BAB IV
PEMBAHASAN
Dalam bab ini, akan dibahas tentang audit kecurangan yang terjadi atas pembayaran royalty fee kantor cabang kepada kantor pusat. Audit kecurangan adalah upaya untuk mendeteksi dan mencegah tindak kecurangan yang terjadi pada setiap transaksi. Pembayaran royalty fee rentan terhadap tindak kecurangan khususnya dalam pelaporan keuangan kepada kantor pusat, karena disinyalir terdapat kecurangan yang dilakukan oleh kantor cabang, baik itu kecurangan yang menyangkut pengurangan atas pendapatan yang didapatkan maupun melebihkan pengeluaran dari yang sebenarnya terjadi.
Dalam menjalankan pross audit kecurangan ini, penulis melakukan beberapa tahapan audit, antara lain :
1. Recognation symptoms (indikasi gejala kecurangan)
Pada tahapan ini penulis melakukan deteksi awal mengenai kecurangan melalui beberapa metode, yaitu :
a. Accounting anomalies
Melihat sistem akuntansi yang digunakan oleh kantor cabang. Dalam hal pencatatan transaksi, ketersediaan sumber dokumen sebagai bukti pendukung, dan keakuratan pada pencatatan di kuitansi, laporan budgeting, dan laporan bulanan.
b. Internal control weakness
Pada tahap ini penulis mengamati pengendalian internal yang dilakukan oleh kantor pusat dan owner pada kantor cabang. Pengendalian yang diamati adalah proses pelaporan keuangan kantor cabang, proses pembayaran royalty fee, dan pembagian tugas masing-masing pegawai.
c. Analytical procedures
Pada tahap deteksi ini penulis menganalisis transaksi-transaksi yang terlihat tidak wajar di kantor cabang, contohnya saja jumlah pengeluaran kantor cabang yang terlihat janggal dari bulan sebelumnya.
d. Extravagant lifestyle
Tahap ini penulis mengamati perilaku gaya hidup para pegawai kantor cabang. Pada tahapan ini dapat terlihat pola perilaku para pegawai kantor cabang selama berada di kantor cabang.
e. Unusual behavior
Setelah mengamati kegiatan di kantor cabang, penulis melakukan wawancara dengan beberapa pegawai di kantor cabang, pada sesi wawancara tersebut jika penulis menemukan kejanggalan dan dikonfirmasikan ke orang yang bersangkutan maka akan terlihat perilaku pegawai yang merasa bersalah karena mereka telah melakukan tindak kejahatan.
f. Tips and complaints
Melakukan deteksi atas kecurangan dengan berdasarkan elemen-elemen kecurangan, yaitu theft, concealment, dan conversation. Pada penelitian ini penulis akan lebih fokus pada elemen theft, karena indikasi kecurangan yang terjadi adalah yang berupa theft.
2. Data driven fraud detection (deteksi kecurangan)
Dalam melakukan deteksi kecurangan, penulis memanfaatkan proses dengan menggunakan data-data yang tersedia di kantor cabang, langkah yang dilakukan antara lain :
a. Understand the business, memahami bisnis dan alur kegiatan operasional kantor cabang termasuk pula kebijakan dan aturan yang diterapkan oleh kantor pusat.
b. Identify possible frauds that could exist, mengidentifikasi kemungkinan- kemungkinan kecurangan yang terjadi di kantor cabang, baik berupa celah karena lemahnya pengendalian internal maupun yang disebabkan karena lemahnya aturan dan kebijakan yang telah diterapkan oleh kantor pusat.
c. Investigate symptoms
Setelah gejala-gejala kecurangan yang timbul telah dideteksi oleh penulis, maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menginvestigasi gejala tersebut.
3. Fraud investigation (investigasi kecurangan)
Investigasi yang dilakukan oleh penulis ialah investigasi mengenai tindak kecurangan yang berupa theft. Langkah investigasi yang dilakukan penulis antara lain dapat dijelaskan di table 4.2 Vulnerability Chart.
4. Fraud report (pelaporan hasil temuan kecurangan)
Setelah tahapan audit dilakukan maka langkah selanjutnya peneliti melaporkan hasil auditnya berupa hasil temuan. Hasil temuan tersebut selanjutnya juga akan diberi rekomendasi oleh penulis untuk dilakukan perbaikan oleh kantor cabang.
IV.1 Program Kerja Audit
Untuk melakukan audit atas kecurangan yang terjadi pada kantor cabang Lembaga Pelatihan Bimbingan Belajar (LPBB) Bintang Solusi Mandiri, disusun suatu rencana kerja audit dengan tujuan sebagai penduan bagi penulis untuk melaksanakan audit dalam rangka menemukan kecurangan yang terjadi di kantor cabang. Adapun rencana kerja audit yang akan dilakukan antara lain:
Tabel 4.1
Rencana Kerja Audit
No Deteksi Prosedur Tujuan
1 Survey pendahuluan 1. Memahami alur operasional kantor cabang
Memiliki gambaran kegiatan operasional kantor cabang termasuk cara kantor cabang dalam membayar royalty fee
2. Memahami alur penerimaan
pendapatan pengeluaran kantor cabang
3. Memahami kebijakan dan aturan
yang diterapkan oleh kantor pusat
4. Memahami prosedur cara
pelaporan dan pembayaran royalty fee yang dilakukan oleh kantor cabang
5. Mengamati pelaksanaan jobdesk
dari masing-masing pegawai 2 Review pengendalian
internal kantor pusat terhadap kantor cabang
1. Memahami kebijakan dan aturan terkait operasional dan pelaporan keuangan kantor cabang yang telah disusun oleh kantor pusat
Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal yang dilakukan oleh kantor pusat
2. Mengamati kegiatan operasional
sehari-hari di kantor cabang
Mengidentifikasi kantor cabang yang tidak tepat waktu dalam hal pembayaran royalty fee
3. Mencocokkan kesesuaian aturan
yang disusun kantor pusat dengan yang diterapkan di kantor cabang
4. Mengamati jangka waktu
pengawasan yang biasa dilakukan oleh kantor pusat dan owner ke kantor cabang
5. Mengetahui kantor cabang yang
membayarkan royalty feenya tidak tepat waktu
6. Menyelidiki alasan keterlambatan
kantor cabang yang tidak tepat waktu membayar royalty feenya
3 Analisa laporan keuangan 1. Membandingkan jumlah royalty fee yang dibayarkan kantor cabang setiap bulan
Mengidentifikasi akun dan transaksi yang berpengaruh disgnifikan terhadap pendapatan bersih kantor cabang
2. Menelusuri transaksi di bulan
dimana jumlah royalty fee dibayar paling rendah
3. Menelusuri dokumen-dokumen
terkait, seperti: laporan data siswa, laporan bulanan dan laporan budgeting
4 Pelaksanaan Audit 1. Memilih beberapa sample transaksi untuk dilakukan audit lanjutan
Membuktikan hasil deteksi dan indikasi yang telah ditemukan
2. Melakukan audit atas sample
terpilih dengan cara :
a. Mencocokkan yang tercatat di
kuitansi dengan yang tercatat di laporan budgeting dan laporan bulanan
b. Memeriksa apakah transaksi yang
terjadi telah dicatat seluruhnya di laporan budgeting dan laporan bulanan (asersi completeness)
c. Memeriksa apakah transaksi yang
tercatat di laporan benar-benar terjadi (asersi existance)
d. Memeriksa kecocokkan antara
jumlah transaksi yang tertera di kuitansi dicatat dengan benar di laporan budgeting(asersi accuracy)
5 Proses pelaporan laporan keuangan cabang
1. Mengetahui waktu pelaporan keuangan kantor cabang
Mengidentifikasi kantor cabang yang tidak tepat waktu dalam hal pelaporan laporan keuangan
2. Mengamati cara pelaporan laporan
keuangan yang dilakukan oleh kantor cabang ke kantor pusat
3. Menyelidiki alasan keterlambatan
kantor cabang yang tidak tepat waktu membayar royalty feenya
IV. 2 Deteksi Kecurangan
Pelaksanaan deteksi kecurangan, penulis menggunakan teknik deteksi kecurangan yang telah dituliskan di Bab II. Adapun langkah-langkah deteksinya adalah sebagai berikut :
1. Accounting anomalies
Menganalisis sistem pencatatan transaksi yang dilakukan oleh kantor cabang apakah sesuai dengan prosedur atau tidak. Pertama-tama penulis memahami kegiatan operasional kantor cabang secara menyeluruh. Dimulai dari fase pemasaran kepada siswa dan orang tua murid. Pada fase ini, khususnya bagi cabang yang baru dibuka, fase pemasaran ini sangatlah penting untuk dilakukan oleh kantor cabang karena pada fase ini adalah fase dimana kantor cabang mendapatkan siswa sebanyak mungkin. Fase pemasaran, merupakan fase dimana kantor cabang melakukan transaksi pengeluaran yang jumlahnya lebih banyak dari fase-fase selanjutnya. Mulai dari transaksi pengeluaran atas biaya pengadaan brosur-brosur pemasaran yang dibagikan ke sekolah- sekolah, pengeluaran atas gaji para marketer, dan biaya-biaya lainnya untuk mendukung proses pemasaran berjalan sesuai dengan target. Fase pemasaran ini berlangsung selama kurang lebih 1 (satu) bulan sebelum dimulainya kegiatan belajar mengajar (KBM), dan biasanya setelah KBM berlangsung pemasaran tetap dilakukan kurang lebih selama 1 (satu) atau 2 (dua) minggu kedepan.
Setelah fase pemasaran berakhir maka selanjutnya adalah saat dimana para siswa mendaftarkan diri untuk mengikuti kegiatan belajar mengajar. siswa yang ingin mengikuti kegiatan belajar mendaftarkan diri dengan mengisi formulir pendaftaran dan
membayar uang pendaftaran. Bagi siswa yang ingin membayar biaya les secara cicilan maka saat pendaftaran siswa wajib untuk membayarkan biaya cicilan pertama. Oleh admin, uang yang diterima beserta data diri siswa dicatat dan dimasukkan ke software yang telah disediakan oleh kantor pusat. Setelah itu, setiap bulannya para siswa yang memilih untuk membayar biaya les secara dicicil akan membayarkan biaya les setiap bulan hingga lunas.
Setiap bulan, kantor cabang membayar beberapa biaya pengeluaran untuk beberapa keperluan, antara lain untuk :
a. Biaya gaji tutor, quality control, admin, kepala cabang dan staff operasional.
b. Biaya akademik seperti biaya untuk fotocopy soal tryout, buku penunjang pembelajaran, perlengkapan alat tulis.
c. Biaya administrasi seperti biaya untuk pembelian kuitansi, buku jurnal yang dipakai oleh admin.
d. Biaya operasional seperti biaya listrik, air, telepon, biaya keamanan, dan biaya-biaya lain yang mendukung proses kegiatan operasional cabang.
Kecurangan yang terjadi di kantor cabang dapat dideteksi dari sisi pemasukan maupun dari sisi pengeluaran. Awal mula untuk mendeteksi kecurangan yang dilakukan oleh penulis setelah memahami proses kegiatan operasional kantor cabang adalah membaca dan mengamati laporan keuangan yang dibuat oleh admin disetiap bulannya.
Dimulai dari mengamati laporan laba rugi kantor cabang.
a. Irregularities in source document
Sumber dokumen yang yang menjadi bukti transaksi haruslah jelas dan sesuai dengan transaksi yang terjadi. Bukti transaksi juga harus disimpan dalam jangka waktu tertentu, untuk memudahkan jika suatu waktu terjadi sesuatu dengan keuangan kantor cabang. Keberadaan sumber dokumen bukti transaksi (kuitansi) pada kantor cabang banyak yang telah tidak ada, hal tersebut yang memunculkan dugaan telah terjadi tindak kecurangan di kantor cabang tersebut.
Dari sisi pendapatan penulis menelusuri sumber dokumen dari akun-akun yang terkait seperti pendapatan yang diterima dari siswa yang les biasa dan siswa yang memilih untuk les private. Penelusuran atas akun dimulai dari melihat jumlah siswa yang terdaftar sebagai siswa LPBB Bintang Solusi Mandiri kantor cabang terkait. Penelusuran didasarkan pada bukti yang ada di Laporan Data Siswa, baik laporan di Microsoft Office Excel maupun yang tercatat di dalam buku data siswa. Setelah itu, mencocokkan jumlah siswa yang terdaftar pada Laporan Data Siswa dengan formulir pendaftaran yang ada. Pada formulir pendaftaran tertera jenis les yang ingin siswa ikuti, apakah les biasa atau les private. Ketidakcocokkan data siswa private terlihat saat mencocokkan antara formulir pendaftaran dan yang tercatat di Laporan Data Siswa (baik laporan yang tertulis di buku maupun yang dicatat di Microsoft Office Excel). Karena ketidakcocokkan tersebut, penulis menelusuri lebih dalam lagi, dan ditemukan ternyata pemasukan dari siswa yang memilih untuk les private tidak dicatat pada Laporan Bulanan kantor cabang. Pada Laporan Bulanan, akun atas pendapatan “Privat” tidak diisi oleh admin
selama bulan berjalan. Untuk menambah keyakinan penulis dan memperkuat bukti, penulis kemudian melakukan penelusuran lebih lanjut pada Laporan Budgeting dan bukti pembayaran dari siswa (kuitansi). Penelusuran atas Laporan Budgeting disesuaikan dengan kuitansi yang ada, penelusuran dilihat per tanggal dan ditemukan beberapa kuitansi pembayaran siswa private yang tidak tercatat di Laporan Budgeting. Tidak dicatatnya pembayaran siswa private tersebut nantinya akan berpengaruh pada jumlah pendapatan yang diterima oleh kantor cabang. Kuitansi atas pembayaran private pun tidak ditemukan oleh penulis.
b. Faulty journal entries
Kesalahan dalam memasukan jumlah transaksi yang tertera di kuitansi dengan yang dimasukkan ke dalam laporan budgeting harian. Saat terjadi transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran, admin akan segera memasukan transaksi tersebut ke dalam laporan budgeting dan pada akhir hari admin akan merekap data transaksi tersebut ke laporan bulanan. Dimana data yang tertera di laporan bulanan nantinya akan langsung berhubungan dengan laporan laba rugi yang langsung mempengaruhi besarnya royalty fee yang harus dibayarkan kantor cabang.
c. Inaccuracies in ledgers
Besarnya biaya bulanan kantor cabang ditiap bulannya biasanya hampir sama besarannya, kecuali pada saat fase marketing dan pada saat musim tryout.
Pada fase marketing, kantor cabang mengeluarkan biaya yang lumayan besar untuk memasarkan kantor cabangnya ke siswa-siswa di sekolah-sekolah. Dan
pada saat masa tryout pengeluaran tersebsar berasal dari fotocopy soal-soal untuk dikerjakan siswa.
Untuk menelusuri akun pengeluaran, pertama-tama penulis mengamati pengeluaran tiap bulan kantor cabang selama beberapa bulan terakhir yang tercatat pada laporan laba rugi, untuk kemudian membandingkan pengeluaran tersebut di tiap bulannya. Setelah diamati ternyata terdapat kenaikan pengeluaran pada beberapa bulan terakhir di kantor cabang. Untuk melihat pengeluaran dari sisi mana yang mengalami kenaikan tiap bulannya, penulis kemudian menelusuri laporan bulanan dan laporan budgeting, juga mencocokkan pengeluaran yang tercatat pada laporan dengan yang tercatat di kuitansi. Setelah melakukan penelusuran yang mendalam, ditemukan bahwa beberapa bulan terakhir kantor cabang mengalami kenaikan jumlah pengeluaran dan terdapat beberapa pengeluaran yang jumlahnya cukup besar.
Beberapa bulan terakhir memang merupakan bulan dimana fase marketing yang membutuhkan biaya yang cukup besar. Penulis mengambil sample pada bulan Desember, karena jika dibandingkan bulan pada fase marketing, bulan Desember yang memiliki jumlah pengeluaran terebsar. Jumlah pengeluaran yang tertera pada laporan kemudian selanjutnya ditelusuri, penelusuran dimulai dari laporan budgeting, karena laporan ini merupakan laporan transaksi harian yang terjadi di kantor cabang. Setelah ditelusuri lebih lanjut sampai ke bukti transaksi atau kuitansi, ternyata terdapat beberapa transaksi pengeluaran yang jumlahnya berbeda antara yang tercatat di kuitansi dengan yang tertera di laporan budgeting. Dimana pada kuitansi tanggal 13 Desember 2011 pada pengeluaran biaya cetak brosur tertera jumlah
pengeluaran sebesar Rp 500.000 , sedangkan jumlah yang tercatat di laporan budgeting dicatat sebesar Rp 650.000. Jumlah yang ada pada kuitansi jumlahnya lebih kecil bila dibandingkan dengan yang tercatat di laporan budgeting. Jumlah pengeluaran yang terjadi di bulan Desember, tidak hanya mempengaruhi laporan laba rugi bulan Desember tetapi juga mempengaruhi pada besarnya royalty fee tahunan yang akan dibayar kantor cabang ke kantor pusat. Karena pada bulan Desember kantor cabang, yang dalam kasus ini kantor cabang Pulomas, menyetorkan royalty fee ke kantor pusat.
2. Internal control weakness
Internal control mencakup 5 hal utama, yaitu:
a. Pengendalian lingkungan b. Penilaian risiko
c. Pengendalian aktivitas
d. Penyampaian informasi dan komunikasi e. Pengawasan
Pada penelitian ini, indikasi kecurangan muncul dari lemahnya pengawasan dan pengendalian aktivitas yang tidak baik terhadap kantor cabang. Dalam hal pengawasan, idealnya setiap kantor cabang wajib untuk mengirimkan laporan budgeting, laporan bulanan, dan laporan laba rugi setiap bulan ke kantor pusat. Namun pada kenyataannya banyak dari kantor cabang yang tidak mengirimkan laporannya ke kantor pusat dan dari pihak kantor pusat tidak memberi teguran terhadap kantor cabang yang tidak mengirimkan laporannya. Selain pengawasan yang dilakukan oleh kantor pusat, owner dari kantor cabang yang bersangkutan juga seharusnya melakukan kunjungan rutin tiap
satu bulan sekali ke kantor cabang. Tujuan kunjungan tersebut adalah memastikan kegiatan operasional di kantor cabang berjalan dengan semestinya. Selain itu juga, kunjungan yang owner lakukan bertujuan untuk memeriksa keuangan yang terjadi di kantor cabang selama satu bulan. Namun, dari pihak owner tersebut sangat jarang untuk melakukan kunjungan, dan walaupun mengadakan kunjungan, sang owner tidak memeriksa keuangan kantor cabang secara rinci. Hal ini yang menyebabkan para pegawai di kantor cabang melihat adanya suatu peluang untuk melakukan tindak kecurangan tanpa diketahui oleh pihak kantor pusat maupun oleh owner kantor cabang itu sendiri.
Selain dari sisi pengawasan yang lemah dari kantor pusat dan owner terhadap kantor cabang, lemahnya internal control di kantor cabang juga terkait masalah aturan standar dan kebijakan yang berlaku. Aturan dan kebijakan operasional kantor cabang telah ditetapkan oleh kantor pusat dan disetujui oleh kantor cabang sebagai franchisee.
Namun sepertinya kebijakan dan aturan tersebut belum disosialisasikan sepenuhnya oleh owner kantor cabang kepada para pegawainya. Sehingga dalam perjalanannya, kegiatan operasional kantor cabang banyak terdapat yang tidak sesuai dengan aturan dan kebijakan yang seharusnya telah berlaku.
Sedangkan internal control yang lemah dari sisi pengendalian aktivitas yang dilakukan oleh kantor cabang adalah pembagian pekerjaan (jobdesk) kantor cabang yang belum sesuai dengan fungsinya. Pembagian pekerjaan di kantor cabang tidak terlalu rumit, karena hanya terdiri dari seorang kepala cabang, seorang quality control, seorang admin, para tutor, dan seorang staff operasional. Secara umum tugas dari masing-masing pegawai di kantor cabang adalah sebagai berikut :
1. Kepala cabang, bertugas untuk mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional cabang, termasuk didalamnya hal akademik, keuangan, dan peningkatan jumlah siswa. Kepala cabang hanya betugas sebatas pengawas dan penanggung jawab dalam hal-hal tersebut bukan sebagai pelaku.
2. Quality control, bertugas atas pengendalian kualitas siswa, tutor dan pengajaran di kantor cabang. Quality control bertanggung jawab penuh atas kegiatan operasional mengenai kegiatan belajar mengajar setiap harinya di kantor cabang.
3. Admin, bertugas dalam hal pendataan siswa, dan petugas untuk menerima, mencatat, dan mengelola keuangan di kantor cabang.
4. Staff operasional, bertugas menjaga kebersihan dan kenyamanan kantor cabang.
Selama pengamatan yang dilakukan oleh penulis, terdapat beberapa disfungsi tugas yang dilakukan oleh para pegawai di kantor cabang, atau dengan kata lain terdapat beberapa tugas yang dilakukan oleh pegawai yang seharusnya tidak melakukan tugas tersebut. Contohnya, kepala cabang ikut campur dalam hal menerima dan mencatat uang pembayaran siswa, seharusnya tugas ini dilakukan oleh admin. Selain dikhawatirkan hal tersebut akan memunculkan kesalahan dalam penctatatan hal ini juga dikhawatirkan akan memunculkan kerja sama illegal antara kepala cabang dan admin. Misalnya saja kepala cabang dan admin bekerja sama mengubah atau menyembunyikan transaksi yang terjadi. Hal ini yang menjadi deteksi awal dari penulis untuk menelusuri pengendalian terhadap aktivitas di kantor cabang.
3. Analytical fraud symptoms
Analisis mengenai jumlah pendapatan bersih yang didapat oleh kantor cabang, dilihat antara jumlah pendapatan bersih pada laporan laba rugi kantor cabang setiap bulan. Pada laporan laba rugi tersebut dapat terlihat besarnya royalty fee kantor cabang ditiap bulannya, juga dapat terlihat besarnya pemasukan dan pengeluaran kantor cabang.
Pengamatan atas laporan laba rugi dilihat berdasarkan data laporan selama 1 tahun terakhir. Dari laporan tersebut dapat terlihat kapan dan di bulan apa kantor cabang memiliki pendapatan bersih terbesar dan terkecil, karena pendapatan bersih tersebut nantinya yang menjadi patokan dalam perhitungan besarnya royalty fee yang harus dibayarkan. Penurunan jumlah pendapatan bersih kantor cabang ditiap bulan mengindikasikan terjadi masalah yang terjadi di kantor cabang tersebut. Pada penelitian ini penulis menemukan indikasi berupa turunnya laba bersih dari salah satu kantor cabang di setiap bulannya padahal jumlah siswa pada kantor cabang tersebut termasuk yang cukup banyak. Penurunan laba bersih kantor cabang bisa dikarenakan berbagai macam penyebab, dan penyebab ini yang kemudian akan ditelusuri lebih lanjut oleh penulis.
4. Extravagant lifestyle
Perubahan gaya hidup merupakan salah satu penyebab terjadinya tindak kecurangan.
Perubahan gaya hidup menyebabkan tekanan bagi pelaku kecurangan untuk melakukan kecurangan itu lagi. Pengamatan gaya hidup ini melihat bagaimana kecenderungan gaya hidup para pegawai kantor cabang dalam hal : kendaraan yang mereka gunakan, perangkat komunikasi seperti telepon genggam yang mereka gunakan serta alat
elektronik lainnya, mengamati pola konsumsi dari para pegawai saat sedang berada bekerja. Rata-rata gaji para pegawai di kantor cabang setiap bulannya berkisar antara Rp 500.000 – Rp 2.000.000. Dengan adanya informasi gaji yang diterima oleh para pegawai kantor cabang, penulis dapat melakukan perhitungan kasar atas pengeluaran pegawai selama bekerja. Disini penulis mendaptkan fakta bahwa pegawai kantor cabang sering membeli makanan yang terbilang cukup mahal dan itu berlangsung hampir setiap hari.
Tentunya jika dilihat dari jumlah gaji yang mereka dapatkan tiap bulannya dirasa agak kurang sesuai. Hal ini tentu saja menjadi deteksi awal bagi penulis untuk menelusuri lebih lanjut dengan melakukan investigasi lanjutan.
5. Unusual Behaviors
Perubahan tingkah laku pelaku kecurangan terjadi karena pelaku kecurangan merasa bersalah yang kemudian mereka akan merasa ketakutan kemudian stress sehingga tingkah laku mereka menjadi berubah. Pada penelitian ini, mula-mula penulis mengamati tingkah laku admin sebagai pegawai yang berhubungan langsung dengan keluar masuknya uang di kantor cabang. Lalu mengamati tingkah pola perilaku kepala cabang, quality control, dan tutor atau pengajar. Pengamatan ini berlanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait. Saat melakukan sesi tanya jawab dapat dilihat sikap yang ditunjukkan oleh pihak-pihak terkait tersebut dalam menjawab tiap pertanyaan yang diajukan. Apakah pegawai tersebut merasa tegang atau terlihat santai dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
6. Tips and complaints
Faktor-faktor yang menjadi elemen dari tindak kecurangan terbagi dalam 3 hal besar, yaitu theft, concealment, dan conversion. Pada penelitian ini tindak kecurangan yang terjadi merupakan tindak kecurangan karena theft atau pencurian. Dimana sejumlah uang yang seharusnya dimiliki oleh kantor cabang justru disalahgunakan oleh pegawainya. Uang pemasukan hasil pendapatan les private diindikasikan tidak disetorkan oleh pegawai, juga dengan jumlah pengeluaran cabang yang dilebih-lebihkan pencatatannya oleh pegawai kantor cabang.
Berdasarkan hasil dari indikasi awal tersebut, penulis menyimpulkan 2 (dua) hal penting, yaitu:
- Pemasukan tidak dicatat oleh admin karena admin lupa atau terlewat untuk memasukan data tersebut. Dan itu murni karena human error.
- Pemasukan tidak dicatat di Laporan Bulanan oleh admin karena kesengajaan.
Setelah menyimpulkan 2 (dua) hal tersebut, penulis kemudian meneruskan penelusuran dengan cara melakukan wawancara dan mengajukan beberapa pertanyaan kepada admin, pertanyaan-pertanyaan yang diajukan antara lain :
1. Berapa jumlah siswa pada tahun ajaran berjalan ?
2. Bagaimana proses pencatatan data siswa dan dimana saja pencatatan tersebut dilakukan?
3. Adakah potongan biaya bagi siswa kurang mampu dan bagi siswa memilih lunas dalam pembayaran biaya les ?
4. Adakah aturan yang mengatur tentang mekanisme pemotongan biaya les bagi siswa yang membayar lunas dan siswa yang kurang mampu ?
5. Berapa besar biaya untuk siswa yang memilih untuk les private ? 6. Bagaimana pembagian honor untuk pengajar private ?
7. Adakah pencatatan khusus bagi siswa private ?
8. Berapa besar pengeluaran total untuk biaya gaji pengajar dalam sebulan ? 9. Biaya pengeluaran apa yang jumlahnya paling besar ditiap bulan ?
10. Bagaimana cara penanganan untuk menagih piutang siswa ?
Dari hasil wawancara tersebut diketahui bahwa kantor cabang terkait ternyata tidak memiliki siswa yang private, tetapi berdasarkan bukti yang ada terbukti bahwa ada beberapa siswa yang memilih untuk les private. Ada indikasi bahwa pegawai admin menutupi fakta yang sebenarnya terjadi dan melakukan kerjasama dengan kepala cabang.
IV.3 Investigasi Kecurangan
Setelah melakukan analisis awal terhadap gejala-gejala kecurangan yang terjadi pada kantor cabang, selanjutnya penulis melakukan deteksi terhadap gejala-gejala yang timbul tersebut. Untuk melakukan investigasi atas kecurangan, penulis menyusun vulnerability chart dan investigation log sebagai berikut :
Tabel 4.2
Vulnerability Chart Terkait Kecurangan Pembayaran Royalty Fee
What was taken Who had opportunity
How was theft concealed
How was it converted
Red flag symptoms
Pressure Key Internal Control
Biaya les private siswa
Admin, Kepala Cabang
Pemasukan pendapatan siswa private tidak dicatat pada laporan budgeting &
laporan bulanan
Digunakan untuk kepentingan pribadi pegawai
Pencatatan pada laporan data siswa yang tidak sama dengan jumlah siswa yang terdaftar di formulir pendaftaran
Gaya hidup pegawai, Pendapatan yang diterima oleh pegawai selama satu bulan
Menggunakan form khusus yang digunakan oleh tutor saat akan mengajar private
Menghilangkan
bukti pembayaran les siswa
Biaya
pengeluaran yang jumlahnya diperkecil
Admin, Kepala Cabang
Melakukan pencatatan yang berbeda dengan yang tertera di bukti pembayaran
Digunakan untuk kepentingan pribadi pegawai
Jumlah
pengeluaran yang tertera di laporan laba rugi meningkat setiap bulan
Gaya hidup pegawai, Pendapatan yang diterima oleh pegawai selama satu bulan
Pengawasan rutin yang harus dilakukan oleh owner dan kantor pusat, juga pemeriksaan atas pelaporan keuangan cabang
Menghilangkan
barang bukti berupa kuitansi
Keterangan Tabel 4.2:
a. Kecurangan terhadap penerimaan biaya les private siswa, dilakukan oleh admin dan kepala cabang yang saling bekerja sama. Transaksi tersebut disembunyikan dengan cara tidak dicatatnya pendapatan les private pada laporan budgeting dan laporan bulanan kantor cabang. Dan bukti pembayaran yang berupa kuitansi ternyata tidak ada. Uang hasil kecurangan tersebut digunakan oleh kepala cabang dan admin untuk kepentingan pribadi mereka. Penyebab dari kecurangan tersebut salah satunya karena lemahnya dari pengawasan yang seharusnya dilakukan oleh kantor pusat dan owner.
b. Kecurangan terhadap pengeluaran kantor cabang yang dibuat lebih besar dari yang terjadi. Kecurangan tersebut dilakukan oleh admin, karena admin merupakan orang yang berhubungan langsung dengan keuangan kantor cabang. Kecurangan disembunyikan dengan cara mencatat pengeluaran yang lebih besar dari yang tercatat di kuitansi dengan yang dicatat pada laporan budgeting dan laporan bulanan. Selain itu penyembunyian dilakukan dengan cara menghilangkan beberapa barang bukti berupa kuitansi.
Tabel 4.3 Investigation Log
30 Maret 2012 KEJADIAN
14:00 Mengamati kegiatan operasional kantor cabang 14:30 Bertanya kepada admin tentang :
a. Jumlah siswa yang ada di cabang selama tahun ajaran b. Biaya yang dikenakan kepada siswa
c. Jumlah tutor yang mengajar d. Pemetaan kelas belajar
e. Melihat data laporan laba rugi cabang selama beberapa bulan terakhir secara umum
15.45 Berbincang dengan tutor dan kepala cabang mengenai kondisi cabang selama beberapa bulan terakhir
16:15 Istirahat
16:30 Memeriksa laporan budgeting dan laporan bulanan cabang secara umum
17:40 Berbincang kembali dengan pegawai-pegawai di kantor cabang 18:00 Investigasi diistirahatkan
31 Maret 2012 KEJADIAN
10:00 Menganalisis jumlah pengeluaran terbesar yang ada di kantor cabang
10:30 Bertanya kepada admin akun tentang jumlah pengeluaran terbesar yang dikeluarkan oleh kantor cabang
11:00 Menelusuri transaksi pengeluaran yang memiliki jumlah paling besar
12:00 Istirahat
13:30 Memilih sampe transaksi untuk ditelesuri lebih lanjut 14:00 Menganalisa transaksi tersebut termasuk mencocokan dengan
bukti terkait (kuitansi)
15:30 Mengamati perilaku dan gaya hidup dari pegawai di kantor cabang, khususnya admin dan kepala cabang
16:00 Istirahat
16:30 Mewawancarai tutor tentang les private yang ditangani tutor 17:00 Memeriksa laporan data siswa dan mencocokkan jumlah siswa
dengan yang disebutkan admin kemarin
17:15 Mencocokkan jumlah siswa yang terdaftar di laporan data siswa dengan bukti berupa formulir pendaftaran
17:50 Terjadi ketidakcocokkan jumlah, hal ini akan ditelesuri lebih lanjut oleh penulis
18:00 Investigasi diistirahatkan
07 April 2012 KEJADIAN
13:00 Mewawancarai admin mengenai ketidakcocokkan data siswa 14:00 Menanyakan kepada tutor mengenai les private
15:00 Ditemukan ada beberapa tutor yang mengajar private untuk siswa SMP dan SD
15:30 Menghitung kasar jumlah penerimaan bulanan les private yang diterima tutor-turor
16:30 Mengkomunikasikan hasil temuan kepada pegawai-pegawai lain di kantor cabang
18:00 Investigasi diistirahatkan
Keterangan Tabel 4.3 :
Dalam melaksanakan audit, penulis melaksanakan rencana auditnya seperti yang tertera pada investigation log. Penulis memulai rencana audit dengan cara mengamati keadaan bisnis dan operasional kantor cabang. Penulis juga mengajukan beberapa pertanyaan dengan beberapa pegawai di kantor cabang untuk mendapat informasi tambahan. Dalam melakukan deteksi dan investigasi, penulis menggunakan laporan keuangan cabang sebagai acuannya. Penulis mengambil beberapa sample untuk dilakukan penelusuran audit. Setelah bukti dan temuan dianggap cukup kuat, penulis lalu menganalisa bukti-bukti tersebut yang kemudian mengkomunikasikan hasil temuannya dengan pegawai di kantor cabang dan pusat.
Pendekatan yang dilakukan penulis dalam melakukan pendeteksian dapat dilakukan dengan cara :
1. Understand the business
Memahami bisnis dari kantor cabang merupakan tahapan pertama pada survey pendahuluan yang dilakukan oleh penulis. Tujuan dari memahami bisnis kantor cabang ini adalah agar penulis mendapatkan pemahaman yang mendalam mengenai kegiatan operasional cabang dan juga pemahaman tentang bagaimana proses kantor cabang dalam mencatat, melaporkan dan membayar royalty fee kepada kantor pusat.
2. Identify possible frauds that could exist
Mengidentifikasi hal-hal apa saja yang kemungkinan terjadi tindak kecurangan.
Karena tindak kecurangan ini menyangkut hal mengenai pembayaran royalty fee
maka penulis berfokus pada laporan keuangan cabang, dimana terdapat akun pemasukan dan pengeluarannya. Dalam hal pemasukan penulis berfokus pada penerimaan yang diterima oleh kantor cabang, pemasukan di kantor cabang hanya berasal dari pendapatan dari biaya les siswa. Biaya les siswa yang memilih untuk private menjadi perhatian utama penulis, karena pada kasus ini pendapatan sering tidak dicatat oleh admin dan siswa private dianggap tidak ada. deteksi ini bermula dari jumlah siswa yang tertera pada laporan data siswa jumlahnya tidak sama dengan yang ada di formulir pendaftaran. Pada formulir pendaftaran terdapat beberapa siswa yang memilih untuk private sedangkan di laporan data siswa, tercatat tidak ada siswa yang private. Deteksi awal ini yang kemudian akan ditelusuri lebih lanjut oleh penulis.
3. Investigate symptoms
Langkah terakhir dalam pendeteksian kecurangan adalah melakukan investigasi atas kecurangan yang terjadi. Langkah-langkah investigasi kecurangan disesuaikan dengan deteksi yang telah dilakukan sebelumnya.
Beberapa langkah investigasi kecurangan yang dilakukan oleh penulis antara lain : 1. Investigasi atas pemasukan dari siswa private.
Investigasi ini dilakukan atas dasar deteksi kecurangan yang menemukan adanya perbedaan data siswa yang tercatat di data admin dengan formulir pendaftaran siswa baru. untuk itu penulis menelusuri lebih dalam lagi ke beberapa dokumen dan bukti pendukung, antara lain :
- Formulir pendaftaran siswa baru - Kuitansi pembayaran
- Buku laporan data siswa
- Data siswa (yang disimpan di komputer)
Untuk melakukan investigasi atas pemasukan kantor cabang dari siswa yang private, pertama-tama penulis mengajukan beberapa pertanyaan kepada admin mengenai jumlah siswa pada tahun ajaran berjalan. Termasuk didalamnya menanyakan secara rinci jumlah siswa ditiap kelas, untuk kemudian dicocokan dengan jumlah siswa yang dicatat oleh admin di dalam buku data siswa. Kemdian penulis melakukan penelusuran terhadap jumlah pendapatan yang tertera pada laporan laba rugi. Perlu diketahui, pendapatan yang diterima oleh kantor cabang hanya berasal dari pemasukan biaya les siswa. Setelah melakukan penelusuran terhadap laporan laba rugi, penulis kemudian menelusuri laporan bulanan dan laporan budgeting. Saat melakukan investigasi atas ketiga laporan tersebut, penulis tidak menemukan kejanggalan yang berarti. Namun, hal janggal ditemukan saat jumlah siswa yang tercatat pada laporan data siswa jumlahnya lebih sedikit dibandingkan dengan jumlah formulir pendaftaran. Pada laporan data siswa, tidak ada sama sekali daftar siswa yang mendaftarkan dirinya sebagai siswa private, sedangkan pada formulir pendaftaran terdapat beberapa siswa Sekolah Dasar (SD) dan Sekolah Menengah Pertama (SMP) yang mendaftar sebagai siswa private.
Bukti ini kemudian penulis simpan untuk selanjutnya menjadi bahan dasar penemuan audit kecurangan.
2. Investigasi atas jumlah yang tidak wajar.
Investigasi ini didasarkan atas deteksi awal yang menemukan bahwa terjadi kenaikan jumlah pengeluaran kantor cabang di beberapa bulan terakhir.
Pengeluaran kantor cabang tiap bulan jumlah tidak terlalu jauh berbeda dengan jumlah di bulan sebelumnya, kecuali pada saat fase marketing atau pemasaran dan
masa tryout atau ujian. Namun, kejanggalan ini ditemukan oleh penulis di bulan selain masa try out maupun marketing. Untuk itu penulis melakukan penelesuran berdasarkan laporan-laporan keuangan yang dipakai oleh kantor cabang. Pertama- tama penulis melakukan pengamatan terhadap laporan yang lebih umum, seperti laporan laba rugi, pada laporan laba rugi dapat terlihat besarnya pengeluaran dan pemasukan kantor cabang di tiap bulannya. Setelah itu, penulis mengambil sample bulan yang memiliki pengeluaran terbesar untuk selanjutnya ditelusuri. Penelusuran dilanjutkan dengan melihat jumlah pengeluaran yang terdapat di laporan bulanan, karena laporan bulanan dan laporan laba rugi merupakan satu kesatuan, yang maksudnya adalah jumlah yang tertera di laporan bulanan akan otomatis masuk ke pengeluaran di laporan laba rugi, penulis langsung melanjutkan penelusuran ke laporan budgeting. Laporan budgeting mencatat transaksi kantor cabang setiap hari, untuk menginvestigasi laporan budgeting penulis menggunakan kuitansi sebagai bahan acuannya. Penulis menggunakan beberapa asersi manajemen untuk melakukan audit, yaitu ;
a. Completeness : apakah setiap transaksi yang terjadi telah dicatat lengkap seluruhnya di jurnal atau belum. Melihat apakah transaksi pengeluaran yang tercatat di kuitansi telah dicatat seluruhnya ke laporan budgeting atau belum.
Dari hasil penelusuran ditemukan bahwa seluruh transaksi pengeluaran yang tercatat di kuitansi telah dicatat ke laporan budgeting secara lengkap.
b. Existence : melihat apakah yang dicatat tersebut benar-benar terjadi atau tidak.
Melihat apakah transaksi yang tercatat di laporan budgeting benar-benar terjadi atau tidak, untuk mendukung bukti penulis meminta bukti tambahan lain kepada
admin, seperti keberadaan barang yang dibeli (contoh jika pengeluaran digunakan untuk membeli suatu barang).
c. Accuracy : melihat apakah jumlah nilai yang dicatat sama dengan yang sebenarnya. Jumlah yang tercatat di kuitansi harus sama dengan yang akan dicatat di laporan budgeting. Dari hasil penelusuran, penulis menemukan bahwa terdapat beberapa transaksi yang dicatat di laporan budgeting jumlahnya lebih besar dibandingkan dengan yang tercatat di kuitansi. Dan ditemukan pula beberapa transaksi yang jumlahnya cukup besar di laporan budgeting ternyata bukti kuitansinya tidak ada lagi, atau telah hilang. Karena kuitansi dari transaksi tersebut tidak ada, maka penulis bertanya kepada admin secara terperinci kapan , siapa dan untuk keperluan apa transaksi pengeluaran itu dilakukan. Dari hasil jawaban admin, penulis belum mendapat kepastian yang tepat mengenai untuk apa transaksi tersebut digunakan.
Tentunya jumlah pengeluaran yang semakin lama semakin besar akan berpengaruh pada besarnya royalty fee yang harus dibayarkan ke kantor pusat.
3. Investigasi atas lemahnya internal control.
Investigasi ini didasarkan pada hasil deteksi penulis yang menemukan bahwa pengawasan pada kantor cabang tidak dilakukan secara rutin. Selama kurang lebih 3 (tiga) bulan melakukan penelitian di kantor cabang tersebut, penulis tidak menemukan adanya kontrol rutin dari kantor pusat ke kantor cabang setiap bulannya, padahal di aturan telah disebutkan bahwa kantor pusat wajib untuk mengadakan kontrol rutin keliling ke tiap-tiap kantor cabang franchise. Setelah menanyakan lebih lanjut kepada kepala cabang, ternyata dari kantor cabang ini dibuka hingga saat ini kantor pusat tidak pernah melakukan kunjungan ke kantor
cabang. Kontrol atas kantor cabang hanya sebatas berdasarkan rapat bulanan yang kantor pusat adakan, dimana para kepala cabang berkumpul dan dan menginformasikan jumlah siswa cabangnya serta sharing tentang masalah yang sedang dihadapi oleh kantor cabang. Rapat ini kebanyakan hanya sebatas bertujuan untuk menambah jumlah siswa di kantor cabang, bukan bagaimana cara untuk mengelola kantor cabang dan siswa. Sehingga untuk persoalaan pengelolaan dan keuangan kantor cabang sama sekali tidak terkontrol oleh kantor pusat.
Tentunya kurangnya pengawasan yang dilakukan oleh kantor pusat inilah yang menjadi peluang bagi para pegawai-pegawai nakal di kantor cabang untuk melakukan tindak kecurangan. Karena pengawasan yang lemah pula maka disfungsi tugas sering terjadi di kantor cabang, dimana terjadi kerjasama antara kepala cabang dan admin. Penulis menemukan bawa ada kerjasama terselubung yang dilakukan oleh kepala cabang dengan admin, penulis menemukan hal ini setelah melakukan investigasi lebih lanjut, melihat keakraban kepala cabang dan admin yang diluar batas kewajaran, setelah ditelesuri lebih lanjut ternyata kepala cabang dan admin tersebut merupakan teman lama.
4. Investigasi atas gaya hidup pegawai kantor cabang.
Investigasi ini didasarkan dari hasil deteksi penulis bahwa selama penelitian penulis menemukan bahwa para pegawai kantor cabang, khususnya kepala cabang dan admin sering mengadakan makan-makan bersama dengan para tutor, dimana makanan yang dibeli bukanlah makanan biasa yang harganya tergolong mahal.
Penulis mengamati pola gaya hidup admin dan kepala cabang yang ternyata sering sekali mentraktir pegawai lain, padahal gaji yang mereka terima tersebut jumlahnya tidak jauh berbeda dengan pegawai lain.
5. Investigasi atas perubahan tingkah perilaku pegawai di kantor cabang.
Investigasi ini didasarkan pada perubahan tingkah laku admin dan kepala cabang saat penulis melakukan wawancara mengenai jumlah siswa private. Pegawai admin terlihat gugup dan berusaha untuk mengelak saat bukti telah ditemukan, admin berkilah bahwa siswa yang mendaftar private tersebut mengundurkan diri sebelum private dimulai. Atas jawaban admin, penulis langsung menanyakan kebenarannya kepada tutor, dan ternyata ditemukan bahwa ada 2 (dua) tutor yang ternyata mengajar private dan telah dilakukan kurang lebih selama 4 (empat) bulan terakhir.
Penulis juga menemukan kejanggalan dari perilaku kepala cabang saat menanyakan tentang jumlah pengeluaran yang cukup besar, dari jawaban admin dan kepala cabang pengeluaran tersebut digunakan untuk kegiatan seminar motivasi, namun saat penulis meminta rincian pengeluaran biaya, kepala cabang dan admin terlihat dari jawaban mereka terkesan menutup-nutupi dan alasannya mengada-ada.
IV.4 Hasil Temuan
Setelah melakukan deteksi dan investigasi audit atas kecurangan pada kantor cabang LPBB Bintang Solusi Mandiri, penulis menemukan beberapa indikasi yang mengarah kepada kecurangan yang memberi dampak pada besarnya royalty fee yang harus dibayarkan oleh kantor cabang atau franchisee kepada kantor pusat atau franchisor.
Penulis mengemukakan hasil audit atas temuan yang diperoleh berdasarkan data, fakta, dan bukti-bukti yang kuat yang ada pada kantor cabang LPBB Bintang Solusi
Mandiri yang dijadikan sample. Dimulai dari kondisi yang terjadi di kantor cabang, dibandingkan dengan kriteria atau standar yang seharusnya dilakukan, sebab terjadinya termuan, akibat yang terjadi karena tidak sesuai dengan kriteria serta rekomendasi untuk perbaikan dari hasil temuan tersebut.
Laporan hasil audit kecurangan pada kantor cabang LPBB Bintang Solusi Mandiri adalah :
Kepada : Manajemen Kantor Pusat LPBB Bintang Solusi Mandiri Dari : Elma Iskarima
Subjek : Audit Kecurangan Atas Pembayaran Royalty Fee Franchise LPPBB Bintang Solusi Mandiri Periode 2009-2011
Tanggal : 22 Juni 2012
I. Latar Belakang
Pada tanggal 1 Maret – 31 Mei 2012 telah dilaksanakan audit atas keuangan kantor cabang franchise milik dari LPBB Bintang Solusi Mandiri, yaitu di kantor cabang Pulomas, Johar, Palmerah, Kampung Makasar, dan Kelapa Dua. Pada proses audit ini melibatkan data-data berupa laporan keuangan cabang yang terdiri dari laporan data siswa, laporan budgeting, laporan bulanan, dan laporan laba rugi.
Audit dilaksanakan juga berdasarkan bukti berupa wawancara terhadap pegawai di kantor cabang.
II. Ringkasan Audit
Audit dilaksanakan pada kelima cabang tersebut dengan menggunakan metode audit kecurangan yang telah dipelajari sebelumnya oleh penulis. Audit dimulai dengan langkah mendeteksi awal gejala kecurangan yang ada di kantor cabang. Deteksi ini mengarah pada besar kecilnya royalty fee yang harus dibayarkan kantor cabang kepada kantor pusat, dimana dari deteksi awal ditemukan beberapa hal yang menjadi perhatian utama bagi penulis, yaitu dalam hal penerimaan pendapatan biaya les private yang tidak dicatat oleh kantor cabang, dalam hal pengeluaran terdapat gejala yang menunjukkan jumlah yang tertera di laporan jumlahnya lebih besar dari yang sebenarnya, dan dari sisi pengendalian internal yang dilakukan kantor pusat kepada kantor cabang.
III. Tujuan
Tujuan dari dilaksanakannya audit ini adalah : “mengidentifikasi cabang-cabang yang telah menyalahi aturan mengenai pembayaran royalty fee, termasuk didalamnya cara pengelolaan keuangan pada kantor cabang yang diindikasikan terjadi tindak kecurangan.”
IV. Temuan
Temuan audit yang akan dikemukakakn oleh penulis berikut akan berupa pemaparan dari sisi kriteria, kondisi, sebab, akibat dan rekomendasi yang diberikan oleh penulis kepada manajemen kantor pusat. Temuan-temuan tersebut antara lain : 1. Pencatatan pendapatan atas siswa private tidak dicantumkan di laporan.
Yang terjadi pada kantor cabang ialah data siswa yang mendaftar sebagai murid private datanya tidak dicatatkan di data siswa manual dan tidak dimasukan datanya ke laporan data siswa yang tercatat di komputer, laporan budgeting dan laporan bulanan.
Bukti pembayaran yang berupa kuitansi dibuat secara terpisah dan disimpan oleh admin dan kepala cabang, maksudnya tidak dicatat di kuitansi yang sama dengan siswa yang les biasa. Uang yang diterima dari siswa private tidak dicatat sebagai pendapatan cabang, dan uangnya dipakai untuk kepentingan pribadi pegawai di kantor cabang khususnya oleh kepala cabang dan admin.
Seharusnya siswa yang mendaftar menjadi siswa private akan dikenakan biaya yang lebih tinggi dibanding siswa yang mendaftar di kelas biasa. Biaya untuk siswa private kelas 1 – 6 SD adalah sebesar Rp 60.000 setiap kali pertemuan, siswa kelas 7 – 9 SMP sebesar Rp 80.000, dan siswa kelas 10 -12 SMA sebesar Rp 100.000. Tutor yang mengajar private akan diberikan honor mengajar dengan prosentase 60 % dari jumlah ia mengajar private, dan 40 % sisanya sebagai pendapatan kantor cabang. Biaya private dapat dibayarkan oleh siswa setiap pertemuan atau setiap bulan tergantung dari banyaknya private dilakukan selama satu bulan. Jika siswa memilih membayar setiap pertemuan, maka tutor yang mengajar dibekali kuitansi oleh admin dan di kuitansi tersebut dicatat oleh tutor langsung di tempat dan selanjutnya akan dilaporkan ke admin.
Oleh admin nantinya pendapatan private yang sebesar 40 % akan dicatat sebagai pendapatan di laporan budgeting, laporan data siswa dan laporan bulanan secara kumulatif.
Penyebab dari tidak dicatat transaksi pendapatan dari les private salah satunya adalah adanya kerjasama dari kepala cabang dan admin yang menyembunyikan transaksi pendapatan dari private, karena kepala cabang dan admin ternyata merupakan teman dekat. Mereka bekerja sama melakukan kecurangan dengan cara memisahkan kuitansi pembayaran siswa yang les biasa dengan siswa yang les private. Dan bukti kuitansi tersebut disembunyikan oleh admin dan atau kepala cabang. Tidak rutinnya pengawasan
yang dilakukan oleh kantor pusat atas kegiatan operasional cabang juga menjadi alasan lain dari terjadinya kecurangan tersebut.
Akibat dari tidak dicatatnya pemasukan dari pendapatan siswa private menyebabkan berkurangnya jumlah pendapatan kantor cabang di setiap bulan.
Berkurangnya pendapatan kantor cabang di setiap bulan tentu saja sangat berpengaruh pada besarnya royalty fee yang harus dibayarkan kantor cabang. Jumlah biaya dari siswa yang les private pun tidaklah sedikit, dan jumlahnya tersebut dapat mencapai Rp 5.000.000 setiap bulan.
Rekomendasi saran agar hal ini tidak terjadi lagi di kantor cabang misalnya harus dibuat suatu standar dan prosedur yang mengatur tentang mekanisme pembayaran bagi siswa private, dimana pembayaran wajib dilakukan di kantor cabang kepada admin.
Waktu dan jumlah pembayaran diakumulasikan setelah 1 (satu) bulan private. Unuk mencatat banyaknya jumlah pertemuan private yang dilakukan, tutor dibekali form khusus, dimana di form tersebut tertera tanggal, hari, jam, dan tanda tangan dari siswa yang melakukan les private. Form tersebut yang menjadi bukti atas besarnya biaya private yang harus dibayar oleh siswa.
2. Pengawasan oleh owner dan kantor pusat tidak dilaksanakan secara rutin.
Kantor pusat harus melakukan kunjungan ke tiap-tiap kantor cabang minimal 3 bulan 1 kali. Selain itu kantor cabang harus rutin mengirimkan laporan bulanannya kepada kantor pusat setiap bulan. Hal ini bertujuan agar kantor pusat dapat mengawasi jalannya proses kegiatan belajar mengajar baik itu dalam bentuk operasional belajar maupun operasional keuangan cabang.
Namun pada kenyataannya kantor pusat tidak melakukan pengawasan rutin ke tiap- tiap kantor cabangnya, kantor pusat hanya mengandalkan laporan dari rapat rutin kepala cabang di tiap bulan, padahal pada rapat tersebut lebih banyak membahas tentang strategi marketing untuk diterapkan di kantor cabang untuk menambah jumlah siswa.
Kantor cabang juga tidak melaporkan laporan keuangan bulanan cabang kepada kantor pusat, baik itu yang dikirimkan melalui email maupun yang berbentuk hard copy yang dibawa oleh kepala cabang saat melakukan rapat dengan kantor pusat. Selain itu, dari pihak owner atau pemilik cabang juga tidak melakukan pengawasan rutin di kantor cabang miliknya. Pihak owner cenderung mempercayai para pegawainya untuk pengelolaan kantor cabang.
Penyebab dari lemahnya pengawasan atas kegiatan operasional cabang yang seharusnya dilakukan oleh owner maupun oleh kantor pusat dikarenakan karena kurangnya sumder daya dari kantor pusat sendiri untuk melakukan pengawasan ke seluruh cabang yang ada, dan jarak yang ditempuhpun tidaklah dekat.
Akibat dari lemahnya pengawasan dari owner pegawai di kantor cabang dapat dengan mudah pegawai di kantor cabang untuk mengubah dan merekayasa laporan keuangan cabang. Sehingga ini akan berpengaruh pada besarnya royalty fee yang harus dibayarkan oleh kantor cabang ke kantor pusat. Selain itu akan mempengaruhi kedisiplinan kantor cabang dalam mengumpulkan laporan keuangan bulanannya ke kantor pusat.
Rekomendasi saran yang penulis berikan antara lain, sebaiknya pengawasan oleh owner dan kantor pusat perlu dilaksanakan rutin setiap 1 (satu) bulan satu kali. Dengan adanya pengawasan secara rutin maka peluang terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh para pegawai di kantor cabang dapat berkurang. Selain itu, dengan adanya
pengawasan dan pemeriksaan rutin akan menjadikan kantor cabang menjadi disiplin dalam hal melaporkan laporan keuangannya setiap bulan baik kepada kantor cabang maupun kepada owner yang bersangkutan.
3. Kantor cabang tidak efisien dalam mengelola cabangnya.
Dalam satu kelas di tiap jam belajar harus ada sekurang-kurangnya 5 (lima) siswa dan paling banyak adalah 10 (sepuluh) siswa. Tujuannya adalah untuk mengelompokkan siswa ke dalam kelas-kelas yang nantinya akan berpengaruh pada efisiensi biaya gaji tutor. Pemetaan kelas juga harus disesuaikan dengan waktu kosong tutor, khususnya dengan waktu tutor tetap, karena tutor tetap adalah tutor yang paling banyak mengajar.
Namun jumlah murid dalam satu kelas hanya berjumlah kurang dari 5 (lima) siswa, selain itu pemetaan kelas yang diatur kurang baik, misalnya pembukaan kelas baru untuk siswa kelas 6 yang dibuka pada jam 14.00. Pemetaan kelas tidak dibuat dengan menyesuaikan ketersediaan waktu mengajar tutor.
Penyebab dari masalah tersebut ialah kurangnya managerial skill dari Admin dan Quality Control dalam mengatur pemetaan kelas belajar bagi siswa. Managerial skill dibutuhkan oleh admin dan quality control saat mengatur pertama kali kelas bagi siswa, khusus untuk quality control tugasnya juga bertambah karena harus menyesuaikan dengan jadwal kosong tutor untuk mengajar.
Akibat yang ditimbulkan dari kurang baiknya pemetaan kelas siswa adalah over budget untuk bagian pengeluaran dalam hal gaji untuk tutor. Hal ini tentu saja mempengaruhi pendapatan bersih cabang disetiap bulannya dan akan berdampak pada besarnya royalty fee yang harus dibayarkan oleh kantor cabang.
Rekomendasi saran yang diberikan oleh penulis ialah admin dan khususnya quality control dibekali teknik managerial skill yang baik dan benar oleh kantor pusat.
Pembekalan tersebut dapat berupa pelatihan atau training tentang pengelolaan kantor cabang, seperti membuat pemetaan kelas bagi siswa. Dengan tujuan agar saat melakukan pemetaan kelas bagi siswa baru, kelas yang dibuka benar-benar merupakan jadwal kelas yang sangat efisien dalam hal pengeluaran gaji tutor di kantor cabang.
4. Pengeluaran setiap bulan mengalami kenaikan yang terkesan tidak wajar. Jumlah pengeluaran yang tercatat di bukti transaksi berbeda dengan yang dicatat.
Jumlah pengeluaran kantor cabang mengalami kenaikan dibeberapa bulan terakhir walaupun bukan pada saat fase marketing. Setelah ditelusuri penyebab dari kenaikan yang tidak wajar ini dikarenakan jumlah pengeluaran yang tercatat pada bukti transaksi atau kuitansi jumlahnya tidak sama dengan junlah yang dicatat pada laporan budgeting, dimana yang dicatat di laporan budgeting jumlahnya lebih besar dari yang tercatat di bukti transaksi atau kuitansi.
Seharusnya, jumlah pengeluaran yang dicatat pada laporan budgeting jumlahnya sama dengan uang dicatat pada bukti pembayaran atau kuitansi. Sesuai dengan asersi manajemen accuracy dimana transaksi yang tercatat sesuai pencatatannya dengan yang ada pada kuitansi.
Hal ini disebabkan karena kesengajaan dari pelaku kecurangan untuk menutupi tindak kecurangan, karena uang tersebut telah dipakai untuk kepentingan pribadi pelaku.
Selain itu, adanya kerja sama antara pegawai yang mencatat yaitu admin dengan kepala cabang juga menjadi salah satu alasan mengapa hal tersebut dapat terjadi.
Akibat yang ditimbulkan dari hal ini adalah jumlah pendapatan bersih cabang menjadi berkutrang, karena ada pencatatan pengeluaran yang tidak seharusnya. Hal ini mempengaruhi pembayaran royalty fee tahunan kantor cabang.
Rekomendasi saran yang penulis berikan ialah, pegawai yang mencatat setiap transaksi, yaitu admin diberikan otiritas tersendiri untuk tidak bisa menerima tekanan dari pihak manapun, termasuk kepala cabang. Admin hanya bertugas untuk mencatat transaksi bukan untuk mengubah transaksi yang telah terjadi. Selain itu, saat perekrutan pegawai sebaiknya tidak ada hubungan atau ikatan apapun antara admin dengan kepala cabang, karena jika ada suatu hubungan baik itu pertemanan maupun persaudaraan antara admin dengan kepala cabang maka hal tersebut rentan akan terjadinya tindak kecurangan, dimana mereka dapat bekerja sama melakukan penggelapan uang.
5. Sistem pencatatan masih secara manual.
Setiap transaksi yang terjadi dicatat oleh admin di komputer dengan menggunakan bantuan Microsoft Office Excel. Pencatatan didasarkan pada jumlah transaksi yang tertera pada bukti pembayaran atau kuitansi. Ditiap–tiap kantor cabang hanya dibekali suatu software dari kantor pusat yang menggunakan fungsi macro pada Microsoft Office Excel untuk menghitung jumlah royalty fee yang harus dibayarkan ditiap bulan.
Penggunaan software tersebut rentan akan terjadinya kecurangan, karena jika data yang dimasukkan ke software tidak tepat, tidak akan langsung diketahui oleh kantor pusat.
Seharusnya, setiap transaksi yang terjadi di kantor cabang harus diketahui oleh kantor pusat, supaya kantor pusat dapat dengan mudah melakukan pengawasan atas tiap- tiap kantor cabang. Sehingga tidak ada perbedaan antara transaksi yang terjadi dengan yang dicatatkan.
Penyebab terjadinya hal ini dikarenakan belum adanya sistem yang secara otomatis terhubung dari kantor cabang ke kantor pusat. Pencatatan transaksi yang terjadi hanya dicatat di Microsoft Office Excel dan hasil laporan tersebut tidak bisa langsung dilihat oleh kantor pusat ditiap harinya.
Akibat dari pencatatan yang masih manual ini adalah kesulitan bagi kantor pusat untuk melacak transaksi-transaksi tidak wajar yang terjadi di kantor cabang. Kantor pusat hanya bisa mengandalkan laporan dari laporan bulanan tiap bulan yang dikirim oleh kantor cabang. Namun pada perjalanannya, banyak kantor cabang yang tidak melaporkan laporan keuangan bulanan kantor cabang.
Rekomendasi saran yang diberikan oleh penulis ialah kantor pusat membuat suatu sistem dimana saat terjadi transaksi di kantor cabang baik itu transaksi pemasukan maupun pengeluaran, transaksi tersebut dapat langsung terhubung dengan kantor pusat. Jadi rekapan pendapatan di tiap kantor cabang dapat dilihat secara real time.
V. Kesimpulan
Tindak kecurangan yang terjadi di kantor cabang sangat mempengaruhi terhadap besar kecilnya royalty fee yang harus dibayarkan kantor cabang kepada kantor pusat, karena perhitungan royalty fee didasarkan pada pendapatan bersih yang didapatkan oleh kantor cabang. Yang mempengaruhi pendapatan bersih kantor cabang adalah dari sisi penerimaan biaya les dan pengeluaran kantor cabang. Dua hal tersebut yang menjadi fokus utama penelitian. Dan setelah hasil audit tersebut ditemukan ada dua hal dari sisi penerimaan dan pengeluaran, yaitu dari sisi penerimaan berupa pendapatan biaya les dan dari sisi pengeluaran yaitu jumlah pengeluaran yang tidak terjadi tidak dicatat setara dengan yang terjadi. Secara umum tindak kecurangan
terjadi karena pengelolaan kantor cabang yang tidak baik dan kurangnya pengawasan dari kantor pusat sehingga kantor cabang terlambat melaporkan dan membayar royalty fee kepada kantor pusat.
