Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Surat Massal (
Mail Merge
)
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya:
Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll
Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:
Data Penerima Undangan
Master Surat Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
………….. …………..
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Berikut ini konsepnya
File Data penerima undangan File Master surat undangan
Langkah selanjutnya, kita akan menggabungkan kedua file tersebut, menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan.
Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan.
Kepada Yth
………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Nama Alamat
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan
Nama Alamat
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan
Kepada Yth
………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Penggabungan (MERGE) Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :
File Data penerima undangan
File Master surat undangan
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal, berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya, namun cara inilah yang paling penulis sukai.
A.
Membuat file master surat undangan
1. Anda jalankan aplikasi Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini:
2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Setelah selesai menuliskannya, pada lembar kerja Word 2007 anda, seharusnya akan tampak seperti berikut ini:
LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA
Jl. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura
Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di
Dengan Hormat,
Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada:
Hari, Tanggal : Selasa, 12 Desember 2005 Tempat : Hotel Patra jasa Semarang
Keperluan : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia.
Demikian Surat undangan ini, kami Buat dengan sebenar-benarnya.
Jayapura, 22 Agustus 2009 Hormat kami,
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
4. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil dialog box
Save As. Seperti berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
B.
Membuat file Data Penerima Undangan
Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Anda buka Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini:
2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007, seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini:
Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas, jangan diberi judul tabel atau apapun. Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.
Nama Kota
Tora Sudiro Jakarta
Ahmad Dhani Ambon
Baim Wong Jayapura
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
4. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil dialog box Save As. Seperti berikut ini:
5. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai.
Sebaiknya:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
C.
Proses menggabungkan (Merge).
Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses
sebelumnya:
1.
Sebaiknya anda
Close
dahulu file
Data penerima undangan
jika masih terbuka,
caranya pada lembar kerja
Data penerima undangan
Caranya klik Office Button ( )->lalu klik
ilustrasinya berikut ini:
2.
Kemudian anda buka file Master surat undangan. Ada dua kemungkinan:
a.
File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar
kerja
Master surat undangan
di
taskbar
. Berikut ini ilustrasinya:
Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.
b.
File master surat undangan sudah tertutup, dan kita harus mencarinya di folder
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
i.
Anda jalankan aplikasi Word 2007, kemudian buka lembar kerja baru. Caranya
klik
Office Button
(
) ->
Open
ilustrasinya berikut ini:
ii.
Selanjutnya akan muncul dialog box
Open
pastikan pada ComboBox
Look in
:
berisi
My Documents
pilih file
Master surat undangan.
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan, seperti ilustrasi berikut ini:
3.
Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas, anda klik Ribbon
Mailings,
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
4.
Selanjutnya pada klik toolbar
Select Recepients
sehingga tampil seperti
ilustrasi berikut ini:
5.
Lalu pilih
Use Existi g List …, ini digunakan untuk mencari file
Data penerima
undangan.
Selanjutnya tampil dialog box
Select Data Source
seperti ilustrasi berikut
ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
6.
Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon
Mailings
, ada beberapa toolbar yang semula
tidak aktif menjadi aktif. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
7.
Langkah selanjutnya anda letakkan
Kursor
(tanda penulisan berkedip berbentuk
seperti ini
|
) dibelakang kata
Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
8.
Lalu pada Ribbon
Mailings,
Klik toolbar
Insert Merge Field
selanjutnya
akan tampil
Field
yang sesuai dengan Tabel yang berada di file
Data penerima
undangan
dalam hal ini adalah :
Nama
dan
Kota.
Seperti ilustrasi berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
10.
Langkah selanjutnya anda letakkan
Kursor
(tanda penulisan berkedip berbentuk
seperti ini
|
) dibelakang kata
Di. Klik toolbar
Insert Merge Field
selanjutnya Klik field
Kota
. perhatikan ilustrasi berikut ini:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
11.
Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk
membuktikannya pada Ribbon
Mailings
, Klik toolbar
. perhatikan ilustrasi
berikut ini:
12.
Untuk menuju data selanjutnya gunakan, Ribbon
Mailings
klik tanda panah pada
toolbar
. toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut:
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
D.
Mencetak Surat-surat undangan
Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan, gunakan Ribbon
Mailings
klik toolbar
sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini:
Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga, yaitu:
a.
Edit I dividual Docu e ts…
Ialah hasil pencetakan menjadi file baru, yang berisi halaman-halaman surat
undangan. Setelah anda pilih
Edit I dividual Docu e ts…
akan tampil dialog box
Merge to New Document
berikut ini:
Keterangan:
All
Mencetak seluruh data
Current record
Mencetak data yang sedang aktif saja.
From ..To
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com
Kemudian anda klik
Ok
. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007
yang berisi undangan yang sudah jadi. Tampilannya penulis kecilkan. Perhatikan
ilustrasi berikut ini:
Pada ilustrasi diatas, terdapat 4 halaman surat undangan. Dan nama filenya otomatis
letters1.
b.
Pri t Docu e t…
Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.
Langkahnya sama persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke
Printer.
c.
Send E-
ail Messages…
Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email
seseorang, jika anda terhubung keinternet tentunya. Setelah anda pilih
Send E-mail
