vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Manajemen aset adalah pengelolaan aset baik berwujud maupun tidak berwujud yang memiliki nilai ekonomis. PT Telkom menilai perlunya manajemen aset yang dimulai dari perencanaan kebutuhan pembelian aset sampai aset retirement. Selain itu khususnya dibutuhkan sistem untuk membedakan dan menghitung umur aset di Telkom. Penelitian ini berfokus pada manajemen aset dimulai dari perencanaan hingga akuisisi aset, optimalisasi dan manajemen pengolahan aset, integrasi asset management/ plant maintenance, mekanisme pembentukan aset, mekanisme pengolahan aset, pergerakan aset, dan disposal aset. Dalam penyusunan laporan penelitian ini, sumber data yang diperoleh berasal dari hasil wawancara, observasi, dokumen TEAMs (Telkom Enterprise Asset Management System), serta hasil observasi saat magang pada proyek TEAMs. Hasil penelitian ini berdasarkan pada analisis perbandingan pra asset management dengan pasca asset management pada solusi SAP.
ABSTRACT
Asset Management is managing the tangible and intangible assets with economic values. PT Telkom judged the importance of asset management which began from the need identification until asset retirement. At PT Telkom, it is important to distinguish and compute the assets economic years starting from planning of the requirement purchase until the retirement of the asset. On the other hand, company needs the system to distinguish and calculate the useful life of the assets. This report will focus on the asset management from planning until acquisition, asset optimalization and processing management, asset management/ plant maintenance integration, asset formation mechanism, asset processing mechanism, assets movement, and assets disposal. The data were collected from interviews, and observations during an internship at PT. Telkom. This report is based on comparative analysis the pre- and post- implementation of the SAP asset management solutions.
viii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
DAFTAR SINGKATAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan pembahasan ... 3
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 4
1.5 Sumber Data ... 4
1.6 Sistematika Penyajian ... 5
BAB II KAJIAN TEORI ... 7
2.1 Pengertian FAR (Fixed Asset Register) ... 7
2.2 Penjelasan Struktur Organisasi dalam SAP ... 10
2.3 Pengertian Master Data... 11
2.4 SAP Asset Management Master Data ... 11
2.4.1 Pengertian Aset ... 13
2.4.2 Pengertian Manajemen Aset ... 13
2.5 Overview Asset ... 17
2.5.1 Asset Number ... 18
2.5.2 Main Number Asset ... 18
2.5.3 Sub Number Asset ... 19
2.5.4 Settlement ... 19
2.5.5 Kapitalisasi Aset ... 20
2.5.6 Retirement ... 21
2.6 Functional Location ... 21
2.7 Equipment ... 23
2.7.1 Equipment Status ... 26
2.8 Konsep Depresiasi ... 27
2.8.1 Menutup Fiscal Year ... 30
2.8.2 Merubah Fiscal Year ... 31
BAB III ANALISIS ... 33
3.1 Konsep Proyek TEAMs ... 33
3.2 Optimalisasi Aset TEAMs ... 35
3.3 Strategi Manajemen Aset ... 40
3.4 Integrasi AM / PM ... 44
3.5 Mekanisme Kapitalisasi Aset ... 46
3.5.1 Proses Settlement ... 48
3.5.2 Kapitalisasi Asset dan Proporsional Nilai ... 52
3.6 Mekanisme Pengolahan Aset (Asset Maintenance) ... 53
3.6.2 Breakdown Maintenance for TechnicalObject ... 55
3.7 Movement / Mutasi Process TEAMs ... 57
3.7.1 Proses Pembuatan Data Historis Technical Object Untuk Perpindahan dan Pergantian Equipment ... 65
3.8 Aset Retirement ... 68
3.8.1Proses Penghapusan Aset dengan Asset Write Off/Scrapping ... 69
3.8.2 Proses Penghapusan Aset dengan Menjual Aset ... 71
3.9Proses Depresiasi ... 73
3.9.1 Metode Perhitungan Depresiasi ... 74
3.10 Mekanisme Analisis Pra dan Pasca... 76
BAB IV HASIL TERCAPAI ... 77
4.1 Hasil Capture Pembentukan Aset ... 77
4.2 Hasil Capture Integrasi AM/PM ... 80
4.2.1 Equipment ... 80
4.2.2 Functional Location ... 82
4.2.3 Work Order ... 84
4.3 Hasil Capture Mutasi Asset ... 84
4.4 Hasil CaptureRetirement Asset ... 93
4.5 Analisis Perbandingan Pra SAP Asset Management Dengan Pasca Asset Management ... 95
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 100
5.1 Simpulan ... 100
5.2 Saran ... 102
x
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Permasalahan Catatan Aset Tetap Telkom ... 1
Gambar 2 Struktur Organisasi SAP ... 10
Gambar 3 Kode Functional Location dan Equipment ... 23
Gambar 4 Informasi Serial Number dalam SAP ... 25
Gambar 5 Status Equipment ... 26
Gambar 6 Asuransi Asset ... 27
Gambar 7 Proses Penutupan Fiscal Year ... 30
Gambar 8 Proses Perubahan FiscalYear ... 31
Gambar 9 Arsitektur TEAMs ... 36
Gambar 10 Korelasi Informasi TEAMs ... 37
Gambar 11 Tahapan Implementasi TEAMs ... 40
Gambar 12 Proses Men-CreateAsset Master Data ... 43
Gambar 13 Proses ProjectSettlement ... 49
Gambar 14 Kapitalisasi Aset dan Proporsional Akuisisi Equipment ... 52
Gambar 15 Proses AssetMovement (2011) ... 58
Gambar 16 ProjectOverhaul ... 59
Gambar 17 MovementProcess–From MSC to User ... 59
Gambar 18 Movement Process– Perpindahan dalam satu Cost Center yang sama .. 60
Gambar 19 Movement Process– Perpindahan dalam Business Area yang sama ... 60
Gambar 20 Movement Process– Perpindahan antar Business Area yang berbeda ... 61
Gambar 21 Maintenance Cost ... 61
Gambar 22 Internal Activity Cost ... 62
Gambar 23 Display Work Center ... 63
Gambar 24 Change Activity Type / Price Planning ... 64
Gambar 25 Maintain Activity Price ... 64
Gambar 26 Proses Pembuatan Data Historis Technical Object Untuk Perpindahan dan Pergantian Equipment ... 65
Gambar 27 Perpindahan Equipment (mutasi) ... 67
Gambar 28 Proses Penghapusan Aset dengan Asset Write-Off/Scrapping ... 69
Gambar 29 Proses Penghapusan Aset dengan Menjual Aset ... 71
DAFTAR TABEL
Tabel I Contoh Penomoran Equipment ... 24
Tabel II Contoh Serial Number ... 25
Tabel III Definisi-Definisi Depresiasi... 28
Tabel IV kebutuhan dan solusi SAP PM/ AM ... 45
Tabel V Scenario Testing New Construction ... 47
Tabel VI Kebutuhan Historis Pergerakan Technical Object ... 54
Tabel VII Kebutuhan Bisnis Corrective Maintenance For Technical Object ... 56
Tabel VIII Scenario Testing Movement ... 85
xii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A ... A.1 HASIL CAPTURE PEMBENTUKAN ASET ... A.1 Download MIGO & Create Asset Equipment ... A.1 Settlement dari Networkto WBS Element ... A.3 Settlement dari WBS Element ke AUC ... A.4 Distribution Rule ... A.5 Settlement to AUC From Fix Asset ... A.7 Hasil Capture Integrasi AM/PM ... A.8 Display Functional Location... A.11 Work Order ... A.14 Create Movement by Template (Berbeda CostCenter) ... A.15 Create Movement by Template ( Berbeda BusinessArea) ... A.16 Create Movement by Template (Overhaul) ... A.17 Create Movement by Template / MSC ke User ... A.18 CreateMovement by Template / Maintenance Cost ... A.19 Create Movement by Template (Retirement) ... A.19 LAMPIRAN B ... B.1
DAFTAR SINGKATAN
AA
Asset Accounting
AM
Asset Management
AMU
Asset Management Unit
AuC
Asset under Construction
BAST
Berita Acara Serah Terima
BOM
Bill Of Material
BOQ
Bill Of Quantity
CAPEX
Capital Expenditure
CLEI
Common Language Equipment Identifier
DLFL
Deletion Flag
ERP
Enterprise Resource Planning
FAR
Fixed Asset Register
FXA
Fixed Asset Acquisition
GAAP
Generally Accepted Accounting Principles
GL
General Ledger
GR
Good Receipt
GRAN
Vendor Guarantee
IFRS
International
Financial Reporting Standards
INAC
Inactive
MM
Materials Management
MSC
Maintenance Service Center
NBV
Net Book Value
PM
Plant Maintenance
PO
Purchase Order
PR
Purchase Requisition
PS IM
Project System Investment Management
PSC
Pembelian Suku Cadang
xiv
Universitas Kristen Maranatha
RKAP
Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
RUPS
Rapat Umum Pemegang Saham
SAP
System Application and Product in data processing
SISKA
Sistem Informasi Kastamer
SOP
Standard
Operating Procedure
TEAMs
Telkom Enterprise Asset Management System
TeNOSS
Telkom National Operation Support System
TIME
Telecommunication, Information, Media &
Edutainment
TOR
Term Of Reference
1
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan uraian dari rumusan masalah yang dikemukan dalam bab
pendahuluan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Berdasarkan analisis perbandingan kondisi pengelolaan aset antara pra-
dan pasca- implementasi SAP
Asset Management Solutions
, dapat
dirincikan sebagai berikut:
a. Data dan info
asset
dari proses
planning
hingga tahap akuisisi pada
PT Telkom sebelum implementasi SAP
Asset Management
, yaitu:
i.
Asset class
setelah terjadi pembelian perangkat/ modul
menyulitkan pihak AMU menentukan
asset class
.
ii.
Data modul yang di garansi oleh vendor.
iii.
Jumlah dan lokasi perangkat/ modul.
iv.
Tidak sinkronisasinya data
asset
dengan data
equipment
pada
saat proses pembuatan dan penghapusan
asset
.
Kondisi setelah implementasi SAP
Asset Management
:
i.
Memastikan bahwa setiap
asset
mendapatkan kode identifikasi
berserta atributnya secara akurat dan konsisten dalam
pencatatan sistem lain yang terintegrasi.
ii.
Pemantauan pada modul yang di garansi oleh
vendor
maupun
pihak asuransi.
iii.
Informasi jumlah dan lokasi modul untuk keperluan analisis
pengadaan dan keperluan
service
dari MSC.
iv.
Perangkat/modul yang menjadi
asset
sudah diketahui
class
-nya
pada saat pembelian.
2
Universitas Kristen Maranatha
c. Keterhubungan
Asset Management
dengan
Plant Maintenance
dalam pendetilan aset sebelum implementasi SAP adalah
pembuatan
serial number
pada perangkat masih dilakukan dengan
cara manual dengan men-
generate
nomor seri tersebut. Sehingga
dilakukan implementasi SAP adalah untuk mendaftar
equipment,
functional location, serial number,
serta hubungannya dengan
asset
management
dengan menggunakan utiltas yang akan membaca PO
yang sudah mengandung
Bill of Quantity
yang akan men-
generate
serial
number
dengan otomatis.
d. Mekanisme pendataaan aset baru dari awal
planning
hingga
settlement
dikarenakan pembuatan kartu aset masih dilakukan
dengan
manual key-in
. Oleh karena itu untuk menghindari kesulitan
dalam
create asset number
pada saat
settlement
kartu asset
di-upload
berdasarkan
template
yang ada dengan memasukan nomor
GR.
e. Mekanisme
maintenance asset
dari proses
install
sampai
dismantle
sebelum implementasi SAP adalah data historis pada perubahan
aset sulit dilacak. Oleh karena itu untuk melacak data historis
dilakukan dengan menggunakan
historical
log
pada
menu
equipment
dan pada
menu install
dan
dismantle
setelah implementasi SAP.
f. Pengelolaan mutasi aset dalam pergerakan aset masih dilakukan
dengan
key-in
. Untuk mengetahui pergerakan aset dilakukan
mekanisme
upload
berita acara dengan menggunakan sistem status,
user status
juga
location
pada
equipment
dengan
serial number
master data
.
Background
proses untuk
install
dan
dismantle
transaction
yang dieksekusi dengan sistem akan memberikan data
transaksi perpindahan modul yang akan di-
upload
ke sistem SAP.
g.
Disposal asset
(
retirement asset
) pada pra implementasi SAP, yaitu:
i.
Setiap ada perpindahan lokasi, AMU harus melakukan
3
ii.
Kesulitan menelusuri akuisisi aset tersebut berasal dari WBS
yang mana.
Pasca implementasi SAP, yaitu:
i.
Jika ada kebutuhan perpindahan lokasi akan di-
maintain
di
modul PM dan Aset hanya merubah
master asset
-nya saja.
ii.
Pembuatan
custom
report
yang
memudahkan
dalam
menelusuri aset.
5.2 Saran
Berdasarkan pada hasil analisis dan simpulan diatas, ada beberapa saran
yang dapat dikembangkan dalam penelitian yaitu:
1. Pencatatan aset yang lebih detail dan konsisten, agar tidak terjadi
kesulitan ketika akan dilakukan perpindahan atau penghapusan pada
aset-aset tersebut.
103
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Hadisenjaya. H, Priandito. J, Adrianneu. L., & Sugiarto. H. (2010).
Proses-Proses Akuisisi/Konstruksi dan Deploy (Versi 4). Jakarta: Metrasys
Karamah, E. F. (2009). Depresiasi. Retrieved September 27, 2012, from
http://staff.ui.ac.id/internal/132161170/material/ekotek_
depresiasi.pdf
Hanafi, M & Halim. A. (2003). Analisis Laporan Keuangan. (2nd ed.) .
Yogyakarta: UPP AMP YKPN.
Metrasys. (2011). Create Asset Project Type : New Construction.
Jakarta:Telkom Indonesia
Nasution, M. P. (2001). Kapitalisasi asset. Jakarta
Ortiz, J.C., Hayes, J.R, & Kalra, L. (2011). Fixed Asset Register (FAR)
Attributes. Jakarta: Telcordia
Sahputra, A. (2011). SOP Movement. Jakarta: Metrasys
SAP Help Portal.(n.d). Corporate Struktur. Retrieved February 23, 2013, from
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/en/dd/af9fec708b
11d194da00a0c930e0da/frameset.htm
SAP. (2006). Fundamental. Germany
SunFish ERP. (2010). Feature Overview : Asset Management. Retrieved
September 27, 2012, from
http://www.dataon.com/id/article/article1187.htm
Sudianto, Adrianneu. L, Hadisenjaya. H. (2010). Pembuatan Data Plant
Maintenance Technical Object, Asset Master Data, dan Material Master
Data (Versi 1). Jakarta: Metrasys
Sudianto, & Adrianneu. L. (2010). Used/Maintain/Utilize/Repair (Versi 4).
Jakarta: Metrasys
Telkom. (2010). Term Of Reference. Jakarta
Telkom Indonesia. (n.d). TEAMS Plant Maintenance User Guide. Jakarta:PT
Multimedia Nusantara
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (Telkom) merupakan salah satu penyedia
jasa telekomunikasi utama di Indonesia dengan jumlah aset, termasuk Aset
Tetap yang sangat besar. Telkom menilai bahwa kondisi manajemen Aset
Tetap saat ini belum memadai. Sistem pencatatan Aset Tetap Telkom yang
ada saat ini juga belum sepenuhnya dapat menunjang pelaksanaan dan
revisi Aset Tetap sesuai FAR
tentang “Aset Tetap” yang telah diterapkan
oleh Telkom.
Selain ada beberapa permasalahan dalam pencatatan Aset Tetap Telkom
antara lain seperti ditujukan oleh ilustrasi Gambar 1.
Telkom memandang perlu adanya manajemen aset yang dimulai dari
perencanaan kebutuhan pembelian aset dan untuk membedakan dan
menghitung
useful life
masing-masing pada aset di Telkom. Manajemen aset
lebih memadai di setiap proses mulai dari
overview Asset,
optimalisasi aset
TEAMs, strategi manajemen aset, integrasi
Asset Management
dengan
Plant
Management,
mekanisme pembentukan aset, mekanisme pengelolaan aset,
mutasi pergerakan aset, dan penghapusan
Asset Number
yang tidak
digunakan.
Untuk mencapai hal tersebut dan seiring dengan berubahnya bisnis Telkom
menjadi TIME (
Telecommunication, Information, Media & Edutainment
) maka
Telkom berinisiatif untuk mengimplementasikan suatu sistem manajemen
Aset Tetap yang lengkap dan terintegrasi atau disebut
Telkom Enterprise
Asset Management System
(TEAMs).
TEAMs (
Telkom Enterprise Asset Management System
) adalah suatu sistem
manajemen tetap yang terintegrasi mulai dari proses perencanaan
pembelian aset sampai
Retirement
(pemberhentian)
aset
. TEAMs terbentuk
pada tahun 2010 untuk membantu memecahkan solusi yang dimiliki oleh PT
Telkom mengenai pencatatan aset tetap. Saat ini PT Telkom ingin
menerapkan sistem pencatatan aset secara lebih terperinci dengan
menggunakan SAP untuk menunjang operasional dalam PT Telkom
Indonesia dikarenakan untuk mengakomodir pergerakan aset, pembuatan
3
Universitas Kristen Maranatha
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang pada proyek TEAMs maka rumusan masalah
adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana perbandingan kondisi pengelolaan aset antara pra- dan
pasca- implementasi SAP
Asset Management Solutions
, terhadap:
a. data dan info aset dari proses
planning
hingga tahap akusisi,
b. manajemen pengolahan aset untuk membandingkan kondisi
existing
dengan kondisi
to be
,
c. keterhubungan
Asset Management
dengan
Plant Maintenance
dalam pendetilan aset,
d. mekanisme pendataan asset baru dari
asset creation
hingga tahap
akusisi,
e. mekanisme
maintenance asset
dalam perubahan aset,
f. pengelolaan mutasi aset dalam pergerakan aset, dan
g.
disposal asset
dari proses pembongkaran aset?
1.3 Tujuan pembahasan
Tujuan analisis manajemen aset pada proyek TEAMs adalah sebagai
berikut:
1. Mengetahui perbandingan kondisi pengelolaan aset antara pra- dan
pasca- implementasi SAP
Asset Management Solutions
, terhadap:
a. Data dan info aset: mengurai dan mengidentifikasi dari proses
planning
hingga tahap akusisi,
b. Manajemen pengolahan aset: menganalisis dan membandingkan
kondisi
existing
dan kondisi
to be
,
c. Keterhubungan
Asset Management
dan
Plant
Maintenance
:
menganalisis dan mengurai hal yang mendasari integrasi AM/PM
dalam pendetilan aset,
e. Mekanisme
maintenance asset
: menjelaskan dan menganalisis
perubahan aset,
f. pengelolaan mutasi aset: menjelaskan dan menganalisis pergerakan
aset, dan
g.
disposal asset
: menganalisis pembongkaran aset.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang lingkup dalam laporan Tugas Akhir ini adalah mencakup implementasi
TEAMs dengan fokus pada pembenahan master data aset perusahan yang
meliputi:
1.
Overview
Asset
dari proses planning hingga tahap akuisisi berdasarkan
skenario
TEAMs.
2. Desain optimalisasi pengolahan aset dengan membandingkan kondisi
existing
dan kondisi
to be
yang dibentuk TEAMs
.
3. Manajemen pengolahan aset berdasarkan skenario TEAMs untuk
menghasilkan data dan informasi aset yang lebih terperinci..
4. Integrasi
Asset Management / Plant Maintenance
dalam mengakomodir
pembentukan
Equipment
sebagai rincian material (perangkat) dalam
suatu kartu aset tertentu.
5. Mekanisme pembentukan aset yang dimulai dari tahap
Asset creation
,
assign
Equipment
, sampai tahap
settlement /akuisisi
.
6. Mekanisme pengolahan aset /
maintenance Asset
yang membahas
proses perbaikan aset mulai tahap
dismantle
sampai
installed.
7.
Movement
/ mutasi yang membahas pergerakan aset.
8.
Retirement Asset
dengan dijual dan
scrapping
.
1.5 Sumber Data
5
Universitas Kristen Maranatha
Sumber data lain diantaranya seperti wawancara, observasi, studi pustaka,
Internet, dan magang pada proyek TEAMs selama masa kerja.
Data utama dalam penelitian ini ialah hasil eksperimen atau uji coba, yaitu
data diperoleh dari percobaan, eksperimen, tes, atau uji coba yang bersistem
dan berencana dalam pembuktian kebenaran dan kevalidan suatu konsep,
gejala, atau sistem. Data yang lain ialah hasil wawancara, yaitu data yang
diperoleh dengan cara mengumpulkan bahan atau informasi dengan
menanyakan langsung kepada seorang informan, para ahli/pakar, atau orang
yang berwewenang.
Selain itu penulis menggunakan metode studi pustaka untuk menambah
informasi yang diperlukan dalam menyusun kajian teori dengan cara mencari
informasi mengenai sistem operasi prosedur baik di internet maupun di buku
pengetahuan.
1.6 Sistematika Penyajian
Dalam pembahasan dan pemahaman berikut ini akan dibagi menjadi 5 bab,
yaitu:
BAB I
PENDAHULUAN
Membahas pendahuluan yang terdiri dari latar belakang
masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, ruang
lingkup kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.
BAB II
KAJIAN TEORI
Membahas dasar teori-teori yang digunakan sebagai
pedoman dalam menyusun Tugas Akhir.
BAB III
ANALISIS
Membahas mengenai
overview asset
dari proses
planning
BAB IV
HASIL TERCAPAI
Membahas
mengenai
hasil
pengimplementasian
manajemen aset dan mekanisme Analisis Pra dan Pasca
implementasi dalam SAP
Asset Management
.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
