iii Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
PT.Telekomunikasi Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang telekomunikasi di Indonesia. PT.Telekomunikasi Indonesia memiliki aset yang sangat banyak sehingga pengelolaan aset menjadi kompleks. Masalah yang
dihadapi saat ini adalah pendataan aset yang belum teratur dan
pengklasifikasiannya belum tepat. Untuk memecahkan permasalahan tersebut dilaksanakan Proyek Telkom Enterprise Asset Management System. Didalam proyek ini terdapat modul untuk penanganan budget sebagai tahap awal dalam proses pengadaan aset. Diperlukan pengukuran kinerja sistem dari modul budget pada SAP Enterprise Asset Management. Secara khusus evaluasi dilakukan pada efektivitas, efisiensi, dan produktivitas kinerja sistemnya yang dilaksanakan melalui kuesioner tertulis pada para pengelola modul budget. Hasil dari evaluasi menunjukkan bahwa sistem pada modul budget sudah berfungsi dan memberikan manfaat yang baik dalam pengadaan aset dan modul budget juga sudah mendukung pencapaian misi dan visi perusahaan.
iv Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
PT.Telekomunikasi Indonesia is a company in telecommunications industry in Indonesia. PT.Telekomunikasi Indonesia has a large number of assets which had escalated the complexity of the management of its assets. The problem that they currently face is collection of assets that not settled and the classification yet right. To solve the problem the company implement Telkom Enterprise Asset Management System Project. In this project there is a budget module to handle the early stage of assets acquisition process. In order to assess if the system may improve the budget management for asset the evaluation will be conducted on effectiveness, efficiency, and productivity of the systemThe evaluation was conducted by means of written questionnaires to the module users. The result of the evaluation shows that system on budget module is functioning and give good benefits in asset procurement and budget module also been supportive the achievement of the mission and vision of the company.
v Universitas Kristen Maranatha
1.3 Tujuan Pembahasan... 2
1.4 Ruang Lingkup ... 3
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 5
2.1 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning(ERP) ... 5
2.2 Konsep Dasar System Application and Product in data Processing (SAP) ... 6
2.3 Konsep Dasar Master Data ...11
2.4 Konsep Dasar Appropriation Requests ... .11
2.5 Konsep Dasar Work Breakdown Structure ...12
2.6 Konsep Dasar Asset......12
2.7 Konsep Dasar Budget......13
BAB III ANALISIS SISTEM ...15
3.1 Profil Perusahaan ...15
3.1.1 Restrukturisasi Internal...16
3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan...18
3.2 Masalah yang Terjadi pada PT.Telekomunikasi Indonesia ...19
3.3 Kebutuhan pada PT.Telekomunikasi Indonesia ...19
3.4 Proyek Telkom Enterprise Asset Management System (TEAMs) ...20
3.5 Modul pada Proyek TEAMs ...21
3.6 Alur Proses Pengelolaan Budget ...22
vi Universitas Kristen Maranatha
3.6.2 Project Planning ...24
3.7 Alur Proses Budget pada Sistem SAP ...25
3.8 Fungsi dan Peranan Budget ...28
3.9 Mekanisme Control Active Budget Dalam Skenario Solusi SAP TEAMs.. ...28
3.10 Struktur Budget Sesuai Dengan Best Practice SAP ...29
BAB IV EVALUASI DAN HASIL PENELITIAN ...30
4.1 Kuesioner ...30
4.1.1 Evaluasi Efektivitas...30
4.1.2 Evaluasi Efisiensi...34
4.1.3 Evaluasi Produktivitas...37
4.1.4 Pendapat Mengenai Modul Budget SAP Enterprise Asset Management Dalam Mempengaruhi Kinerja...41
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ...42
5.1 Simpulan...42
5.2 Saran...43
DAFTAR PUSTAKA ...44
vii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Alur Proses Budget Pada SAP Gambar 2 Diagram alur proses Project Initiation Gambar 3 Diagaram alur proses Project Planning Gambar 4 Grafik Evaluasi Efisiensi Grafik Evaluasi Produktivitas
Grafik Evaluasi Kinerja Sistem Modul Budget Pengadaan Aset Akses TCODE CJ20N
Gambar 9 Create New Project
Gambar 10 Field Project Def dan Description
Gambar 11 Penelusuran Project Def menggunakan nomor project yang pernah terbentuk
Gambar 12 Proposed Number
Gambar 13 Project Profile Gambar 14 Field Business Area
Gambar 15 Menu SAP Logon
Gambar 16 Menu di Excel "TEAMS - WBS Planning Template"
Gambar 17 Sheet U_Wbs di Excel " TEAMS - WBS Planning Template"
Gambar 18 Save
Gambar 19 Profit Center
Gambar 20 Planning Element
Gambar 21 Project Type New Construction Gambar 22 Project Line
Gambar 23 Create WBS Element
Gambar 24 Edit Nomor WBS Element
Gambar 25 Menu SAP Logon 2
Gambar 26 Wbs di TCode CJ20N
Gambar 27 Menu Input FM Area Gambar 28 Menu CreateFund 1 Gambar 29 Menu CreateFund 1
Gambar 30 Menu Create Bugget Structure
Gambar 31 Menu Create Bugget Structure : Basic Screen
Gambar 32 layar FMDERIVE
Gambar 33 Derivation Rule Gambar 34 ChangeRule Values Gambar 35 Penelusuran WBS level 4 Gambar 36 Hasil Penelusuran WBS Level 4
Gambar 37 Proses akhir FMDERIVE
Gambar 38 Fill data untuk Create Original Budget
Gambar 39 Payment Budget
Gambar 40 Commitment Budget
Gambar 41 Fill data untuk Release Budget
Gambar 42 Payment Budget
Gambar 43 Commitment Budget
Gambar 44 BoQ
Gambar 45 Template TEAMS-After Procurement Template
viii Universitas Kristen Maranatha Template"
Gambar 47 Menu Utama di Excel TEAMS - After Procurement Template
Gambar 48 PR Number Terbentuk
Gambar 49 Line Material
Gambar 50 Release WBS
Gambar 51 Asset Under Construction Set Gambar 52 Asset Under Construction
Gambar 53 Assign Funds Management
Gambar 54 Tombol Funds Management
Gambar 55 Line Activity
Gambar 56 Menu CreateControl PS di Excel TEAMS - After Procurement Template
Gambar 57 Menu Create Control PS
Gambar 58 Success Upload
ix Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR TABEL
Tabel I Kebutuhan Bisnis PT.Telekomunikasi Indonesia
Tabel II Evaluasi Efektivitas
Tabel III Evaluasi Efisiensi
x Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A Alur Proses Pengelolaan Budget ... A-1 LAMPIRAN B Screenshot Sistem Modul Budget ... B-1
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
Penulisan laporan tugas akhir ini didahului dengan tiga hal yang
penting yaitu latar belakang masalah, rumusan masalah, dan tujuan
pembahasan yang akan dijabarkan secara lengkap pada bab ini.
1.1 Latar Belakang Masalah
Sekarang ini teknologi informasi merupakan sarana informasi yang
sangat penting bagi suatu perusahaan dalam skala kecil, sedang ataupun
besar. Informasi digunakan untuk memberikan kemudahan dalam proses
yang dimiliki oleh perusahaan. Informasi diharapkan dapat memberikan
kelancaran dalam kegiatan sehingga tujuannya dapat tercapai secara
optimal dan maksimal. Hal demikian merupakan iklim positif bagi
perkembangan perusahaan itu sendiri, dimana masing-masing instansi ingin
lebih maju dan lebih baik lagi. Pada sistem informasi ada istilah yang disebut
dengan Enterprise Resource Planning yang disingkat dengan ERP.
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi
yang diperuntukkan bagi perusahaan barang maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan praktek manajemen bisnis dengan teknologi modern.
Teknologi Informasi terintegrasi dengan proses bisnis untuk merangkumkan
dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada awalnya ERP hanya
diterapkan pada perusahaan yang besar dengan perusahaan yang
menggunakan resources yang sangat luas, namun sekarang penggunaan
ERP sudah dapat diterapkan pada skala perusahaan menengah dan
berbagai macam industri. Salah satu perusahaan yang menggunakan ERP
adalah PT Telekomunikasi Indonesia.
PT Telekomunikasi Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang telekomunikasi, dan memiliki banyak aset. PT Telekomunikasi
Indonesia membutuhkan suatu sistem ERP untuk mengelola sumberdayanya
yaitu khususnya adalah aset dari perusahaan. Sebuah sistem ERP yaitu
2
Universitas Kristen Maranatha
System digunakan untuk mengelola seluruh aset-aset yang dimiliki oleh PT.
Telekomunikasi Indonesia. TEAMs adalah suatu sistem management tetap
yang terintegrasi mulai dari proses perencanaan sampai proses retirement
asset. TEAMs juga membantu memecahkan solusi yang dimiliki oleh PT
Telekomunikasi Indonesia dalam hal pencatatan aset tetap. Dalam proyek
TEAMs dibutuhkan budget untuk pengadaan aset. Budget merupakan
sejumlah dana yang akan digunakan pada sebuah perencanaan dalam
jangka waktu yang ditentukan sampai pelaksanaannya selesai. Oleh karena
itu proses budget pada proyek TEAMs ini akan dianalisis apakah sudah
dijalankan dengan dengan baik atau belum.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, rumusan masalah analisis budget pada TEAMS
adalah :
1. Bagaimana bentuk struktur budget yang dirancang sesuai dengan
best practice SAP-TEAMs?
2. Bagaimanakah proses pembentukan budget pada TEAMs?
3. Bagaimana mekanisme control active budget check dalam skenario
solusi SAP-TEAMs?
4. Bagaimana integrasi modul Project System dengan modul lainnya
dalam mengelola budget sesuai dengan skenario solusi SAP-TEAMs?
5. Bagaimana evaluasi pengguna dan pelaksana untuk proses budget
pada pengadaan asset dari segi efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari analisis budget pada TEAMs adalah :
1. Untuk mengetahui bentuk struktur budget yang dirancang sesuai
dengan best practice SAP-TEAMs.
2. Untuk mengetahui proses pembentukan budget pada skenario solusi
3
Universitas Kristen Maranatha 3. Untuk mengetahui mekanisme control active budget check dalam
skenario solusi SAP-TEAMs.
4. Untuk mengetahui integrasi modul Project System dalam mengelola
budget sesuai dengan skenario solusi SAP-TEAMs.
5. Untuk mengetahui hasil evaluasi pengguna dan pelaksana untuk
proses budget pengadaan asset dari segi efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas.
1.4 Ruang Lingkup
Analisis yang dilakukan akan dibatasi pada hal sebagai berikut:
1. Appropriation Request.
2. Project Definition & Work Breakdown Structure (WBS) SAP-TEAMs.
3. Proses pembentukan project hingga Work Breakdown Structure
(WBS) level 4.
4. Proses pembentukan fund dan budget.
5. Integrasi modul ProjectSystem pada proyek TEAMs.
6. Project Type dan Skenario TEAMs.
7. Proses plan dan aktualisasi budget dalam proses pembentukan aset.
8. Master data project system.
1.5 Sumber Data
Dalam menganalisis budget pada TEAMS ini sumber data yang
digunakan adalah berkomunikasi langsung dengan pihak yang
bersangkutan, mengumpulkan data-data yang dapat mempermudah untuk
proses menganalisis, dan mendapatkan informasi melalui buku, internet,
maupun sumber bacaan lainnya.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan
tugas akhir adalah sebagai berikut :
4
Universitas Kristen Maranatha Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan pembahasan, ruang lingkup, sumber data, dan sistematika
penulisan.
BAB II : Kajian Teori
Bab ini membahas teori dan pengertian-pengertian yang berhubungan
dengan analisis yang dilakukan.
BAB III : Analisis Sistem
Bab ini membahas tentang analisis sistem budget pada proyek
TEAMs.
BAB IV : Evaluasi dan Hasil Penelitian
Bab ini berisi tentang hasil penelitian yang diperoleh untuk proses
budget.
BAB V : Simpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran berdasarkan tugas akhir yang
44 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, G.H. & Hoopwood, W.S (2001). “Accounting Information System”.
Eight Edition. Prentice Hall Inc. Upper Saddle River New Jersey
Davenport, T. H. & Prusak, L. (2000). Working knowledge: How
organizations manage what they know. Boston, MA: Harvard Business
School Press
ECBPM. (2010). ERP Implementation : An Integrative Methodology.
Retrieved September 20, from http://zairi.com/wp-content
Nasehatun, Apandi. (1999). Budget & Control Sistem Perencanaan dan
Pengendalian Terpadu. Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia
Olson, D.L. (2003). Introduction to Information Systems Project Management.
(International Edition). Singapore:Mc Graw Hill
SAP PLM200. (2006). SAP:Business Processes in Project Management
SAP AC010. (2006). SAP:Business Processes in Financial Accounting
SAP SCM500. (2006). SAP:Processes in Procurement
Soeharto, I. (1995). Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai
Operasional. Jakarta : Penerbit Erlangga
Soemarso. (2005). Akuntansi Suatu Pengantar (Edisi Revisi). Jakarta :
Salemba Empat
Waren, R. F. (2005). Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
