commit to user 45 BAB III
UPAYA PENINGKATAN PELAYANAN JAMAAH UMRAH DI LAENA TOUR & TRAVEL JAKARTA SELATAN
A. Upaya peningkatan pelayanan jamaah Umrah di Laena Tour & Travel Upaya yang dilakukan untuk mencapai pelayanan adalah strategi, langkah–langkah yang dilakukan oleh kantor atau perusahaan untuk dapat memberikan pelayanan secara baik. Laena Tour & Travel dalam upaya peningkatan pelayanan jamaah Umrah, dalam pengelolaannya menerapkan fungsi perencanaan secara profesional, yakni dengan menentukan tahapan- tahapan yaitu :
1. Perkiraan dan perhitungan selama di tanah suci
Laena Tour & Travel melaksanakan dan mengatur perjalanan Umrah reguler dan Umrah plus dengan sebaik-baiknya. Pengaturan ini berkaitan dengan :
a. Perkiraan jumlah jamaah Umrah, penerbangan, penginapan jamaah di Madina, Mekkah.
b. Keperluan jamaah dikoordinasi dan dikelola oleh Laena Tour &
Travel. Hal-hal yang yang diurusi diantaranya pendaftaran, tiket, visa,
transportasi udara dan darat, akomodasi (hotel di Mekah, Madina), serta konsumsi jamaah selama berada di tanah suci, asuransi dan selama berada di tanah suci jamaah selalu dikontrol apabila jamaah
commit to user 46 sakit akan dibawa kerumah sakit terdekat dan seluruh biaya ditanggung oleh Laena Tour & Travel.
c. Biaya perjalanan ibadah Umrah yang harus dibayar oleh calon jamaah.
d. Waktu perjalanan Umrah, mulai dari keluar rumah sampai masuk kembali ke rumah adalah 9 hari.
2. Penetapan maksud atau tujuan.
Agar pelaksanaan ibadah umrah dapat lebih khusyuk maka masalah-masalah teknis pelaksanaan ibadah Umrah menjadi perhatian yang serius oleh manajemen Laena Tour & Travel, antara lain, memiliki karyawan yang profesional, tersedia sarana dan prasarana yang baik, tersedia semua produk yang diinginkan, bertanggung jawab kepada jamaah dari awal hingga selesai. Melayani secara cepat dan tepat, mampu memberikan kepercayaan kepada jamaah.
Laena Tour & Travel menawarkan pembinaan, pelayanan, dan perlindungan dengan kelebihan fasilitas dan mengambil peran sebagai penyelengara ibadah Umrah tidak semata-mata bisnis, namun karena memang panggilan agama. Oleh sebab itu sistem manajemen Laena Tour
& Travel dirancang mampu mengakses segenap fungsi-fungsi seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, serta adanya pengawasan guna mencapai penyelenggaraan umrah yang aman, lancar, dan nyaman, tertib teratur, dan ekonomis.
commit to user 47 Dengan maksud, terciptanya penyelenggaraan Umrah yang efektif, efisien dan rasional dan bertujuan memberikan pembinaan, pelayanan dan perlindungan yang sebaik-baiknya bagi jamaah umrah hingga mereka dapat menunaikan ibadah sesuai dengan ketentuan ajaran agama Islam.
3. Penetapan program Umrah, penetapan jadwal keberangkatan & penetapan biaya Umrah.
Laena Tour & Travel dengan badan usaha PT. MEGAHBUANA LAENA PERSADA sudah berjalan sebagai penyelenggara Ibadah Umrah yang telah mendapatkan ijin Kementrian Agama Republik Indonesia Sejak tahun 2002.
Pembiayaan ibadah Umrah berasal dari calon jamaah Umrah tergantung jamaah untuk memilih paket mana yang akan mereka pakai.
Untuk pembayaran sendiri Laena Tour & Travel mempunyai rekening tersendiri untuk jamaah bisa mentransfer biaya Umrah.
4. Penetapan prosedur & penetapan kebijakan system perekrutann jamaah Umrah, pendaftaran, keberangkatan dan kepulangan jamaah Umrah, ketersediaan dan kemampuan karyawan dalam menjalankan tugasnya.
A. SOP Memberikan Informasi Umrah a. Alat Promosi.
Pemberian informasi tentang produk umroh merupakan awal penjualan dan penyelenggaraan Umrah. Untuk lebih meyakinkan calon jamaah, khususnya staff counter diharuskan memiliki beberapa kemampuan dalam memberikan
commit to user 48 informasi yang diminta oleh calon jamaah. Adapun alat promosi yang digunakan oleh perusahaan untuk menarik jamaah adalah tersedianya brosur, iklan media massa, banner, spanduk dan lain-lain. Untuk perbedaan paket yang tercantum di dalam brosur sendiri terletak di akomodasi termpat jamaah menginap dan transportasi dari Jakarta ke tanah suci, untuk transportasi dan kegiatan selama ditanah suci tidak ada perbedaan antara paket yang satu dengan yang lain.
commit to user 49 Gambar 1 : contoh brosur
(Sumber : Laena Tour & Travel)
commit to user 50 b. Feedback Promosi
Feedback atas promosi yang di lakukan oleh perusahaan akan
menghasilkan permintaan informasi lengkap dari calon jamaah ke perusahaan yang berupa :
Telepon Masuk (Incoming Call)
- Menyebutkan ucapan salam secara Islamiah - Menyebutkan nama Perusahaan
- Menyebutkan nama Divisi
- Menyebutkan nama Staff Counter/Sales Marketing - Menyebutkan ucapan hangat
Kedatangan Tamu Langsung ( Walk In Guest) - Menyebutkan ucapan salam secara Islamiah - Menyebutkan nama Staff Counter/Sales Marketing - Menyebutkan ucapan hangat:
Gambar 2 : walk in guest
(Sumber : Laena Tour & Travel)
commit to user 51 c. Sales Call
Disamping promosi yang sudah dilakukan oleh perusahaan. Counter Staff harus melakukan Sales Call berupa kunjungan ke perusahaan-perusahaan atau kunjungan ke masjid atau pondok-pondok pesantren untuk keberangkatan group maupun perorangan yang dikunjungi untuk memberikan penawaran dan penjelasan atas paket-paket Umrah yang tersedia di Laena Tour & Travel.
Gambar 3 : sales call
(Sumber : Laena Tour & Travel)
B. SOP Penjelasan Paket Umrah Laena Tour & Travel
Kemampuan–kemampuan yang harus ada dan selanjutnya tindakan–
tindakan (action) yang harus dilakukan sehubungan dengan permintaan–
permintaan calon jamaah, terdiri antara lain :
a. Menguasai paket Umrah yang telah dibuat oleh perusahaan khususnya dalam hal:
- Program paket Umrah - Harga paket & fasilitas
- Peraturan transaksi dari calon jamaah kepada perusahaan
commit to user 52 - Mengetahui letak-letak penyimpanan file, data dan brosur-
brosurnya produk-produk Umrah yang ada di perusahaan
b. Dalam memberikan informasi paket Umrah tersebut, sebelumnya Counter Staff telah melakukan pengecekan masa berlaku (validasi) dan
kelayakan paket Umrah baik harga, program, dan pelaksanaannya dan jumlah jamaah yang sudah mendaftar pada tanggal yang sama.
c. Pemberian informasi paket Umrah usahakan tidak hanya terpaku pada produk yang sudah ada, bila calon pembeli meminta informasi paket Umrah yang lain dan belum tercetak atau tersiapkan, maka :
- Counter staff harus dapat memberikan jawaban yang diplomatis tidak diperbolehkan menjawab “tidak ada”/”tidak bisa’.
- Minimal Counter staff mencoba untuk mencatat terlebih dahulu apa yang diminta calon jamaah.
- Selanjutnya menginformasikan kepada calon jamaah bahwa permintaan tersebut akan segera diproses untuk selanjutnya segera diinformasikan kepada calon jamaah yang meminta paket diluar paket yang ada.
d. Counter staff harus mempunyai rasa optimis (tidak ragu-ragu) pada saat memberikan informasi paket Umrah kepada calon jmaah.
e. Tidak diperbolehkan memilih–milih calon jamaah atau yang meminta informasi paket umroh baik dari segi umur, jenis kelamin atau status sosial.
commit to user 53 f. Counter staff harus mempunyai prinsip bahwa informasi yang baik merupakan awal tertariknya calon pembeli untuk melakukan transaksi pembelian paket Umrah perusahaan.
g. Melaporkan seluruh kegiatan pemberian informasi paket Umrah tersebut kepada pimpinan sekaligus untuk mendapatkan pengarahan lebih lanjut atas tindakan yang harus dilakukan.
C. SOP Pendaftaran Umroh a. Syarat pendaftaran
Gambar 4 : syarat pendaftaran (Sumber : Laena Tour & Travel) b. Mengisi formulir pendaftaran
Jamaah harus mengisi formulir pendaftaran Umroh jamaah yang sudah diisi lengkap dan di distribusikan masing-masing :
commit to user 54 - Lembar pertama/putih untuk calon jamaah.
- Lembar kedua/merah untuk kantor cabang.
- Lembar ketiga/biru untuk kantor pusat Gambar 5 : formulir pendaftaran
(Sumber : Laena Tour & Travel) c. Syarat-syarat dokumen.
Yang perlu diperhatikan jamaah yang sudah mendaftar, diwajibkan
melengkapi dokumen sesuai persyaratan, antara lain status, jenis kelamin dan usia dengan persyaratan sebagai berikut :
commit to user 55 - Perempuan di atas 45 tahun (Rifqoh) berangkat sendiri : Paspor Asli,
KTP Asli/KK Asli, Photo Berwarna, Buku Kuning
- Perempuan di bawah 45 tahun, berangkat sendiri (mamakai surat mahram) : Paspor Asli, KTP Copy, KK Copy, Akte/Ijazah (STTB yang ada tertera nama ayah) Copy, Photo Berwarna, Buku Kuning.
- Laki- Laki : Paspor Asli, KTP Copy, KK Copy, Akte Asli, Photo Berwarna, Buku Kuning.
- Anak-anak : Paspor Asli, Akte Lahir Asli, Photo Berwarna, Buku Kuning.
- Untuk jamaah yang sudah memiliki Paspor degan 2 suku kata diharuskan menambah nama untuk menjadi 3 suku kata (Endors).
Endorse Name, adalah Penambahan Nama di Paspor yang pengurusannya
dilakukan di kantor Imigrasi. Penambahan nama di paspor berguna untuk pergi ke negara yang mengharuskan nama di paspor minimal 3 suku kata, seperti Arab Saudi. Sedangkan, bagi calon jamaah yanga hanya memiliki nama dua suku kata, wajib menambahkan suku kata ketiga, harus diambil dari nama Ayah. Cukup ambil satu nama ayah baik nama depan atau nama belakang, atau keseluruhan nama ayah. Contoh, nama asli calon jamaah Umrah : Retno Kurniawati, nama ayah Broto Sudiharjo (Retno Kurniawati binti Broto Sudiharjo).
Maka Endorse nama bias menjadi:
(1) Retno Kurniawati Sudiharjo.
commit to user 56 (2) Retno Kurniawati Broto, atau
(3) Retno Kurniawati Broto Sudiharjo.
Masing-masing opsi nama dapat diterima.
Dokumen-dokumen yang perlu disiapkan untuk pengurusan endorse name :
a. Paspor yang masih memiliki masa berlaku minimal 6 bulan. Paspor di fotokopi pada bagian halaman identitas dan TTD di selembar kertas A4. Jangan dipotong, biarkan dalam ukuran A4.
b. Dengan melampirkan fotokopi dokumen masing-masing 1 lembar yatu:
(1) Akta Lahir/Ijazah sekolah terakhir (yang mencantumkan nama ayah kita). (2) KTP, dan (3) Kartu Keluarga.
c. Endorse nama hanya bisa dilakukan di Kantor Imigrasi asal paspor dibuat.
commit to user 57 Gambar 6 : buku kuning, passpor, visa dan contoh endors nama
(Sumber : Laena Tour & Travel)
commit to user 58 d.SOP Jadwal Processing & Pelaksanaan Keberangkatan Jamaah Umrah
PT. MEGAHBUANA LAENA PERSADA
JADWAL PROCESING & PELAKSANAAN
KEBARANGKATAN JAMAAH UMROH - LAENA UMROH
NO HARI KE : PELAKSANA TUGAS
-34 1. Bagian Keuangan
-33 2. Bagian Administrasi & Dokumen -32 3. Bagian Marketing
-31 -30 -29 -28
-27 1. Kantor Cabang -26 2. Bagian Marketing
-25 3. Bagian Administrasi & Dokumen -24
-23 -22 -21 -20
-19 1. Bagian Keuangan -18 2. Bagian Marketing -17 3. Bagian Persediaan/Logistik -16
-15
-14 1. Bagian Issued Ticket
-13 2. Bagian Keuaangan & Bagian Reservasi -12
-11
1. Ustad.
2. Tour Leader 3. Crew
4. Bagian Marketing 5. Bagian Logistik/Persediaan 6. Bagian Administrasi & Dokumen -9
-8 -7 -6 -5 -4
1. Bagian Processing 2. Bagian Handling -2
-1
8 HANDLING - Keberangkatan Jamaah H
1 2 3 4 5 6
9 7 1. Tour Leader
2. Design Grafis
10 8 1. Bagian Design Grafis
PENJEMPUTAN JAMAAH - Kedatangan Jamaah dari Saudi 1. Pimpinan Divisi Umroh
- PENYERAHAN FOTO 2. Bagian Marketing
- PENYERAHAN SERTIFIKAT 3. Bagian Handling
12 LAPORAN PELAKSANAAN IBADAH 10 1. Tour Leader
MENERIMA FOTO - Tour Leader Mengirim Foto dari Saudi SELESAI EDIT FOTO & PEMBUATAN SERTIFIKAT Jamaah
9
11
1. Bagian Administrasi & Document
& PENYERAHAN PERLENGKAPAN - kepada Jamaah -10 6
-3 PENERIMAAN KOPER - Jamaah Mengembalikan Koper
7
PELAKSANAAN MANASIK - Jamaah Mengikuti Manasik PROSES & PELAKSANAAN
3
5 4 2 1
MELENGKAPI DOKUMEN JAMAAH
MENYIAPKAN PERLENGKAPAN UMROH
PELUNASAN BIAYA PAKET UMROH & PERLENGKAPAN
ISSUED TIKET MENGIRIM MANIFEST
Gambar 7 : SOP jadwal (Sumber : Laena Tour & Travel)
commit to user 59 e. Dalam bidang pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada jamaah yaitu : Menambah sarana dan fasilitas sebagai penunjang dalam pelaksanaan ibadah Umrah.
1). Pembukaan Kantor-kantor Cabang
Sesuai dengan visi Laena Tour & Travel, yaitu menjadi travel agen yang terbaik di Indonesia, dengan memiliki jaringan diseluruh Indonesia. Untuk Operasional proses keberangkatan Jamaah Umrah dan Haji Khusus semua terpusat di kantor Pusat di Wisma Laena, Jakarta, sedangkan untuk pusat informasi dan pendaftaran Laena Umroh & Haji memiliki kantor Cabang :
- Kantor Cabang Jakarta - Casablanca.
- Kantor Cabang Bekasi - Kantor Cabang Bandung - Kantor Cabang Solo - Kantor Cabang Pemalang - Kantor Cabang Surabaya - Kantor Cabang Bali - Kantor Cabang Pekanbaru
2). Pembentukan agen-agen Perekrutan Jamaah Umrah – LAENA LINK
Untuk menjangkau masyarakat terutama mereka yang berada pelosok daerah, Laena Tour & Travel juga memiliki beberapa agen didaerah yang juga bertugas memberikan informasi dan pendaftaran yang tergabung dalam program LAENA LINK.
commit to user 60 LAENA LINK adalah program perluasan jaringan Laena Umrah Haji yang diterjemahkan sebagai program kemitraan dengan makna suatu bentuk ikatan kerjasama yang bermanfaat dan saling menguntungkan sesuai dengan aturan dan batasan yang telah disepakati bersama. Tujuan program LAENA LINK, adalah perluasan layanan Laena Umrah Haji, melalui kerjasama, baik dengan mantan jamaah, maupun masyarakat perorangan atau organisasi, sebagai AGEN dalam memasarkan paket Umrah dan haji, dan perekrutan calon jamaah Umrah dan jamaah haji
Keunggulan & Fasilitas LAENA LINK 1. Tanpa Biaya Pendaftaran.
2. Tanpa dibebani kewajiban membeli sejumlah formulir pendaftaran umroh.
3. Tanpa kewajiban membeli paket umroh dalam jumlah tertentu.
4. Gratis Tools Pemasaran seperti spanduk, brosur, dan kartu nama.
5. Mendapat Kartu Koordinator Jamaah Umrah (Kartu Korma) 6. Pengenalan dan info update produk-produk umroh.
7. Pelayanan 24 Jam.
Manfaat menjadi AGEN LAENA LINK
1. Mendapat Sharing Fee (Komisi) sebagai tambahan sumber pendapatan anda
2. Pendaftaran gratis 100%
3. Reward, UMRAH GRATIS. (*syarat & ketentuan berlaku)
commit to user 61 4. Pembayaran komisi dilakukan secara langsung/ Kas tunai di Kantor Laena Umrah & Haji, atau melalui transfer antar Bank.
3). Fasilitas Dana Talangan.
Laena Tour & Travel juga bekerja sama dengan lembaga perbankan yaitu Bank Negara Indonesia Syariah (BNI Syariah) dan Bank Syariah Mandiri (BSM) dalam hal pemberian dana talangan bagi calon dan jamaah umroh untuk pembiayaan paket Umrah. Minat masyarakat untuk menjalankan ibadah umrah cukup tinggi. Sayangnya tidak semua masyarakat mampu melakukannya, salah satunya karena terbatasnya dana yang ada. Hal itu mendasari Laena Tour & Travel bekerja sama dengan beberapa Bank Syariah.
Salah satunya adalah kerja sama dengan BNI Syariah untuk menawarkan program khusus bagi masyarakat yang ingin umrah ke tanah suci. Di mana dana Umrah akan ditalangi terlebih dahulu, kemudian dicicil setiap bulannya dengan bunga 0%.
Misalnya biaya umrah Rp 20 juta, BNI Syariah akan memberikan dana talangan ke calon jemaah untuk bisa berangkat dulu, kemudian setelah selesai Umrah, dana Umrah yang telah digunakan dicicil selama 12 kali dalam 1 tahun dengan bunga cicilan 0%. Sejauh ini belum ada jamaah yang memakai fasilitas dana talangan.
commit to user 62 Gambar 8 : brosur Umrah cicilan (Sumber : Laena Tour & Travel)
4). Fasilitas Pendaftaran Calon Jamaah Umrah melalui website :
Untuk mempermudah masyarakat mendaftar sebagai calon jamaah Umrah, dapat dilakukan melalui website resmi Laena Tour & Travel. Di alamat : www.laenaumrohhaji .co.id
5). Fasilitas Pembayaran Angsuran.
Bagi Laena Tour & Travel menunaikan ibadah Umrah hampir dapat dipastikan selalu menjadi salah satu cita-cita dan sekaligus harapan seorang Muslim. Namun dengan berbagai macam kendala yang ada, masih banyak masyarakat yang belum memperoleh kesempatan untuk menunaikan ibadah Umrah.
commit to user 63 Berusaha secepat mungkin memastikan keberangkatan dengan cara pembayaran uang muka. Dengan membayar uang muka hanya Rp 3,5 juta, masyarakat sudah terdaftar sebagai calon jamaah Umrah, sekaligus dapat merencanakan tanggal pemberangkatan yang diinginkan.
Gambar 9 : brosur Umrah DP 3,5 jt (Sumber : Laena Tour & Travel) 6). Fasilitas latihan manasik Umrah
Laena Tour & Travel memiliki pedoman dalam pelaksanaan penyelenggaraan bimbingan ibadah Umrah. Lima standar bimbingan manasik Umrah yang senantiasa menjadi pedoman bagi semua pembimbing, adalah :
commit to user 64 - Benar – Tidak Menyesatkan. Ibadah Umrah merupakan ibadah yang sudah ditentukan rukun dan tata caranya oleh Allah SWT melalui penjelasan sunnah sebagaimana sabda Rasulullah SAW, “Ambillah dariku cara melaksanakan manasik hajimu” (H.R. Muslim). Oleh karenanya, hal yang pertama dalam pelaksanaan bimbingan haji dan Umrah di Laena Tour &
Travel adalah aspek pelaksanaan ibadah yang sesuai dengan contoh dari
Rasulullah Saw dengan tidak mengurangi atau menambahkannya.
- Lengkap – Tidak Setengah-setengah. Kelengkapan data dan informasi dalam bimbingan ibadah Umrah merupakan hal yang sangat penting. Data atau informasi mengenai ritual ibadah, teknis perjalanan, serta hal-hal yang menyangkut perjalanan ibadah secara keseluruhan diberikan ke semua jamaah pada saat melaksanakan manasik umrah sebelum berangkat, saat briefing atau tausyiah di tanah suci, dibukanya forum konsultasi selama perjalanan ibadah umrah oleh pembimbing ibadah.
- Detail – Tidak Membingungkan. Penjelasan mengenai pelaksanaan ibadah, rundown acara maupun teknis perjalanan disampaikan dengan rinci dan detil untuk menghindari kebingungan semua jamaah. Tidak bisa dipungkiri saat berada di tanah suci seringkali terjadi kebingungan.
Kebingungan itu muncul bisa jadi dilatarbelakangi oleh disorientasi seperti rute perjalanan dari hotel menuju masjidil haram atau sebaliknya. Bisa juga karena lupa dalam pelaksanaan ibadah seperti pelaksaan Thawaf dan
commit to user 65 Sa’i. Penjelasan yang rinci dan detil mengenai acara, lokasi-lokasi yang akan dikunjungi serta pelaksanaan ibadah yang benar.
- Bertahap – Tidak Terjadi Information Overloaded. Pengarahan dan penjelasan yang rinci juga pengaturan dalam penyampaiannya. Informasi seputar ibadah dan perjalanan disampaikan secara bertahap untuk menghindari informasi yang berlebih sehingga akan mengurangi daya tangkap para jamaah. Dalam waktu-waktu tertentu informasi seputar ibadah dan perjalanan tersebut akan diulang secara bertahap pula supaya semua jamaah benar-benar memiliki pengetahuan yang cukup tentang apa yang harus mereka lakukan atau mereka persiapkan.
- Menentramkan – Membuat Tenang Jamaah. Suasana batin yang tenang, khusyu, dan tentram sangat diperlukan dalam pelaksanaan ibadah Haji dan Umrah. Oleh karenanya pengarahan dan bimbingan di Percikan Iman akan berlabuh tidak hanya kepuasaan secara materil namun juga akan didapatkan kepuasan secara batiniah.
Gambar 10 : Jamaah melakukan manasik di aula Kantor Laena Tour & Travel (sumber : Laena Tour & Travel)
commit to user 66 f. Pembayaran Biaya Umrah
Perusahaan akan membuatkan bukti bayar dalam bentuk Invoice. Setelah melakukan pembayaran jamaah akan diberikan buku doa serta kain seragam dari Laena Tour & Travel.
Semua pembayaran biaya Umrah wajib disetorkan langsung oleh jamaah ke rekening perusahaan yang sudah di tetapkan. Bank Centra Asia – Cabang Saharjo No. Rekening 575 005 4198 a.n. PT. Megahbuana Laena Persada.
commit to user 67 Gambar 11 : Contoh invoice, seragam, koper dan buku doa
(sumber : Laena Tour & Travel)
Dengan menerapkan fungsi perencanaan pada pengelolaannya, pelayanan jamaah umroh yang dilakukan PT. Megahbuana Laena Persada – LAENA TOUR
& TRAVEL dapat berjalan dengan lebih terarah dan teratur rapi, Sebab dengan
fungsi perencanaan segala sesuatunya telah dipersiapkan dan direncanakan dengan maksimal baik dari segi pelayanan, informasi yang disampaikan, cara pelayanan dan pemberian fasilitas seperti latihan manasik umroh. (Sumber:
wawancara dengan Umrah & Haji Manager, Syaiful Manan)
B. Kendala yang dihadapi dalam upaya peningkatan pelayanan Umrah di Laena Tour & Travel
1. Sumber Daya Manusia.
Laena Tour & Travel sadar tentang pentingnya sumber daya manusia yang berkualitas. Dibutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan mumpuni untuk melaksanakan tugas dalam mengembangkan perekrutan jamaah Umrah. Masalahnya bidang sales dan marketing Umrah adalah suatu hal yang sedikit orang yang mampu untuk melakukanya. Laena Tour & Travel membutuhkan orang-orang dengan spesialisasi tertentu yang tak bisa di dapat dengan mudah. Maksud dari kata spesialisasi disini ialah orang-orang yang mampu mengingat serta menjelaskan apa isi dari brosur yang ada secara lantang.
commit to user 68 2. Segmen Calon Jamaah Umrah.
Keputusan pembuatan jenis dan biaya paket Umrah Laena Tour & Travel adalah salah satu faktor penting. Laena Tour & Travel harus menentukan calon jamaah Umrah yang akan dibidik untuk paket Umrah dan yang akan dipasarkan.
Kendala kurang matang dalam menentukan segmen calon jamaah Umrah yang akan dibidik akan membuat penawaran paket Umrah ke calon jamaah tidak mendapat respon. Apakah kalangan masyarakat tingkat bawah, menengah, atau atas. Jadi, Laena Tour &Travel harus lebih fokus dalam melakukan promosi serta menargetkan paket Umrah ke konsumen yang tepat dan juga harus selalu mengikuti perkembangan pasar serta harus mempelajari karakteristik konsumen yang dituju.
3. Visa Yang Tertunda
Permasalahan utama dan yang paling sering dihadapi adalah pengurusan visa Umrah. Visa dikeluarkan oleh pihak Kedutaan Besar Arab Saudi dan mereka yang berhak menerima atau menolak seseorang untuk datang ke Negara Arab Saudi. Laena Tour & Travel hanya mengupayakan jamaah yang akan diberangkatkan mendapatkan visa dari kedutaan. Bila visa seseorang terlambat keluar, tiketnya tentu akan menjadi off schedule.
Untuk visa Umrah, sesuai ketentuan, satu bulan sebelum keberangkatan sudah bisa dilakukan entry di agen penyedia (provider) visa untuk mengajukan permohonan visa.
commit to user 69 - Permohonan itu di-print untuk kemudian diantarkan ke kedutaan
Besar Arab Saudi bersama paspor dan persyaratan lainnya.
- Jika permohonan itu disetujui, pihak kedutaan Arab Saudi akan mengeluarkan visa sebagai tanda bahwa jemaah bersangkutan telah diberi hak masuk ke Negara tersebut.
- Proses pengurusan visa biasanya memakan waktu kurang lebih tujuh hari, sedangkan masa berlaku visa umrah adalah 30 hari.
Dengan demikian, seorang jamaah yang sudah mendapatkan visa tidak boleh diberangkatkan jauh-jauh hari dari setelah visanya keluar. Misalnya, visa keluar di bulan Febuari sedangkan keberangkatan jamaah di bulan April. Maka visa jamaah tersebut tentu sudah expired atau sudah tidak berlaku lagi. Jadi harus memperhatikan kapan visa jamaah keluar dan sampai kapan berlakunya sehingga tahu kapan harus memberangkatkan mereka.
Oleh karena itu, mengurus visa jamaah tidak boleh terlalu cepat, tidak boleh juga terlalu lambat.
4. Siklus Keberangkatan Ibadah Umrah.
Siklus Keberangkatan Jamaah Umrah adalah hanya 6 bulan dalam setahun artinya, perjalanan ibadah Umrah tidak dapat dilakukan setiap saat. Maka Laena Tour & Travel akan mengalami siklus penjualan paket Umrah yang lambat tergantung musim keberangkatan Umrah. Laena Tour & Travel harus memikirkan dengan matang siklus pemasaran dan penjualan paket Umrah. Maka dari itu,
commit to user 70 Laena Tour & Travel lebih jeli dan harus selalu berusaha agar paket Umrah dapat terjual pada bulan-bulan vakum dengan harga promo, paket discount dan pengaturan system pembayaran yang ringan untuk menarik minat calon jamaah Umrah. Strategi penjualan selama masa vakum tidak jauh berbeda dengan strategi penjualan yang biasanya dilakukan.
5. Perencanaan Modal.
Beberapa faktor yang menyebabkan Laena Tour & Travel harus memiliki modal lebih, antara lain perencanaan pelayanan fasilitas ibadah Umrah, antara lain jenis penerbangan dengan biaya booking seat, pembayaran uang muka hotel di Arab Saudi, pembayaran uang muka lain-lainnya. Sementara sistem pembayaran biaya paket Umrah oleh calon jamaah tidak berjalan seiring dengan kewajiban Laena Tour & Travel dalam pembayaran dan pelunasan pelayanan fasilitas yang diberikan. Maka modal yang kuat serta perencanaan modal yang cukup matang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.
6. Tepat Jadwal Keberangkatan Jamaah Umrah.
Ini adalah salah satu hal tersulit yang bisa jadi masalah. Ketepatan jadwal keberangkatan sesuai rencana, menjadi kendala utama akibat tidak tersedianya tiket pesawat. Jadi jadwal pasti keberangkatan jamaah umroh yang sudah di pasarkan dalam kegiatan promo, kadang tidak dapat terlaksana/tak bisa menepati jadwal yang di tentukan.
commit to user 71 C. Hasil dari upaya peningkatan pelayanan yang diberikan terhadap
jamaah Umrah
Nama baik kantor (citra kantor) merupakan sebuah cerminan yang baik mengenai identitas instansi, kantor, maupun perusahaan. Kantor dapat dikatakan memiliki nama yang baik apabila kantor tersebut mampu memberikan pelayanan yang baik (service excellent) kepada pelanggan atau customer. Untuk mencapai nama baik kantor dibutuhkan standar kualitas pelayanan yang baik. Kondisi tersebut dapat dicapai dengan melaksanakan pelayanan yang baik.
Dampak dari pelaksanaan pelayanan prima terhadap nama baik kantor adalah sebagai berikut :
1. Dapat menumbuhkan kepercayaan pelanggan atau customer terhadap kantor tersebut.
Pelaksanaan pelayanan prima yang baik kepada pelanggan atau customer dapat menumbuhkan kepercayaan pelanggan atau customer. Hal ini disebabkan karena pelanggan atau customer merasa nyaman dan puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh instansi, kantor, atau perusahaan tersebut. Setelah ini para pelanggan atau customer tersebut akan percaya terhadap pelayanan yang diberikan. Banyak jamaah yang menggunakan jasa Umrah dan Haji Laena Tour &
Travel lagi hingga berkali-kali.
commit to user 72 Tabel 8. Jumlah jamaah Umrah bulan Februari – Mei 2016
NO BULAN JUMLAH JAMAAH UMRAH
1 FEBRUARI 120 JAMAAH
2 MARET 129 JAMAAH
3 APRIL 124 JAMAAH
4 MEI 162 JAMAAH
(Sumber: Laena Tour & Travel)
Dari data di atas tersebut jumlah jamaah Umrah dari bulan Februari hingga Mei 2016 mengalami peningkatan.
2. Dapat memberikan citra yang baik pada kantor tersebut.
Dengan melaksanakan pelayanan yang baik akan dapat meningkatkan nama baik kantor dan pelanggan atau customer merasa puas dan senang terhadap pelayanan yang diberikan. Karyawan yang bekerja di kantor akan benar-benar memperhatikan pelayanan yang baik sehingga para pelanggan atau customer tidak merasa kecewa.
3. Dapat meningkatkan kualitas kinerja para karyawan.
Pelaksanaan pelayanan diharapkan dapat meningkatkan kualitas kinerja para karyawan. Kualitas kinerja karyawan adalah sesuatu yang mempengaruhi seberapa banyak karyawan memberikan kontribusi kepada kantor. Sebagai contoh, seorang karyawan melayani pelanggan atau customer dengan cepat dan
commit to user 73 tepat, maka karyawan tersebut akan mendapatkan nilai tambah terhadap pelayanan yang telah diberikan kepada pelanggan atau customer. Dengan kinerja yang baik dari karyawan, maka kantor akan mendapatkan keuntungan. Baik keuntungan secara materi maupun secara moriil. Artinya kantor dengan kinerja karyawan yang baik akan menghasilkan tanggapan yang baik pula dari kantor atau instansi yang lain. Dengan tanggapan yang baik tersebut, maka para pelanggan atau customer akan merasa puas dan senang terhadap pelayanan yang diberikan oleh kantor tersebut.
4. Dapat memotivasi karyawan.
Untuk memotivasi karyawan, kantor atau perusahaan mengadakan penilaian atas kinerja para karyawannya. Biasanya penilaian kinerja para karyawan ini diikuti dengan pemberian hadiah bagi karyawan–karyawan yang berprestasi. Pemberian hadiah tersebut dapat berupa promosi jabatan, kenaikan gaji, dan lain sebagainya.
