisi yang perlu diinput adalah tanggal shop drawing yang telah direvisi diberikan kepada construction management.
Selain itu yang juga perlu diinputkan lagi adalah tanggal construction management mengirim shop drawing tersebut kepada owner/konsultan, tanggal construction management kembali shop drawing dari owner/konsultan, serta
tanggal construction management mengembalikan shop drawing kepada kontraktor.
Apabila status shop drawing yang telah direvisi tersebut no comment atau minor comments work may proceed, maka tahapan selanjutnya adalah menginput tanggal disetujui serta komentar yang diperlukan untuk shop drawing tersebut dan shop drawing dapat segera digunakan di lapangan.
Namun, apabila status shop drawing yang telah direvisi tersebut revise &
resubmit as per comments dan no acceptable maka revisi harus dilakukan lagi sampai shop drawing tersebut memperoleh status no comment atau minor comments work may proceed. Setelah itu tanggal disetujui dapat diinput.
4.4.4 Laporan
Sebagai output dari program sistem administrasi shop drawing adalah dalam bentuk laporan.
4.4.4.1 Laporan Rencana/Plan
Laporan rencana/plan berfungsi untuk memberikan informasi perencanaan, kapan shop drawing perlu dipersiapkan/dibuat dan didistribusikan kepada owner/konsultan untuk diperiksa sebelum pekerjaan di lapangan dimulai.
Yang terdapat di dalam laporan plan adalah For Construction Drawing Title, tanggal dimulainya pekerjaan dilapangan, tanggal rencana construction management menerima shop drawing dari kontraktor, tanggal rencana construction management mengirim shop drawing ke owner/konsultan, tanggal rencana construction management menerima kembali shop drawing dari owner/konsultan, dan tanggal rencana construction management mengembalikan shop drawing ke kontraktor.
4.4.4.2 Laporan Log
Laporan log ini bertujuan untuk memberikan informasi aktual untuk tanggal, status, maupun komentar. Yang terdapat dalam laporan log ini adalah nomor shop drawing, judul shop drawing, nomer dokumen, dokumen referensi, tanggal aktual construction management menerima shop drawing dari kontraktor,
29
tanggal aktual construction management mengembalikan shop drawing kepada kontraktor, status shop drawing, tanggal disetujui, dan komentar.
4.4.4.3 Laporan Detail
Laporan detail yaitu laporan yang menunjukkan tanggal-tanggal aktual shop drawing yang terjadi di lapangan. Laporan ini berisi tanggal aktual construction management menerima shop drawing dari kontraktor, tanggal aktual construction management mengirim shop drawing ke owner/consultant, tanggal aktual construction management menerima shop drawing dari owner/consultant, tanggal aktual construction management mengembalikan shop drawing kepada kontraktor. Di dalam laporan ini terlihat juga revisi yang terjadi dalam setiap shop drawing. Laporan aktual menunjukkan tanggal-tanggal paling akhir yang terjadi dalam shop drawing.
4.5 Aplikasi Sistem Administrasi Shop Drawing dalam Bentuk Program Komputer
Penelitian dan desain program ini dilakukan agar dapat mempermudah sitem administrasi shop drawing dalam proyek konstruksi. Program ini diberi nama Shop Drawing Administration System. Dalam tugas akhir kali ini akan dijelaskan cara menginstal program Shop Drawing Administration System serta cara menggunakan program dalam pendistribusian shop drawing.
4.5.1 Cara Membuka Program Shop Drawing Administration System
Untuk menjalankan program Shop Drawing Administration System hanya memerlukan koneksi internet. Karena program ini terdapat di dalam sebuah situs internet yang dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan. Untuk sementara, dalam tugas akhir ini, peneliti hanya menggunakan situs lokal untuk mempermudah pengembangan.
4.5.2 Penggunaan Program Shop Drawing Administration System
Dalam tugas akhir ini pendistribusian shop drawing dilakukan dengan bantuan program Shop Drawing Administration System. Berikut ini akan
dijelaskan cara penggunaan program mulai dari tampilan awal sampai tampilan laporan yang dibutuhkan yang dapat dicetak/ diprint.
Pada tampilan awal program Shop Drawing Administration System akan muncul tampilan yang dapat dilihat Gambar 4.3. Tampilan tersebut adalah cover dari program ini. Input username dengan admin dan password admin.
Gambar 4.3. Tampilan Cover Program Shop Drawing Administration System 4.5.3 Input database
Untuk memasukkan database yang diperlukan, klik pilihan menu Master (1) pada menu utama program. Lalu pilih New Project. Gambar 4.4 menampilkan pilihan menu master.
Gambar 4.4. Tampilan Master Program Shop Drawing Administration System 1
31
• Input Database Nama Proyek dan Kontraktor
Input nama proyek (1) serta nama kontraktor (2) lalu tekan submit (3) untuk menyimpan data nama proyek dan kontraktor. Setelah di submit, nama proyek dan nama kontraktor akan muncul di bagian bawah seperti terlihat pada Gambar 4.5. setelah database nama proyek dan kontraktor disubmit pilih add detail (4) pada bagian samping kanan nama kontraktor.
Gambar 4.5. Tampilan Database Nama Proyek dan Kontraktor
• Input Informasi Umum
Tampilan informasi umum seperti pada Gambar 4.6. Pada database plan ada 4 pilihan workpackage (1) yaitu struktur, MEP, finishing, dan interior.
Namun di sebelah terdapat sebuah kolom kosong yang dapat digunakan sebagai keterangan dari workpackage (2). Setelah itu input durasi terima dari kontraktor (3), durasi pemeriksaan shop drawing di owner/konsultan (4), Durasi CM selesai pemeriksaan total (5), Durasi shop drawing kembali ke kontraktor (6).
Gambar 4.6. Tampilan Database Plan
Setelah disubmit di sebelah samping kanan muncul add detail (7). Lalu pilih add detail, maka akan muncul tampilan database rencana dan aktual.
1 3 2
4
1 2
3
4 5
6
7
• Database Rencana
Database ini dapat dilihat pada gambar 4.7. Pada bagian database rencana (kiri) yang perlu diinput adalah For Construction Drawing Title (1) dan tanggal pekerjaan di lapangan dilakukan (2). Setelah tanggal pekerjaan di lapangan diisi, tekan tombol C (3) yang berguna untuk mengoutput tanggal terima dari kontraktor (4), terima dari owner/konsultan (5), CM selesai pemeriksaan total (6), kembali ke kontraktor (7).
Gambar 4.7. Tampilan Database Rencana-Aktual
• Input Database Aktual
Database aktual terletak di bagian kanan (gambar 4.7) database rencana- aktual. Dalam database aktual yang perlu diinput yaitu no dokumen (8)., referensi dokumen (9), no shop drawing (10) dan judul shop drawing (11).
Selain itu yang perlu diinput juga adalah tanggal aktual terima dari kontraktor (12), terima dari owner/konsultan (13), CM selesai pemeriksaan total (14), kembali ke kontraktor (15).
Untuk status aktual shop drawing (16) ada 5 pilihan yaitu N/A (Not Applicable), no comment, minor comments work may proceed, revise &
resubmit as per comments, dan no acceptable. Apabila status shop drawing tersebut no comments atau minor comments work may proceed maka tanggal disetujui (17) dapat disi. Namun apabila status shop drawing tersebut revise
& resubmit as per comments atau no acceptable maka date approved tidak
1 2
3 4
5 6
7
8
9 10
11
12 13
14 15
16 17
18
33
dapat diisi. Setelah memilih status maka komentar (18) dapat diisi, lalu tekan submit untuk menyimpan.
Apabila status shop drawing tersebut revise & resubmit as per comments atau no acceptable maka akan muncul revisi pada bagian kanan bawah.
• Input Database Revisi
Dalam database revisi (Gambar 4.8) yang perlu diinput adalah tanggal gambar shop drawing yang telah direvisi diterima oleh construction management (terima dari kontraktor) (1). Selain itu yang perlu diinput adalah tanggal aktual revisi pada masing-masing tanggal terima dari owner/konsultan (2), CM selesai pemeriksaan total (3), dan kembali ke kontraktor (4).
Lalu pilih status (5) dari gambar yang telah direvisi. Apabila status shop drawing tersebut no comments atau minor comments work may proceed maka tanggal disetujui (6) dapat disi. Namun apabila status shop drawing tersebut N/A (Not Applicable), revise & resubmit as per comments atau no acceptable maka tanggal disetujui tidak dapat diisi dan langkah revisi harus dilakukan lagi.
Komentar (7) dapat diisi sebagai catatan yang perlu dilakukan dalam revisi selanjutnya maupun sebagai catatan bagi revisi yang telah disetujui.
Apabila semua data telah diinput tekan submit, maka tampilannya akan kembali ke database rencana-aktual.
Gambar 4.8. Tampilan Database Revisi
1
2 3
4 5
6 7
• Laporan Rencana/Plan
Untuk melihat laporan rencana/plan, langkah yang harus dilakukan sama seperti langkah-langkah yang dilakukan untuk melihat laporan log. Gambar 4.10 menunjukkan tampilan laporan rencana/plan.
Gambar 4.9. Tampilan Laporan Rencana/Plan
• Laporan Log
Untuk melihat laporan log, langkah yang harus dilakukan adalah harus kembali ke database nama proyek dan kontraktor. Untuk kembali ke database ini, pilih Home yang terletak pada bagian kiri atas, lalu pilih new project pada menu master selanjutnya terlihat project name yang akan ditinjau. Pilih add detail pada proyek yang diinginkan, selanjutnya akan muncul beberapa jenis laporan yang ingin dilihat. Pilihlah laporan log.
Gambar 4.9 menunjukkan tampilan laporan log.
Gambar 4.10. Tampilan Laporan Log
• Laporan Detail
Untuk melihat laporan detail langkah yang harus dilakukan sama seperti langkah-langkah yang dilakukan untuk melihat laporan log dan laporan plan.
Gambar 4.11 menunjukkan tampilan laporan detail. Dalam laporan ini untuk kolom tanggal disetujui apabila masih belum terisi, maka kolom tersebut akan berwarna merah yang dapat digunakan sebagai tanda.
35
Gambar 4.11. Tampilan Laporan Detail
• Pencetakan/Print Laporan
Untuk mencetak/print setiap laporan yang diinginkan, pada saat melihat tampilan laporan tersebut tekan tombol CTRL+P untuk mencetak/print laporan yang diinginkan. Untuk pengaturan kertas dan margin dapat dilakukan dengan memilih properties pada saat sebelum mencetak/print.
