v
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Setiap perusahaan pasti mengupayakan pencatatan aset dapat
di-monitor pergerakannya dengan baik. Namun cukup sulit bagi perusahaan
untuk membangun sistem dan proses bisnis yang baik dalam memenuhi kebutuhan tersebut. Maka seringkali perusahaan meningkatkan jumlah pekerja untuk menangani titik-titik pekerjaan yang dianggap masih kurang sempurna. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat menangani proses aset dari perencanaan, pengadaan, pemeliharaan sampai pengelolaan aset yang terintegrasi. SAP Enterprise Asset Management dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam menangani proses aset (end-to-end solution), dan telah dipilih oleh PT. X untuk diimplementasikan sebagai pengganti sistem pengelolaan aset yang lama. Penelitian ini mencakup pengamatan dan pengukuran efektivitas, efisiensi dan kepuasan atas proses pengimplementasian SAP Enterprise Asset Management di PT. X. Dari
survey terhadap user sistem mengenai efektivitas, efisiensi dan kepuasan
terhadap kinerja sistem, dapat disimpulkan bahwa nilai rata-rata mengenai efektivitas sebanyak 4.28, mengenai efisiensi sebanyak 4.36, sedangkan mengenai kepuasan sebanyak 4.26 dari nilai maksimal rata-rata yaitu 5.00. Dari nilai rata-rata tersebut dapat dikatakan bahwa implementasi SAP
Enterprise Asset Management ini telah dinilai efektif, efisien dan memuaskan
bagi user.
vi
ABSTRACT
Each company strives to monitor their asset movement records as best as they can. However, this work requires systems and processes which meets the good business requirements. In many cases, the company will increase the number of workers to handle the jobs that have not meet the required standards. For that purpose, a system that can handle planning, procurement, maintenance and integrated asset management is needed. SAP Enterprise Asset Management can satisfy the needs of the company in dealing with the assets (end-to-end solution), and has been selected by PT. X to be implemented in lieu of the old asset management system. This study involved observations and measurements of the effectiveness, efficiency and satisfaction with the process of implementing SAP Enterprise Asset Management at PT. X. Based on a survey of users on the system effectiveness, efficiency and satisfaction with the performance of the system, it can be concluded that the average ratings of the effectiveness was 4.28, the efficiency was 4.36, and the satisfaction was 4.26 out of 5.00. Based on the average value of these measures, it was concluded that the implementation of SAP Enterprise Asset Management is considered effective, efficient, and satisfying for the users.
Keywords: SAP Enterprise Asset Management, end-to-end solution,
vii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
Latar Belakang Masalah ... 1
Rumusan Masalah ... 2
Enterprise Asset Management ... 5
Enterprise Resource Planning (ERP) ... 7
SAP Overview ... 9
SAP - Project System (PS) ... 14
SAP - Material Management (MM)... 21
SAP - Plant Maintenance (PM) ... 22
SAP - Asset Management (Asset Accounting - AA) ... 26
2.7.1 Structuring of Fixed Assets ... 27
2.7.2 Asset ... 29
2.7.3 Asset Class ... 29
2.7.4 Depreciation Areas ... 31
2.7.5 Account Determination ... 32
2.7.6 Group Assets and Subnumbers ... 33
2.7.7 Transaction Type ... 33
2.7.8 Asset Transaction ... 33
Accelerated SAP ... 34
Survey dan Kuesioner ... 40
2.9.1 Survey ... 40
2.9.2 Kuesioner ... 42
2.9.2.1 Isi Dari Kuesioner ...42
2.9.2.2 Jenis Pertanyaan / Kuesioner ...43
BAB III ANALISIS SISTEM ... 44
Profil Perusahaan ... 44
Permasalahan Utama Sebelum Implementasi ... 45
Pengimplementasian Enterprise Asset Management ... 46
3.3.1 Transaksi Global Modul EAM pada PT. X ... 47
3.3.2 Fungsi Global Modul EAM pada PT. X ... 48
3.3.3 Keuntungan Implementasi EAM pada PT. X ... 49
Accelerated SAP EAM pada PT. X ... 50
viii
3.5.1 Project System (PS) ... 53
3.5.1.1 Project Initiation ...55
3.5.1.2 Project Planning ...56
3.5.1.3 Project Execution and Monitoring ...58
3.5.1.4 Pengajuan Pengadaan Barang / Jasa untuk Proyek..61
3.5.1.5 Pengajuan Pengadaan Barang / Jasa untuk Non-Proyek ...61
3.5.2 Material Management (MM) ... 62
3.5.2.1 Pengadaan Barang atau Jasa ...62
3.5.2.2 Penerimaan dari Pengadaan Barang / Jasa untuk Proyek ...67
3.5.2.3 Penerimaan dari Pengadaan Barang / Jasa Non-Proyek ...68
3.5.3 Plant Maintenance (PM) ... 69
3.5.3.1 Pembuatan Data Historis Technical Object untuk Perpindahan dan Penggantian Equipment ...69
3.5.3.2 Pembuatan Maintenance Order untuk Corrective Maintenance Modul / Aktifitas Perbaikan ...71
3.5.4 Asset Management (AM) ... 73
3.5.4.1 Capitalized Asset dengan modul AM ...73
3.5.4.2 Project Settlement ...74
3.5.4.3 Capitalized Asset dan Proporsional Acquisition Equipment ...77
3.5.4.4 Project Closing ...77
3.5.4.5 Transfer Kartu Aset ...78
3.5.4.6 Penghapusan Aset dengan Asset Write-Off / Scrapping ...79
3.5.4.7 Penghapusan Aset dengan Menjual Aset ...82
3.5.4.8 Depresiasi ...83
Integrasi Modul EAM ... 83
Kuesioner Terhadap User Sistem ... 85
BAB IV HASIL EVALUASI PENGGUNA ... 86
Responden Kuesioner ... 86
Efektivitas Terhadap Kinerja Sistem ... 87
Efisiensi Terhadap Kinerja Sistem ... 90
Kepuasan Terhadap Kinerja Sistem ... 93
Perbandingan Hasil Kuesioner ... 96
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 98
Simpulan ... 98
Saran ... 99
ix
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Structuring of Fixed Assets ...27
Gambar 2 Integrasi Modul EAM ...84
Gambar 3 Rata-rata Hasil Kuesioner Efektivitas Terhadap Kinerja Sistem ...89
Gambar 4 Rata-rata Hasil Kuesioner Efisiensi Terhadap Kinerja Sistem ...92
Gambar 5 Rata-rata Hasil Kuesioner Kepuasan Terhadap Kinerja Sistem ...95
x
DAFTAR TABEL
Tabel I Deskripsi Nilai Skor ...86
Tabel II Hasil Kuesioner Efektivitas Terhadap Kinerja Sistem ...87
Tabel III Kesimpulan Hasil Kuesioner Terhadap Efektivitas Kinerja Sistem ...88
Tabel IV Hasil Kuesioner Efisiensi Terhadap Kinerja Sistem ...90
Tabel V Kesimpulan Hasil Kuesioner Efisiensi Terhadap Kinerja Sistem ...92
Tabel VI Hasil Kuesioner Kepuasan Terhadap Kinerja Sistem ...93
Tabel VII Kesimpulan Hasil Kuesioner Kepuasan Terhadap Kinerja Sistem ...95
xi
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
xii
DAFTAR ISTILAH
AA : Asset Accounting
ABAON : TCODE untuk menghapus aset dengan cara menjual kembali
ABAVN : TCODE untuk menghapus aset dengan cara menghapusnya
AM : Asset Management
AMU : Asset Management Unit
APC : Acquisition and Production Costs
ATEMIS : Sistem informasi yang terintegrasi dalam satu platform dengan mencakup fungsi utama sebagai pengolahan data
order, pengolahan inventori, pengolahan repair &
calibration, reporting & form.
AUC : Asset Under Construction
BOM : Bill of Material
BOP : Biaya Operasional Proyek
BOQ : Bill of Quantity
CAPEX : Dana yang dialokasikan untuk Proyek CBM : Condition Based Maintenance
CLSD : Business Completion
CMMS : Computerized Maintenance Management System
CRM : Customer Relationship Management
DRM : Design Review Meeting
EAM : Enterprise Asset Management
ERP : Enterprise Resource Planning
FAR : Fixed Asset Register
GR : Goods Receipt
HPS : Harga Perkiraan Sendiri KHS : Kontrak Harga Satuan
MM : Material Management
MRO : Maintenance, Repair and Operations
MSC : Maintenance Service Center
OE : Owner’s Estimate
OPEX : Dana yang dialokasikan untuk Non-Proyek
PM : Plant Maintenance
PN : Perusahaan Negara
PO : Purchase Order
PR : Purchase Requisition
PS : Project System
PSC : Modul Persediaan Suku Cadang
RKAP : Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RKS : Rencana Kerja dan Syarat
RUPS : Rapat Umum Pemegang Saham
SAP FI : SAP Finance
SMILE : System Management Information & Logistic Enhancement
xiii
Universitas Kristen Maranatha
SP : Surat Pesanan
SPH : Surat Penawaran Harga
SUC : Supply Center
TCODE : Transaction Code TECO : Technically Complete Waspang : Pengawas Lapangan
1
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan
pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian.
Latar Belakang Masalah
Suatu perusahaan yang mulai berkembang dan besar tidak hanya
berfokus pada hal keuntungan dan pendapatan saja. Selain hal tersebut, ada
yang lebih penting yaitu aset perusahaan, dapat disimpulkan aset
merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Perusahaan
merupakan harta perusahaan itu sendiri. Seringkali hal ini sedikit diabaikan
padahal apabila aset perusahaan tidak di tangani dengan baik maka
perusahaan akan mengalami kerugian yang tidak sedikit.
Tentunya aset yang dimiliki perusahaan sangat banyak dan beragam.
Proses pengelolaan aset yang baik diperlukan perusahaan supaya dapat
mengetahui semua nilai aset yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu
perusahaan dapat mengetahui nilai aset di kantor pusat maupun di
kantor-kantor cabang.
Proses pencatatan aset yang baik dan tepat merupakan target utama
bagi setiap perusahaan yang sensitif terhadap monitoring setiap pergerakan
aset yang dimiliki. Setiap perusahaan pasti mengupayakan pencatatan aset
dapat di-monitor pergerakannya dengan baik. Pencatatan aset yang baik dan
benar dapat meningkatkan efisiensi waktu dan data validation. Tentunya
dibutuhkan suatu sistem yang dapat menangani proses pencatatan aset
tersebut.
Namun, sulitnya dalam membangun sistem dan proses bisnis yang baik
untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka perusahaan akan meningkatkan
jumlah resource (pekerja) untuk menangani titik-titik pekerjaan yang
dianggap masih lemah (kurang sempurna). Solusi dari permasalahan
tersebut dibutuhkan sistem yaitu Enterprise Asset Management (EAM)
2
Universitas Kristen Maranatha pengadaan, pemeliharaan sampai pengelolaan. Dengan menggunakan SAP
dapat mempercepat waktu pengelolaan data aset perusahaan, efisiensi,
efektivitas dan keakuratan data yang dihasilkan.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1,
maka rumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana implementasi Enterprise Asset Management sesuai dengan
SAP’s Best Practices?
2. Modul SAP apa saja yang digunakan dalam implementasi Enterprise
Asset Management?
3. Bagaimana integrasi antar modul dalam melakukan proses “end-to-end”
pembentukan aset?
4. Bagaimana persepsi pengguna terhadap benefit implementasi
Enterprise Asset Management dalam hal efektivitas, efisiensi dan
kepuasan user?
Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka tujuan dari
tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Menjelaskan pengimplementasian Enterprise Asset Management yang
baik dan benar berdasarkan SAP’s Best Practices.
2. Menjelaskan modul SAP yang digunakan dalam pengimplementasian
Enterprise Asset Management.
3. Menjelaskan integrasi antar modul dalam melakukan proses “
end-to-end” pembentukan aset.
4. Menjelaskan persepsi user terhadap benefit implementasi Enterprise
Asset Management dalam hal efektivitas, efisiensi dan kepuasan yang
3
Ruang Lingkup Kajian
Adapun ruang lingkup dalam laporan tugas akhir ini adalah sebagai
berikut:
1. Implementasi Enterprise Asset Management pada studi kasus PT. X.
2. Modul Project System pada studi kasus PT. X.
3. Modul Material Management pada studi kasus PT. X.
4. Modul Plant Maintenance pada studi kasus PT. X.
5. Modul Asset Management pada studi kasus PT. X.
Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam menyelesaikan laporan tugas akhir
ini, antara lain:
1. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk memahami dan mempelajari teori-teori
yang digunakan dalam proyek PT. X.
2. Metode Wawancara dan Observasi
Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari proses bisnis
pada PT. X.
a. Wawancara (Interview)
Wawancara adalah suatu model pengumpulan data dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara
langsung kepada pembimbing lapangan.
b. Observasi
Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu
metode pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif.
Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan
yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan
dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan
4
Universitas Kristen Maranatha 3. Metode Survey
Metode survey merupakan penelitian yang mengambil sampel dari satu
kelompok dan menggunakan kuesioner sebagai alat pengumpul data
yang pokok. Survey ini ditujukan kepada user Enterprise Asset
Management pada PT. X untuk mengetahui benefit dalam hal
efektivitas, efisiensi dan kepuasan terhadap kinerja sistem.
Sistematika Penyajian
Sistematika penulisan dalam laporan tugas akhir adalah sebagai
berikut:
BAB I PENDAHULUAN
membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data dan
asumsi dan sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
membahas mengenai dasar-dasar teori yang digunakan dalam
implementasi Enterprise Asset Management.
BAB III ANALISIS SISTEM
membahas mengenai analisis dan evaluasi PT. X selama tugas
akhir.
BAB IV HASIL EVALUASI PENGGUNA
membahas mengenai hasil kuesioner yang ditujukan kepada
pemakai sistem SAP Enterprise Asset Management.
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
membahas mengenai simpulan dan saran yang dihasilkan melalui
98
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini membahas mengenai simpulan dan saran.
Simpulan
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisis tugas akhir “Implementasi
Enterprise Asset Management Dengan Menggunakan SAP Pada PT. X”,
berikut simpulan yang dapat diambil:
1. Modul Enterprise Asset Management terdiri sub modul yang
mendukungnya. Sub modul yang dimaksud yaitu Project System,
Material Management, Plant Maintenance dan Asset Management.
Modul Project System menanangani project initiation sampai pengajuan
pengadaan barang / jasa untuk proyek dan non-proyek, Modul Material
Management menangani pengadaan barang atau jasa sampai
penerimaan dari pengadaan barang atau jasa untuk proyek dan
non-proyek, Modul Plant Maintenance menangani pembuatan data historis
technical object untuk perpindahan dan penggantian equipment dan
pembuatan maintenance order untuk corrective maintenance modul /
aktifitas perbaikan, sedangkan modul Asset Management menangani
capitalized asset sampai depresiasi.
2. Untuk melakukan proses dari perencanaan, pengadaan, pemeliharaan
sampai pengelolaan aset membutuhkan sistem SAP Enterprise Asset
Management yang memiliki sub modul yaitu Project System, Material
Management, Plant Maintenance dan Asset Management.
3. Modul Enterprise Asset Management yang memiliki sub modul yaitu
Project System, Material Management, Plant Maintenance dan Asset
Management saling terkait dan terhubung. Tiap sub modul saling
menopang dengan modul lainnya. Begitu pula dengan informasi yang
dibutuhkan, sehingga memungkinkan tiap modul untuk saling bertukar
99
Universitas Kristen Maranatha 4. Berdasarkan hasil kuesioner yang dilakukan terhadap user SAP
Enterprise Asset Management pada PT. X mengenai efektivitas,
efisiensi dan kepuasan terhadap kinerja sistem. Nilai rata-rata
mengenai efektivitas sebanyak 4.28, mengenai efisiensi sebanyak 4.36,
sedangkan mengenai kepuasan sebanyak 4.26 dari nilai maksimal
rata-rata yaitu 5.00. Dari nilai rata-rata-rata-rata tersebut dapat dikatakan bahwa
benefit dari implementasi SAP Enterprise Asset Management dirasa
berdampak sangat baik bagi user.
Saran
Selama melaksanakan tugas akhir dan menyusun laporan serta
ditunjang pengamatan dan pengalaman yang didapat dari informasi serta
data-data yang diperoleh, berikut beberapa saran dalam tugas akhir antara
lain:
1. Proses perencanaan, pengadaan, pemeliharaan sampai pengelolaan
harus diperhatikan dan disesuaikan dengan data dan informasi yang
jelas agar mudah dalam proses identifikasi.
2. Tiap proses dalam modul Project System, Material Management, Plant
Maintenance dan Asset Maintenance saling terkait. Jadi tiap proses dan
dokumen yang dibuat harus dilakukan secara berurut agar tidak terjadi
kesalahan sistem yang mengakibatkan data dan informasi menjadi
tidak akurat dan tidak lengkap.
3. Dalam hal efektivitas terhadap kinerja sistem terdapat rata-rata
terendah yaitu "SAP Enterprise Asset Mangement menghasilkan
kelengkapan informasi yang dibutuhkan". Hal yang perlu diperhatikan
yaitu sebelum mem-posting data-data yang telah diisi oleh user, user
harus me-review terlebih dahulu apakah data yang diperlukan sistem
sudah lengkap atau belum, sehingga sistem dapat menghasilkan
informasi yang lengkap bagi user.
4. Dalam hal efisiensi terhadap kinerja sistem terdapat rata-rata terendah
100
dalam pembuatan pelaporan dan pembukuan". Hal yang perlu
dilakukan yaitu pada proses penginputan data, user harus teliti dalam
memasukkan data-data yang dibutuhkan oleh sistem, sehingga dalam
pembuatan laporan dan pembukuan dapat menghasilkan informasi
yang benar.
5. Dalam hal kepuasan terhadap kinerja sistem terdapat rata-rata
terendah yaitu "Kemudahan dalam mengakses dan mengoperasikan
sistem". Hal yang diperlukan yaitu pemahaman yang lebih untuk user,
supaya user lebih mempelajari dan memahami user manual
(deliverable) serta penjelasan dari proses tiap-tiap modul, sehingga
kemudahan dalam mengakses benar-benar dapat dirasakan oleh user.
6. Saran untuk penelitian selanjutnya adalah analisis laporan pendukung
yang dibutuhkan dan dokumen apa saja yang terbentuk pada SAP
101
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, S. (2006). Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:
PT. Rineka Cipta.
CFI. (2012). Enterprise Asset Management. Retrieved September 12, 2012,
from
http://www.gocfi.com/products-technology/enterprise-asset-management/
Dhewanto, W., & Falahah. (2007). ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi
dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika.
Franz, M. (2008). SAP AG. Retrieved September 10, 2012, from SAP Project
System Overview:
http://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/508b
a6c1-95eb-2b10-569b-cdcec623b484?QuickLink=index&overridelayout=true
Hartono, M. (2004). 7 Langkah Mudah Membangun Sistem Informasi ERP.
Jakarta: PT. Elex Media Komputerindo.
Hasan, I. (2006). Analisis Data Penelitian dengan Statistik. Jakarta: Bumi
Aksara.
Hernandez, J. A., Keogh, J., & Martinez, F. F. (2006). SAP R/3 Handbook
(3rd ed.). California: McGraw-Hill.
Infor. (2012). Enterprise Asset Management. Retrieved September 12, 2012,
from http://www.infor.com/product_summary/eam/enterpriseedition/
Klee Associates. (2011). SAP Project System Modul. Retrieved September
10, 2012, from Erptips:
http://www.erptips.com/Learn-SAP/SAP-Module-Overviews/Project-System-PS.html
Kurniawaty, D. D., & Yulia, S. R. (2009). Pengaruh Implementasi Enterprise
Resource Planning (ERP) Terhadap Kualitas Informasi Akuntansi
Pada PT. PLN. Jurnal Riset Akuntansi.
Nazir, M. (2005). Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.
102
SAP AG. (2001). SAP AG. Retrieved September 16, 2012, from Asset
Accounting (FI-AA):
http://help.sap.com/printdocu/core/Print46c/en/data/pdf/FIAA/FIAA.pdf
SAP AG. (2001). SAP AG. Retrieved September 20, 2012, from Project
System (PS):
http://help.sap.com/printdocu/core/Print46c/en/data/pdf/PS/PS.pdf
SAP AG. (2006). AC010 - Business Processes in Financial Accounting.
Waldorf: SAP AG.
SAP AG. (2006). PLM200 - Business Processes in Project Management.
Waldorf: SAP AG.
SAP AG. (2006). SAP01 - Fundamentals. Waldorf: SAP AG.
SAP AG. (2008). SAP Solution Brief: SAP Service and Asset Management.
Retrieved September 23, 2012, from SAP Monsoon Academy:
http://sap.monsoonacademy.com/documents/Enterprise%20asset%20
mgmt_PM%20academy.pdf
SAP AG. (2012). SAP AG. Retrieved September 18, 2012, from SAP Library
- Plant Maintenance (PM):
http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/b0/df293581dc1f79e
10000009b38f889/frameset.htm
Sekaran, U. (2006). Metode Penelitian Untuk Bisnis 1. (4th Ed). Jakarta:
Salemba Empat.
Sugiyono. (2006). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D.
Bandung: Alfabeta.
