• Tidak ada hasil yang ditemukan

Analisis Pengadaan Asset pada Proyek Telkom Enterprise Asset Management System (TEAMs).

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "Analisis Pengadaan Asset pada Proyek Telkom Enterprise Asset Management System (TEAMs)."

Copied!
16
0
0

Teks penuh

(1)

i

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Setiap perusahaan membutuhkan

asset dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya. Sebelum sebuah material menjadi sebuah

asset, terjadi proses

pengadaan

asset. Untuk dapat mengatur

asset dengan baik, semua proses

harus berjalan dengan baik, termasuk proses pengadaan asset. Oleh karena itu,

dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendukung proses pengadaan asset dan

terintegrasi dengan setiap proses yang dilakukan sebelumnya ataupun

sesudahnya. Pengimplementasian TEAMs ditujukan untuk mendapatkan

sebuah sistem yang lebih efektif dan lebih efisien dalam melakukan pengadaan

asset melalui modul Material Management. Sumber data yang digunakan dalam

penelitian ini adalah dokumen dari TEAMs, buku

buku, dan jurnal yang

membahas akan pengadaan

asset. Metode penelitian yang digunakan adalah

menyebarkan kuesioner, melakukan wawancara dan

study kepustakaan. Dari

hasil analisis didapatkan bahwa pengimplementasian SAP EAM, khususnya

modul Material Management, lebih efektif dan efisien. Salah satunya dalam hal

estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan input

line item dalam jumlah

besar (contoh : ratusan

line item) terdapat pengurangan waktu yang lumayan

besar, yaitu dari 8 jam (sistem lama) menjadi 2 jam (sistem baru).

(2)

ii

Universitas Kristen Maranatha

Every company needs assets in operating their operational activity. Before a

material becomes an asset, there is a process called asset procurement. To

manage an asset well, every process has to run well, including asset

procurement. Therefore, it needs a system which can support asset

procurement and integrated with all process wether before or after.

Implementation of TEAMs determines for getting a system which is more

effective and more efficient to do asset procurement through the Material

Managemnt modul. The sources of the datum in this analisys are from TEAMs'

document, books, and journal. This analisys used a questioner, an interview,

and find the bibliography. The result from the analisys is implemation of SAP

EAM, specificly Material Management modul, more effective and efficient. One

of them is the time estimate to do input line item in large range (example:

hundred of line item) there is decreaseing time from 8 hours (old system)

becomes 2 hours (new system).

(3)

iii

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

PRAKATA ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR ISTILAH ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1Latar Belakang Masalah ... 1

1.2Rumusan Masalah ... 2

1.3Tujuan Pembahasan ... 2

1.4Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5Sumber Data ... 3

1.6Sistematika Penyajian ... 4

BAB II KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Konsep Dasar Asset ... 5

2.2 Konsep Dasar SAP ... 6

2.2.1 SAP Organization Level ... 7

2.2.1.1 Client ... 7

2.2.1.2 Company code ... 7

2.2.1.3 Plant ... 8

2.2.1.4 Storage Location ... 8

2.2.1.5 Purchasing Organization ... 9

2.2.1.6 Purchasing Group ... 9

2.2.2 Modul-Modul dalam SAP System ... 9

2.2.2.1 Modul Project System ... 9

2.2.2.2 Modul Fund Management ... 10

2.2.2.3 Modul Asset Management ... 10

2.2.2.4 Modul Plant Maintenance ... 10

2.2.2.5 Modul Material Management ... 10

(4)

Universitas Kristen Maranatha

3.1Telkom Enterprise Asset Management (TEAMs) ... 15

3.2 Alur Proses Pengadaan Asset ... 16

3.2.1 Alur Proses Pengadaan Asset secara Fungsional ... 16

3.2.2 Alur Pengadaan Asset pada Modul Material Management ... 23

3.2.2.1 CreatePurchase Requisition ... 23

3.2.2.2 Upload Rincian Harga atau Komponen ... 24

3.2.2.3 Release purchase requisition ... 24

3.2.2.4 CreatePurchase Order ... 24

3.2.2.5 Change Rincian Harga atau Komponen... 24

3.2.2.6 CreateSerial Number ... 25

3.2.2.7 Release Purchase Order ... 25

3.2.2.8 Good Reciept (MIGO) ... 26

3.3 Template MACRO Excel ... 26

3.4 Integrasi Modul Material Management dan Plan Maintenance... 27

3.5 Kuesioner ... 28

BAB IV HASIL KUESIONER ... 29

4.1Hasil Pengumpulan Kuesioner ... 29

3.2Evaluasi Efektivitas Terhadap Modul Material Enterprise Asset Management . 30 4.3Efisiensi Terhadap Modul Material Enterprise Asset Management ... 34

4.4Perbandingan Hasil Kuesioner ... 37

4.5Perbandingan Efisien Sistem Lama dengan Sistem Baru ... 38

4.6Komentar dan Saran Penguna Sistem... 40

4.7 Analisis Hasil Wawancara ... 41

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

5.1Kesimpulan ... 44

5.2 Saran ... 45

DAFTAR PUSTAKA ... 47

LAMPIRAN A SCREENSHOT SISTEM... A-1

A.I Create Purchase Requisition... A-1 A.2 Release Purchase Requisition ... A-2

A.3 Create Purchase Order ... A-4

A.4 Good Reciept ... A-7

LAMPIRAN B FLOWCHART ... B-1

(5)

v

Universitas Kristen Maranatha

LAMPIRAN D HASIL KUESIONER ... D-1
(6)

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Alur Proses TEAMs ... 15 Gambar 2 Tampilan isi Template Excel (After Procurement Template) ... 27 Gambar 3 Diagram Batang Nilai Rata – Rata Hasil Kuesioner Efektivitas terhadap

Modul Material Management SAP EAM ... 33 Gambar 4 Diagram Batang Nilai Rata – Rata Hasil Kuesioner ... 36 Gambar 5 Diagram Batang Perbandingan Efektivitas dan Efisiensi terhadap Modul

(7)

vii

DAFTAR TABEL

(8)

viii

DAFTAR ISTILAH

AM

: Asset Management

BAST

: Berita Acara Serah Terima

BOM

:

Bill of Material

BoQ

:

Bill of Quantity

DRM

:

Design Review Meeting

ERP

:

Enterprise Resource Planning

GR

:

Goods Receipt

HPS

:

Harga Perkiraan Sendiri

KHS

:

Kontrak Harga Satuan

ME51N

:

Transaction Code untuk Purchase Requisition

ME54N

:

Transaction Code untuk Release Purchase Requisition

ME21N

:

Transaction Code untuk Purchase Order

MIGO

:

Transaction Code untuk Goods Receipt

MM

:

Material Management

OE

:

Owner’s Estimate

PM

:

Plant Maintenance

PO

:

Purchase Order

PR

:

Purchase Requisition

PS

:

Project System

RFQ

:

Request for Quatation

RKS

:

Rencana Kerja dan Syarat

SP

:

Surat Pesanan

SPH

:

Surat Penawaran Harga

TCODE

:

Transaction Code

(9)

ix

(10)

Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab pendahuluan ini, akan dibahas latar belakang masalah,

rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data,

dan sistematika penyajian yang mendasari dari pembuatan laporan tugas

akhir ini.

1.1 Latar Belakang Masalah

Asset

merupakan salah satu isu terpenting dari perusahaan, karena

asset

merupakan bentuk penanaman modal dari sebuah perusahan. Bentuk

dari

asset

dapat berupa harta kekayaan atau jasa yang dimiliki oleh

perusahaan.

Asset

terbagi menjadi beberapa kategori, salah satunya adalah

asset

tetap perusahaan.

Asset

tetap merupakan

asset

fisik yang memiliki

waktu pemanfaatan lebih dari satu tahun, memiliki nilai, dan digunakan dalam

kegiatan operasional dan tidak dimaksudkan untuk dijual.

Asset

tetap yang

dimiliki perusahaan dapat berupa tanah, bangunan, mesin, teknologi, atau

kendaraan. Keberadaan dari

asset

tetap diharapkan dapat membantu dalam

memberikan sumbangan pendapatan bagi perusahaan di masa sekarang

maupun di masa mendatang. Oleh karena hal itu,

asset

harus dikelola

dengan benar dan baik agar tujuan dari

asset

tetap dapat terpenuhi.

Proyek TEAMs (

Telkom Enterprise Asset Management System

)

merupakan suatu sistem menejemen

asset

tetap yang terintegrasi dari mulai

proses

Plant, Acquire / Construct, Deploy, Use,

hingga

Asset Retirement

dengan menggunakan

platform

SAP. Tujuan dari proyek TEAMs adalah

mendapatkan solusi dari permasalahan yang ada dalam proses pencatatan

(11)

2

Universitas Kristen Maranatha

Plant Management

(PM),

Material Management

(MM), dan

Asset

Management

(AM).

Sebelum suatu benda menjadi

asset

tetap, perusahaan menjalankan

beberapa proses terlebih dahulu, salah satunya adalah proses pengadaan

asset

. Proses pengadaan

asset

menghasilkan pembelian barang yang

kemudian dikelola menjadi

asset

, jika proses pengadaan

asset

tidak di

menejemen dengan baik dapat mempengaruhi pengelolaan

asset

. Oleh

sebab itu, dilakukan analisis terhadap proses pengadaan

asset

supaya

menejemen

asset

perusahaan dapat terkendali dengan baik.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang terdapat pada modul

Material Management

(

MM) dalam

project

TEAMs, antara lain:

1. Bagaimanakah alur proses yang ada pada pengadaan

asset

?

2. Bagaimana integrasi yang terjadi antara modul

Material

Management

dengan

Plant Maintenance

dalam pengelolaan

asset

?

3. Bagaimana respon para penguna sistem akan modul

Material

Management

SAP

Enterprise Asset Management

terhadap

efektivitas dan

efisien

si kinerja sistem?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan yang ingin dicapai dalam analisis sistem pengadaan

asset

pada proyek

TEAMs, yaitu:

1. Menjelaskan alur proses yang terdapat pada pengadaan asset

secara fungsional dan pada modul

Material Management

SAP

Enterprise Asset Management

.

(12)

Universitas Kristen Maranatha

3. Menjabarkan respon dari pengguna sistem akan modul

Material

Management

SAP

Enterprise Asset Management

terhadap

efektivitas dan

efisien

si kinerja sistem.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Adapun ruang lingkup kajian dalam melakukan analisis pengadaan

asset

pada proyek

Telkom Enterprise Asset Management System

(TEAMs)

adalah sebagai berikut:

1. Penelitian dilakukan untuk memahami dan menganalisa proses bisnis

pengadaan

asset

yang terjadi pada proyek TEAMs.

2. Analisis dan penelitian berfokus kepada SAP modul

Material

Management

yang ada proyek TEAMs.

3. Integrasi modul

Material Management

dengan modul

Plant

Maintenance

.

4. Penelitian tidak memiliki tujuan untuk mengubah konsep dari aplikasi

yang ada, melainkan untuk memahami kinerja dan menganalisis

aplikasi SAP modul

Material Management

.

1.5 Sumber Data

Sumber data yang digunakan untuk menganalisis proses pengadaan

asset

pada proyek

TEAMs

adalah:

(1) Data Primer

Data primer dalam pembuatan tugas akhir adalah:

a. Data langsung yang dikumpulkan dari pihak TEAMs atau informasi

langsung dari pihak TEAMs.

b. Data hasil wawancara dan survey dengan menyebarkan kuesioner

yang dilakukan terhadap proyek TEAMs.

(2) Data Sekunder

Data sekunder atau penunjang ialah media internet, jurnal, e-book,

(13)

4

Universitas Kristen Maranatha

1.6 Sistematika Penyajian

Berikut ini adalah sistematika penyajian dalam penbuatan laporan

tugas akhir:

BAB I PENDAHULUAN

Membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan

pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian

laporan tugas akhir.

BAB II KAJIAN TEORI

Membahas mengenai teori teori yang akan digunakan sebagai

pedoman dalam menyusun laporan tugas akhir.

BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM

Membahas mengenai alur proses dan fase yang digunakan dalam

melakukan pengadaan

asset

dengan mengimplementasikan SAP

system

dan

mendefinisikan skenario procurement yang dimiliki TEAMs masalah yang

dihadapi pada proyek TEAMs dalam melakukan pengadaan

asset

.

BAB IV ANALISIS HASIL KUESIONER

Membahas mengenai hasil kuesioner yang telah disebarkan.

Membahas efektivitas dan

efisien

si modul

Material Management

SAP

Enterprise Asset Management

, perbandingan efisien waktu antara sistem

alam dan sistem baru, serta saran dan komentar para responden.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Membahas mengenai simpulan dan saran yang diperoleh selama

(14)

5.1 Simpulan

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka dapat dirumuskan sebuah

simpulan sebagai berikut:

1.

Alur proses yang terjadi saat pengadaan

asset

terbagi menjadi 2 alur yaitu secara

fungsional dan alur proses yang terjadi pada modul

Material Management

SAP

Enterprise Asset Management

. Alur proses yang terjadi secara fungsional dimulai

dari pembuatan justifikasi pengadaan, pelaksanaan pengadaan, menyerahkan

KHS kepada pejabat yang berwenang, pembuatan surat konfirmasi pesanan dan

permintaan surat kesanggupan dari mitra, pembuatan

Purchase Order

dan cetak,

pembuatan surat pesanan dan menerima surat kesanggupan dari mitra, sampai

pada

invoice verification

. Sedangkan alur proses pengadaan

asset

yang terjadi

pada modul

Material Management

mencakup

purchase requisition, release

purchase requisition, purchase order, Create serial number, release purchase

order,

sampai kepada

goods receipt

.

2.

Integrasi yang terjadi antara modul

Material Management

dan

Plan Maintenance

.

Good reciept

yang ada pada modul

Material Management

akan menempel pada

modul

Plan Maintenance

.

Serial number

yang di-

generate

pada

good receipt

akan

diidentifikasikan material dan lokasinya kemudian akan diubah menjadi

equipment

.

3.

Berdasarkan hasil kuesioner yang telah disebar terhadap efektivitas, efisiensi,

perbandingan sistem lama dan sistem baru serta komentar dan saran dari

responden. Hasil yang didapat yaitu sebagian besar dari responden, dengan nilai

rata – rata 5,24, menyatakan setuju bahwa SAP

Enterprise Asset Management

lebih efisien dan dengan nilai rata – rata 5,02, responden menyatakan setuju

bahwa SAP

Enterprise Asset Management

efektif. Sedangkan untuk hasil

perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru, menunjukan bahwa sistem

(15)

Untuk hasil komentar dan saran, mayoritas responden mengatakan mereka puas

dengan pengimplementasian SAP

Enterprise Asset Management

.

5.2 Saran

Dari simpulan yang telah dirumuskan diatas, dikemukan saran yang akan

diuraikan sebagai berikut ini:

1. Karena semua modul terintegrasi, dibutuhkan perhatian khusus dalam mengelola

informasi agar tidak terjadi kesalahan dan proses menjadi lancer. Jika terjadi

kesalahan di awal, maka proses selanjutnya juga akan salah.

2. Dalam hal efektivitas terhadap modul

Material Management

SAP

Enterprise

Asset Management

, terdapat rata – rata terkecil yaitu 4,4 untuk pernyataan

“mengurangi jumlah

error

pada saat

set up

penomoran

asset (serial number)

”.

Jadi hal yang harus diperhatikan adalah memperhatikan dengan teliti setiap

melakukan

set up

nomor

asset

sehingga

error

akan lebih berkurang dan mungkin

tidak terjadi.

3. Dalam hal efisiensi terhadap modul

Material Management

SAP

Enterprise Asset

Management

, terdapat rata – rata terkecil yaitu 4,9 untuk pernyataan

“mempercepat dalam menyelesaikan pengadaan

asset”.

Hal yang perlu

diperhatikan adalah agar setiap alur proses dilakukan dengan benar serta

melakukan

double check

terhadap setiap proses sebelum dilanjutkan ke proses

selanjutnya.

4. Pada hasil kuesioner terhadap komentar dan saran, sebagian besar dari

responden hanya memberikan komentar tidak disertai saran, sehingga

kurangnya masukan bagi

developer

untuk mengembangkan sistem SAP

(16)

Metrasys. (2010).

Business Bluprint : Proses – Proses Akuisisi / Konstruksi / Deploy

(Acquire / Construct and Deploy).

Jakarta: Metra Consulting.

Metrasys. (2011).

Re-run User Acceptance TEST.

Jakarta: Metra Consulting.

Manurung, Tiurma R. (2009).

Teknik Penulisan Karya Ilmiah

(ed revisi).

Bandung:Jendela Mas Pusaka.

Niswonger, Rollin C., Warren Carl S., Reeve, James M., & Fess, Phillip E. (1999).

Accounting

(19

th

ed)

.

ITP Company: South – Western College Publishing.

SAP AG. (2006).

AC010 - Business Processes in Financial Accounting.

Waldorf: SAP

AG.

SAP AG. (2012).

SAP AG

. Retrieved Maret 24, 2013, from SAP Library - Material

Management

(MM):

SAP AG. (2006).

PLM200 - Business Processes in Project Management.

Waldorf: SAP

AG.

SAP AG. (2006).

SCM500- Processes in Procurement.

Waldorf: SAP AG.

Referensi

Dokumen terkait

[r]

Alhamdulillah, skripsi yang berjudul : “ Implementasi Nilai-nilai islam dalam Manajemen Sumber Daya Manusia di Bank Pembiayaan Rakyat Syariah (BPRS) Mitra Agro Usaha

Peserta lelang yang mengikuti rapat penjelasan pekerjaan / aanwijzing pada pukul 09.00 s.d 10.00 WIB sebanyak 1 (satu) pertanyaan, seluruh pertanyaan telah dijawab dan

Di negara-negara maju banyak para pekerja keras mereka siang malam malang melintang mencari nafkah untuk meng- hidupi dirinya dan berusaha berprestasi, mengumpulkan

Kemampuan dan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi serta keterampilan antara satu negara dengan negara lain tidak sama. Negara maju seperti Amerika Serikat, Jepang, Eropa

satu sisi ia dimaksudkan untuk menyampaikan pesan kepada musuh- musuh jauhnya, terutama Barat dan AS; di sisi lain, ia digunakan untuk mengampanyekan jihad transnasional

While the New Order regime often politicized religion to reinforce its power, the Indonesian government after Reformasi is rather religionized by religious

Adalah bahan dasar pembuatan aspal yang dapat menempel pada paru-paru dan bisa menimbulkan iritasi bahkan kanker1. Pengaruh bagi