vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan ekplorasi mengenai penyebab dibutuhkannya proses migrasi master data aset yang mengacu kepada Fixed Asset Registered (FAR), fase dan skenario yang diimplementasikan dalam migrasi data, konsep depresiasi, strategi TEAMS dalam meminimalisir dampak yang terjadi dari konversi dan migrasi data, cara mengeksekusi migrasi terhadap sistem SAP, serta monitoring dan
support hasil migrasi data. Data dikumpulkan melalui wawancara, dan observasi langsung pada saat terlibat di dalam proses migrasi data dilaksanakan. Untuk mencari nilai depresiasi digunakan standar International Financial Reporting Standards (IFRS) dengan metode garis lurus. Depresiasi dengan metode garis lurus terbagi menjadi dua kunci perhitungan depresiasi dalam sistem SAP, yaitu LINR dengan asumsi depresiasi aset berasal dari useful life kelas aset setelah migrasi dan LINS dengan asumsi aset terdepresiasi secara konstan. Strategi yang dilakukan adalah menyesuaikan nama kelas aset sesuai dengan standar Common Language Equipment Identification Code (CLEI). Tahap migrasi data ada 6, yaitu (1) konversi data kelas aset lama terhadap kelas aset baru, (2) klarifikasi data aset, (3) mengelompokkan nomor kartu aset, (4) melakukan simulasi transfer aset lama ke yang baru dalam sistem QAS, (5) menghitung kisaran impact dan (6) melakukan migrasi pada mesin production. Hasil eksplorasi penelitian ini menunjukkan cara yang efektif untuk mengelompokkan aset yang sesuai dengan standar internasional dan meminimalisir impact.
ABSTRACT
This is an exploratory study on the rationale for the asset master data migration process employing the Fixed Asset Registered (FAR) structure, planning and implementation phases and scenarios for the migration, depreciation concept and
computation, TEAMS’ strategies in minimalizing the impacts of the data conversion
and migration process, execution of the migration to the SAP system, as well as for the monitoring and support of data migration. The data were collected from interviews and observations from direct involvement in the data migration process. The depreciation method used was the straight-line method according to the International Financial Reporting Standards (IFRS). The straight-line depreciation method is divided into two key depreciation calculations in the SAP system: LINR and LINS. LINR assumes that the depreciation was based on the useful life of assets after the migration and LINS assumes that there are constant depreciations of assets. Strategies adjust the asset-class names was performed in accordance to the standards of Common Language Equipment Identification Code (CLEI). There were 6 stages of data migration: (1) conversion of the old asset class data to a new asset class, (2) clarification of data assets, (3) classification of the card number of assets, (4) simulation of the asset transfer into the QAS system, (5) calculation of the impact range, and (6) migration to the production machine. The results of this exploratory study show that this migration process was an effective way to classify assets in accordance with international standards and to minimize the impact.
viii
x
xii
DAFTAR SINGKATAN
TEAMS Telkom Enterprise Asset Management System
FAR Fixed Asset Registered
GAAP Generally Accepted Accounting Principles
PO Purchase Order
GL General Ledger
AASB Australian Accounting Standard Board
ERP Enterprise Resource Planning
NBV Net Book Value
WBS Work Breakdown Structure
TeNOSS Telkom National Operation Support System
SISKA Sistem Informasi Kastamer
PSAK Pernyataan Standar Akuntansi
AM Asset Management
PM Plant Maintenance
PS IM Project System Investment Management
MM Materials Management
IFRS International Financial Reporting Standards
CAPEX Capital Expenditure
AASB Australian Accounting Standard Board
FASB Financial Accounting Standards Board
QA Quality Assurance
CLEI Common Language Equipment Identification Code
SIP Session Initiation Protocol
MSC Mobile switching center
PSTN Public switched telephone network
ATM Automatic teller machine
IP Internet Protocol
MSAN Multi Services Access Node
HSPA High Speed Packet Access
GSM/UMTS Global System for Mobile/Universal Mobile Telecommunications System
xiv
Universitas Kristen Maranatha VHF/UHF Very high frequency/Ultra-high frequency
DAFTAR ISTILAH
Existing Ada, saat ini sudah ada
Monitoring Pemantauan
Support Pendukung
Asset Existing Aset yang sudah ada
Life Cycle Siklus
Budget Anggaran
Procurement Proses pengadaan
Value Nilai
Useful Life Masa penggunaan
Netbook Value Nilai aset pada saat ini
Running Number Nomor yang di-generate oleh sistem
Movement Perpindahan
Best Practices Praktek terbaik
Direct Mapping Pemetaan secara langsung
Pilot Project Sebuah strategi yang dilakukan dengan memilih
sebuah lokasi atau area dengan fungsi-fungsi
sistem informasi yang lengkap sebagai suatu
proyek.
Upload Proses memasukkan data ke sistem
Download Mengunduh data
Basic Knowledge Pengetahuan Dasar
Capture Hasil print screen
Gross Bruto
Net Block of Assets Aset bersih
Asset tagging number Penandaan nomor aset
Current depreciation Penyusutan pada saat sekarang
Costing Biaya
xvi
Universitas Kristen Maranatha
Assign Menetapkan
Update Memperbarui
Planning Perencanaan
Invoice verification Faktur
Asset management Manajemen aset
Maintain Memelihara
Last period Periode akhir
User Pengguna
Tools Alat
Asset replacement Penggantian aset
Workshop Tempat bekerja
Wireless Nirkabel
Log Pencatatan
LINR dan LINS Sebuah kunci perhitungan depresiasi dalam
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Globalisasi telah menciptakan persaingan yang ketat baik dalam industri jasa maupun produk, tidak terkecuali dalam bidang penyediaan jasa telekomunikasi seluler yang mengalami perkembangan cukup pesat. Masing-masing perusahaan memiliki strategi sendiri untuk menghadapi persaingan tersebut.
Setiap perusahaan tentu memiliki data aset perusahaan. Namun tidak semua perusahaan mengikuti standar pengelompokan kelas aset dunia. Yang dimaksud dengan kelas aset yaitu pengelompokan jenis aset dan tipe aset yang dimiliki oleh perusahaan. PT Telkom adalah satu di antara perusahaan yang pengelolaan asetnya belum mengikuti standar kelas aset dunia. Oleh karena itu, PT Telkom melaksanakan migrasi data dari sistem yang lama untuk mengikuti sistem yang terstandarisasi secara internasional yaitu pada sistem SAP. Untuk tetap menjaga konsistensi data dalam pengimplementasian kepada kelas aset yang baru, diperlukan strategi-strategi migrasi data yang tepat dan akurat.
2
Universitas Kristen Maranatha Dengan demikian penelitian tentang konversi dan migrasi master data aset pada proyek TEAMS (Telkom Enterprise Asset Management System) sangat diperlukan dan penting sebagai alternatif pemecahan untuk menghasilkan dokumentasi dan penjelasan mengenai seluruh proses konversi dan migrasi master data aset.
1.2 Rumusan Masalah
Di bawah ini dirumuskan permasalahan yang akan dibahas dan dianalisis, yaitu sebagai berikut.
1. Proses seperti apa yang direncanakan dan diimplementasikan pada proyek TEAMS dalam proses konversi dan migrasi data aset ?
2. Bagaimana konsep dan perhitungan dari metode depresiasi yang digunakan untuk melakukan konversi dan migrasi data ?
3. Bagaimana strategi TEAMS dalam meminimalisir impact yang ditimbulkan dari proses konversi dan migrasi data aset lama ke FAR? 4. Bagaimana cara melakukan eksekusi migrasi terhadap sistem SAP? 5. Hal-hal apa saja yang dilakukan untuk melakukan monitoring dan
support serta evaluasi dari proses migrasi data ?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan pokok-pokok persoalan yang telah dirumuskan dan dibatasi di atas. Berikut ini, akan dikemukakan garis-garis besar hasil pokok yang ingin dicapai, yaitu sebagai berikut.
1. Merumuskan dan mengaplikasikan proses yang direncanakan dan diimplementasikan pada proyek TEAMS dalam melakukan konversi dan migrasi data aset.
2. Menjelaskan konsep dan metode depresiasi yang digunakan untuk melakukan konversi dan migrasi data.
3. Merumuskan serta menganalisa strategi TEAMS untuk meminimalisir impact yang ditimbulkan dari proses konversi dan migrasi data.
3
5. Menguraikan hal-hal yang dilakukan untuk melakukan monitoring dan support serta evaluasi bagi proses migrasi data.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Dalam laporan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup pembahasan masalah ke dalam beberapa hal dengan tujuan agar masalah-masalah yang dibahas tidak terlalu luas dan tidak menyimpang dari judul laporan Tugas Akhir ini. Adapun hal-hal yang membatasi ruang lingkup permasalahan dalam laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
1. Uraian mengenai pengaplikasian proses yang direncanakan dan diimplementasikan pada proyek TEAMS dalam melakukan konversi dan migrasi master data aset.
2. Penjelasan mengenai metode depresiasi secara umum serta perhitungan dasarnya.
3. Uraian mengenai strategi TEAMS dalam meminimalisir impact yang ditimbulkan dari proses konversi dan migrasi data.
4. Uraian mengenai proses pengeksekusian migrasi terhadap sistem SAP.
5. Uraian mengenai hal-hal yang dilakukan untuk melakukan monitoring dan support dalam proses migrasi data.
1.5 Sumber Data
4
Universitas Kristen Maranatha pengetahuan. Untuk menyusun hipotesis mengenai permasalahan yang dibahas dalam laporan tugas akhir ini,penulis menggunakan metode diskusi menyusun pertanyaan yang dipergunakan untuk mewawancarai PT Telkom, menganalisis data dan informasi, menyusun laporan tugas akhir ini, terlibat secara langsung dalam proyek TEAMS, serta menarik kesimpulan.
1.6 Sistematika Penyajian
Berikut adalah sistematika penyajian dalam laporan Tugas Akhir ini: BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, sumber data dan sistematika penyajian laporan Tugas Akhir.
BAB II KAJIAN TEORI
Membahas mengenai teori teori yang akan digunakan sebagai pedoman dalam menyusun laporan Tugas Akhir.
BAB III ANALISIS
Membahas mengenai proses konversi dan migrasi master data, perhitungan depresiasi yang digunakan dalam melakukan migrasi data, strategi meminimalisir impact yang ditimbulkan dari proses migrasi data, cara mengeksekusi migrasi data terhadap sistem, dan monitoring support serta evaluasi dari proses migrasi data.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
1. Ada tiga strategi utama dalam melakukan migrasi data, yaitu:
a. Melakukan direct mapping pada level kartu aset dengan data mengunduh data aset yang lama dan langsung dipetakan ke template yang sudah mengacu kepada FAR.
b. Menggunakan deskripsi aset secara detail dan mencari informasi mengenai deskripsi aset tersebut.
c. Melihat kembali aset yang telah dipetakan berdasarkan deskripsi yang ada dengan memperhatikan nilai harga perolehan dan NBV dari aset tersebut.
Fase-fase yang akan dilakukan dalam migasi data adalah melakukan konversi data kelas aset lama terhadap data kelas aset baru, melakukan klarifikasi data dan pemetaan data fixed asset PT Telkom, mengelompokkan nomor kartu aset, melakukan simulasi transfer aset lama ke aset baru dalam system QAS, menghitung kisaran impact dan melakukan migrasi data pada mesin production.
106
Universitas Kristen Maranatha 3. Untuk meminimalisir impact maka dilakukan klarifikasi antara kelas aset yang lama dan yang baru, dengan nilai useful life dan GL account yang sama. Setelah data aset dimapping ke template transfer, data hasil transfer diupload ke sistem SAP.
4. Cara melakukan eksekusi migrasi data adalah, semua data dipindahkan ke dalam template transfer yang sudah disediakan dan sudah disesuaikan dengan FAR yang baru.
5. Strategi support yang dilakukan oleh PT Telkom dalam proyek TEAMs yaitu FAR yang baru, dan solusi proyek TEAMs mengenai pengawalan terhadap FAR baru yang telah diimplementasikan. Sedangkan monitoring mengenai kendala yang dihadapi ada dua, yaitu assignment WBS ke Fund Center-commitment Item-Fund dan menentukan kategori aset dari suatu perangkat. Ada beberapa tasks yang dievaluasi dari keseluruhan proses migrasi data, yaitu :
a. Pemetaan kebutuhan bisnis
PT Telkom membutuhkan pelacakan untuk setiap aset yang dimiliki, dan TEAMS melakukan pemetaan kebutuhan bisnis berdasarkan isu yang ada pada PT Telkom.
b. Infrastruktur
TEAMS memiliki infrastruktur yang unik dan sudah diurutkan dalam timeline proyek TEAMS sebelum menerapkan proses migrasi data. Selain itu TEAMS menggunakan 3 server, yaitu development, QA, dan production.
c. Evaluasi kualitas data
107
d. Mengidentifikasi sumber data dan target
TEAMS melakukan validasi data aset PT Telkom sebagai sumber data dan mengidentifikasi kebutuhan dari database baru yang mengacu kepada struktur FAR.
e. Analisis gap antara sumber dan target
TEAMS membuat perencanaan dan analisis resiko dari setiap proses yang dilakukan dalam migrasi data dengan menyesuaikan sumber data dan target.
f. Analisis impact dari proses migrasi data
TEAMS meminimalisasi terjadinya impact dengan cara klarifikasi kelas aset yang lama dan kelas aset yang baru dengan nilai useful life dan GL account yang sama.
g. Mapping assesment
TEAMS memperhatikan jumlah kolom yang mengacu kepada FAR agar dapat terintegrasi dengan sistem SAP yang akan diimplementasikan.
h. Migration assesment
108
Universitas Kristen Maranatha
4.2 Saran
Dari sisi strategi, saran yang penulis ingin sampaikan adalah untuk meminimalisir nilai impact dengan memperhatikan useful life, nilai, dan atribut aset lainnya yang berpotensi terhadap dampak dari proses transfer atau migrasi data. Sedangkan dari sisi teknis ada beberapa saran yang akan disampaikan, yaitu sebagai berikut.
1. Untuk level konversi data
Agar proses konversi data berjalan dengan lancar, maka atribut dan deskripsi barang harus diperhatikan dengan benar.
2. Untuk cara upload
Daftar Pustaka
Alwi, H. (2003). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.
Business Objects. (2008). A Roadmap to Data Migration Success
SAP AG. (2006). SAP01 Fundamental. Jerman: SAP AG.
SAP AG. (2006). Asset Accounting. Jerman: SAP AG.
SAP AG. Retrieved 30 September 2012 from
Dwi, N. (2009). Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka. Malang: Universitas Negeri Malang.
Hadiana, S. (2012). Konversi Data. Retrieved 30 September 2012 from http://tutorial.smkn6dki.or.id/index.php?action=downloadfile&filename=modul 9kegiatanbelajar4.ppt&directory=public_downloads/Modul_KKPI_Powerpoint /Modul_9&PHPSESSID=567847990cf942792eab422b7005f17c.
Kamal, D. (2011). Strategi Konversi Data. Jakarta: Metrasys.
Karamah, E. F. (2009). Ekotek Depresiasi. Jakarta: Departemen Teknik Kimia Universitas Indonesia.
110
Universitas Kristen Maranatha Nasution, M. P. (2001). Pedoman Kapitalisasi Barang Milik/Kekayaan Negara dalam Sistem Akuntansi Pemerintah Menteri Keuangan Republik Indonesia. Jakarta: Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia.
Ortiz, J.C., Hayes, J.R, & Kalra, L. (2011). Fixed Asset Register (FAR) Attributes . Jakarta: Telcordia.
Setiawan, W. & Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi: Basis Data. Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
Sudianto, & Andrianeu,L. (2010). Business Blueprint Used/Maintain/Utilize/Repair. Jakarta: Metrasys.
Vercellis, C. (2009). Business intelligence : data mining and optimization for decision making. Chichester: John Wiley & Sons.
