A. Latar Belakang dan Permasalahan
Informasi mempunyai berbagai macam makna dan pengertian, tergantung dari ilmu yang membahasnya. Pada suatu organsasi, informasi dapat dipandang sebagai suatu hal yang wajib ada dalam pengambilan keputusan demi kelangsungan organisasi itu sendiri. Salah satu rekaman informasi yaitu arsip, menurut Undang- Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Menurut Basir Bartos arsip mempunyai peranan yaitu :
...sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisa, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.2
Berdasarkan dua uraian dia atas, arsip merupakan dokumen yang mengandung informasi yang bermanfaat bagi organisasi sebagai bahan pengambilan keputusan.
Maka untuk menjamin ketersedian arsip yang cepat dan tepat diperlukannya
1Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2.
2Basir Bartos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2013), hlm. 2.
manajemen kearsipan yang baik dan benar sehingga dapat menyajikan informasi secara cepat dan tepat.
Arsip terbagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara3. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara4.
Menurut kegunaannya arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Menurut Ig. Wursanto arsip dinamis aktif yaitu, arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja.5 Misalnya surat, presensi, proposal, dan lain sebagainnya. Dan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan.6
Apabila melihat dari pengertian arsip, surat adalah salah satu contoh dari arsip. Surat mengandung informasi yang bermanfaat bagi organisasi atau instansi pengelola surat tersebut. Menurut Thomas Wiyasa di dalam bukunya Pola Dasar
3Ibid., hlm. 11 – 12.
4Ibid., hlm. 12.
5Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hlm. 11.
6Ibid.
Penyusunan Surat-Surat Resmi surat terbagi menjadi beberapa jenis dan golongoan,
yaitu :
Menurut isi dan pengirimnya adalah Surat Resmi (dinas Pemerintah), Surat Niaga (Surat Bisnis), dan Surat Pribadi. Menurut maksud dan menurut tujuannya ialah Surat Pemberitahuan, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Permintaan dan Permohonan, Surat Peringatan, Surat Panggilan, Surat Penawaran, Surat Perjanjian, Surat Pesanan, Surat Laporan, Surat Pengantar atau Pengantar Jalan, Surat Lamaran Pekerjaan, Surat Penegasan, Surat Penuntutan (klaim). Kemudian menurut wujud bentu surat adalah Kartu pos, Warkat pos, Surat Bersampul, Nota atau memo, Telegram dan telex dan faksimili. Berdasarkan jaminan, surat sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial (terbatas), dan surat biasa. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya adalah surat kilat khusus, surat amat sangat segera/kilat, dan surat biasa.7
Di suatu organisasi atau instansi surat merupakan hal yang harus dikelola secara baik dan benar sesuai dengan sistem yang berlaku. Surat merupakan salah satu bagian dari arsip dinamis aktif. Sehingga diperlukaan pengelolaan yang baik dan benar sesuai peraturan yang berlaku agar terciptanya manajemen kearsipan yang efektif dan efisien.
Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman sebagai salah satu instansi yang bertanggung jawab sebagai penyedia arsip secara cepat dan tepat kepada publik, diperlukan rancangan pengelolaan arsip yang sistematis dan efisien.
Pengelolaan arsip tersebut haruslah dengan cara yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang berlaku. Arsip dinamis merupakan fungsi primer atau fungsi yang
7Thomas Wiyasa, Pola Dasar Penyusunan Surat-Surat Dinas, (Jakarta:
Pradnya Paramita, 1992), hlm. 2 – 3.
utama sesuai tujuan diciptakan arsip bagi pencipta arsip, yaitu sebagai alat bukti untuk kegiatan administrasi atau operasional organisasi pencipta arsip.8
Berdasarkan pemaparan pada latar belakang laporan ini, akan dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman?
2. Apa sarana yang digunakan dalam pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman?
3. Kendala apa yang di alami dalam pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman?
B. Tujuan
Laporan tugas akhir tentang pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman bertujuan untuk, sebagai berikut :
1. Mengetahui pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman.
2. Untuk mengetahui sarana yang digunakan dalam pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman.
8Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius, 2011), hlm. 11.
3. Untuk mengetahui kendala yang di alami dalam pelaksanaan pengurusan surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman.
Tujuan lain dari laporan ini untuk menambah ilmu pengetahuan tentang pengurusan surat. Kemudian manfaat lain dari kegiatan ini adalah mendapatkan pengalaman dan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja serta memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi dalam pengurusan surat.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan laporan ini menggunakan empat metode pengumpulan data yaitu pertama studi pusata, kedua observasi/partisipasi, dan yang terakhir wawancara. Ketiga metode tersebut digunakan untuk memperoleh data-data yang relevan dan valid. Uraian dari ketiga metode tersebut sebagai berikut :
1. Studi Pustaka
Studi kepustakaan adalah “teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan.”9 Metode ini digunakan untuk memperloleh referensi yang berkaitan dengan tema laporan yang dipilih, sehingga menujang penulis dalam menganalisis data-data yang diperoleh di lapangan penyelesaian tugas akhir.
9M. Nazir, Metode Penelitian (Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia, 1988), hlm. 111.
2. Observasi Partisipasi
Metode Observasi Partisipasi merupakan metode observer (individu pelaku observasi) terlibat langsung kedalam objek yang diteliti. Menurut DR.
Iskandar, M.Pd metode observasi adalah “seorang peneliti harus berperan serta dalam kegiatan-kegiatan atau aktifitas-aktifitas subjek yang sesuai dengan tema atau focus masalah yang ingin di cari jawabannya.”10Metode ini berguna untuk memperoleh data-data yang valid sesuai dengan tema penelitian yang dipilih mupun kondisi dilapangan secara keseluruhan.
3. Wawancara
Kemudian terakhir metode wawancara, metode ini adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara si pewawancara atau penanya dengan si responden atau penjawab dengan menggunakan alat yang dinamakan panduan wawancara (interview guide), yaitu panduan pertanyaan yang ditanyakan mengikuti panduan yang telah dibuat sebelumnya.11 Metode ini bertujuan untuk memperjelas data-data hasil observasi dan pengamatan.
Metode wawancara ini dilakukan oleh penulis dengan cara bebas atau terbuka kepada narasumber di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman.
10Iskandar, Metode Penelitian Pendidikan dan Sosial Kuantitatif dan Kualitatif, (Jakarta: Gaung Perseda Pres, 2008), hlm.214.
11M. Nazir, op.cit., hlm 193.
Setelah melakukan semua metode diatas dan data-data terkumpul, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi dan analisis data. Evaluasi data dilakukan untuk validalitas data, relevansi, dan akurasi data. Sedangkan analisis data untuk menafsirkan data. Setelah data ditafsirkan barulah menumukan fakta, kemudian baru dipadukan untuk diolah sehingga diperoleh gambaran menyeluruh dalam menyusun Laporan Tugas Akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Dalam penyusunan laporan ini, diperlukan bahan pustaka yang di gunakan penulis sebagai penunjang dan referansi dalam pembuatannya. Referensi tersebut berupa buku yang terkait dengan tema laporan tugas akhir yang di pilih penulis.
Buku pertama yaitu Pola Dasar Penyusunan Surat-Surat Resmi yang dikarang oleh Drs. Thomas Wiyasa yang diterbitkan oleh PT. Pradnya Paramita. Buku ini terdiri dari delapan bab. Buku ini menjelaskan mengenai surat-surat dinas dan penyusunan surat dinas. Namun yang digunakan penulis hanya pada bab dua sampai dengan bab empat. Bab tersebut dipilih karena berkaitan dengan tema laporan yang dipilih oleh penulis.
Buku kedua adalah oleh Mina M. Johnson, Norman F., dan Kallaus berjudul Records Management yang diterbitkan pada tahun 1967 oleh South-Western
Publishing Company. Buku ini terdiri dari empat bab. Secara umum, buku ini menjelaskan mengenai manajemen arsip dinamis diantaranya, metode penyimpanan arsip, prinsip dan prosedur penyimpanan, metode dan sistem untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip, dan mengatur sistem kearsipan.
Kemudian buku yang ketiga. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul Manajemen Kearsipan Moderen dari Konvensional ke Basis Komputer.
Buku ini terdiri dari tiga belas bab, buku tersebut membahas secara umum pengelolaan arsip hingga bagaimana penggunaan perangkat komputer sebagai alat pengelola arsip berjenis elektronik atau digital. Kaitan buku ini dengan tema yang di ambil penulis untuk praktik kerja lapangan dan penulisan laporan tugas akhir ada pada bab 10 dan bab 11. Pada bab 10 di buku ini menjelaskan tentang penggunan komputer dalam sistem kearsipan, dari mulai konsep dasar penggunaan komputer dalam sistem kearsipan sampai dengan gambaran umum sistem komputer.
Kemudian pada bab 11 yang berjudul Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer membahas mulai dari konsep dasar kearsipan elektronik sampai
dengan perangkat yang digunakan dalam sistem kearsipan elektronik berbasis komputer baik hardware(perangkat keras) maupun software(perangkat lunak).
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir dengan judul “Pengurusan Surat di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman” terdiri dari empat bab. Bab pertama yaitu pendahuluan yang terdiri dari Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan.
Bab dua berisi tentang gambaran organisasi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Pada bab ini menjelaskan mengenai profil organisasi yang membahas mengenai sejarah singkat serta visi dan misi. Kemudian itu pada
bab ini membahas juga mengenai struktur organisasi serta tugas dan fungsinya, dan membahas sistem pengorganisasian arsipnya.
Bab tiga adalah pokok pembahasan dari laporan tugas akhir. Pada bab ini berisi tentang jenis dan kondisi, pengurusan surat, perawatan dan penanganan, penemuan kembali, sarana, dan kendala dalam pelaksanaan pengurusan surat. Dan bab yang terakhir dalam laporan ini adalah bab empat. Pada bab empat ini berisikan kesimpulan dari tiga bab sebelumnya. Kemudian itu pada bab ini selain berisikan kesimpulan, ada pula saran dari penulis berdasarkan hasil pengamatannya.
