EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA PROYEK PADA
PT CITRA SAMUDRA PERKASA
Rahayu Puji Astutik Rahayu.p.astuti@gmail.com
Yuliastuti Rahayu
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya
ABSTRACT
The result of the research shows that in analyzing the project cost accounting information system at PT Citra Samudra Perkasa, the cost accounting information system is the whole techniques and procedures which are needed to collect and to process the overall expenditure data so it becomes information that is needed by corporate leader as a medium in performing work supervision and it becomes one of important factors that is required to be applied in order to maximize the company’s profit. Whereas the achievement of effectiveness which is assessed from operating aspect shows that procedure and information system that is used to influence the employees’ performance which is related to the overall project expenditure, the coverage of project area is widen and many which will impact on the profit that will be achieved by the company.
Keywords: Project Cost Accounting Information System, Effective, Profit ABSTRAK
Hasil penelitian menunjukkan bahwa dalam analisis sistem informasi akuntansi biaya proyek pada PT. Citra Samudra Perkasa, sistem informasi akuntansi biaya merupakan suatu keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data pengeluaran biaya secara keseluruhan dan mengolahnya sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan dalam melakukan pengawasan kerja dan menjadi salah satu faktor penting yang perlu diterapkan untuk memaksimumkan laba perusahaan. Sedangkan pencapaian efektivitas dinilai dari aspek operasional menunjukkan bahwa sistem informasi dan prosedur yang digunakan mempengaruhi kinerja pegawai yang berhubungan dengan seluruh pengeluaran biaya proyek, cakupan wilayah proyek yang semakin luas dan banyak akan berimbas pada laba yang akan dicapai perusahaan. Kata-kata Kunci: Sistem informasi akuntansi biaya proyek; Efektif; Laba
PENDAHULUAN
Dengan semakin meningkat dan kompleksnya pembangunan, pemerintah juga melakukan berbagai upaya untuk menunjangnya. Bidang konstruksi merupakan salah satu sektor yang sangat mendukung pembangunan nasional. Hasil dari jasa konstruksi sangat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat, misalnya pembangunan perbaikan jembatan, pembangunan dan perbaikan gedung sekolah, perbaikan dan peningkatan jaringan irigasi, pembangunan rumah sakit diseluruh pelosok negeri, perbaikan sarana dan prasarana telekomunikasi dan juga jalan raya.
Dengan semakin banyaknya peningkatan pembangunan, maka perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi juga mengalami perkembangan dengan sangat pesat. Perusahaan jasa konstruksi merupakan salah satu partner pemerintah dalam menunjang keberhasilan pembangunan. Perusahaan konstruksi memiliki karakteristik yang berbeda dibanding dengan perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang.
Perusahaan konstruksi merupakan suatu perusahaan jasa. Jasa yang dijual kepada pengguna berupa pengerjaan bangunan, jalan raya, telekomunikasi dan masih banyak yang lainnya. Jasa yang diberikan biasanya juga sesuai dengan keinginan oleh penggunanya. Sebelum jasa dikerjakan harus dilakukan komunikasi dengan baik antara perusahaan konstruksi dengan penggunanya karena usaha ini sangat rentan resiko.
Perusahaan konstruksi merupakan suatu perusahaan yang tentunya memiliki tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Tujuan jangka pendek pada umumnya untuk mendapatkan laba, sedangkan tujuan jangka panjangnya adalah untuk memelihara kelangsungan hidup perusahaan, mampu berkembang untuk tahun-tahun berikutnya, dan juga mampu bertahan dalam dunia persaingan yang ketat. Sesuai dengan prinsip going
concern, tidak ada suatu perusahaan yang didirikan hanya untuk sesaat, semua ingin tetap
ada dan diakui dalam komunitasnya.
Untuk mencapai laba yang maksimal, perusahaan dituntut menjadi profesional beroperasi secara efisien dan juga efektif. Agar tujuannya tercapai, maka perencanaan yang dibuat harus matang dan berdayaguna tinggi. Dalam melakukan perencanaan diperlukan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Salah satu dari informasi tersebut adalah informasi akuntansi yang sangat berguna bagi operasional perusahaan.
Informasi akuntansi sangat penting bagi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan, misalnya informasi akuntansi yang penting adalah informasi mengenai jumlah biaya yang dikeluarkan dalam suatu pengerjaan proyek, informasi jumlah persediaan maupun mengenai pembelian suatu bahan. Bagi perusahaan konstruksi, pengendalian dan pengawasan pada biaya proyek merupakan salah satu hal utama karena besar kecilnya jumlah biaya akan sangat mempengaruhi laba rugi perusahaan. Hal ini akan sangat berdampak secara langsung terhadap kelangsungan hidup perusahaan karena perusahaan berpotensi mengalami kerugian jika biaya yang dikeluarkan terlalu besar.
Jasa waktu yang diberikan oleh suatu perusahaan konstruksi memiliki tenggang waktu penyelesaian yang sudah pasti. Tanpa adanya pengawasan yang baik dan informasi yang akurat, maka perusahaan tidak akan mampu mencapai visi misi dengan baik.
Dengan banyaknya proyek diluar kota maupun diluar pulau serta pelaksanaan proyek yang membutuhkan dana yang cukup besar menginginkan adanya pengendalian dan sistem pencatatan yang cepat, tepat dan akurat. Jika tidak, maka kekeliruan dalam mengambil keputusan akan sering kali terjadi dan kecurangan akan mudah dilakukan. Dalam suatu perusahaan, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan secara langsung dan menyeluruh terhadap semua proyek yang sedang berjalan. Oleh karenanya diperlukan suatu sistem pengendalian biaya.
Pengendalian biaya proyek merupakan suatu aktivitas pokok dalam perusahaan kontraktor yang perlu dilakukan secara benar dan berkesinambungan sejak awal pengerjaan proyek sampai selesai. Secara ringkas pengendalian biaya adalah digunakan untuk menjaga agar rencana anggaran pelaksanaan (RAP) dapat terlaksana dengan baik dan benar. Itu semua diperlukan komitmen dan keterlibatan berbagai pihak serta alat yang mampu mendukung aktivitas pengendalian biaya tersebut.
Mengingat pentingnya pengawasan terhadap biaya suatu proyek, perusahaan perlu memiliki sistem pengendalian intern yang dituangkan dalam sistem informasi akuntansi biaya secara baik dan benar, sehingga dapat meminimalkan hambatan atau kecurangan yang terjadi pada perusahaan, menyediakan laporan biaya yang cepat dan akurat serta mencapai laba yang optimal.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi biaya proyek dan pengendalian internal biaya proyek pada PT Citra Samudra Perkasa sudah berfungsi secara efektif.
TINJAUAN TEORETIS Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang
sama (common purpose) (Hall, 2007:6). Menurut Romney dan Steinbart (2004:2) sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Winarno (2006:1.3) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi sistem informasi. Krismiaji (2005:16) menyatakan sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukkan mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bodnar dan Hopwood (2010:11) menyatakan bahwa fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data. Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam setiap organisasi.
Menurut Mulyadi (2008:3) “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Krismiaji (2005:5) sistem infomasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
Menurut Winarno (2006:2.2) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood, (2010:3) sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk megubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.
Teori Sistem Pengendalian Intern
Perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi dan mencegah penyalahgunaan sistem. Menurut Mulyadi (2008:163) “Sistem pengendalian intern merupakan struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sistem pengendalian yang dirancang dengan baik akan dapat mekindungi aktiva dengan mencegah pencurian, penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran yang sering terjadi atas pengendalian intern adalah penggelapan oleh karyawan.
Menurut Romney dan Steinbart (2007:229) pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
1. Jenis Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2008:163), berdasarkan tujuannya sistem pengendalian intern dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Pengendalian Intern Akuntansi, yaitu bertujuan untuk menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan dan memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi. Pengendalian akuntansi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga memberikan jaminan yang cukup beralasan dan meyakinkan terhadap :
1) Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan wewenang manajemen, baik yang bersifat umum maupun yang bersifat khusus
2) Transaksi-transaksi perlu dicatat untuk penyusunan laporan keuangan dan juga menjaga pertanggungjawaban atas kekayaan
3) Pemakaian harta kekayaan perusahaan hanya diijinkan bila ada wewenang dari manajemen
4) Bahwa harta kekayaan perusahaan menurut catatan sama besarnya dengan kekayaan riil
b. Pengendalian Intern Administratif
Tujuan utamanya yaitu meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan perusahaan. Pengendalian administratif mendukung pengendalian akuntansi yang berorientasi pada manajemen.Yang termasuk dalam pengendalian administratif adalah ;
1) Pengendalian perencanaan, yang terdiri dari anggaran penjualan (sales budget), perencanaan induk (master plan), perencanaan jaga-jaga (contingency plan), peramalan arus kas (cash flow forecast) dan pengendalian persediaan (inventory
control)
2) Pengendalian personil, yang terdiri dari recruitment, pelatihan, evaluasi pekerjaan, administrasi gaji, promosi dan transfer
3) Pengendalian standar operasi, yang terdiri dari standar yang harus dikerjakan dan sistem untuk melaporkan penyimpangan
2. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok sistem pengendalian intern Mulyadi, (2008:164) adalah ;
a. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
3. Elemen-elemen Pengendalian Intern
Menurut (Hall, 2011:155) komponen pengendalian intern adalah : a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau konservatif), struktur organisasi (terpusat atau terdesentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian yang lain.
b. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki resiko, yaitu resiko dalam aktivitas baik yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah diidentifikasi dapat dianalisis dan dievaluasi sehingga dapat diperkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
c. Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan.
d. Pemantauan (Monitoring)
Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan. e. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Informasi dan komunikasi merupakan elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Mnajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. 4. Keterbatasan Pengendalian Intern
Beberapa keterbatasan dari pengendalian intern Jusup, (2001:254) antara lain ; a. Kesalahan dalam pertimbangan
Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis atau dalam melakukan tugas-tugas rutin karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya. b. Kemacetan
Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dalam instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Perpindahan personil sementara atau tetap, atau perubahan sistem atau prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan.
c. Kolusi
Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok bisa terdeteksi oleh struktur pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi, dan bagian penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif.
d. Pelanggaran oleh manajemen
Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk tujuan-tujuan tidak syah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan menjadi nampak baik.
e. Biaya dan manfaat
Biaya penyelenggaraan suatu struktur pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian intern tersebut.
Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Konstruksi
Menurut Prianthara (2010:27) kerangka penyusunan standar laporan keuangan perusahaan jasa konstruksi dibuat untuk mempermudah cara orang-orang dibagian akuntansi dalam menyusun laporan keuangan. Adapun sistem akuntansi dalam perusahaan jasa konstruksi adalah sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi penjualan
Penjualan pada perusahaan konstruksi merupakan penjualan jasa dimana pihak konstruksi menerima pekerjaan dari pengguna jasa. Pekerjaan yang diperoleh dimulai dari suatu tender, setelah melewati tahap tender barulah dibuatkan kontrak. Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan jasa konstruksi adalah sebagai berikut : a. Prosedur tender b. Prosedur anwijzing / survei lapangan c. Prosedur penetapan RAB (Rencana Anggaran Biaya) d. Prosedur pencatatan piutang
2. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua
yaitu ; pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah : a. Fungsi Gudang b. Fungsi Pembelian c. Fungsi Penerimaan d. Fungsi Akuntansi
3. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi aktiva tetap di perusahaan jasa konstruksi meliputi : a. Prosedur pembelian aktiva tetap b. Prosedur depresiasi aktiva tetap c. Prosedur permohonan penghentian aktiva tetap
4. Sistem Akuntansi Kas
Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga sering digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, adalam arti paling sering berubah. Hampir dalam setiap transaksi dengan pihak lain selalu mempengaruhi kas. Dalam pengertian demikian, kas meliputi uang tunai dan instrumen / alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank
5. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : a. Fungsi Karyawan b. Fungsi pencatatan waktu c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah d. Fungsi akuntansi e. Fungsi keuangan
Konsep Biaya
Pemahaman mengenai biaya penting sekali karena biaya dapat menjadi dasar pengambilan keputusan ekonomi. Chariri dan Hozali (FASB, 2003: 197) menyatakan bahwa “ Biaya adalah aliran kas keluar (outflows) atau pemakaian aktiva atau timbulnya hutang (atau kombinasi keduanya) selama satu periode yang berasal dari penjualan atau produksi barang atau penyerahan jasa atau pelaksanaan kegiatan yang lain yang merupakan kegiatan utama suatu entitas.”Sedangkan menurut Sugiri (2004:14) biaya merupakan pengukur pengorbanan sumber daya ekonomis untuk melakukan kegiatan tertentu.
Elemen-Elemen Biaya
Elemen-elemen biaya menurut Prianthara, (2010:157) terdiri dari ;
a. Bahan baku. Bahan baku adalah bahan yang digunakan untuk membuat produk selesai. Bahan baku dapat diidentifikasi ke produk dan merupakan bagian integral dari produk tersebut sebagai contoh adalah kayu yang digunakan untuk membuat pintu dan jendela.
b. Biaya Overhead. Biaya-biaya selain bahan baku dan tenaga kerja yang diperlukan untuk kegiatan produk disebut biaya overhead. Termasuk dalam klasifikasi biaya overhead adalah elemen-elemen biaya berikut. Bahan tak langsung, upah tak langsung, penyusunan mesin-mesin dan peralatan, biaya pemeliharaan mesin-mesin, dan peralatan dan biaya listrik.
c. Biaya Tenaga Kerja Bangun. Tenaga kerja langsung adalah tenaga kerja yang langsung menangani proses produksi. Pembuat pintu dan daun jendela merupakan contoh dari tenaga kerja langsung.
Klasifikasi Biaya
Klasifikasi biaya dapat ditelusurinya obyek biaya adalah sebagai berikut Prianthara, (2010:158) :
a. Biaya Langsung. Biaya langsung merupakan biaya yang dapat diidentifikasi untuk manfaat biaya objek biaya itu sendiri.
b. Biaya tidak langsung. Biaya tidak langsung merupakan biaya yang dikeluarkan untuk lebih dari satu objek biaya dan tidak dapat diidentifikasi ke salah satu objek biaya tertentu. Klasifikasi biaya berdasarkan hubungannya dengan perubahan volume kegiatan adalah sebagai berikut Prianthara, (2010:158) :
1) Biaya tetap. Biaya tetap adalah biaya yang jumlah totalnya tetap, tidak berubah untuk satu periode tertentu.
2) Biaya Variabel. Biaya variabel adalah biaya yang jumlah totalnya bervariasi secara proposional dengan variasi volume kegiatan.
Macam-Macam Biaya Perusahaan Jasa Konstruksi
Menurut Prianthara (2010:158) dalam perusahaan jasa konstruksi, macam-macam biayanya terdiri dari :
a. Biaya Kontrak.
Biaya suatu kontrak konstruksi terdiri atas biaya yang berhubungan langsung dengan kontrak tertentu, biaya yang dapat didistribusikan pada aktivitas kontrak yang pada umumnya dan dapat dialokasikan ke kontrak tersebut dan biaya lain yang secara khusus dapat ditagihkan ke pemberi kerja sesuai isi kontrak. Biaya-biaya yang berhubungan langsung dengan suatu kontrak meliputi ; biaya pekerja lapangan, biaya bahan yang digunakan dalam konstruksi, penyusutan sarana dan peralatan yang digunakan dalam kontrak tersebut, biaya pemindahan sarana, peralatan dan bahan-bahan dari dan ke lokasi pelaksanaan kontrak, biaya penyewaan sarana dan peralatan, biaya rancangan dan bantuan teknis yang secara langsung berhubungan dengan kontrak tersebut, estimasi biaya pembetulan dan biaya-biaya lain yang mungkin timbul selama masa jaminan.
b. Biaya Pemasangan
1) Biaya mekanikal elektrikal antara lain ; a) biaya pemasangan alat penangkal petir b) biaya pemasangan / instalasi telepon
c) biaya pemasangan sound system atau home theatre d) biaya pemasangan / instalasi CCTV
e) biaya pembuatan plumbing atau biaya pemasangan pipa-pipa air dan pipa-pipa pembuangan
f) biaya pemasangan air conditioner (AC)
Sedang biaya elektrikal merupakan biaya yang berkaitan dengan instalasi listrik. Biaya ini mencakup semua biaya yang diperlukan untuk penginstalasian listrik seperti semua biaya pengadaan bahan utama (lampu, saklar, kabel, dan lain-lain), dan biaya tenaga kerja penginstalasian.
2) Biaya plumbing
Biaya pumbling adalah biaya yang berkaitan dengan pemasangan dan penginstalasian air bersih, instalasi air kotor, dan penginstalasian hydrant. Semua ini berkaitan dengan pengeluaran biaya yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan jasa konstruksi.
c. Biaya umum
1) Biaya tenaga kerja, satuan bahan dan upah
Biaya tenaga kerja, satuan bahan dan upah mencakup biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja tidak langsung.
2) Biaya pengerjaan struktur dan arsitektur
Biaya struktur dan arsitektur adalah semua biaya yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pengerjaan, perhitungan, pengukuran, dan
pembuatan laporan biaya pembuatan dan perbaikan struktur yang biasanya berbentuk pengerjaan struktur dan arsitektur, mesin-mesin, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang cukup rumit termasuk desain dalam pengerjaan proyek.
d. Biaya sarana dan prasarana
Elemen-elemen biaya yang termasuk dalam biaya sarana dan prasarana antara lain biaya bahan baku, biaya penyusutan aktiva tetap perusahaan dan biaya pemeliharaan aktiva tetap perusahaan.
e. Biaya lain-lain
Biaya-biaya yang timbul selama pelaksanaan kontrak yang tidak termasuk dalam biaya-biaya yang telah disebutkan diatas digolongkan dalam biaya lain-lain. Misalnya biaya administrasi, biaya pengangkutan bahan.
Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Biaya Jasa Konstruksi
Prianthara (2010:170) menyebutkan bahwa beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya usaha jasa konstruksi adalah ;
a. Prosedur biaya konstruksi
Dalam prosedur ini, fungsi pembiayaan terhadap produksi yang dialokasikan dengan menggunakan metode sistematis dan rasional dan diterapkan secara konsisten pada semua biaya yang mempunyai karakteristik yang sama. Alokasi tersebut didasarkan pada tingkat normal aktivitas konstruksi yang meliputi biaya overhead konstruksi. Biaya overhead konstruksi meliputi biaya-biaya seperti penyiapan dan pemrosesan gaji karyawan. Prosedur ini akan berkaitan langsung dengan sistem akuntansi penggajian.
b. Prosedur alokasi biaya (budget)
Didalam prosedur ini, fungsi semua biaya yang diterima dari alokasi biaya departemen dapat diperlakukan sebagai elemen biaya yang dapat diidentifikasi langsung ke pusat biaya secara langsung.
c. Prosedur pembiayaan pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan pembiayaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian pada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalkan untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembiayaan dengan menggunakan surat biaya pembelian.
d. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (sistem pembayaran, dan pembiayaan dari pemberi jasa konstruksi ke customer) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsip dokumen sumber sebagai catatan utang.
Rerangka Pemikiran
Rencana yang tersusun dengan rapi dan baik merupakan sebuah keharusan, tetapi itu saja tentu belum cukup. Setiap tahapan dari kegiatan di proyek (bahan, upah, alat, subkontraktor, overhead) maka diperlukan adanya suatu sistem pengendalian dalam sistem informasi akuntansi yang dirancang khusus untuk perusahaan jasa konstruksi dengan tujuan utamanya sebagai “project cost control” dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas sehingga menjadi sebuah alat bantu yang sangat power full untuk mengelola seluruh kegiatan perusahaan dan kegiatan proyek.
Didalam menerapkan sistem informasi akuntansi perusahaan kontraktor, manajemen berfungsi untuk mengelola seluruh kegiatan pembiayaan proyek, mulai dari pengelolaan permintaan dari proyek, membuat order pembelian, pengiriman ke proyek, pembuatan jurnal hutang bahan dan pencatatan tagihan dari pemasok. Dengan adanya penerapan pengendalian sistem informasi akuntansi biaya yang baik di dalam perusahaan, maka diharapkan pengendalian biaya proyek dapat terkontrol dengan baik.
Pada penelitian ini mengevaluasi pengendalian dan penerapan dari sistem informasi akuntansi biaya proyek pada PT Citra Samudra Perkasa. Langkah yang akan dilakukan diawali dengan menganalisa keberadaan unsur-unsur sistem informasi akuntansi dan pengendalian yang seharusnya berlaku di dalam intern perusahaan dengan berdasar pada standar operasional perusahaan dan membandingkannya menurut teori kajian pustaka. METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data
Didalam melaksanakan penelitian ini, penulis menggunakan jenis pendekatan kualitatif. Penelitian dengan studi kasus dilakukan dengan melakukan penelitian secara mendalam terhadap suatu objek penelitian yang dipilih dari beberapa keadaan yang dianggapnya sama. Menurut Moleong (2004:6) penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.
Teknik Pengumpulan data yang penulis gunakan adalah dengan cara ;
1. Observasi yaitu mengumpulkan data dengan mengamati secara langsung pada sumber data yang akan dianalisis. Data yang dianalisis dalam penelitian adalah data yang terkait dengan biaya suatu proyek.
2. Wawancara yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara membuat daftar pertanyaan yang akan diajukan penulis kepada pihak yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti
3. Mengumpulkan data lainnya dengan cara mengumpulkan berbagai dokumen dan catatan administrasi terkait dengan obyek yang diteliti di perusahaan tersebut.
Satuan Kajian
Menurut Sularso (2003:32) unit analitis adalah tingkat agregrasi data untuk keperluan analisis, unit analisis dapat berupa individu, dyads (berpasangan), kelompok, organisasi, daerah dan negara.
Dalam penelitian ini yang menjadi unit analisis dalam penelitian adalah pengendalian dari sistem informasi akuntansi biaya proyek pada PT Citra Samudra Perkasa. Teknik Analisis Data
Dalam penelitian ini, teknik analisis data yang digunakan oleh peneliti adalah analisis deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif yaitu analisis data yang diperoleh dari hasil penelitian yang menggambarkan fenomena yang ada dalam perusahaan yang diteliti berdasar fakta dan realita kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
Berikut langkah yang diambil peneliti untuk membahas evaluasi pengendalian sistem informasi akuntansi biaya proyek pada PT Citra Samudra Perkasa :
1. Melakukan survey pendahuluan untuk memperoleh gambaran umum perusahaan. 2. Mencari, mengamati dan menganalisis data serta prosedur yang terkait dengan
3. Evaluasi pengendalian sistem informasi akuntansi biaya suatu proyek yang telah dijalankan oleh perusahaan.
4. Membandingkan hasil identifikasi masalah dengan teori pendukung, sehingga dapat disimpulkan kelemahan yang ada dalam pengendalian sistem informasi akuntansi biaya proyek.
5. Menarik kesimpulan dari hasil analisis yang telah dilakukan serta memberi saran pada pihak manajemen sehingga dapat membantu memajukan program atau proyek perusahaan selanjutnya.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Komponen Biaya Utama Proyek
Terkait dengan pengendalian biaya dan estimasi biaya proyek dalam suatu tender, PT. Citra Samudra Perkasa membagi biaya menjadi 5 (lima) komponen biaya yang terdiri dari:
1. Biaya material, yang berisi informasi mengenai volume yang dibutuhkan, harga satuan material, dan jadwal pengiriman.
2. Biaya upah tenaga kerja, yang berisi informasi mengenai jenis pekerjaan dan harga satuan upah.
3. Biaya peralatan, yang berisi informasi mengenai jenis peralatan, biaya peralatan dan waktu penggunaan.
4. Biaya sub kontraktor, yang berisi informasi mengenai sub kontraktor, jenis pekerjaan, volume pekerjaan dan nilai kontrak.
5. Biaya overhead, yang berisikan informasi mengenai biaya untuk keperluan overhead kantor maupun overhead lapangan.
Standar Pengkodean Biaya
Pengelompokan pengkodean terdiri atas 2 kelompok yaitu : 1. Berdasar kode pekerjaan yaitu : Kriteria Pekerjaan Tambah:
a. Pekerjaan yang di RAP tidak ada, tetapi dikerjakan di lapangan karena ada perintah/permintaan user.
b. Pekerjaan yang di RAP tidak ada, tetapi digambar ada dan dilaksanakan.
c. Pekerjaan yang di RAP tidak ada, digambar tidak ada (Pekerjaan tambahan usulan dari user)
d. Pekerjaan yang di RAP ada, tapi karena perubahan spek permintaan pihak user. 2. Berdasarkan Pos Biaya, pos biaya terdiri dari:
a. Biaya Konstruksi 1) Material (M1)
Semua bentuk material murni dilengkapi dengan form PPB (permintaan pengadaan barang), bon dan form BPB (bukti penerimaan barang), tidak termasuk PPN yang terdiri dari : material bangunan dan alat kerja ringan/alat bantu seperti tang, obeng, palu, helm, sarung tangan, terpal, selang, cangkul, ember cor, gunting, drum senter, pisau, mata gerinda, dan sejenisnya.
2) Biaya material (M2)
Yang termasuk di dalam kelompok nini adalah semua biaya penunjang pengadaan material antara lain : (a) Biaya kirim material, (b) Upah bongkar muat material, (c) BBM untuk angkut material, (d) Upah jasa test material, (e) Subkont jasa pengangkutan.
3) Subkon (S)
Semua bentuk kerjasama dengan pihak ketiga, didasari SPK/SKKB (surat perintah kerja/surat kesepakatan kerja bersama) dan kontrak kerja, termasuk pajak penghasilan dari : (a) Subkont pengadaan material (b) Subkont jasa pekerjaan (c) Subkont pengadaan material dan jasa pemasangan (d) Subkont sewa alat berat bulldozer, excavator, grider, vibro, dan lain-lain.
4) Alat dan inventaris (C1)
Peralatan dengan bagian inventaris didalamnya antara lain: (a) Mesin potong keramik (b) Mesin gerinda (c) Mesin pompa air listrik (d) Mesin fax, telp, HT, HP (e) Motor dan mobil proyek (f) Computer, laptop, printer, kamera, theodolit waterpass.
5) Sewa Alat (C2)
Sewa peralatan tidak didasari oleh SPK dan kontrak, hanya perongkosan atau kwitansi antara lain: (a) Sewa genset (b) Sewa molen (c) Sewa stemper (d) Sewa concrete pump (e) Sewa schaffolding dan lain-lain.
6) Biaya alat (C3)
Biaya yang masuk dalam biaya alat (C3) merupakan biaya penunjang peralatan seperti : (a) Upah perbaikan alat (b) Semua biaya yang berkaitan dengan perbaikan alat kerja (c) BBM alat dan sewa alat berat (d) Upah lembur dan uang makan operator alat berat (e) Keamanan alat.
7) Upah borongan opname (U1)
Semua kerjasama dengan mandor didasari SPBK (surat perintah borongan kerja) dan opname termasuk pajak penghasilan antara lain: (a) Upah langsir material lebih dari 50m manual (b) Upah bongkar termasuk buang.
8) Upah harian (U2)
Semua pembayaran upah berdasarkan upah berdasarkan hari kerja, tidak termasuk harian kantor meliputi : harian tukang dan harian kenek
9) Upah lain-lain (U3)
Semua upah atau jasa yang tidak didasari SPBK (surat perintah borongan kerja), opname dan harian terdiri dari : (a) Biaya transportasi pekerja (b) Akomodasi pekerja (c) Ganti rugi proses pekerjaan (d) Pengobatan dan kecelakaan pekerja (tukang) (e) Konsumsi lembur pekerja
b. Biaya Non Konstruksi 1) Overhead proyek (O)
Semua biaya kantor yang dibebankan dalam proyek meliputi : (a) Biaya staff harian kantor/proyek (b) Biaya perjalanan dinas staff/direksi (c) Alat tulis kantor (d) Benda pos (e) Fotocopy dan perlengkapan kantor (f) Air, listrik, telpon kantor (g) Asuransi dan biaya bank (h) Biaya operasional dan perawatan kendaraan (i) Biaya pemeliharaan inventaris.
2) Overhead pabrik lain-lain (L)
Semua biaya yang dikeluarkan terkait dengan pihak ketiga atau rekanan dalam rangka memperoleh tender/proyek, pelaksanaan proyek, maupun pembayaran suatu proyek antara lain: (a) Biaya perjalanan dan transportasi rekanan (b) fee rekanan (c) entertainment (d) fee termin (e) Administrasi tender.
Tahap Pengendalian Biaya Proyek
Adapun tahapan dalam pengendalian biaya mulai dari tender sampai proyek selesai adalah sebagai berikut :
1. Estimating
Proses pengendalian biaya proyek yang diawali sejak adanya tender suatu proyek. Divisi perencana/estimator akan membuat penawaran dengan menyusun estimasi biaya awal. BQ (bill of quality) merupakan dasar dalam menentukan estimasi penyusunan RAB (Rencana Anggaran Biaya). Rencana anggaran biaya tersebut diperoleh dari hasil uraian rencana biaya penggunaan material, upah tenaga kerja, peralatan, dan subkontraktor dan juga melakukan analisa harga satuan dari setiap item pekerjaan yang didapat dari harga biaya pekerjaan masa lalu. Nilai estimasi biaya yang dimasukkan dalam tender adalah nilai biaya pokok ditambahkan dengan biaya tidak langsung dan profit perusahaan. Estimasi biaya awal tersebut yang akan diseleksi dalam proses tender. Jika perusahaan terplih maka dilanjutkan dengan perjanjian dan penandatanganan kontrak.
2. Budgeting
perencanaan menyusun anggaran biaya baru yang merupakan hasil perhitungan ulang terhadap harga-harga satuan dan penyesuaian terhadap jadwal pelaksanaan. Cost budget tersebut merupakan dasar acuan dalam melakukan monitoring pada status biaya dari setiap item pekerjaan di proyek. Cost budget disusun berdasar pada BQ (bill of quality) pada cost estimate yang akan disesuaikan kembali. Penyusunan anggaran baru tersebut karena ada kemungkinan terjadinya perubahan harga satuan. Anggaran yang telah dibuat tersebut isinya lebih mendetail dan mengoreksi setiap kekurangan dan kesalahan pada estimasi biaya awal. Cost budget yang telah disusun disebut dengan RAP (Rencana Anggaran Pelaksanaan). Proses penyusunan RAP adalah sebagai berikut:
a. Penyusunan RAB oleh estimator berdasarkan BQ yang diberikan oleh pihak owner. Biaya tiap aktivitas pekerjaan akan diuraikan oleh estimator untuk mendapatkan besarnya nilai estimasi.
b. Berdasarkan RAB yang telah disusun tersebut, project manager melakukan penyusunan terhadap RAP yang merupakan hasil dari pengecekan kembali terhadap harga satuan yang digunakan dan biaya tiap item pekerjaan yang belum tercantum. c. RAP yang telah tersusun merupakan uraian dari biaya-biaya berdasarkan komponen
biaya langsung.
RAP yang telah disususun tersebut berisi volume maksimum, harga satuan dan besar biaya total untuk masing-masing komponen biay(a) RAP tersebut digunakan sebagai acuan dalam menentukan biaya maksimum yang boleh dikeluarkan selama masa pelaksanaan proyek.
3. Monitoring
Proses monitoring terhadap biaya proyek yang dilakukan oleh PT. Citra Samudra Perkasa adalah pemantauan terhadap penggunaan material, tenaga kerja dan peralatan. Proses monitoring dilakukan oleh divisi pengawasan. Pengeluaran terhadap biaya proyek tidak seluruhnya diatur dan dilakukan oleh pihak kantor. Pihak kantor hanya menangani biaya pengeluaran terhadap bahan material utama, biaya subkontraktor, biaya mandor dan biaya overhead kantor. Sedangkan untuk upah harian pekerja, biaya material kecil dan overhead lapangan ditangani oleh pihak lapangan. Pengeluaran yang terjadi dicatat dan diperiksa kesesuaiannya dengan besar biaya yang telah dianggarkan. Selain memonitor pengeluaran, progess pekerjaan yang telah terselesaikan juga dimonitor. Pada tahap monitoring hal-hal yang perlu untuk dimonitor antara lain adalah memonitor pengeluaran aktual dari tiap item pekerjaan dan inspeksi dari pihak kantor ke lapangan untuk memantau secara langsung progress dari proyek yang sedang berjalan.
4. Analyzing
Proses analisa yand dilakukan adalah dengan membandingkan cost budget dengan biaya aktual yang telah dikeluarkam untuk tiap-tiap item pekerjaan. Dengan membandingkan
antara cost budget dengan actual cost maka status biaya dari item pekerjaan dapat diketahui. Proses analisa dilakukan terhadap varian biaya yang terjadi untuk masing-masing komponen biaya. Analisa tersebut dilakukan dengan cara melakukan perbandingan antara RAP yang disusun dengan biaya aktual yang terjadi dilapangan. 5. Reporting
Pihak lapangan (project manager) menyusun laporan yang akan diserahkan ke pihak kantor (kepala kantor). Laporan yang telah tersusun akan diperiksa langsung oleh pihak kantor dengan membandingkan pada laporan yang telah dibuat oleh divisi keuangan. 6. Corrective Acting
Tindakan perbaikan terhadap penyimpangan biaya dan keterlambatan proyek dilakukan oleh project manager atas persetujuan kepala kantor. Project manager akan melakukan review terhadap budget dan merevisi budget apabila ditemui penyimpangan yang cukup signifikan.
7. Evaluating
Laporan total biaya proyek harus telah selesai disusun dalam jangka waktu kurang lebih satu bulan setelah proyek selesai. Namun biasanya laporan secara keseluruhan selesai dalam kurun waktu 1-2 bulan. Pada laporan dari akhir proyek akan dijabarkan informasi mengenai kendala-kendala yang dihadapi pada saat pelaksanaan proyek tersebut baik itu berupa perubahan harga satuan maupun kendala-kendala lain. Berdasarkan laporan tersebut perusahaan dapat melakukan analisis dan evaluasi yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek yang akan datang.
Analisis dan Pembahasan Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang akan diperlukan untuk memperlancar kegiatan operasioanl perusahaan. Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, peralatan dan perlengkapan. Kegiatan tersebut disebut pengadaan barang, yang tujuan utamanya untuk memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang memenuhi syarat perusahaan. Fungsi dari pembelian adalah untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.
Fungsi Terkait Sistem Pembelian
Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian pada PT Citra Samudra Perkasa meliputi: (1) Fungsi Pembelian. Fungsi ini dipegang oleh logistik kantor yang bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga alat dan material yang dibutuhkan dan juga menentukan suplier yang dipilih dalam pengadaan barang dan menentukan order pembelian kepada suplier yang dipilih serta mempunyai tanggung jawab atas tagihan dari semua suplier yang masuk; (2) Fungsi Penerimaan, bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap alat, material dan kuantitas dari barang yang diterima dari suplier. Fungsi ini juga dirangkap oleh bagian logistik lapangan. Kemudian barang yang sudah diterima dimasukkan ke dalam direksi keet; (3) Fungsi Gudang. Dalam suatu proyek, terutama pada proyek lapangan fungsi gudang dirangkap oleh bagian logistik lapangan. Hal ini disebabkan suatu proyek/tender memiliki jangka waktu tertentu. Pada umumnya perusahaan mendirikan direksi keet yang fungsinya sebagai kantor dan gudang sementara dalam suatu pengerjaan proyek. Selain melakukan pembelian, logistik lapangan juga mempunyai tugas untuk membuat dan mengerjakan semua urusan administrasi terkait dengan pembelian material. Misalkan menyiapkan formulir permintaan pembelian
(pengadaan barang) atas permintaan pelaksana lapangan proyek sesuai proyek yang sedang dikerjakan; (4) Fungsi Akuntansi, pada sistem akuntansi pembelian fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat semua transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk melakukan arsip dokumen sebagai bukti kas keluar.
Dokumen Pembelian yang Diperlukan
Dokumen yang diperlukan PT Citra Samudra Perkasa dalam pengerjaan suatu proyek terkait pengeluaran biayanya antara lain:
1. Formulir Permintaan Pengadaan Barang, Formulir ini diisi oleh bagian gudang/logistik lapangan yang digunakan untuk meminta pada bagian pembelian material atau alat dengan jenis, jumlah dan mutu sesuai yang diperlukan. Formulir tersebut mempunyai tiga rangkap. Rangkap 1 warna putih untuk bagian finance, rangkap 2 warna merah untuk logistik kantor, rangkap 3 biru untuk logistik lapangan. Agar pembelian bisa dilakukan, formulir tersebut harus mendapatkan authorise dari logistik lapangan, pihak pelaksana, site manajer dan project manajer. Dokumen ini diberi nomor dan kode yang berbeda-beda pada setiap project secara manual. Penomoran dan pengkodean ditulis secara urut mulai dari awal pengeluaran biaya pada saat awal proyek sampai selesainya proyek.
2. Formulir Order Pembelian, diisi bagian logistik kantor yang digunakan untuk melakukan order material dan alat pada suplier. Formulir order pembelian hanya di authorise oleh kepala logistik saja dengan form rangkap tiga. Rangkap 1 warna putih untuk suplier, rangkap 2 warna merah untuk arsip logistik kantor, rangkap 3 warna kuning untuk arsip finance.Pencatatan order pembelian (PO) dibuat urut dari awal hingga selesainya proyek. Contoh: PO.20/P.018/X/2013.
3. Bukti Penerimaan Barang (BPB), dipakai saat ada barang/bahan datang ke proyek. Yang membuat formulir BPB ini adalah logistik lapangan berdasarkan jumlah barang yang diterima dan tercantum dalam surat jalan yang dibawa oleh suplier. Formulir ini di authorise oleh logistik lapangan, pelaksana, site manajer dan project manajer. Formulir ini terdiri dari 3 rangkap. Rangkap 1 untuk arsip finance, rangkap 2 untuk logistik kantor, rangkap 3 untuk arsip logistik lapangan. Dalam pencatatannya, nomer dan kode BPB ditulis secara urut dari awal bulan sampai akhir bulan dan nomor urut akan diulangi jika ganti bulan sampai selesainya proyek.
4. Bukti Kas Keluar (BKK), berfungsi sebagai dokumen dalam pembayaran kepada suplier. Formulir dibuat oleh kasir untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Formulir ini terdiri dari 3 rangkap yaitu rangkap 1 warna putih, rangkap 2 warna merah, rangkap 3 warna biru.
5. Kartu Hutang/Piutang, berfungsi sebagai dokumen untuk mengetahui jumlah hutang/piutang perusahaan pada suplier maupun pihak lain, pencatatan dilakukan secara manual
Semua ketentuan dan persyaratan kerjasama dituangkan dalam bentuk SPK/SKKB
(Surat Perintah Kerja/Surat Kesepakatan Kerjasama) yang akan ditandatangani oleh kepala logistik, pihak subkontraktor dan diketahui oleh kepala kantor. Pembayaran pekerjaan subkontraktor adalah pembayaran atas hasil prestasi (progress) kerja subkontraktor di proyek dengan harga satuan yang telah ditentukan berdasarkan perjanjian antara perusahaan kontraktor dengan pihak subkontraktor yang tertuang dalam surat perintah kerja (SPK). Berikut contoh cara pembayaran yang tertulis dalam SPK:
1) Down payment sebesar 25% dari nilai kontrak 2) Termin-2 sebesar 70% dari nilai kontrak 3) Termin-3 sebesar 5% merupakan retensi.
Sistem Penggajian dan Pengupahan
PT. Citra Samudra Perkasa memiliki standar sendiri dalam menentukan besarnya jumlah gaji yang diberikan kepada karyawannya. Penggajian untuk para karyawannya didasarkan pada upah minimum kota (UMK) sebagai standar gaji pokok dan ditambah dengan tunjangan. Ketentuan besar kecilnya tunjangan didasarkan pada masa kerja karyawan dan juga level jabatan.
Fungsi yang terkait dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Didalam sistem penggajian yang berlaku disetiap perusahaan melibatkan beberapa fungsi dalam beberapa divisi perusahaan antara lain: (1)Bagian Personalia/Umum. Bagian administrasi personalia ini berfungsi menyelenggarakan administrasi kepegawaian dan merekap jumlah pegawai dan daftar hadir sebagai acuan pembuatan daftar gaji; (2) Bagian Pembukuan/Pembuat Daftar Gaji. Mereka bertugas membuat daftar gaji dan melakukan rekapitulasi daftar gaji berdasarkan daftar hadir (kartu absensi) dan rekapitulasi cuti yang diperoleh dari bagian personalia; (3) Bagian Keuangan/Kasir. Bertugas menyiapkan cek dan voucher pengeluaran kas (BKK) berdasarkan rekapitulasi daftar gaji.
Dokumen dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan
Dokumen yang diperlukan dalam sistem penggajian dan pengupahan pada PT Citra Samudra Perkasa adalah sebagai berikut:
1. Kartu Absensi. Kartu ini berfungsi sebagai absensi karyawan dalam bekerja. Kartu ini digunakan untuk menghitung jumlah hari kerja karyawan dan berdasarkan hari tersebut dapat diketahui jumlah uang makan dan transportasi bagi setiap karyawan. Kartu ini digunakan saat datang pukul 08.00 dan saat pulang kantor pukul 17.00
2. Kartu Daftar Gaji. Berfungsi sebagai slip gaji karyawan. Kartu ini tidak diberikan kepada karyawan melainkan hanya ditunjukkan pada saat gaji sudah ditransfer, kartu ini ditunjukkan untuk ditandatangani oleh pegawai yang bersangkutan. Kartu daftar gaji akan diberikan jika ada karyawan yang membutuhkan slip gajinya.
Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Pengendalian intern yang baik sangat diperlukan dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Agar pengendalian intern dapat dikatakan baik, maka unsur-unsur pengendalian intern harus terkoordinasi dan mampu menjaga kekayaan perusahaan, memeriksa keandalan dan ketelitian data akuntansi, serta efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan dan juga dapat menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan, penyelewengan dan penyimpangan.
Evaluasi terhadap pengendalian intern dilakukan dengan membandingkan antara sistem pengendalian intern perusahaan dengan sistem pengendalian intern dalam praktik yang seharusnya. Hasil dari analisa yang disimpulkan dalam wawancara terhadap personil dari masing-masing divisi, terdapat beberapa permasalahan antara lain:
1. Didalam bagan struktur organisasi perusahaan, pemisahan tugas dan wewenang pada setiap divisi sudah tersusun dengan baik, tetapi dalam prakteknya seiring terjadinya perkembangan usaha perusahaan pada beberapa divisi terdapat perangkapan tugas dan wewenang dalam struktur organisasi perusahaan, seperti pada bagian finance dan kasir dikerjakan oleh satu orang.
2. Kurangnya kontrol dari manajemen yang mengakibatkan tidak terlaksananya tugas dari beberapa divisi akibat dari perangkapan tugas yang diberikan perusahaan. Misalkan tidak adanya pembaruan pencatatan persediaan barang di gudang oleh bagian logistik sehingga informasi mengenai bahan/alat tidak akurat.
3. Adanya ketidakteraturan dalam pelaksanaan prosedur pembelian. Misalnya untuk formulir permintaan pengadaan barang (PPB) dan bukti penerimaan barang (BPB) yang sering terjadi penumpukan nomor (nomor yang sudah dipakai digunakan lagi) serta tidak adanya tembusan surat order pembelian (PO) pada pihak lapangan.
Setelah peneliti mengetahui permasalahan yang terjadi dalam perusahaan, bisa dikatakan bahwa dalam pelaksanaan dan pengendalian sistem biaya masih terdapat kelemahan dalam penerapannya, sehingga pengendalian intern yang dilakukan oleh perusahaan masih belum memenuhi kriteria sistem pengendalian biaya yang memadai.
Berikut pemecahan masalah yang diusulkan oleh penulis untuk membantu mengatasi masalah sistem informasi akuntansi biaya proyek pada intern perusahaan:
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas
Struktur organisasi bertujuan untuk memisahkan dan menjelaskan secara tegas mengenai tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang ada dalam perusahaan. Sistem pengendalian intern dikatakan baik jika didukung oleh struktur organisasi yang baik, dituangkan secara tertulis dan dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab.
Sejauh penelitian yang dilakukan, sistem pengendalian pada PT Citra Samudra Perkasa seharusnya membutuhkan pemisahan fungsi dan pembagian tugas yang jelas dalam organisasi intern yang terkait dengan sistem informais akuntansi biaya. Sehingga dengan adanya pemisahan tugas dan fungsi yang jelas disetiap divisi akan mempermudah pertanggung jawaban masing-masing individu dan dapat dijadikan sebagai alat pengawasan antara bagian satu dengan yang lainnya sehingga hal-hal yang dapat merugikan perusahaan dapat lebih diminimalkan dan dapt dihindari.
Sistem pengendalian intern struktur organisasi perusahaan menggambarkan upaya-upaya pengendalian yang dilakukan perusahaan untuk menjaga dan melindungi perusahaan. Struktur organisasi tersebut mengharuskan setiap karyawan mempunyai tugas dan tanggung jawab kepada kepala masing-masing divisi. Berikut usulan penulis terkait struktur organisasi yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi biaya PT. Citra Samudra Perkasa yaitu pemisahan pada fungsi gudang dan pembelian.
Dalam praktik di lapangan bagian pembelian lapangan juga merangkap fungsi gudang, jika ada material datang dari suplier petugas pembelian juga yang akan menerima sehingga tidak akan melakukan pencatatan stock sesuai dengan prosedur yang berlaku dan juga menempatkan material itu diluar gudang tanpa ada pengawasan yang akan rawan hilang/rusak. Dan jika tugas ini dirangkap oleh satu orang maka akan mempermudahkan permainan curang dan penyelewengan di lapangan. Meskipun dalam perusahaan konstruksi yang usahanya menggunakan bahan material sekali pakai/langsung habis, ini seharusnya menjadi pertimbangan manajemen perusahaan agar tidak merugikan dari segi biaya dan juga kualitas material. Tujuan adanya fungsi gudang ini akan memberi dampak yang sangat bagus dari segi kualitas material, biaya dan juga dapat memantau pemakaian secara benar dan tepat guna.
2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Akuntansi
Didalam suatu perusahaan, setiap transaksi yang terjadi harus berdasarkan bukti dari authorise pejabat yang berwenang atas persetujuan terjadinya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam dalam formulir dicatat adalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Setiap transaksi yang terjadi wajib di authorise yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu sehingga kekayaan aset perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang disajikan terjamin kebenaran dan keandalannya.
a. Aspek wewenang dan prosedur pencatatan atas sistem pembelian
Dokumen pembelian dimulai dari permintaan pembelian atau pengadaan barang, pengeluaran uang, pembelian material, dan penerimaan barang mewajibkan setiap kejadian/transaksi tersebut mengajukan kepada bagian berwenang dan meminta authorise dari kepala bagian. Ini bertujuan melakukan pencatatan dan pemeriksaan atas kebenaran pengajuan pembelian tersebut. Dan ini juga sebagai bukti untuk pertanggung jawaban penerima uang kepada menajemen.
b. Aspek wewenang dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dan pengupahan Transaksi pencatatan penggajian dan pengupahan dilakukan oleh bagian accounting
atas persetujuan manager keuangan dan kepala kantor. Ini hanya akan diproses jika terdapat bukti pencatatan yang lengkap dan benar sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.
3. Praktik Yang Sesuai Prosedur
Perangkapan fungsi yang terjadi antara bagian satu dengan bagian lain tidak dapat dibenarkan adanya karena hal ini yang akan menimbulkan peluang terjadinya penyelewengan dan kecurangan yang akan berakibat pada biaya. Setiap transaksi harus dilakukan lebih dari satu karyawan dan berdasarkan bukti dokumen-dokumen pendukung. Dengan adanya pengendalian intern yang baik dan didukung dengan dokumen pendukung transaksi maka akan selalu tercipta internal check dari antar dan masing-masing bagian sehingga akan mengurangi kecurangan dan penyelewengan.
Berikut usulan peneliti :
a. Penggunaan formulir dengan nomor/kode tercetak
Permintaan pengadaan barang dan bukti penerimaan barang pada PT. Citra Samudra Perkasa masih menggunakan cara manual dengan tulisan tangan. Hal ini rentan menimbulkan kesalahan penulisan dan penyalahgunaan oleh pihak yang bersangkutan. Untuk menciptakan praktik yang sehat di perusahaan, seharusnya formulir yang digunakan menggunakan nomor urut tercetak yang penggunaanya harus dipertanggung jawabkan pada bagian accounting sehingga dapat dipertanggung jawabkan keberadaannya.
b. Order material seharusnya diperiksa dan diterima bagian gudang dengan melampirkan tembusan purchasing order dari bagian pembelian. Dengan begitu kesalahan penerimaan pengiriman material dari suplier yang berimbas pada molornya waktu pengerjaan di lapangan akan menimbulkan pembengkakan biaya/upah buruh dapat diminimalkan.
c. Penggunaan kartu stock barang di gudang
Ini untuk mempermudah pengawasan terhadap barang dan material maupun alat yang keluar masuk gudang yang digunakan dalam proyek. Bagian gudang melakukan pencatatan dan setiap akhir bulan menyerahkan stock opname kepada coordinator lapangan. Sehingga ada mengurangi kesalahan pembelian dan menekan pengeluaran. SIMPULAN DAN KETERBATASAN
Simpulan
Simpulan hasil penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut : (1) Terkait pengendalian terhadap biaya proyek, PT Citra Samudra Perkasa mempunyai cara untuk menekan kesalahan yang terjadi yaitu dengan mengklasifikasikan setiap transaksi, pemberian kode pada setiap biaya, dan juga menyertakan langkah prosedural dalam pengendalian biaya yang meliputi estimating, budgeting, monitoring, analyzing, reporting,
corrective acting dan evaluazing; (2) Pengendalian Intern yang terjadi dalam struktur organisasi
melakukan kecurangan. Ini terjadi karena masih adanya perangkapan jabatan, tugas dan wewenang sehingga pengendalian terhadap biaya suatu proyek belum berjalan dengan maksimal; (3) Pada PT Citra Samudra Perkasa sistem informasi akuntansi yang berjalan masih ada kekurangan dan tidak bisa dipertanggung jawabkan oleh yang bersangkutan yaitu masih adanya beberapa dokumen yang bernomor urut doble sehingga informasi yang diperoleh perusahaan tentang dokumen project ataupun juga persediaan alat dan juga barang yang ada di gudang kurang akurat.
Keterbatasan
Keterbatasan utama yang terdapat dalam penelitian ini adalah bahwa peneliti tidak dapat ikut terjun langsung di lapangan untuk mengikuti semua kegiatan mulai awal kegiatan proyek sampai akhir kegiatan. Untuk penelitian selanjutnya, sebaiknya mengikuti semua kegiatan dari awal sampai akhir sehingga dapat lebih mengetahui lebih detail seluruh kejadian baik di dalam kantor maupun di lapangan tempat pengerjaan proyek.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, H. George, dan William S. Hopwood. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi keenam. Jakarta. Salemba Empat.
Chariri, A. Dan Imam Hozali. 2003. Teori Akuntansi. Edisi revisi. Semarang. Badan Penerbit Undip.
Hall, A, J. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi tiga. Jakarta. Salemba Empat. Haryono, J. 2003. Dasar-dasar Akuntansi. Jilid 6. Yogyakarta. STIE YKPN.
Husein, F. M. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan pertama. Yogyakarta. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
Ibnu, S. 2000. Metodelogi Penelitian. Edisi ketiga. Yogyakarta. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
. 2003. Dasar-dasar Akuntasi. Edisi Keenam. Yogyakarta. STIE YKPN
Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Yogyakarta. Akademi Manajemen Perusahaan YKPN
Moleong J. L. 2004. Metode Penelitian Kualitatif. Edisi revisi. Bandung. PT Remaja Rosdakarya. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta. Salemba Empat.
Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama
Prianthara, I.B.T. 2010. Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Kontraktor. Edisi Pertama. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Romney, M dan P. J. Steibart. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Jakarta. Salemba Empat.
. 2007. Accounting Informatio System. Buku 1. Dewi Fitriasari Penerjemah. New Jersey : Person Education, Inc.
Sugiri. 2004. Akuntansi Biaya. Edisi ketiga. Yogyakarta.
Sularso, S. 2003. Metode Penelitian Akuntansi ; Sebuah Pendekatan Replikasi. Yogyakarta. BPFE. Soemarso. R, S. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta : Salemba Empat.
Sunarto. 2002. Akuntansi Biaya. Yogyakarta. Pena Persada.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta. Erlangga.
Winarno, W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. UPP STIM YKPN
