- 1 -
Volume I – Nomor 1, April 2016
ANALISIS SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA STMIK INOVASI SANIS TEKNOLOGI BISNIS
Didik Setiyadi, S.Kom, M.Kom Dosen Tetap Program Studi Sistem Informasi
STMIK ISTB
Abstrak
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Inovasi Sains Teknologi Bisnis (STMIK ISTB) menyelanggarakan pendidikan akademik jenjang Strata- 1program studi Teknik Informatika dan Sistem Informasi. Didalam penelitian ini akan melakukan analisis terhadap sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STMIK ISTB. Kegiatan dalam sistem yang dianalisis adalah kegiatan penerimaan calon mahasiswa baru yang akan mendaftar serta melakukan serangkaian kegiatan mahasiswa baru lainnya. fasilitas penting yang bisa dimanfaatkan khususnya oleh marketing yaitu berupa data calon pendaftar, hasil ujian saringan masuk serta pengumuman lulus atau tidaknya calon pendaftar tersebut. Metode dalam proses analisis digunakan metodologi Waterfall ini memiliki beberapa tahapan yaitu Analisis, Perancangan Sistem, Implementasi, Integrasi, Operasi dan Pemeliharaan. Dalam proses pengumpulan data penulis menggunakan metode observasi, wawancara dan studi pustaka, sedangkan dalam penelitian ini hanya dilakukan pada tahapan analisis terhadap sistem informasi penerimaan mahasiswa baru.
Kata Kunci: penerimaan mahasiswa baru, waterfall, analisis
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang
Kemajuan teknologi informasi yang begitu pesat akan menuntut berbagai instansi maupun perusahaan untuk bisa selalu mengikuti perkembangannya. Diantara upaya tersebut adalah dengan melalukan pembangunan sistem informasi yang berbasis internet. Dengan menggunakan internet kecepatan untuk mendapatkan informasi yang dihasilkan akan lebih baik dan
sesuai dengan kebutuhan user.
Instansi pendidikan khususnya perguruan tinggi merupakan salah satu sarana bagi warga negara untuk memperoleh hak mereka yaitu pelayanan pendidikan yang bermutu.
Pelayanan tersebut menekankan kepada kualitas dan sedapat mungkin dilaksanakan dengan cepat. Salah satu pelayanan di perguruan tinggi adalah proses penerimaan mahasiswa baru (PMB). Kegiatan PMB merupakan gerbang awal yang harus
- 4 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 dilalui oleh calon mahasiswa, oleh karena itu proses pelayanan harus diberikan yang terbaik.
STMIK ISTB menerima pendaftaran mahasiswa baru setiap tahun akademik berjalan dan saat ini proses pengolahan data belum terkomputerisasi, mahasiswa harus datang ke kampus untuk memperoleh informasi dan melakukan pendaftaran. Sehubungan dengan hal tersebut, penulis akan melakukan analisis terhadap proses penerimaan mahasiswa baru dengan menggunakan metode waterfall.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah
“Bagaimana melakukan analisis sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STMIK ISTB dengan menggunakan metode waterfall ?”.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah didalam penelitian ini, adalah sebagai berikut:
a. Analisis terhadap sistem informasi penerimaan mahasiswa baru hanya pada
tahapan kunjungan marketing ke sekolah dan proses pendaftaran mahasiswa baru saja.
b. Metode yang digunakan dalam tahapan analisis adalah dengan menggunakan waterfall.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujun penelitian yang diharapakan adalah sebagai berikut:
a. Mempelajari bagaimana bisnis proses dari sistem penerimaan mahasiswa baru yang ada pada STMIK ISTB.
b. Melakukan analisis terhadap sistem informasi penerimaan mahasiswa baru dengan menggunakan metode waterfall.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Sistem Informasi Sistem menurut Jogiyanto, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukkan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”
(Jeperson Hutahean, 2015 : 1).
Sedangkan Sistem menurut Lani Sidharta (1995: 9) “Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang secara
- 5 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 bersama mencapai tujuan – tujuan yang sama” (Jeperson Hutahean, 2015 : 2).
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (sumber daya manusia atau SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Selain itu informasi juga penting bagi sistem, karena apabila suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi suatu sistem yang susah berkembang dan akhirnya berakhir (Abdul Kadir, 2014: 41).
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang dibutuhkan (Jeperson Hutahean, 2014: 13)
2.2. SDLC (Software
Development Life Cycle) SDLC atau Software Development Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model – model dan metodelogi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem – sistem perangkat lunak sebelumnya (berdasarkan best practice atau cara – cara yang sudah teruji dengan baik).
(Rosa A.s, M. Shalahuddin, 2013:
155)
Gambar 1. Model SDLC
- 6 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 2.3. Model Waterfall
Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier atau alur hidup klasik. Model waterfall adalah model yang paling sederhana. Model ini hanya cocok untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah – ubah.
Model ini memberikan pendekatan- pendekatan sistematis dan berurutan, mulai dari analisis, desain, pembuatan kode program (coding), testing, dan pemeliharaan (maintenance). (Rosa A. S, M.
Shalahuddin, 2013: 29).
Gambar 2. Model Waterfall Analisis dilakukan untuk menggambarkan sistem yang akan dibangun. Analisis juga merupakan proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang
dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
2.4. UML (Unified Modelling Language)
Menurut Nugroho (2010:6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan
untuk penyederhanaan
permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML adalah sebuah bahasa yang menjadi standar khususnya bagi industry dalam visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming). Use Case Diagram. Merupakan permodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih actor dengan
- 7 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 sistem yang akan dibuat. Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem.
(Rosa A.s, M. Shalahuddin, 2013:
155)
3. Metodologi Penelitian 3.1. Metode Pengumpulan Data Tahap pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut:
a. Studi Literatur
Pencarian referensi-referensi yang dibutuhkan, baik melalui internet, buku panduan atau referensi lain yang berkaitan. Dengan mencari referensi tersebut bisa didapatkan dan dibuat gambaran mengenai pembuatan game edukasi typer Gambar 3. Contoh Usecase diagram
- 2 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 sekaligus materi-materi pengetaun dasar hewan dan buah-buahan yang sesuai untuk disampaikan kepada pengguna. Dengan demikian materi yang disampaikan sesuai dengan usia pengguna.
b. Interview
Wawancara adalah proses menperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cata tanya jawab, dengan menggunakan alat penduan wawancara. Wawancara dilakukan dengan mengacu kepada teknik pengumpulan data bebas terpimpin yaitu penulis mengajukan beberapa pertanyaan yang telah dipersiapkan, kemudian langsung dijawab oleh informan dengan bebas terbuka.
c. Referensi Internet
Mencari tutorial, mengunduh, mengumpulkan data yang berhubungan dengan pembuatan media pembelajaran dan referensi- referensi yang berkaitan.
3.2. Metode Analisis
Metode yang digunakan adalah dengan menggunkaan metode waterfall dan hanya pada tahapan analisis saja.
4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Bisnis Proses Sistem
Adapaun analisis prosedur sistem informasi penerimaan mahasiswa baru yang sedang berjalan di STMIK ISTB adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Kunjungan (lobby) Sekolah Kampus ke Sekolah SMA/SMK
Adapun Prosedur promosi kampus ke sekolah SMA/SMK sebagai berikut :
1. Marketing datang kesekolah dengan membawa surat permohonan presentasi yang ditujukkan kepada pihak kepala sekolah.
2. Setelah itu pihak sekolah meminta marketing untuk mengisi buku kunjungan sekolah terlebih dahulu sebelum bertemu pihak yang dituju untuk meminta data dan informasi.
3. Apabila surat permohonan diterima dan disetujui oleh pihak sekolah, selanjutnya Marketing meminta data sekolah berupa berapa banyak jurusan, berapa murid dan siapa PIC sekolah yang dapat dimintai keterangan.
Marketing meminta data dengan
- 3 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 membawa form lobby yang telah disiapkan sebelumnya dan akan dijadikan arsip data kampus untuk kunjungan selanjutnya.
4. Setelah bertemu langsung dengan bagian yang bersangkutan, jika memungkinkan tim marketing meminta jadwal untuk melakukan kegiatan promosi lebih jauh kepada siswa – siswi sekolah.
b. Prosedur Pendaftaran Mahasiswa Baru
1. Calon mahasiswa datang kekampus untuk mendaftarkan diri ke Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (Marketing) dengan mengisi Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru.
2. Setelah Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru diisi kemudian diserahkan kembali ke Panitia disertai beberapa dokumen persyaratan, diantaranya : Fotocopy Ijazah (2 lbr), Fotocopy SKHUN 2 lbr), Raport Asli, Pas foto 3x4 (5 lbr), 2x3 (2 lbr).
3. Calon Mahasiswa kemudian membayar uang formulir sebagai tanda jadi bahwa dia benar
mendaftar untuk calon mahasiswa baru.
4. Selanjutnya, panitia Penerimaan Siswa Baru melakukan pendataan melalui sistem web online untuk menginput data calon mahasiswa yang sudah diberikan pada saat pendaftaran.
5. Pencatatan data Mahasiswa dan memeriksa persyaratan.
Kemudian data calon siswa dibuat dua rangkap yang salah satunya dijadikan arsip dan satu lagi digunakan untuk melakukan penyeleksian berdasarkan Nilai Ujian Nasional.
6. Setelah data calon siswa diseleksi, maka didapat Data Mahasiswa kemudian dibuat dua rangkap, satu rangkap dibuat
pengumuman atau
pemberitahuan diterima dan tidak diterima lalu diserahkan kepada siswa melalui pengumuman yang diberitahukan melalui email atau telepon. Dan satu rangkap lagi dibuat untuk membuat laporan penerimaan siswa baru sebagai arsip Marketing.
7. Bagi Siswa yang telah diterima melalui pengumuman yang
- 4 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 disampaikan oleh pihak Marketing di STMIK ISTB selanjutnya melakukan pembayaran uang pendaftaran sebesar sesuai gelombang yang didapat oleh calon Mahasiswa.
4.2. Dokumentasi Input dan Output Adapun dokumen Input/Output yang mendukung kegiatan penerimaan mahasiswa baru STMIK ISTB adalah sebagai berikut :
a. Formulir Pendaftaran STMIK ISTB
b. Lembar Kunjungan STMIK ISTB
Lembar kunjungan STMIK ISTB diperuntukkan tim marketing dalam melakukan kegiatan kunjungan sekolah (lobby). Lembar kunjungan di isi oleh marketing dan pada akhirnya di tanda tangani oleh orang yang bersangkutan dalam meminta
data sekolah serta jadwal presentasi berupa sosialisasi kepada siswa – siswi SMA/SMK sekolah tersebut.
Gambar 4. Usecase diagram
- 5 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 c. Bukti Penerimaan Pembayaran Bukti penerimaan pembayaran didapatkan oleh calon mahasiswa baru setelah mengisi formulir pendaftaran. Bukti Penerimaan pembayaran berupa kwitansi terdapat 3 rangkap yang diperuntukkan untuk mahasiswa.
d. Laporan penerimaan mahasiswa baru
Laporan daftar penerimaan mahasiswa baru dibuat dan disimpan oleh bagian keuangan. Laporan daftar penerimaan mahasiswa baru ini tertera dari nama sampai tgl berapa dia mendaftar serta marketing yang menghandlenya.
Gambar 5. Formulir pendaftaran calon mahasiswa baru
Gambar 6. Lembar kunjungan sekolah
- 6 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 4.3. Konfigurasi jaringan komputer usulan
Adapun konfigurasi jaringan yang diusulkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan di STMIK ISTB adalah sebagai berikut :
Konfigurasi jaringan yang diusulkan di STMIK ISTB adalah menggunakan topologi star. Prinsip kerjanya adalah topologi star mengandalkan satu pusat atau server, yang disediakan oleh sebuah hub atau switch.
Gambar 7. Kwitansi pembayaran
Gambar 8. Laporan penerimaan mahasiswa baru
- 7 -
Volume I – Nomor 1, April 2016 5. . Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
a. Sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STMIK ISTB belum terkomputerisasi dalam pengisian formulir dan merekap data calon pendaftarnya.
b. Proses pengisian formulir pendaftaran tidak efisien dan efektif karna masih menggunakan bentuk fisik sebagai data aslinya yang akan mengakibatkan kehilangan data.
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis, adapun beberapa
saran dari penulis adalah sebagai berikut:
a. Proses penerimaan mahasiswa baru tidak hanya berupa kertas, namun dapat menggunakan sistem website online untuk mengefisiensikan waktu dan mengurangi penggunaan kertas serta menghindari kehilangan data karena masih menggunakan bukti fisik sebagai acuan.
b. Dalam pengumpulan serta pencocokan data antar divisi missal keuangan dengan marketing lebih baik menggunakan sistem website online yang sudah ada karena selain memudahkan juga meminimalisir kesalahan data yang ada di kedua belah pihak.
Gambar 9. Konfigurasi jaringan komputer usulan
- 8 -
Volume I – Nomor 1, April 2016
DAFTAR PUSTAKA
Hutaean, Jeperson. (Agustus, 2014). Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta:
Deepublish.
Kroenke, David M. (2005). In Dasar-Dasar Desain, Dan Implementasi Database Processing Jilid 1. Jakarta: Erlangga.
Kurisni, M. Kom &. Andi Koniyo (2007). In Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server.
Yogyakarta: Andi.
Nugroho, Adi. (2009). In Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan JAVA. Yogyakarta: Andi.
Simarmata, Janner. (2010). In Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi.
Sulianta, Feri. (2010). In IT Ergonomics. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
