VALIDATOR NASIONAL PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI PANDUAN VALIDATOR NASIONAL PUSAT DATA DAN INFORMASI IPTEK DIKTI

(1)

VALIDATOR NASIONAL

PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL

PUSAT DATA DAN INFORMASI IPTEK DIKTI

(2)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 2

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ... 3

2. User (Pengguna)……… ……….…… ………..3

3. SISTEM VALIDASI ... 4

a.Siklus Validasi ...4

b.Metode Validasi dan Perbaikan ...4

4. RULES VALIDASI ... 5

5. PETUNJUK PERBAIKAN ... 6

a.Rule ke 1 (Mahasiswa berstatus pindahan tanpa SKS diakui) ...6

b.Rule ke 2 – 4 ...9

c. Rule ke 5 (Mahasiswa didaftarkan di luar periode) ... 10

d.Rule ke 6 ... 12

(3)

1. PENDAHULUAN

Validator Nasional adalah sistem yang melakukan proses verifikasi dan validasi data Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) untuk memastikan kebenaran dan ketepatan data yang dilaporkan perguruan tinggi. Tujuan Sistem Validator Nasional adalah untuk memenuhi amanat Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi yang menjelaskan bahwa data PDDIKTI harus dipastikan kebenaran dan ketepatannya karena fungsinya sebagai sumber informasi bagi para pemangku kepentingan yaitu:

 Lembaga akreditasi, untuk melakukan akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi;

 Pemerintah, untuk melakukan pengaturan, perencanaan, pengawasan, pemantauan, dan evaluasi serta pembinaan dan koordinasi Program Studi dan Perguruan Tinggi;

 Masyarakat, untuk mengetahui kinerja Program Studi dan Perguruan Tinggi.

Penyusunanan buku ini dimaksudkan sebagai panduan untuk penggunaan dan pengelolaan sistem validasi secara nasional terhadap pengelolaan PDDIKTI di masing- masing perguruan tinggi.

Implementasi validator nasional dilakukan secara bertahap, dan pada tahap perdana ini akan dilakukan dengan 6 (enam) rules validasi sebagaimana akan dijelaskan pada panduan ini.

2. User ( Pengguna)

User (Pengguna) sistem Validator Nasional, dapat dikelompokan ke dalam tiga kategori atau level. Berikut penjelasannya :

1. Administrator

Merupakan kategori atau level yang dapat mengatur hak akses di dalam sistem.

2. Verifikator [Kopertis (PTS) / Pusdatin (PTS/PTN/ PT Non RistekDikti)]

Merupakan kategori atau level yang dapat melakukan pengecekan data pengajuan atau perubahan data di dalam sistem.

3. Validator Pusat [Pusdatin (PTS/PTN/ PT Non RistekDikti)]

Merupakan kategori atau level yang dapat melakukan persetujuan pengajuan atau perubahan data di dalam sistem.

(4)

3. SISTEM VALIDASI

a. Siklus Validasi

b. Metode Validasi dan Perbaikan

Validasi

• Manual Verification

Akan dilakukan manual oleh Auditor Data PDDIKTI berdasarkan temuan di lapangan.

DATA EXPLORER

VLD RECORDS

Issued By user PD DIKTI

(5)

• Automatic Issue Generator

Akan dilakukan oleh aplikasi validator nasional berdasarkan Rules yang didaftarkan pada aplikasi Validator Nasional.

Perbaikan

• Perbaikan data melalui Aplikasi

a. Perbaikan dilakukan dengan melengkapkan/menyesuaikan data melalui aplikasi Feeder atau melalui pengajuan perbaikan data pada laman Forlap.

b. Perbaikan data yang tidak valid dari sejak perbaikan data dilakukan, baru dapat dilihat status perbaikan datanya dalam jangka waktu 2 (dua) hari sejak sinkronisasi dilakukan.

• Verifikasi Lapangan

Auditor PDDIKTI akan melakukan verifikasi data secara langsung berdasarkan dokumen pelaksanaan akademik atau yang lainnya untuk memastikan kebenaran data.

4. RULES VALIDASI

Rule Validasi Dasar Hukum

Stakeholder SOP

Verifikasi

/Validasi Koreksi Mahasiswa

berstatus pindahan tanpa SKS diakui

PP 17 Tahun 2010 yaitu di pasal 88

ayat 1 s/d 3 Mesin PT

1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek

3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai

Mahasiswa aktif namun Nilai Indeks Prestasi Semester (IPS) kosong

Pasal 24 ayat 4 Permenristekdikti

44 thn 2015 Mesin PT

Database Object

Validation Object

Issue Issue #1

Issue #1 Issue #1

#1

Rule #1

Detector

Daily Weekly Monthly Yearly Database PD-Dikti

VLD RECORDS

issue d

(6)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 6 Mahasiswa Aktif

namun jumlah SKS kosong

Pasal 17

Permenristekdikti

Mahasiswa Aktif namun nilai IPK kosong

Pasal 24 ayat 5 Permenristekdikti

Mahasiswa yang belum

mendapatkan nilai

Bagian Kelima Standar Penilaian Pembelajaran Pasal 19-25

Permenristekdikti no 44 tahun 2015

Mesin PT

Mahasiswa didaftarkan di luar periode

Pasal 10

Permenristekdikti Nomor 61 Tahun

2016 Pasal 7 dan 8 Mesin Kopertis/

Pusdatin

1. Diperbaiki melalui pemeriksaan dokumen akademik

2. Verifikator Cek 3. Jika belum valid

kembali ke nomo 1;

jika valid, selesai

5. PETUNJUK PERBAIKAN

a. Rule ke 1

Rule :

Mahasiswa berstatus pindahan tanpa SKS diakui Metode Perbaikan :

Melalui Aplikasi Feeder

Feeder : Menu Mahasiswa  History Pendidikan  Isian SKS di akui

(7)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 7 Langkah-langkah perbaikan data:

1. Pilih menu Mahasiswa

2. Pilih sub menu History Pendidikan

3. Pada Window History Pendidikan isikan hasil konversi/penyetaraan SKS Pindahan pada isian SKS di akui.

1

2

3

(8)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 8 Feeder : Menu Mahasiswa  Nilai Transfer  Tambah Nilai Konversi

Langkah-langkah perbaikan data:

1. Pilih menu Mahasiswa 2. Pilih sub menu Nilai Transfer 3. Pilih tombol Tambah Nilai Konversi

2

1

3

4

5

(9)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 9 4. Pada Window Nilai Transfer Konversi isikan Kode MK Asal, Mata Kuliah Asal,

SKS Asal, Nilai Huruf Asal, Mata Kuliah Diakui, Nilai Huruf Diakui, Nilai Angka Diakui

5. Pilih tombol Simpan Nilai Konversi b. Rule ke 2– 4

Rule:

 Mahasiswa aktif namun Nilai Indeks Prestasi Semester (IPS) kosong

 Mahasiswa Aktif namun jumlah SKS kosong

 Mahasiswa Aktif namun nilai IPK kosong MetodePerbaikan :

Feeder : Menu Perkuliahan  Aktivitas Kuliah Mahasiswa

1. Pilih menu Perkuliahan

2. Pilih sub menu Aktivitas Kuliah Mahasiswa 3. Pilih tombol untuk memperbaiki data

1

2

3

(10)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 10 4. Isikan nilai IPS, IPK, SKS Semester yang masih kosong / belum terisi

5. Pilih tombol Simpan

c. Rule ke 5 (Mahasiswa didaftarkan di luar periode)

Rule :

Mahasiswa yang belum mendapatkan nilai

5

4

(11)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 11 Metode Perbaikan :

Feeder : Menu Perkuliahan  Nilai Perkuliahan

1. Pilih menu Perkuliahan

2. Pilih sub menu Nilai Perkuliahan

1

2

3 4

5

6 7

(12)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 12 3. Sesudah tampil halaman Input Nilai, pilih menu dropdown Program Studi

4. Pilih menu dropdown Semester

5. Pilih tombol untuk memperbaiki data

6. Isikan Nilai Angka dan Huruf yang masih salah / masih kosong 7. Pilih tombol Simpan

d. Rule ke 6

Rule :

Mahasiswa didaftarkan di luar periode Metode Perbaikan :

Verifikasi Dokumen

Untuk dapat melepaskan flag status tidak valid pada akun PDDIKTI Perguruan Tinggi, Perguruan Tinggi harus menyerahkan dokumen akademik untuk dilakukan verifikasi yang membuktikan bahwa mahasiswa yang diinputkan di luar periode adalah mahasiswa yang benar-benar aktif dan melaksanakan proses belajar mengajar sejak semester awal mahasiswa yang bersangkutan didatakan. Langkah perbaikannya adalah sebagai berikut:

Untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan Perguruan Tinggi Kedinasan (PTK):

1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Pusat Data dan Informasi Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Pusdatin Kemenristekdikti) berupa :

a. Formulir Penerimaan Mahasiswa Baru b. Bukti Pembayaran Kuliah

c. Absen Dosen/Mahasiswa

d. Berita Acara Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi e. Fotokopi ijazah dan transkrip

f. SK Konversi/Penyetaraan (bagi mahasiswa pindahan/alih jenjang)

2. Pusdatin akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya.

3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Pusdatin membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.

4. Admin PDDIKTI Pusdatin mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.

(13)

PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 13 Untuk Perguruan Tinggi Agama (PTA):

1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Kelompok Kerja (Pokja) masing-masing PTA di Kementerian Agama berupa :

2. Pokja akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya.

3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Pokja membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.

4. Admin PDDIKTI Pokja mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.

Untuk Perguruan Tinggi Swasta (PTS):

1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) masing-masing wilayah berupa :

2. Kopertis akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya.

3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Kopertis membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.

4. Admin PDDIKTI Kopertis mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid.