4
BAB 2. DESKRIPSI DATA DAN PEMBAHASAN
2.1. Gambaran Umum Perusahaan
2.1.1. Sejarah Umum Perusahaan
Korporasi Sharp didirikan pada tahun 1912 di Osaka, Jepang, oleh Mr. Tokuji Hayakawa, dengan nama awal perusahaan Hayakawa Industry Corporation. Mr. Tokuji Hayakawa kemudian membangun pabrik logam di Tokyo. Pada tahun 1915, Mr. Hayakawa menemukan pensil mekanik pertama di dunia, yang dinamakan “Ever
Sharp Pencil”. Pensil mekanik tersebut kemudian sangat populer dan menjadi icon
perusahaan. Seiring berjalannya waktu, Hayakawa Industry Co. berkembang pesat dan unggul dalam hal produksi peralatan elektronik, seperti televisi dan microwave. Pada tahun 1970, Akira Saeki menjadi President dan mengubah nama Hayakawa
Industry Co. menjadi Sharp Corporation yang diambil dari nama pensil mekanik
“Ever Sharp Pencil” yang pertama kali ditemukan tersebut. Hingga saat ini, SHARP merupakan nama perusahaan dan menjadi merek dagang yang sangat dikenal dengan produk elektroniknya.1
SHARP terus berusaha untuk melebarkan sayapnya dan berkembang menjadi perusahaan elektronik yang unggul di dunia. Hal ini juga ditandai dengan langkah ekspansi yang diambil korporasi SHARP ke berbagai negara, diantaranya Indonesia. Di Indonesia, Sharp Corporation memiliki anak perusahaan bernama PT. Sharp Electronics Indonesia atau juga dikenal sebagai PT. SEID. Perusahaan ini sebelumnya bernama PT. Yasonta, yang dibangun pada tahun 1970 sebagai perusahaan nasional. Selanjutnya pada tahun 1994, Sharp Corporation melakukan joint venture dengan PT. Yasonta, dengan mengakuisisi sebagian jumlah saham dari perusahaan tersebut, dan merubah nama perusahaan menjadi PT Sharp Yasonta Indonesia (SYI).
SYI merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi barang-barang elektronik berupa perlengkapan visual seperti televisi berwarna dan LCD, perlengkapan audio seperti mini compo dan home theater, juga perlengkapan elektrik
5
rumah tangga seperti kulkas dan mesin cuci. SYI kemudian terus berkembang menjadi perusahaan elektronik yang sangat diperhitungkan di Indonesia. Hingga pada 1 April 2005, PT Sharp Yasonta Antarnusa (anak perusahaan SYI) bergabung/Merged dengan PT. Sharp Yasonta Indonesia, dan sejak May 2005 PT. Sharp Yasonta Indonesia berganti nama menjadi PT. Sharp Electronics Indonesia.
2.1.2. Kantor Cabang dan Unit Pelayanan Service Perusahaan
Dalam kegiatan operasional perusahaan, PT. Sharp Electronics Indonesia sangat memperhatikan kualitas dan inovasi produk serta pelayanan yang cepat dan memuaskan kepada para customer di seluruh Indonesia. Hal tersebut diwujudkan PT. SEID dengan membuka kantor cabang (Branch) dan unit pelayanan service center yang terdiri dari SDSS (Sharp Direct Service Station), SSR (Sharp Service
Representative), dan SASS (Sharp Authorized Service Station). Unit atau agen
penyedia layanan service tersebut tersebar di setiap wilayah Indonesia, dengan tujuan mampu menjangkau dan memberikan fasilitas serta pelayanan terbaik kepada konsumen di seluruh Indonesia.
Kantor cabang (Branch) merupakan kepanjangan tangan dari PT. Sharp Electronics Indonesia yang resmi didirikan pada kota-kota besar di Indonesia. Kantor cabang tersebut didirikan antara lain di Medan, Padang, Pekan Baru, Palembang, Jakata, Bandung, Cirebon, Purwokerto, Yogyakarta, Semarang, Surabaya, Kediri, Malang, Denpasar, Banjarmasin, Samarinda, Makasar, Lampung, Pontianak, Palu, Manado, Jayapura, Tarakan, dan Batam. Keberadaan Branch tersebut berguna sebagai pemberi layanan after sale service (perbaikan kerusakan/kendala pada barang-barang elektronik yang sudah dibeli), pengontrol aktivitas service dan penjualan produk SHARP pada daerah yang diduduki, pemberi layanan konsultasi konsumen mengenai informasi produk SHARP, serta penjualan dan promosi produk-produk elektronik yang diproduksi oleh PT. SEID.
Sedangkan Sharp Direct Service Station (SDSS) merupakan suatu unit layanan service center, yang terletak di berbagai daerah di Indonesia, yang bertujuan untuk dapat menjangkau dan memberikan pelayanan terbaik secara langsung kepada konsumen. Apabila konsumen mengalami kerusakan produk, maka proses perbaikan, pembelian spare part, dan klaim atas garansi yang masih berlaku dapat dilakukan di
6
SDSS. Selain SDSS, terdapat SSR yang juga memberikan pelayanan /service, namun SSR hanya terdapat pada wilayah tertentu saja. Sama halnya dengan kantor cabang, SDSS dan SSR merupakan salah satu bagian dari PT. SEID yang menjadi unit pelayanan service resmi.
Hampir menyerupai SDSS, Sharp Authorized Service Station (SASS) juga merupakan mitra PT. SEID yang menyediakan layanan service bagi pengguna setia produk SHARP. Namun, yang membedakan adalah SASS merupakan suatu unit usaha diluar PT. SEID, yang menjadi agen pemberi layanan/service dan diberi
authorized atau legitimasi resmi dari PT. SEID untuk menjalankan kegiatan usahanya
yaitu pelayanan perbaikan produk elektronik SHARP yang rusak.
Proses kegiatan usaha SASS, seperti pengelolaan, tempat usaha, pengadaan perkakas, dan pembayaran gaji karyawan/teknisi menjadi tanggungan agen tersebut sepenuhnya. Agen tersebut mendapat komisi dari ongkos perbaikan produk Sharp dan penjualan spare part, dengan biaya yang telah ditetapkan oleh PT. SEID. SASS dapat menggunakan spare part terlebih dahulu, dan dibayarkan setelah perbaikan barang elektronik milik konsumen Sharp selesai dikerjakan. Apabila unit produk elektronik yang diperbaiki tersebut masih dalam batas garansi, maka ongkos pengerjaan ditanggung sepenuhnya oleh PT. SEID, dan SASS dapat mengklaim ongkos kerja tersebut pada PT. SEID setiap bulannya. Prosedur pelayanan dan sistematika pembayaran diatur dan dikontrol sepenuhnya oleh PT. SEID, sehingga pelaksanaan kegiatan usaha dapat berjalan dengan baik.
2.1.3. Ruang lingkup usaha
PT. Sharp Electronics Indonesia merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur yang memproduksi berbagai perlengkapan elektronik. Barang-barang elektronik tersebut dapat berupa perlengkapan elektronik audio, visual, serta peralatan elekronik rumah tangga, seperti kulkas dan mesin cuci. Dalam industri tersebut, PT. Sharp Electronic Indonesia terbukti unggul bila dibandingkan dengan perusahaan sejenis lainnya. PT. SEID mampu mengontrol dan memilih bahan baku berkualitas dari supplier ternama, kemudian merakit dan memproduksinya menjadi perlengkapan elektronik yang bermutu tinggi.
7
Kualitas produk elektronik yang diproduksi PT. SEID juga sangat didukung dengan teknologi modern Sharp Corporation yang berasal dari Jepang, dengan inovasi-inovasi produk yang menarik dan ramah lingkungan. Salah satu produk kebanggaan Sharp yakni LCD, terbukti mampu memberikan kepuasan konsumen dan meningkatkan perkembangan teknologi elektronik di dunia. Dengan demikian, dapat dikatakan hampir setiap kebutuhan konsumen akan peralatan elektronik dapat dipenuhi oleh Sharp.
2.1.4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar 12, halaman 42. Untuk Departemen Customer Satisfaction - Strategy & Promotion sendiri, memiliki struktur kerja seperti:
Gambar 1. Struktur Departemen CS-Strategy&Promotion
Struktur organisasi Customer Satisfaction - Strategy & Promotion diatas memudahkan manager dan staff dalam menjalankan tugas dan kewajibannya masing-masing, dengan rantai komando yang jelas, dan garis koordinasi yang memungkinkan satu sama lain berinteraksi dan berkerjasama dengan mudah. Dalam pelaksanaan kerja sehari-hari, tim SDSS mencatat kegiatan setiap SDSS di seluruh Indonesia dengan menggunakan System Aplication Process (SAP), sedangkan tim SASS mengontrol kerja setiap agen service, dan memberikan kemudahan kepada mereka dalam hal penyediaan spare part, serta melakukan proses administrasi pembayaran komisi
service teknisi dan keuntungan pembelian spare part.
Selanjutnya, kedua tim ini dibantu oleh tim administrasi yang mengurus kerapihan data-data pada SAP, kelengkapan berkas, serta pencatatan keuangan. Sementara itu, bagian Operational Network Support mengambil peran dalam menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan logistik SDSS, baik penyediaan
tools, equipment, serta persiapan pembukaan SDSS baru. Segala kegiatan yang CS-Strategy & Promotion
Manager
Operational Administration SDSS Team SASS Team IT
Parts Support Tehnical Center
8
berkaitan dengan SAP, dan software atau perangkat teknologi lainnya akan diselesaikan oleh bidang IT. Dengan demikian, struktur kerja yang ada pada bagian
Customer Satisfaction-Strategy & Promotion sangatlah mampu membuat karyawan
saling berkerja sama dan meningkatkan potensinya secara maksimal.
Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, seluruh keluarga besar Sharp yang terdiri dari pemegang saham, manajemen, serta karyawan, yang tergabung dalam suatu struktur organisasi Sharp, berpegang teguh pada pencapaian Visi dan Misi Perusahaan, serta selalu menegakkan falsafah dan prinsip usaha SHARP.
Falsafah Usaha:
Kami tidak hanya meluaskan volume usaha, tetapi dengan menggunakan teknologi inovasi kami yang unik, kami bertekad untuk berpartisipasi dalam peningkatan budaya, kebajikan dan kesejahteraan manusia di dunia.
Adalah tujuan korporasi kami untuk tumbuh bersama dengan para karyawan, memajukan dan membantu mereka untuk meraih seluruh potensi serta meningkatkan taraf hidup.
Kemakmuran masa depan kami berkaitan langsung dengan kemakmuran dari para pelanggan, penjual dan pemegang saham, serta seluruh anggota keluarga Sharp.
Kredo/Prinsip Usaha:
KorporasiSharp berpegang pada dua prinsip utama: Kejujuran dan Kreatifitas
Berdasarkan janji kami terhadap prinsip tersebut, kami berusaha agar hasil usaha kami dapat memberikan kepuasan nyata kepada orang lain, serta memberikan sumbangan yang bermanfaat kepada masyarakat.
Kejujuran adalah dasar utama etika manusia, selalu bersikap jujur.
Harmoni memberikan kekuatan, saling mempercayai dan berkerja sama.
Kesopanan adalah suatu kebaikan, selalu sopan santun dan saling menghormati. Kreatifitas membawa kemajuan, tetap menyadari adanya kebutuhan untuk
inovasi dan perbaikan.
Keberanian adalah prinsip hidup yang berguna, menerima setiap tantangan dengan sikap positip
9 2.1.5. Bidang-bidang Kerja (Job Description).
A. CS- Strategy&Promotion Manager
Manager melakukan fungsi dan peran sebagai pengelola departemen CS- Stratergy & Promotion guna mencapai tujuan perusahaan. Peranan Manager
departemen ini terutama adalah mendukung dan mewujudkan terciptanya peningkatan kesetiaan dan kepuasan pelanggan secara umum, serta memberikan layanan purna jual (after sale service) yang terbaik kepada pelanggan. Sehingga pelanggan di seluruh wilayah di Indonesia dapat berkonsultasi dan memperbaiki barang elektroniknya yang mengalami kendala atau kerusakan dengan mudah. CS-Strategy&Promotion Manager juga berwenang untuk melakukan koordinasi dan memberikan komando kepada setiap pegawai yang tergabung dalam tim pada departemennya, serta mengambil keputusan terbaik atas segala permasalahan teknis yang terjadi pada departemen tersebut, sehingga target dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
B. Technical Center
Technical Center merupakan salah satu bagian dalam CS-Strategy & Promotion yang bertugas memberikan support kepada setiap unit pelayanan service,
yakni pada seluruh Cabang, SDSS, dan SSR di Indonesia, apabila mengalami suatu kendala dalam hal teknis perbaikan atau service. Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, tim Technical Center selalu siap dalam melakukan perbaikan dan mengatasi permasalahan yang terjadi pada unit/produk SHARP yang tidak dapat
di-service/diperbaiki oleh Cabang, SDSS maupun SSR. Setiap unit service yang
menghadapi kendala dalam hal tehnik atau perbaikan suatu produk Sharp, dapat langsung mengirimkan produk tersebut ke kantor pusat service, bagian Technical
Center.
C. Parts Support
Parts Support bertugas mengelola spare parts yang digunakan dalam proses service yang dilakukan oleh setiap service center, sebagai penggantian spare parts
untuk unit produk Sharp yang rusak. Dalam melaksanakan tugas utamanya, Parts
10
yang kita kenal dengan istilah inventory control. Parts support bertanggung jawab atas ketersediaan stock, serta pengelolaan penyimpanan spare parts yang ada dalam gudang spare parts. Apabila terdapat permintaan atau request dari Branch (kantor cabang), SDSS, SSR, atau SASS, Parts Support harus mampu menyediakan spare
parts yang diminta tersebut, kemudian melakukan pengepakan dan mengirimnya ke
tempat tujuan dengan menggunakan jasa SPL cargo sebagai mitra pengiriman.
D. Operational Network Support
Berbeda dengan Parts Support yang bertugas menyediakan spare parts saja, bagian Operational Network Support bertugas untuk memfasilitasi atau menunjang setiap kebutuhan Branch, SDSS dan SSR, dalam hal kegiatan service diluar kebutuhan spare parts. Pemberian fasilitas berupa tools, equipment, inventory, kendaraan, hingga kebutuhan infrastruktur dilakukan karena Branch, SDSS dan SSR merupakan unit pemberi layanan service yang didirikan dan menjadi tanggung jawab penuh PT. Sharp Electronics Indonesia. Selain menunjang kebutuhan kepada setiap unit service, bagian Operational Network Support juga bertugas melakukan koordinasi dan memberikan informasi atas aktivitas yang dilakukan Branch, SDSS, dan SSR yang tersebar di seluruh Indonesia, seperti kegiatan promosi dan aktivitas usaha lainnya.
E. SDSS Team
SDSS Team bertugas melakukan kontrol atas aktivitas SDSS, yakni dengan mencatat segala aktivitas pelayanan/service yang dilakukan oleh setiap SDSS di seluruh Indonesia dalam format baku SAP. Pencatatan ini dilakukan dengan tujuan mempermudah perusahaan dalam mengontrol dan mengetahui progress aktivitas yang dilakukan SDSS setiap harinya. Selain itu, dengan adanya pencatatan tersebut, perusahaan dapat mengetahui secara detail berapa banyak pelanggan yang melakukan
service, bagian atau unit produk apa yang kualitasnya kurang baik atau sering
bermasalah, dan bagaimana kemampuan teknisi dalam memperbaiki dan menyelesaikan permasalahan produk sehingga dapat memuaskan pelanggan. Tim SDSS juga bertugas untuk memfasilitasi kebutuhan spare parts SDSS, dengan melakukan order ke bagian Parts Supports.
11 F. SASS Team
Berbeda dengan SDSS Team, SASS Team tidak melakukan pencatatan aktivitas setiap SASS seluruh Indonesia dalam format SAP. SASS Team bertugas mengontrol segala aktivitas usaha/service SASS yang berkaitan dengan produk Sharp, dengan memperhatikan Laporan Kerja (LK) dan Tanda Terima Barang Reparasi (TTBR). SASS team memiliki kewenangan untuk mengizinkan atau memberi
authorize atas pengajuan SASS baru yang akan beroperasi, dengan memperhatikan
dan mempertimbangkan kelengkapan berkas administratif yang menjadi syarat SASS, lokasi yang strategis, kesiapan unit/agen dalam hal infrastruktur dan kualitas SDM, serta track record penanganan service elektronik dan rekomendasi dari perusahaan sejenis. Selain untuk merekrut calon agen SASS baru, SASS Team juga berwenang untuk melakukan kontrol dan melakukan pemberhentian kerjasama atau penarikan authorize terhadap SASS yang melakukan pelanggaran.
Seperti halnya tim SDSS, dalam hal pemberian layanan dan menunjang aktivitas setiap SASS, tim SASS bertanggung jawab untuk memfasilitasi setiap kebutuhan spare parts SASS, dengan melakukan order kepada Parts Support, kemudian melakukan pengiriman ke SASS tujuan atau dititipkan pada Kantor Cabang / SDSS yang terdekat dari SASS tersebut. Setelah melakukan pengiriman
spare parts, tim SASS juga bertanggungjawab dalam proses administrasi keuangan,
yakni pemberian komisi ongkos service dan keuntungan penjualan spare part, serta penagihan pembayaran pembelian spare parts tersebut kepada agen SASS. Proses pembayaran spare parts dapat ditangguhkan sampai proses service selesai, yang dapat dipotong dari komisi service teknisi dan keuntungan pembelian spare part apabila komisi tersebut melebihi harga spare parts.
Terdapat dua jenis SASS dalam pengelolaan SASS PT. SEID, yakni SASS
Central dan SASS Non Central. Dalam hal pelaksanaan aktivitas teknis operasional
harian, tim SASS (HQ) hanya berhubungan dan bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan SASS Central. Sedangkan untuk SASS Non Central dapat berkoordinasi dengan kantor cabang dalam melaksanakan aktivitas usaha hariannya.
12 G. Administratif
Sesuai dengan namanya, bagian administratif bertugas dalam melakukan kegiatan administrative atas segala aktivitas yang dilakukan oleh Cabang, SDSS, SSR dan SASS, yang telah dilaporkan dan telah di input oleh Branch Administration. Bagian Administratif berperan dalam melakukan pengecekan SAP mengenai kegiatan
service SDSS, yakni laporan selesai atas pengerjaan service unit/produk elektronik
Sharp dan kelengkapan administrasi lainnya. Kegiatan penting lain yang menjadi tanggung jawab bagian administratif adalah yang terkait masalah administrasi keuangan SDSS dan SASS, mengenai pembayaran ongkos kerja teknisi, pembayaran
spare part, pemotongan gaji teknisi/karyawan atas laporan tools hilang, dan masalah
keuangan lainnya dengan berkoordinasi dengan Manager CS-Strategy & Promotion , bagian procurement, serta bagian accounting pada main office.
H. IT
Tugas utama IT adalah memberikan kemudahan atas sarana teknologi pendukung dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada departemen CS- Strategy & Promotion. Hal umum yang menjadi tanggung jawab bagian IT yaitu mengontrol dan memberikan solusi atas masalah yang terjadi dalam sistem SAP, SEVA dan perangkat software lain yang digunakan dalam aktivitas kerja. Bagian IT juga bertanggung jawab dalam mengontrol aktivitas internet dan intranet
user pada masing-masing komputer yang dipakai pegawai. Hal tersebut dilakukan,
agar dapat memperkecil resiko penggunaan situs yang tidak diizinkan oleh karyawan, sehingga setiap karyawan dapat memanfaatkan waktu kerjanya secara optimal.
13
2.2. Pelaksanaan Magang
2.2.1. Jenis dan Bentuk Kegiatan Magang
Dengan mengacu pada Kerangka Acuan Praktek Kerja Lapangan, dalam periode Magang ini penulis melakukan praktek kerja secara langsung serta melakukan pengamatan mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi proses manajemen logistik dan
inventory (Logistic and Inventory Management), yang dilakukan oleh bagian Operational Network Support, Departemen Customer Satisfaction - Strategy & Promotion PT. SHARP Electronics Indonesia. Kegiatan pengamatan dan praktek
kerja langsung pada bagian tersebut dilakukan karena pentingnya peranan bagian tersebut sebagai pelaksana fungsi kontrol dan sumber informasi Kantor Pusat (HQ) dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan logistik Branch, SDSS (SHARP Direct
Service Station), dan SSR (SHARP Service Representative). Adapun rincian
pelaksanaan kegiatan penulis disertai dengan penjelasan prosedur pelaksanaan dan hasil yang didapat dari pelaksanaan kerja tersebut terdapat dalam pembahasan prosedur kerja.
2.2.1.1. Peran Bagian/Departemen tempat magang terhadap keseluruhan Organisasi/ Perusahaan.
Peran Departement Customer Satisfaction – Strategy & Promotion dalam keseluruhan organisasi PT. Sharp Electronics Indonesia ialah mewujudkan serta melakukan usaha peningkatan kesetiaan dan kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang cepat dan berinovasi (Speed and Innovation). Usaha tersebut dilakukan terutama dengan memberikan pelayanan after sale service yang terbaik, sehingga pelanggan produk SHARP mudah berkonsultasi dan dapat memperbaiki barang elektroniknya yang mengalami kendala atau kerusakan.
Untuk memberikan pelayanan tersebut, Departement Customer Satisfaction –
Strategy & Promotion bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi, serta
memfasilitasi kebutuhan Kantor Cabang dan unit pelayanan service center yang terdiri dari SDSS (Sharp Direct Service Station), SSR (Sharp Service Representative), dan SASS (Sharp Authorized Service Station). Dengan demikian, unit atau agen
14
penyedia layanan/service yang tersebar di setiap wilayah Indonesia tersebut, mampu memberikan fasilitas serta pelayanan terbaik kepada konsumen di seluruh Indonesia, sehingga tercapailah tujuan perusahaan.
Dalam menunjang aktivitas dan kebutuhan akan fasilitas Branch, SDSS & SSR, Departement Customer Satisfaction – Strategy & Promotion dibantu oleh bagian Operational Network Support. Bagian Operational Network Support berperan dalam pelaksanaan koordinasi mengenai pelaksanaan operasional dan pengelolaan
inventory serta penyediaan logistik yang dilakukan kantor pusat untuk menunjang
kebutuhan serta pelaksanaan kegiatan setiap unit service (Branch, SDSS, dan SSR) sehingga setiap permasalahan dan kebutuhan seluruh unit service dapat terakomodir dengan baik.
2.2.1.2. Target/Sasaran Perusahaan
Secara umum, perusahaan menetapkan target berdasarkan target penjualan produk elektronik secara keseluruhan dalam satu bulan (nominal tidak dapat disebutkan). Target yang ditetapkan oleh perusahaan memanglah sangat besar, dan diperlukan koordinasi usaha yang ekstra kuat dari setiap Divisi, Departemen, Bagian, serta individu pegawai SHARP sendiri. Namun demikian, bukan berarti target tersebut mustahil, karena perlu diinformasikan, bahwa ketika penulis melaksanakan program penelitian dan Praktek Kerja Lapangan, yaitu pada bulan Juli 2010, target penjualan tersebut tercapai. Konsekuensi dari pencapaian target tersebut adalah pemberian reward / bonus kepada setiap karyawan berupa pembayaran setengah bulan gaji.
Keberhasilan perusahaan dalam mencapai target penjualan bukanlah hanya merupakan keberhasilan dari Tim Sales saja, tetapi juga menjadi parameter bagi setiap divisi yang terdapat pada PT. Sharp Electronics Indonesia. Dengan tercapainya target penjualan, berarti Tim Marketing telah sukses dalam memasarkan dan melakukan strategi promosi produk dengan baik; Tim Procurement telah memenuhi kebutuhan bahan baku dengan sangat baik; Tim Produksi TV, Audio, dan HA telah berhasil memenuhi permintaan konsumen sesuai target pembuatan produk; Tim Brand
Strategy telah berhasil membawa nama besar SHARP menjadi merek dagang dan
15
HRD telah mampu memberikan motivasi dan arahan serta training kepada para karyawan, sehingga target yang tinggi dapat dicapai secara bersama-sama; dan yang terpenting Tim Customer Satisfaction telah menunjukkan keberhasilannya dalam meningkatkan kesetiaan dan kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang cepat dan peningkatan produk yang berkualitas dan sangat inovativ.
2.2.2. Prosedur Kerja
Untuk memahami prosedur kerja suatu perusahaan, tentunya mahasiswa tidak hanya harus mempelajari operasional prosedur atas suatu bidang kerja saja, tetapi juga perlu melakukan kegiatan pada bidang kerja tersebut secara langsung. Hal yang pertama kali perlu dilakukan adalah menganalisa tujuan umum dan peranan bidang kerja dalam keseluruhan organisasi, serta mengetahui secara prinsip jenis pekerjaan dalam bidang kerja tersebut. Dengan mengetahui tujuan, peranan, dan hal apa yang dapat dilakukan pada suatu bidang kerja, tentunya kita akan lebih mudah mengikuti prosedur kerja pada bidang kerja tersebut.
Bagian Operational Network Support, Departemen CS-Strategy & Promotion PT. Sharp Electronics Indonesia berperan sebagai pelaksana koordinasi mengenai pelaksanaan operasional dan pengelolaan inventory serta penyediaan logistik yang dilakukan kantor pusat untuk menunjang kebutuhan serta pelaksanaan kegiatan setiap unit service (Branch, SDSS, dan SSR). Telah kita ketahui bahwa Branch, SDSS dan SSR merupakan agen service center resmi PT. Sharp Electronics Indonesia yang tersebar di seluruh Indonesia, dan mampu menjangkau customer secara langsung. Oleh karena itu, bagian Operational Network Support CS-Strategy& Promotion membutuhkan tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi dalam proses operasional, pengelolaan inventory, serta penyediaan logistik dalam menunjang SDSS dan SSR, agar tujuan perusahaan untuk dapat memenuhi permintaan dan melayani kebutuhan pelanggan dengan cepat dan penuh inovasi (Speed and Innovation), sesuai dengan Motto yang menjadi landasan Divisi Customer Satisfaction, senantiasa dapat tercapai.
Secara umum, kegiatan yang dilakukan oleh bagian Operational Network
Support CS-Strategy& Promotion merupakan serangkaian kegiatan pengelolaan inventory, dan juga penyediaan perlengkapan logistic kepada seluruh Branch, SDSS,
16
dan SSR yang menunjang aktivitas pelayanan/service Branch, SDSS, dan SSR. Kegiatan pengelolaan inventory dan logistic haruslah dilakukan dengan baik dan tepat, karena hal tersebut sangat penting dan dapat berpengaruh dalam aktivitas pelayanan/service kepada pelanggan.
Inventory sendiri memiliki arti “inventory is a stock of items kept by an organization to meet internal or external customer demand”2. Artinya, inventory merupakan suatu barang yang disimpan guna memenuhi pelanggan internal atau eksternal. Barang-barang inventory dalam perusahaan manufaktur seperti SHARP dapat berupa Raw Material (bahan baku), Spare parts (suku cadang), Work-in-process
product (barang setengah jadi), Item being transported (barang yang sedang dalam
proses pengiriman), dan Tools & Equipment.3 Sedangkan maksud dari pelanggan internal (internal customer) disini merupakan pelanggan yang berasal dari dalam organisasi atau dalam hal ini, Branch, SDSS, dan SSR merupakan target/pelanggan dari CS-Strategy&Promotion PT. SEID. Dengan demikian, kegiatan bagian
Operational Network Support yang melakukan aktivitas penyimpanan dan penyediaan
barang berupa tools dan equipment, untuk disalurkan/dikirim kepada SDSS dan SSR selaku pelanggan internal, merupakan suatu proses kegiatan Inventory.
Dalam pelaksanaan kegiatan inventory sendiri, kita harus mengetahui bagaimana cara mengelola inventory dengan baik, yang diulas dalam teori Inventory
Management. Tujuan dari inventory management adalah untuk menyimpan inventory
secukupnya, untuk memenuhi permintaan pelanggan, sekaligus juga untuk menjaga biaya se-efektif mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan menentukan berapa jumlah optimal inventory yang disimpan sebagai stock, berapa yang akan di-order/dipesan oleh customer, dan juga berapa jumlah yang akan kita pesan lagi sebagai inventory berikutnya.4 Inventory juga merupakan salah satu kandidat pengurangan biaya yang jelas, sehingga harus dikelola sebaik-baiknya. Oleh karena itu, dengan pelaksanaan
inventory management yang baik, kita dapat memenuhi permintaan pelanggan secara
cepat dan tepat. Dengan demikian, perusahaan yang mampu mengelola inventory dengan baik, dapat dikatakan perusahaan tersebut telah memenangkan persaingan.
2
Russel & Taylor, Operations Management Along the Supply chain, 6th edition,2009, page 529
3
ibid
17
Tidak jauh berbeda dengan inventory, dalam konteks supply chain
management, kita dapat mengetahui istilah dan tujuan dari logistik, yaitu “logistic exists to move and position inventory to achieve desired time, place, and possession benefit at the lowest total cost”5. Dengan kata lain, kemampuan pengelolaan logistik sangatlah penting, yakni agar perusahaan dapat meminimalkan biaya, dan memaksimalkan keuntungan atas waktu, tempat dan kewenangan dari pengiriman
inventory, dengan cara yang effective dan efficient. Hal tersebut menunjukkan bahwa
proses inventory dan logistic sangatlah berkaitan erat.
Peranan penyedia barang atau logistic sangatlah mempengaruhi nilai dari
inventory. Hal ini dikarenakan inventory memiliki keterbatasan nilai, sampai inventory tersebut dikirim pada waktu dan lokasi yang tepat. Apabila logistik tidak
memenuhi kebutuhan pemesanan inventory pada waktu dan tempat yang tepat secara konsisten, maka nilai dari inventory tersebut akan hilang sama sekali. Dengan demikian, penerapan pengelolaan logistic haruslah terintegrasi antara satu kegiatan dengan kegiatan lain. Dalam buku Supply Chain Logistic Management dibahas mengenai suatu kesatuan proses kegiatan pengelolaan logistic yang saling terkait satu sama lain, konsep tersebut dikenal dengan istilah Integrated Logistic.
Gambar 2. Intergrated Logistic
5
Donald J. Bowersocx, David J. Closs, M. Bixby Cooper, Supply chain logistic management, 2009, page 26 Facility Network Integrated Logistic Management Warehousing Material handling Pakaging Order Processing Transportation Inventory Integrated Logistic
18
Dalam kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis menjumpai dan melakukan beberapa kegiatan inventory management dan juga beberapa hal yang terkait dengan kegiatan integrated logistic sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku pada persusahaan. Adapun rincian kegiatan yang dilaksanakan penulis selama periode magang berlangsung, berikut penjelasan prosedur kerja, dan hasil yang penulis dapat dari proses kerja tersebut adalah sebagai berikut:
A. Aktivitas 1.
Penyesuaian dan pemahaman dasar mengenai tujuan umum dan
culture perusahaan. Serta pengenalan dan pemahaman tujuan dan aktifitas
usaha yang dilakukan departemen CS-Strategy & Promotion , terutama bagian Operational Network Support dalam menjalankan fungsi logistic &
inventory management guna memfasilitasi kebutuhan Cabang, SDSS, dan
SSR.
Penjelasan:
Dalam tahapan awal periode magang ini, penulis melakukan proses penyesuaian kerja, disertai dengan pemahaman mengenai culture perusahaan, serta tujuan umum perusahaan. Penulis juga melakukan pengamatan dan pemahaman tugas masing-masing bagian yang terdapat pada departemen CS-Strategy&Promotion, disertai peranannya dalam mencapai goals perusahaan. Selanjutnya, penulis diberi arahan untuk mempelajari SOP formal perusahaan, mengenai prosedur yang berlaku pada departemen CS-Strategy&Promotion mengenai proses logistic dan
inventory management.
Hasil yang didapat:
Penulis memahami nilai-nilai dan culture yang dianut oleh perusahaan. PT. SEID yang merupakan anak perusahaan Sharp
Corporation yang berasal dari Jepang, tentu saja menganut disiplin usaha
dan budaya bisnis Jepang. Kedisiplinan dan ketertiban kerja adalah hal mutlak yang harus dipenuhi oleh setiap karyawan, tanpa pandang bulu. Hal ini dapat dilihat dari peraturan kerja yang ketat, kedisiplinan jam/waktu
19
kerja, dan juga pemberlakuan pakaian seragam yang sama bagi setiap level karyawan. Selain itu, perusahaan juga sangat mengamalkan beberapa pakem yang dianut oleh bangsa Jepang. Pakem tersebut diantaranya adalah
Kaizen (continuous improvement) dan Filosofi 5S, yang merupakan
budaya kerja yang berasal dari negara Sakura (Jepang). Filosofi 5S adalah perubahan yang lebih baik dan berkesinambungan dimanapun, kapanpun oleh siapapun. 5S merupakan 5 kata awal dari bahasa Jepang yaitu: SEIRI (Ringkas), SEITON (Rapi), SEISO (Resik), SEIKETSU (Rawat), dan SHITSUKE (Rajin).
Selain nilai dan culture, penulis juga memahami tujuan umum divisi Customer Satisfaction, yakni “To be the First, the Best, and the
Win”. Maksudnya adalah divisi Customer Satisfaction ingin memberikan
pelayanan terbaik kepada pelanggan, dengan penciptaan produk dan sistematika pelayanan yang berinovasi terbaru (The First), dikemas dengan pelayanan yang terbaik (The Best), sehingga tercapailah kepuasan pelanggan yang maksimal, sehingga mampu memenangkan persaingan usaha (The Win).
B. Aktivitas 2
Pengamatan dan pengelolaan data Inventory (Equipment, dan
Tools) Serta melakukan proses checking dan penyesuaian Stock taking
barang untuk laporan inventory bulanan.
Penjelasan:
Dalam hal ini, Penulis melakukan input dan pengelolaan data mengenai inventory monthly reports. Pengelolaan data inventori (tools dan equipment) bulanan dimaksudkan agar setiap perlengkapan yang ada pada gudang, dan juga yang telah dikirim atau terdapat pada masing-masing Cabang, SDSS, dan SSR dapat terdata dan terkontrol dengan baik, sehingga para teknisi di setiap Cabang, SDSS, dan SSR dapat menjalankan aktivitasnya tanpa ada kendala perlengkapan teknisi.
20
Proses input dan pengelolaan data dilakukan pada Ms. Excel, sehingga proses pengadministrasian perhitungan data dapat dilakukan dengan mudah. Setelah proses pengolahan data bulanan, penulis melakukan pengecekan barang yang ada pada gudang penyimpanan untuk menyesuaikan jumlah aktual dengan jumlah data.
Hasil yang didapat:
Penulis mampu memahami dan mempraktikkan metode pengolaan data, yakni dalam proses persiapan pembuatan inventory report. Dalam proses pencatatan data, tools dikelompokkan berdasarkan nama atau jenis
tools, kemudian tools juga dikelompokkan kembali berdasarkan merek dan
kode satuan tools. Pengelompokkan tersebut dapat dilihat pada format berikut ini:
Saldo merupakan jumlah barang (tools) yang tersedia pada suatu waktu tertentu. Saldo akhir pada bulan sebelumnya akan menjadi saldo awal bulan ini. Kemudian apabila terdapat penerimaan, maka tools akan dijumlah berdasarkan pengelompokan tools yang sama, kemudian supplier dan tanggal diterimanya tools dicatat dalam kolom supplier. Permintaan
tools oleh setiap Cabang, SDSS, dan SSR yang berada diseluruh Indonesia
dicatat pada daerah masing-masing, dan akan mengurangi saldo akhir tools pada bulan tersebut. Hasil akhir/saldo akhir kemudian akan di cek jumlah aktualnya. Jika terjadi kesalahan perhitungan, maka karyawan dapat meneliti ulang pekerjaannya. Apabila saldo akhir kurang dari stock limit, maka akan dilakukan proses inventory management berikutnya, yaitu melakukan order & purchasing tools.
Nama ItemTools Merek Kode Satuan Saldo Awal Penerimaan (+) Aceh (-)
~
SaldoAkhir Remark Check
Qty Supplier Repair QTY Remark
21
Dengan melakukan proses pengamatan dan pengelolaan data ini, penulis mampu memahami secara nyata bagaimana proses inventory
control dengan data-data yang akurat dan up to date. Yakni bagaimana
proses pengelolaan data dilakukan, dan bagaimana mengelola inventory dengan baik, menggunakan data-data yang ada.
C. Aktivitas 3
Melakukan proses inventory barang (Tools & Equipment) dan pelaksanaan quality control pada Warehouse (tempat penyimpanan barang), sesuai dengan konsep Inventory Management.
Penjelasan:
Dalam hal ini, Penulis mengikuti proses pengecekan dan penyimpanan barang pada Warehouse. Tools dan Equipment dicek satu-persatu berdasarkan jenis, merek, dan tipenya. Kemudian dilanjutkan dengan pendataan jumlah barang, dan ketersediaan barang yang berkualitas. Barang-barang yang telah rusak selama masa penyimpanan, akan dipisahkan dan kemudian akan dilakukan proses penghancuran (WO)
Hasil yang didapat:
Penulis memahami metode pengecekan dan pendataan barang-barang secara langsung, disertai dengan pengelompokan tools dan
equipment berdasarkan jenisnya masing-masing. Selain itu, penulis juga
mengikuti proses quality control sehingga mampu mengetahui kriteria barang-barang yang masih berkualitas dan layak pakai.
D. Aktivitas 4
Mengikuti proses Request Order yang dilakukan Cabang, SDSS, dan SSR ke HQ.
22 Penjelasan:
Dalam hal ini, Penulis menerima order dari Cabang, SDSS, dan SSR yang dilakukan via email. Kegiatan pemesanan (order) menggunakan
form request telah ditentukan dalam format form request order. Kepala service Cabang, SDSS, dan SSR harus mengetahui dan menandatangani
barang-barang apa saja yang diminta oleh teknisinya.
Setelah form request diterima, kegiatan dilanjutkan dengan melakukan pendataan barang yang di-order tersebut, melalui data base
tools and inventory report. Maksud dari pendataan tersebut adalah untuk
mengecek apakah unit service (Cabang/SDSS/SSR) yang melakukan
request tersebut telah meminta barang yang sama sebelumnya, dan berapa
lama proses request yang dilakukannya. Apabila Cabang/SDSS/SSR tersebut belum pernah melakukan request atas barang yang sama sebelumnya, atau periode permintaan tools/inventory dalam periode waktu normal, dan tools yang dipesan tersedia dalam gudang penyimpanan, maka permintaan tersebut dipenuhi. Data barang yang dipenuhi kemudian akan dilampirkan pada form balasan, yang ditandatangani oleh kepala bagian
Operational Network Support departemen CS-Strategy and Promotion.
Hasil yang didapat:
Penulis mengetahui sistem dan tata cara pemesanan /order yang dilakukan SDSS dan SSR diseluruh Indonesia. Selain itu, penulis juga mengetahui bagaimana proses penanganan request setelah surat pengajuan tersebut diterima. Untuk dapat menunjang kebutuhan SDSS dan SSR dengan hasil yang maksimal, diperlukan suatu langkah responsive yang cepat dan penuh tanggung jawab.
Sistem yang dikembangkan oleh PT. Sharp Electronics Indonesia dalam mengatasi permasalahan jarak dan waktu adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi sebaik mungkin. Hal tersebut dilakukan dengan proses pengajuan surat melalui email, dan penandatanganan persetujuan dengan proses Print & Scan sehingga
23
keabsahan tandatangan surat dapat dipertanggungjawabkan, tanpa harus melalui proses birokrasi yang sulit. Dengan demikian, proses pemesanan
tools dan kebutuhan lainnya dapat dilakukan dalam waktu singkat,
sehingga proses pelayanan dapat berlangsung dengan baik.
E. Aktivitas 5
Proses procurement/ordering tools yang telah out of stock (kurang dari batas minimum) ke vendor/supplier yang memiliki tools berkualitas dengan harga murah.
Penjelasan:
Dalam hal ini, penulis mendata/mengecek jumlah tools dalam tools
report. Kemudian proses tersebut dilanjutkan dengan pembuatan list/
daftar nama untuk tools yang sudah mencapai stock limit (3%). Selanjutnya untuk nama-nama tools yang terdapat dalam list, akan dibuatkan form request untuk pengajuan pembelian.
Pelaksanaan pembelian dilakukan pertama-tama dengan menghubungi beberapa vendor/supplier tetap yang menyediakan item tools yang dibutuhkan, yakni dengan meminta Quotation yang berisi daftar harga dan spesifikasi tools yang dibutuhkan tersebut. Bagi supplier yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik dan harga yang termurah, maka produk tersebut akan dipesan, dan diproses pembeliannya.
Setelah mendapatkan harga yang sesuai, bagian Operational
Network Support kemudian membuat Esker pembelian barang, dan
kemudian meminta persetujuan dari manajemen, bagian Akuntansi, dan Pajak. Apabila Esker tersebut telah disetujui, bagian Procurement kemudian akan membuat Purchasing Order (PO) dan dikirim ke Vendor, untuk proses pemesanan dan pembelian tools. Tools yang sudah dipesan, kemudian akan dikirim oleh Vendor ke bagian Operational Network
Support, dan selanjutnya pembayaran dilakukan oleh PT SEID dengan
cara ditransfer sesuai waktu tempo yang disepakati. Tools yang sudah dibeli tersebut kemudian didata dalam tools report sebagai penambahan
24
tools. Proses terakhir adalah melakukan proses inventory dalam gudang
penyimpanan tools (warehouse) atau proses pengiriman (Transporting) apabila Cabang, SDSS, atau SSR mengajukan request.
Untuk permintaan equipment dan inventory yang bersifat temporer atau hanya pada saat tertentu, proses pembelian dilakukan dengan cara yang sama. Namun demikian, proses pembelian akan dilakukan dengan mempertimbangkan terlebih dahulu tingkat urgensi dan kepentingan pembelian equipment yang diajukan. Setelah menilai pembelian barang tersebut perlu dilakukan, Esker pembelian kemudian dapat langsung diajukan.
Hasil yang didapat:
Penulis mengetahui proses pembelian dan pengadaan tools yang dilakukan oleh bagian Operational Network Support dalam mengelola ketersediaan stock tools dalam inventory. Selain itu, penulis juga memahami secara langsung mengenai proses birokrasi pengajuan pembelian, disertai dengan format pengajuan yang ditetapkan. Proses ini juga memberikan pengalaman dan pemahaman penulis mengenai proses pemilihan supplier yang terbaik. Kegiatan tersebut tentu saja dilakukan dengan pendekatan-pendekatan bisnis yang menuntut dan melatih kemampuan/skills penulis dalam hal lobby dan negosiasi.
F. Aktivitas 6
Melakukan kontrol bulanan terhadap tools & equipment teknisi, dan penyediaan penggantian tools rusak dan hilang.
Penjelasan:
Dalam hal ini, penulis meminta laporan Kepala Service di setiap Cabang, SDSS, dan SSR atas tools & equipment yang ada pada unit
service tersebut sebagai perlengkapan aktivitas pelayanan service untuk
masing-masing teknisi. Setiap Kepala Service mengirimkan daftar tools &
25
akibat kerusakan atau kehilangan, maka Kepala Service mengajukan penggantian tools rusak atau hilang. Laporan tersebut dikirim via email, dengan melampirkan foto tools apabila ada yang rusak.
Bagi tools rusak, akan dicek pemakaiannya, tanggal pengiriman, dan jenis kerusakannya. Apabila tools tersebut rusak akibat pemakaian yang normal dan dalam waktu yang wajar, maka tools akan segera diurus proses penggantiannya. Namun apabila ternyata tools hilang atau mengalami kerusakan tidak wajar karena kelalaian teknisi, maka tools tersebut akan diganti oleh teknisi tersebut dengan proses pemotongan gaji.
Hasil yang didapat:
Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui dan dapat mempraktekkan bagaimana pelaksanaan kontrol dan manajemen dilakukan pada setiap unit service yang lokasinya berjauhan dari kantor pusat (HQ). Kontrol yang dilakukan terutama kontrol untuk pemakaian tools. Dengan kontrol tersebut, teknisi akan lebih teliti dan berhati-hati menggunakan
tools dan equipment dalam pelaksanaan aktivitas service sehari-hari.
Dengan demikian, tingkat terjadinya kesalahan service akibat human error akan semakin berkurang. Selain aktivitas controlling, dalam proses ini juga penulis belajar bagaimana prosedur dan langkah effektif dalam melakukan kontrol jarak jauh.
G. Aktivitas 7
Pemenuhan order dari Cabang, SDSS, dan SSR dengan melakukan proses pengepakan (Packaging) barang dan pengiriman (Transporting) barang ke Cabang/SDSS/SSR tujuan.
Penjelasan:
Dalam hal ini, penulis mengikuti serangkaian proses pemenuhan
order yang diajukan Cabang/SDSS/SSR, yang dilakukan setelah tahapan request order Cabang/SDSS/SSR (Aktivitas 4) diterima. Serangkaian
kegiatan tersebut dimulai dari tahap pengecekan ketersediaan barang (tools/equipment) yang diminta Cabang/SDSS/SSR. Pengecekan dilakukan
26
dengan melihat data base pada laporan tools dan equipment. Apabila barang yang diminta tersedia dengan jumlah yang cukup dan kualitas yang baik, proses pengiriman selanjutnya akan dilakukan. Sedangkan apabila barang yang diminta tidak tersedia atau mengalami kekurangan jumlah, maka akan dilakukan proses ordering (Aktivitas 5) kepada supplier yang telah menjadi mitra langganan perusahaan dalam penyediaan tools dan
equipment.
Kegiatan yang dilakukan selanjutnya, setelah semua barang yang dibutuhkan tersedia adalah melakukan proses pengepakan (packaging). Proses packaging dilakukan agar tools dan equipment yang akan dikirim dapat dibawa dengan mudah, praktis, dan aman hingga ke lokasi tujuan. Barang-barang dikemas sedemikian rupa, dengan mengurangi kemasan produk yang tidak perlu, agar kemasan lebih praktis, dan mengurangi berat dari kemasan yang akan dikirim. Dengan demikian, barang akan mudah disatukan dengan tools/equipment lain dalam satu paket kemasan. Selain itu, biaya pengiriman barang juga akan dapat berkurang sesuai dengan pengurangan berat kemasan.
Proses pengepakan juga harus mempertimbangkan keamanan kemasan dan produk (tools/equipment) yang akan dibawa, sampai ke tempat tujuan. Barang-barang biasanya akan dilapisi dengan benda-benda halus, seperti kertas dan busa/foam sesuai dengan yang diperlukan, untuk melindungi barang-barang dari benturan satu sama lain, selama proses pengiriman. Perlindungan terhadap kemasan juga dapat ditambah sesuai dengan tingkat kerawanan kerusakan produk selama pengiriman. Perlindungan ekstra dapat dilakukan dengan menggunakan kayu sebagai pelapis di sekeliling kemasan.
Setelah proses pengepakan dilakukan dengan rapih, praktis, dan aman, barang siap untuk dikirim. Proses pengiriman barang dilakukan dengan menggunakan jasa distribusi (cargo). Biro distribusi yang menjadi mitra/partner distribusi departemen CS-Strategy & Promotion ke
27
Cabang/SDSS/SSR tujuan adalah SPL Cargo. Dalam hal kerjasama pengiriman barang, SPL Cargo menjalankan tugas distribusi barang, sesuai dengan order atau surat jalan yang diberikan oleh bagian
Operational Network Support. Setiap pengiriman yang dilakukan, akan
dicatat nomor, tujuan dan data-data penting mengenai proses pengiriman tersebut. SPL Cargo kemudian akan memberikan nota dan bukti pengiriman, sesuai dengan nomor dan tujuan pengiriman. Proses pembayaran dilakukan secara akumulasi pengiriman selama satu bulan. Laporan atas terkirimnya barang kemudian disampaikan oleh SPL Cargo kepada bagian Operational Network Support departemen CS-Strategy &
Promotion .
Hasil yang didapat:
Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui dan dapat mempraktekkan bagaimana proses pelaksanaan pengepakan (packaging) dan pengiriman (transporting) dilakukan. Kegiatan ini sangat berguna, untuk meningkatkan pemahaman dan kemampuan penulis dalam hal pengepakan dan pengiriman barang, karena hampir setiap proses bisnis, terutama pada industri mantufaktur melakukan proses pengepakan dan pengiriman. Penulis juga dapat mengetahui bagaimana cara mengelola barang se-effektif mungkin, sehingga proses pengiriman dapat dilakukan dengan cepat, mudah, praktis, dan aman.
H. Aktivitas 8
Pembuatan laporan tools yang telah dikirim, dengan meminta dokumentasi tools/equipment yang sudah diinstalasi dan digunakan oleh teknisi melalui via email.
Penjelasan:
Setelah proses pengiriman tools/equipment dilakukan (Aktivitas 7), kegiatan yang harus dilakukan oleh departemen CS-Strategy & Promotion adalah meminta laporan kepada Cabang/SDSS/SSR tujuan, mengenai
28
barang yang telah terkirim. Hal ini dilakukan sebagai langkah cross check, agar perusahaan dapat mengetahui apakah barang sudah diterima, dan dalam kondisi baik. Dalam hal ini, penulis meminta laporan
tools/equipment yang sudah diterima, diinstalasi dan digunakan oleh
teknisi melalui via email, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Manager CS-Strategy & Promotion .
Hasil yang didapat:
Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis mengetahui pentingnya suatu laporan dan proses checking barang yang dapat digunakan sebagai data pengiriman.
I. Aktivitas 9
Membantu proses pengoperasian dan pembukaan SDSS baru dengan menunjang kebutuhan logistik yang diperlukan.
Penjelasan:
Dalam hal ini, penulis mengikuti proses penyediaan logistik untuk membantu pelaksanaan pengoperasian dan pembukaan SDSS baru. Dalam periode Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan penulis, PT Sharp Electronics Indonesia membuka empat unit SDSS baru, yaitu SDSS Muara Bungo yang berlokasi di Muara Bungo, Jambi, SDSS Majene di Makassar, SDSS Bengkalis di Riau, dan SDSS Belitung. SDSS Muara Bungo dibuka pada 23 Juli 2010, sedangkan Ketiga SDSS lainnya pada bulan Agustus 2010. Kegiatan yang penulis lakukan adalah kegiatan pengadaan dan pengiriman barang, seperti yang dijelaskan dalam aktivitas-aktivitas sebelumnya.
Hasil yang didapat:
Dengan mengikuti proses kerja ini, penulis dapat mengetahui serta mempraktekkan serangkaian kegiatan pengadaan tools dan equipment dalam memfasilitasi SDSS yang akan beroperasi.
29 2.2.3. Kendala yang Dihadapi dan Upaya untuk Memecahkannya
2.2.3.1. Kendala yang dihadapi
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, penulis mendapatkan banyak sekali ilmu dan pengalaman yang sangat berguna pada dunia kerja, terutama di dalam bidang manajemen inventori dan logistik. Penulis banyak menemui kesamaan-kesamaan masalah dan aktivitas usaha manajemen logistik dan inventori yang penulis pelajari di kelas, dengan praktek di lapangan. Metode-metode strategis dan praktis di lapangan untuk penyelesaian masalah dan pelaksanaan aktivitas inventory & logistic
management, tentunya akan lebih bermanfaat bagi pengembangan kemampuan
manajemen penulis, dari pada hanya menguasai teori dari mata kuliah tersebut di dalam kelas saja.
Namun demikian dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja ini, penulis juga menemui beberapa kendala dan kekurangan perusahaan atas penanganan inventory
management, terutama dalam hal pengelolaan penyimpanan/inventory tools & equipment yang dilakukan bagian Operational Network Support, department CS-Strategy & Promotion (aktivitas 3). Hal yang terjadi di lapangan adalah dalam
pelaksanaan penyimpanan barang atau proses inventory, proses klasifikasi atau pengelompokan barang hanya dilakukan berdasarkan jenis dan nama barang saja. Hal ini tentunya akan mempersulit proses pengecekan dan kontrol atas quality
management. Adapun proses kontrol yang penulis temui adalah dengan melakukan
pengecekan tools dan equipment satu per satu. Dengan demikian, hal ini dapat menjadi salah satu kendala perusahaan dalam hal peningkatan efisiensi dan effektifitas kerja, terlebih apabila jumlah inventory semakin bertambah banyak.
Hal lain yang menjadi kendala dalam peningkatan effisiensi kerja adalah kurangnya perhitungan atas jumlah quantity yang optimal, dan penentuan waktu yang tepat dalam proses pemesanan (ordering process) yang dilakukan perusahaan (aktivitas 5). Pada dasarnya, tools dan equipment adalah kebutuhan logistik yang mutlak harus dimiliki oleh setiap teknisi. Terutama untuk tools yang memiliki jangka waktu penggunaan yang ditentukan, dan harus diganti kembali dengan tools baru setelah barang tersebut tidak layak untuk digunakan. Dengan demikian, berarti tools merupakan inventory yang selalu harus ada dan dipesan dalam jumlah yang tetap
30 A
items
B items
C items
Percentage of inventory items
apabila ketersediaan inventori tersebut kurang dari batas minimum atau biasa dikenal
Continuous Inventory.6
2.2.3.2. Upaya yang dapat dilakukan untuk memecahkan kendala
Untuk memudahkan proses inventory control dalam hal penyimpanan barang (aktivitas 3), perlu ada klasifikasi yang baik dan aplikatif dalam mengelompokkan
tools dan equipment. Apabila pengelompokan hanya berdasarkan jenis tools saja,
tentunya proses pengecekan dan pencarian tools akan tidak effisien, karena terlalu banyak jenis dari tools tersebut. Oleh karena itu, harus ada kriteria lainnya yang menjadi indikator klasifikasi, sehingga proses pencarian dan pengecekan quality
control terhadap tools dapat berlangsung dengan mudah.
Salah satu hal yang dapat dilakukan adalah mengelompokkan tools berdasarkan persentase nilai atau harga tools dan jumlah quantity dari tools tersebut. Jenis klasifikasi ini lebih dikenal dengan istilah The ABC Classification System. Dalam ABC Classification, kita menggolongkan jenis barang-barang sebagai A items, yakni barang-barang dengan nilai atau harga yang tinggi dan jumlah barang sedikit, B
items dengan barang-barang yang memiliki nilai atau harga sedang dan jumlah yang
cukup banyak (seimbang), dan C items yang merupakan barang barang dengan harga rendah namun dengan volume barang yang banyak/besar.
Gambar 3. The ABC Clasification System
6 Russel & Taylor, Op. Cit, 532
P er centa ge of do lla r val ue
31
Sudah menjadi hal umum, bahwa barang-barang yang memiliki nilai atau harga yang tinggi, biasanya memiliki turn over atau perputaran barang yang kecil, sehingga jumlah barang biasanya sedikit. Sedangkan, untuk barang yang tergolong ekonomis atau memiliki tingkat harga yang rendah, biasanya memiliki volume kuantitas yang tinggi, dikarenakan tingginya pula tingkat turn over atas barang tersebut. Untuk itu, kita dapat menggolongkan barang sesuai dengan konsep ABC
Classification, dengan melihat harga dan kuantitas barang tersebut.
Klasifikasi ABC dapat memudahkan kita dalam proses pengecekan dan melakukan kontrol terhadap tools dan equipment. Hal ini dikarenakan, dengan menggolongkan setiap barang berdasarkan harga dan kuantitas barang sesuai dengan klasifikasi ABC, kita dapat dengan mudah menemukan barang yang sering di-order atau memiliki turn over yang tinggi, yaitu kelompok barang pada klasifikasi C. selain itu, kita juga dapat meningkatkan perhatian, maintenance, dan quality control yang tinggi pada barang-barang yang tergolong klasifikasi A, karena memiliki nilai/harga yang mahal, serta cendrung lebih sedikit dan lebih lama berada pada gudang dikarenakan tingkat turn over yang rendah. Dan untuk klasifikasi B, kita dapat memperlakukan kontrol dan perawatan (maintenance) yang cukup, disertai dengan pengawasan ketersediaan barang yang baik karena posisi klasifikasi B berada diantara klasifikasi A dan klasifikasi C, dan memiliki turn over yang sedang.
Sedangkan, dalam mengatasi kendala mengenai keterbatasan pengelolaan inventori (inventory management), terutama dalam hal perhitungan atas jumlah
quantity yang optimal dan penentuan waktu yang tepat dalam proses pemesanan
(ordering process), kita harus menentukan model yang sesuai dengan jenis inventory ini. Telah dikatakan sebelumnya, bahwa proses ordering atau pemesanan terhadap
inventory berupa tools yang dilakukan bagian Operational Network Support,
merupakan kegiatan inventory yang tetap dan berkelanjutan, atau dikenal dengan istilah Continuous Inventory. Sistem yang sesuai digunakan dalam continuous
32 Lead time Lead time Q 2 0
Pengertian model EOQ sendiri adalah “EOQ Model is a formula for
determining the optimal size that minimizes the sum of carrying cost and ordering cost”7. Berarti, dengan menggunakan EOQ model, kita dapat menentukan jumlah
kuantitas tools yang optimal, pada waktu yang tepat dalam pengadaaan atau proses pemesanan dan yang terpenting dapat meminimalisir total biaya yang akan dikeluarkan atas proses inventory tersebut, yakni dengan menggunakan model EOQ. Namun, dalam model EOQ ini, terdapat beberapa syarat dan asumsi yang harus dipenuhi, yaitu: permintaan sudah diketahui dan dalam jumlah yang tetap setiap tahunnya, tidak ada perpendekan waktu, lead time tetap/konstan, dan permintaan diterima semua dalam satu waktu.
Selain itu, dalam model EOQ kita harus terlebih dahulu menentukan order
cycle yang tepat dalam suatu continuous inventory. Order cycle adalah “the time between receipt of orders in an inventory cycle”8 atau merupakan suatu jenjang waktu antara penerimaan order. Dalam pelaksanaan order cycle, kita akan selalu berpatokan pada waktu dan jumlah quantity dalam inventory level. Sehingga, dengan menentukan
order cycle, kita dapat mengetahui kapan seharusnya melakukan order, dan berapa
banyak kuantitas barang yang akan kita order.
Gambar 4. Inventory Order Cycle
7
Russel & Taylor Op. Cit, 536
8 Russel & Taylor Op. Cit, 537
Order placed Order placed Order receipt Order receipt Reorder point, R Order quantity, Q Demand rate Average Inventory Time Invento ry Lev el
33 Qopt
√
2CoD Cc
=
Pada skema Inventory Order Cycle diatas, proses pemesanan mengacu kepada waktu dan tingkat kuantitas barang. Pada saat ketersediaan inventory menurun, dikarenakan proses permintaan yang dilakukan oleh Costomer (Branch, SDSS, dan SSR) kita harus menentukan reorder point atau saat yang tepat untuk memesan
inventory kembali (order placed). Sehingga ketika persediaan Inventory habis,
persediaan inventory dapat diterima kembali (order receipt) tepat pada waktunya, yakni sesuai dengan waktu tunggu pesanan (lead time). Dengan melakukan perhitungan ini, tentunya kita akan dapat memesan inventory pada waktu yang tepat, sehingga kita dapat meminimalkan carrying cost, ordering cost, dan stock out cost.
Carrying cost sendiri merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk
menyimpan inventory didalam gudang. Sedangkan ordering cost merupakan biaya untuk melakukan pemesanan barang-barang yang jumlahnya telah sedikit atau sudah kurang dari stock limit inventory. Selain itu, terdapat stock out cost yakni kerugian yang ditanggung oleh perusahaan, karena tidak mampu memenuhi permintaan konsumen, dikarenakan keterbatasan atau tidak tersedianya inventory.
Kuantitas permintaan optimal (optimal order quantity) terjadi pada poin dimana kurva total cost berada pada tingkat minimum, yang tepat sejalur dengan titik perpotongan antara kurva carrying cost dan ordering cost. Dengan demikian kita dapat menentukan nilai Q (kuantitas) optimal, yakni .
Gambar 5. The EOQ Cost Model
Slope = 0 Carrying cost = Ordering cost = Annual cost($) Minimum total cost Optimal order, Q opt Order quantity, Q C0 D/Q Cc Q/2
34
Total Cost merupakan penjumlahan dari carrying cost dengan ordering cost,
sehingga kita dapat menentukan total minimum cost dengan melakukan subtitusi nilai dari optimal order size, yaitu:
Kita juga dapat menentukan jumlah order per tahun, dan menentukan waktu yang tepat untuk melakukan order dengan melakukan perhitungan:
Keterangan:
C0 (Ordering Cost) = biaya per order (pemesanan) barang
Cc (Carrying Cost) = biaya per carrying/item (penyimpanan) barang D = annual demand (jumlah order per tahun)
Q = order size/year
Oleh karena itu, kita dapat menggunakan perhitungan dan formula diatas untuk menentukan jumlah quantity order yang optimal, waktu yang tepat dalam proses pemesanan (order cycle time), serta total biaya minimum pada proses inventory barang, yang memenuhi ketentuan Continuous Inventory dalam model EOQ. Sebagai contoh, kita dapat menghitung tingkat kuantitas pemesanan yang optimal untuk salah satu jenis tools. Namun demikian, karena keterbatasan data yang diberikan mengenai biaya pemesanan dan penyimpanan barang, serta belum digunakannya model EOQ sebagai sistem penentu quantity order yang optimal pada bagian Operational Network
Support, maka untuk perhitungan tingkat kuantitas pemesanan yang optimal penulis
hanya dapat memberikan contoh perhitungan dengan asumsi-asumsi yang diperlukan. Contoh perhitungan ini dibuat dengan harapan dapat menjadi alternative positif bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan
inventory management.
Dalam contoh perhitungan ini, penulis mengambil salah satu tools sebagai sampel perhitungan, yaitu kunci shock. Kunci shock merupakan suatu tools yang selalu digunakan teknisi, dengan jumlah permintaan yang biasanya tetap setiap tahunnya, dengan asumsi pemesanan dan pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu, serta barang dapat dikirim sekaligus. Misalkan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan kunci shock adalah Rp. 1.000,- per kunci shock dan biaya pemesanan
C0D Qopt CcQopt 2 TCmin = + D Qopt
Number of order per year =
311 days D/Qopt
35
yang dikeluarkan adalah Rp. 50.000,- tiap order, dengan jumlah permintaan sebanyak empat ratus (400) buah pertahun. Dengan demikian kita dapat menghitung kuantitas pemesanan optimal pertahunnya (Qopt), Total biaya minimum (TCmin), jumlah order per tahun, dan order cycle time dengan menggunakan rumus-rumus EOQ Cost Model.
Diketahui: C0 (Ordering Cost) = Rp. 50.000,-
Cc (Carrying Cost) = Rp. 1.000,- per kunci shock D (annual demand) = 400 buah
A. Untuk jumlah order yang optimal, kita dapat menghitungnya dengan menggunakan rumus:
= √ 2 x 50.000 x 400/1.000 = √40000 = 200 buah
Sehingga jumlah pemesanan optimal adalah sebanyak 200 buah.
B. Sedangkan Total biaya inventori tahunan dapat dihitung menggunakan rumus:
C. Banyaknya order pertahun dapat dihitung menggunakan formula:
Berarti, pemesanan yang dilakukan tiap tahun adalah 2 kali.
D. Untuk menghitung Order Cycle (siklus pemesanan) kita dapat menghitung dengan asumsi jumlah hari kerja sebanyak 311 hari kerja.
Sehingga perusahaan melakukan order dalam waktu 155 hari sekali.
Dengan menggunakan formula/rumus dan metode perhitungan seperti diatas, disertai dengan asumsi-asumsi yang diperlukan, diharapkan pembaca dapat memahami dan dapat menerapkan proses perhitungan EOQ model. Selain itu, perusahaan diharapkan juga dapat memperbaiki sistem inventory management untuk bagian Operational Network Support dengan menggunakan contoh perhitungan diatas. Qopt
√
2CoD Cc = C0D Qopt CcQopt 2 TCmin = + = (50.000 x 400/200) + (1.000 x 200/2) = Rp. 200.000 D QoptNumber of order per year = = 400/200 = 2 kali per tahun
311 days D/Qopt
