PROJECT PLANNING AND CONTROL. Program Studi Teknik Industri Universitas Brawijaya

(1)

PROJECT PLANNING AND

CONTROL

Program Studi Teknik Industri Universitas Brawijaya

(2)

PENDAHULUAN



Benyamin Franklin  “time is money, time is money”.  modern

finance, mengukur nilai sebuah proyek dengan menentukan the time

value dari sebuah investasi sebagaimana terkait dengan waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.



Untuk mencapai hal tersebut, seorang manajer proyek harus dapat

memprediksi, dengan sense yang kuat atas kepastian dari project time

requirements (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan)

sehingga manajer proyek dapat menentukan cost (biaya) yang

dihabiskan untuk menyelesaikan proyek.

(3)

PENDAHULUAN



Proyek dapat dikatakan sebagai kombinasi dari kegiatan-kegiatan

(activities) yang saling berkaitan dan harus dilaksanakan dengan

mengikuti suatu urutan tertentu sebelum seluruh tugas dapat

diselesaikan secara tuntas.



Berdasarkan penelitian CHAOS study pada tahun 2003, sebanyak lima

puluh persen (50%) proyek IT menunjukkan kenaikan keterlambatan

waktu penyelesaian proyek. Isu tentang penjadwalan adalah alasan

utama terjadinya konflik dalam proyek khususnya selama paruh kedua

dalam proyek. Waktu adalah hal yang paling tidak fleksibel, akan terus

berlalu apapun yang terjadi dalam proyek

(4)

PENDAHULUAN



Perencanaan proyek adalah usaha untuk membuat penentuan mengenai apa

yang harus dicapai dalam proyek, kapan dan bagaimana proyek tersebut

dilaksanakan.



Penjadwalan proyek dilakukan untuk menentukan kapan sebuah proyek

dilaksanakan berdasarkan urutan tertentu dari awal sampai akhir proyek.



Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan

proyek yang harus diselesaikan dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap

aktivitas dalam proyek.



Metode penjadwalan proyek yang lazim digunakan adalah Gantt Chart, PERT

(5)

PENJADWALAN PROYEK



Membagi projek kedalam bentuk tugas dan estimasi waktu

serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

tersebut.



Pengorganisasian tugas yang bersamaan untuk membuat jadwal

yang optimum.



Meminimumkan ketergantungan tugas untuk menghindari

adanya jeda waktu (delay) yg ditimbulkan oleh suatu tugas yang

pengerjaannya harus menunggu tugas lainnya selesai.

(6)

PENJADWALAN PROYEK



Menunjukkan

hubungan

tiap-tiap

kegiatan

terhadap

keseluruhan proyek.



Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di

antara kegiatan.



Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk

tiap kegiatan .



Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya

(7)

PRINSIP

PENJADWALAN PROYEK



Pembagian  Proyek harus dibagi-bagi ke dalam sejumlah tugas & aktifitas

yang dapat dikendalikan untuk dapat menyelesaikan semua permasalahan

yang ada (melakukan dekomposisi masalah).



Saling Ketergantungan  Adanya saling ketergantungan dari setiap tugas &

aktifitas yang dibagi harus ditentukan dari awal penjadwalan proyek .



Alokasi Waktu  Setiap tugas yang akan dijadwalkan harus dialokasikan

kedalam sejumlah satuan kerja (mis. Person-day ).



Validasi Kerja  Setiap proyek memiliki staff tertentu, dimana pada saat

pembagian tugas, harus dipastikan bahwa tidak akan kelebihan alokasi

waktu atau jumlah SDM pada saat tertentu.

(8)

PERMASALAHAN PENJADWALAN PROYEK



Produktifitas tidak berbanding lurus dengan jumlah orang yang

mengerjakan tugas.



Seringkali hal tersebut diatasi dengan solusi penambahan personal pada

akhir proyek, namun solusi ini dikhawatirkan dapat menyebabkan

adanya overhead komunikasi antar personal dalam proyek karena

terlalu banyak personal yang terlibat dalam proyek.



Segala sesuatu yang tidak diharapkan bahkan hal yang paling buruk

mungkin akan terjadi, sehingga membutuhkan suatu perencanaan yang

matang dalam penjadwalan proyek, apabila perlu dibuat perencanaan

cadangan dalam proyek.

(9)

GANTT CHART

 Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk membantu

penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai sampai sekarang dengan nama Gantt Chart.

 Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan

jumlah anggota tim yang sedikit.

 Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili

setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun .

(10)

(11)

Beberapa keuntungan dalam menggunakan Gantt Chart:

 Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat

komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

 Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya

pada saat pelaporan.

Beberapa kerugian dalam menggunakan Gantt Chart:

 Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan

kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.

 Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena

pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

(12)

 Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuah metode penjadwalan yang

diberi nama diagram PERT, merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review

Technique.

 Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan dan

penjadwalan untuk proyek dengan kapasitas besar dan kompleks karena mampu mengatasi ketidakpastian dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas.

 Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakili dengan jaringan simpul dan

tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERT ini dilakukan dengan cara pembentukan diagram anak panah.

 PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah teknik untuk membagi suatu

proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individual yang lebih kecil dan menyusunnya dalam suatu jaringan kerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka waktu dan biaya pengerjaan program dapat dikurangi serendah mungkin. Dalam PERT, peristiwa (event) biasanya dilukiskan dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau kegiatan dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang menghubungkan dua buah lingkaran.

(13)

DIAGRAM PERT

Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart, yaitu diantaranya karena hal-hal sebagai berikut :

 Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek.

 Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity) yang satu

(14)

ANALISIS PERT

Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin untuk menyelesaikan tugas (D) merupakan faktor dari:

 Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal yang diperlukan untuk

menyelesaikan sebuah tugas.

 Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal yang diperlukan untuk

menyelesaikan sebuah tugas.

 Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan yang diperlukan untuk

menyelesaikan sebuah tugas. Rumusnya yaitu:

D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)

6

(15)

 Sebuah metode penjadwalan yang dikembangkan oleh Du Pont dan Remington Rand,

dapat digunakan untuk aktifitas dimana durasinya sudah diketahui.

 CPM adalah singkatan dari Critical Path Method atau Metode Jalur Kritis. Jalur kritis

adalah jalur terlama antara titik dimulai sampai dengan titik penyelesaian proyek.

CPM (Critical Path Method)

3 2 5 7 2 4 2 A B C D E F G ₃ 2 5 7 2 4 2 A B C D E F G 3 2 8 3 2 5 7 2 4 2 A B C D E F G 3 8 12 10 15 3 2 5 7 2 4 2 A B C D E F G 3 2 8 15 17 Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 _{Langkah 4}

(16)

(17)

Beberapa teknik yang digunakan dalam menggunakan CPM yaitu:

 Buat daftar semua aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project.

 Buat daftar waktu yang diperlukan oleh masing-masing aktifitias tersebut untuk

menyelesaikan tugasnya.

 Buat daftar ketergantungan antara aktifitas tersebut dalam project.

Terdapat beberapa perbedaan antara CPM dengan PERT, yaitu:

 CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT

menggunakan tiga jenis waktu, yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis.

 CPM digunakan kala taksiran waktu pengerjaan setiap aktifitas diketahui dengan jelas,

sedangkan PERT digunakan saat taksiran waktu aktifitas tidak dapat dipastikan seperti aktifitas tersebut belum pernah dilakukan atau mempunyai variasi waktu yang besar.

 PERT berbasiskan statistik memberikan peluang hadirnya ketidakpastian. Hal tersebut,

tampak dalam misal untuk mengukur probabilitas selesainya proyek jika kita inginkan proyek selesai pada suatu waktu tertentu, sedangkan CPM menganggap proyek terdiri dari peristiwa susul menyusul.

(18)

 Meskipun demikian, CPM dan PERT mempunyai tujuan yang sama dimana analisis yang

digunakan adalah sangat mirip yaitu dengan menggunakan diagram anak panah.

 Dapat dikatakan CPM merupakan variasi dari PERT.

 Perbedaan pokok antara CPM dan PERT terletak pada penentuan perkiraan waktunya,

dimana PERT menggunakan rumus:

sedangkan CPM menggunakan perhitungan Jalur Kritis (Critical Path).

D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6

(19)

Proyek

06/12/2012 19



Kombinasi dari aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan

yang harus dilaksanakan dalam urutan tertentu sebelum

seluruh tugas terselesaikan



Aktivitas-aktivitas yang ada saling berhubungan dalam

urutan logis sedemikian hingga beberapa aktivitas tidak

dapat dilaksanakan sampai aktivitas lain sudah diselesaikan

(20)

Syarat Proyek sebagai Network Planning

06/12/2012 20



Proyek dapat dibagi dalam aktivitas-aktivitas yang

mempunyai batasan yang jelas satu sama lain, dan jika ada

aktivitas yang dikerjakan dengan menggunakan sumber

daya (tenaga kerja atau fasilitas) yang sama tidak bisa

dilakukan dalam waktu yang bersamaan



Masing-masing aktivitas mempunyai waktu/perkiraan

waktu pengerjaan (durasi)



Setiap aktivitas dikerjakan secara kontinyu



Dalam satu saat dapat dikerjakan lebih dari satu aktivitas

(21)

Activity on Arc

06/12/2012 21



Arc (garis)  menggambarkan aktivitas; suatu tugas yang

ada dalam sebuah proyek



Node (titik)  menggambarkan event (kejadian); titik

dimana semua aktivitas yang menuju ke titik tersebut

diselesaikan (yang meninggalkan titik tersebut dimulai)



Arrowhead  menunjukkan urutan event mana yang

harus dicapai



Dashed-line arrow  dummy activity; aktivitas bayangan,

(22)

Activity on Arc: Aturan

06/12/2012 22



Aturan 1: Setiap aktivitas ditunjukkan dengan satu dan hanya

satu panah dalam network



Aturan 2: Tidak ada dua aktivitas yang memiliki event awal dan

akhir yang sama (antara dua event hanya boleh ada satu

aktivitas)



Aturan 3: Urutan aktivitas tidak boleh membentuk cycle



Aturan 4: Untuk mengetahui apakah hubungan predesesor dan

successor dalam AOA sudah benar, setiap ada penambahan

aktivitas perlu diketahui:



Aktivitas apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum

aktivitas tersebut dapat dimulai



Aktivitas apa nantinya yang akan mengikuti aktivitas tersebut



Aktivitas apa yang seharusnya terjadi secara bersamaan dengan

(23)

CRITICAL PATH

(24)

Earliest Time

06/12/2012 24



= Saat Paling Awal



saat paling awal terjadinya suatu event dan tidak mungkin

terjadi sebelumnya



ET

L



ET

_i

i

(25)

Latest Time

06/12/2012 25



= Saat Paling Lambat



saat paling lambat suatu event boleh terjadi dan tidak

boleh terjadi sesudahnya sehingga proyek dapat selesai

sesuai perencanaan



LT

L



LT

_i

i

(26)

Slack

06/12/2012 26



Slack untuk event  Beda antara earliest time dan latest

time

j

event

LT

ET

Slack

j





(27)

Critical Path

06/12/2012 27



Critical Event



Event dengan slack event = 0



ET

_j

= LT

_j



Critical Activity



Aktivitas yang sangat sensitif terhadap keterlambatan



Aktivitas dengan slack aktivitas = 0

(28)

Critical Path

06/12/2012 28



Critical Path



Lintasan dari titik awal sampai titik akhir dalam network yang

terdiri dari aktivitas-aktivitas kritis, kejadian-kejadian kritis, dan

dummy



Semua aktivitas dan event yang memiliki slack nol harus ada

dalam critical path



Semua aktivitas dan event yang slacknya tidak sama dengan nol

(29)

Critical Path

06/12/2012 29



Tujuan mengetahui adanya critical path



Untuk mengetahui dengan cepat aktivitas-aktivitas dan

event-event mana yang tingkat kepekaannya paling tinggi terhadap

keterlambatan pada pelaksanaan proyek sehingga setiap saat

dapat ditentukan tingkat prioritas kebijaksanaan pengerjaan

proyek, yaitu terhadap aktivitas-aktivitas kritis

(30)

Contoh

06/12/2012 30

Aktivitas Successor Durasi

A B, C 8 B D, E, F 5 C H 11 D G 2 E G, H 10 F H 7 G I 3 H I 9 I - 4

(31)

Network

06/12/2012 31 1 2 3 4 6 5 7 8 A 8 G 3 D 2 F 7 C 11 B 5 E 10 I 4 0 0 H 9

(32)

Perhitungan ET

06/12/2012 32 Event j Predecessor i ET_i + L ET_j 1 - - 0 2 1 0 + 8 = 8 8 3 2 8 + 5 = 13 13 4 3 13 + 10 = 23 23 5 3 13 + 2 = 15 23 4 23 + 0 = 23 6 2 8 + 11 = 19 23 3 13 + 7 = 20 4 23 + 0 = 23 7 5 23 + 3 = 26 32 6 23 + 9 = 32 8 7 32 + 4 = 36 36



ET

L



ET

_i i j



max



(33)

Perhitungan LT

06/12/2012 33 Event j Successor i LT_i - L LT_j 8 - - 36 (= ET₈) 7 8 36 – 4 = 32 32 6 7 32 – 9 = 23 23 5 7 32 – 3 = 29 29 4 5 29 – 0 = 29 23 6 23 – 0 = 23 3 4 23 – 10 = 13 13 5 29 – 2 = 27 6 23 – 7 = 16 2 3 13 – 5 = 8 8 6 23 – 11 = 12 1 2 8 – 8 = 0 0



LT

L



LT

_i i j



min



(34)

Slack Event

06/12/2012 34

Event j ET_j LT_j Slack event j

1 0 0 0 2 8 8 0 3 13 13 0 4 23 23 0 5 23 29 6 6 23 23 0 7 32 32 0 8 36 36 0 j j event

LT

ET

Slack

j





(35)

Critical Path: A-B-E-dummy-H-I

06/12/2012 35 1 2 3 4 6 5 7 8 A 8 G 3 D 2 F 7 C 11 B 5 E 10 I 4 0 0 H 9

(36)

Critical Path: A-B-E-dummy-H-I

06/12/2012 36 0 0 1 8 8 2 13 13 3 23 23 4 23 23 6 23 29 5 32 32 7 36 36 8 A 7 F 2 D 0 0 H 9 3 G 4 I 8 C 11 5 B 10 E ETj LTj j

(37)

Program Evaluation and review

technique (PERT)

06/12/2012 Operations Research

(38)

PERT

06/12/2012 Operations Research 38



Sesuai ketika terdapat ketidakpastian dalam

memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan suatu aktivitas dan ketika penting untuk

melakukan pengendalian jadwal proyek secara efektif



Dalam PERT durasi waktu penyelesaian suatu aktivitas

diprediksi dengan tiga estimasi waktu yaitu:



Waktu optimis (optimistic estimate = a)



Waktu normal (most likely estimate = m)



Waktu pesimis (pessimistic estimate = b)

(39)

Estimasi Waktu dalam PERT



Waktu optimis (a)



Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan

asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat baik



Waktu tercepat yang mungkin dapat dicapai untuk menyelesaikan

suatu aktivitas



Waktu pesimis (b)



Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan

asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat buruk



Waktu terlambat yang mungkin terjadi dalam penyelesaian suatu

aktivitas



Waktu normal (m)



Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan

(40)

Distribusi Probabilitas tiga estimasi waktu

06/12/2012 40 Operations Research



Simetris



Condong ke kiri



Condong ke kanan

a m _b

(41)

Pendekatan Distribusi Beta



Waktu penyelesaian rata-rata



Variansi

6

4 m

b

a

t





2 2

6 









 



b

a



(42)

Contoh

Aktivitas (i; j)

Predecessor _{Estimasi Waktu (dalam Hari)}

Waktu Optimis (a_ij) Waktu Normal (m_ij) Waktu Pesimis (b_ij) A = (1; 2) - 2 4 6 B = (2; 4) A 4 7 10 C = (2; 3) A 6 7 14 D = (2; 5) A 3 6 9 E = (4; 6) B, C 12 14 22 F = (3; 5) C 2 10 12 G = (5; 6) D, F 6 9 12 H = (6; 7) E, G 5 7 15

(43)

Contoh

06/12/2012 Operations Research 43 Aktivitas (i; j) Prede cessor

Estimasi Waktu (dalam Hari)

Waktu Optimis (a_ij) Waktu Normal (m_ij) Waktu Pesimis (b_ij) t σ2 A = (1; 2) - 2 4 6 4 0,444 B = (2; 4) A 4 7 10 7 1,000 C = (2; 3) A 6 7 14 8 1,778 D = (2; 5) A 3 6 9 6 1,000 E = (4; 6) B, C 12 14 22 15 2,778 F = (3; 5) C 2 10 12 9 2,778 G = (5; 6) D, F 6 9 12 9 1,000 H = (6; 7) E, G 5 7 15 8 2,778

6

4 m

b

a

t





2 2

6 









 



b

a



(44)

Critical Path: A-C-F-G-H

06/12/2012 Operations Research 44 0 0 1 4 4 2 12 12 3 21 21 5 12 18 4 33 33 6 41 41 7 6 D 7 B F 0 G 12 15 E 8 H 4 A 8 C 9