i
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN
PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI
RUMAH SAKIT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM
INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)
Disusun Oleh :
NAMA
: IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
ii
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
ANGKATAN III TAHUN 2020
PROVINSI JAWA TIMUR
LEMBAR PERSETUJUAN
RANCANGAN AKSI PERSETUJUAN
AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN
PEGAWAI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)
Disusun Oleh :
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
NDH : 40
Telah diseminarkan dan disetujui
pada tanggal 27 Juli 2020
Menyetujui:
Widyaiswara/Pembimbing
ANTONIUS KUSTORO D,S.E,M.A,Ak. Widyaswara
Atasan Langsung/Mentor
Dr. FL ORE NTI NA JOESTANDARI,d rg.,MT Pembi na Ti ngkat 1
iii
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan Puji Syukur ke Hadirat Allah SWT, atas karunia dan hidayahnya akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan dengan judul “AKTUALISASI PEMANTAUAN KESEHATAN PEGAWAI SESUAI STANDARD AKREDITASI RUMAH SAKIT MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN TERPADU (SIKEDU)”. Rancangan Aksi Perubahan ini disusun berdasarkan hasil konsultasi dengan
Coach/Widyaiswara serta disetujui oleh Mentor yang merupakan atasan langsung
peserta pada tahap taking ownership,
Rancangan Aksi Perubahan merupakan salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas untuk memenuhi standar kompetensi manajerial jabatan pengawas yang mampu menjamin akuntabilitas jabatannya dalam mengendalikan seluruh kegiatan pelaksanaan pelayanan publik sesuai dengan standar operasional prosedur.
Pada kesempatan ini kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas dukungan dan partisipasinya kepada kami dalam penyusunan rancangan proyek perubahan ini kepada yang terhormat :
1. Bapak Dr. Joni Wahyuhadi, dr. Sp.BS (K) , Direktur Utama RSUD Dr. Soetomo yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk dapat mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun 2020 ;
2. Ibu Primada Kusumaninggar, drg. M.Kes, Direktur Umum dan Keuangan yang telah memberikan dorongan dan supportnya kepada penulis untuk dapat mengikuti Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun 2020 ;
3. Bapak ARIES AGUNG PAEWAI, S.STP, M.M, Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur yang telah memfasilitasi terselenggaranya Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2020 di Madiun, Jawa Timur;
iv
4. Ibu Dr. FLORENTINA JOESTANDARI, drg., MT, Kepala Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo selaku Mentor Penulis yang telah memberikan arahan dan bimbingan ;
5. Bapak ANTONIUS KUSTORO YUNI D, S.E,M.A,Ak., Widyaiswara Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur selaku Pembimbing (Coach) yang telah memberikan arahan dan bimbingan melalui media komunikasi ;
6. Rekan seperjuangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun 2020 ;
7. Segenap Staf Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo Surabaya
8. Tak lupa untuk keluarga tercinta Penulis yang telah memberikan dukungan, motivasi dan doa, sehingga Penulis melaksanakan Diklat Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini dengan perasaan tenang dan semangat.
Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
Surabaya, 27 Juli 2020
Penulis
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes NDH. 40
v DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL I
LEMBAR PERSETUJUAN Ii
KATA PENGANTAR Iii
DAFTAR ISI V
DAFTAR TABEL Vi
DAFTAR GAMBAR Vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Area dan Fokus Aksi 6
1.3 Tujuan Aksi Perubahan 8
1.4 Manfaat Aksi Perubahan 9
1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan 9
BAB II ANALISA MASALAH 10
2.1 Permasalahan yang ada 10
2.2 Penyebab Masalah 10
2.3 Akar Penyebab Masalah 12
2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah 15
BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH 17
3.1 Deskripsi Inovasi 17
3.2 Tahapan Kegiatan 17
3.3 Sumber Data (Peta dan Pemanfaatan) 19
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rencana Strategi (Renstra) RSUD Dr. Soetomo untuk kurun waktu lima tahun (tahun 2019 – 2024) yang mencakup gambaran kinerja, permasalahan, isu strategis, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan program dan kegiatan rumah sakit sebagai penjabaran Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur sesuai tugas dan fungsi RSUD Dr. Soetomo. RSUD Dr. Soetomo ditunjuk sebagai rumah sakit rujukan nasional yang mempunyai tugas diantaranya mengampu rujukan medik dari rumah sakit rujukan regional sekaligus melakukan rujuk balik sesuai indikasi dan ketentuan yang berlaku. Oleh sebab itu, RSUD Dr. Soetomo harus menyusun standar prosedur operasional rumah sakit dengan sistem rujukan dari rumah sakit regional jejaringnya, memenuhi SDM, sarana, prasarana, alat, bahan, fasilitas dan sistem informasi yang mendukung pelayanan sebagai rumah sakit rujukan nasional sesuai standar.
RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi pelayanan, pendidikan dan penelitian didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal, baik dari tenaga kesehatan maupun tenaga non kesehatan. SDM RSUD Dr. Soetomo per Bulan Juni 2020 terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) sejumlah 2.269 (dua ribu dua ratus enam puluh sembilan) orang dan Pegawai BLUD Non PNS sejumlah 1.825 (seribu delapan ratus dua puluh lima) orang. Jumlah PNS adalah 55,42% dari total pegawai, sedangkan jumlah Pegawai BLUD Non PNS adalah 44,58% dari total pegawai.
Sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama maka RSUD Dr. Soetomo juga bekerja sama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga, di mana terdapat beberapa Staf Dokter Spesialis Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang juga melaksanakan praktek di RSUD Dr. Soetomo dan Dokter Mitra. Dokter mitra adalah dokter spesialis – sub spesialis, dokter gigi spesialis – sub spesialis yang bekerja di RSUD Dr. Soetomo dengan status kepegawaian staf medis PNS RSUD Dr. Soetomo
2
maupun staf medis Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga yang telah purna tugas dan yang belum mempunyai status kepegawaian atas rekomendasi dari Direktur Utama dan Ka. SMF masing-masing.
Selain tenaga kesehatan, terdapat beberapa tenaga non kesehatan yang dikontrak untuk menunjang RSUD Dr. Soetomo dalam melakukan fungsi pelayanan, pendidikan dan penelitian. Tenaga lain tersebut terdiri dari tenaga
outsourcing (cleaning service dan satpam/ petugas keamanan) serta tenaga
kasar. Tenaga outsourcing adalah tenaga yang dikontrak menggunakan pihak ketiga. Tenaga kasar adalah tenaga yang dipekerjakan dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan organisasi yang bersifat mendesak agar pelayanan kepada pasien dapat berjalan dengan lancar. Rincian SDM di RSUD Dr. Soetomo adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jumlah SDM Berdasarkan Status Ketenagaan
Sumber : Data Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo ( per 30 Juni 2020)
Potensi Sumber Daya Manusia yang dimiliki RSUD Dr. Soetomo cukup memadai, terutama dari kualitas, meskipun dari segi kuantitas khususnya tenaga medis dan tenaga keperawatan masih belum mencukupi. Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, senantiasa diupayakan peningkatan kesejahteraan pegawai, pemantauan kesehatan pegawai dan pengembangan karir melalui pendidikan formal maupun non formal.
NO STATUS KETENAGAAN JUMLAH
1 Pegawai Negeri Sipil (PNS) 2.269 orang 2 Pegawai BLUD Non PNS 1.825 orang 3 Dokter Fakultas Kedokteran
UNAIR 143 orang
4 Dokter Mitra DPJP 74 orang
5 Dokter Mitra Non DPJP 7 orang
6 Tenaga Kasar 170 orang
3
Capaian kinerja RSUD Dr. Soetomo dapat dilakukan melalui pengukuran berdasarkan tingkat capaian indikator sasaran dimana memiliki 4 (empat) sasaran dan 7 (tujuh) indikator kinerja sasaran yang dapat diuraikan sebagaimana berikut :
Tabel 1.2 Capaian Kinerja RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019
TUJUAN/ SASARAN
STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET REALISASI CAPAIAN %
Meningkatnya mutu pelayanan
rumah sakit Indeks kepuasan masyarakat 85% 77,95% 91,71%
Persentase capaian indikator SPM yang memenuhi
Target
90% 88,54% 98,38%
Persentase kesesuaian terhadap standar akreditasi
rumah sakit 90% 99,94% 104,17%
Meningkatnya mutu pendidikan
/pelatihan di rumah sakit
Persentase kelulusan peserta didik
PPDS I yang tepat waktu 80% 96,61% 120,76%
Persentase tenaga kesehatan yang bersertifikasi klinis dari RSUD Dr.
Soetomo
80% 86,50% 108,13%
Meningkatnya mutu penelitian kesehatan yang dilakukan di Rumah Sakit
Persentasen penelitian klinik
yang dimuat di jurnal Ilmiah 50% 53,33% 106,66%
Meningkatnya tingkat kemandirian
keuangan di rumah sakit Cost Recovery Rate (CRR) 60% 73,50% 122,50%
Sumber : LAKIP RSUD Dr. Soetomo Tahun 2019
Adapun untuk sasaran pada point 3 berada pada Bagian Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo Dimana indikator kerja “Persentase kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit” berada pada Sub Bagian Formasi Kepagawaian dengan tugas, pokok dan fungsi dari Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian dapat dijabarkan sebagaimana berikut
4
1. Melakukan penghimpunan, mengolah, menganalisis perencanaan program kegiatan penyusunan formasi kepegawaian
2. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar kebutuhan pegawai per jenis kepegawaian, per unit kerja dan per bidang tugas (rasio, kompetensi, kapasitas)
3. Melakukan persiapan bahan analisis kebutuhan jabatan fungsional dan jabatan struktural, penyusunan uraian pekerjaan dan persyaratan pekerjaan di rumah sakit
4. Melakukan persiapan bahan rencana rekruitmen karyawan dan penempatan sesuai formasi kepegawaian
5. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan standar penggajian dan sistem remunerasi rumah sakit
6. Melakukan persiapan bahan koordinasi penyusunan peta kompetensi dan kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan bersama Bidang Pendidikan dan Pelatihan
7. Menyusun kebutuhan sistem informasi kepegawaian rumah sakit
8. Melakukan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan kegiatan formasi kepegawaian
9. Melakukan administrasi, dan dokumentasi formasi kepegawaian 10. Melakukan persiapan bahan-bahan perumusan kebijakan
Dari tupoksi Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian poin 7 yaitu Menyusun kebutuhan sistem Informasi Kepegawaian Rumah Sakit di atas, maka timbul permasalahan, antara lain :
1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian dan Instalasi dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu
2. Belum adanya mekanisme pelaporan data dan pemantauan kesehatan pegawai yang terintegrasi dan terpadu dengan pelayanan
3. Kurangnya keterlibatan pihak terkait dalam melaksanakan evaluasi/pengawasan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai;
Sehingga untuk mempertahankan capaian indikator kerja Persentase kesesuaian terhadap standar akreditasi rumah sakit yang telah mencapai
5
104,17% maka diperlukan Pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu
Rencana Kerja Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian telah tercantum dalam Perjanjian Kinerja sebagaimana digambarkan pada tabel di bawah ini :
No Sasaran Indikator Kinerja Target
1. Terwujudnya Grand Design SDM Rumah Sakit
Jumlah data yang diupdate dalam sistem informasi
90%
Tabel 2.2 Perjanjian Kinerja Bagian Kepegawaian Tahun 2020
Sebagai Rumah Sakit yang memiliki SDM yang jumlahnya 4488 orang (Juni, 2020) dengan banyak variasi jenis nomenklatur jabatan fungsional kesehatan dan non kesehatan yang bekerja dalam shift 24 jam merupakan suatu kendala apabila dikelola secara manual, untuk itulah agar mendapatkan informasi data pegawai yang akurat dan realtime (Realtime database) maka dikelola dalam suatu Sistem Informasi Kepagawaian Terpadu (SIKEDU). Solusi ini sejalan dengan Revolusi Industri 4.0 yang menuntut adanya perubahan disegala bidang lini seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi.
Didalam Standard Akreditasi Rumah Sakit KARS edisi 1.1 Kompetensi dan Kewenangan Staf 8.2 dicantumkan bahwa Rumah Sakit Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan keselamatan staf. Staf rumah sakit mempunyai risiko terpapar infeksi karena pekerjaannya yang langsung dan tidak langsung kepada pasien. Pelayanan kesehatan dan keselamatan staf merupakan hal penting bagi rumah sakit untuk menjaga kesehatan fisik, kesehatan mental, kepuasan, produktivitas, dan keselamatan staf dalam bekerja. Karena hubungan staf dengan pasien dan kontak dengan bahan infeksius maka banyak petugas kesehatan berisiko terpapar penularan infeksi. Identifikasi sumber infeksi berdasar atas epidemiologi sangat penting untuk menemukan staf yang berisiko terpapar infeksi. Pelaksanaan program pencegahan serta skrining seperti imunisasi,
6
vaksinasi, dan profilaksis dapat menurunkan secara signifikan insiden infeksi penyakit menular. Untuk itu diperlukan kecepatan dalam pemantauan permasalahan kesehatan pegawai guna meminimalisir waktu pengobatan dan tingkat risiko penularan penyakit yang dialami oleh pegawai. Praktek yang selama ini berlangsung, pelaporan dan pemantauan kesehatan pegawai dilaksanakan secara konvensional dan belum memberikan data pelaporan atas tempat dan waktu pelaksanaan yang akurat dan aktual. Mekanisme pelaporan pengawasan bangunan yang dijalankan saat ini hanya bersifat laporan tertulis yang tidak realtime. Sehingga diperlukan suatu sistem teknologi berbasis elektronikyang nantinya diharapkan dapat memberikan data laporan hasil pemantauan kesehatan yang akurat dan realtime.
Atas dasar pertimbangan – pertimbangan yang telah diuraikan di atas, maka masalah pemantauan kesehatan pegawai dengan metode konvensional perlu dioptimalkan dengan cara memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) sehingga pelaporan dapat dilaksanakan lebih akurat meningkatkan derajat kesehatan pegawai. Untuk itu aksi perubahan kali ini mengambil topik “Aktualisasi pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem
Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU) .
1.2 Area dan Fokus Aksi Perubahan
Berbicara area dan fokus aksi perubahan tidak dapat lepas dari 8 (delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015 – 2019 adalah sebagai berikut :
1. Mental Aparatur ; 2. Pengawasan ; 3. Akuntabilitas ; 4. Kelembagaan ; 5. Tatalaksana ; 6. SDM Aparatur ;
7 7. Peraturan perundang-undangan ; dan 8. Pelayanan Publik.
Sejalan dengan 8 (delapan) rencana aksi reformasi birokrasi internal tersebut di atas, maka rancangan aksi perubahan dengan judul “Aktualisasi
pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit
menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”
masuk dalam 2 (dua) area aksi perubahan yang saling berkaitan satu sama lain, yaitu area akuntabilitas dan tata laksana. Dimana pada area tata laksana terlihat dari adanya penggunaan teknologi informasi yang nantinya diharapkan dapat mempercepat dalam proses pelaporan pelaksanaan identifikasi dan pelacakan kesehatan pegawa dengan penyakit menular di RSUD Dr. Soetomo Surabaya. Sedangkan pada area akuntabilitas diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian , khususnya riwayat kesehatan yang akurat dan real time sehingga monitoring dan evaluasi kesehatan dan keselamatan pegawai dapat terwujud dengan baik.
Adapun yang akan di angkat adalah fokus kewenangan penulis sebagai Kepala Sub Bagian Formasi Kepegawaian dimana aksi perubahan ini menfokuskan pada tatalaksana sistem informasi dan pelaporan identifikasi dan pelacakan pegawai yang terdampak penyakit menular dengan menggunakan metode sistem informasi kepegawaian terpadu
Adapun fokus aksi perubahan menggambarkan bagaimana proses aksi perubahan akan dilakukan melalui pendekatan Inagara (Inovasi Administrasi Negara) dimana terdapat 8 jenis antara lain :
1. Inovasi Proses (Process Innovation)
2. Inovasi Metode (Method Innovation)
3. Inovasi Produk (Product Innovation)
4. Inovasi Konseptual (Conceptual Innovation) 5. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)
6. Inovasi Struktur Organisasi (Organizational Structure Innovation) 7. Inovasi Hubungan (Relationship Innovation)
8
Dengan memperhatikan jenis-jenis inovasi administrasi negara di atas, maka fokus aksi perubahan yang diangkat kali ini adalah :
1. Inovasi Metode (Method Innovation)
Dengan pelaporan data hasil monitoring kesehatan dan keselamatan pegawai yang saat ini dilaksanakan dengan metode secara manual dengan adanya inovasi metode ini, hasil pelaporan nantinya akan diproses dengan metode yang menggunakan sistem informasi / elektronik.
2. Innovasi Teknologi (Technology Innovation)
Pengembangan modul kepegawaian dalam Sistem Informasi Kepegawaian tentang riwayat kesehatan pegawai dalam rangka pemantauan kesehatan pegawai terutama yang terdampak penyakit menular dan infeksi.
1.3 Tujuan Aksi Perubahan
Dengan aksi perubahan ini bertujuan mampu memenuhi harapan masyarakat di dalamn memberikan laporan hasil pengawasan bangunan (wasbang) yang aktual dan akurat. Adapun tujuan aksi perubahan yang dicapai ini mencakup :
a) Jangka Pendek
1. Tersedianya data based riwayat kesehatan pegawai
2. Terintegrasinya Riwayat Kesehatan Pegawai dengan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu
b) Jangka Menengah
Mempercepat pemantauan kesehatan kerja pegawai sebagai bahan untuk pengambilan keputusan
c) Jangka Panjang
Mewujudkan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu secara berkelanjutan dengan pengembangan modul sesuai kebutuhan organisasi secara berkelanjutan.
9 1.4 Manfaat Aksi Perubahan
1. Untuk mempermudah memperoleh informasi berkaitan dengan kesehatanpegawai sehingga evaluasi dan monitoring pelaksanaan kesehatan dan keselamatan pegawai secara real time dan akurat.
2. Sebagai alat bantu menghilangkannya human error dalam pelaksanaan pemantauan kesehatan dan keselamatan pegawai
3. Terciptanya pelaporan sistem kesehatan dan keselamatan pegawai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Berdasarkan hasil identifikasi studi lapangan di Badan Pengembangan Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (BPMPTSP) Kota Batu yang dapat diadopsi dalam aksi perubahan adalah adanya gagasan perubahan/inovasi dari Pemerintah Kota Batu serta goodwill/itikad baik dari semua pihak untuk mewujudkan Pelayanan Publik Terpadu Satu Pintu Kota Batu. Serta terbentuknya tim yang efektif untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat di Kota Batu. Semangat inilah yang nantinya akan diambil sebagai pelajaran untuk aksi perubahan yang berjudul “Aktualisasi
pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit
10 BAB II
ANALISA MASALAH
2.1 Permasalahan
Permasalahan atau Isu Strategis pada Sub Bagian Formasi Kepegawaian RSUD Dr. Soetomo terkait dengan tupoksi dan rencana kinerja organisasi adalah :
1. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian, komite dan Instalasi dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu 2. Belum adanya mekanisme pemantauan kesehatan pegawai yang real time
melalui mekanisme sistem informasi
3. Kurangnya keterlibatan dan kolaborasi pihak terkait dalam melaksanakan pemantauan terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai (berdasarkan data : Minimnya keterlibatan pihak terkait secara terstruktur dan kolaborasi )
4. Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan Tupoksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku
2.2 Penyebab Masalah
Dari permasalahan di atas maka dibuat perangkingan isu dengan menggunakan metode A K P L ( Aktual, Kekhalayakan, Problem dan Kelayakan ) sesuai Permendagri No. 86 Tahun 2017 . Dari analisa AKPL dan lampiran B.38 Pemendagri No. 86 tahun 2017 maka diperoleh hasil sebagaimana berikut :
NO ISU A K P L Total Rangking
1. Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan Tupoksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku
4 4 4 4 16 3
2. Kurangnya keterlibatan dan kolaborasi pihak terkait dalam melaksanakan pemantauan terhadap kesehatan dan keselamatan
11 pegawai
3. Belum terbentuknya sinergitas antar bidang/bagian, komite dan Instalasi dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu
5 5 5 4 19 2
4. Belum adanya mekanisme pemantauan kesehatan pegawai yang real time melalui mekanisme sistem informasi
5 5 5 5 20 1
Tabel 2.1 Tabel Penapisan Isu Menggunakan Metode AKPL
Berdasarkan penetapan isu dengan menggunakan teknik AKPL, dapat dikerucutkan menjadi tiga isu yang kemudian akan dipertimbangkan kembali untuk dijadikan isu prioritas. Kemudian tiga isu tersebut kembali diidentifikasi dengan menggunakan teknik U (Urgency), S (Seriousness), dan G (Growth).
NO ISU U S G Total Rangking
1. Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan Tupoksi sesuai peraturan perundangan yang berlaku
3 4 5 12 3
2. Belum terbentuknya
sinergitas antar
bidang/bagian, komite dan Instalasi dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu
5 4 5 14 2
3. Belum adanya mekanisme pemantauan kesehatan pegawai yang realtime
melalui mekanisme sistem informasi
5 5 5 15 1
Tabel 2.2 Tabel Penapisan Isu dengan menggunakan skor USG
Atas dasar pemilihan prioritas tersebut di atas, maka isu “Belum adanya mekanisme pelaporan kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem informasi ” menjadi isu prioritas yang harus segera diselesaikan dengan tepat melalui sistem informasi yang terintegrasi dan terpadu.
12 2.3 Akar Penyebab Masalah
Selanjutnya dari isu prioritas yang telah didapatkan hasil perangkingan dengan menggunakan metode AKPL dan USG akan dicari penyebab permasalahan dengan mengunakan Cause and Effect Diagram / Fishbone yang mana perspektif yang akan dianalisa adalah sumber daya manusia, metode kerja, tempat dan lingkungan kerja, peralatan kerja, material dan pembiayaan. Hal ini dapat digambarkan sebagaimana gambar di bawah ini :
14 Belum ada mekanisme pemantauan data kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem informasi SDM Metode Kerja Sarana /Material Jumlah dan jenis
tenaga / SDM yang handal bidang IT masih terbatas Metode pelaporan yang manual dan tidak realtime Belum adanya sosialisasi terkait mekanisme pelaporan data yang realtime
Terbatasnya support Instalasi Teknologi Informasi dalam pengembangan modul kepegawaian Biaya Pembiayaan modul kepegawaian tidak menjadi prioritas utama
15 2.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
“Belum ada mekanisme pemantauan data kesehatan pegawai yang realtime melalui sistem informasi dengan melakukan :
(a). Penyusunan model riwayat kesehatan pada modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu
(b). Melakukan koordinasi dengan bidang/bagian/komite/Instalasi terkait dalam pemantauan kesehatan pegawai;
(c). Melakukan sosialisasi modul data riwayat kesehatan dengan pihak terkait. 2.5 Solusi Mengatasi Masalah
Dilakukan melalui pengembangan modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu khususnya modul riwayat Kesehatan Pegawai
16
Permasalahan/Isu Strategis Prioritas Masalah Akar penyebab Masalah Alternatif Solusi Solusi • Belum terbentuknya
sinergitas antar
bidang/bagian, komite dan Instalasi dalam menyusun kebutuhan Sistem Informasi Kepegawaian yang terpadu • Belum adanya mekanisme
pemantauan kesehatan pegawai yang real time melalui mekanisme sistem informasi
• Kurangnya keterlibatan dan kolaborasi pihak terkait dalam melaksanakan evaluasi/pengawasan
terhadap kesehatan dan keselamatan pegawai (berdasarkan data : Minimnya keterlibatan pihak terkait secara terstruktur dan kolaborasi )
• Belum adanya sinkronisasi antara Renstra , Indikator Kinerja Utama dan Tupoksi
sesuai peraturan
perundangan yang berlaku
Belum adanya mekanisme
pemantauan
kesehatan pegawai yang real time melalui mekanisme sistem informasi • Jumlah dan jenis tenaga/SDM yang handal bidang IT masih terbatas • Metoda pelaporan yang manual dan tidak realtime • Belum adanya sosialisasi terkait mekanisme pelaporan data yang realtime • Terbatasnya support Instalasi Teknologi Informasi dalam pengembangan modul kepegawaian • Pembiayaan modul kepegawaian tidak menjadi prioritas utama
• Penyusunan modul riwayat kesehatan pegawai pada modul Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu • Sosialisasi Modul kepada
seluruh pegawai
• Melakukan koordinasi dengan
bidang/bagian/komite/insta lasi terkait pemantauan kesehatan kerja pegawai
Pengembangan modul Sistem Informasi Kepegawaian terkait riwayat kesehatan pegawai
17 BAB III
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
3.1 Deskripsi Inovasi
Solusi pemecahan masalah isu yang telah ditetapkan adalah “Mengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu dengan modul Riwayat Kesehatan Pegawai yang diselaraskan dengan Modul Pelayanan dan Pengendalian Infeksi .” Dimana dengan mengubah metode pemantauan kesehatan kerja yang dilakukan secara manual menjadi sistem elektronik sehingga diharapkan dapat mempercepat pengambilan keputusan tindakan kepada pegawai yang menderita penyakit khsuusnya penyakit menular dan infeksi. Modul Kepegawaian tersebut melibatkan berberapa unit terkait mulai dari titik awal pengambilan data dari Instalasi / Unit pelayanan sampai dengan modul kepegawaian. Inovasi ini merupakan pengembangan modul yang baru dilaksanakan di Sub Bagian Formasi Kepegawaian dimana sebelumnya pelaporan dilaksanakan secara manual dengan hanya memberikan informasi lisan. Inovasi ini juga diharapkan nantinya bisa dilaksanakan secara berkelanjutan dapat meminimalisir adanya kesalahan manusia/human error. Kegiatan pemantauan dengan menggunakan teknologi digital yang diampu oleh Sistim Informasi Kepegawaian Terpadu yang merupakan bagian dari SIESTA RSUD Dr. Soetomo
3.2 Tahapan Kegiatan
Tahapan aksi perubahana ini terdiri dari tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Jangka pendek dan jangka menengah wajib dilaksanakan sebagai wujud implementasi Aksi Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan III Tahun 2020. Adapun tahapan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dapat dilihat dari bagan di bawah ini.
18 PENTAHAPAN
(MILESTONES) KEGIATAN WAKTU OUTPUT
A. Jangka Pendek ( Juli s/d Agustus 2020) 1. Persiapan pelaksanaan aksi perubahan; 1. Konsultasi rencana aksi perubahan dengan mentor Minggu I Juli 2020 Petunjuk, arahan /bimbingan mentor ide aksi perubahan 2. Koordinasi membahas terkait rencana aksi perubahan Minggu II Juli 2020 Pemantapan komitmen terhadap aksi perubahan 3. Konsultasi rencana aksi perubahan dengan coach Minggu III Juli 2020 Bimbingan dan pemantapan tentang ide aksi perubahan 4. Pembentukan tim aksi perubahan Minggu III Juli 2020 Terbentuk dan tersusunnya
mekanisme kerja tim 2. Perancangan design sistem aplikasi sikedu Koordinasi membahas rancangan aplikasi sikedu dengan modul pelayanan + PPI Minggu IV Juli 2020 Tersusunnya rancangan aplikasi
3. Uji coba sistem aplikasi sikedu
Uji Coba aplikasi yang terintegrasi antara modul kepegawaian + modul pelayanan dan modul PPI Minggu I Agustus 2020 Evaluasi design aplikasi sikedu
4. Alih ilmu / transfer knowledge aplikasi Memberikan edukasi dan pelatihan aplikasi modul pemantauan kesehatan pegawai Minggu II Agustus 2020 Pemahaman modul pemantauan kesehatan pegawai 5. Implementasi aplikasi sikedu 1. Implementasi Minggu III Agustus 2020 Terlaksananya pelaporan hasil pemantauan kesehatan pegawai 2. Melaksanakan koordinasi bersama stakeholder Minggu III Agustus 2020 Tercapainya kesepahaman antar stakeholder dan kelancaran tugas
19 6. Melakukan monitoring dan evaluasi Melaksanakan monitoring dan evaluasi aplikasi sikedu Minggu IV Agustus 2020 Terlaksananya monitoring dan evaluasi pelaporan hasil pemantauan kesehatan pegawai A. Jangka Menengah ( > 6 bulan s/d 1 tahun)
1. Implementasi aplikasi sikedu yang berkelanjutan dan terintegrasi Mewujudkan Pelaksanaan sistem pemantauan berbasis elektronik Des 2020 Terimplementasinya pemantauan kesehatan pegawai 2. Monitoring dan evaluasi jangka menengah Melakukan monitoring dan evaluasi
Des 2020 Terpantau dan terevaluasinya
pelaporan hasil pengawasan bangunan (wasbang) berbasis GIS dalam jangka menengah
B. Jangka Panjang ( > 1 tahun s/d 2 tahun) Pengembangan,
monitoring dan evaluasi aplikasi sikedu terutama riwayat kesehatan pegawai 1. Melakukan pengembangan modul Tahun 2021 Terbangunnya sistem hasil pengembangan 2. Melakukan monitoring dan evaluasi implementasi Tahun 2021 Terpantau dan terevaluasinya pemantauan kesehatan pegawai
3.3 Sumber Daya ( Peta dan Pemanfaatan )
Dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan “Aktualisasi Pemantauan Kesehatan Pegawai sesuai Standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi
Kepegawaian Terpadu (SIKEDU)”, diperlukan adanya dukungan sumber daya tim yang
terlibat dalam penyelenggaraan aksi perubahan ini. Adapun struktur penyelenggaran aksi perubahan dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
20
Gambar 3.1 Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan Penjelasan Tim Kerja sebagai berikut :
No Peran Nama Uraian Tugas
1. Project Sponsor - Mentor
Dr. Florentina
Joestandari, drg. MT selaku Kepala Bagian Kepegawaian
1. Memberikan arahan dan
dukungan atas keseluruhan kegiatan 2. Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama pelaksanaan kegiatan 3. Membantu menyelesaikan kendala / hambatan 4. Memberikan saran dan
masukan selama
pelaksanaan kegiatan 2. Coach ANTONIUS KUSTORO
YD,S.E,M.A,Ak.
1. Memberikan saran dan
masukan selama pelaksanaan kegiatan 2. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan 3. Membantu menyelesaikan kendala / hambatan Project Sponsor Dr. FLORENTINA J, drg. MT
Kepala Bagian Kepegawaian
Project Leadership Team IDA MAYASARI, SKM. M.Kes
Kepala sub Bagian Formasi Kepegawaian
Tim Kerja
Tim Percepatan Pemantauan Kesehatan Pegawai Coach
ANTONIUS KUSTORO YD,S.E,M.A,Ak. Widyaswara Ahli Madya
21 3. Project
Leader
IDA MAYASARI, SKM. M.Kes selaku Kepala Seksi Pengawasan Tata Ruang
Penanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan
4. Tim efektif Tim Percepatan Pemantauan Kesehatan Pegawai
1. Sebagai Tim Inti terdiri
dari : Bagian
Kepegawaian, Instalasi
Teknologi dan
Komunikasi Informasi, Komite PPI, Komite K3RS, Unit Kerja Medical Cek Up, Instalasi Laboratorium Central 2. Sebagai Tim Aju
melibatkan seluruh Instalasi / Bidang/ bagian/ SPI / Komite untuk melakukan Mengidentifikasi, menfasilitasi pengumpulan data pemantauan kesehatan pegawai 3. Mempersiapkan pelaksanaan rapat koordinasi dan konsultasi 4. Mempersiapkan
penyusunan Surat Keputusan
Tabel 3.1 Uraian Tugas Tim Kerja
Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah Tim”. Stakeholder atau pemangku kepentingan yang berkaitan dengan aksi perubahan ini adalah sebagaimana tabel di bawah ini.
22
No. Stakeholder Internal No. Stakeholder Eksternal
1. Direktur Utama 1. Sekretaris Daerah Prov. Jatim 2. Direktur Umum dan Keuangan
3. Kepala Bagian Kepegawaian 2. Ka. Badan Kepegawaian Daerah Prov. Jatim
4. Kasubag Formasi Kepegawaian 3. Ka. Dinas Kesehatan Prov Jatim
5. Kasubag Administrasi dan Pembinaan Pegawai
6. Ka seksi Pelayanan Khusus 7. Ka. Komite Pencegahan dan
Pengendalian Infeksi 8. Ka. Komite K3RS 9. Ka. Instalasi Lab Central 10. Ka. Unit Kerja Medical Cek Up 10. Ka. Instalasi Teknologi
Komunikasi dan Informasi 11. Staf Bagian Kepegawaian
Tabel 3.2 Identifikasi Stakeholder
Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut:
1. Stakeholder primer, yaitu mereka yang langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder primer diantaranya sebagai berikut: 1) Direktur Utama;
2) Direktur Umum dam Keuangan 3) Kepala Bagian Kepegawaian;
23 5) Kepala Seksi Pelayanan Khusus;
6) Ka. Instalasi Lab Central;
7) Ka. Instalasi Teknologi dan Komunikasi Informasi: 8) Ka. Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi 9) Ka. Komite K3RS
10) Ka. Unit Medical Cek Up 11) Staf Bagian Kepegawaian
2. Stakeholder sekunder, yaitu mereka yang tidak langsung dipengaruhi oleh program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif. Stakeholder yang masuk jenis stakeholder sekunder diantaranya sebagai berikut: 1) Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Timur
2) Ka. Badan Kepegawaian Daerah
3) Ka. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur
3. Stakeholder utama, yaitu mereka yang bisa memiliki pengaruh positif/negatif atau kewenangan legal pengambilan keputusan terhadap program dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. ektirStakeholder yang masuk jenis stakeholder utama adalah Direktur Utama RSUD Dr. Soetomo
3.4 Manajemen Mutu Pekerjaan
Pengendalian mutu pekerjaan atau pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen, yang secara substansial sangat dipengaruhi oleh konsep – konsep manajemen secara keseluruhan. Adapun tahapan manajemen pengawasan didasarkan kepada tahapan – tahapan dalam proses manajemen yang merujuk pada fungsi – fungsi manajemen, seperti : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
Dan sebagai bentuk pengendalian / pengawasan pelaksanaan “ mengembangkan sistem informasi kepegawaian dengan modul riwayat kesehatan dengan menggunakan sistim aplikasi untuk menghasilkan data realtime sebagai dasar pengambilan keputusan kesehatan pegawai” maka dibuatlah indikator keberhasilan ebagaimana dijabarkan pada tabel di bawah ini :
24
Aktualisasi pemantauan kesehatan pegawai sesuai standard Akreditasi Rumah Sakit menggunakan Sistem Informasi Kepegawaian Terpadu (SIKEDU
Indikator Keberhasilan Deskripsi Target capaian kinerja
Bobot Target • Perencanaan
Peralatan dan aplikasi sikedu yang terintegrasi dengan modul PPI dan modul pelayanan
Tersusunnya design / modul sikedu yang terintegrasi dengan modul PPI dan pelayanan
100% 20%
• Pengorganisasian
Pembentukan tim kerja pemantauan kesehatan pegawai
Terbentuknya tim kerja pemantauan kesehatan pegawai 100% 20% • Pelaksanaan Pelaksanaan aplikasi modul kepegawaian Terlaksananya
penggunaan alat dan aplikasi berbasis GIS dalam pelaporan hasil pengawasan bangunan (wasbang)
100% 40%
• Pengendalian
Pedoman evaluasi dan monitoring bagi Tim Kerja
Disusunnya laporan – laporan hasil evaluasi dan monitoring
100% 20%
Tabel 3.3 Indikator Keberhasilan Aksi Perubahan
Dengan adanya indikator keberhasilan diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan fungsi manajemen pengendalian mutu sehingga target kinerja dalam aksi perubahan dapat berjalan sesuai dengan rencana.
