BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk. merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi. PT. Telkom merupakan perusahaan yang termasuk ke dalam kategori BUMN yaitu Badan Usaha Milik Negara. Berikut ini akan kami jabarkan perkembangan terbentuknya PT. Telkom dari awal pada era kolonial Belanda hingga menjadi seperti sekarang ini yaitu Perseroan Terbatas terbuka (Tbk) :
Era kolonial
Pada tahun 1882, didirikan sebuah badan usaha swasta penyedia layanan pos dan telegraf. Layanan komunikasi kemudian dikonsolidasikan oleh Pemerintah Hindia Belanda ke dalam jawatan Post Telegraaf Telefoon (PTT).
Perusahaan Negara
Pada tahun 1961, status jawatan diubah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Kemudian pada tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos &
Giro) dan Perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi).
Perumtel
Pada tahun 1974, PN Telekomunikasi diubah namanya menjadi Perusahaan Umum Telekomunikasi (Perumtel) yang menyelenggarakan jasa telekomunikasi nasional maupun internasional. Tahun 1980 seluruh saham PT Indonesian Satellite Corporation Tbk. (Indosat) diambil alih oleh pemerintah RI menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) untuk menyelenggarakan jasa telekomunikasi internasional, terpisah dari Perumtel. Pada tahun 1989, ditetapkan Undang-undang Nomor 3 Tahun 1989 tentang Telekomunikasi, yang juga mengatur peran swasta dalam penyelenggaraan telekomunikasi.
PT Telkom (Persero)
Pada tahun 1991 Perumtel berubah bentuk menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 1991.
PT Telkom (Tbk)
Pada tanggal 14 November 1995 dilakukan Penawaran Umum Perdana saham TELKOM. Sejak itu saham TELKOM tercatat dan diperdagangkan di Bursa Efek Jakarta (BEJ), Bursa Efek Surabaya (BES), Bursa Saham New York (NYSE) dan Bursa Saham London (LSE). Saham TELKOM juga diperdagangkan tanpa pencatatan di Bursa Saham Tokyo.
46
Tahun 1999 ditetapkan Undang-undang Nomor 36 Tahun 1999 tentang Penghapusan Monopoli Penyelenggaraan Telekomunikasi.
Memasuki abad ke-21, Pemerintah Indonesia melakukan diregulasi di sektor telekomunikasi dengan membuka kompetisi pasar bebas. Dengan demikian, Telkom tidak lagi memonopoli telekomukikasi Indonesia.
Tahun 2001 TELKOM membeli 35% saham Telkomsel dari PT INDOSAT sebagai bagian dari implementasi restrukturisasi industri jasa telekomunikasi di Indonesia yang ditandai dengan penghapusan kepemilikan bersama dan kepemilikan silang antara TELKOM dan INDOSAT. Sejak bulan Agustus 2002 terjadi duopoli penyelenggaraan telekomunikasi lokal.
3.1.2 Visi dan Misi
Dengan visi ”To become a leading InfoCom player in the region”
Telkom berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.
Dan dengan misi ”One Stop InfoCom Services with Excellent Quality and Competitive Price and To Be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation” pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik serta menjadi model pengelolaan korporasi terbaik di Indonesia.
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi Pusat Pengelola Sistem Informasi Perusahaan (Information System Center - ISC) Direksi Pusat Perseroan (Persero) PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk dapat dilihat pada Gambar 3.1. ISC merupaka unit busnis Support Service yang merupakan unit organisasi di bawah Departemen IT & Supply yang diberikan otoritas dan peran sebagai pengelola Sistem Informasi untuk seluruh unit organisasi Telkom.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.2.1 Pembagian Tugas dan Tanggungjawab
Pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian menurut Pusat Sistem Informasi (Information System Center) pada PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk adalah sebagai berikut :
Senior General Manager (SGM) Information System Center bertanggung jawab atas kepastian terkelolanya dan pendayagunaan sarana IT perusahaan, dan mengendalikan inplementasi kebijakan di bidang IT dan sistem informasi, serta mengkoordinasikan layanan, operasional dan dukungan IT pada seluruh unit organisasi TELKOM.
Tugas :
• Pengendalian dan pengelolaan efektifitas operasional dan pemeliharaan IT sistem.
• Pengendalian dan pengelolaan implementasi kebijakan IT sistem.
• Pengendalian dan pengelolaan pendayagunaan potensi sumber daya Pusat Sistem Informasi (ISC) secara optimal.
• Quality dan Service Assurance IT System.
• Pengelolaan performance management information system center.
• Pengendalian dan pengelolaan kegiatan perencanaan, pengembangan dan evaluasi layanan operasional IT sesuai dengan kebijakan dan strategi pengembangan IT di Telkom.
Deputy Senior General Manager (SGM) Information System Center fokus tugas pada koordinasi dan pengendalian pelaksanaan IS Operation
& Service. SGM Information System Center dan Deputy SGM
50
Information System Center merupakan pimpinan dalam Pusat Sistem Informasi (ISC).
Pengelola fungsi-fungsi Pengembangan Information System (IS) Center, yaitu :
1. SM (Senior Manager) Business Application Architecture
SM Business Application Architecture bertanggung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan aktivitas kegiatan perencanaan, penataan model dan bentuk aplikasi bisnis pada sistem informasi yang berkaitan dengan pengelolaan aplikasi pelanggan, aplikasi billing dan strategi operasionalnya.
Tugas :
• Pengembangan business case dan business application.
• Rencana implementasi aplikasi bisnis.
• Dukungan operasional project dan change management.
• Knowledge management.
• Technical Compliance Management.
2. SM (Senior Manager) Enterprise Application Architecture
SM Enterprise Application Architecture bertanggung jawab atas pengelolaan penyelenggaraan aktivitas kegiatan perencanaan, penataan model dan bentuk integrasi antar aplikasi sistem informasi yang berkaitan dengan pengelolaan data / content aplikasi dan desaign
aplikasi agar sesuai dengan kepentingan bisnis perusahaan dan selaras dengan roadmap IT Telkom.
Tugas :
• Pengembangan enterprise application.
• Rencana pengelolaan implementasi antar aplikasi.
• Dukungan operasional project dan change management.
• Knowledge management.
• Technical Compliance Management.
3. SM (Senior Manager) Infrastructure Architecture
SM Infrastructure Architecture bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan aktivitas kegiatan perencanaan pengembangan, penataan model dan bentuk sarana penunjang dan kelengkapan sistem informasi yang sesuai dengan kepentingan bisnis perusahaan dan selaras dengan roadmap IT Telkom.
Tugas :
• Pengembangan infrastruktur IT.
• Rencana pengelolaan implementasi operasional infrastruktur IT.
• Dukungan operasional project dan change management.
• Knowledge Management.
• Technical Compliance Management.
• Fault Management.
52
Pengelola fungsi dukungan manajemen, yaitu : 4. SM (Senior Manager) Planning & Controlling
SM Planning & Controlling bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan perencanaan program kerja manajerial dan RKA tahunan unit beserta kontrol dan evaluasi pelaksanaannya, dan memastikan tercapainya performasi unit dengan melakukan fungsi kontrol terhadap pengelolaan kualitas unit dalam kepatuhan proses / standar mutu.
Tugas :
• Pengelolaan General Plan dan Business Plan unit IS Center.
• Pengelolaan performasi IS Center berikut proses pelaporannya.
• Pengelolaan terhadap proses dan prosedur kerja unit sesuai standar mutu.
• Penjaminan atas kualitas layanan kepada pengguna.
5. SM (Senior Manager) General Support
SM General Support bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan aktivitas IS Center, yang mencakup dukungan logistik, kesekretariatan dan administrasi perkantoran.
Tugas :
• Pengelolaan kegiatan kesekretariatan unit.
• Procurement.
• Asset management internal unit.
Pengelola operasional dan layanan IT, yaitu :
6. OSM (Operation Senior Manager) IS DC (Delivery Channel) Regional 1 s.d 6
OSM IS DC Reg Operation 1 s.d 6 bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan aktivitas kegiatan operasi dan penyampaian layanan seluruh jasa / produk sistem informasi dan IT di area layanan Divisi Regional beserta lokasi Delivery Channel pendukungnya dan unit-unit sub divisi lainnya pada area tersebut.
Tugas :
• Operation & Maintenance aplikasi dan infrastruktur IT Sistem.
• Manajemen data.
• Quality and service assurance.
• Kajian dan Evaluasi performansi sistem IT.
• Requirement development operasional dan layanan aplikasi dan infrastruktur IT sistem.
• Pengelolaan Pelaporan dan dukungan operasional IS.
7. OSM (Operation Senior Manager) IS DC (Delivery Channel) EWS (Enterprise & Wholesale)
OSM IS DC EWS bertanggung jawab atas pengelolaan penyelenggaraan aktivitas kegiatan dan pengembangan operasi dan layanan seluruh jasa / produk sistem informasi dan IT di lingkungan
54
Direktorat Enterprise & Wholesale (EWS) dengan divisi-divisi pendukungnya.
Tugas :
• Operation & Maintenance aplikasi dan infrastruktur IT Sistem.
• Manajemen data.
• Quality and service assurance.
• Kajian dan Evaluasi performansi sistem IT.
• Requirement development operasional dan layanan aplikasi dan infrastruktur IT sistem.
• Pengelolaan Pelaporan dan dukungan operasional IS.
8. OSM (Operation Senior Manager) IS PO (Product Owner)
OSM IS PO bertanggung jawab atas pengelolaan penyelenggaran aktivitas kegiatan dan pengembangan operasi dan layanan seluruh jasa / produk sistem informasi dan IT di lingkungan Direktorat Network & Solution (NWS) dengan divisi-divisi pendukunganya.
Tugas :
• Operation and Maintenance aplikasi dan infrastruktur IT Sistem.
• Manajemen data.
• Quality and service assurance.
• Kajian dan Evaluasi performansi sistem IT.
• Requirement development operasional dan layanan aplikasi dan infrastruktur IT sistem.
• Pengelolaan Pelaporan dan dukungan operasional IS.
9. OSM (Operation Senior Manager) System Implementation
OSM System Implementation bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan aktivitas kegiatan pengelolaan implementasi proyek pengembangan IS dan IT dan ketersediaan tenaga ahli operasional sesuai jenis proyeknya.
Tugas :
• Pengelolaan data administrasi proyek.
• Perencanaan dan pengelolaan serta pengawasan proyek.
• Ketersediaan tenaga penanggung jawab proyek.
10. OSM (Operation Senior Manager) Billing
OSM Billing bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan aktivitas kegiatan pengelolaan proses aplikasi sistem billing meliputi : event data collection, rating billing, invoicing, dan interfacing dengan sistem-sistem terkait.
Tugas :
• Operation and Maintenance layanan sistem Billing.
• Pengkajian dan evaluasi performasi operasional sistem Billing.
• Feedback management.
• Penjaminan kualitas dan layanan sistem Billing.
56
11. OSM (Operation Senior Manager) IS Infrastructure Operation
OSM IS Infrastructure Operation bertanggung jawab sebagai Head Office atas pengelolaan penyelenggaraan aktivitas kegiatan operasional dan pemeliharaan infrastruktur IS dan IT di Telkom, serta menjamin ketersediaan infrastruktur layanan IS dan IT di Kantor Korporate Telkom.
Tugas :
• Operasional dan Pemeliharaan infrastruktur IT.
• Pengkajian dan evaluasi performansi infrastruktur IT.
• Operation dan Maintenance Infrastructure Security System.
12. OSM IS SSC (Shared Service Center) Operation
OSM IS SSC Operation bertanggung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan aktivitas kegiatan operasional layanan IS dan IT yang handal dan efisien di Kantor Pusat Telkom dan Head Office of Shared Service Operation.
Tugas :
• Operation and Maintenance Shared Service Center.
• Operation and Maintenance Helpdesk Shared Service Center.
• Pengelolaan Feedback dan pelaporan operasional Shared Service Center.
• Pengelolaan service assurance.
• Knowledge Management.
3.3 Sistem yang Sedang Berjalan
Saat ini PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk khususnya Speedy yang merupakan merek dagang dari PT. Telkom sedang mengelola inventory- inventory khususnya inventory CPE (Costumer Premises Equipment). Inventory CPE ini termasuk didalamnya adalah:
- DSL Modem, digunakan untuk menghubungkan PC atau komputer dengan saluran telefon.
- Set-Top Box, alat yang digunakan untuk menangkap sinyal yang digunakan pada IPTV (Internet Protocol Television).
- Kabel Modem.
Dalam mengelola inventory yang dimilikinya, PT. Telkom masih menggunakan sistem yang manual. Jadi untuk mengetahui stok-stok CPE, PT.
Telkom belum dapat diakses secara online. Pada proses pengelolaan inventory ini, PT. Telkom melakukan berbagai kegiatan seperti pengadaan CPE, permintaan dari costumer, proses distribusi dari gudang Telkom ke costumer, termasuk pemindahan stok apabila stok di gudang tidak mencukupi maka distributor berhak untuk memindahkan barang yang dimaksud. Selain itu, proses ini juga menangani penggunaan inventory CPE yang dipinjamkan sekaligus digunakan oleh costumer.
Pada sistem yang sedang berjalan ini pihak Telkom memesan stok-stok CPE kepada supplier lalu setelah barang-barang tersebut dikirim oleh supplier, gudang Telkom menampung stok barang yang dikirimkan oleh supplier.
Selanjutnya costumer mengecek stok barang apakah tersedia didalam gudang
58
atau tidak, jika tersedia costumer dapat langsung memesan barang tersebut.
Lalu pihak gudang mengirim daftar pesanan agar distributor dapat mengirimkan pesanan tersebut ke costumer. Apabila terjadi atau terdapat barang yang rusak, costumer bisa mengirimkan kembali barang tersebut ke gudang melalui distributor.
Namun semua proses pengelolaan ini masih dilakukan secara manual.
Dimana pihak gudang dalam memesan CPE kepada supplier masih menggunakan form yang berisi data-data barang yang akan dipesan. Begitu pula costumer yang akan memesan peminjaman CPE kepada Telkom masih menggunakan form yang berisikan data barang-barang yang akan dipesan dan data pribadi costumer. Untuk mengecek apakah barang tersebut tersedia, costumer masih harus mengecek melalui telepon. Selain itu distributor dalam mengirimkan barang yang dipesan costumer, daftar barang-barang yang harus dikirim masih ditulis didalam faktur dari gudang yang menjelaskan daftar barang yang telah dipesan oleh costumer tersebut.
Pada sistem yang berjalan ini pertumbuhan rata-rata pelanggan atau customer yang meminjam atau membeli inventory tiap semester atau setiap 6 bulan adalah 1500 orang. Jadi setiap tahunnya diperkirakan terjadi pertumbuhan data customer sekitar 3000 orang.
3.4 Diagram Aliran Data
3.4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Inventory CPE
60
3.4.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Inventory CPE
3.4.3 Diagram Rinci
3.4.3.1 Diagram Satu Pemilihan Lokasi Penampungan dan Perpindahan CPE
Gambar 3.4 Diagram Rinci Pemilihan Lokasi Penampungan dan Perpindahan CPE
62
3.4.3.2 Diagram Satu Pemesanan dan Pengiriman Barang dari/ke Costumer
Gambar 3.5 Diagram Rinci Pemesanan dan Pengiriman Barang dari/ke Costumer
3.5 Diagram Alir Dokumen 3.5.1 Transaksi Pemesanan
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Transaksi Pemesanan
64
3.5.2 Transaksi Pengiriman dan Transaksi Perpindahan
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Transaksi Pengiriman dan Transaksi Perpindahan
3.5.3 Transaksi Pengembalian
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Transaksi Pengembalian
66
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan hasil analisa yang sudah dilakukan, ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk antara lain :
1. PT. Telkom untuk mengakses data mengenai inventory CPE masih mengalami kesulitan dikarenakan sistem yang digunakan masih manual atau belum terhubung secara online.
2. Terjadinya kesalahan pada saat menginput data pelanggan yang memungkinkan terjadinya duplikasi data akibat data yang diterima tidak jelas.
3. Keamanan pada data kurang terjamin karena form yang berisi data-data tersebut hanya disimpan di dalam folder.
4. Kemungkinan terjadinya kehilangan data akibat bencana alam seperti kebakaran, banjir, dll.
5. Manajer sulit untuk mendapatkan laporan secara cepat. Karena data tersebut masih disimpan didalam form dan belum terhubung secara online, maka manajer harus mencari data tersebut satu demi satu.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan kondisi permasalahan yang dihadapi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Merancang sistem basis data untuk pengelolaan inventory CPE.
2. Membuat aplikasi inventory berbasis web yang terhubung secara online.
