3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

(1)

20 Universitas Kristen Petra Pada bab 3 ini dijelaskan proses pengumpulan data, analisis sistem perpustakaan YPVM saat ini dan hasil survey terhadap sistem perpustakaan Universitas Kristen Petra. Bab ini juga memuat rancangan sistem yang dibangun dengan menggunakan Document Flow, ERD dan DFD.

3.1. Pengumpulan Data

Proses pengambilan data dilakukan melalui wawancara dengan petugas perpustakaan YPVM dan meminta data perpustakaan YPVM.

Data yang dikumpulkan berupa :

a. Data koleksi buku yang terdiri dari judul, sub judul, nomor induk, nomor klasifikasi, pengarang, penerbit, tempat dan tahun terbit, subjek, ISBN, halaman dan tinggi buku.

b. Data koleksi audio-visual yang terdiri dari judul, sutradara, produksi, bahasa, tahun, durasi, nomor induk, nomor klasfikasi, durasi, jenis dan jumlah item.

Wawancara dengan petugas perpustakaan YPVM dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui sistem dan peraturan yang berlaku di perpustakaan YPVM.

Melalui wawancara tersebut dapat diketahui kegiatan pengadaan, pengolahan dan sirkulasi yang ada di perpustakaan YPVM. Selain itu juga dapat diketahui beberapa peraturan yang berlaku di perpustakaan YPVM, seperti jumlah pinjaman yang diperbolehkan, jumlah koleksi yang boleh dipinjam dalam satu kali peminjaman dan banyak perpanjangan yang diperbolehkan dalam peminjaman.

3.2. Analisis Sistem Perpustakaan YPVM Saat Ini

Pada saat ini, sistem yang ada dalam perpustakaan YPVM sebagian besar masih dilakukan secara manual. Data koleksi masih disimpan dalam file Microsoft Excel dan tidak semuanya dicatat sehingga ada beberapa koleksi yang tidak terdata. Perpustakaan YPVM juga masih belum memiliki sistem katalog sehingga

(2)

Universitas Kristen Petra ketika anggota ingin mengetahui keberadaan dan ketersediaan koleksi maka anggota harus bertanya kepada petugas perpustakaan.

Kegiatan pengadaan dan pengolahan hanya meliputi pencatatan judul, pengarang dan nomor klasifikasi koleksi. Pada saat ini, koleksi diperoleh dari pemberian sebuah organisasi dari Amerika dan beberapa pihak yang bekerjasama dengan YPVM.

Kegiatan sirkulasi masih dilakukan secara manual. Data sirkulasi masih dicatat dalam sebuah buku dan belum ada program berbasis komputer yang membantu petugas dalam mencatat data sirkulasi tersebut. Kegiatan sirkulasi yang ada di perpustakaan YPVM meliputi kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi. Jenis koleksi yang dapat dipinjam adalah buku dan audio visual. Lama koleksi yang dapat dipinjam dalam satu kali peminjaman adalah 2 minggu.

Jumlah koleksi yang diperbolehkan untuk dipinjam dalam satu kali peminjaman adalah 2 buah. Perpanjangan peminjaman dapat dilakukan sebanyak 1 kali. Masih belum ada ketetapan denda yang pasti untuk keterlambatan pengembalian. Proses peminjaman dimulai dari anggota yang memilih koleksi yang akan dipinjam dan menunjukkan kartu anggota. Kemudian petugas mencatat nama anggota, alamat anggota, judul koleksi dan tanggal peminjaman. Pada waktu pengembalian koleksi, tidak ada pencatatan secara khusus. Ketika anggota mengembalikan koleksi yang dipinjam maka petugas menulis tanggal pengembalian dan menandai di buku peminjaman dengan tanda (v) pada daftar pengembalian yang bersangkutan. Tanda tersebut berarti koleksi telah dikembalikan. Jika koleksi terlambat dikembalikan maka anggota tidak akan dikenakan denda.

3.3. Analisis Permasalahan Sistem Perpustakaan YPVM Saat Ini

Sistem yang ada pada perpustakaan YPVM masih belum dapat membantu petugas YPVM dalam melakukan aktivitas dalam perpustakaan. Kegiatan pengadaan dan pengolahan yang hanya mencatat judul, pengarang dan nomor klasifikasi menimbulkan beberapa kesulitan dan permasalahan. Permasalah yang muncul yaitu petugas tidak dapat mengetahui dengan benar mengenai detail koleksi yang dimiliki perpustakaan seperti data fisik koleksi dan subjek koleksi, petugas kesulitan untuk mengetahui dengan pasti berapa jumlah koleksi yang

(3)

Universitas Kristen Petra dimiliki oleh perpustakaan karena tidak semua koleksi dicatat dan disimpan.

Petugas juga tidak mengetahui jika ada koleksi yang hilang karena ketidaklengkapan data koleksi. Permasalah lain yang juga muncul adalah pencatatan data koleksi tersebut tidak berintegerasi dengan katalog sehingga anggota dan petugas sama-sama kesulitan untuk mengetahui keberadaan suatu koleksi.

Kegiatan sirkulasi yang masih dilakukan secara manual menyebabkan beberapa permasalahan yaitu petugas harus mencari satu per satu nama anggota ketika anggota mengembalikan koleksi. Petugas juga kesulitan untuk mengetahui berapa banyak koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota sehingga terkadang anggota masih boleh meminjam padahal jumlah koleksi yang dipinjam sudah melebihi aturan yakni dua buah.

Perpustakaan YPVM juga belum menyediakan layanan untuk pemesanan koleksi yang ingin dipinjam anggota jika koleksi tersebut sedang dipinjam anggota lain. Pemesanan tidak dicatat melainkan hanya melalui pembicaraan dengan petugas sehingga ada kemungkinan petugas lupa jika ada pemesanan koleksi. Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut maka dibuat sistem informasi perpustakaan ini yang berbasis komputer dan terintegrasi antara proses pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan katalog.

3.4. Analisis Kebutuhan Sistem Perpustakaan YPVM

Berdasarkan hasil analisis permasalahan sistem perpustakaan YPVM maka diketahui bahwa perpustakaan YPVM membutuhkan sebuah sistem yang dapat menangani kegiatan pengolahan dan sirkulasi. Modul pengolahan yang dibutuhkan adalah untuk mencatat data koleksi dan melakukan katalogisasi pada koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan.

Modul sirkulasi yang dibutuhkan adalah untuk mencatat kegiatan peminjaman, perpanjangan, pengembalian dan pemesanan koleksi. Untuk menunjang kegiatan perpustakaan dan memudahkan anggota untuk mengetahui berbagai kegiatan dan informasi yang berhubungan dengan perpustakaan maka dibutuhkan suatu individual space untuk anggota. Individual Space tersebut berisi data peminjaman yang dilakukan oleh anggota dan layanan perpustakaan.

(4)

Universitas Kristen Petra Layanan perpustakaan tersebut antara lain pemesanan, pengusulan dan pemberian comment dan rating yang dapat dilakukan secara langsung oleh anggota.

3.5. Survey terhadap Sistem Perpustakaan Universitas Kristen Petra

Sistem perpustakaan Univesitas Kristen Petra (UK Petra) atau yang disebut Spektra merupakan sebuah sistem yang menangani segala aktivitas dalam perpustakaan UK Petra. Pada mulanya spektra dibuat dengan berbasis UNIX.

Pada perkembangannya, spektra dibuat lagi sebuah sistem berbasis window namun tidak dipergunakan dalam menangani aktivitas perpustakaan UK Petra.

Sistem baru tersebut disebut NewSpektra. NewSpektra dibuat untuk digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan lain diluar perpustakaan UK Petra yang ingin menggunakan sistem tersebut. Pada saat ini spektra telah berkembang menjadi i- spektra. I-spektra merupakan spektra yang berbasis web. Sistem i-spektra memudahkan pertukaran data, misalnya pertukaran data mahasiswa antara BAA dan bagian sirkulasi perpustakaan UK Petra. Modul katalog i-spektra juga dapat diakses dari luar UK Petra.

Aktivitas pengadaan pada perpustakaan UK Petra sangat kompleks karena meliputi anggaran belanja koleksi, pencatatan asal koleksi, data koleksi hingga menangani pengusulan koleksi. Dalam menangani pengusulan, petugas bagian pengadaan akan mengecek keberadaan koleksi kemudian mengecek anggaran dan mencari vendor untuk membeli koleksi yang diusulkan. Untuk koleksi yang berasal dari sumbangan, koleksi tersebut akan diseleksi kelayakan untuk diterima.

Pada waktu koleksi datang maka dicatat asal koleksi, misalnya dari sumbangan, pembelian, barter, wajib serah atau titipan dari dosen. Kemudian koleksi tersebut dicek keberadaannya. Jika perpustakaan sudah memiliki koleksi yang sama maka hanya akan dicatat penambahan eksemplar, asal dan harga koleksi namun jika belum maka akan dicatat data koleksi yang baru. Data koleksi yang dicatat adalah deskripsi fisik koleksi, antara lain bahasa, ISBN, judul, pengarang, edisi, tahun, data pengusul jika merupakan hasil usulan, asal koleksi dll. Aktivitas pengadaan pada perpustakaan UK Petra hanya sampai pencatatan nomor induk koleksi.

(5)

Universitas Kristen Petra Aktivitas pengolahan pada perpustakaan UK Petra menggunakan INDOMARC¹ sebagai ketentuan dalam proses pengolahan. Proses pengolahan dimulai dari pencarian koleksi berdasarkan deskripsi tertentu pada koleksi, misalnya ISBN atau judul koleksi. Kemudian petugas pengolahan mengecek data koleksi yang telah dimasukkan oleh bagian pengadaan. Bagian pengolahan juga melakukan klasifikasi dan katalogisasi koleksi. Ketika petugas pengolahan mengisikan finished date pada data pengolahan koleksi dalam spektra maka secara otomatis koleksi muncul di katalog.

Pada aktivitas peminjaman perpustakaan UK Petra dimulai dengan memasukkan NRP atau NIP anggota perpustakaan dan memasukkan nomor induk buku dengan menggunakan barcode. Laporan peminjaman untuk tiap anggota dalam satu kali peminjaman di-print dan ditandatangani oleh anggota. Aktivitas pengembalian juga hampir sama dengan peminjaman, pertugas hanya memasukkan NRP atau NIP anggota perpustakaan dan menekan tombol return pada spektra bagian sirkulasi untuk koleksi yang dikembalikan. Sedangkan untuk perpanjangan, petugas menekan tombol resume. Jumlah denda langsung tertulis pada daftar koleksi yang mengalami keterlambatan pengembalian.

Katalog perpustakaan Univesitas Kristen Petra merupakan online catalog yang dapat diakses darimana dan kapan saja. Online catalog tersebut memiliki alamat, yaitu http://dewey.petra.ac.id. Dalam katalog tersebut, pengguna dapat melihat koleksi dan deskripsi fisik dari koleksi yang dicari tersebut.

3.6. Perancangan Sistem Perpustakaan YPVM

Berdasarkan dari hasil survey yang dilakukan terhadap Spektra maka sistem perpustakaan yang dibuat mengadopsi beberapa fitur dari Spektra.

Beberapa modul yang memiliki fitur yang hampir sama dengan Spektra antara lain:

1 Standar pengkodean pada waktu katalogisasi yang digunakan di Indonesia

(6)

Universitas Kristen Petra

• Modul pengolahan

Modul pengolahan yang dibuat memiliki fitur yang hampir sama dengan Spektra. Namun juga terdapat perbedaan yaitu Spektra menggunakan INDOMARC sehingga pengolahan koleksi memiliki lebih banyak field dibandingkan dengan sistem perpustakaan yang dibuat.

• Modul sirkulasi

Modul sirkulasi yang dibuat memiliki fitur yang hampir sama dengan Spektra. Persamaan yang ada adalah sirkulasi pada Spektra dengan sistem yang dibuat dapat melihat data peminjaman masing-masing anggota perpustakaan. Selain itu, juga dapat menangani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan.

• Modul katalog

Modul katalog yang dibuat memiliki fitur yang hampir sama dengan Spektra.

Persamaan yang ada adalah katalog pada Spektra dengan katalog pada sistem perpustakaan yang dibuat dapat melihat data pada koleksi, baik secara detail maupun tidak.

Sistem perpustakaan yang dibuat dimaksudkan untuk membantu aktivitas yang ada dalam perpustakaan YPVM. Melalui sistem ini maka setiap data dari kegiatan pengolahan, pengadaan dan sirkulasi dapat disimpan dalam database.

Data yang telah disimpan tersebut dapat berguna sekaligus dalam menampilkan katalog yang dapat membantu anggota untuk mencari koleksi yang diinginkan sehingga anggota tidak perlu bertanya kepada petugas. Selain itu, data tersebut juga berguna dalam sistem promosi koleksi yang baru datang ke perpustakaan agar anggota dapat mengetahui keberadaan koleksi baru tersebut.

3.6.1. Desain Document Flow

Desain document flow untuk sistem-sistem yang ada di perpustakaan YPVM adalah sistem pengolahan, sirkulasi dan pemesanan.

3.6.1.1. Desain Sistem Pengolahan

Desain document flow untuk sistem pengolahan dibagi menjadi dua yaitu desain sistem pengolahan dari pembelian koleksi dan desain sistem pengolahan dari sumbangan / titipan.

(7)

Universitas Kristen Petra 3.6.1.1.1 Desain Sistem Pengolahan dari Pembelian Koleksi

Proses dimulai ketika anggota perpustakaan, pengurus YPVM atau kepala pengurus YPVM mengisi page usulan koleksi. Kemudian petugas pengolahan perpustakaan mengumpulkan usulan koleksi dalam sebuah daftar usulan koleksi baru dan diserahkan kepada kepala pengurus YPVM untuk diperiksa. Jika kepala pengurus YPVM setuju maka petugas pengolahan membeli koleksi baru sesuai daftar. Kemudian petugas pengolahan mengecek koleksi baru pada data koleksi.

Sistem menampilkan keberadaan koleksi. Bila koleksi sudah dimiliki maka petugas pengolahan hanya menambahkan eksemplar koleksi. Namun bila koleksi belum dimiliki maka petugas pengolahan melakukan proses klasifikasi dan katalogisasi. Petugas pengolahan memberi label dan sampul untuk menjaga fisik dari koleksi. Lalu koleksi baru tersebut ditampilkan pada online catalog agar siap dipinjam. Document flow sistem pengolahan dari pembelian dapat dilihat pada Gambar 3.1.

(8)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.1. Document Flow Pengolahan dari Pembelian

Petugas YPVM Petugas Pengolahan

start

Mengecek judul koleksi baru

Mengumpul kan dalam daftar usulan

Anggota

Memeriksa daftar usulan

Setuju ?

Membeli koleksi baru

Mendapat koleksi baru

Ada?

Katalogisasi koleksi

end

Tidak

Ya Ya

Menulis keterangan penolakan

Tidak

Klasifikasi

Tambah copy Pemberian label dan sampul

Koleksi siap dipinjam Mengisi page

usulan koleksi

Mengisi page usulan koleksi

Koleksi tampil di online catalog Kepala Pengurus

YPVM

(9)

Universitas Kristen Petra 3.6.1.1.2 Desain Sistem Pengolahan dari Sumbangan / Titipan

Proses dimulai ketika pemilik koleksi menyerahkan koleksi kepada petugas pengolahan untuk disumbangkan atau dititipkan. Kemudian petugas pengolahan menerima koleksi tersebut dan mengecek kelayakan koleksi untuk diterima di perpustakaan. Jika koleksi dirasa layak untuk diterima maka petugas pengolahan mengecek keberadaan judul koleksi tersebut. Kemudian petugas pengolahan mengecek koleksi baru pada data koleksi. Sistem menampilkan keberadaan koleksi. Bila koleksi sudah dimiliki maka petugas pengolahan hanya menambahkan eksemplar koleksi. Namun bila koleksi belum dimiliki maka petugas pengolahan melakukan proses klasifikasi dan katalogisasi. Petugas pengolahan mencatat data pemilik koleksi. Petugas pengolahan memberi label dan sampul untuk menjaga fisik dari koleksi. Lalu koleksi baru tersebut ditampilkan pada online catalog agar siap dipinjam. Document flow sistem pengolahan dari sumbangan / titipan dapat dilihat pada Gambar 3.2.

(10)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.2. Document Flow Pengolahan dari Sumbangan / Titipan

start

Pemilik koleksi

Mengecek keberadaan judul koleksi baru

Mengecek kelayakan koleksi untuk diterima

Diterima ?

Petugas Pengolahan

Menyerahkan koleksi

Menerima koleksi

Katalogisasi

Ada? Tambah copy

koleksi

end Tidak

Ya

Tidak Ya

Klasifikasi

Pemberian label dan sampul

Koleksi siap dipinjam sumber

Koleksi tampil di online catalog Mengisi data

pemilik koleksi

(11)

Universitas Kristen Petra 3.6.1.2. Desain Sistem Sirkulasi

Desain document flow pada sistem sirkulasi dibagi menjadi dua yaitu desain sistem peminjaman dan desain sistem pengembalian.

3.6.1.2.1 Desain Sistem Peminjaman

Proses dimulai ketika anggota perpustakaan menyerahkan kartu anggota dan koleksi yang dipinjam. Petugas sirkulasi mengecek nomor anggota. Sistem menampilkan status dan kelayakan dari anggota untuk dapat meminjam koleksi.

Jika anggota diperbolehkan meminjam maka petugas sirkulasi mengecek nomor koleksi dan sistem menampilkan kelayakan koleksi untuk dapat dipinjam oleh anggota. Anggota menerima konfirmasi jika anggota tidak boleh meminjam.

Petugas sirkulasi memproses peminjaman pada sistem dan sistem menampilkan perhitungan tanggal kembali. Anggota mendapat informasi tanggal koleksi harus kembali dan menerima koleksi. Document flow sistem peminjaman dapat dilihat pada Gambar 3.3.

(12)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.3. Document Flow Sistem Peminjaman

start

Mengecek no. anggota

Boleh pinjam?

Menyerahkan koleksi yang akan dipinjam

dan kartu anggota

koleksi

Anggota

Petugas Sirkulasi

Kartu anggota

Mengecek no. koleksi

Koleksi boleh dipinjam?

peminjaman member

Perhitungan tanggal kembali Menerima

konfirmasi bahwa tidak boleh

meminjam

Menerima konfirmasi bahwa koleksi tidak boleh

dipinjam

Mendapat informasi tanggal

kembali

Menerima koleksi

end

Ya

Tidak Tidak

Ya

Memasukkan data peminjaman

(13)

Universitas Kristen Petra 3.6.1.2.2 Desain Sistem Pengembalian

Proses dimulai ketika anggota menyerahkan koleksi yang dikembalikan beserta kartu anggota. Petugas sirkulasi memasukkan nomor anggota dan mengecek tanggal kembali pada sistem. Jika anggota terlambat mengembalikan koleksi maka sistem memberitahukan denda yang harus dibayar oleh anggota dan anggota menerima informasi mengenai jumlah denda. Jika anggota membayar denda maka petugas sirkulasi menerima denda. Jika anggota tidak terlambat mengembalikan maka dilanjutkan pada proses perpanjangan. Jika anggota menginginkan untuk memperpanjang peminjaman maka petugas sirkulasi meng- update peminjaman pada sistem. Namun jika tidak ada perpanjangan maka petugas sirkulasi memasukkan data pengembalian pada sistem. Document flow sistem peminjaman dapat dilihat pada Gambar 3.4.

(14)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.4. Document Flow Sistem Pengembalian

start

Mengecek no. anggota

Menyerahkan koleksi yang

akan dikembalikan

dan kartu anggota

Anggota

Petugas Sirkulasi

Kartu anggota

Mengecek tanggal kembali

Terlambat?

peminjaman member

Menerima informasi banyak

denda

Membayar denda

Menerima denda

Bertanya tentang perpanjangan kepada

member

end Tidak

Ya

Perpanjangan

?

Tidak

Ya

Meng-update peminjaman

Memasukkan data pengembalian

(15)

Universitas Kristen Petra 3.6.1.3. Desain Sistem Pemesanan

Proses pada sistem pemesanan dimulai ketika anggota mengisi page pemesanan pada sistem. Sistem menampilkan pemesanan pada page pemesana dan mengecek tanggal kembali koleksi. Anggota menerima informasi tanggal pengambilan koleksi yang dipesan. Document flow sistem pemesanan dapat dilihat pada Gambar 3.5.

Gambar 3.5. Document Flow Sistem Pemesanan 3.6.2. Desain DFD

Dengan adanya DFD sistem informasi perpustakaan, maka proses aliran data dalam sistem dapat diketahui dengan jelas. DFD sistem informasi perpustakaan dibagi menjadi 3 level, yaitu DFD Context Diagram, DFD level 0 dan DFD level 1.

start

Anggota

Petugas Sirkulasi

Mengecek tanggal kembali koleksi pemesanan

end

peminjaman Mengisi page

pemesanan koleksi

Pemesanan ditampilkan pada page pemesanan

Menerima informasi tanggal pengambilan

(16)

Universitas Kristen Petra 3.6.2.1. DFD Context Diagram

Dalam DFD Context Diagram ini, terdapat proses yang menggambarkan sistem informasi perpustakaan YPVM dan aliran data yang terjadi secara garis besar. Entitas yang terlibat dalam sistem informasi perpustakaan ada lima, yaitu:

• Anggota

Anggota adalah pihak yang dapat memperoleh layanan di perpustakaan YPVM, antara lain memberikan rating dan comment pada koleksi tertentu yang dianggap menarik, melakukan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan dan pengusulan koleksi. Anggota dapat diberi hak akses seperti pegawai pada bagian pengolahan atau sirkulasi. Anggota juga dapat bertindak sebagai anggota saja.

• Umum

Umum adalah pihak yang dapat mengakses online catalog dan mendaftar menjadi anggota perpustakaan YPVM.

• Kepala Pengurus YPVM

Kepala pengurus YPVM adalah pihak yang mempunyai hak untuk membuat atau mengubah policy perpustakaan YPVM, antara lain policy peminjaman, perpanjangan dan pengembalian. Kepala pengurus YPVM juga merupakan pihak yang memperoleh laporan.

• Pemilik koleksi

Pemilik koleksi merupakan pihak yang menyumbangkan atau menitipkan koleksi di perpustakaan YPVM.

• Vendor

Vendor merupakan sumber dari koleksi dibeli.

DFD Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 3.6.

(17)

Laporan koleksi terpopuler Laporan anggota teraktif Laporan denda

Laporan pengolahan Laporan pemesanan

Laporan koleksi

Laporan peminjaman

data koleksi yang diusulkan

tgl kembali koleksi yg dipesan data koleksi yang dipesan

Koleksi yang dipinjam

Data Koleksi yang dipinjam

Point yang didapat

Comment dan rating Data koleksi baru

Data sumber koleksi

Data koleksi baru

Tgl kembali setelah perpanjangan

Denda

Tgl kembali No induk koleksi

No anggota Policy perpanjangan

Policy pengembalian

Policy peminjaman No anggota baru

Data anggota baru

data koleksi yang dicari

Informasi koleksi yang dicari 0

Sistem Informasi Perpustakaan

+

Umum Kepala pengurus YPVM

Anggota Vendor

Pemilik koleksi

Gambar 3.6. DFD Context Diagram 3.6.2.2. DFD Level 0

Dalam DFD level 0 ini, terdapat lima proses, yaitu pengolahan, sirkulasi, view katalog, manage individual space dan laporan.

• Proses Pengolahan.

Dalam proses ini, data koleksi yang berasal dari vendor dimasukkan ke dalam sistem. Pemilik koleksi juga memberikan data sumber koleksi dan data koleksi baru pada sistem dalam proses ini.

• Proses Sirkulasi

Dalam proses ini, kepala pengurus YPVM memberikan policy peminjaman, perpanjangan dan pengembalian. Anggota memberikan nomor anggota dan nomor

(18)

Universitas Kristen Petra induk koleksi. Sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali. Jika anggota ingin memperpanjang peminjaman maka anggota memberikan nomor anggota dan nomor induk koleksi. Sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali setelah perpanjangan. Jika anggota ingin mengembalikan koleksi maka anggota memberikan nomor anggota dan nomor induk koleksi. Jika anggota mengalami keterlambatan dalam mengembalikan koleksi maka sistem menampilkan denda.

Anggota juga dapat memesan koleksi dengan memberikan data koleksi yang dipesan dan sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali koleksi yang dipesan.

Dalam proses ini, umum juga dapat mendaftar menjadi anggota dengan memberikan data anggota baru dan sistem menampilkan nomor anggota secara otomatis.

• View Katalog

Dalam proses ini, umum dapat mencari informasi koleksi yang dimiliki perpustakaan dan sistem menampilkan data koleksi yang dicari.

• Manage Individual Space

Individual Space merupakan layanan yang diberikan kepada masing-masing anggota berupa space pribadi yang memuat informasi tentang koleksi yang sedang dipinjam anggota yang bersangkutan. Selain itu, juga terdapat fasilitas untuk memesan koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota lain, mengusulkan koleksi untuk didatangkan ke perpustakaan dan memberikan comment dan rating pada koleksi tertentu.

• Laporan

Pada proses ini, kepala pengurus YPVM mendapatkan laporan. Sistem menampilkan laporan.

DFD level 0 dapat dilihat pada Gambar 3.7.

(19)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.7. DFD Level 0

(20)

Universitas Kristen Petra 3.6.2.3. DFD Level 1 Proses Pengolahan

Dalam DFD level 1 proses pengolahan ini, terdapat dua proses, yaitu pembelian dan sumbangan tititpan.

• Proses pembelian

Dalam proses pembelian, vendor memberikan data koleksi baru.

• Proses sumbangan_titipan_barter

Proses sumbangan titipan menangani pengolahan yang berasal dari sumbangan atau titipan atau barter. Barter dalam sistem ini hanya merupakan sebuah informasi cara koleksi tersebut didatangkan sebagai hasil pertukaran atau barter. Dalam proses ini, pemilik koleksi memberikan data koleksi baru dan data sumber koleksi.

DFD level 1 proses pengolahan dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Gambar 3.8. DFD Level 1 Proses Pengolahan 3.6.2.4. DFD Level 1 Proses Sirkulasi

Dalam DFD level 1 proses sirkulasi ini, terdapat lima proses, yaitu pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan, pengembalian dan pemesanan.

• Proses pendaftaran anggota

(21)

Universitas Kristen Petra Dalam proses pendaftaran anggota, umum dapat mendaftar menjadi anggota dengan memberikan data anggota baru dan sistem menampilkan nomor anggota secara otomatis.

• Proses peminjaman

Dalam proses peminjaman, kepala pengurus YPVM memberikan policy peminjaman. Anggota dapat meminjam dengan memberikan nomor anggota dan data koleksi yang dipinjam. Sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali.

• Proses perpanjangan

Dalam proses perpanjangan, kepala pengurus YPVM memberikan policy perpanjangan. Jika anggota ingin melakukan perpanjangan peminjaman maka anggota memberikan nomor anggota dan data koleksi yang diperpanjang. Sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali setelah perpanjangan.

• Proses pengembalian

Dalam proses pengembalian, kepala pengurus YPVM memberikan policy pengembalian. Anggota memberikan nomor anggota dan data koleksi yang dikembalikan. Sistem secara otomatis menampilkan denda jika anggota mengalami keterlambatan pengembalian.

• Proses pemesanan

Dalam proses pemesanan, anggota memberikan data koleksi yang dipesan.

Sistem secara otomatis menampilkan tanggal kembali koleksi yang dipesan.

DFD level 1 proses sirkulasi dapat dilihat pada Gambar 3.9.

(22)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.9. DFD Level 1 Proses Sirkulasi

(23)

Universitas Kristen Petra 3.6.3. Desain ERD

ERD adalah metode perancangan database yang menggambarkan hubungan antara entity yang terdapat dalam sistem. ERD digunakan untuk merancang pembangunan database. Database tersebut digunakan untuk menyimpan data yang menunjang program sistem informasi perpustakaan ini.

ERD dapat dilihat secara dua macam yaitu secara konseptual dan physical. Secara konseptual, ERD dapat dilihat pada Gambar 3.10.

(24)

mempunyai menyatakan

dimiliki oleh

punya

memiliki berasal dari

Diberi oleh

Diberikan oleh

Diberikan kepada

memberikan

menjabat

memesan

dimiliki membuka

berhak melakukan punya memiliki diberikan oleh

mendapat

utama

melakukan pemesanan ada

mempunyai

meliputi

dilakukan oleh

diberikan oleh

Dilakukan

Dilakukan oleh dipesan

meliputi berasal dari

Mempunyai

memiliki mengarang

terdiri dari subjek id_subjek nama_subjek

pengarang id_pengarang nama_pengarang

penerbit_produksi id_penerbit nama_penerbit alamat_penerbit kota_penerbit negara_penerbit telp_penerbit

koleksi id_koleksi judul sub_judul seri edisi illustrasi hal tinggi tahun isbn no_klasifikasi durasi episode jml_item resensi foto keterangan

detail_koleksi no_induk_koleksi tgl_pengolahan call_no_koleksi lokasi

sumber id_sumber nama_sumber alamat_sumber telp_sumber

peminjaman id_peminjaman tgl_pinjam tgl_kembali tgl_perpanjangan byk_perpanjangan tgl_pengembalian denda status_denda

pemesanan id_pemesanan tgl_pemesanan tgl_bts_pemesanan

member id_member nama_member alamat_member telp_member jenis_kelamin_member email_member nama_sekolah_member alamat_sekolah_member pendidikan_terakhir_member tgl_lahir_member tempat_lahir_member tgl_aktif_member tgl_non_aktif_member status_member poin_member

user username passw ord last_login status_user pegaw ai

id_pegaw ai nama_pegaw ai alamat_pegaw ai telp_pegaw ai jenis_kelamin_pegaw ai tgl_lahir_pegaw ai tempat_lahir_pegaw ai email_pegaw ai tgl_aktif_pegaw ai tgl_non_aktif_pegaw ai status_pegaw ai poin_pegaw ai pengusulan_koleksi id_pengusulan judul_pengusulan pengarang sutradara penerbit tgl_pengusulan status_pengusulan

sutradara id_sutradara nama_sutradara

bahasa id_bahasa bahasa jenis_koleksi id_jenis_koleksi jenis_koleksi policy_sirkulasi

lama_pinjam_member max_pinjam_member byk_perpanjangan_member denda_member aturan_poin_member lama_pinjam_pegaw ai max_pinjam_pegaw ai byk_perpanjangan_pegaw ai denda_pegaw ai aturan_poin_pegaw ai

comment id_comment comment setuju tgl_comment

group_user id_group_user group_user hak_akses

id_hak_akses hak_akses menu

id_menu menu link

Jabatan id_jabatan jabatan rating

id_rating rating

promosi id_promosi judul_promosi promosi tgl_posting tgl_habis

subjek_minat id_subjek_minat

asal id_asal asal

kondisi id_kondisi kondisi

pinjam id_pinjam pinjam

Gambar 3.10. Conceptual ERD

(25)

Universitas Kristen Petra Pada conceptual ERD terdapat beberapa relasi antar entitas. Relasi tersebut ditunjukkan pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1. Tabel Relasi Antar Entitas

Entitas Entitas Relasi

hak akses menu one to many

group_user hak_akses one to many

user hak_akses many to many

user pegawai one to one

user member one to one

jabatan member one to many

member pengusulan_koleksi one to many

pegawai pengusulan_koleksi one to many

member rating one to many

pegawai rating one to many

member comment one to many

pegawai comment one to many

member subjek_minat one to many

jenis_koleksi koleksi one to many

sutradara koleksi one to many

bahasa koleksi one to many

pengarang koleksi one to many

pengarang koleksi many to many

penerbit_produksi koleksi one to many

subjek koleksi many to many

subjek subjek_minat one to many

koleksi detail_koleksi one to many

koleksi rating one to many

koleksi comment one to many

member peminjaman one to many

pegawai peminjaman one to many

member pemesanan one to many

pegawai pemesanan one to many

detail_koleksi pemesanan one to many

asal detail_koleksi one to many

kondisi detail_koleksi one to many

pinjam detail_koleksi one to many

sumber detail_koleksi one to many

Conceptual ERD diturunkan menjadi Physical ERD. Hubungan many to many pada Conceptual ERD menghasilkan tabel baru yang menjelaskan hubungan kedua entity tersebut. Physical ERD dapat dilihat pada Gambar 3.11.

(26)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.11. Physical ERD

(27)

Universitas Kristen Petra Physical ERD pada Gambar 3.11 menjelaskan :

• Hubungan many to many antara entity KOLEKSI dan PENGARANG menghasilkan tabel fisik yaitu PENGARANG_KOLEKSI, dimana tabel ini memiliki atribut yang terdiri dari primary key KOLEKSI dan PENGARANG.

• Hubungan many to many antara entity KOLEKSI dan SUBJEK menghasilkan tabel fisik yaitu SUBJEK_KOLEKSI, dimana tabel ini memiliki atribut yang terdiri dari primary key KOLEKSI dan SUBJEK.

• Hubungan many to many antara entity USER dan HAK_AKSES menghasilkan tabel fisik yaitu DETAIL_HAK_AKSES, dimana tabel ini memiliki atribut yang terdiri dari primary key dan HAK_AKSES.

Beberapa definisi yang digunakan dalam ERD antara lain :

• Pegawai yang dinyatakan dalam entity PEGAWAI terbagi menjadi beberapa bagian yaitu pengolahan atau sirkulasi. Hal tersebut sesuai dengan hak akses yang dimilikinya.

• Anggota yang dinyatakan dalam entity MEMBER dapat diberi hak akses seperti pegawai pada bagian pengolahan atau sirkulasi. Anggota juga dapat bertindak sebagai anggota saja.

3.6.4. Desain Database

Berikut ini dijelaskan mengenai struktur database dari program yang dibuat. Pembangunan database ini menggunakan MySQL. Nama-nama tabel beserta field dan keterangan data yang ada dalam database adalah sebagai berikut:

3.6.4.1. Tabel MEMBER

Tabel MEMBER menyimpan data anggota. Tabel MEMBER dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2. Tabel MEMBER

Field Type Keterangan

ID_MEMBER Varchar(10) ID anggota

USERNAME Varchar(10) Username

(28)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.2 Tabel MEMBER (Lanjutan)

ID_JABATAN Integer ID jabatan, foreign

key dari tabel JABATAN

NAMA_MEMBER Varchar(50) Nama

ALAMAT_MEMBER Varchar(100) Alamat

TELP_MEMBER Varchar(20) Telepon

JENIS_KELAMIN_MEMBER Varchar(1) Jenis kelamin

EMAIL_MEMBER Varchar(25) Email

NAMA_SEKOLAH_MEMBER Varchar(20) Nama sekolah, tempat anggota bekerja ALAMAT_SEKOLAH_MEMBER Varchar(100) Alamat sekolah PENDIDIKAN_TERAKHIR_MEMBER Varchar(20) Pendidikan terakhir

TGL_LAHIR_MEMBER Date Tanggal lahir

TEMPAT_LAHIR_MEMBER Varchar(20) Tempat lahir

TGL_AKTIF MEMBER Date Tanggal aktif

TGL_NON_AKTIF_MEMBER Date Tanggal tidak aktif

STATUS_MEMBER Varchar(10) Status (aktif atau

tidak)

POIN_MEMBER Integer Poin

3.6.4.2. Tabel JABATAN

Tabel JABATAN mencatat jabatan dari anggota yang hanya terdiri dari 3 macam yaitu, kepala sekolah, guru dan pengurus yayasan. Tabel JABATAN dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3. Tabel JABATAN

ID_JABATAN Integer ID jabatan

JABATAN Varchar(30) Jabatan anggota

3.6.4.3. Tabel PEGAWAI

Tabel PEGAWAI menyimpan data pegawai. Tabel PEGAWAI dapat dilihat pada Tabel 3.4.

(29)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.4. Tabel PEGAWAI

ID_PEGAWAI Varchar(10) ID pegawai

NAMA_PEGAWAI Varchar(50) Nama

ALAMAT_PEGAW4AI Varchar(100) Alamat

TELP_PEGAWAI Varchar(20) Telepon

JENIS_KELAMIN_PEGAWAI Varchar(1) Jenis kelamin

TGL_LAHIR_PEGAWAI Date Tanggal lahir

TEMPAT_LAHIR_PEGAWAI Varchar(20) Tempat lahir

EMAIL_PEGAWAI Varchar(25) Email

TGL_AKTIF PEGAWAI Date Tanggal aktif

TGL_NON_AKTIF_PEGAWAI Date Tanggal tidak aktif

STATUS_PEGAWAI Varchar(10) Status (aktif atau

tidak)

POIN_PEGAWAI Integer Poin

3.6.4.4. Tabel USER

Tabel USER menyimpan data pemakai program dan status dari pemakai program. Tabel USER dapat dilihat pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5. Tabel USER

ID_MEMBER Varchar(10) ID member, foreign key dari tabel MEMBER

ID_PEGAWAI Varchar(10) ID pegawai, foreign key dari tabel PEGAWAI

PASSWORD Varchar(10) Password

LAST_LOGIN Date Time Tanggal dan waktu terakhir login STATUS_USER Varchar(3) Status user (on atau off)

3.6.4.5. Tabel GROUP_USER

Tabel GROUP_USER menyimpan grup yang disediakan untuk para pemakai program. Tabel GROUP_USER dapat dilihat pada Tabel 3.6.

(30)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.6. Tabel GROUP_USER

ID_GROUP_USER Integer ID group user

GROUP_USER Varchar(20) Group user

3.6.4.6. Tabel HAK_AKSES

Tabel HAK_AKSES menyimpan hak akses yang disediakan untuk para pemakai program. Tabel HAK_AKSES dapat dilihat pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7. Tabel HAK_AKSES

ID_HAK_AKSES Integer ID hak akses

ID_GROUP_USER Integer ID group user, foreign key dari tabel GROUP_USER

HAK_AKSES Varchar(20) Hak akses

3.6.4.7. Tabel DETAIL_HAK_AKSES

Tabel DETAIL_HAK_AKSES menyimpan hak akses yang dimiliki oleh masing-masing para pengguna program. Tabel DETAIL_HAK_AKSES dapat dilihat pada Tabel 3.8.

Tabel 3.8. Tabel DETAIL_HAK_AKSES

ID_HAK_AKSES Integer ID hak akses

3.6.4.8. Tabel MENU

Tabel MENU menyimpan menu yang disedikan untuk setiap hak akses.

Menu tersebut muncul ketika pengguna program melakukan login. Tabel MENU dapat dilihat pada Tabel 3.9.

(31)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.9. Tabel MENU

ID_MENU Integer ID menu

ID_HAK_AKSES Integer ID hak akses, foreign key dari tabel HAK_AKSES

MENU Varchar(30) Menu

LINK Varchar(100) Link yang digunakan

3.6.4.9. Tabel KOLEKSI

Tabel KOLEKSI menyimpan data yang bersangkutan dengan koleksi.

Tabel KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.10.

Tabel 3.10. Tabel KOLEKSI

ID_KOLEKSI Varchar(10) ID koleksi

ID_PENERBIT Varchar(10) ID penerbit, foreign key dari tabel PENERBIT_PRODUKSI

ID_BAHASA Varchar(10) ID bahasa, foreign key dari tabel BAHASA

ID_SUTRADARA Varchar(10) ID sutradara, foreign key dari tabel SUTRADARA

ID_JENIS_KOLEKSI Varchar(10) ID jenis koleksi, foreign key dari tabel JENIS_KOLEKSI

ID_PENGARANG Varchar(10) ID pengarang utama, foreign key dari tabel PENGARANG

JUDUL Varchar(100) Judul

SUB_JUDUL Varchar(100) Sub judul

SERI Varchar(30) Judul seri

EDISI Integer Edisi

ILLUSTRASI Varchar(3) Illustrasi

HAL Varchar(20) Halaman

TINGGI Varchar(5) Tinggi koleksi

TAHUN Varchar(5) Tahun terbit

ISBN Varchar(30) ISBN

NO_KLASIFIKASI Varchar(20) Nomor klasifikasi

DURASI Varchar(5) Durasi

EPISODE Integer Episode

JML_ITEM Integer Jumlah item untuk koleksi digital pada sebuah koleksi

(32)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.10 Tabel KOLEKSI (Lanjutan)

RESENSI Text Resensi singkat dari koleksi

FOTO Varchar(50) Foto koleksi

KETERANGAN Varchar(100) Keterangan tambahan koleksi

3.6.4.10. Tabel DETAIL_KOLEKSI

Tabel DETAIL_KOLEKSI menyimpan detail data dari koleksi. Tabel DETAIL_KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.11.

Tabel 3.11. Tabel DETAIL_KOLEKSI

NO_INDUK_KOLEKSI Varchar(20) Nomor induk koleksi, contoh : 00001/08

ID_KOLEKSI Varchar(10) ID koleksi, foreign key dari tabel KOLEKSI

ID_SUMBER Varchar(10) ID sumber, foreign key dari tabel SUMBER

TGL_PENGOLAHAN Date Tanggal koleksi selesai diproses ID_KONDISI Integer ID kondisi, foreign key dari tabel

KONDISI

ID_ASAL Integer ID asal, foreign key dari tabel ASAL

ID_PINJAM Integer ID pinjam, foreign key dari tabel PINJAM

CALL_NO_KOLEKSI Varchar(30) Nomor panggil koleksi

LOKASI Varchar(20) Lokasi

3.6.4.11. Tabel PENGARANG

Tabel PENGARANG menyimpan data mengenai pengarang. Tabel PENGARANG dapat dilihat pada Tabel 3.12.

Tabel 3.12. Tabel PENGARANG

ID_PENGARANG Integer ID pengarang

NAMA_PENGARANG Varchar(50) Nama pengarang

(33)

Universitas Kristen Petra 3.6.4.12. Tabel PENGARANG_KOLEKSI

Tabel PENGARANG_KOLEKSI menyimpan data mengenai pengarang masing-masing koleksi jika pengarang suatu koleksi lebih dari satu. Dalam tabel PENGARANG_KOLEKSI yang dicatat adalah pengarang selain pengarang utama. Tabel PENGARANG_KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.13.

Tabel 3.13. Tabel PENGARANG_KOLEKSI

ID_PENGARANG Varchar(10) ID pengarang, berasal dari primary key tabel PENGARANG ID_KOLEKSI Varchar(10) ID koleksi, berasal dari primary

key tabel KOLEKSI 3.6.4.13. Tabel SUBJEK

Tabel SUBJEK menyimpan data mengenai subjek. Tabel SUBJEK dapat dilihat pada Tabel 3.14.

Tabel 3.14. Tabel SUBJEK

ID_SUBJEK Varchar(10) ID subjek

NAMA_SUBJEK Varchar(50) Nama subjek 3.6.4.14. Tabel SUBJEK_KOLEKSI

Tabel SUBJEK_KOLEKSI menyimpan data mengenai subjek masing- masing koleksi. Tabel SUBJEK_KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.15.

Tabel 3.15. Tabel SUBJEK_KOLEKSI

ID_SUBJEK Varchar(10) ID subjek, berasal dari primary key tabel SUBJEK

ID_KOLEKSI Varchar(10) ID koleksi, berasal dari primary key tabel KOLEKSI

3.6.4.15. Tabel PENERBIT_PRODUKSI

Tabel PENERBIT_PRODUKSI menyimpan data mengenai penerbit jika koleksi berupa buku dan rumah produksi jika koleksi berupa digital. Tabel PENERBIT_PRODUKSI dapat dilihat pada Tabel 3.16.

(34)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.16. Tabel PENERBIT_PRODUKSI

ID_PENERBIT Varchar(10) ID penerbit

NAMA_PENERBIT Varchar(100) Nama penerbit atau rumah produksi ALAMAT_PENERBIT Varchar(100) Alamat penerbit atau rumah produksi KOTA_PENERBIT Varchar(50) Kota penerbit atau rumah produksi NEGARA_PENERBIT Varchar(25) Negara penerbit atau rumah produksi TELP_PENERBIT Varchar(20) Telepon penerbit atau rumah

produksi 3.6.4.16. Tabel BAHASA

Tabel BAHASA menyimpan data mengenai bahasa yang digunakan dalam koleksi. Tabel BAHASA dapat dilihat pada Tabel 3.17.

Tabel 3.17. Tabel BAHASA

ID_BAHASA Varchar(10) ID bahasa

BAHASA Varchar(30) Bahasa

3.6.4.17. Tabel SUTRADARA

Tabel SUTRADARA menyimpan data mengenai sutradara suatu koleksi jika koleksi tersebut adalah koleksi digital. Tabel SUTRADARA dapat dilihat pada Tabel 3.18.

Tabel 3.18. Tabel SUTRADARA

ID_SUTRADARA Varchar(10) ID sutradara NAMA_SUTRADARA Varchar(50) Nama sutradara 3.6.4.18. Tabel JENIS_KOLEKSI

Tabel JENIS_KOLEKSI menyimpan data mengenai jenis koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Tabel JENIS_KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.19.

(35)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.19. Tabel JENIS_KOLEKSI

ID_JENIS_KOLEKSI Varchar(10) ID jenis koleksi JENIS_KOLEKSI Varchar(30) Jenis koleksi

3.6.4.19. Tabel COMMENT

Tabel COMMENT menyimpan data mengenai comment yang diberikan oleh anggota kepada sebuah koleksi. Tabel COMMENT dapat dilihat pada Tabel 3.20.

Tabel 3.20. Tabel COMMENT

ID_COMMENT Integer ID comment

ID_MEMBER Varchar(10) ID anggota, foreign key dari tabel MEMBER

COMMENT Text Comment yang diberikan anggota

SETUJU Varchar(11) Status comment

3.6.4.20. Tabel RATING

Tabel RATING menyimpan data mengenai rating yang diberikan oleh anggota kepada sebuah koleksi. Tabel RATING dapat dilihat pada Tabel 3.21.

Tabel 3.21. Tabel RATING

ID_RATING Integer ID rating

RATING Integer Rating yang diberikan anggota

(36)

Universitas Kristen Petra 3.6.4.21. Tabel PEMINJAMAN

Tabel PEMINJAMAN menyimpan data mengenai peminjaman, pengembalian dan perpanjangan koleksi. Tabel PEMINJAMAN dapat dilihat pada Tabel 3.22.

Tabel 3.22. Tabel PEMINJAMAN

ID_PEMINJAMAN Integer ID peminjaman

NO_INDUK_KOLEKSI Varchar(20) Nomor induk koleksi, foreign key dari tabel DETAIL_KOLEKSI ID_MEMBER Varchar(10) ID anggota, foreign key dari tabel

MEMBER

TGL_PINJAM Date Tanggal peminjaman koleksi

TGL_KEMBALI Date Tanggal koleksi harus kembali TGL_PERPANJANGAN Date Tanggal perpanjangan koleksi BYK_PERPANJANGAN Integer Banyak perpanjangan

TGL_PENGEMBALIAN Date Tanggal pengembalian koleksi

DENDA Varchar(30) Banyak denda

STATUS_DENDA Varchar(5) Status denda (sudah dibayar atau belum)

3.6.4.22. Tabel SUMBER

Tabel SUMBER menyimpan data mengenai pihak yang menyumbang atau menitipkan koleksi kepada perpustakaan. Tabel SUMBER dapat dilihat pada Tabel 3.23.

Tabel 3.23. Tabel SUMBER

ID_SUMBER Varchar(10) ID sumber

NAMA_SUMBER Varchar(50) Nama sumber ALAMAT_SUMBER Varchar(100) Alamat sumber TELP_SUMBER Varchar(20) Telepon sumber 3.6.4.23. Tabel PEMESANAN

Tabel PEMESANAN menyimpan data mengenai pemesanan koleksi yang dilakukan oleh anggota atau pegawai jika koleksi yang ingin dipinjam sedang

(37)

Universitas Kristen Petra dipinjam oleh anggota atau pegawai lain. Tabel PEMESANAN dapat dilihat pada Tabel 3.24.

Tabel 3.24. Tabel PEMESANAN

ID_PEMESANAN Integer ID pemesanan

NO_INDUK_KOLEKSI Varchar(20) Nomor induk koleksi, foreign key dari tabel DETAIL_KOLEKSI ID_MEMBER Varchar(10) ID anggota, foreign key dari tabel

MEMBER

TGL_PEMESANAN Date Tanggal pemesanan

TGL_BTS_PEMESANAN Date Tanggal batas pemesanan jika koleksi yang dipesan sudah dipinjam.

3.6.4.24. Tabel PROMOSI

Tabel PROMOSI menyimpan data mengenai promosi. Tabel PROMOSI dapat dilihat pada Tabel 3.25.

Tabel 3.25. Tabel PROMOSI

ID_PROMOSI Integer ID promosi

JUDUL_PROMOSI Varchar(20) Judul promosi

PROMOSI Varchar(10) Promosi

TGL_POSTING Varchar(10) Tanggal promosi ditampilkan

TGL_HABIS Date Tanggal promosi selesai

ditampilkan

3.6.4.25. Tabel POLICY_SIRKULASI

Tabel POLICY_SIRKULASI menyimpan data mengenai aturan-aturan sirkulasi pada perpustakaan. Tabel POLICY_SIRKULASI dapat dilihat pada Tabel 3.26.

(38)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.26. Tabel POLICY_SIRKULASI

LAMA_PINJAM_MEMBER Integer Lama peminjaman untuk anggota

MAX_PINJAM_MEMBER Integer Jumlah maksimal koleksi yang boleh dipinjam oleh anggota untuk satu kali peminjaman

BYK_PERPANJANGAN_MEMBER Integer Banyak perpanjangan yang diperbolehkan untuk anggota

DENDA_MEMBER Big Integer Denda yang diberikan

kepada anggota

ATURAN_POIN_MEMBER Integer Point yang didapatkan oleh anggota dari kegiatan peminjaman

LAMA_PINJAM_PEGAWAI Integer Lama peminjaman untuk pegawai

MAX_PINJAM_ PEGAWAI Integer Jumlah maksimal koleksi yang boleh dipinjam oleh pegawai untuk satu kali peminjaman

BYK_PERPANJANGAN_

PEGAWAI Integer Banyak perpanjangan

yang diperbolehkan untuk pegawai

DENDA_ PEGAWAI Big Integer Denda yang diberikan kepada pegawai

ATURAN_POIN_ PEGAWAI Integer Point yang didapatkan oleh pegawai dari kegiatan peminjaman

3.6.4.26. Tabel PENGUSULAN_KOLEKSI

Tabel PENGUSULAN_KOLEKSI menyimpan data mengenai koleksi yang diusulkan oleh anggota atau pegawai. Tabel PENGUSULAN_KOLEKSI dapat dilihat pada Tabel 3.27.

Tabel 3.27. Tabel PENGUSULAN_KOLEKSI

ID_PENGUSULAN Integer ID pengusulan

ID_PEGAWAI Varchar(10) ID pegawai, foreign key dari tabel PEGAWAI

(39)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.27. Tabel PENGUSULAN_KOLEKSI (Lanjutan)

JUDUL_PENGUSULAN Varchar(100) Judul koleksi yang diusulkan PENGARANG Varchar(30) Pengarang dari koleksi yang

diusulkan jika koleksi berupa buku

SUTRADARA Varchar(30) Sutradara dari koleksi yang diusulkan jika koleksi berupa buku

PENERBIT Varchar(30) Penerbit dari koleksi yang diusulkan

TGL_PENGUSULAN Date Tanggal pengusulan STATUS_PENGUSULAN Varchar(10) Status pengusulan 3.6.4.27. Tabel SUBJEK_MINAT

Tabel SUBJEK_MINAT menyimpan data mengenai subjek koleksi yang menjadi minat anggota atau pegawai. Tabel SUBJEK_MINAT dapat dilihat pada Tabel 3.28.

Tabel 3.28. Tabel SUBJEK MINAT

ID_SUBJEK_MINAT Integer ID subjek minat

ID_SUBJEK Varchar(10) ID subjek, foreign key dari tabel SUBJEK

ID_MEMBER Varchar(10) ID member, foreign key dari tabel ANGGOTA

ID_PEGAWAI Varchar(10) ID pegawai, foreign key dari tabel PEGAWAI

3.6.4.28. Tabel ASAL

Tabel ASAL menyimpan data mengenai asal atau cara dari suatu koleksi didapatkan. Tabel ASAL dapat dilihat pada Tabel 3.29.

Tabel 3.29. Tabel ASAL

ID_ASAL Integer ID asal

ASAL Varchar(30) Asal koleksi didapat

(40)

Universitas Kristen Petra 3.6.4.29. Tabel KONDISI

Tabel ASAL menyimpan data mengenai kondisi dari suatu koleksi. Tabel KONDISI dapat dilihat pada Tabel 3.30.

Tabel 3.30. Tabel KONDISI

ID_KONDISI Integer ID kondisi

KONDISI Varchar(30) Kondisi koleksi

3.6.4.30. Tabel PINJAM

Tabel PINJAM menyimpan data mengenai keberadaan suatu koleksi dan menyatakan ketersediaan koleksi di perpustakaan. Tabel PINJAM dapat dilihat pada Tabel 3.31.

Tabel 3.31. Tabel PINJAM

ID_PINJAM Integer ID pinjam

PINJAM Varchar(30) Status keberadaan koleksi 3.6.5. Desain Matriks Create Read Update Delete (CRUD)

Desain CRUD dibuat dengan tujuan untuk memberikan gambaran mengenai hal-hal yang dapat dilakukan pengguna dalam menu pada sistem.

Desain CRUD dapat dilihat pada Tabel 3.32.

Tabel 3.32. Tabel Desain CRUD

Menu Administrator Pengolahan Sirkulasi Anggota

Manage Member CRU

Manage Staff CRU

Policy RU

Reports R

Manage Collection CRU

Master CRUD

Transaction CRU

Policy R

Manage Order CRD

Manage Comments CRD

My Profile RU

My Borrowing R

(41)

Universitas Kristen Petra Tabel 3.32. Tabel Desain CRUD (Lanjutan)

Menu Administrator Pengolahan Sirkulasi Anggota

Comments CR

My Order CRD

My Collection

Suggestion CR

My Favorite Subject CRU

New Collection R

Keterangan :

C : Create R : Read U : Update D : Delete

3.6.6. Desain Menu

Desain menu dibuat untuk memberikan gambaran mengenai menu yang digunakan dalam sistem. Desain menu tersebut dibagi menjadi 3 bagian sesuai dengan bagian dalam sistem yaitu administrator, pengolahan, sirkulasi dan individual space.

3.6.6.1. Desain Menu Administrator

Desain menu pada administrator yaitu menu-menu yang digunakan dalam modul pengolahan. Desain menu administrator dapat dilihat pada Gambar

(42)

Universitas Kristen Petra 3.12.

Gambar 3.12. Desain Menu Administrator

Beberapa penjelasan dari Gambar 3.12 antara lain :

• Manage Member : Menu yang berfungsi untuk mengatur data anggota.

• Manage Staff : Menu yang berfungsi untuk mengatur data pegawai.

Administrator

Manage Member

Manage Staff Manage Policy

Reports

Processing Report

Not Returned Borrowing Report Returning Report

Borrowing Transaction Report

Most Popular Collection Report Most Active Member Report Point Report

Ordering Transaction Report

Comment Report Rating Report

Collection Suggestion Report Fine Report

(43)

• Manage Policy : Menu yang berfungsi untuk mengatur aturan sirkulasi pada perpustakaan.

• Report : Menu yang berfungsi untuk melihat laporan. Pada Report terdapat sub menu yaitu :

Processing Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai pengolahan koleksi.

Borrowing Transaction Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai peminjaman koleksi

Not Returned Borrowing Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai koleksi yang belum dikembalikan oleh anggota.

Returning Transaction Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai koleksi yang telah dikembalikan oleh anggota.

Most Popular Collection : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai koleksi yang banyak dipinjam oleh anggota.

Most Active Member : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai anggota yang aktif dalam melakukan aktivitas peminjaman koleksi.

Point Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai poin yang didapat anggota dari aktivitas peminjaman koleksi.

Ordering Transaction Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai pemesanan koleksii yang dilakukan oleh anggota.

Fine Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai denda yang didapatkan anggota dari keterlambatan dalam pengembalian koleksi.

Comment Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai comment yang diberikan anggota beserta status comment.

Rating Report : Sub menu yang berfungsi untuk melihat laporan mengenai rating yang diberikan anggota.

3.6.6.2. Desain Menu Pengolahan

Desain menu pada pengolahan yaitu menu-menu yang digunakan dalam modul pengolahan. Desain menu pengolahan dapat dilihat pada Gambar 3.13.

(44)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.13. Desain Menu Pengolahan

• Manage Collection : Menu yang berfungsi untuk mengatur data koleksi. Pada Manage Collection terdapat sub menu yaitu :

Pengolahan

Manage Collection

Add New Collection Add Copy

Edit Collection

Master

Author Director Pubisher Subject Language

Type of Collection Agent

Collection Condition Collection Status Method

(45)

Universitas Kristen Petra Add New Collection : Sub menu yang berfungsi untuk memasukkan data

koleksi baru jika judul koleksi baru belum dimiliki oleh perpustakaan.

Add Copy : Sub menu yang berfungsi untuk melakukan penambahan copy koleksi.

Edit Collection : Sub menu yang berfungsi untuk mengubah data koleksi.

• Master : Menu yang berfungsi untuk mengatur data-data master. Pada Master terdapat sub menu yaitu :

Author : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data pengarang.

Director : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data sutradara.

Publisher : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data penerbit.

Subject : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data subjek koleksi.

Language : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data bahasa koleksi.

Type of Collection : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data jenis koleksi.

Agent : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data sumber.

Collection Condition : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data kondisi koleksi.

Collection Status : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data status koleksi.

Method : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur data mengenai cara mendapatkan atau mendatangkan suatu koleksi.

3.6.6.3. Desain Menu Sirkulasi

Desain menu pada sirkulasi yaitu menu-menu yang digunakan dalam modul sirkulasi. Desain menu sirkulasi dapat dilihat pada Gambar 3.14.

(46)

Universitas Kristen Petra Gambar 3.14. Desain Menu Sirkulasi

• Transaction : Menu yang berfungsi untuk mengatur transaksi sirkulasi. Pada Transaction terdapat sub menu yaitu :

Borrowing : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur peminjaman koleksi.

Returning : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur pengembalian koleksi.

Re-Borrowing : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur perpanjangan koleksi.

Fine : Sub menu yang berfungsi untuk mengatur pembayaran denda.

• Policy : Menu yang berfungsi untuk melihat aturan sirkulasi pada perpustakaan.

• Manage Order : Menu yang berfungsi untuk mengatur pemesanan koleksi.

Pada Manage Order terdapat sub menu yaitu :

Add Order : Sub menu yang berfungsi untuk melakukan penambahan pemesanan koleksi yang diminta oleh anggota.

Sirkulasi

Transaction

Borrowing Returning Re-Borrowing

Policy Add Order Delete Order Manage

Order

Fine

Manage Comment

(47)

Universitas Kristen Petra Delete Order : Sub menu yang berfungsi untuk melakukan pembatalan

pemesanan koleksi yang diminta oleh anggota

• Manage Comment : Menu yang berfungsi untuk mengatur comment yang diberikan oleh anggota kepada sebuah koleksi.

3.6.6.4. Desain Menu Individual Space

Desain menu pada Individual Space yaitu menu-menu yang digunakan dalam modul Individual Space. Desain menu Individual Space dapat dilihat pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15. Desain Menu Individual Space

• My Profile : Menu yang berfungsi untuk melihat profile pengguna.

• My Borrowing : Menu yang berfungsi untuk melihat data peminjaman koleksi yang dilakukan oleh pengguna. Data tersebut termasuk tanggal pengembalian, denda dan koleksi yang dipinjam.

• Comments : Menu yang berfungsi agar pengguna dapat memberikan comment pada suatu koleksi.