LAYANAN REFERENSI DI
PERPUSTAKAAN
Arlinah Imam Rahardjo, MLIS Staff Ahli Layanan Informasi UK Petra
arlinah@petra.ac.id
Pelatihan Terpadu Manajemen Perpustakaan Modern, Universitas Kristen Petra,
Pusat Pendidikan Berkelanjutan, 26 Agustus - 23 September 1996
I. PENGERTIAN
Suatu kegiatan layanan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi serta memanfaatkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.
Istilah referensi berkembang dari tujuan utama perpustakaan yaitu memberikan informasi. Karena informasi yang dimiliki sering kurang memenuhi kebutuhan, perpustakaan mengarahkan mereka lebih lanjut pada lembaga ataupun sumber lain yang lebih tepat, bahkan dapat bertindak lebih jauh hingga pustakawanlah yang membuat perjanjian dengan lembaga lain tersebut untuk memperoleh bahan-bahan yang dibutuhkan untuk kepentingan si penanya.
Di dalam memasuki era informasi, layanan referensi memainkan peranan yang penting sebagai penunjuk jalan atau mediator antara pengguna dan sumber informasi maupun informasi itu sendiri. Melalui layanan referensi ini, perpustakaan dituntut untuk menggali , menelusur keberadaan informasi dari mana saja, menyuguhkan dalam format cetak atau non cetak sesuai dengan permintaan pengguna. Format yang diminta juga dapat berkisar dalam bentuk data bibliografi, catatan hingga ringkasan, laporan, ulasan maupun tabulasi.
Dalam melayani kebutuhan pengguna yang heterogen dari segi kesadaran akan informasi, kebutuhan, maupun tingkat pengertian, perpustakaan diharapkan pula untuk dapat memberikan jasa referensi yang beraneka ragam, sesuai dengan tujuan dan kebutuhan masing-masing. Layanan yang diberikan dapat bervariasi dari sekedar menjawab pertanyaan, mengarahkan ke sumber lain, menuntun cara menggunakan perpustakaan, menelusur informasi bagi kepentingan pengguna baik atas permintaan ataupun inisiatif perpustakaan serta mengadakan kegiatan-kegiatan promosi untuk tujuan penjangkauan masyarakat pengguna yang lebih luas.
Di dukung oleh seluruh fasilitas, hubungan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan serta seluruh koleksi perpustakaan, jenis-jenis layanan referensi diatas dapat dilaksanakan secara menyeluruh oleh suatu unit layanan referensi atau terpisah-pisah menjadi beberapa unit yang lebih khusus. Demikian pula, semua jenis layanan referensi tersebut dapat ditangani oleh satu atau beberapa ahli secara keseluruhan atau secara sendiri-sendiri.
II. TUJUAN
1. Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat
2. Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan pilihan yang lebih luas
3.Memungkinkan pengguna perpustakaan menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna
III. FUNGSI
1. Supervisi
Untuk menciptakan tata kerja layanan yang rapi dan memudahkan termasuk pengaturan staff, koleksi, tata letak, perabotan dan peralatan serta jenis layanan yang diberikan, dsb.
2. Informasi
Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna perpustakaan akan informasi
3. Bimbingan
Memberikan bimbingan dalam menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna
4. Pengarahan/Instruksi
Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi Referensi
5. Bibliografi
Menyusun bibliografi/daftar publikasi untuk keperluan pengguna maupun untuk keperluan perpustakaan sendiri , atas permintaan maupun atas inisiatif perpustakaan sendiri.
6. Penilaian/Evaluasi
Menilai koleksi dan layanan referensi agar dapat memberikan layanan yang maksimal kepada pengguna
7. Mediator
Mempersiapkan hubungan antara pengguna dengan sumber informasi lain baik dalam bentuk perangkat lunak, perangkat keras, alamat maupun kerjasama.
IV. MACAM LAYANAN REFERENSI
Dibedakan menurut fungsinya, layanan referensi dibagi menjadi dua kategori: langsung dan tidak langsung.
1. Layanan langsung
1.1 Layanan informasi:
merupakan bantuan pribadi bagi pengguna dalam menemukan informasi. Layanan ini berkisar dari sekedar menjawab pertanyaan sederhana hingga pemberian informasi yang hanya dapat diperoleh melalui penelusuran yang membutuhkan ketrampilan dan pengetahuan petugas dalam teknik-teknik penelusuran maupun subyek yang dicari. Layanan dapat diberikan secara langsung maupun media lain, seperti tilpun, tertulis maupun “internet”
1.2 Bimbingan penggunaan perpustakaan:
merupakan layanan bagi pengguna baik formal maupun informal, berkisar antara kegiatan orientasi, tur perpustakaan untuk mengenali lokasi dan jasa layanan, pelatihan, diskusi, ceramah, kuliah maupun seminar yang mengajar pengguna menggunakan katalog, koleksi referensi, fasilitas penelusuran maupun menemukan buku, artikel ataupun informasi yang dibutuhkan.
2. Layanan tidak langsung
.
Layanan ini dimaksudkan untuk lebih melebarkan jalan masuk bagi pengguna menuju sumber informasi yang lebih luas, cepat dan tepat. Didalam kategori ini termasuk jenis-jenis layanan sbb:
2.1 Pemilihan materi:
yang mencakup pemilihan materi baik bahan cetak maupun non cetak yang diperlukan untuk mendukung layanan referensi yang diberikan .
2.2 Administrasi:
yang mengatur tentang tata kerja dan prosedur dalam menangani layanan referensi yang diberikan
2.3 Silang layan :
merupakan layanan yang membuka jalan masuk lebih lebar dalam memanfaatkan koleksi tidak terbatas pada perpustakaan sendiri. Untuk ini perlu dirintis kerjasama dengan perpustakaan-perpustakaan maupun lembaga-lembaga lain yang berkaitan.
2.4 Evaluasi:
yang tidak saja mengevaluasi layanan yang diberikan tetapi juga termasuk koleksi maupun organisasi perpustakaan secara keseluruhan. Data dapat dikumpulkan dan disuguhkan dalam bentuk statistik secara periodik.
2.5 Lain-lain:
termasuk pameran, publikasi/penerbitan, pengelolaan klippings, brosur dsb.
V. PETUGAS
Untuk menunjang keberhasilan layanan referensi, dibutuhkan kemampuan petugas yang di kategorikan menjadi tiga: sikap, pengetahuan, ketrampilan:
- sikap positif terhadap profesi, organisasi, perpustakaan dan pengguna ( mis. Sikap menghargai )
- sikap tanggung jawab
- kemauan untuk menolong orang lain
- kemauan dan keberanian untuk gagal dan bangkit kembali - dapat didekati/terbuka
- ramah, sabar
- kemampuan berkomunikasi
- peka terhadap kehadiran dan kebutuhan pengguna (baik yang berani maupun tidak berani bertanya)
- kemampuan untuk menangani masalah-masalah kepribadian
- kemantapan untuk mengerjakan yang terbaik ( menyelesaikan jawaban hingga tuntas) - tekun, teliti
- aktif, kreatif, berinisiatif, dinamis
- kesadaran akan keterbatasan kemampuan serta kerendahan hati untuk mencari bantuan ke tempat lain
- selalu mengikuti perkembangan baik subyek, teknologi maupun yang terjadi di masyarakat
2. Pengetahuan:
- sumber-sumber informasi dan koleksi
- jaringan, informasi yang ada di bidang yang dicakupi
- perkembangan media dan teknologi informasi, seperti CD Rom, komputer, internet dsb. - lembaga yang dilayani
- subyek yang dicakupi oleh lembaga yang dilayani - penggunaan koleksi referensi dengan tepat guna - bahasa asing (terutama bahasa Inggris)
3. Ketrampilan:
- mengajar
- strategi penelusuran baik secara manual maupun elektronis - pendekatan sistimatis terhadap pemecahan masalah - berpikir rasional dan logis
- mengadakan wawancara secara efektif - memberi jawaban secara cepat
- memanfaatkan fasilitas yang tersedia (tilpun, komputer dsb) - hanya memberikan jawaban yang diperlukan
- mengarahkan ke sumber lain
- meneruskan atau menghentikan penelusuran - menjalin kerjasama dengan orang lain
- menggunakan komputer dan alat telekomunikasi seperti faxs, modem dll.
VI. KOLEKSI REFERENSI
1. Pengertian
Kumpulan bahan pustaka yang dimaksudkan dan ditulis untuk mencari suatu informasi tertentu, tidak untuk dibaca secara keseluruhan. Buku Referensi memuat fakta dan data yang dikumpulkan dari pelbagai sumber dan diatur sedemikian rupa agar dapat digunakan dengan mudah dan cepat. Biasa diberi tanda R.
2. Susunan
Susunan yang biasa dipakai:
- Abjad
- Sistematis/Klasifikasi - Kronologis
- Geografis
3. Jenis buku Referensi
3.1 Menurut sifat informasinya
a. Koleksi Referensi Umum
Memberikan informasi umum, ruang lingkup luas tanpa batas-batas subyek atau batas lain.
b. Koleksi Referens Khusus
Memberikan informasi khusus mengenai subyek atau pokok pembahasan tertentu.
3.2 Menurut media penyajiannya
a. Dalam bentuk cetak
Koleksi referensi yang diterbitkan dalam bentuk buku atau penerbitan berseri. b. Dalam bentuk pandang dengar termasuk multi media
Beberapa buku referensi dapat ditemukan dalam bentuk mikro, disket komputer maupun CD-Rom, baik berupa teks maupun multi media ( gambar, teks dan suara)
c. Dalam bentuk “online”
Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, tidak jarang diketemukan koleksi referensi secara online disajikan oleh pusat-pusat pangkalan data “online” maupun internet.
3.3 Menurut jenis isi informasi
3.3.1 Sumber informasi:
Koleksi Referensi yang memuat informasi yang dibutuhkan
a. Kamus
Memuat daftar kata-kata dari satu bahasa/subyek tertentu yang disusun menurut abjad dengan memberikan keterangan yang berhubungan dengan aspek bahasa seperti arti, pengucapan, asal kata, pengejaan, dsb.
Jenis-jenis kamus
• Kamus Umum ( 1 bahasa )
P.N. Balai Pustaka, 1976.
- The Random House Dictionary of the English Language. New York : Random House, 1967.
* Kamus lebih dari 1 bahasa ( Kamus terjemahan )
Contoh : - Echols, John M. & Hassan Shadily. Kamus Inggris Indonesia. Jakarta : Gramedia, 1980
* Kamus Subyek
Contoh : - Kamus Istilah Statistik. Jakarta : Depdik bud, 1984.
- Kamus Istilah Perpustakaan.“. Yogyakarta : Kanisius, 1990.
- McGraw-Hill Dictionary of Scientific and Technical Terms. New York: McGraw Hill, 1978.
* Kamus Pelengkap (Mengenai 1 aspek bahasa tertentu saja)
Contoh : - Maulana, Sugeng. Kamus Singkatan dan Akronim yang dipergunakan di Indonesia. Jakarta: Ichtiar Baru, 1980.
b. Ensiklopedi
Memuat informasi dasar yang diuraikan secra ringkas dan garis besar mengenai topik-topik dalam setiap bidang Ilmu Pengetahuan yang diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan kita dalam menemukan informasinya. Termasuk didalamnya informasi mengenai : Definisi, Tokoh, Sejarah ataupun bibliografi
Jenis-jenis Ensiklopedi
* Ensiklopedi Umum
Contoh : - Encyclopedia Britannica, 24 Vol. Chicago : 1768.
- Encyclopedia Americana, 30 Vol. New York : Americana Corporation, 1829. - Ensiklopedi Nasional Indonesia, 18 Vol. Jakarta : Cipta Adi Pustaka, 1991. - Ensiklopedi Umum, 1 Vol. Yogyakarta : Kanisius, 1973.
* Ensiklopedi Khusus ( 1 Bidang Ilmu Pengetahuan saja ) Contoh : - Van Nostrand Scientific Encyclopedia, New York : Van Nostrand, 1983.
c. Buku Pegangan ( Handbook/Manual )
Jenis-jenis Buku Pegangan * Handbook
.
Memuat pelbagai informasi yang berupa fakta dan data dari suatu bidang ilmu atau berbagai bidang yang diuraikan secara padat, praktis dan sistematis (Buku untuk mengetahui). Contoh : - Statistik Indonesia. Jakarta : Biro Pusat Statistik, 1982
- Spiegel, Murray R. Mathematical Handbook. N.Y. : McGraw-Hill, 1968 * Manual
Memuat petunjuk-petunjuk penting mengenai suatu subyek yang diuraikan secara ringkas, praktis dan sistematis, langkah demi langkah (Buku Petunjuk untuk mengerjakan) Contoh : - Pedoman Umum Penulisan Laporan /Tugas Akhir/Thesis. Surabaya : Univ. Kristen Petra, 1990
- How to Grow Bulbs. California : Lane Books, 1972
d. Buku Tahunan ( Yearbook/Annual/Almanak )
.
Suatu publikasi yang diterbitkan tiap tahun, meninjau kejadian-kejadian atau perkembangan selama periode tertentu, diuraikan dalam bentuk singkat secara deskriptif ataupun berupa data statistik.
Jenis-jenis buku tahunan
* Suplemen Ensiklopedi
Contoh : - Encyclopedia Americana. Supplemen
* Almanak (Memuat koleksi pelbagai fakta dan data termasuk data statistik) Contoh : - World Almanac and Book of Facts. New York : Newpaper Enterprise Association, 1977
* Catatan perkembangan dalam suatu subyek / lembaga
Contoh : - Bank Indonesia: Laporan Tahunan Pembukuan 1983/1984. Jakarta : 1984
e. Direktori
Memuat daftar nama orang/lembaga dengan memberikan informasi berupa alamat, biografi/sejarah singkat, serta kegiatan mereka.
Contoh : - Direktori Perguruan Tinggi Swasta di Indonesia. Jakarta : Direktorat P.T. Swasta, 1981
- Buku Petunjuk Tilpun
- World of Learning. London: Europe Publication, 1974
f. Sumber Biografi
Memuat keterangan mengenai riwayat hidup tokoh-tokoh penting yang disusun menurut abjad nama.
Jenis-jenis Biografi * Umum/Universal
Contoh: - The International Who's Who. New York : International Publications Service, 1935
* Nasional
Contoh : - Apa dan Siapa Sejumlah Orang Indonesia. Jakarta : Grafiti Press, 1981 * Khusus ( Dalam 1 bidang tertentu )
Contoh : - Biographical Directory of Librarians in the United States and Canada. 5 th. ed. Chicago : A.L.A., 1970
g. Sumber Ilmu Bumi
Memuat informasi yang berkaitan dengan lokasi Jenis-jenis :
* Gazetteers
Merupakan kamus geografi yang memuat nama-nama tempat, disusun menurut abjad dengan memberikan informasi seperti cara pengucapan, letak, deskripsi, jarak, jumlah penduduk keadaan ekonomi, dsb.
Contoh : - Webster's Geographical Dictionary. Springfield : G & C Merriam , 1949
* Guidebooks
Merupakan buku petunjuk pariwisata karena memuat keterangan mengenai tempat-tempat bersejarah, rekreasi, kebudayaan, penginapan dsb. yang diuraikan secara deskriptif. Contoh : - Mengenal 10 daerah wisata Indonesia. Jakarta : Dirjen Pariwisata, 1980 * Atlas, Peta, Globe
Memuat informasi yang berhubungan dengan tempat yang disiapkan dalam bentuk visual Contoh : - Espenshade, Edward & Jose Morrison (ed). Goode's World Atlas. 14 th. ed. Chichago : Rand McNally, 1974
3.3.2 Akses ke Informasi:
Koleksi yang memberikan informasi pada pengguna dimana suatu informasi dapat ditemukan
a. Bibliografi
Merupakan buku atau majalah yang berisi daftar penerbitan (buku/majalah, surat kabar, atau bahan Pandan Dengar), berguna untuk menelusur literatur apa saja yang terbit mengenai suatu topik tertentu pada suatu masa tertentu atau oleh seorang pengarang tertentu.
* Bibliografi Nasional
Contoh : -Bibliografi Nasional Indonesia. Jakarta : Perpustakaan Nasional, 1954 * Bibliografi Universal/Umum
Contoh : - British Museum. General Catalogue of Printed Books. London : Clower, 1931
* Bibliografi Perdagangan Contoh : - Katalog Penerbit
- Publishers' Weekly. New York : Bowker, 1972
* Bibliografi Subyek
Contoh : - Parsons, S.A.J. How to Find out About Engineering. New York : Pergamon Press, 1972
- Bibliografi Hukum di Indonesia 1945-1981. Jakarta : Perpustakaan Nasional, 1982
* Bibliografi dari Bibliografi
Contoh : - Besterman, Theodore. A World Bibliography of Bibliographies. 2nd.ed. 3 Vol. London : Besterman, 1947 - 49
* Katalog Perpustakaan
contoh : - Katalog Induk Majalah 1974. Jakarta : LIPII, 1979
b. Indeks
Merupakan buku atau majalah yang memuat daftar artikel yang dimuat dalam majalah-majalah, buku-buku tertentu atau surat kabar. Berguna untuk menelusuri artikel-artikel apa saja yang pernah terbit mengenai suatu subyek tertentu pada suatu masa tertentu atau ditulis oleh seorang pengarang tertentu dengan menunjukkan juga di buku atau majalah atau surat kabar dimana artikel tersebut dimuat.
Jenis-jenis Indeks *Indeks Koleksi
Memuat artikel-artikel yang dimuat dalam buku
Contoh : - Smith, William Jones. Granger's Index to Poetry. New York : Columbia Univ. Press, 1904
* Indeks Majalah
Contoh : - Index of Indonesian Learned Periodicals= Indeks Majalah Ilmiah. Jakarta : PDIN, 1980
* Indeks Surat Kabar
Memuat artikel yang terdapat pada surat kabar
Contoh : - Indeks Berita dan Artikel Surat Kabar: Bidang Ilmu-ilmu Sosial & Kemanusiaan. Jakarta : Perpustakaan Nasional, 1981
c. Abstrak
Indeks atau bibliografi yang disertai dengan sari karangan
Contoh : - International Engineering Abstracts. Dublin : CITIS, 1980
3.3.3 Penerbitan Pemerintah
Merupakan bahan cetakan yang diterbitkan oleh suatu badan Pemerintah yang isinya berhubungan dengan pemerintahan. Meliputi segala kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan masyarakat dan bersifat informatif.
Contoh : - Lembaga Negara Republik Indonesia - Berita Negara Republik Indonesia
4. Evaluasi
Agar dapat memberikan layanan secara maksimal, kegiatan pelayanan referensi harus didukung dengan adanya koleksi referensi yang baik, yang dipilih secara hati-hati dari antara banyaknya jumlah koleksi referensi yang pernah diterbitkan. Hal-hal yang harus harus diajukan oleh petugas referensi dalam mengevaluasi suatu sumber referensi ialah:
4.1 Tujuan
Tujuan dari suatu karya referensi harus tersirat dengan jelas dari judul atau bentuknya. Tujuan ini dapat diketemukan di daftar isi, kata pengantar atau bab pendahuluan. Haruslah diperiksa apakah yang tertulis sebagai tujuan penulis, sama dengan informasi yang disuguhkan.
4.2 Otoritas
Otoritas disini mencakupi otoritas dari penulis dan penerbit. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah:
- sumber yang dipakai oleh pengarang dalam penulisannya - reputasi penerbit dalam menerbitkan karya referens - obyektivitas dalam penyuguhan informasi
4.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup suatu karya dapat diketemukan di kata pengantar atau bab pendahuluan, tetapi perlu diperiksa kebenarannya melalui perbandingan dengan informasi yang disuguhkan. Hal- hal yang perlu diperhatikan adalah:
- keunikan informasi dibanding karya lain sejenis
- cakupan wilayah, subyek, waktu, bahasa, kedalaman pembahasan, pencantuman indeks, daftar kepustakaan, gambar dsb.
- kemutakhiran
- kekonsistenan dari informasi yang disajikan dalam tiap tajuk
- macam pertanyaan yang dapat dijawab: statistik, ilustrasi, orang, geografis, sejarah, data mutakhir dsb.
4.4 Pembaca
Tiap-tiap karya referensi ditujukan untuk tingkat pembaca yang berbeda, baik untuk anak-anak, pembaca awam, mahasiswa atau peneliti
4.5 Susunan/Format
Untuk memudahkan pengguna dalam menemukan informasi, perlu diperhatikan pengaturan dari buku referensi tersebut antara lain:
- sedapat mungkin karya referensi diatur menurut abjad
- jika pengaturan menurut abjad tidak dilakukan, harus ada indeks yang melengkapi - bilamana memungkinkan, diperlukan penunjukan "lihat' atau "lihat juga"
- keberadaan ilustrasi, foto, tabel dsb haruslah mutakhir, jelas dan ada kaitan dengan teks - penjilidan, kertas/cetakan
4.6 Hal-hal Khusus
- “facts Index - ilustrasi dsb.
VII. PROSEDUR LAYANAN REFERENSI
- menerima pertanyaan - wawancara - mengklasifikasikan pertanyaan - mencatat pertanyaan - melakukan penelusuran - mencatat jawaban - memberikan jawaban
VIII. KLASIFIKASI PERTANYAAN REFERENSI
Untuk dapat menjawab pertanyaan secara tepat, petugas referensi harus dapat membagi pertanyaan menurut:
1. Sumber Jawaban: kamus, ensiklopedi, internet dsb. 2. Subyek pertanyaan/jawaban: sastra, sipil, arsitektur dsb. 3. Jenis format jawaban : bibliografi, data/fakta, teks/artikel 3. Tipe/Jenis pertanyaan:
a. Arah :
membutuhkan jawaban yang menunjukkan lokasi contoh: - dimana tempat katalog perpustakaan? - dimana tempat tilpun
b. Fakta dan Data singkat :
membutuhkan jawaban singkat yang dapat ditemukan dengan mudah dari sumber-sumber referensi. Jawaban-jawaban yang diberikan menjawab pertanyaan: siapa, apa, dimana, kapan, mengapa.
contoh: - dimana Presiden Suharto di lahirkan? - berapa jumlah penduduk Surabaya?
c. Penelusuran:
jenis pertanyaan yang biasanya dapat dijawab dengan memberikan dokumen seperti buku, artikel, daftar artikel dsb.
contoh: - dimana saya dapat menemukan artikel mengenai hukum adat di Sumatra? - buku-buku apa yang paling baik mengenai statistik?
d. Penelitian :
biasa dilakukan bagi mereka yang mencari data/informasi untuk suatu proses pengambilan keputusan atau penelitian, hingga lebih memerlukan segi intelektualisme serta pengetahuan petugas dalam mengenali permasalahan serta menemukan apa yang telah ditulis orang mengenai permasalahan yang ditanyakan..
4. Maksud : pekerjaan, tugas, penelitian, hobby dsb
5. Penanya : dosen, peneliti, awam, mahasiswa, pelajar, karyawan, eksekutif dsb
Aldrich, Ella V. Using Books and Libraries. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice-Hall, 1967.
Brogan, Gerald E. Using Libraries Effectively. California : Dickenson Publishing Company, 1969.
Gates, Jean key. Guide to the Use of Books and Libraries. N.Y. : McGraw-Hill Book Company, 1979.
Katz, William A. Introduction to Reference Work Vol I. Basic Information Sources. New York : McGraw-Hill, 1987.
Nurhadi, Muyadi Achmad , et al. Pedoman Pelayanan Sirkulasi dan Referensi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Dep. P dan K, 1980.
Shores, Louis. Basic Reference Sources. Chicago : A.L.A., 1954.
