PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ASET KOMPUTER
PADA PERUSAHAAN JASA KONSTRUKSI
Hans Saputra
Sistem Informasi, E-Business, STMIK Dharma Putra
Jl. Otto Iskandardinata No. 80, Tangerang 15113 Indonesia
email : hunter_hans_0602@yahoo.com
ABSTRACT
Year after year more and more rapidly evolving technology and the authors analyze some of the deficiencies found in construction company in the management of computer assets. To the authors tried to make the design of management information system of computer asset at construction company. Assets in the accounting records are divided into two parts including fixed assets and not fixed assets. Fixed asset can be used more than one year and an economic value for resale. Examples such as machinery, equipment, buildings, and land. In this case the computer assets including fixed assets of a company. Which had a lifetime of more than one year, and can be resold. In designing management information system of computer asset using interviews with information technology department which manages computer assets. Information obtained do use traditional analysis Unified Modeling Language (UML). Unified Modeling Language (UML) is the standard language of the most widely used to model applications in the world, not only application structure, behavior, and architecture. But modeling the business processes and data structures.
The results of this study concluded that with the help of management information system, computer asset data maintained more accurately and reduce human errors in reporting. Other side information technology department can be quickly in seeking and presenting data needed by management in making decisions. Keywords:
UML, management information system computer aseset
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Masalah
Manajemen aset sebuah perusahaan diperlukan pengetahuan mengenai bagaimana cara memutuskan invetasi yang akan dibeli, hal ini tidak mudah dikarenakan seorang manajemen harus mempunyai bakat dalam mengembangkan, memelihara, dan memberi
penghargaan kepada bawahannya sehingga apa yang dikelola oleh manajemen aset akan berjalan dengan baik sesuai dengan harapan dari manajemen. Perancangan sistem informasi manajemen aset komputer disebagian perusahaan kurang diperhatikan, namun cukup berpengaruh dalam pencatatan nilai buku di akuntansi. Untuk memiliki pelayanan keuangan yang baik dalam suatu perusahaan diperlukan manajemen investasi yang dipadukan dengan manajemen aset setelah memutuskan untuk membeli rencana investasi tersebut. Pada perusahaan jasa konstruksi ini penulis mengambil contoh disalah satu perusahaan jasa konstruksi swasta di jakarta. Perusahaan ini dalam memiliki jumlah aset komputer kurang lebih mencapai 800 unit dengan berbagai jenis, dimana jumlah ini termasuk di kantor pusat maupun kantor cabang yang tersebar dibeberapa provisi di indonesia. Pembagian jenis aset diantaranya seperti aset jaringan, aset pc dan laptop, aset multimedia, dan aset komunikasi. Saat ini pihak manajemen dari perusahaan konstruksi ini menginginkan ditingkatkannya fungsi dari manajemen atas aset komputer dengan menggunakan sistem informasi. Harapannya dengan adanya sistem informasi manajemen aset komputer pada perusahan jasa konstruksi ini, data yang ada dapat menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan seperti besaran biaya investasi komputer dalam satu tahun kedepan.
1.2
Batasan Masalah
Semakin majunya teknologi maka semakin berkembangnya sistem yang dikembangkan. Dalam perancangan sistem informasi manajemen aset komputer memiliki beberapa masalah maka dapat dirumuskan masalah yang ada diantaranya :
1. Aset komputer tidak terdata dengan baik dan tidak dapat mengetahui jumlah stok aset komputer yang tersebar dikantor pusat maupun kantor cabang. 2. Laporan yang dihasilkan kurang akurat dan
membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyiapkannya.
3. Penelitian ini menganalisa proses bisnis yang ada dikantor pusat sehingga kantor cabang akan memakai acuan dari kantor pusat.
1.3 Metode Pengumpulan Data
Dalam kesempatan ini menggunakan metode pustaka dan wawancara untuk membantu menyelesaikan pengumpulan data sehingga data yang diperoleh merupakan data yang akurat bukan data fiktif. Dalam metode pustaka dilakukan kunjungan ke perpustakaan STMIK Dharma Putra untuk mencari refrensi mengenai permasalahan yang ada.
2.
Landasan Teori
2.1 Unified Modeling Language (UML)
Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang paling banyak digunakan untuk memodelkan aplikasi yang ada di dunia, tidak hanya aplikasi struktur, prilaku, dan arsitektur. Tetapi memodelkan proses bisnis dan struktur data [1].
UML diperkenalkan oleh Object Management Group (OMG), sebuah organisasi yang telah mengembangkan model, teknologi dan standar program berorientasi objek.
Dalam diagram UML menyediakan 13 macam diagram untuk memodelkan aplikasi berorientasi objek. Namun pada skripsi ini tidak menggunakan semua diagram, diagram yang digunakan yaitu :
1. Use Case Diagram untuk memodelkan proses bisnis.
2. Sequence Diagram untuk memodelkan pengiriman pesan antar objek.
3. Activity Diagram untuk memodelkan prilaku Use Case dan objek di dalam diagram.
4. Class Diagram untuk memodelkan struktur kelas. 5. Object Diagram untuk memodelkan struktur objek. 6. Package Diagram untuk memodelkan struktur
hirarki rancangan antar muka dari sebuah sistem aplikasi
Untuk memahami klarifikasi diagram – diagram UML maka dapat kita lihat pada gambar dibawah ini [2]:
Gambar 1 struktur UML
2.2
Manajemen
Manajemen merupakan suatu displin ilmu yang digunakan dalam berbagai bidang kegiatan. pengertian manajemen lainnya adalah Organisasi dan koordinasi kegiatan perusahaan sesuai dengan kebijakan tertentu
dan dalam pencapaian tujuan yang
ditetapkan.Manajemen sering dimasukkan sebagai faktor produksi bersama dengan mesin, bahan, dan uang.[3] Perubahan yang diharapkan seorang karyawan dari seorang manajemen aset adalah sebagai berikut :
1. Perhatian dan waktu yang lebih dari manajemen tingkat atas seperti komisaris, direktur utama. Dalam hal ini terdapat 38% dari karyawan industry merasa seorang direktur utama pada industrinya sangat terlibat dalam menilai dan memotivasi manajemen aset.
2. Meningkatkan rekutmen. Hanya setengah dari survei berpikir bahwa kemampuan teman kerjanya telah meningkat dalam waktu 3 tahun.
3. Mempertajam perbedaan antara tinggi rendahnya kinerja yang dihasilkan. Kebanyakan dari responden berpikir bahwa manajemen mereka proses yang efektif untuk menilai kinerja mereka akan tetapi para manajemen tidak menggunakan bahwa informasi untuk mengembangkan dan memberi penghargaan akan berpengaruh meningkatkan kinerja atau membuat berpindahnya kinerja yang lebih rendah.
2.3
Aset Tetap
Di dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Nomor 16 Revisi 2007 yang dimaksud dengan aset tetap adalah aset berwujud yang :[4]
1. Dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau penyediaan barang dan jasa untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratif; dan
2. Diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode.
Nilai yang dapat diakui sebagai aset tetap dalam standar ini dapat dikategorikan dalam dua macam. Yaitu biaya perolehan awal dan biaya-biaya setelah perolehan. Biaya perolehan awal sendiri baru boleh diakui sebagai aset tetap adalah jika:
1. Besar kemungkinan manfaat ekonomis di masa depan berkenaan dengan aset tersebut akan mengalir ke entitas.
2. Biaya perolehan aset dapat diukur secara andal Ketika aset tetap diakui oleh perusahaan maka biaya atas aset tersebut tidak dapat dihitung sebagai biaya untuk tujuan dilaporkan pada laporan pajak setiap tahunnya. Hanya yang sudah habis masa depresiasinya yang boleh dijual kembali, dikarenakan dianggap biaya pada tahun ini.[5]
2.4
Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian adalah analisis prinsip – prinsip metode, aturan, dan postulat yang digunakan oleh disiplin. Peneliti harus memutuskan besarnya struktur dalam wawancara. Struktur wawancara dapat berada pada rentang tidak berstruktur sampai berstruktur. Penelitian kualitatif umumnya menggunakan wawancara tidak berstruktur atau semi berstruktur.
Wawancara tidak berstruktur, tidak berstandard, informal, atau berfokus
Wawancara tidak berstruktur, tidak berstandard, informal, atau berfokus. Wawancara ini tidak ada pertanyaan yang ditetapkan sebelumnya kecuali dalam wawancara yang awal sekali. Wawancara jenis ini terutama cocok bila peneliti mewawancarai partisipan lebih dari satu kali. Wawancara ini menghasilkan data yang paling kaya, tetapi juga memiliki dross rate paling tinggi, terutama apabila pewawancaranya tidak berpengalaman. Dross rate adalah jumlah materi atau informasi yang tidak berguna dalam penelitian.
Wawancara semi berstruktur dimulai dari isyu yang dicakup dalam pedoman wawancara. Pedoman wawancara bukanlah jadwal seperti dalam penelitian kuantitatif. Konsekuensi pertanyaan tidaklah sama pada tiap partisipan bergantung pada proses wawancara dan jawaban tiap individu. Namun pedoman wawancara menjamin bahwa peneliti mengumpulkan jenis data yang sama dari para partisipan. Peneliti dapat menghemat waktu melalui cara ini. Dross rate lebih rendah daripada wawancara tidak berstruktur. Peneliti dapat mengembangkan pertanyaan dan memutuskan sendiri mana isyu yang dimunculkan.
Peneliti kualitatif jarang sekali menggunakan jenis wawancara berstruktur atau standar. Beberapa keterbatasan pada wawancara jenis ini membuat data yang diperoleh tidak kaya. Jadwal wawancara berisi sejumlah pertanyaan yang telah direncanakan sebelumnya. Tiap partisipan ditanyakan pertanyaan yang sama dengan urutan yang sama pula. Jenis wawancara ini menyerupai kuesioner survei yang tertulis. Wawancara ini menghemat waktu dan membatasi efek pewawancara bila sejumlah pewawancara yang berbeda terlibat dalam penelitian. Analisis data tampak lebih mudah sebagaimana jawaban yang dapat ditemukan dengan cepat. Umumnya, pengetahuan statistik penting dan berguna untuk menganalisis jenis wawancara ini. Namun jenis wawancara ini mengarahkan respon partisipan dan oleh karena itu tidak tepat digunakan.[6]
3.
Wawancara dan Perancangan Sistem
3.1.
Wawancara
Dalam kesempatan ini teknik untuk mengumpulkan data menggunakan metode wawancara kepada pemilik
proses dalam hal ini adalah manager asset komputer. Adapun pertanyaan yang diajukan kepada pemilik proses sebagai berikut:
1. Sudah berapa lama anda terlibat dalam proses manajemen asset ?
2. Ada berapa orang yang terlibat untuk menjalankan manajemen aset ?
3. Apakah sudah ada sistem manajemen aset? 4. Bagaimana proses dalam manajemen aset ?
5. Menurut anda apakah dengan proses yang telah disebutkan, manajemen sudah puas ?
6. Apa yang anda harapkan jika manajemen meminta untuk memperbaiki proses ini ?
7. Apakah sebagian besar divisi lain sudah mengunakan sistem untuk membantu pekerjaan mereka ?
8. Kapan laporan manajemen aset harus disiapkan dan diserahkan kepada manajemen ?
9. Bagaimana cara dalam menyiapkan laporan tersebut ?
10.Laporan yang diberikan kepada manajemen dalam bentuk file atau hasil cetakan ?
Setelah mendapatkan jawaban dari hasil wawancara penulis menyimpulkan bahwa :
1. Multi Structure dalam memanajemen aset komputer masih tradisional yaitu menggunakan Microsoft Excel.
2. Data yang ada kurang terjamin keakuratannya. 3. Data yang ada pernah hilang dan karyawan harus
menyusun ulang data – data dari awal lagi.
4. Proses yang berjalan masih sangat sederhana akan tetapi kebutuhan yang ada sangat berbeda, sehingga diperlukan perubahan proses dalam manajemen aset komputer pada Multi Structure.
5. Laporan yang dihasilkan dalam bentuk tabel dan diberikan kepada manajemen berupa hasil cetakan.
6.
Untuk membuat laporan membutuhkan waktu kurang lebih 2 hari karena harus mengabungkan data – data dari kantor cabang dan menyamakan format datanya.3.2.
Use Case Sistem Berjalan
Use case sistem berjalan adalah gambaran bagaimana orang-orang berinteraksi dengan kegiatan tersebut. Untuk rincian use case pada analisa berjalan perancangan sistem informasi manajemen asset komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat Gambar 1.
Gambar 1 Use Case Sistem Berjalan
3.3.
Activity Diagram
Berjalan
Activity diagram berjalan adalah gambaran aktifitas yang ada saat ini dan menggambarkan urutan kegiatan dari awal sampai akhir kegiatan. Untuk rincian activity diagram berjalan perancangan sistem informasi manajemen asset komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat Gambar 2.
Gambar 2. Activity Diagram Berjalan
4.
Hasil dan Pembahasan
4.1 Use Case Rancangan
Use case rancangan adalah gambaran interaksi orang – orang yang terlibat dalam sistem manajemen aset komputer setelah diubah dan dikembangkan dari use case berjalan. Untuk rincian use case rancangan pada analisa perancangan sistem informasi manajemen asset komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat Gambar 3.
Gambar3 . Use Case Rancangan
4.2
Activity Diagram Rancangan
Activity diagram rancangan adalah gambaran aktifitas dalam perancangan manajemen aset komputer mulai dari pendataan aset komputer yang baru, mencatat laporan kerusakan dan kehilangan, mutasi aset baik lokasi maupun pengguna aset tersebut, berintegrasi dengan data deprisiasi akunting, dan mengolah laporan. Untuk rincian activity diagram pada analisa perancangan sistem informasi manajemen asset komputer pada perusahaan konstruksi dapat melihat Gambar 4.
Gambar 4 . Activity Diagaram Rancangan
4.3
Class Diagram Rancangan
Class diagram rancangan adalah gambaran hubungan antara kelas – kelas yang ada di dalam sistem dimana berisi tanggung jawab dan perintah – perintah yang dimiliki oleh setiap kelas. Untuk rincian class diagram pada sistem informasi manajemen asset komputer pada perusahaan jasa konstruksi dapat melihat Gambar 5.
5.
Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manajemen perusahaan jasa konstruksi dengan
menggunakan sistem yang baru maka dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan dalam perencanaan investasi.
2. Data aset antara kantor pusat dan kantor cabang sudah dapat terdata dengan baik dan lebih cepat untuk membuat laporan.
3. Manajemen asset komputer lebih mudah untuk mengatur dan mengelola asset komputer dengan bantuan sistem informasi manajemen asset komputer.
Saran dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menerapkan sistem baru diperlukan pelatihan dan penjelasan dalam waktu 1 sampai 3 hari.
2. Memerlukan infrastruktur yang cukup baik sebagai server.
3. Dikombinasikan dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID) untuk mengetahui lokasi melalui bantuan satelit.
REFERENSI
[1] Anonimous. OMG, Retrived from
http://www.omg.org/gettingstarted/what_is_uml.htm.
[2] Anonimous. Retrived from
http://asil4dworld.wordpress.com/2009/06/07/psak-16-revisi-2007-tentang-aset-tetap/
[3] Drucker, Peter. (2005). The Management Guru. Retrived from
http://www.businessdictionary.com/definition/managemen t.html
[4] Dhanabhakyam, S. K. (2012). A Study on Asset Management of Selected Automobile Company in India. [5] Fowler, Martin. (2005). UML Distilled edisi 3,
Yogkakarta:Andi.
[6] Rachmawati, I. N. (2007). Pengumpulan data dalam penelitian kualitatif, 35-37. Retrived from Journal Keperawatan Indonesia.
Hans Saputra, memperoleh gelar S.Kom dan MMSI dari STMIK Dharma Putra, Indonesia tahun 2011 dan tahun 2013, Saat ini sebagai karyawan dan Staf Pengajar program studi Sistem Informasi STMIK Dharma Putra.
