35
BAB III
HASIL PENELITIAN 3.1. Profil Perusahaan
PT Triarta Aditama Salatiga adalah salah satu industry manufaktur asbes dan silicaboard yang sudah mendapat sertifikasi manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008 dan secara nasional sudah mendapatkan pengakuan dari institusi terkait karena sudah memenuhi standart kualitas SNI (Standart Nasional Indonesia). Kantor perusahaan saat ini berlokasi di Jl. Arimbi RT.001 RwW 002, Dsn. Brajan, Kel. Noborejo, Kec.
Argomulyo, Salatiga.
Perseroan Terbatas (PT) Triarta Aditama Salatiga sesuai dengan akte pendirian No. 8 berdiri pada tanggal 23 Februari 1995 di hadapan notaris Bambang Soegianto, SH di Semarang. Ide awal didirikannya PT Triarta Aditama Salatiga merupakan gagasan dari Bapak Adi Budiarto yang pada waktu itu melihat peluang pasar untuk produk asbes cukup menjanjikan dan diharapkan akan dapat memberikan kontribusi margin yang cukup di masa yang akan datang.
Visi : Menjadikan perusahaan manufaktur Asbes dan Silicaboard yang terbesar dan bertaraf internasional.
Misi : Menyediakan mutu produk berkualitas dengan harga terjangkau.
Motto : Kualitas menjadi Prioritas.
36
Filosofi: Kepuasan pelanggan adalah tujuan perusahaan, komunikasi dan kerjasama sudah menjadi kebiasaan, efisiensi, dan efektivitas adalah kekuatan perusahaan.
3.2. Profil Responden
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan 3 (tiga) orang responden untuk memenuhi hasil penelitiannya. Responden tersebut yaitu:
1. Kikis Istianta (Manajer Accounting Department)
Tugas dan tanggung jawab: Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi system kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Rugi – Laba perusahaan.
2. Tessalonika Krisna Dewi (Staff Accounting Department)
Tugas dan tanggung jawab: Membantu Kepala Accounting Department dalam merencanakan, dan melaksanakan, kegiatan sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan rencana kerja yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan internal.
3. Dwi Okta Setyorini, A.md (Staff Accounting Department)
Tugas dan tanggung jawab: Membantu Kepala Accounting Department dalam melaksanakan tugas dan melakukan pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan data keuangan serta perpajakan perusahaan.
37
3.3. Deskripsi Penelitan
3.3.1. Pengelolaan Arsip
Untuk menilai seberapa efektifkah pengelolaan arsip di PT Triarta Aditama peneliti melakukan observasi dan wawancara.
Hasil observasi menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan di department accounting PT Triarta Aditama meliputi penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Berikut ini merupakan hasil wawancara yang dilakukan kepada ketiga responden karyawan department accounting PT Triarta Aditama:
1. Bagaimana pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Di PT Triarta Aditama memang ada kearsipan namun sistem yang dipakai sederhana, artinya tidak menggunakan prosedur-prosedur kearsipan sebagaimana mestinya. Pengelolaan disini mulai dari penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman, pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau pengelolaan arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Saya akui kearsipan memang sangat penting bagi kelancaran proses pekerjaan kita, namun kami memiliki keterbatasan sumber daya manusia yang
38
dapat mengelola kearsipan di perusahaan, namun untuk pengelolaannya dilakukan berupa penyimpanan, pemeliharaan, penemuan kembali arsip, peminjaman arsip, serta pemusnahan atau penyusutan arsip.”
Dan peneliti menanyakan kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Pengelolaan kearsipan disini dilakukan dengan cara yang telah ditetapkan, mulai dari penyimpanan arsip, sampai ke penyusutan arsip.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa pengelolaan kearsipan di PT Triarta khususnya di department accounting adalah dilakukan dengan cara mulai dari penyimpanan, penemuan kembali arsip, peminjaman arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.
2. Sistem apa yang dipakai dalam kearsipan?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, system yang dipakai dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Untuk pengarsipan kita menggunakan system subjek dan tanggal, karena system tersebut memudahkan kami dalam proses pencarian.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau system yang dipakai dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
39
“Dalam pengarsipan kami menggunakan system perihal dan yang didalamnya terdapat system kronologis, kami menggunakan system tersebut karena disesuaikan dengan kebutuhan kami, sebenarnya jika menggunakan system nomor dengan kode-kode tertentu sesuai daftar klasifikasi akan lebih mudah, namun prosesnya lebih sulit dibandingkan menggunakan system subyek, dan kami juga tidak mempunyai dasar atau panduan untuk menyusun dengan system tersebut.
Maka dari itu kami menggunakan system subjek dan tanggal.”
Dan peneliti menanyakan kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai system yang dipakai dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“hmm, system yang dipakai ya, untuk semua dokumen yang keluar maupun yang masuk kita tidak menulis di buku agenda surat masuk dan keluar. Jadi tidak ada pencatatan seperti itu. Jika ada dokumen masuk kita langsung mengarsip di ordner yang sesuai dengan subjeknya, dan mengurutkan sesuai tanggalnya.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan system penyimpanan yang dipakai di PT Triarta Aditama adalah system subjek dan system kronologis. Sistem subjek di lakukan dengan menggolongkan semua dokumen berdasarkan tipenya, kemudian di pisah per ordner. Di dalam ordner itu sendiri di susun berdasarkan kronologis tanggal dokumen, sehingga memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali dokumen atau arsip.
3. Apakah ada petugas khusus yang mengelola kearsipan?
40
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, mengenai petugas khusus pengelola kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Di perusahaan kami, petugas khusus pengelola kearsipan memang belum ada kejelasannya, namun salah satu dari staff administrasi sudah di tugasi atau diberi tanggung jawab untuk mengelola kearsipan di seluruh departemen. Karena menurut kami kearsipan tidak perlu ada pegawai khusus yang mengelola. Selain alasan biaya kami juga keberatan pada volume pekerjaan yang kurang produktif. Jadi untuk proses penyimpanan dan yang berkaitan dengan arsip setiap pegawai di wajibkan menertibkan dokumennya masing masing.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau mengenai petugas khusus untuk pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Untuk petugas pengelolaan kearsipan disini sudah ada, namun kurang professional dibidang tersebut.”
Dan peneliti menanyakan kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai petugas khusus untuk mengelola kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Pengelolaannya sederhana dan terdapat petugas kearsipan alakadarnya, yang penting bisa mengelola sepereti biasa. Petugas arsip kurang berpengalaman dan kurang memiliki wawasan yang luas mengenai kearsipan.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka
41
peneliti menyimpulkan bahwa untuk proses pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama sudah ada petugas yang mengelola kearsipan namun kurang professional dibidang kearsipan. Hal ini ditandai dengan adanya karyawan di bagian administrasi yang ditunjuk sebagai penanggungjawab pengelolaan arsip di PT Triarta Aditama. Karena bukan menjadi petugas yang khusus sehingga tingkat tanggungjawabnya kurang maksimal, serta petugas kearsipan tidak memiliki latar belakang mengenai kearsipan.
4. Peralatan apa saja yang dipakai untuk kegiatan mengarsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, peralatan yang digunakan untuk kegiatan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Kalau untuk peralatannya itu ya menggunakan peralatan standar seperti filling cabinet, rak arsip, business file, paper fastener, perforator, keeper file, stapler, guide, spidol dan lain sebagainya”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau peralatan yang digunakan untuk kegiatan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Peralatan yang digunakan ya seperti yang kamu lihat ini, ada filling cabinet, keeper file, rak arsip, lalu perlengkapan alat tulis seperti perforator, spidol, guide, paper fastener dan binder clip”
42
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai peralatan yang digunakan untuk kegiatan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Emm peralatanya itu yang digunakan seperti rak arsip, filling cabinet, computer, paper fastener, spidol, keeper file, business file, stapler, clip paper, dan tentunya ada perforator juga.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa peralatan yang digunakan untuk pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah rak arsip, filling cabinet, keeper file, business file, paper fastener, perforator, stapler, spidol, stabilo, solasi, guide, binder clip, dan paperclip.
5. Bagaimana prosedur peminjaman arsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, prosedur peminjaman arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Jika terjadi peminjaman arsip maka peminjam harus memenuhi beberapa prosedur. Prosesdur yang pertama yaitu peminjam harus menyerahkan surat keterangan peminjaman dokumen kepada petugas arsip, kemudian petugas menyerahkan surat kepada kasi yang bersangkutan dengan dokumen yang dipinjam. Setelah kasi menyetujui maka surat diserahkan kembali kepada petugas arsip untuk di tindaklanjuti. Setelah itu petugas arsip memenuhi berkas atau dokumen yang akan dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam. Petugas lalu mencatat di buku peminjaman arsip dan meminta tandatangan peminjam.”
43
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau prosedur peminjaman arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Untuk proses atau prosedur peminjaman arsip tidak ada formulir peminjaman arsip, namun ada buku peminjaman arsip untuk memudahkan data identitas peminjam berkas. Prosedur yang harus dilalui adalad peminjam biasanya menyerahkan surat keterangan untuk meminjam dokumen kepada petugas arsip, kemudian petugas arsip meneruskan kepada kasi untuk di periksa. Setelah kasi menyetujui maka surat dikembalikan kepada petugas arsip, dan petugas memenuhi berkas yang akan di pinjam. Setelah itu dokumen diserahkan kepada peminjamdan petugas mencatat di buku peminjaman arsip.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai prosedur peminjaman arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Di perusahaan ini untuk kearsipannya memang belum baik, namun untuk peminjaman arsip sudah terdapat aturan yang harus dipenuhi jika hendak meminjam.
Pertama tama peminjam harus menyerahkan surat keterangan peminjaman dokumen kepada petugas arsip, kemudian petugas menyerahkan surat kepada kasi yang bersangkutan dengan dokumen yang dipinjam. Setelah kasi menyetujui maka surat diserahkan kembali kepada petugas arsip untuk di tindaklanjuti. Setelah itu petugas arsip memenuhi berkas atau dokumen yang akan dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam. Petugas lalu mencatat di buku peminjaman arsip dan untuk jaminan sebagai bukti bahwa berkas dipinjam maka peminjam harus menandatangani buku tersebut.”
44
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa prosedur peminjaman arsip di PT Triarta Aditama terdapat beberapa langkah yang pertama peminjam arsip harus menyerahkan surat keterangan peminjaman berkas kepada petugas arsip untuk diperiksa, kemudian petugas meneruskan surat keterangan peminjaman berkas kepada kasi yang bersangkutan dengan dokumen yang akan dipinjam untuk diperiksa. Setelah disetujui oleh kasi surat keterangan di serahkan kembali kepada petugas.
Kemudian petugas arsip memenuhi berkas yang akan dipinjam, serta petugas mencatat di buku peminjaman arsip beserta tanda tangan peminjam sebagai bukti tertulis.
6. Bagaimana upaya pemeliharaan yang dilakukan untuk melindungi arsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, upaya pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Dalam memelihara tentu ada upaya yang dilakukan, misalnya seperti membersihkan ruangan tempat penyimpanan arsip setiap satu minggu sekali, memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif. Dan menjaga keadaan setiap akhir tahun.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau upaya pemeliharaan
45
arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Upayanya sih dibersihkan setiap satu minggu sekali, memisahkan arsip yang masih aktif dengan yang pasif agar tidak tercampur menjadi satu gitu.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai upaya pemeliharaan arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Tentu saja setiap saat pasti di bersikan dari ruangan sampai rak arsip, petugas kearsipan juga selalu memeriksa kondisi arsip setiap akhir tahun, namun diruang arsip tidak ada peraturan-peraturan khusus seperti larangan merokok dan larangan makan di tempat penyimpanan arsip.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa upaya pemeliharaan arsip di PT Triarta Aditama meliputi: Pemeriksaan kondisi arsip setiap satu tahun sekali, pembersihan ruangan dan rak arsip setiap satu minggu sekali, memisahkan arsip aktif dan arsip pasif agar tidak tercampur menjadi satu, namun belum ada peraturan-peraturan mengenai larangan makan dan larangan merokok didalam tempat penyimpanan arsip.
7. Bagaimana proses penyusutan arsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Mengenai penyusutan arsip di perusahaan kami
46
pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Arsip akan disusutkan apabila masa arsip sudah lebih dari 10 tahun atau karena alasan tertentu. Arsip yang akan dimusnahkan tentunya sudah mendapat keterangan dari masing-masing kasi dan diizinkan untuk dimusnahkan.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Proses penyusutan arsip di sini dimulai dari tahap pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Tidak semua arsip di perusahaan kami memiliki nilai guna abadi, maka tidak semua berkas arsip harus disimpan terus-menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai proses penyusutan arsip yang dilakukan oleh PT Triarta Aditama adalah:
“Untuk proses penyusutan arsip, petugas pengelola arsip tidak merujuk pada jadwal retensi yang didalamnya memuat daftar tentang adanya saksi-saksi di dalam proses pemusnahan arsip. Untuk pemusnahan arsip, petugas hanya menggunakan metode pemusnahan arsip dengan cara pembakaran.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa proses penyusutan arsip di PT Triarta Aditama meliputi: Arsip akan disusutkan apabila masa arsip sudah lebih dari 10 tahun atau karena alasan tertentu.
47
Arsip yang akan dimusnahkan sudah mendapat keterangan dari masing-masing kasi dan diizinkan untuk dimusnahkan.
Proses penyusutan dimulai dari tahap pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Tidak semua arsip memiliki nilai guna abadi, maka tidak semua berkas arsip harus disimpan terus-menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Dalam pemusnahan arsip, di PT Triarta Aditama tidak merujuk pada jadwal retensi yang didalamnya memuat daftar tentang adanya saksi-saksi di dalam proses pemusnahan arsip. Untuk pemusnahan arsip, petugas hanya menggunakan metode pemusnahan arsip dengan cara pembakaran.
3.3.2. Efektifitas Kearsipan
Berdasarkan hasil observasi bahwa efektifitas kearsipan di department accounting PT Triarta Aditama belum memenuhi standar yang sudah terdapat di teori. Hal ini ditandai dengan kecepatan, kelengkapan, dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip. Berikut ini merupakan hasil wawancara yang dilakukan kepada ketiga responden karyawan department accounting PT Triarta Aditama:
1. Bagaimana tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta
48
selaku Manajer Divisi Keuangan, tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip PT Triarta Aditama adalah:
“kecepatannya berarti lebih mengarah kepada waktu ya, dalam penemuan kembali, arsip dapat ditemukan selama kurang lebih 3-5 menit.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Oh iya, dalam penemuannya kira-kira dapat ditemukan dalam kurun waktu 3 menitan lah, kadang juga bisa lebih dari itu.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Yah rata rata sih bisa dibilang 4 menit dalam satu dokumen yang dicari.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah dalam satu pencarian arsip dapat ditemukan dalam waktu 3-5 menit.
2. Seberapa lengkap arsip dapat ditemukan?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, tingkat kelengkapan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
49
“Dalam proses penemuan kembali arsip terkadang kurang lengkap karena mungkin efek dari system penyimpanan yang tidak diberi kode, dan petugas kesulitan mencarinya jika hanya menggunakan system subjek.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau tingkat kelengkapan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Kalau lengkap sih lengkap tapi lama dalam penemuannya”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai kelengkapan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Kalau dilihat dari segi kelengkapannya sudah lengkap, namun waktu dalam penemuan kembali sedikit lama, jadi membutuhkan waktu tertentu.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa tingkat kelengkapan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah susdah lengkap, namun jangka waktu penemuan kembali arsip sedikit lebih lama atau memerlukan waktu tertentu sehingga bisa menemukan arsip dengan lengkap.
3. Bagaimana tingkat ketepatan dalam penemuan kembali arsip?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta
50
selaku Manajer Divisi Keuangan, tingkat ketepatan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Kalau tingkat ketepatannya sudah sering tepat namun waktu penemuannya tidak cepat. Jadi membutuhkan waktu yang lama.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau tingkat ketepatan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Jika dilihat dari tingkat ketepatan penemuan kembali arsip saya rasa kurang maksimal, biasanya jika mencari dokumen dengan waktu yang cepat tetapi ternyata isinya salah atau tidak sesuai yang diminta, jadi untuk menemukan arsip dengan lengkap dan tepat membutuhkan waktu yang cukup lama.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai ketepatan penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah:
“Penemuannya dokumen sudah tepat kok, hanya saja memerlukan waktu yang tidak sedikit.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa tingkat ketepatan dalam penemuan kembali arsip di PT Triarta Aditama adalah sudah tepat, namun membutuhkan waktu yang lama.
3.3.3. Kendala
Berdasarkan hasil observasi bahwa efektifitas kearsipan di
51
department accounting PT Triarta Aditama belum memenuhi standar yang sudah terdapat di teori. Hal ini disebabkan karena terdapat beberapa kendala-kendala yang dihadapi saat pengelolaan kearsipan. Berikut ini merupakan hasil wawancara yang dilakukan kepada ketiga responden karyawan department accounting PT Triarta Aditama:
1. Apa saja yang menjadi kendala dalam pengelolaan kearsipan?
Menurut informan yang bernama Bapak Kikis Istianta selaku Manajer Divisi Keuangan, kendala dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Kendala-kendala yang kami hadapi adalah yang pertama adalah belum adanya tenaga pengelola arsip yang professional dibidangnya, keterbatasan biaya untuk pengadaan kearsipan, kurangnya kesadaran bagi seluruh pegawai mengenai pentingnya pengelolaan kearsipan yang baik bagi organisasi.”
Selanjutnya peneliti menanyakan pertanyaan yang sama kepada responden kedua yaitu staff keuangan yang bernama Tessalonika Krisna Dewi, menurut beliau kendala dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Saya sadari pengelolaan kearsipan di perusahaan kami memang belum berjalan dengan baik, hal tersebut karena dihambat oleh beberapa kendala yang diantaranya itu soal biaya, perusahaan kami kurang begitu memprioritaskan anggaran biaya untuk pengelolaan arsip, selanjutnya adalah soal petugas pengelola kearsipan yang kurang ahli dibidangnya, dan kurang memiliki pengetahuan mendalam mengenai kearsipan.”
Kemudian peneliti menanyakan pertanyaan yang sama
52
kepada responden ketiga yaitu staff keuangan yang bernama Dwi Okta Setyorini mengenai kendala dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah:
“Hal-hal yang menjadi kedala pada pengelolaan arsip di sini menurut saya mengenai ruang penyimpanan yang kurang luas, serta pegawai yang mengelola itu kurang berpengalaman di bidang kearsipan, tempat penyimpanan juga menjadi kendala bagi kami, pasalnya tempat penyimpanan arsip yang ada dikantor PT Triarta Aditama tidak cukup memadai untuk semua jenis arsip yang ada. Hal ini terjadi karena arsip tersebut harus disimpan selama 10 tahun. Semakin bertambahnya berkas arsip maka semakin penuh arsip yang ada di ruangan tempat penyimpanan arsip. Oleh karena itu petugas arsip harus memindahkan berkas arsip ke tempat penyimpanan lain yang sudah ditentukan oleh pihak Kantor PT Triarta Aditama.”
Berdasarkan pendapat dari ketiga responden diatas maka peneliti menyimpulkan bahwa kendala dalam pengelolaan kearsipan di PT Triarta Aditama adalah petugas kearsipan kurang professional, keterbatasan biaya, serta ruang yang sempit, tempat penyimpanan menjadi salah satu kendala bagi perusahaan, pasalnya tempat penyimpanan arsip yang ada dikantor PT Triarta Aditama tidak cukup memadai untuk semua jenis arsip yang ada. Hal ini terjadi karena arsip tersebut harus disimpan selama 10 tahun. Semakin bertambahnya berkas arsip maka semakin penuh arsip yang ada di ruangan tempat penyimpanan arsip. Oleh karena itu petugas arsip harus memindahkan berkas arsip ke tempat penyimpanan lain yang sudah ditentukan oleh pihak Kantor
53 PT Triarta Aditama.”
